DATEV DMS - Produktivität durch Dokumentenprozesse leicht gemacht , 1

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1 DATEV DMS - Produktivität durch Dokumentenprozesse leicht gemacht , 1

2 AGENDA ASCOTA-IT GmbH DATEV Dokumentenmanagement (DMS) Live! DATEV DMS in der Kanzlei Optionen DATEV DMS Einführungs-Szenario DATEV DMS , 2

3 Vorstellung ASCOTA-IT GmbH Dipl.-Ing. (BA) Andy Mauersberger , 3

4 ASCOTA-IT GmbH Gründung am in Chemnitz seit 2000 ist das ASCOTA-BÜRO-CENTER nach ISO 9001 zertifiziert DATEV Systempartner seit 1992 DATEV Lösungspartner DMS/MSP seit 2012 DATEV Lösungspartner Personalmanagement seit , 4

5 Vorstellung DATEV DMS , 11

6 Die Herausforderung 17:30 Uhr Anruf vom Mandant: Wie ist der Stand bei meiner Einkommenssteuererklärung? , 12

7 Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Standardisierung Digitalisierte Dokumente werden in der digitalen Mandantenakte strukturiert archiviert. Sofortige Auskunftsbereitschaft Dokumente sind jederzeit und schnell auffindbar. Ihre Mitarbeiter sind bei Anfragen von Mandanten sofort auskunftsbereit. Historisierung/Revisionierung Bei Bedarf können Sie Bearbeitungsschritte an Dokumenten lückenlos nachvollziehen und mit der Bearbeitung auf vorherigen Versionen wieder aufsetzen , 13

8 Ziele mit DATEV DMS für die Kanzlei Rationalisierung Automatische Weiterleitung an den zuständigen Mitarbeiter -> Minimierung der Durchlaufzeiten Kein Transport und zeitraubender Umlauf -> Verfügbarkeit der Dokumente Reduzierung des Papieraufkommen Nachhaltige Verringerung des Papieraufkommen im Arbeitsprozess und Archiv , 14

9 Die Lösung - DATEV DMS DMS = Dokumenten Management System Revisionssicheres Archiv Speziell für Steuerkanzleien zugeschnitten Integration in DATEV Programme Integration in MS-Office , 15

10 Auswertungen DATEV Alle Auswertungen in DATEV können an DATEV- DMS übergeben werden Ablage einzeln oder im Paket Aktenplan kann vorbelegt werden , 17

11 Unterschiede DATEV DMS - Dokab DATEV-DMS ist revisionssicher (Historisierung) Aktive Benachrichtigungen über neue Dokumente (per Desktop-Benachrichtigung/ ) digitale Bearbeitung des Dokumentes z.b. Stempel, Notizen einfügen DATEV DMS ist prozessorientiert (Workflow) Schutz von vertraulichen Dokumenten durch Zugangssperren Volltextrecherche Verschlagwortungs-Knigge (einheitliche Ablage von Dokumenten) , 18

12 Beispiel-Prozesse , 19

13 Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef , 20

14 Posteingang / Sekretariat Scan Ablage in DMS Bearbeitung durch Sachbearbeiter Scannen über Netzwerkscanner/Arbeitsplatz- Scanner Ablage direkt über DMS Programm Erfassung von Fristen Verteilung an den Sachbearbeiter , 21

15 Beispiel-Prozess Bearbeitung Einkommensteuerbescheid Sachbearbeiter Sekretariat Chef , 22

16 Bescheidprüfung Posteingang Prüfung durch Sachbearbeiter Anschreiben erstellen Postausgang Sachbearbeiter prüft Bescheid in DMS Prüfungsvermerke (Notiz, Stempel etc.) erstellt Anschreiben und gibt ihn zu Postausgang Sekretariat druckt Anschreiben trägt Fristen aus, erstellt Postausgangssatz Kanzleileitung unterzeichnet Anschreiben , 23

17 Postausgang Dokument Postausgang Dokument wird von Bearbeiter zu Postausgang gegeben Sekretariat druckt aus trägt Fristen aus holt erforderliche Unterschriften ein kuvertiert/frankiert erstellt Postausgangssatz , 24

18 LIVE! DATEV DMS in der Kanzlei , 26

19 Optionen DATEV DMS Posteingangsassistent DATEV DMS OCR (Texterkennungsassistent) DATEV DMS OCR Buchungsassistent DATEV Archivierung pro , 27

20 Posteingangsassistent automatische Analyse der Inhalte von eingescannten Dokumenten ESt-Bescheid KSt-Bescheid weitere ca. 12 Dokumententypen Vorbelegung von Dokumenteneigenschaften in der Ablagemaske Mandant Dokumentendatum Veranlagungsjahr Dokumententyp (-> Knigge) > , 32

21 > , 33

22 OCR-Erkennung Volltexterkennung von Textinhalten nicht nur in Microsoft Office-Dokumenten, sondern auch innerhalb von Bilddateien, z. B. TIFF, JPG und PDF Ermöglicht Volltextrecherchen über den gesamten Datenbestand in DATEV DMS classic pro Die Google-Suche für Ihr Archiv , 34

23 DATEV DMS OCR Buchungsassistent Enthält das Zusatzmodul DATEV DMS OCR Buchungsassistent erkennt Daten eines Belegs mittels Texterkennung und übernimmt diese in die Buchungszeile von DATEV Kanzlei- Rechnungswesen pro Bei wiederkehrenden Buchungen Vorschlag einer Buchungszeile (Betrag, Datum, Beleg-Nr., Konto, KOST) Schnelle Verbuchung Verknüpfung Buchung mit Beleg , 35

24 DATEV DMS Einführung , 36

25 Projekt DATEV DMS Check Workshop Konzeption DATEV DMS Einführung Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review , 37

26 Projekt / DMS-Check Erhebung der Ausgangssituation in der Kanzlei (Technik, Struktur) Definition der Zielsetzung Erhebung ausgewählter, aktueller papiergebundener Prozesse Definition der technischen Ausstattung (Server, Arbeitsplätze, Scanner) Erarbeitung eines Projektplans zur Einführung inklusive der zu erwartenden Aufwendungen Ergebnis: Pflichtenheft , 38

27 DATEV DMS Einführung Anpassungen im Ablagerahmenplan Anpassungen an den Masken Einbindung Scan-Technik Integration Remote-Standorte Import Dokab-Daten Einbindung weiterer Medien (Fax/ ) Mitarbeiterschulung/Admin-Schulung (auch deutschlandweit über Service-Connect-Gruppe gleichzeitig möglich) , 39

28 DATEV DMS Review Mitarbeiternachschulung Analyse/Diskussion/Anpassung der im Rahmen des Echtbetriebs aufgetretenen Fragen Anpassung am Workflow/Masken/Beschreibungen etc. Vermittlung von Tipps & Tricks beim Handling von DATEV DMS classic pro Umsetzung weiterer möglicher Optimierungspotentiale rund um DATEV DMS classic pro , 40

29 Lizenzkosten (unverbindlich) DATEV DMS classic 1. AP: 50,00 EUR weitere AP: 25,00 EUR DATEV DMS Posteingangsassistent: 1. AP: 10,00 EUR weitere AP: 5,00 EUR DATEV DMS OCR: 1. AP: 5,00 EUR weitere AP: 2,50 EUR DATEV DMS OCR Buchungsassistent: 1. AP: 10,00 EUR weitere AP: 10,00 EUR DATEV -Archivierung: je 10 Postfächer: 30,00 EUR , 41

30 Projektkosten DATEV DMS Check: 0,5-1 Tag Erstellung Konzeption: 0,5-1 Tag DATEV DMS Einführung: 1 - x Tage Installation / Konfiguration Schulung Mitarbeiter und Admin Go-live-Support DATEV DMS Review: 1 Tag Durchschnittliche Projektgröße: 3-5 Tage , 42

31 Das Ergebnis Sie haben alles unter Kontrolle und können sich auf Ihre eigentliche Arbeit konzentrieren , 43

32 Fragen? , 44

33 Kontakt Dipl.-Ingenieur (BA) Andy Mauersberger Consultant ASCOTA-IT GmbH Annaberger Straße Chemnitz Telefon: Telefax: Web: , 45

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