Praxisbuch IT-Dokumentation

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1 Praxisbuch IT-Dokumentation Manuela Reiss Georg Reiss ^Y ADDISON-WESLEY An imprint of Pearson Education München Boston San Francisco Harlow, England Don Mills, Ontario Sydney Mexico City Madrid Amsterdam

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort 13 1 Anforderungen an die IT-Dokumentation Gesetzliche Regelungen Unternehmensbezogene Gesetze 22 Aktiengesetz 22 Handelsgesetzbuch (HGB) 23 Abgabenordnung (АО) Abgeleitete Gesetze 25 KonTraG 25 GoBS 26 GDPdU Fachspezifische Gesetze 30 Bundesdatenschutzgesetz 30 MaRisk Internationale Gesetze 34 Sarbanes-Oxley Act (SOX) EU-Richtlinie 36

3 1.2 Normen und Standards Wichtige Normen und Standards im Überblick ISO-Normen 39 ISO ISO ISO BSI-Standards 43 Standard Standard Standard Standard Prüfungsstandards 47 Institut der Wirtschaftsprüfer in Deutschland (IDW) 48 Deutsches Institut für Interne Revision e. V. (DUR) Modelle ITIL COBIT Fazit 56 2 Bausteine einer IT-Dokumentation Die Rolle der IT in einem prozessorientierten Unternehmen Struktur der IT-Dokumentation Handbuch für den IT-Betrieb 63 Prozessorientierter versus systemorientierter Aufbau 64 Inhalt eines prozessorientierten Betriebshandbuches Notfallhandbuch Projektdokumentation 71 Inhalte der Projektdokumentation 73 Systemeinführungen ohne Projekt Fazit 76 3 Rahmendokumente Rahmendokumente bilden die Klammer Einordnung der Rahmendokumente Begriffschaos nicht nur bei den Rahmendokumenten Die Rahmendokumente im Überblick IT-Konzept IT-Sicherheitsrichtlinie IT-Sicherheitskonzept 82 Inhalt des IT-Sicherheitskonzepts 82 Zusammenspiel mit dem Notfallhandbuch IT-Risikohandbuch IT-Notfallkonzept IT-Verfahrensverzeichnis IT-Rollenkonzept 89 6

4 3.2.8 IT-Betriebsmatrix IT-Gruppenkonzept IT-Namenskonventionen IT-Projektmanagement-Handbuch IT-Dokumentationsrichtlinie Rahmendokumente und ihre Abhängigkeiten Fazit 95 4 Dokumentation des IT-Betriebs Aufbau eines prozessorientierten Betriebshandbuches IT-Systemdokumentation Strukturierung der Systemakten 101 Systemakten für Server- und Clientsysteme 102 Systemakten für Betriebssysteme, Serverrollen und Anwendungen Systemakten für andere IT-Systeme 104 Systemakten für Netzwerkinfrastruktursysteme 105 Weitere zu dokumentierende Systeme Inhalt der Systemakten 107 Pflege der Verlaufsdokumentation 108 Wichtige Abgrenzungen 109 Zusammenspiel zwischen Bestandsdatenbank und Dokumentation Toolunterstützte Inventarisierung am Beispiel von DocuSnap 113 Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von DocuSnap 114 Dateninventarisierung 115 Rechteanalyse und Lizenzverwaltung 119 Facility-Dokumentation mit FaciPlan IT-Prozessdokumentation Struktur der IT-Prozessdokumentation 121 Das PDCA-Modell 123 Aufbau der IT-Prozessdokumentation 124 Zusammenspiel zwischen Änderungen in Betrieb und in Projekten Anforderungen an die Prozessdokumentation 131 Formale Anforderungen 131 Inhaltliche Anforderungen Inhalte einer Prozessbeschreibung 133 Prozesssteckbrief 134 Beschreibung der Haupt- und Unterprozesse 138 Arbeitshilfen Toolunterstützte Prozessmodellierung am Beispiel von SemTalk 149 SemTalk im Überblick 151 Arbeitsweise und wichtige Funktionen Fazit 155 7

5 5 Dokumentation für den Notfall IT-Notfallmanagement im Überblick Definition eines Notfalls Vorgaben für das Notfallmanagement 160 Notfallmanagement gemäß BSI 160 Notfallmanagement gemäß ITIL 161 Notfallmanagement gemäß ISO Dokumente für die Notfallvorsorge 162 Business Impact-Analyse und Risikoanalyse 163 IT-Notfallkonzept Aufbau des IT-Notfallhandbuches Organisatorische Vorgaben Organisatorische Abwicklung 170 Aufnahme der Arbeit des Krisenstabs 170 Sofortmaßnahmen 170 Überwachung und Steuerung 172 Deeskalation und Notfallabschluss Wiederanlaufpläne für spezifische Notfälle Geschäftsfortführungspläne (Notbetrieb) Systemdokumentation Organisation und Pflege des IT-Notfallhandbuches Sicherstellung der Qualität Sicherstellung der Aktualität und Verfügbarkeit 178 Erforderliche Änderungen 178 Einsatzmöglichkeiten von Tools zur Erstellung eines Notfallhandbuches Fazit Dokumentation von IT-Projekten Bestandteile der Projektdokumentation IT-Projektmanagement-Handbuch Projektakten Projektakten entstehen im Projektverlauf Projektphasen Die Dokumentation im Verlauf der Phasen 190 Dokumente der Projektinitialisierungsphase 191 Dokumente der Planungsphase 192 Dokumente der Entwicklungs- und Realisierungsphase 193 Dokumente der Implementierungsphase Wichtige Ergebnisdokumente im Detail Lastenheft und Pflichtenheft 196 Lastenheft 197 Pflichtenheft Änderungsanforderungen Entscheidungsvorlagen 201 8

6 6.3.4 Testdokumentation 202 Testkonzept 203 Dokumente für die Testdurchführung 205 Test-Ergebnisdokumente 205 Hinweise zur Testumgebung Konzepte 209 Aufbau und Inhalt technischer Konzepte 210 Freigabeprozess für ein technisches Konzept Dokumente für den IT-Betrieb Die Organisation der Projektdokumentation Anforderungen an die Projektdokumentation Typische Problemfelder der Projektdokumentationen 217 Herausforderungen der täglichen Projektarbeit 217 Mögliche Lösungsansätze Fazit Dokumente erstellen und verwalten in der Praxis Einführung von Dokumentationsstandards Richtlinien für alle Dokumente 223 Festlegung von Dokumentenklassen 223 Eindeutige Dokumenteimummer 224 Bearbeitungsstatus 224 Versionierung 225 Vertraulichkeitsstufen 226 Regelungen für Dokumentenformate Formaler Aufbau der Einzeldokumente 227 Gliederung der Basis-Dokumentvorlage für alle Dokumente 228 Bereitstellung von Dokumentvorlagen 235 Regelungen für Dokumentationsprozesse Empfehlungen für die Dokumentenerstellung mit Microsoft Office Eine Dokumentvorlage erstellen 238 Masterlayout festlegen 238 Dokumenteigenschaften sinnvoll nutzen 239 Formatvorlagen erleichtern die Standardisierung 243 Abbildungs- und Tabellenverzeichnisse einfügen 253 Indexverzeichnis einfügen Word-Funktionen sinnvoll bei der Dokumentenerstellung nutzen 255 Ohne Querverweise geht es nicht 255 Arbeiten mit Überschriftenformatvorlagen 256 Tabellen und Abbildungen richtig beschriften 257 Einen Index erstellen 259 Daten aus anderen Anwendungen einfügen 260 Einfügen ist nicht gleich Einfügen 264 Textauszeichnungen sparsam einsetzen 265 9

7 7.3 Die Erstellung von Dokumenten optimieren Planung und Vorbereitung der Erstellung 265 Recherche und Aufbereitung von Informationen 266 Vorgaben und Dokumentenumfeld klären Erstellung des Dokuments 270 Gliederung festlegen 270 Inhaltliche Dokumentenerstellung Dokumentationsunterstützung mit MindManager 272 Einsatzmöglichkeiten und Arbeitsweise von MindManager 273 Mind Maps bereitstellen Dokumente sinnvoll organisieren Aufgaben der Dokumentenverwaltung 279 Dokumentenerstellung 280 Dokumentenablage und Dokumentenbereitstellung 280 Dokumentennutzung - Lesen und Suchen 281 Dokumentenänderung 281 Dokumentenarchivierung und Entsorgung 282 Erforderliche Regelungen Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems 283 Nutzen und Einsatzmöglichkeiten eines DMS 283 Rechtliche Aspekte beim DMS-Einsatz DMS am Beispiel der Windows SharePoint Services 289 Windows SharePoint Services 3.0 im Überblick 290 Arbeitsweise und wichtige Funktionen Beispiele, Muster und Checklisten für die Praxis Beispiel - Rollenbeschreibung Beispiel - Betriebsmatrix Beispiel - Berechtigungsmatrix Beispiel - Hardware-Systemakte Beispiel - Prozessbeschreibung Prozesssteckbrief Prozessdiagramme und tabellarische Beschreibungen 308 Beispiel: Hauptprozess Umzug eines IT-Mitarbeiters" 309 Beispiel: Arbeitsablauf Umzug und Anpassung des Benutzerkontos" 311 Beispiel: Arbeitsablauf Bereitstellung eines Client-Arbeitsplatzes" Beispiel: Arbeitsablauf Einrichtung der administrativen Zugriffe" Arbeitshilfen 316 Arbeitsanweisung zum Erstellen neuer Benutzerkonten 316 Formular: Mitarbeiterumzug 317 Checkliste: Mitarbeiterumzug Muster - Basisdokumentvorlage Checkliste - Erstellen einer Dokumentvorlage Checkliste - Qualitätssicherung eines Dokuments

8 8.9 Muster - Änderungsanforderung (Change Request) Muster - Entscheidungsvorlage Muster - Testfallbeschreibung Muster - Testprotokoll 340 A Abkürzungsverzeichnis 341 В Glossar 345 С Literatur und Links 353 D Steckbriefe der vorgestellten Programme 361 D.l Steckbrief: GSTOOL 361 D.2 Steckbrief: DocuSnap 363 D.3 Steckbrief: SemTalk 364 D.4 Steckbrief: FaciPlan 365 D.5 Steckbrief: Mindjet MindManager 366 D.6 Steckbrief: Windows SharePoint Services 367 Index 369!i

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