Win-Win Situation durch konsequente Automatisierung

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1 Win-Win Situation durch konsequente Automatisierung Vorteile digitaler Rechnungsprozesse Judith Balfanz Copyright , AuthentiDate International AG

2 Agenda Elektronische Signaturen Schlüssel zu medienbruchfreien Prozessen? Der gesetzeskonforme elektronische Rechnungsprozess Nutzen Rechtliche & technische Anforderungen Medienbruchfreier, gesetzeskonformer Rechnungsaustausch über Dienstleister Judith Balfanz 15. April 2008 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 2

3 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 3 Warum existieren heute noch Medienbrüche? Elektronische Daten z.b. Verträge, Rechnungen, Bestellungen, etc. Drucken Versenden Scannen Manuell erfassen Elektronische Daten

4 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 4 Elektronische Signaturen Schlüssel zu medienbruchfreien Prozessen? Elektronische Elektronische Daten Daten z.b. Verträge, z.b. Rechnungen, Verträge, Rechnungen, Bestellungen, etc. Bestellungen, etc. Drucken Versenden Scannen Manuell erfassen Elektronische Elektronische Daten Daten

5 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 5 Anforderungen an Signaturlösungen Deutsches Signaturgesetz EU-Signaturrichtlinie D EU Deutsches Signaturgesetz EU-Signaturrichtlinie

6 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 6 Signaturarten Einfache Signatur Fortgeschrittene Signatur Qualifizierte Signatur mit Anbieterakkreditierung Elektronische Signatur ohne Verschlüsselung z.b. eingescannte Unterschrift keine Kryptografie Keine Rechtssicherheit Signatur ist einem Schlüsselinhaber zugeordnet Verwendung von kryptographischen Schlüsselpaaren (öffentlich / privat) Verhindert nachträgliche Änderung an signierten Daten ohne Berücksichtigung einer vertrauenswürdigen Instanz bzw. Aufsichtsbehörde Speicherort des Zertifikats auf der Festplatte (Softwarezertifikat) als Beweismittel zulässig aber Problem der Beweislast (keine Beweislastumkehr) Keine Rechtssicherheit Speicherort auf einer Smart Card = sichere Signaturerstellungseinheit Berücksichtigung eines akkreditierten Trust Centers (Online Abfrage OCSP) Allgemeine Rechtssicherheit (Vermutungsregel des 292a ZPO) Beweislastumkehr vor Gericht Gültigkeit 30 Jahre Speziell in Deutschland / allgemein in Europa Uneingeschränkte Rechtssicherheit Rechtssicherheit (d.h. Ersatz der Papierunterschrift ) und maximale Sicherheit ist gemäß Signaturgesetz nur mit der Sicherheitsstufe qualifizierte Signatur zu erreichen.

7 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 7 Signaturen vs. Zeitstempel Elektronische Signaturen Personenbezogene Signaturen WER & WAS z.b. elektronische Unterschrift Vertragswesen Bestätigungsprozesse Genehmigungsschritte Zeitstempel WANN & WAS z.b. Langzeitarchivierung Patentrecht / geistiges Eigentum Beweissicherung

8 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 8 Anforderungen an Signaturlösungen Deutsches Signaturgesetz EU-Signaturrichtlinie D EU Deutsches Signaturgesetz EU-Signaturrichtlinie Signatur Hard- & Software gesetzliche Anforderungen erfüllen zentral integrierbar transparent für Anwender für Massenprozesse integrierbar hoch performant

9 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 9 AuthentiDate Leistungen Elektronische Daten Elektronische z.b. Daten Verträge, Rechnungen, z.b. Verträge, Bestellungen, Rechnungen, etc. Bestellungen, etc. Signatursoftware + Trust Center Services Elektronische Daten Elektronische Daten

10 Agenda Elektronische Signaturen Schlüssel zu medienbruchfreien Prozessen? Der gesetzeskonforme elektronische Rechnungsprozess Nutzen Rechtliche & technische Anforderungen Medienbruchfreier, gesetzeskonformer Rechnungsaustausch über Dienstleister Judith Balfanz 15. April 2008 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 10

11 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 11 Elektronische Rechnungsprozesse Der Rechnungsversand Druck + Kuvertierung Versand Rechnungskopien Nachbearbeitung Rechnungserstellung Medienbruchfreie elektronische Abbildung Elektronischer Rechnungseingang

12 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 12 Welche Kosten können eingespart werden? Rechnungserstellung Druck + Kuvertierung Versand Rechnungskopien Nachbearbeitung 0,20-0,30 Ø 7,3% 0,71-1,84 0,05-0,10 0,61-2,15 0,0-0,89 Ø 37,2% Ø 2,2% Ø 40,2% Ø 13,1% 1,37-4,98 0,53-1,75 Elektronischer Rechnungseingang Medienbruchfreie elektronische Abbildung Quelle: PwC Studie

13 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 13 Elektronischer Rechnungsversand Rechtliche Anforderungen 14 UStG. (AO, HGB, GOBS) qualifizierte elektronische Signatur - gemäß Deutschem Signaturgesetz - gemäß EU-Signaturrichtlinie D EU Deutsches Signaturgesetz EU-Signaturrichtlinie Technische Anforderungen zentrale, gesetzeskonforme Software - massenweise, hoch performante Signaturerstellung - Format unabhängige Signatur - Tools zur einfachen, schnellen Prüfung von Signaturen

14 Agenda Elektronische Signaturen Schlüssel zu medienbruchfreien Prozessen? Der gesetzeskonforme elektronische Rechnungsprozess Nutzen Rechtliche & technische Anforderungen Medienbruchfreier, gesetzeskonformer Rechnungsaustausch über Dienstleister Judith Balfanz 15. April 2008 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 14

15 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 15 Signierte Ausgangsrechnungen über Dienstleister Dienstleister Rechnungsversender Rechnungsempfänger Elektronische Rechnungen als PDF, XML, IDOC, ASCII, 1 ebilling Signature Server (Signaturerstellung) 3 2 Elektronische, signierte Rechnungen entsprechend 14 UStG & EU-Rechnungsrichtlinie Signierte Rechnungen & Ergebnis der Signaturprüfung 4 Signature Check Server (Signaturprüfung) 4 Ergebnis der Signaturprüfung

16 Copyright , AuthentiDate International AG Seite 16 Signierte Rechnungen über SupplyOn SupplyOn Infrastructure SupplyOn Portal Infrastructure (Master Data User Management) INVOICE XML IDOC embedded in XML-DSIG Business Integration Server Export Invoice https or OFTP EDI Signature File XML-DSIG according to SCD settings and new Workflows In BIS Export Invoice WebEDI enters Invoice data Sends Invoice data WebDav External partner Download of Invoice data incl. signature file and verification report receives Invoice data incl. Signature file And verification report validation of the signature and archiving of the files for 10 years signing Signature (aus Gesetzt abzuleiten) of Chip Card with SupplyOn Key verifying cross check of Chip Card in certain time intervals necessary Buyer Supplier SupplyOn Supplier gives SupplyOn the autorisation to create server based digital signature

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