TNCS - Die richtige Software für ein optimales Informationsmanagement

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1 TNCS - Die richtige Software Edzard Reuter, ehemaliger Vorstandsvorsitzender der Daimler Benz AG sagte einmal: Wenn einzelne Experten recht haben, wird Information zum strategischen Rohstoff, ohne den Staaten und Volkswirtschaften sich nicht mehr steuern, letztlich nicht mehr existieren können. Die Information als Grundlage der heutigen Gesellschaft, der Schlüssel zum Erfolg in Privat- und Berufsleben? Es ist seit langem kein Geheimnis mehr, dass Globalisierung, verschiedenste Kommunikationskanäle und internationale Vernetzung selbiger die Rate der täglich auf uns einprasselnden Informationen potenziert haben. Ebenso machen sich Wissenschaftler, Beratungsunternehmen und Unternehmer seit langem Gedanken über den richtigen Umgang mit dieser Informationsflut. Insbesondere im wirtschaftlichen Bereich wurden vielfältige Theorien hinsichtlich dieser Frage entwickelt und in Methoden und Hilfsmittel umgesetzt. Dabei spielt oftmals die Nutzung einer Software zur Speicherung und Verwertung der vielfältigen Informationen eine Rolle. So wurden Archivierungssysteme entwickelt, Archivierung stellte lange Zeit ein Schlagwort dar, welches sich besonderer Beliebtheit erfreute. Doch musste man feststellen, dass die Speicherung aller eingehenden Informationen nicht allein des Rätsels Lösung darstellte. Sie führte zur Erfassung aller Informationen, doch die effiziente Nutzung stellte sich nicht unbedingt ein. So machte man sich Gedanken um die optimale Nutzung gespeicherter Informationen und in diesem Zusammenhang steht auch das Konzept des Information Lifecycle Management (ILM). Der Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (BITKOM) beschreibt ILM als eine Kombination aus Prozessen und Technologien. Dieses Konzept geht über die Erfassung hinaus und betrachtet die Folgeschritte. Die Entwicklung von Informationen wurde betrachtet und es ergaben sich folgende Lebensphasen einer Information: 1. Entstehung 2. Erfassung 3. Bearbeitung / Veränderung 4. Speicherung 5. Betrachtung 6. Nutzung 7. Nachhaltige Verfügbarkeit Jeder dieser Schritte stellt eine Herausforderung für Unternehmen dar, welche aufgrund der Informationsmenge wiederum auf ein softwareunterstütztes Informationsmanagement hindeutet. Was muss eine solche Softwarelösung nun leisten? Zum einen sind Grundvoraussetzungen zu erfüllen, wie die allgemeine Anwendbarkeit durch erleichterte Bedienbarkeit, Verbindung zu weit verbreiteten Software- und Hardwarekomponenten, Erschwinglichkeit der Lösung und vor allem ein ganzheitlicher Ansatz. ILM betont die Organisation der Nutzung einer Information entlang jeder Lebensphase in einem System. Nur so entstehen keine Lücken im Prozess, keine Nuance der Information geht verloren.

2 Zum anderen muss die Softwarelösung verschiedene Grundfunktionen beinhalten, die entlang der Lebensphasen auszumachen sind. Ad 1) Entstehung einer Information Die Quellen einer Informationen können verschiedensten Charakter habe. So kann es sich um eine mündliche Aussage handeln, ein persönliches Gespräch oder Telefonat. Ebenso kann es sich um einen Schriftsatz handeln, eine , einen Text einer Broschüre oder Website, einen Brief oder ein Fax. Eine Softwarelösung muss jeden dieser Bereiche integrieren. Ad 2) Erfassung einer Information Besonders bei Gesprächen liegt es in der Hand der Beteiligten, den Gesprächsinhalt aufzuzeichnen. Doch sollte eine Software hier unterstützend wirken. So kann es beispielsweise besondere Funktionen zur Erfassung von Gesprächsnotizen geben. Auch sollten schriftliche Informationen bereits in ihrer Entstehung in die Software eingebunden werden, so dass keine zusätzlichen Arbeitsschritte zur Erfassung entstehen. Auf diese Weise wird das ILM für den einzelnen vereinfacht und die Vollständigkeit der Erfassung gesichert. Möglich ist eine solche Integration durch Schnittstellen, beispielsweise zu weit verbreiteten Anwendungen. So werden heute die meisten Briefe in Word verfasst. Die Notwendigkeit von Schnittstellen zu den Microsoft Office Anwendungen ist somit evident. Ad 3) Bearbeitung / Veränderung einer Information Während manche Dokumente nicht mehr verändert werden dürfen wie Rechnungen gibt es andere, welche sich einem langen Wandlungsprozess nach Entstehung unterziehen wie Werbetexte oder Vertragsentwürfe. Oftmals gehen diese Informationen hierzu durch verschiedene Hände. Um die Vernichtung der ursprünglichen Information zu verhindern, ebenso wie etwaige Zwischenstufen (beispielsweise Inhalt einer Broschüre über mehrere Jahre hinweg), muss eine Software die Versionierung einer Information sichern. Auf diese Weise können Veränderungen nachvollzogen werden, ebenso wie die Urheber der Veränderung. Hier tritt jedoch eine weitere Anforderung an die Software zutage: Natürlich darf nicht jeder beliebige Nutzer, welcher Zugriff auf die Information hat, in der Lage sein diese zu verändern. Auch müssen, wie bereits am Beispiel einer Rechnung erwähnt, gewisse Informationen vor Änderungen geschützt werden. Hierzu bedarf es eines effizienten Rechtesystems. Die Software muss fehlerfrei regeln, welcher Benutzer welche Veränderungen an welcher Information durchführen darf oder nicht.

3 Ad 4) Speicherung der Information Nach der unmittelbaren Erarbeitung der endgültigen Version einer Information muss diese gespeichert werden. Die Information befindet sich nun auf dem Höhepunkt ihres Lebenszyklus. Das heißt, sie muss jederzeit greifbar sein. Damit ist gemeint, dass keine Ablage auf einer CD gemeint ist oder in individuellen Ordnersystemen eines Mitarbeiters. In dieser Phase ist die Information aktuell und besitzt ihren größten Wert. Sie jetzt in einen Aktenschrank zu legen oder auf einen Arbeitsplatz zu beschränken bedeutete den größten Teil ihres Potentials zu verschenken. Stattdessen sollte sie zentral, an einem für alle Nutzer zugänglichen Bereich gespeichert werden. Gleichzeitig müssen einheitliche Formate der Speicherung umgesetzt werden, so dass jeder Nutzer auf die Information problemlos zugreifen kann. Ad 5) Betrachtung einer Information Von diesem Ort aus sollte es jedem Nutzer auf einfache Weise möglich sein auf die Information zuzugreifen, sie zu betrachten und zu verwerten. Doch nach wie vor sprechen wir von einer Unmenge an Informationen, welche auf diese Weise gespeichert werden. Daher muss eine geeignete Software einen besonderen Fokus auf die Auffindbarkeit relevanter Informationen setzen. Voraussetzung hierfür sind leistungsstarke, leicht anwendbare Suchfunktionen. Dabei sollte der Inhalt eines gespeicherten Datensatzes relevant sein. Sucht ein Nutzer also nach einer Information zum Thema Vertriebserfolg, so sollte er nicht auf seine spezielle Kenntnis der Ablagesysteme des Unternehmens angewiesen sein. Stattdessen ist eine Suche nach Stichwörtern notwendig, ähnlich wie bei Internet- Suchmaschinen. Ad 6) Nutzung einer Information Um das gesamte Potential einer Information zu erschließen, sollte deren Inhalt und Bedeutung nicht nur einsichtig sein, sondern in den aktuellen Betriebsablauf mit einbezogen werden. Hierzu ist die Verknüpfung der Information mit Arbeitsprozessen notwendig. Eine geeignete Software sollte daher ein effizientes Workflowmanagement anbieten, welches den zielgerichteten Umlauf einer Information sichert. So müssen Informationen mit einem Arbeitsprozess verknüpft werden können, und Informationen sollten nach standarisierten, individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittenen Prinzipien an die Personen weitergeleitet werden, welche die Information benötigen. Auch hier spielen Zugriffsrechte sowie Individualisierbarkeit und Flexibilität der definierten Arbeitsprozesse eine bedeutende Rolle.

4 Ad 7) Nachhaltige Verfügbarkeit einer Information Wenn eine Information den Höhepunkt ihres Lebenszyklus überschritten hat, ist es aus vielfältigen Gründen dennoch wichtig, ihre Verfügbarkeit zu sichern Zum einen zählen hier praktisch Erwägungen wie beispielsweise möglich Betriebsprüfung und dahingehende gesetzlich Vorschriften. Eine Software sollte diese Anforderungen vollständig und garantiert erfüllen. Zum anderen kann es auch nach Jahren noch wichtig sein, auf eine Information zugreifen zu können, so dass Konzepte und Pläne nicht immer wieder neu erfunden werden müssen. Somit muss eine Software eine Langzeitarchivierung ermöglichen. Dabei spielen Methoden der Archivierung, passende Speichermedien und die Möglichkeit einer Migration der Daten eine Rolle. Nur so kann die nachhaltige Verfügbarkeit gesichert werden. Eine Software, welche diese Anforderungen erfüllt, sind die X-business-solutions der Firma TNCS. Kontaktmanagement, Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow sind in einer Oberfläche vereint. Das Produkt bietet umfassende Dokumentenmanagement-, Workflow- und Datenbank-Funktionen. Die objektorientierte Struktur ermöglicht die Dokumentenablage mit dem gesamten Informations-Kontext. Officedokumente und s werden einfach erstellt und (entsprechend der der Auflagen aus GDPdU, AO, HGB und ZPO) archiviert, so dass sämtliche Informationen in einer Oberfläche zur Verfügung stehen. Warenwirtschaft- und Finanzbuchhaltungssystem sind leicht zu integrieren. Weitere Vorteile liegen in der hohen Geschwindigkeit, der Volltextsuche mit Fuzzy- Logic, der einfachen Programm-Integration und den günstigen Lizenzpreisen. Versionierung, effiziente Rechtevergabe und intuitive Bedienbarkeit runden das Funktionsportfolio ab. Somit ermöglichen die X-business-solutions eine 360 Sicht auf sämtliche Unternehmensdaten. Die TNCS GmbH & Co. KG konzentriert sich auf die Umsetzung von Informations- Management und ist spezialisiert auf branchenübergreifende Lösungen zur Integration von Customer Relationship Management-(CRM) und Dokumenten Management-Systemen (DMS) sowie Workflow-Lösungen. TNCS fokussiert vier Geschäftsfelder: Vertrieb von CRM-, DMS- und Workflow-Software, Integration bereits vorhandener Systemumgebungen, strategisches Consulting sowie Entwicklung kundenspezifischer Anpassungen. Die Spezialisten für Informations- Management begleiten ihre Kunden von der Beratung und Konzeption, über Implementierung und Betrieb bis hin zum Support und der Pflege der individuellen Lösungen. Seit 1994 betreut TNCS renommierte mittelständische Unternehmen aus der Automobil-, IT- und Elektroindustrie sowie Körperschaften der öffentlichen Verwaltung und unterstützt diese bei der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse. Ansprechpartner: Pia Heine Marketing & Kommunikation Lambertstraße Mainz pia.heine@tncs.de

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