AirPlus International Travel Management Study 2015 Chancen und Herausforderungen für Travel Manager. Wer sind die Travel Manager?

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1 AirPlus International Travel Management Study 2015 Chancen und Herausforderungen für Travel Manager Wer sind die Travel Manager? Geschlecht hauptsächlich weiblich 77 % der Teilnehmenden an der Studie sind Frauen. Den höchsten Anteil hat Russland (100 %), während Indien mit 20 % den bei weitem niedrigsten Anteil hat (den nächstniedrigsten hat China mit 54 %). In Unternehmen mit hohem Reisekostenaufkommen ist der Anteil der Männer mit 36 % doppelt so hoch wie in Unternehmen mit einem geringen Reisekostenaufkommen (18 %). Alter in der Mitte der Berufskarriere Das Medianalter der Travel Manager liegt bei der Altersgruppe der 41- bis 50-Jährigen (33 %), gefolgt von der Gruppe der 31- bis 40-Jährigen (30 %). In Russland ist der Anteil der Travel Manager unter 30 Jahren am höchsten (50 %) und in den USA am geringsten (2 %). USA (33 %) und die Schweiz (31 %) haben die meisten Travel Manager über 50 Jahren und die Türkei die wenigsten (keinen). Ausbildung verbesserungsbedürftig? Die große Mehrheit der Travel Manager (67 %) hat keine spezielle Ausbildung im Bereich Travel Management. Nur 11 % geben an, eine vollständige Travel-Management- Aus bildung absolviert zu haben. 20 % sagen, sie hätten indi viduelle Ausbildungskurse besucht, und 1 % blieb ohne Antwort. Die jüngere Generation der Travel Manager hat dank eines besseren Bildungs- und Ausbildungsangebots mehr Möglichkeiten zur Spezialisierung als frühere Generationen. Daher ist der Spezialisierungsgrad auch in den Ländern mit jüngeren Travel Managern höher.

2 2 AIRPLUS INTERNATIONAL TRAVEL MANAGEMENT STUDY 2014 Positive Aussagen Meine Travel- Management- Aufgaben gefallen mir. 88 % Travel-Management-Dienstleistungen werden in meinem Unternehmen geschätzt. 73 % 75 % Wegen der Wirtschaftslage ist meine Rolle als Travel Manager wichtiger geworden. Das Wohlbefinden der Reisenden ist uns besonders wichtig. 52 % Die meisten Befragten sind sehr zufrieden mit ihrer Tätigkeit als Travel Manager, in Brasilien sind es sogar 100 %. Die wenigsten positiven Antworten kommen aus China (51 %), gefolgt von Singapur (73 %) und Skandinavien (78 %). Die Beliebtheit des Travel Managements ist leicht nachvollziehbar. Läuft die Arbeit gut, so haben die Travel Manager die befriedigende Gewissheit, sowohl zum Erfolg des Unternehmens insgesamt beizutragen als auch individuell ihren Kolleginnen und Kollegen gute Dienste zu leisten. Die Travel Manager bei Unternehmen mit großen Reisebudgets schätzen ihre Arbeit besonders: 89 % antworten entsprechend, gegenüber 85 % bei Unternehmen mit geringen und 90 % bei solchen mit mittleren Budgets. Dies könnte daran liegen, dass, wie noch dargestellt werden wird, sehr viele dieser Travel Manager sich in ihrer Arbeit wertgeschätzt sehen. Travel Management wird wertgeschätzt Die Antworten auf die in diesem Jahr erstmals ge stellte Frage zeigen, dass Travel Management in den Unternehmen verstanden und geschätzt wird dieser Befund scheint deutlich mit der Arbeitszufriedenheit der Travel Manager zu korrelieren. Auch hier zeigen sich die Unternehmen mit größeren Budgets und damit einer größeren Notwendigkeit der Kontrolle dieser Budgets als Hochburgen des Travel Managements: 74 % der Befragten dieser Firmen gaben an, ihre Dienste würden wertgeschätzt, verglichen mit 71 % der Travel Manager aus Unternehmen mit kleinen und 75 % mit mittleren Budgets. Auch länderbezogen gibt es Unterschiede. Allgemein scheint Travel Management in Schwellenländern geringer angesehen zu sein. So hat China die wenigsten positiven Antworten (44 %), aber auch in Australien und Russland (beide 47 %) ist der Anteil vergleichsweise niedrig. Anspruchsvolles Management in harten Zeiten Eine weitere neue Frage hat ergeben, dass die wirt schaftlichen Herausforderungen die Stellung vieler Travel Manager gestärkt haben. Auf die größere Notwendigkeit der Kostenkontrolle allein ist die hohe Wertschätzung jedoch nicht zurückzuführen, da diese Aussage (siehe oben) weit häufiger bejaht wurde. Auch hier zeigt sich der enorme Einfluss der Budgetgröße: 63 % der Befragten bei Firmen mit großen Budgets sagen, dass ihre Rolle wichtiger geworden sei. Bei Firmen mit kleinen Budgets sind es nur 45 % und bei Firmen mit mittlerem Budget 54 %. Viele Firmen mit einem hohen Dienstreiseaufkommen haben erkannt, dass professionelles Travel Management hilft, die Kosten im Griff zu behalten. Unternehmen kümmern sich um ihre Reisenden Durch die anspruchsvolleren wirtschaftlichen Rahmenbedingungen ist Travel Management in vielen Unternehmen wichtiger geworden. Doch Kosten effizienz ist nicht der einzig Grund hierfür. Sich um die Dienstreisenden zu kümmern ist auch deshalb entscheidend, weil durch gesund, sicher und zufrieden ankommende Dienstreisende nicht nur Risiken minimiert, sondern auch bessere Leistungen erbracht werden.

3 3 AIRPLUS INTERNATIONAL TRAVEL MANAGEMENT STUDY 2014 Negative Aussagen 42 % Wegen meiner anderen Aufgaben bleibt mir nicht genug Zeit fürs Travel Management. 42 % Im Bereich Travel Management habe ich viele Verpflichtungen, aber nur wenige Rechte. Unachtsamkeit und eigenwilliges Verhalten vonseiten der Reisenden machen meinen Job oft schwieriger. 52 % Wegen der weltweiten Wirtschaftslage ist das Travel Management in meinem Unternehmen in den letzten 12 Monaten zunehmend unter Kostendruck geraten. 34 % 65 % Es wird immer schwieriger, die Betreuung der Reisenden mit dem strengen Kostenmanagement in Einklang zu bringen. Der hohe positive Wert bei dieser Aussage korreliert deutlich mit Ergebnissen aus den anderen Teilen der Studie: So werteten die Befragten Gesundheit und Wohlbefinden als den derzeit größten Mega trend in Bezug auf Geschäftsreisen bzw. den Komfort und die Sicherheit auf Dienstreisen gemeinsam als die wichtigsten Mikrotrends im Travel Management. Travel Manager brauchen mehr Zeit Seit der ersten International Travel Management Study von vor fast zehn Jahren klagen nicht wenige Travel Manager über Zeitmangel bei der Arbeit. So auch in diesem Jahr (42 %). So meinen 53 % der Travel Manager in China, sie hätten nicht genügend Zeit was sich damit deckt, dass 51 % ihren Job gerne machen. Dennoch machen 100 % ihren Job gerne. In der Schweiz dagegen meinen nur 26 %, zu wenig Zeit zu haben, der Anteil derer, die ihre Arbeit mögen, ist hingegen mit 73 % verhältnismäßig gering. Diesen Wahrnehmungen steht allerdings gegenüber, dass sich nur 9 % der Befragten während mehr als drei Viertel ihrer Arbeitszeit mit Travel Management beschäftigen und ganze 60 % weniger als ein Viertel ihrer Zeit hierfür verwenden. Diese Zahlen sind seit 2009 etwa gleich geblieben. Wie viel mehr könnte erreicht werden, wenn die Unternehmen mehr Mannstunden in das Travel Management investierten? Wenig überraschend verbringen die Befragten von Firmen mit großem Reisebudget weit mehr Zeit mit dem Travel Management. Aber sogar in dieser Gruppe widmen ganze 35 % weniger als ein Viertel ihrer wöchentlichen Arbeitszeit diesem Bereich. Dienstreisende sollten aufmerksamer sein Eine gewichtige Minderheit der Travel Manager wünscht sich, ihre reisenden Kolleginnen und Kollegen sollten verlässlicher sein und verantwortlicher planen. Das Problem ist besonders groß in Unternehmen mit großem Reisebudget 49 % antworten hier mit Ja, verglichen mit 39 % in Unternehmen mit geringen und 43 % in Unternehmen mit mittleren Budgets. Die Aufmerksamkeit der Dienstreisenden in großen Unternehmen zu erhalten, ist naturgemäß schwieriger, da man sich seltener persönlich kennt. Komfort-Kosten-Balance schwieriger denn je Im Gegensatz zu den anderen negativen Aussagen wurde diese 2014 deutlich häufiger bejaht (65 % gegenüber 63 % im Vorjahr). Aus den anderen

4 4 AIRPLUS INTERNATIONAL TRAVEL MANAGEMENT STUDY 2014 Antworten ergibt sich bereits, dass im Travel Management sowohl die Minimierung der Kosten als auch die Sicherheit und der Komfort beim Reisen sehr wichtig sind. Die große Frage dabei ist, ob sich die beiden Ziele gegenseitig ausschließen. Viele Travel Manager sind dieser Ansicht und sagen, es sei inzwischen schwieriger, diese Balance zu finden. Besonders hoch ist die Zustimmung in Brasilien (97 %), Singapur (77 %), und Frankreich (beide 73 %). Erfahrene Travelprofis würden diese Schwierigkeiten nicht bestreiten, sie würden aber darauf hinweisen, dass sie durchaus überwindbar sind. So könnten Travel Manager, um nur ein einfaches Beispiel zu nehmen, günstigere Business-Class-Tarife aushandeln, wenn sie alle Dienstreisenden dazu brächten, nur bestimmte Airlines zu buchen. Wirtschaftslage befeuert Spardruck Wegen der weltweiten Wirtschaftslage ist das Travel Management in meinem Unternehmen in den letzten 12 Monaten zunehmend unter Kostendruck geraten. Auch wenn Travel Manager ihren Job gerne machen, fühlen sich viele stärker dem Druck ausgesetzt, Einsparungen zu liefern. Dies ist besonders bei Unternehmen mit großem und mittlerem Budget der Fall (55 % gegenüber 46 % bei geringem Budget). Gute Nachrichten Die gegebenen Antworten zeichnen ein ermutigendes Bild: > Travel Manager mögen ihre Arbeit > Ihr Status ist hoch und verbessert sich > Es gibt zwar Schwierigkeiten, viele von ihnen nehmen aber ab Ein anderer optimistisch stimmender Indikator besteht darin, dass die große Mehrzahl der Travel Manager die vier positiven Aussagen bejaht, während in den meisten Fällen die Zahl der Zustimmenden bei den fünf negativen Aussagen geringer ist. mit einigen Wolkenfeldern Der Ausblick ist jedoch nicht überall sonnig. Auch wenn generell die Zustimmung zu den negativen Aussagen abnimmt, so bleiben für viele Travel Manager manche Schwierigkeiten bestehen. Besonders die schwierigeren wirtschaftlichen Rahmenbedingungen führen zu größerem Kostendruck. Dies wiederum macht es schwieriger denn je, den Balanceakt zu schaffen, der darin besteht, die Kosten unten zu halten und gleichzeitig auf die Bedürfnisse der Dienstreisenden einzugehen. Luft nach oben? Die Ergebnisse legen nahe, dass manche Unternehmen ihren Dienstreisebereich wohl effektiver gestalten könnten, wenn sie bereit wären, ein wenig mehr zu investieren. Was könnte alles erreicht werden, wenn Travel Manager wöchentlich lediglich ein paar Stunden mehr für das Travel Management zur Verfügung hätten? Geschäftsreisen betreffen diverse, für die Unternehmensstrategie entscheidend wichtige Bereiche, etwa die Kostenkontrolle und die Sicherheit. Die Investition in ein paar Stunden mehr könnte signifikante Einsparungs- und Nutzeneffekte bewirken.

5 5 AIRPLUS INTERNATIONAL TRAVEL MANAGEMENT STUDY 2014 Die Tätigkeit als Travel Manager in Positive Aussagen zur Arbeit als Travel Manager Chancen und Herausforderungen Deutsche Travel Manager haben Freude an ihrer Arbeit und fühlen sich von ihrem Arbeitgeber geschätzt doch das richtige Verhältnis zwischen Kostensenkung und Steigerung von Komfort und Bequemlichkeit für die Reisenden zu finden, erweist sich als eine Herausforderung größer denn je. Wir haben 73 in für das Travel Management verantwortliche Personen zu ihrer Arbeit befragt. Wir haben sie darum gebeten, uns mitzuteilen, ob sie mit vier positiven und fünf negativen Aussagen einverstanden sind oder nicht. Erfreulicherweise wurden bei den positiven Aussagen generell höhere Zustimmungsraten und bei den negativen Aussagen tiefere Werte verzeichnet. Zufriedene deutsche Travel Manager Die Zufriedenheit der deutschen Travel Manager mit ihrem Job bewegt sich im Allgemeinen auf sehr hohem Niveau. 99% der Travel Manager geben an, dass ihnen ihre Arbeit gefällt. Einer der Hauptgründe hierfür scheint zu sein, dass 74 % die Travel-Management-Dienstleistungen in ihrem Unternehmen als geschätzt betrachten. Der Fokus liegt nicht nur auf den Kosten In einigen Fällen haben die kürzlichen weltweiten Finanzprobleme den Status der deutschen Travel Manager aufgewertet. 40 % geben an, dass ihre Rolle wegen der Wirtschaftslage wichtiger geworden ist. Dies ist allerdings ein bedeutend tieferer Wert als der westeuropäische Durchschnitt von 51 %. Dies bedeutet, dass für Travel Manager weitreichendere Gründe als die Kostensenkung dafür verantwortlich sind, dass sie ihrer Meinung nach so geschätzt werden. 79 % der deutschen Travel Manager geben zum Beispiel an, dass sie sich auch auf das Wohlbefinden der Reisenden konzentrieren. Wie die Betreuung der Reisenden mit der Kosten kon trolle vereinbart werden kann, ist aber wohl die schwierigste Herausforderung für Travel Manager. Dieses Dilemma spiegelt sich in den Antworten zur Studie wider. So geben 73 % der deutschen Travel Manager an, dass es immer schwieriger wird, die richtige Balance zu finden ein höherer Wert als der westeuropäische Durchschnitt von 69 %. Ein Grund hierfür ist, dass 34% angeben, die Wirtschaft erhöhe den Kostendruck auf das Travel Management. Ja, meine Travel-Management- Aufgaben gefallen mir. 99 % 94 % Ja, Travel-Management-Dienstleistungen werden in meinem Unternehmen geschätzt. 74 % 76 % Ja, wegen der Wirtschaftslage ist meine Rolle als Travel Manager wichtiger geworden. 40 % 51 % Ja, das Wohlbefinden der Reisenden ist uns besonders wichtig. 79 % 76 % Es braucht mehr Zeit Bei den anderen negativen Aussagen beklagt sich nur eine Minderheit der deutschen Travel Manager darüber, dass sie weniger Rechte haben oder die Reisenden zu wenig aufmerksam sind. Eine beträchtliche Zahl von Travel Managern (48 %) denkt aber, dass sie für ihre Aufgaben im Bereich Travel nicht genug Zeit haben. Dies erstaunt kaum, denn 59 % der deutschen Travel Manager verbringen weniger als einen Viertel ihrer Arbeitswoche mit Travel weniger als der westeuropäische Durchschnitt von 65 %. Wie viel mehr könnten deutsche Unternehmen erreichen, wenn ihr Management mehr Zeit in die Organisation der Reiseprogramme investieren würde?

6 6 AIRPLUS INTERNATIONAL TRAVEL MANAGEMENT STUDY 2014 Negative Aussagen zur Arbeit als Travel Manager Ja, wegen meiner anderen Aufgaben bleibt mir nicht genug Zeit fürs Travel Management. 48 % 41 % Profil: Wer sind die deutschen Travel Manager? > 14 % der Befragten verbringen mehr als drei Viertel ihrer Arbeitswoche im Bereich Travel tiefer liegen nur noch der weltweite und westeuropäische Durchschnitt von je 6 %. > 86 % sind Frauen. > 8 % sind jünger als 30, und 25 % sind älter als 50. > 21 % haben eine vollständige Travel-Management- Ausbildung absolviert, und weitere 14 % haben individuelle Ausbildungskurse besucht. Ja, im Bereich Travel Management habe ich viele Verpflichtungen, aber nur wenige Rechte. 25 % 33 % Ja, Unachtsamkeit und eigenwilliges Vorgehen vonseiten der Reisenden machen meinen Job oft schwieriger. 41 % 40 % Ja, die Betreuung der Reisenden mit dem strengen Kostenmanagement in Einklang zu bringen, wird vermehrt zu einer Herausforderung. 73 % 69 % Ja, wegen der weltweiten wirtschaftlichen Bedingungen ist das Travel Management in meinem Unternehmen während der letzten 12 Monate zunehmend unter Kostendruck geraten. 34 % 50 % Über die Studie Für diese Studie befragte das internationale Marktforschungsunternehmen 2hm im Auftrag von AirPlus International im Oktober 2014 weltweit insgesamt 941 Reiseverantwortliche in 24 Ländern.

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