SAP-Rollout nach China bei Hu-Friedy

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1 Erschienen im E3-Magazin, Februar 2014 Medizintechniker etabliert globales SAP-Template SAP-Rollout nach China bei Hu-Friedy Mit Vertretungen in mehr als sechzig Ländern ist Hu-Friedy ein weltweit führender Hersteller hochwertiger Präzisions- Handinstrumente für Zahnarztpraxen und -kliniken. China, ein wachsender Markt für die Dentalbranche, ist auch für die USstämmigen Medizintechniker von strategischer Bedeutung. Grund genug, die noch in den Kinderschuhen steckende IT- Welt vor Ort weiterzuentwickeln und den chinesischen Standort in Shanghai in die konzerneigene SAP-Systemlandschaft zu integrieren.

2 SAP-Rollout nach China bei Hu-Friedy Über Hu-Friedy Mfg. Co., LLC Mit Vertretungen in mehr als 60 Ländern ist Hu-Friedy derzeit ein weltweit führender Hersteller hochwertiger Präzisions-Handinstrumente für Zahnarztpraxen und -kliniken. Die Produktpalette des Unternehmens umfasst über Dentalinstrumente und Management-Systemen, die in mehr als 80 Länder verkauft werden. Über 600 Mitarbeiter repräsentieren die Marke Hu-Friedy weltweit in Büros und Niederlassungen in den Niederlanden, Italien, Deutschland, China und Japan. Das Vertriebsnetz des Medizintechnikunternehmens ist in über 30 Ländern aktiv. Der Hauptsitz von Hu-Friedy befindet sich seit der Gründung durch Hugo Friedmann im Jahre 1908 in Chicago, USA. Mithilfe der cbs Corporate Business Solutions gelang es dem Medizintechnikhersteller, seine globale SAP-Unternehmenslösung auch in China zu etablieren. Alle legalen Anforderungen des chinesischen Staates im Umfeld Umsatzsteuern ( Golden Taxation ), Rechnungslegungsvorschriften (China-GAAP) und Behördenberichtswesen ( Golden Audit ) sowie zur Zolllagerabwicklung (Bonded Warehouse) waren zu erfüllen. Zudem musste das bestehende SAP-Template um lokale Sonderprozesse in Einkauf, Vertrieb und Produktion erweitert und die ERP- Anwendung für den nutzerfreundlichen Betrieb vereinfacht werden. Dies gelang nach Plan: Die neue Lösung ging nach viereinhalb Monaten Projektlaufzeit erfolgreich in den Produktivbetrieb.

3 Medizintechniker etabliert globales SAP-Template Emerging Markets Die Region Asia-Pacific (APAC) ist ein wachsender Markt, in dem mittlerweile eine Vielzahl westeuropäischer Unternehmen der produzierenden Industrie mit internationalem Geschäft aktiv ist. Soll eine globale SAP-Lösung auch in Ländern wie China in die übergreifende Prozess- und Systemstrategie einbezogen werden, müssen Unternehmen den lokalen Anforderungen und Rahmenbedingungen Rechnung tragen. Auch der in der Dentalbranche aktive Medizintechnikhersteller Hu-Friedy erkannte die Notwendigkeit, die Dependance in China in die konzerneigene SAP-Systemlandschaft zu integrieren. Am Standort in Shanghai sind ca. 120 Mitarbeiter beschäftigt, davon 100 in der Produktion und weitere 20 in Vertrieb und Management. Hier werden die in den USA produzierten Dentalinstrumente in aufwändiger Handarbeit geschliffen und geschärft. Dadurch spart Hu-Friedy nicht nur immense Lohnkosten, sondern erobert mit seinen Präzisionsinstrumenten quasi nebenbei den chinesischen Markt. greifenden Prozesse zu integrieren und transparent zu machen, stattete die cbs den Produktionsund Vertriebsstandort des Medizintechnikherstellers in China mit integrierten Geschäftsprozessen auf Basis eines globalen SAP-Template-Systems aus. Lokale Prozesse, legale Anforderungen Das globale ERP-System von Hu-Friedy wird in den USA, am Firmensitz in Chicago, als zentrale Instanz mit einem Mandanten geführt, zusätzlich ist ein globales BW-System im Einsatz. Im chinesischen Werk in Shanghai war man bis dato ohne ERP-System ausgekommen. Lediglich eine Buchhaltungssoftware wurde genutzt. Mit dem Rollout des bestehenden SAP-Templates nach China verfolgte Hu-Friedy gleich zwei Ziele: Einerseits das Template um einfach zu bedienende lokale Prozesse zu erweitern, und andererseits alle legalen Anforderungen Chinas zu integrieren - einschließlich solcher, die nicht über den SAP-Standard oder Länderpakete abgedeckt werden. In Ländern mit hoher Fluktuation und in Niederlassungen mit wenigen IT-affinen Mitarbeitern soll ein ERP-System möglichst einfach zu bedienen sein. Neben der Usability gesellten sich weitere Anforderungen an die SAP-ERP-Lösung. Spezifische Sonderprozesse mussten abgebildet werden, die die chinesische Unternehmenseinheit des Herstellers von zahntechnischen Instrumenten zur Abwicklung ihres Geschäftes benötigt: Verlängerter Werkbankprozess mit Überarbeitung und Veredelung von in den USA produzierten Instrumenten, die anschließend wieder zurück in die USA oder nach Europa exportiert werden, Einkauf von lokalen Komponenten und Rohstoffen zum Export nach Europa und in die USA, Vertrieb von importierten oder produzierten Instrumenten für den chinesischen Markt. Zum einen erwartete Hu-Friedy die Unterstützung all dieser unterschiedlichen Hauptprozesse durch die erweiterte globale SAP-Templatelösung. Zum anderen musste das lokalisierte SAP-System zwingend alle legalen Anforderungen des chinesischen Staates erfüllen. Genannt seien hier nur die Stichpunkte Golden Tax, Golden Audit und Zolllagerabwicklung. Bei einem SAP-Rollout in die Emerging Markets werden meist die vorhandenen globalen Templates westlichen Ursprungs eingesetzt und nur solche Anpassungen vorgenommen, die dort für das jeweilige Unternehmen und den Geschäftsbetrieb unabdingbar sind. Weil hierzu ein exaktes Wissen der länderspezifischen Anforderungen nötig ist, wählte Hu-Friedy die Heidelberger cbs Corporate Business Solutions GmbH als Beratungspartner. Um die unternehmensübercbs Corporate Business Solutions. Die Unternehmensberatung der Materna Gruppe.

4 SAP-Rollout nach China bei Hu-Friedy Zwickmühle global und lokal Es ist nicht empfehlenswert, internationale Template Rollouts dezentral steuern zu wollen. Auch nach der Einführung lässt sich ein kontrollierter, nachhaltiger Betrieb einmal etablierter globaler Standards nur schwer sicherstellen. Desungeachtet gilt nach wie vor: SAP-Aktivitäten in Asia-Pacific können vor Ort kostengünstig unterstützt werden. Beratungshonorare und Nebenkosten in der Region sind mit westlichen und westeuropäischen nicht vergleichbar. Die Qualität vor Ort muss allerdings stimmen, sonst werden die Kostenvorteile auf dem Papier schnell von erhöhten Aufwenden zunichte gemacht. Vonnöten ist die Kombination: Globale Qualität und regionale Nähe, globales und lokales (legales) Know-how. Wissen aus zwei Anforderungswelten, möglichst zu lokal wettbewerbsfähigen Kosten. Hu-Friedy wählte die cbs als internationalen Rollout-Partner. Als Brückenbauer in die Region Asia- Pacific bietet die cbs mittelständischen Unternehmen und Großkonzernen umfassende Kompetenzen: Neben Beratung bei der strategischen Planung stehen die Unterstützung von Implementierungen für lokale Länderrollouts und flexible Lösungen für den globalen oder regionalen Betrieb der SAP- Landschaft. Die cbs betreibt eine Niederlassung in Singapur, von der aus das Asiengeschäft gesteuert wird. Best-Practices des Management-, Prozess- und SAP-Beraters gewährleisten erfolgreiche Projekte in time und Budget. Vom Readiness-Check zum Go-Live Vor dem Start des Rolloutprojekts haben die cbs-berater die Template-Prozesse, übliche legale Anforderungen und grundlegende Stammdaten für die chinesische Einheit im SAP-System aufgebaut. Auf Basis dieses Prototyps erfolgte im zweiten Schritt eine Schulung kombiniert mit einer Fit-Gap- Analyse am chinesischen Standort in Shanghai. Für die Aufnahme regionaler Prozesse und die Übernahme in das globale Template ist meist nicht viel Zeit vorhanden. Um jedoch zu klären, inwieweit und in welchem Umfang während des Projektes regionale Anpassungen und ggf. ein Roll-Back von Business-Prozessen oder Lösungen in das Template möglich sind und zugelassen werden, ist ein sorgfältig strukturierter Template-Readiness-Check für APAC nötig. Auf Basis der Fit-Gap-Analyse wurde das bei Hu-Friedy eingesetzte Template erweitert. Um den legalen Anforderungen Chinas gerecht zu werden, wurden die Prozesse für Logistik, Einkauf, Vertrieb, Zollabwicklung, Finanzen und Controlling angepasst. Nach der Umsetzung in den SAP-Komponenten ERP und BW erfolgten zwei kurze Testphasen, bereits dem ersten Test lagen migrierte Stammdaten zugrunde. Der Cut-over mündete nach nur viereinhalb Monaten Projektlaufzeit in den erfolgreichen Go-Live in time und Budget.

5 Medizintechniker etabliert globales SAP-Template Unternehmensweit integrierte Prozesse Am Standort in Shanghai profitiert Hu-Friedy heute von einer standardisierten, integrierten und einfach zu bedienenden SAP- Prozessplattform. Das lokale Altsystem wurde komplett abgelöst, manuelles Reporting war obsolet geworden. Rund um den Globus laufen die unternehmensweiten Prozesse nun vollständig integriert, transparent und ohne Medienbruch ab. Zudem wurde das staatliche Golden-Tax-System an die SAP-Lösung angebunden, wodurch die Rechnungsstellung jederzeit rechtskonform ist. Reguläre Belege können für jede Steuerrückerstattung automatisiert und gemäß den legalen Anforderungen erstellt werden. Außerdem erfüllt der Hersteller von Dentalprodukten die Vorgaben der chinesischen Steuerbehörden nach normierten Berichten zu Buchungs- und Zahlungsvorgängen, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie Bilanzen.

6 SAP-Rollout nach China bei Hu-Friedy Länderspezifika China Was müssen Unternehmen in der APAC-Region beachten? In vielen asiatischen Ländern sind spezielle Rechnungen oder Rechnungsnummern vorgeschrieben, wie die Governmental Uniform Invoice (GUI) in Taiwan und Red Invoice in Vietnam. Auch gesetzliche Reporting-Anforderungen wie spezielle Steuerberichte (VAT und Withholding Tax Report für Indonesien) oder Asset- Auswertungen müssen erfüllt werden. Oft sind zusätzliche Schnittstellen erforderlich: In Japan zum Beispiel zum Zengin-System, das zur Abwicklung von inländischen Kapitaltransfers und Geldsendungen zwischen Banken verbindlich ist. In China tätige Unternehmen müssen insbesondere folgende Anforderungen erfüllen. Mehrwertsteuer und Golden-Taxation-System: Im Prinzip existiert in China eine Mehrwertsteuerpflicht ähnlich wie in Deutschland, jedoch sind der Steuersatz und die Abzugsfähigkeit der Vorsteuer vom Jahresumsatz abhängig. Um sicher zu stellen, dass die Mehrwertsteuer ordnungsgemäß abgeführt wird, stellt der chinesische Staat eine Fiskalsoftware für den Datenaustausch mit den staatlichen Finanzbehörden bereit. Damit Unternehmen an chinesische Geschäftspartner Waren verkaufen und gezahlte Steuern erstattet bekommen, ist der Einsatz von Golden Tax für alle mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen obligatorisch. Rechnungen müssen in einem von der chinesischen Steuerbehörde entworfenen und festgelegten Format erstellt werden (Jinshui). Lokale Geschäftspartner akzeptieren nur Ausdrucke in den offiziellen Formblättern (Fapiao). Die Anbindung des Golden-Tax-Systems an die eigene ERP-Software erfolgt über eine Schnittstelle. Harmonized System Code (HS Code) und Zolllager (bonded warehouse): Der Harmonized System Code ist eine international anerkannte Bestimmung, mittels derer die steuerliche Bewertung der eingesetzten Artikel und Materialien abhängig vom Verwendungszweck festgelegt wird. Je nach HS Code sind besondere Dokumente für Steueransprüche erforderlich. Der Materialstamm des ERP-Systems verwaltet den HS Code und weitere import- und exportrelevante Daten und übernimmt diesen in die Zollerklärung und in alle weiteren für die Importund Export-Abwicklung benötigten Dokumente. Unternehmen müssen folgende Materialien in einem unter Aufsicht der Zollbehörde stehenden Lager verwalten: nach China importierte Materialien, die später wieder exportiert werden, oder aus denen im Land Waren für den Export produziert werden, sowie aus China zu exportierende Erzeugnisse. Wenn die staatliche Behörde die Waren geprüft hat, kommen sie in ein Lager unter Zollverschluss. Eine getrennte Lagerhaltung stellt besondere Anforderungen an das ERP-System, denn so muss z.b. das Formular für die Steuerrückzahlung Felder wie die Materialnummer, den Warengruppencode (HS- Code) der Zollbehörde, die Nummer des Zollformulars und

7 Medizintechniker etabliert globales SAP-Template die Lagernummer enthalten. Um die komplexen Prozesse in der Lagerverwaltung abzudecken, muss das ERP-System außerdem unter Zollverschluss stehende Materialien und nicht unter Zollverschluss stehende Materialien unterscheiden, verschiedene Lager oder Lagerbereiche verwalten können und eine getrennte Bewertung unterstützen. Golden Audit: In einigen Regionen müssen Unternehmen den chinesischen Finanzbehörden bestimmte Berichte der Buchführung vorlegen, die auf eine monatliche, vierteljährliche, halbjährliche oder jährliche Buchungsperiode ausgerichtet sind. Dazu zählen unter anderem die Bilanzaufstellung, die Gewinnund Verlustrechnung oder der Cashflow-Report. Für das externe Berichtswesen sind diese Berichte anzupassen, sollte das ERP-System die vorgeschriebenen Formen nicht standardmäßig erzeugen können. Für das interne Reporting kann jedes Unternehmen Inhalt und Form der Berichte selbst festlegen. Buchhaltung: Ausländische Unternehmen mit Sitz in der Volksrepublik China verwalten die Finanzberichterstattung in zwei Formen: einmal entsprechend den Vorschriften gemäß dem PRC GAAP (People Republic of China - Generally Accepted Accounting Principles) und ein anders mal für die globale Berichterstattung. China-GAAP und IFRS unterscheiden sich in Kontenrahmen und Buchhaltungsprinzipien. Deshalb muss lokale Berichtswesen auf das internationale gemappt werden.

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