Projekt kontrollieren. Projekt steuern

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1 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 1

2 Projekt kontrollieren Das Projektmanagement hat die Aufgabe den Projektablauf zu überwachen, um möglichst früh Abweichungen von den geplanten Projektzahlen festzustellen. die Faktoren Zeit, Kosten und Qualität beeinflussen sich gegenseitig, wenn sich ein Faktor ändert oder geändert wird, hat dies Einfluss auf die anderen zwei Faktoren bei der Projektüberwachung werden deshalb die Sollvorgaben der Planung während der Realisierungsphase mit den erreichten Istwerten verglichen bei Planabweichungen der Funktionen, der Produkte, der Ergebnisse und der Qualität oder der Termine, der Kosten, der Meilensteinergebnisse oder der Change Requests müssen dokumentiert und eventuell Entscheidungen über das weitere Vorgehen getroffen werden Das Überwachen ist Qualitätssicherung im Projektverlauf 2

3 Rahmenbedingungen für die Projektkontrolle eine Projektkontrolle, die effektiv sein soll, setzt voraus, dass Planvorgaben da sind, die folgende Eigenschaften haben ausreichende dokumentiert erreichbar, realistisch vorgegeben vollständig und prüfbar die aktuellen Daten, die zum Vergleich herangezogen werden, müssen inhaltlich korrespondieren die Faktoren Zeit, Kosten, Qualität und Mitarbeiterplanung sind Faktoren, die häufig in Konflikt zueinander stehen eventuell müssen Steuerungsmaßnahmen eingeleitet werden die Steuerungsmaßnahmen werden entschieden in Abhängigkeit von ihrer Bedeutung vom Projektteam, Projektleiter oder von Projektorganisation Lenkungsausschuss ist der Zielkonflikt nicht zu bewältigen, kann es zu Krisenentscheidungen kommen und zum Einsatz eines Krisenmanagements 3

4 Projektmanagementregelkreis Projektdurchführung Arbeitsergebnisse Arbeitspakete Änderungsmaßnahmen Projektplanung Projektsteuerung NOK Projektkontrolle OK Ein ständiger Soll- Ist-Vergleich soll so früh wie möglich eine Abweichung erkennen, um geeignete Steuerungsmaßnahmen einzuleiten 4

5 Vorgehensmodell für die Projektkontrolle Kontrollieren und Steuern von Projekten sind keine linearen Prozesse, sondern sind Prozesse, die sich gegenseitig beeinflussen und regelmäßig stattfinden grundsätzlich gilt folgende Vorgehensweise: Kontrolle: - Projektstatus erfassen - Projektstatus berichten - Projektstatus bewerten Steuerung: - Entscheidungen vorbereiten - Entscheidungen treffen - Maßnahmen einleiten der Projektleiter muss sich andauernd in den Überwachungsprozess aktiv einschalten Abweichungen müssen berichtet werden Projektentscheidungssitzungen sind das Instrument zur Steuerung aber auch zur Überwachung die Phasenentscheidungsitzung ist die Abnahmeinstanz für eine gesamte zurückliegende Prozessphase und Begründung der neuen Prozessphase 5

6 Terminüberwachung Terminüberwachung ist eine wichtige Maßnahme der Projektleitung zur erfolgreichen Gestaltung des Projekts Grundlage sind möglichst detaillierte Netzpläne mit den zu erstellenden Arbeitspakten ist die Qualität des einzelnen Arbeitsergebnisses überprüft und mit OK bewertet, so lassen sich Termin- und Kostenkontrolle durchführen Erkennen von Terminverzögerungen durch Vergleich der geplanten Termine mit den aktuell erreichten Terminen zur Beurteilung des aktuellen Entwicklungsstandes eines Arbeitspaketes sicherste Maßnahme: Augenschein durch den Projektleiter und Diskussion mit den Projektmitarbeitern, die das Arbeitspaket bearbeiten wir sind fast fertig oder das 95% Syndrom : nach Fertigstellungstermin ist ein SW-Programm noch lange Zeit fast fertig (eben zu 95%), aber dennoch wird mit aller mögliche Programmierkapazität daran weiter gearbeitet das Aufstellen einer Termintrendanalyse ist das Aufzeichnen über den bisherigen Projektzeitraums von der Einhaltungen der Plantermine im Vergleich zu den aktuell erreichten Terminen In der Regel werden Trendanalysen nur bei definierten projektentscheidenden Teilaufgaben aufgezeichnet z.b. bei Meilensteinen 6

7 Meilensteintrendanalyse am 1. jeden Monats wird der neue Plantermin der Meilensteine M1.0, M2.1 und M3.5 ermittelt für jeden Meilenstein erfolgt eine Fortschreibung seiner Plantermine die Einträge werden in einem Koordinatensystem Berichtszeitraum Meilensteintermin vorgenommen die entstehenden Polygonzüge lassen eine Terminschätzung zu: steigend: Termin wird überschritten waagrecht: Termin wird gehalten fallend: Termin kann vorgezogen werden Meilensteintermine M M M Berichtszeitraum 7

8 Kostenkontrolle aktuelle Ist-Kosten müssen schnell und regelmäßig pro Arbeitpaket erfasst werden sind bei der Terminüberwachung Zeitverzögerungen aufgetreten, dann ändern sich auch die Kosten für die einzelnen Arbeitpakete eventuell Trendanalysen zu Rate ziehen nach Überprüfung sind die aktuellen Kosten auszuweisen und die Abweichungen zu berechnen zuordnen der aktuellen Werte zu den noch aktuellen Projektplänen zukünftigen Kostenverlauf errechnen eventuell Projektpläne korrigieren Darstellung der Abhängigkeit der Kostenabweichung von Terminabweichungen 8

9 Projektstatus erfassen aktuelle Projektdaten müssen gesammelt werden Projektinformationen werden in regelmäßigen Projektsitzungen ausgetauscht zur Früherkennung von Planabweichungen zur Erkennung von Störungen der Projektstatus wird festgehalten in schriftlichen Statusberichten die erfassten Projektdaten müssen auf Konsistenz und Korrektheit überprüft werden im Abweichungsfall versuchen Fehlerursachen zu erkennen Aufgabenverteilung überprüfen Projektstatusbericht ist regelmäßig z.b. wöchentlich durch Projektleiter zu erstellen ständiges Überprüfen der geplanten Termine Geld- und Qualitätsprobleme lassen sich leichter lösen und treten fast immer im Schlepptau von Terminverzögerungen auf eventuell Trendanalysen zu Rate ziehen nach Überprüfung werden die aktuellen Werte ausgewiesen und die Abweichungen berechnet zuordnen der aktuellen Werte zu den noch aktuellen Projektplänen eventuell Projektpläne korrigieren 9

10 Projektstatus berichten Internes betriebliches Management Projektlenkungsausschuss Projektsponsoren der Projektstatusbericht ist Basis für die Berichte innerhalb der Projektstruktur die Berichtshierarchie ist bereits festgelegt und korrespondiert mit der Projektorganisation berichtet wird in festgelegten Abständen und in festgelegtem Umfang z.b. Wochenstatusbericht Managerzusammenfassung Projekt- Teamleiter Hardware Projektleiter ITS Projekt- Teamleiter Software Teammitarbeiter Teammitarbeiter Teammitarbeiter Teammitarbeiter Teammitarbeiter Teammitarbeiter Managerzusammenfassung Wochenstatusbericht 10

11 Projektstatus bewerten das Bewerten des Projektstatus Grundlage für die Projektsteuerung für die Projektsteuerung und damit auch für das Projektmanagement muss festgestellt werden liegt das Projekt im Zeitplan und wird der Kostenrahmen eingehalten dafür kommen oft Meilensteintrendanalyse und Kostentrendanalyse zum Einsatz die Bewertung zeigen dann Planabweichungen und Schwierigkeiten im Projekt auf diese Probleme müssen gelöst werden die Probleme und die Problemlösungsvorschläge müssen kommuniziert werden die Problemlösungsvorschläge müssen den richtigen Entscheidern zugeführt werden und nicht vergessen, die bekannten Probleme müssen weiter beobachtet werden 11

12 Projekt steuern das Bewerten des Projektstatus ist Grundlage für die Projektsteuerung und der Projektleiter hat das Steuer in der Hand die festgestellten Abweichungen müssen behoben werden die aufgetretenen Probleme müssen gelöst werden die dazu notwendigen Entscheidungen müssen vorbereitet und getroffen werden die anzuwendenden Maßnahmen müssen in den Projektablauf integriert werden offene Punkte und Änderungen Change Requests müssen gemanagt werden die Abnahme der Arbeitspakete und das Erstellen der Liefereinheiten ist von der Projektsteuerung zu regeln die meisten Aktivitäten in diesem Projektumfeld haben Änderungen der Projektpläne zur Folge entsprechende Berichte müssen verfasst werden Informationen und Entscheide müssen zugeordnet werden die Projektführung trifft die Entscheide über Mitteleinsatz, Projektablauf, Terminund Kostenplanung 12

13 Managen von Änderungen Änderungen sind die Aktivitäten, die nicht im Vertrag oder in der entsprechenden Leistungsbeschreibung als Projektaufgabe definiert wurden Projektänderungen im Projektablauf sind als unvorhergesehene Aufgabe zu berichten, da sie in der Regel Geld und Zeit kosten zur Dokumentation können Änderungslisten, Aktionslisten oder Liste der offenen Punkte erstellt werden Konfigurationsmanagementsysteme sind Systeme die speziell die unterschiedlichsten Produktversionen in den unterschiedlichsten Arbeitspaketzusammenstellungen und Änderungsvarianten verwalten können in der Regel werden solche KMS zur Versionsverwaltung von Softwareprodukten eingesetzt Änderungen können ausgelöst werden z.b. durch Einfluss von Prozessen, die bei Projektstart noch nicht erkannt wurden Beteiligung an Aktivitäten, die zuvor nicht einkalkuliert wurden das Ausbleiben von Dienstleistungen des Kunden Mängel in extern georderten Arbeitspaketen 13

14 Change Request Verfahren projektintern vom Kunden Zusätzliche Änderungswünsche des Kunden sind selbstverständlich in den Projektablauf zu integrieren Problembericht Änderungsantrag Change Request das Verfahren muss vorher abgesprochen sein, das Change Request Verfahren für das aktuelle Projekt Projektleiter Projektkoordinator das Change Request Verfahren bündelt Änderungswünsche und bringt sie in den Projektablauf kontrolliert ein Change Control Board Projektleiter oder koordinator verwaltet und steuert ChangeControlBoard prüft und bewertet Projektsitzung in der Projektsitzung werden die projektändernden Entscheidung getroffen Änderungsmaßnahmen 14

15 Projektentscheidungssitzung PES in aller Regel gilt: Pläne sind zum Einhalten da, nicht zum Ändern die PES ist im Projektablauf das offizielle Steuerungsinstrument, um das Projektziel zu erreichen, das in den Projektplänen definiert ist Projektentscheidungen werden formal in einer PES getroffen der Projektleiter ist verantwortlich für die methodische Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung einer PES Zweck der PES: Ergebnisse feststellen, technisch, qualitativ, wirtschaftlich und terminlich Planungsstand überprüfen für weiteres Vorgehen Entscheidungen herbeizuführen über Annahme der Arbeitspläne, Aufgabenstellungen und Projektziele Abnahme der Projektergebnisse Freigabe der nachfolgenden Aufgabenstellungen Fortführung des Projekts dem Projektleiter die erforderlichen Arbeitsvoraussetzungen bereitzustellen, damit die Projektziele erreicht werden können auf einer PES werden gegenseitige Verträge zwischen Projektleiter und Entscheider getroffen eine PES findet am Anfang und am Ende eines Projekts statt und bei wichtigen Ereignissen im Projektverlauf wie z.b. Phasenübergänge und Meilensteine 15

16 Projekt vorbereiten Projektmanagement Projekt starten Projekt organisieren Projekt planen Projekt kontrollieren Projekt steuern Projekt beenden 16

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