SHAREPOINT 2013 Anleitung zur Nutzung von SharePoint 2013

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1 SHAREPOINT 2013 Anleitung zur Nutzung von SharePoint 2013

2 Inhalt 1. Einleitung Browserwahl und Einstellungen Anmeldung und die Startseite Listen Bibliotheken Upload von Dokumenten Gemeinsamer Kalender Kalenderintegration in Outlook Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav Verwaltung von Zugriffsrechten Einrichten von Benachrichtigungen Benachrichtigung für eine Bibliothek einstellen Benachrichtigung für ein Dokument einstellen Benachrichtigung für eine Liste einstellen Benachrichtigung für ein Listenelement einstellen Verwaltung der eingestellten Benachrichtigungen Kennwortänderung

3 1. Einleitung SharePoint 2013 Das UniRZ der TU Ilmenau stellt einen Groupware Service auf Basis von Microsoft SharePoint Server zur Verfügung. SharePoint ist eine Webanwendung, die die Kommunikation im Unternehmen durch verschiedene Funktionen unterstützt. Es erleichtert die Zusammenarbeit mit Anwendungen wie Kalender, Aufgabenverwaltung, Blog, Wiki, usw. Es ermöglicht den Up- und Download von Dateien, um sie von dort für einen größeren Kreis von Nutzern zur Verfügung zu stellen. Ebenso können Termine, Kontakte, Formulare oder Listen verwaltet werden. Diese und viele weitere Anwendungen können Sie auch auf mobilen Endgeräten nutzen, um alle relevanten Informationen jederzeit zur Verfügung zu haben. Ein SharePoint-Projekt, genannt Websitesammlung, stellt einen abgeschlossenen Bereich dar, der dezentral administriert wird. Der Zugriff erfolgt vorrangig über einen kompatiblen Webbrowser. In einer Websitesammlung stehen 5 GB Speicherplatz zur Verfügung. In dieser Anleitung werden erste Hinweise zur Benutzung von MS SharePoint 2013 gegeben. Die Nutzer, die bereits mit der Vorgänger Version 2010 gearbeitet haben werden einige Unterschiede feststellen können. In Bezug auf die Oberfläche des Systems sind nun klarere Strukturen vorhanden. Der Schwerpunkt liegt auf den systeminternen Komponenten, die an einigen Stellen verbessert wurden. Zur Einarbeitung ist ebenfalls das Dokument, in dem SharePoint-spezifische Begriffe erklärt werden, zu empfehlen. Es steht unter folgendem Link zum Download bereit. Bei Fragen und Hinweisen zu diesem Dokument senden Sie bitte eine an sharepoint@tu-ilmenau.de 2. Browserwahl und Einstellungen Der Zugriff auf ein SharePoint-Projekt erfolgt grundsätzlich per Browser. Dabei stehen in allen aktuellen Browsern (Internet Explorer, Firefox, Chrome, Safari) die grundlegenden Funktionalitäten zur Verfügung. Für volle Funktionalität werden ActiveX Controls benötigt, die zurzeit nur im Internet Explorer 11 in der 32 Bit Version zur Verfügung stehen. Daher wird dieser auch vom UniRZ empfohlen. Für alle weiteren Browser gibt es einige Einschränkungen die auf folgender Seite unter der Überschrift ActiveX-Steuerelemente zu finden sind Um den vollen Funktionsumfang nutzen zu können muss der SharePoint Server zur Zone Intranet hinzugefügt werden. Gehen Sie dazu im Internet Explorer 11 auf das SharePoint-Projekt im Einstellungsmenü auf folgende Punkte: (1) Einstellungen der Kompatibilitätsansicht (2) Folgende Website fügen Sie hinzu: tu-ilmenau.de 2

4 Sollten diese Punkte bei Ihnen ausgegraut sein, wenden Sie sich bitte an den Systemadministrator Ihres PCs

5 (3) Danach klicken Sie im Einstellungsmenü auf (3) Internetoption 3 Folgende Schritte führen Sie danach aus: (4) Reiter Sicherheit (5) Lokales Intranet (6) Button Sites (7) Button Erweitert (8) Button Hinzufügen Abschließend fügen Sie den SharePoint Server zur Zone Lokales Intranet hinzu Abbildung 1: Browserwahl und Einstellungen 4

6 3. Anmeldung und die Startseite Wenn Sie eine Websitesammlung beantragt haben und diese vom UniRZ bereitgestellt wurde, müssen Sie sich als Nutzer authentifizieren, um Zugriff zu bekommen. Den Link zum SharePoint-Projekt erhalten Sie vom zuständigen Mitarbeiter. Nach erfolgreicher Anmeldung an der Websitesammlung ist auf der linken Seite eine Schnellstartleiste (siehe Abbildung 2) zu sehen. Hier befinden sich vorgefertigte Seiten zum Upload von Dokumenten, gemeinsamer Kalender, Teamdiskussionen, usw. Abbildung 2: Anmeldung und Startseite 4. Listen Einer der wichtigsten Gründe für die Nutzung von SharePoint ist die Verwaltung von Daten. Dazu gibt es verschiedenen Anwendungen, die den Nutzern dabei unterstützen. Eine davon sind sogenannte Listen, die sehr vielseitig eingesetzt werden können. Im SharePoint gibt es verschiedenen Listentypen, die standardmäßig zur Verfügung stehen. Wichtige Listen sind u.a.: Aufgabenlisten (Arbeitsaufteilungen können nachverfolgt werden) Ankündigungen (Ereignisse können verwaltet werden, Ankündigungen können erscheinen) Benutzerdefinierte Listen individueller Listenaufbau für unterschiedliche Aufgaben ist möglich) KPI-Listen Überwachung bzw. Überprüfung von Zielvorgaben durch bspw. Ampelsystem Weitere Informationen zu Listen finden Sie unter folgendem Link: Um eine neue Benutzerdefinierte Liste zu erstellen, müssen Sie folgende Schritte durchführen: Gehen Sie auf die Website in der Sie die Liste anlegen möchten. (1) Klicken Sie dort auf die Schnellstartleiste oder im Einstellungen-Menü den Punkt Websiteinhalte. 5

7 1 Danach muss die (2) Option App hinzufügen angeklickt werden, woraufhin eine Vorschau der verfügbaren Apps erscheint. 2 Klicken Sie auf die App (3) Benutzerdefinierte Liste. 3 6

8 Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie den Namen der Liste eingeben. Dieser sollte kurz sein und keine Sondereichen enthalten. Über die Schaltfläche Erweiterte Optionen können Sie wahlweise eine kurze Beschreibung zu Ihrer Liste hinzufügen. Nach der Erstellung wird Ihnen der Inhalt der Liste angezeigt, der verständlicherweise zu Beginn noch leer ist. Nun können Sie Ihre Liste nach Belieben verändern. Dazu gehen Sie auf den Reiter (4) Liste und klicken auf (5) Listeneinstellungen. Dort stehen Ihnen verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung, die Sie nun nutzen können. 4 Abbildung 3: Listen 5 5. Bibliotheken Bibliotheken dienen ebenfalls zur besseren Datenverwaltung und sind eine spezielle Form der Listen. Sie können auch als ein Sammelplatz angesehen werden, in denen, z.b. Bild- oder Textdateien, Formulare oder Vorlagen vorhanden sind. Wie bei den Listen gibt es bei den Bibliotheken ebenfalls unterschiedliche Arten. Wichtige sind: Dokumentbibliothek (Ablage von Dateien) Bibliothek (Ablage von Grafiken und Bildern, ähnlich wie Dokumentbibliothek) Formularbibliothek (Ablage und Verwaltung von Formularen, die auf XML basieren) Wiki-Seitenbibliothek (Zusammenfassung, bzw. Auflistung verschiedener Webseiten) Sobald Sie wissen welche Bibliothek Sie erstellen möchten, müssen Sie folgende Schritte durchführen: Gehen Sie auf die Website in der Sie die Bibliothek anlegen möchten. Wie bereits bei den Listen erklärt, klicken Sie dort auf die Schnellstartleiste oder im Einstellungen-Menü den Punkt Websiteinhalte. 7

9 Danach muss die Option App hinzufügen angeklickt werden, woraufhin eine Vorschau der verfügbaren Apps erscheint. Klicken Sie auf den gewünschten Bibliothekstypen, z.b. (1) Dokumentbliothek. 1 Im nachfolgenden Dialogfenster können Sie den Namen der Bibliothek eingeben. Dieser sollte kurz sein und keine Sondereichen enthalten. Über die Schaltfläche Erweiterte Optionen können Sie weitere Einstellungen, z.b. Name durchführen, die je nach Bibliotheksart unterschiedlich ist. Nach der Erstellung wird Ihnen die Bibliothek angezeigt, in der Sie darauf die ersten (2) Dokumente hochladen und verwalten können. Tiefe Ordnerstrukturen sind jedoch zu vermeiden, da jeder Ordner- und Dateiname anschließend in der URL sein wird, was zur Unübersichtlichkeit führen kann. 2 Abbildung 4: Bibliotheken 6. Upload von Dokumenten Im nachfolgenden wird Ihnen der Upload von Dateien näher erläutert. Dazu gehen Sie entweder über die Option Neues Dokument oder laden die Datei über das Dateien-Menü hoch. Klicken Sie auf den Reiter (1) Dateien und innerhalb des Menübereichs auf den Button (2) Dokumentupload. Im darauffolgenden Dialogfeld können Sie die Datei suchen und anschließend hochladen. 8

10 1 2 Nun können Sie die Datei bearbeiten und für andere Nutzer zur Verfügung stellen, sobald Sie das Dokument (3) einchecken. Im Internet Explorer 11 sowie im Firefox ist ein Mehrfachdateiupload per Drag & Drop verfügbar. Alternativ kann auf die Dokumentenbibliothek per WebDAV zugegriffen werden. 3 Abbildung 5: Upload von Dokumenten 7. Gemeinsamer Kalender Kalender sind ebenfalls häufig genutzte Anwendungen, die zur verbesserten Zusammenarbeit dienen. Sie beinhalten eine gemeinsame Terminverwaltung und können für Projektgruppen, bestimmte Abteilungen oder für das gesamte Unternehmen zur Verfügung stehen. Folgende Schritte sind zur Erstellung eines Kalenders durchzuführen: Gehen Sie auf die Website in der Sie den Kalender anlegen möchten. Wie bereits bei den Listen erklärt, klicken Sie dort auf die Schnellstartleiste oder im Einstellungen-Menü den Punkt Websiteinhalte. Danach muss die Option App hinzufügen angeklickt werden, woraufhin eine Vorschau der verfügbaren Apps erscheint. Klicken Sie auf die App (1) Kalender. 9

11 1 Im nachfolgenden (2) Dialogfenster können Sie den Namen des Kalenders eingeben. Über die Schaltfläche (3) Erweiterte Optionen können Sie wahlweise eine kurze Beschreibung zu Ihrem Kalender hinzufügen. 2 3 Zusätzlich gibt es bei den erweiterten Optionen, die Möglichkeit den (4) Zeitplan des Mitglieds mit diesem Kalender freizugeben, wodurch Sie den Kalender des aktuell angemeldeten Benutzers anzeigen lassen können. 4 10

12 Nach der Erstellung wird Ihnen der Kalender angezeigt und steht allen berechtigten Benutzern zur Verfügung. Um ein neues Ereignis hinzuzufügen, wählen Sie unter dem Reiter (5) Ereignisse den Button (6) Neues Ereignis. Oder Sie klicken direkt auf das (7) Datum im Kalender. Danach öffnet sich ein Fenster in dem die Daten zum Ereignis ähnlich wie im Outlook eingegeben werden können. Die Daten werden mit dem Button Speichern übernommen Abbildung 6: Gemeinsamer Kalender 8. Kalenderintegration in Outlook Jeder SharePoint-Kalender kann direkt in Microsoft Outlook integriert werden. Wählen Sie den entsprechenden Kalender aus. Wählen Sie im Menübereich Kalendertools Kalender und klicken Sie anschließend den Button (1) Verbindung mit Outlook herstellen. 1 Abbildung 7: Kalenderintegration in Outlook 11

13 Anschließend stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, wie z.b. den Namen des Kalenders zu ändern. Nach dem Klick auf den Button muss bestätigt werden, dass der Kalender im Outlook verbunden werden und dass Outlook die Webinhalte öffnen darf. Anschließend ist der Kalender in Outlook sichtbar und die Termine können ohne Browserzugriff verwaltet werden. 9. Zugriff auf Dateien per Explorer/ WebDav Wenn Sie SharePoint Dateien mit dem Windows Explorer öffnen möchten, klicken Sie in der Dokumentenbibliothek auf den Reiter (1) Bibliothek und dann auf (2) Mit Explorer öffnen. Anschließend öffnet sich ein neues Fenster indem alle Dateien zu finden sind. 1 2 Abbildung 8: Zugriff auf Dateien per Explorer Ist der Button Mit Explorer öffnen nicht verfügbar, kann die Verbindung manuell per WebDAV hergestellt werden. Unter Windows 7 geschieht dies folgendermaßen: Sie gehen auf Start, dann auf Computer und klicken auf Computer mit Netzlaufwerk verbinden. Anschließend klicken Sie auf (3) Verbindung mit einer Website herstellen. 12

14 3 Abbildung 9: Verbindung per WebDAV herstellen Daraufhin öffnet sich ein Willkommens Fenster, das mit einem Klick auf Weiter Übersprungen wird. Im nächsten Schritt muss die Einstellung (4) Eine benutzerdefinierte Netzwerkadresse auswählen gewählt werden. 4 Abbildung 10: Angabe der URL Nun muss die Seiten-URL angegeben werden. Die URL können Sie per Copy & Paste einfügen. Gehen Sie dazu per Browser auf das SharePoint-Projekt und in die zu verbindende Dokumentenbibliothek. Kopieren Sie die URL aus der Adressleiste in die Zeile Internet- oder Netzwerkadresse. Dabei löschen Sie den Teil _layouts/15/start.aspx# sowie den letzten Teil ab Forms. die URL für den Wizard Netzwerkadresse hinzufügen Mit ein paar Klicks auf Weiter wird nach den Anmeldedaten gefragt. Mit dem (5) Benutzernamen und Passwort werden die Einstellungen für die Verbindung bestätigt. 13

15 5 Abbildung 11: Angabe der URL und Anmeldung Ist die Anmeldung erfolgreich, wird im darauffolgenden Fenster ein symbolischer Name der Netzwerkadresse eingegeben. Anschließend steht die Dokumentenbibliothek im Windows Explorer zur Verfügung und Dateien/Ordner können per Drag & Drop verschoben und kopiert werden. 10. Verwaltung von Zugriffsrechten Rechte können in SharePoint nur von SharePoint-Projektadministratoren oder von Benutzern mit dem Recht Vollzugriff verwaltet werden. Die Rechteverwaltung ist erreichbar über den Menüpunkt (1) Websiteeinstellungen (2) Websiteberechtigungen. Hier kann anderen Nutzern Zugriff zum Projekt gewährt werden. Erst dann haben andere Personen Zugriff. 1 14

16 2 Abbildung 12: Verwaltung von Zugriffsrechten Im Wizard stehen alle Mitarbeiter und Studierende zur Auswahl. Mitarbeiter die Exchange nutzen melden sich mit diesen Zugangsdaten an. Für alle anderen gilt das Passwort vom Uni-Account (z.b. Mail, WLAN, usw.). Sollen Externe Zugriff auf ein Projekt haben, müssen diese zunächst vom UniRZ manuell als Benutzer angelegt werden. Dazu reicht eine an mit Vorname, Name und adresse der externen Person. Standardmäßig werden die Rechte der Projektstartseite auf alle weiteren Elemente vererbt. Es lassen sich aber für jedes Element (Webseiten, Bibliotheken, Listen, Unterprojekte, etc.) separate Rechte vergeben. Bei größeren SharePoint-Projekten sollte man sich ein Rechtekonzept auf Basis von verschiedenen Nutzergruppen überlegen, da die Rechteverwaltung sonst schnell sehr komplex und undurchsichtig werden kann. 11. Einrichten von Benachrichtigungen Im SharePoint können Sie Benachrichtigungen für Elemente, wie z.b. Dokumente, Bibliotheken oder Listen einstellen. Damit erhalten Sie jedes Mal eine , falls die gewählten Dokumente von anderen Anwendern geändert wurden. Sie können die Nachrichten bei jeder Änderung erhalten oder als tägliche bzw. wöchentliche Zusammenfassung einstellen Benachrichtigung für eine Bibliothek einstellen In einer Bibliothek können Sie sich benachrichtigen lassen, wenn sich ein Dokument ändert, oder ein Dokument hinzugefügt, bzw. entfernt wird. Dazu gehen Sie auf die gewünschte Bibliothek und klicken Sie dann über dem Menüband auf den Reiter (1) Bibliothek. Dann klicken Sie auf den Button (2) Benachrichtigungen, woraufhin Sie Ihre gewünschte Benachrichtigung für die Bibliothek einstellen können. 15

17 1 2 Abbildung 13: Benachrichtigung für eine Bibliothek 11.2 Benachrichtigung für ein Dokument einstellen In einer Bibliothek lassen sich Benachrichtigungen auch für einzelne Dokumente einstellen. Dazu gehen Sie in die Bibliothek und (1) markieren das gewünschte Dokument. 1 Anschließend gehen Sie auf den Reiter (2) Dokumente und klicken auf den Button (3) Benachrichtigungen, wie bereits in Abbildung 10 gezeigt. 2 3 Abbildung 14: Benachrichtigung für ein Dokument 11.3 Benachrichtigung für eine Liste einstellen In einer Liste können Sie sich benachrichtigen lassen, wenn sich ein Listeneintrag ändert, oder ein Listeneintrag hinzugefügt, bzw. entfernt wird. Dazu gehen Sie auf die gewünschte Liste und klicken Sie dann über dem Menüband auf den Reiter (1) Liste. Dann klicken Sie auf den Button (2) Benachrichtigungen, woraufhin Sie Ihre gewünschte Benachrichtigung für die Bibliothek einstellen können. 16

18 1 2 Abbildung 15: Benachrichtigung für eine Liste 11.4 Benachrichtigung für ein Listenelement einstellen In einer Liste lassen sich Benachrichtigungen auch für einzelne Einträge einstellen. Dazu gehen Sie in die Liste und (1) markieren den gewünschten Eintrag. 1 Gehen Sie dann über dem Menüband auf den Reiter (2) Elemente. Anschließend klicken Sie auf den Button (3) Benachrichtigungen, woraufhin Sie Ihre gewünschte Benachrichtigung für die Bibliothek einstellen können. 2 3 Abbildung 16: Benachrichtigung für ein Listenelement 11.5 Verwaltung der eingestellten Benachrichtigungen Bereits eingestellte Benachrichtigungen können Sie zentral in einer Liste verwalten. Klicken Sie auf Benachrichtigen (1) Meine Benachrichtigungen verwalten 17

19 1 (2) Klicken Sie auf den Namen der Benachrichtigung, die Sie ändern möchten. Im nachfolgenden Fenster können Sie die Einstellungen ändern. 2 Auf dieser Seite können Sie zudem nicht mehr benötigte Benachrichtigungen (3) löschen oder weitere (4) hinzufügen, allerdings nur auf Listen, bzw. Bibliotheksebene. 3 4 Abbildung 17: Verwaltung der Benachrichtigung 12. Kennwortänderung Ihr Kennwort können Sie auf der SharePoint Login Seite durchführen. (1) Setzen Sie ein Häkchen bei Ich möchte mein Kennwort nach der Anmeldung ändern, bzw. I want to change my password after logging on 18

20 1 Geben Sie anschließend das alte sowie das neue Kennwort Abbildung 18: Kennwortänderung 19