SAP Financial Closing cockpit

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1 SAP Financial Closing cockpit Nice-To-Know Stand: Juni 2015

2 Inhalt Ausgangssituation Seite 3 Historie der SAP Abschluss-Tools Seite 7 Erweiterte Funktionalitäten mit dem SAP FCc Add-On 2.0 Seite 8 Nutzungsrechte Seite 15 Kundennutzen Seite 16 Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc Seite 17 Projektvorgehensweise Seite 18 2

3 Ausgangssituation (1) Der Abschluss: Hohe Anforderungen an einen dynamischen Prozess steigende Anforderungen an die Qualität der Monats- und Jahresabschlüsse Notwendigkeit stetiger Anpassung der Prozesse an neue Vorschriften oder geänderte Organisationsstrukturen zunehmender Druck durch die Unternehmensleitungen, die Periodenabschlüsse immer weiter zu beschleunigen 3

4 Ausgangssituation (2) Beteiligte Unternehmenseinheiten Der Periodenabschluss ist ein hochkomplexer Prozess, an dem fast das gesamte Unternehmen beteiligt ist. Anlagen Finanzen Konzern Geschäftsleitung Monatsabschluss Personalwesen Vertrieb Einkauf Controlling 4

5 Ausgangssituation (3) Hohe Anforderungen an den Periodenabschluss Transparenz Vorgaben verständlicher, nachvollziehbarer Abschluss klare Verantwortlichkeit für alle Aufgaben auditfähige Protokollierung und Aufbewahrung Einhaltung der Abgabetermine trotz verringerter Ressourcen und komplexer werdender Prozesse Qualität Einhaltung der Vorgaben Sicherstellung gleichbleibender Informationsqualität externe Prüfbarkeit der Ergebnisse 5

6 Ausgangssituation (4) Faktoren für Verzögerungen im Abschlussprozess Organisation es fehlt ein genauer zentraler Ablaufplan (Pläne in Excel, Word, handschriftlich) Kommunikation über Telefon oder s Übersicht fehlender Überblick über den Status fehlende zentrale Koordination keine zentrale Fehler-Analyse Systeme unterschiedliche Datenquellen Medienbrüche durch unterschiedliche Systeme Abläufe keine optimierten Prozessabläufe viele manuelle Arbeiten technisches Know-how für Automatisierung erforderlich L Ö S U N G S A N S A T Z Das SAP Financial Closing cockpit 6

7 Historie des SAP FCc Abschluss-Tools Basisversion ab SAP ERP Entwicklung des SAP FCc aus dem Closing Cockpit Installation über Business Function ab EHP 3 fortwährende Erweiterungen von EHP 3 bis EHP 6 Add-On 1.0 Aktivierung in SAP ECC 6.0 EHP 4 oder Net Weaver (7.01 oder höher) alle Funktionalitäten bis EHP 6 enthalten Verbesserungen bezüglich Sicherheit, Transparenz und Effizienz Add-On 2.0 Installationsoptionen wie bei 1.0 neue Funktionen und zusätzliche signifikante Verbesserungen. optimale Voraussetzung für ein erfolgreiches SAP FCc-Projekt 7

8 SAP FCc Add-On 2.0: Überblick Signifikante Verbesserungen durch neue Funktionen und Erweiterungen in Bezug auf... Sicherheit Effizienz Transparenz erweitertes Berechtigungskonzept Einrichtung von Berechtigungsgruppen nach dem HR-ORG- Modell vom Aufgabenplan über Organisationseinheiten (Ordner) bis auf Aufgabenebene möglich zentrale Ablage der Logfiles Exportieren und Importieren von Vorlagenplänen Möglichkeit der Pflege von Aufgabenplänen über Excel Definition von eigenen Report-Variablen Einrichtung auf Ordnerund Aufgabenebene Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien Einrichtung individueller -Texte (z. B. bei fehlerhaften Jobs) bereichsübergreifendes Monitoring 8

9 SAP FCc Add-On 2.0: Erweitertes Berechtigungskonzept Verschiedene Transaktionen & Rollen für die unterschiedlichen Aufgabengebiete - FCLOCOC - FCLOCOT - FCLOCO à Customizing/Pflege der Vorlagenpläne à Vorbereitung/Eröffnung des Abschlusses à Ausführung der Abschluss-Aufgaben Transaktion Berechtigungen / Aktivitäten auf jeder Ebene - Anlegen - Ändern - Anzeigen - Einplanen - Ausführen - Löschen -... Berechtigungsgruppe (Template) Organisationseinheit (Ordnerebene) T Berechtigungsgruppe zur Aufgabe Die Vergabe der Berechtigungen und die Kontrolle können auf allen Ebenen erfolgen 9

10 SAP FCc Add-On 2.0: Zentrale Ablage der Logfiles Die aus der Ausführung einer Aufgabe resultierenden Logs werden automatisiert und revisionssicher abgelegt. Die Logs stehen als PDF-Files zur Verfügung, auch wenn sie aufgrund ihres Alters schon archiviert wurden. Die Log-Links werden mit Informationen zu Laufzeit/ID/Datum angezeigt. Die Aktivierung der Log-Steuerung erfolgt im Vorlagenplan. 10

11 SAP FCc Add-On 2.0: Exportieren und Importieren von Vorlageplänen Das Exportieren und Importieren von Vorlageplänen nach Excel bietet Vorteile bei der Notwendigkeit von Massenverarbeitungen (z. B. Änderungen von Verantwortlichkeiten) für die Verteilung, beispielsweise an verschiedene Service- Center zur allgemeinen Pflege Header- Datei Erzeugt wird eine Document-, eine Header- und eine Item- Datei im csv-format. Item-Datei 11

12 SAP FCc Add-On 2.0: Definition eigener Report-Variablen Bei der Definition eines Abschlussplans werden aus den Datumsangaben heraus Default-Variablen für den automatisierten Start von Reports erzeugt. Mit dem Add-On 2.0 ist es möglich, darüber hinaus kundeneigene Variablen zu definieren und diese mit Werten zu belegen. Zum Beispiel eine Variable für die Abschluss- Vorperiode und das Vorjahr. 12

13 SAP FCc Add-On 2.0: Konfiguration von Benachrichtigungsszenarien -Benachrichtigungen können automatisiert an den Verantwortlichen eines Aufgabenplans und/oder den Ausführenden einer Aufgabe gesendet werden, wenn die Bedingungen für die Auslösung eines Benachrichtigungsszenarios erfüllt sind. Dazu muss das Benachrichtigungsszenario im Vorlagenplan eingetragen werden und die betroffenen Empfänger eine - Adresse haben. Benachrichtigung an verantwortliche Person(en), wenn 1) Aufgabenplan freigegeben 2) Aufgabe überfällig 3) Aufgabe fehlerhaft oder abgebrochen 4) Vorgängeraufgabe abgeschlossen 5)... 13

14 SAP FCc Add-On 2.0: Bereichsübergreifendes Monitoring Über den Organisationseinheiten Monitor besteht die Möglichkeit einer buchungskreisübergreifenden Status-Übersicht. Mit Hilfe des Einsatzes sogenannter Global IDs können dieselben Aufgaben aus unterschiedlichen Organisationseinheiten verknüpft zur Anzeige gebracht werden. 14

15 Nutzungsrechte Das SAP FCc ist nicht im Nutzungsrecht von SAP ERP 6.0 enthalten. Das SAP FCc ist über eine Business Function zu aktivieren. Diese ist im EHP 3 enthalten. Der Erwerb einer neuen SAP ERP-Option SAP Financial Closing cockpit ist nötig. Die Gebühren für das Nutzungsrecht werden über den aktiven Status der Business Function im Produktivbetrieb ermittelt. Für die zentrale Job-Steuerung bei Systemlandschaften mit Non-SAP - Systemen oder mehreren SAP -Systemen werden zusätzliche Tools angeboten. 15

16 Kundennutzen eine Lösung für alle Abschlussaktivitäten => geringere TCO alles unter Kontrolle durch Realtime -Ermittlung des Abschluss-Status Automatisierung vieler manueller Prozesse alle Aufgaben werden zentral bearbeitet (ein Cockpit, eine Wahrheit) hohe Transparenz durch zentrales Monitoring klare Nachvollziehbarkeit über ein Ablagesystem effiziente Kommunikation mittels standardisierter Benachrichtigungsszenarien hohe Sicherheit durch ein einheitliches Berechtigungskonzept Integration unterschiedlicher Systeme über Remote-Aufgaben 16

17 Besserer und schnellerer Monatsabschluss mit SAP FCc hoch Abschluss mit SAP FCc Add-On 2.0 Qualität Abschluss ohne SAP FCc gering Schnelligkeit / Effizienz hoch 17

18 Projektvorgehensweise (1) Prämissen Die Vorgehensweise zur Einführung des SAP Financial Closing cockpit hängt von der Beantwortung einiger Fragen ab: Ist die Optimierung der Monatsabschluss-Prozesse schon abgeschlossen? Zu welchem Release-Stand soll die Einführung erfolgen? Sind mehrere SAP -Systeme oder Non-SAP -Systeme einzubinden? 18

19 Projektvorgehensweise (2) Prämissen Sind die Monatsabschluss- Prozesse schon optimiert? J N J Release-Stand < SAP ERP 6.0.3? N Empfehlung: vorab Optimierung der Monatsabschluss- Prozesse über ein Fast Close-Projekt Release-Wechsel auf SAP ERP und Einführung SAP FCc Add-On 2.0 J Sind mehrere SAP - Systeme oder Non-SAP - Systeme vorhanden? N Einführung SAP FCc mit systemübergreifender Job-Steuerung Einführung SAP FCc Add-On

20 Ihr Ansprechpartner Wolfgang Juranek SAP Seniorberater Rechnungswesen STELLWERK Consulting GmbH Toyota-Allee Köln Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Mail: Web: 20

21 Disclaimer Urheberrecht / Leistungsschutzrecht Diese Präsentation unterliegt dem deutschen Urheberrecht und Leistungsschutzrecht. Alle vom deutschen Urheber- und Leistungsschutzrecht nicht zugelassene Verwertung bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der STELLWERK Consulting GmbH. Dies gilt vor allem für Vervielfältigung, Bearbeitung, Übersetzung, Einspeicherung, Verarbeitung bzw. Wiedergabe von Inhalten in Datenbanken oder anderen elektronischen Medien und Systemen. Dabei sind Inhalte und Rechte Dritter als solche gekennzeichnet. Diese Präsentation darf ohne schriftliche Erlaubnis nicht durch Dritte in Frames oder iframes dargestellt werden. Logos, Marken-, Produkt- und Warenzeichen Alle in dieser Präsentation dargestellten Logos, Marken-, Produkt- und Warenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Unternehmen. Die SAP SE ist Inhaberin der Markenzeichen SAP, SAP HANA, SAP Fiori, SAP Lumira, SAP NetWeaver, SAP R/3 sowie aller diesen Marken zugeordneten Untermarken. 21

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