Personal für Russland

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2 Inhaltsverzeichnis Personalsuche und Arbeitsvertrag Und wie geht es weiter? Die Gründung einer GmbH ( OOO ) in Russland Ohne geht es nicht: Die juristische Adresse und der Generaldirektor Unterlagen, die für die Registrierung einer OOO benötigt werden Unverbindliches Preisbeispiel für die Errichtung einer Vertriebs-/Serviceorganisation mit einem Mitarbeiter in Moskau Allgemeine HR-Dienstleistungen in Russland Wer wir sind Seite 2 von 10

3 Personalsuche und Arbeitsvertrag Unsere Dienstleistung umfasst folgende Stufen: Erstellung des Anforderungsprofils des zukünftigen Mitarbeiters Entwurf der Stellenanzeige und Abstimmung der deutschen Version sowie Übertragung der Stellenanzeige ins Russische Schalten der Stellenanzeige in einschlägen Jobportalen in Russland (Kosten sind im Gesamthonorar enthalten) Direktansprache von Kandidaten (Quellen: Jobportale, klassische Direktansprache, persönliche Kontakte) Entwurf des Anschreibens an potentielle Kandidaten und Übertragung ins Russische Erstgespräche mit Kandidaten auf Skype (oder anderen Portalen) Persönliche Gespräche mit Kandidaten vor Ort (im Gesamthonorar sind einmalige Reiskosten nach Moskau mit einem bis zu zweitägigen Aufenthalt max. 8 persönliche Interviews enthalten) Erstellung von Eignungsberichten geeigneter Kandidaten Präsentation der Kandidaten in Deutschland oder in Russland (Reisekosten und ggfs. Übernachtungskosten werden separat in Rechnung gestellt) Entwurf und Erstellung eines Arbeitsvertrags (ru./dt.) Entwurf und Erstellung der Arbeitsplatzbeschreibung (ru./dt.) Seite 3 von 10

4 Und wie geht es weiter? Wenn Sie bereits eine eigene Gesellschaft in Russland haben, bieten wir Ihnen an Sie in allen HR-Fragen aktiv zu beraten und zu unterstützen. Das russische Arbeitsrecht unterscheidet sich in vielen Bereichen fundamental von deutschem Recht und vor allem von deutscher Denkweise. Zudem sind eine Vielzahl von Formvorschriften einzuhalten, bei deren Verstoß Geldbußen drohen (was zu verschmerzen ist) bis hin zur Schließung der Gesellschaft (was das Aus der Aktivitäten auf dem russischen Markt bedeuten würde). Neben diesen formalen Bedingungen spielt es eine entscheidende Rolle, die Mitarbeiter (möglichst) langfristig auch mental! - an das Unternehmen zu binden. Anders als in Deutschland beträgt die Kündigungsfrist seitens der Mitarbeiter lediglich 14 Tage und es besteht gesetzlich keine Möglichkeit eine Nebentätigkeit zu untersagen oder ein Wettbewerbsverbot im Arbeitsvertrag zu verankern (lediglich für den Generaldirektor sind bedingt Ausnahmen möglich). Generell gilt es die russische Mentalität zu verstehen, um eine Kündigung qualifizierter Mitarbeiter zu vermeiden. Nicht selten zieht die Kündigung eines leitenden Mitarbeiters die Kündigung seines gesamten Teams nach sich, was ebenfalls existenzbedrohend für Ihr Engagement in Russland sein kann. Hier beraten wir Sie aktiv und kompetent, um dieses Risiko zu minimieren. Sollten Sie noch keine eigene Gesellschaft in Russland unterhalten, ist es unumgänglich, dass Sie eine GmbH ( OOO ) in Russland gründen, um den neuen Mitarbeiter in Russland anzustellen. Wie wir Sie dabei aktiv begleiten, lesen Sie auf der nächsten Seite. Seite 4 von 10

5 Die Gründung einer GmbH ( OOO ) in Russland Analog zu Deutschland gibt es auch in Russland die Rechtsform der GmbH, deren Haftung sich auf das eingezahlte Kapital beschränkt. Die Minimalanforderung für das Stammkapital liegt jedoch mit ,-- Rubel (ca. 250,-- ) deutlich unter der Summe in Deutschland, wobei es jedoch empfehlenswert ist, um die Reputation des Unternehmens und die Ernsthaftigkeit des Engagements zu untermauern, einen höheren Betrag einzuzahlen. Ebenfalls analog zur deutschen GmbH können sowohl juristische wie auch natürliche Personen als Gesellschafter auftreten. Als Gründungsdokument ist eine Satzung vorzulegen. Folgende Punkte sind u. a. in der Satzung niederzulegen: Firmenname der Gesellschaft Sitz der Gesellschaft (Es wird hier von der sogenannten juristischen Adresse gesprochen, die durchaus abweichend von der Postanschrift sein kann!) Festlegung der Zuständigkeit der Organe der Gesellschaft Höhe des Stammkapitals der Gesellschaft Procedere beim Gesellschafterwechsel Die formale Registrierung der Gesellschaft und damit auch die Steueranmeldung erfolgt durch die jeweilige Steuerbehörde am Sitz der Gesellschaft. Zusätzlich muss die Gesellschaft bei den russischen Statistik- und Sozialbehörden (Medizin-, Sozialund Pensionsfond) angemeldet werden. In Ausnahmefällen ist auch eine Information an das Antimonopolministerium (analog dem deutschen Kartellamt) erforderlich. Seite 5 von 10

6 Ohne geht es nicht: In jedem Fall benötigen Sie eine Firmenadresse, die sogenannte Juristische Adresse. Wir können für Sie eine solche Adresse zur Verfügung stellen, wobei diese immer nur für 11 Monate gilt, dann aber verlängert werden kann. Ebenfalls unumgänglich ist die Einsetzung eines Generaldirektors (Geschäftsführers), dem in Russland eine besondere Rolle zufällt, da eine Vielzahl an Formularen und Geschäftsvorfällen nur von ihm unterschrieben werden können. Hier bieten sich drei Möglichkeiten an: 1. Der Mitarbeiter der 1. Stunde übernimmt die Aufgabe des Generaldirektors. Dies hat arbeitsrechtlich den Vorteil, dass der Generaldirektor relativ einfach gekündigt werden kann (allerdings ist eine Abfindung von ca. 3 Monatsgehältern zu bezahlen) ohne sich mit dem russischen Arbeitsrecht auseinandersetzen zu müssen, das äußerst arbeitnehmerfreundlich gestaltet ist und eine Kündigung nur sehr schwer möglich macht. Der Nachteil liegt vor allem im psychologischen Bereich, denn wer möchte einen neuen Mitarbeiter gleich zum Generaldirektor ernennen. 2. Als Generaldirektor wird ein Mitarbeiter des deutschen Mutterhauses eingesetzt. Allerdings benötigt dieser hierfür eine Arbeitserlaubnis für Russland. Diese Arbeitserlaubnis kann jedoch nur von der (neuen) russischen Gesellschaft beantragt werden, die wiederum zur Gründung einen Generaldirektor benötigt. Lösung dieses Dilemmas: 3. Es wird eine Vertrauensperson als Generaldirektor eingesetzt, die übergangsweise die formalen Aufgaben übernimmt. Nach einer Übergangszeit kann sobald die Arbeitserlaubnis vorliegt ein deutscher Mitarbeiter eingesetzt werden oder bei entsprechendem Vertrauen dann der russische Mitarbeiter zum Generaldirektor ernannt werden. Seite 6 von 10

7 Unterlagen, die für die Registrierung einer OOO benötigt werden 1) Firmenname (ausgeschrieben und abgekürzt) sowohl auf russisch wie auch auf deutsch 2) Angaben zum Stammkapital (Höhe, Zusammensetzung [bar/sacheinlagen], Besitzverhältnisse bei mehreren Gesellschaftern, Zahlungsbedingungen) 3) Angaben zu den Gesellschaftern a) Gesellschafter ist Bürger der Russischen Föderation: Kopie des Passes und falls vorhanden seiner Steuernummer b) Gesellschafter ist Ausländer: Eine notariell beglaubigte Übersetzung des Reisepasses c) Gesellschafter ist eine juristische Person der Russischen Föderation: Handelsregisterauszug, Satzung der Gesellschaft d) Gesellschafter ist eine ausländische juristische Person: Handelsregisterauszug mit notariell beglaubigter Übersetzung 4) Angaben zur Geschäftstätigkeit der Gesellschaft (NACE-Code) 5) Juristische Adresse der Gesellschaft (mit entsprechenden Nachweisen) 6) Angaben zur gewünschten Besteuerung (einfache Besteuerung: 6 % auf alle Einnahmen, alternativ Einnahmen/Ausgaben Rechnung 15 %; Bilanz) 7) Kopie des Passes des Generaldirektors und falls vorhanden Angabe seiner Steuernummer 8) Wenn ein Hauptbuchhalter vorhanden ist Kopie des Passes des Hauptbuchhalters 9) Telefonnummer der Gesellschaft 10) Name und Adresse der Bank, bei der das Firmenkonto eröffnet werden soll. Wir bieten Ihnen als Komplettdienstleistung die Übernahme der gesamten Abwicklung der Gründung und Registrierung Ihrer OOO zu Sonderkonditionen (inkl. behördlicher Kosten) an (gültig wenn die Gesellschaft in Moskau registriert wird und maximal 5 Gesellschafter hat). Seite 7 von 10

8 Unverbindliches Preisbeispiel für die Errichtung einer Vertriebs-/Serviceorganisation mit einem Mitarbeiter in Moskau und 11 monatigem Geschäftsbetrieb: a) Personalbeschaffung ( zzgl. evtl. Reisekosten) / zahlbar in ,-- Raten b) Gründung Ihrer OOO (zzgl. Übersetzungskosten nach Aufwand) [Gilt für eine Standardsatzung ; eine Information an das Antimonopolministerium ist nicht notwendig] / zahlbar in 2 Raten 2.850,-- c) Bereitstellung Firmenadresse (inkl. Post- und Telefonservice für den Kontakt mit Behörden und Banken) für 11 Monate (entspricht 2.750,-- 250,-- mtl.; muss im Voraus entrichtet werden) d) Wenn notwendig und gewünscht Übernahme der formalen Aufgabe des Generaldirektors (beispielsweise für 3 Monate; danach kann 2.400,-- diese Aufgabe von Ihrem Mitarbeiter übernommen werden oder von einem deutschen Mitarbeiter) / zahlbar monatlich (800,-- ) im Voraus e) Buchhaltung in Russland (Schwerpunkt Personalunterlagen) für 11 Monate / zahlbar monatlich (400,-- ) im Voraus 4.400,-- Allgemeines Wir arbeiten in Moskau ausschließlich mit uns persönlich bekannten Dienstleistern (Juristen, Buchhalter) zusammen und können so die Seriösität unserer angebotenen Dienstleistungen vor Ort in Moskau garantieren. Außerdem organisieren wir für Sie gerne alles rund um Ihre Reise nach Russland und Moskau vom Visum bis hin zum Transfer vom Flughafen in Ihr Hotel. Gerne begleiten wir Sie auch persönlich - sei es bei wichtigen Geschäftsterminen oder auf Ihrer ersten Messe - in Russland. Reisekosten pauschal je Reise nach Moskau unabhängig von der Dauer des Aufenthalts 1.000,-- In der Regel fakturieren wir in Euro und stellen unsere Rechnungen in Deutschland zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Sollten Sie bereits ein Unternehmen in Russland haben, besteht natürlich die Möglichkeit direkt an Ihre OOO zu fakturieren. Seite 8 von 10

9 Allgemeine HR-Dienstleistungen in Russland Das russische Arbeitsrecht schreibt eine ganze Reihe von Formularen und Unterlagen vor, die kontinuierlich vom Unternehmen zu führen sind. In der Regel wird dies vom HR-Manager erledigt. Wenn Sie keinen HR-Verantwortlichen in Ihrer OOO haben wird dies meistens vom Buchhalter oder vom Generaldirektor persönlich durchgeführt. In den meisten Fällen sind die Unterlagen jedoch nicht korrekt geführt und es kann bei einer Überprüfung durch die staatlichen Behörden zu größeren Problemen kommen. Wir können Ihnen sowohl beim laufenden Geschäftsbetrieb wie auch bei der Überprüfung (und Korrektur) zurückliegender Unterlagen behilflich sein bis hin zur kompletten Übernahme dieser Tätigkeit. Hier eine Auflistung der Formulare und Unterlagen: Verhaltenskodex im Unternehmen (z. B. Essen am Arbeitsplatz, Kernarbeitszeit, Internetnutzung am Arbeitsplatz usw.); muss einmalig erstellt werden Betriebsvereinbarung (z. B. Boni, Geschäftsgeheimnisse, Speicherung personenbezogener Daten usw.) Arbeitsvertrag nach russischem Recht Arbeitsplatzbeschreibung Festlegung der Verantwortlichkeit (Geld, Sachmittel) eines Mitarbeiters Erstellung einer Personalakte nach russischem Arbeitsrecht Komplette Liste aller Mitarbeiter mit Angabe der Position und des Einkommens Liste der Arbeitsbücher Wenn Sie einen Berufsanfänger einstellen müssen Sie sein Arbeitsbuch erstellen Bei Ein- und Austritt eines Mitarbeiters muss dies in seinem Arbeitsbuch dokumentiert werden. Bei Einstellung und Kündigung sind eine Reihe von Dokumenten auszufüllen und vom Mitarbeiter zu unterschreiben Auch bei einer Versetzung oder neuem Aufgabengebiet für einen Mitarbeiter sind entsprechende Dokumente auszufüllen und vom Mitarbeiter zu unterschreiben Urlaubsplan aller Mitarbeiter (ist einmal jährlich zu erstellen) Stundenzettel (Komplettliste aller Mitarbeiter, ist monatlich zu führen) Aktivitätennachweis (und Erlaubnis ) für jeden Mitarbeiter (Arbeitstage, Urlaub, Dienstreisen, Aufgabengebiet usw.); ist kontinuierlich zu führen Seite 9 von 10

10 Wer wir sind Burkhard Wessel, Inhaber: Diplom-Kaufmann Studium der Germanistik und Rhetorik Vita: Vorstandsassistent (Versicherung) Innendienstleiter (Versicherung + Industrie) Verkaufsleiter (Industrie) Prokurist (Industrie) Mitglied der Geschäftsleitung (Industrie + Consulting) Unternehmer seit 2004 Sprachen: deutsch, englisch, französisch, russisch (Grundkenntnisse) Svetlana Wessel, Projektleiterin Russland Studium der Mathematik und Informatik Moscow State University of Economics: Organisation und Management Diverse Fortbildungen (Coaching, Management, Personalauswahl und -beurteilung) Vita: 12 Jahre als Personalleiterin in Moskau tätig Seit 2011 Projektleiterin Russland für die BW/MB Sprachen: russisch, deutsch, englisch Wir freuen uns auf die Zusammenarbeit mit Ihnen! Persönlich - kompetent - schnell nachhaltig Burkhard Wessel Managementberatung Schlossplatz 3 D Brackenheim Tel.: +49 (0) Mobil: +49 (0) b.wessel@bwmb.de s.wessel@bwmb.de Seite 10 von 10