DocXtractor II. Automatische Klassifizierung und Geschäftsprozessoptimierung. Pierre Himmelmann. ELO Digital Office. ELO Digital Office GmbH 1

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1 DocXtractor II Automatische Klassifizierung und Geschäftsprozessoptimierung Pierre Himmelmann ELO Digital Office ELO Digital Office GmbH 1

2 1 ELO Digital Office Wir über uns 2 Rechnungsverarbeitung Die Die Herausforderung 3 DocXtractor II INVOICE Das Produkt 4 DocXtractor II INVOICE Die Systemarchitektur 5 4 Offene Fragen ELO Digital Office GmbH 9

3 Formular Teilstrukturiertes Dokument Free-Form Dokument Input-Medien: Papier, , Fax etc. ELO Digital Office GmbH 10

4 Daten, Information und Wissen stehen eng miteinander im Zusammenhang Bildobjekte Layoutstruktur Bild Zeichen DATEN d S 2 Wörter INFORMATION Interpretation Prozesse Informations- Präsentation Logische Objekte Absender Empfänger Datum Betreff Unterschrift... WISSEN Nachrichten Typen Angebot Bestellung Rechnung... Unternehmens Daten ELO Digital Office GmbH 11

5 Der Mensch als Schnittstelle zwischen Papier und ERP-System Die Problematik - Manuelle Erfassung Hohe manuelle Erfassungs- und Verarbeitungskosten ( 3-12) Unternehmens- Wissen Medienbruch U - Datenbank Geschäftsprozesse ERP - System Hohe Fehleranfälligkeit bei manueller Erfassung Redundante Datenerfassung Keine optimale Prozessdurchgängigkeit Hohe Durchlaufzeiten in der Rechnungsbearbeitung (Überschreiten von Terminen) ELO Digital Office GmbH 13

6 1 ELO Digital Office Wir über uns 2 Rechnungsverarbeitung Die Herausforderung 3 DocXtractor II INVOICE Das Produkt 4 DocXtractor II INVOICE Die Systemarchitektur 5 4 Offene Fragen ELO Digital Office GmbH 16

7 Highlights der Rechnungsverarbeitung mit DocXtractor II INVOICE Erfassung von Kreditor und Rechnungsempfänger inklusive Buchungskreiszuordnung; Verarbeitung von CPD Kreditoren Umfangreiche Extraktion von Kopf- und Fußdaten inkl. ungeplanter Nebenkosten und bis zu drei MwSt. Sätzen Vollautomatische Unterscheidung von FI- und MM-Rechnungen über vorkonfiguriertes und konfigurierbares Regelwerk Auslesen von Zahlungsbedingungen und 14 UStG Konformitätsprüfung (auch individuell konfigurierbar) Verarbeitung von Inlands- und Auslandsrechnungen unterschiedlicher Belegsprachen in einem System Umfangreiche Extraktion von Positionsdaten inklusive Bestellzuordnung über Bestellung und Wareneingangsdaten Selbstlernendes und selbstoptimierendes Systems mit autoadaptiven, intuitiven und visuellen Administrations- und Konfigurationsunterstützungen Umfangreiche statistische Auswertungen und Reporting ELO Digital Office GmbH 17

8 Einbettung von DocXtractor II SCAN und DocXtractor II INVOICE in den Gesamtprozess beim Kunden Import automatische Dokumentverarbeitung mit DocXtractor II INVOICE Export Bestands- und Bestelldaten SCAN Import ERP Papier Scanner Export Datenbank Fax Fax-Server Import Automatische Analyse Workflow Archiv Nachbearbeitung Mail-Server Elektronische Dokumente Konfiguration Administration Automatisierte Prozessansteuerung oder Buchhaltung DocXtractor II nutzt Bestands- und Bestelldaten zur Optimierung der automatischen Rechnungsverarbeitung und stellt die gewünschte Information elektronisch zur Verfügung. ELO Digital Office GmbH 19

9 Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Feldinformationen Feldinformationen Kreditor Feld Extraktion Rechnungsempfänger Rechnungsnummer Vollständige Rechnungsdatum Tabelleninhalte... etc. Feld Tabelle Extraktion Netto-Betrag Brutto-Betrag Verschiedene MwSt-Sätze Vollständige Endbetrag... Tabelleninhalte etc. ELO Digital Office GmbH 20

10 Anforderungen an die Extraktion der jeweiligen Tabelleninformationen Feld Tabelleninformationen Menge Feld Tabelle Extraktion Einzelpreis Vollständige Positionspreis Tabelleninhalte Rabatt... etc. ELO Digital Office GmbH 21

11 Beispiel: Mathematische Suche auf dem gesamten Dokument Extraktion Netto MwSt. Brutto Prüfung von mathematischen Abhängigkeiten Brutto ist einer der größten Beträge Netto kleiner gleich Brutto Brutto = Netto + MwSt. MwSt. = 0,19 oder 0,07 * Netto Eindeutiges Ergebnis Netto 293,76.-- MwSt 47,00.-- Brutto 340,76.-- ELO Digital Office GmbH 25

12 Selbstlernende Systemoptimierung während der Produktion Bereitstellung gelernten Wissens für zukünftige zu analysierende Belege Automatische Analyse zu verifizierende Belege Nachbearbeiter Sofortige Bereitstellung gelernten Wissens für noch zu verifizierende Belege Systemoptimierung ohne Aufwand im Hintergrund Nutzung von kreditorbezogenem Verifikationswissen zur Optimierung der Erkennung von nicht erkannten Datenpositionen (Bsp.: Rechnungsnummer) Selbständiges Verwalten von unterschiedlichen Dokumenttypen eines Kreditors Kreditorenspezifisches Training entfällt vollständig ELO Digital Office GmbH 26

13 Manuelle Nachbearbeitung der Informationen Stammdaten- Abgleich Rechnungsnummer Automatische Prüfung Peetz, Erwin Logische Prüfungen Ansprechpartner Qualitäts- Position 1 94,80 gesicherter Position 2 190,80 Daten-Export Betrag Entsorgung 8,16 Mehrwertsteuer 44,06 Gesamtbetrag 337,82 Eine manuelle Kontrolle erfolgt nur auf unsicher erkannten Feldern und wird durch die automatische Plausibilitäts-Prüfung effizient unterstützt. ELO Digital Office GmbH 27

14 Alleinstellungsmerkmale des Produktes DocXtractor II INVOICE Universeller Rechnungsleser: generischer Ansatz der Dokumentdefinition Keine kreditorspezifische Definition und Pflege Out-of-the-Box -Lösung: Einsatz ohne Anpassung an Kundendokumente Positionsunabhängige Suche (Top-Down-Suche) Individuelle Anpassung möglich (z.b. UstG Prüfung, automatisierte Bestellabgleiche, Sonderfelder etc.) Kontinuierlich selbstlernendes System Auslesen der Rechnungsinhalte inkl. Tabellen und Bezugsnebenkosten Vollständige Extraktion der Rechnungspositionen Verarbeitung mehrseitiger Belege Verarbeitung fremdsprachiger Belege Automatische Erkennung von Gutschriften und Mahnungen Erweiterung auf DocXtractor II SUITE möglich (Verarbeitung des gesamten Posteingangs) ELO Digital Office GmbH 29

15 DX2-Rechnungseingangsbuch ELO Digital Office GmbH 36

16 Erweiterter Workflow Protokoll als Dateianbindung An-/Verbindung an BLP ELO Digital Office GmbH 40

17 Barcode Button in ELO drücken. Liest Barcorde aus Verschlagwortungsmaske, ELO Digital Office GmbH 45

18 Startet in ELO zweiten Workflow: Rechnungsprüfung (davor: Vorerfassung), rum im Haus, landet wieder bei Buchhaltung SAP-Knopf Selbes Script, Status freigegeben => FB02, Zahlungsfreigabe ELO Digital Office GmbH 46

19 Oder per ELO Workflow und ELO SAP Modul Kontierungs-/FreigabeClient ELO Digital Office GmbH 53

20 ELO Digital Office GmbH 54

21 ELO Digital Office GmbH 55

22 ELO Digital Office GmbH 59

23 Oder durch den ELO SAP Pilot Rechnungseingangsbuch innerhalb SAP Workflow Freigaben im BusinessWorkplace Oder auch per WebClient ELO Digital Office GmbH 60

24 Prinzip des Rechnungsworkflows Schematische Darstellung des Rechnungsworkflows (optionale Schritte) Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf / Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector Erfassen und Indizieren Prüfen und Vorbereiten Freigeben und Klären Buchen und Abschließen Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger ELO Digital Office GmbH 61

25 Übergabe der extrahierten Werte Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector Sichere Datenübernahme durch SAP-zertifizierte Schnittstelle INVOICE Provider ELO Digital Office GmbH 64

26 INVOICE Validator Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector Buchhalter oder anderere qualifizierter Benutzer Kontierung wie in SAP Komfortable Bestellzuordnung Komfortabler Duplikatscheck Anzeige der Meldungen während der Erfassung Durch das Vorerfassen wird der Genehmigungsworkflow gestartet Optional dunkel vorerfassen ELO Digital Office GmbH 65

27 INVOICE Web Inspector Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector Keine SAP-GUI erforderlich Eingang einer Mail im Posteingang (z.b. Outlook, Lotus Notes) des Genehmigers Möglichkeit der Wiedervorlage (innerhalb einer definierten Frist) ELO Digital Office GmbH 67

28 Übernahme in Standard-SAP-Maske Button Änderungen übernehmen ermöglicht die direkte Übernahme der buchhalterisch korrekten, geprüften und freigezeichneten Werte in die Standard-SAP-Maske Abschluss der Rechnungsbearbeitung ELO Digital Office GmbH 69

29 INVOICE Ledger Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector Rechnungseingangsbuch Arbeitsplatz des Buchhalters anstelle Posteingang Persönliche Selektion einfach änderbar Prioritäten durch Sortierung, z.b. Skontofristen Mit Business Workplace kombinierbar Recherchetool für Management Rechnungen in allen Phasen sichtbar Historisches Reporting über Kennzahlen, z.b. Phasendauer Anbindung an SAP Business Warehouse möglich ELO Digital Office GmbH 70

30 Dokumente im INVOICE Pilot for SAP Rechnungseingangsbuch / INVOICE Ledger Poststelle / Buchhaltung Buchhaltung Einkauf, Fachabteilung Buchhaltung Inspector DocXtractor Verifier Validator : Controller Web Inspector DocXtractor- Felder DocXtractor- Rechnung Vorerfasster SAP-Beleg Gebuchter SAP-Beleg IDoc, RFC BAPI/Batch Input Manuelle Buchung ELO Digital Office GmbH 71

31 ELO Digital Office GmbH 77

32 1 ELO Digital Office Wir über uns 2 Rechnungsverarbeitung Die Herausforderung 3 DocXtractor II INVOICE Das Produkt 4 DocXtractor II INVOICE Die Systemarchitektur 5 Offene Fragen ELO Digital Office GmbH 83

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