Studie über Datendienstleistung im Bereich Werkstatt-Service

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1 DiDAT.eG Studie über Datendienstleistung im Bereich Werkstatt-Service Werkstätten und deren KFZ- Meister sind derzeit mit verschiedenen Systemen und Programmen bestückt um Werkstatt- Reparaturaufträge abzuwickeln. Bei markengebundenen Werkstätten müssen auch die Vorgaben des Fahrzeugherstellers berücksichtigt werden. Um einen Reparaturauftrag abzuwickeln benötigt ein Werkstattmeister am Beispiel eines Marken-Servicebetriebes folgende Softwareprogramme: 1. DMS- Händlersystem zur Auftrags und Rechnungsstellung 2. DMS- System zur Ersatzteil Bestellung und Verwaltung 3. Ersatzteilkatalog 4. Technische Informationen, Arbeitsanleitungen 5. Kundendienstprotokolle 6. Abfragesystem für Rückrufaktionen 7. Garantiemodul 8. Zusatzprogramme für Teilebörsen und Internetinformationen 9. Fahrzeugdiagnose-Systeme Anhand dieser Vielzahl von Programmen setzt man voraus, dass ein Werkstattmeister zu einem Auftrag die meisten der Programme nutzen muss um einen Auftrag abzuwickeln. Dies setzt natürlich auch eine intensive Schulung und Einarbeitung voraus. Ein wesentlich wichtiger Faktor ist auch die Zeit, die der Werkstattmeister verbringt um die auftragsbezogenen Informationen zu erhalten. Für einen normalen Auftrag mit Kundendienst, Bremsen und Zusatzarbeiten rechnet man mit einem Zeitaufwand von mindestens min. nur für die verwaltungstechnische Abwicklung ohne die eigentliche Meistertätigkeit der Kundenbetreuung, Schadensbekennung am Fahrzeug und Überprüfung und Anleitung der Monteure. Somit fallen bei vier Monteuren und fünf Arbeitsdurchgängen pro Monteur ca. fünf Stunden oder umgerechnet Kosten von ca. 300 Euro täglich für diese reinen verwaltungstechnischen Tätigkeiten an. Wenn man diese fünf Stunden näher betrachtet stellt man fest, dass viele wiederholende Tätigkeiten, wie z. B. die Fahrzeugidentifikation in verschieden Softwareprogrammen nötig sind, um die benötigten Informationen zu erhalten. Viel Zeit wird auch damit verbracht, die Informationen von dem einen System auf das andere zu übertragen oder zu warten bis die wichtigen Informationen angezeigt werden. Ein anderer Aspekt ist, dass der Werkstattmeister aus Zeitgründen die ihm möglichen Informationen, die in den Programmen zur Verfügung

2 stellen nicht nutzt und somit Arbeitszeit verloren geht, die durch richtige Information eingespart werden könnte. Fakt ist, dass die einzelnen Softwareprogramme aus verschiedenen Quellen entstammen. Es wird auch in Zukunft nicht möglich sein, das zeigen auch viele Beispiele in anderen Branchen, ein allumfassendes Softwareprogramm zu entwickeln, das alle Bereiche für jeden Anwender optimal zur Verfügung stellt. Somit bleibt nur die Möglichkeit, die bestehenden Programme mit einer übergeordneten Plattform zu verbinden, den Informationsfluss zu bündeln, den Zeitaufwand zu minimieren und alle Daten auftragsbezogen darzustellen. Dies würde einen enormen Zeit- und Informationsgewinn für den Werkstattmeister darstellen. Auf der anderen Seite steht jedoch ein Softwarepool, der für die meisten Betriebe zu aufwändig und zu teuer wäre. Um diese Ressourcen zu bündeln liegt die Lösung in der Gründung der DiDAT. eg, einem genossenschaftlichen Dienstleistungs-, Internet-, Daten- und Callcenter. Die Form eines Dienstleistungs-Center besteht aus einem Team geschulter Mitarbeiter aus der Werkstattpraxis, Internetkommunikation, und einer internen Verbundsoftwarelösung. Auf den ersten Blick erscheint das alles sehr werkstattfremd, soll aber auch bedeuten, dass damit neue Wege aufgezeichnet werden um den Werkstattalltag entscheidend zu verbessern. Das Praxisbeispiel: 1. Auftragsannahme des Werkstattmeisters 2. Aufruf des DiDAT Internetportals 3. Eingabe von Fahrgestellnummer Erstzulassung Kilometerstand Auftragspositionen und festgestellte Mängel des Werkstattmeisters, z.b km Kundendienst Bremsbeläge vorne Airbagkontrolle leuchtet 4. Absenden an die DiDAT und Erhalt einer Auftragsnummer.

3 5. Die DiDAT erstellt anhand dieses Auftrages folgende Informationen auftragsbezogen zusammen: Arbeitspositionen Teilevorschlag und Katalogsansicht mit Verfügbarkeit Direkte Bestellmöglichkeit Druckliste Kundendienstprotokoll Abfrage über offene Rückrufe mit Anleitung und Auftragspositionen Arbeitsanleitungen, Schaltpläne usw. zur Ansicht und Druck Internetabfragen Reparaturtipps Garantieantrag direkt zum Hersteller Der Werkstattmeister erhält per Internet in einer kurzen Zeitspanne eine Internetseite mit allen Informationen zum Anklicken, Auswählen, Anfügen und als Download zur Übernahme in eigene Systeme. Diese auftragsbezogenen Informationen werden von der DiDAT aus verschiedenen Systemen zusammengefasst. Vor Reparaturbeginn holt sich der Werkstattmeister aus der gezeigten Auswahl per Mausklick die, für ihn relevanten Daten, ergänzt diese oder schickt neue Punkte, die sich aus der Reparatur ergeben zur DiDAT. Vor der Reparatur sind so Kostenvoranschlag, ET-Verfügbarkeit und Zeitvorgaben möglich, nach der Reparatur stehen optimale Daten für seine DMS-Systeme zur Übernahme zur Verfügung. Durch Integration der Ersatzteilstützpunkte ist eine direkte Ersatzteilbestellung, durch Meldung des Ersatzeil- Händlerbestandes an DiDAT ist eine aktuelle Verfügbarkeitsvorschau möglich. Ebenso alternative Bestellmöglichkeiten durch Fremdfirmen oder Ersatzteilbörsen sind denkbar. Die Daten können auch zur direkten Garantiemeldung verwendet werden. Durch direkte Zusammenarbeit der DiDAT als Schnittstelle mit Herstellern und Handelsorganisationen ist ein einheitlicher und direkter Datenfluss möglich. Fazit: Durch die Einführung der DiDAT verkürzt sich der Zeitaufwand des Werkstattmeisters pro Auftrag deutlich, da nicht Suchen, sondern die Auswahl der vorgegeben Daten den Auftragsfluss optimieren. Durch die direkten fahrzeugbezogenen Informationen und Arbeitsanweisungen entsteht ebenso ein großer Effektivitätsvorteil.

4 Folgende Daten werden aktuell von der DiDAT intern abgefragt: 1. Arbeitspositionen und Zeiten -Optimierung durch Abgleich mit angeschlossenen Händlern 2. Ermittlung der benötigten Ersatzteile -Verfügbarkeitsplanung durch Hersteller - Stützpunkt - eigener Lagerbestand -Internet -Direkte Zeitnahe Bestellung -Automatisches Einfliesen von Ersatzteilersetzungen 3. Kundendienstprotokolle 4. Arbeitsanweisungen -Schaltpläne, Spezialwerkzeuge, Durchführungsbestimmungen 5. Abfrage von Rückrufaktionen und Anfrage der Durchführungsbestimmungen 6. Diagnosevorschläge DiDAT ist zuständig für: 1. Erstellung von Software zur Kommunikations- und Organisationsvereinfachung 2. Definition von Schnittstellen, 3. Bereitstellung aktueller Daten Verfasser Jürgen Lutz jlutz@jmlutz.de JM Lutz Software JM Lutz Software bietet seit vielen Jahren Softwarelösungen für Autohäuser im Bereich der Organisationsoptimierung an. Die Schwerpunkte in der Softwareentwicklung liegen vor allem in der Programmierung von Schnittstellen. JM Lutz hat Möglichkeiten entwickelt unterschiedliche Windows-Programme oder Internet-Plattformen durch so genannte LIVE-Schnittstellen zu steuern, Daten zu lesen, zu schreiben und somit diese Programme untereinander zu verbinden.

5 Das aktuelle Softwareprodukt Magic-Office - Formulare für Autohäuser - bietet bereits einige Möglichkeiten dieser LIVE-Schnittstellen. Dieses Know-How könnte somit auch die Basis für eine interne DiDat- Lösung schaffen, dessen Daten dann über das Internet den Werkstätten zur Verfügung gestellt werden könnte. Gerne würde der Verfasser Ihre Meinung über DiDat erfahren schreiben oder mailen Sie Ihre Meinung. Kennwort DIDAT jlutz@jmlutz.de Hersbruck,