Kurzanleitung. Zur Verwendung des AUDI/VW Belegportals 2.0 für Endanwender. Version 1.3

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1 Kurzanleitung Zur Verwendung des AUDI/VW Belegportals 2.0 für Endanwender Version 1.3 Stand

2 INHALT 1. GRUNDLAGEN STARTSEITE AUFBAU KOPFLEISTE SCANVIEW EXTRAS ANSICHT MANDANTEN AUSWAHL EXTRAS INDEXBEREICH TREFFERBEREICH 9 2. ABLAUF SUCHE SUCHEINSTELLUNGEN ERGEBNIS ANZEIGE UND EXPORT 13 2

3 1. Grundlagen 1.1 Startseite Auf der Startseite des Audi/VW Belegportals können Sie sich mit Ihrem Benutzernamen (Händlernummer bzw. Lieferantennummer) und Ihrem Kennwort im Belegportal anmelden. Folgende Funktionen / Möglichkeiten finden Sie auf der Startseite: Konfiguration: Auswahl via Drop-Down-Menü, ob der Login für einen Händler / Service Betrieb oder für einen Lieferanten erfolgen soll. Zusätzlich zu der Unterscheidung Händler / Service Betrieb bzw. Lieferant ist auszuwählen, ob die gesuchten Dokumente zum Zeitpunkt der Anmeldung älter oder jünger als sechs Monate sind, da das System auf zwei verschiedene Datenbanken zugreift. Benutzername: Passwort: Kennwort vergessen: Ticker: Händlernummer bzw. Lieferantennummer (Betriebsnummer). Eingabe des aktuellen Kennwortes. Bei erstmaliger Anmeldung im AUDI/VW Belegportal 2.0 sollte das Standardkennwort aus Sicherheitsgründen geändert werden. Über diese Funktion kann ein neues Kennwort angefordert werden. Die Zusendung ist nur möglich, wenn bei der Archiv- Freischaltung eine gültige Adresse angegeben wurde. Der Versand des Kennwortes erfolgt stets über den Absender In dem Ticker finden Sie die Kontaktdaten des SAP Service Teams. Dieses steht Ihnen bei allen technischen Fragen das Belegportal betreffend als Ansprechpartner zur Verfügung. Ebenso werden im Ticker im Bedarfsfall aktuelle Informationen zur Verfügung gestellt. 3

4 1.2 Aufbau Nach der Anmeldung auf der Startseite befinden Sie sich in der folgenden Applikation: Das Portal ist in die folgenden grundlegenden Bereiche aufgeteilt: 4

5 1.3 Kopfleiste In der Kopfleiste verfügen Sie über die folgenden Optionen / Menüs: Scanview Suche starten Nächste Treffer Suchkriterium löschen Beenden Mit dieser Funktion wird die Suche nach Belegen in den einzelnen Mandanten (Audi, VW, OTLG) sowie in den Bereichen neue Dokumente zeigen und neue Dokumente aller Benutzer anzeigen gestartet. Zeigt weitere 50 Belege an. Diese Funktion löscht alle Eingaben in den Indexfeldern auf der rechten Seite im Indexbereich. Hiermit können Sie sich aus dem Belegportal abmelden. Die Abmeldung ist erforderlich, wenn Sie die Anwendung verlassen möchten Extras Persönliche Einstellungen In diesem Bereich können Sie Ihre persönlichen Einstellungen für den Indexbereich auf der rechten Seite definieren, z.b. die Anzahl der Ergebnisse pro Abruf oder die Anzahl der Spalten der Indexmaske. Kennwort ändern Hierüber erfolgt die Änderung des Kennwortes für die Anmeldung im AUDI/VW Belegportal 2.0. Nach der Erstanmeldung ist die Kennwortänderung unbedingt angeraten. 5

6 ändern Mit dieser Funktion können Sie die -Adresse für Benachrichtigungen über neu eingegangene Belege im Archiv ändern. Hierbei wird eine an die zuständigen Fachbereiche von Audi/VW generiert. Wichtig ist, dass Sie die Änderung für alle Mandanten (AUDI, VW, OTLG) einzeln vornehmen. So können Sie entscheiden, welche - Adressen bei dem jeweiligen Mandanten zu hinterlegen sind. für Kennwortrücksetzung ändern Mit dieser Funktion können Sie die Adresse für die Zusendung eines neuen Kennwortes ändern. Hiermit wird sichergestellt, dass die Funktion Kennwort vergessen zuverlässig genutzt werden kann Ansicht Sprache In diesem Bereich können Sie die Sprachen Deutsch oder Englisch auswählen. Des Weiteren bieten sich Ihnen noch die beiden Felder Schnellsuche und Logout an. In der Schnellsuche können Sie einen Begriff (z.b. Belegnummer) eingeben, nach welchem Sie unabhängig vom Mandanten - über das gesamte Archiv suchen möchten. Mit einem Klick auf Suchen wird die Suche gestartet. Klicken Sie auf, so werden Sie vom Belegportal abgemeldet. Es ist erforderlich, dass Sie sich aus dem Belegportal ausloggen, wenn Sie die Anwendung verlassen möchten. 6

7 1.4 Mandanten Auswahl In der Mandaten Auswahl stehen Ihnen alle Ihrem Benutzer zugewiesenen Mandanten (AUDI, OTLG, VW usw.) zur Verfügung. Die Mandanten erscheinen automatisch mit Archivierung eines Beleges aus dem jeweiligen Fachbereich in Ihrer Auswahl, eine manuelle Zuweisung ist nicht erforderlich. Bitte wählen Sie hier den Mandanten aus, innerhalb dessen Sie eine Suche nach Belegen starten möchten. Bei dieser Suche werden Ihnen unabhängig vom Belegstatus alle im Archiv vorhandenen Belege für diesen Mandanten angezeigt, auch bereits gelesene oder heruntergeladene Belege. Zusätzlich zu der Mandanten Auswahl verfügen Sie über zwei globale gespeicherte Abfragen, mit deren Hilfe Sie die folgenden Ergebnisse aufrufen können: Neue Dokumente zeigen Hiermit werden Ihnen alle neuen Dokumente aller Mandanten des angemeldeten Benutzers angezeigt. Neue Dokumente aller Benutzer anzeigen Hiermit werden Ihnen alle neuen Dokumente aller Mandanten aller Ihrer verknüpften Benutzer angezeigt, sofern Sie über einen Konzernzugang verfügen. Wählen Sie eine der Abfragen aus und klicken Sie im Anschluss auf Suchen. 7

8 1.5 Extras In diesem Bereich können Sie die folgenden Funktionen ausführen: Signatur prüfen Dokumentation Support/Fehlermeldung Impressum Hiermit wird ein externes Programm gestartet, mit dessen Hilfe Sie die Prüfung der digitalen Signatur durchführen können. Hiermit können Sie alle Dokumentationen zu diesem Portal aufrufen. Hiermit können Sie eine Meldung an das SAP Service Team senden. Hiermit können Sie die Daten des Betreibers dieses Portals einsehen. Zusätzlich haben wir für Sie die -Adresse und Telefonnummer des ebox Service Teams angegeben, welches Ihnen für alle technischen Fragen das AUDI/VW Belegportal 2.0 betreffend zur Verfügung steht. 1.6 Indexbereich In diesem Bereich geben Sie die zu suchenden Werte ein und bekommen die Indexwerte ausgewählter Dokumente angezeigt. Der Indexbereich kann von Mandant zu Mandant variieren. 8

9 1.7 Trefferbereich Im Trefferbereich bekommen Sie die Resultate Ihrer Suche angezeigt. Sie können innerhalb der Treffer Sortierungen und Gruppierungen vornehmen. 2. Ablauf 2.1 Suche Sie können auf der linken Seite in der Mandanten Auswahl einen Ihrem Benutzer zugeordneten Mandanten auswählen. Anschließend werden Ihnen in dem Indexfenster (rechte Seite) die verfügbaren Suchfelder angezeigt und können für eine Suche weiter eingeschränkt werden. Bitte geben Sie hierfür die zu suchenden Werte ein. Bei den folgenden Feldern stehen Ihnen Auswahllisten zur Verfügung, mit deren Hilfe Sie fest hinterlegte Werte direkt anklicken können, ohne diese manuell eingeben zu müssen: 9

10 Status: Hier können Sie sich alle neuen, gelesenen oder bereits heruntergeladenen Dokumente eines Mandanten anzeigen lassen Belegart: Über diese Auswahl können Sie eine von allen für einen Mandanten verfügbaren Belegarten für die vorzunehmende Suche festlegen Sie können die Auswahl-Listen öffnen, in dem Sie auf den kleinen Pfeil im rechten Eck des Feldes klicken; über die Scroll-Leiste rechts in der Auswahl-Liste lassen sich die betreffenden Belegarten in alphabetischer Reihenfolge anzeigen: Wenn Sie in den Betrags- oder Datumsfeldern suchen möchten, so können Sie einen Bereich (von - bis) definieren, in dem Sie den Start-Wert in dem linken, und den End-Wert in dem rechten Bereich eingeben 10

11 Geben Sie in keinem Feld einen Wert ein, so werden alle für Sie verfügbaren Dokumente in der Trefferliste angezeigt, allerdings ist die Anzeige auf maximal 50 Treffer pro Seite begrenzt. Möchten Sie weitere Treffer sehen, so können Sie im Kopfbereich der Trefferliste auf klicken und bekommen weitere 50 Treffer angezeigt. 2.2 Sucheinstellungen Sollten Sie keine Belege angezeigt bekommen, überprüfen Sie bitte die Sucheinstellungen unter: Folgende Haken sollten gesetzt sein, damit Belege korrekt angezeigt werden können: Bei abweichenden Sucheinstellungen kann es sein, dass vorhandene Belege nicht gefunden werden oder die Applikation den Ladevorgang nicht erfolgreich beenden kann. 2.3 Ergebnis In der Trefferliste bekommen Sie nun in einer tabellarischen Form das Suchergebnis angezeigt. Die folgenden Aktionen stehen Ihnen bei der Arbeit mit den angezeigten Dokumenten zur Verfügung: Sortieren: Verschieben: Durch einen einfachen Klick auf ein Kriterium in der Spaltenüberschrift können die Inhalte in aufsteigender respektive absteigender Reihenfolge angeordnet werden Durch Verschieben einzelner Kriterien in der Spaltenüberschrift ( Drag & Drop ) lässt sich die Reihenfolge der angezeigten Beleginhalte beliebig variieren 11

12 Markieren: Durch Markieren einer einzelnen Zeile der Ergebnisliste werden die kennzeichnenden Werte des jeweiligen Beleges in den Indexfeldern ausgewiesen. Die Funktionen ähneln hierbei stark den bekannten Verfahren, wie sie auch im Office-Umfeld zum Tragen kommen. Zusätzlich können Sie das Ergebnis noch gruppieren. Hierzu ziehen Sie die für die Gruppierung vorgesehene Spalte auf die hierfür vorgesehen Zeile zwischen der Anzeige der Anzahl der geladenen Dokumente und der Reihe mit den Spaltenüberschriften: Im vorliegenden Fall wurden die vorhandenen Belege anhand des Feldes Datum gruppiert. So lassen sich vorhandene Dokumente übersichtlich darstellen und alle Belege eines Tages einzeln anzeigen: Um die Gruppierung zu entfernen, ziehen Sie das Feld wieder in die Spaltenübersicht zurück. 12

13 2.4 Anzeige und Export Möchten Sie einen Beleg ansehen, so können Sie hierzu auf das PDF-Icon klicken: Um einen Beleg herunterzuladen, klicken Sie bitte auf das gelbe Ordner-Symbol rechts daneben: Sie können im Anschluss wählen, ob Sie alle Teile des Dokuments in Form eine ZIP-Datei öffnen bzw. herunterladen möchten, oder lediglich die PDF-Datei. Durch einen Klick auf den Pfeil links von dem PDF-Icon lassen sich die begleitenden Dokumente anzeigen: Die begleitenden Dokumente sind neben dem PDF selber die externe Signatur sowie der Signatur Prüfbericht, welcher die Gültigkeit der Signatur sowie die Vertrauenswürdigkeit des verwendeten Zertifikates bestätigt. Überdies steht Ihnen die Möglichkeit zur Verfügung, mehrere markierte Dokumente zugleich zu exportieren. Die Auswahl der Dokumente erfolgt - wie in Office üblich über die Tasten Strg und / oder Shift. Der Export erfolgt entweder über den Menüpunkt Markieren eines Dokumentes oberhalb der Indexfelder angezeigt wird,, welcher beim oder per Rechtsklick auf die Anzeigezeile des entsprechenden Dokumentes:. 13

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