Hinweise zu Vergaben für private Zuwendungsempfänger (Stand Dezember 2018)

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1 Hinweise zu Vergaben für private Zuwendungsempfänger (Stand Dezember 2018) Die Rahmenbedingungen für die Entscheidung der Bezirksregierung ergeben sich aus den vergabe- und zuwendungsrechtlichen Regelungen: 23, 44, 55 LHO, den dazugehörigen Verwaltungsvorschriften, den VOL/A, VOL/B, VgV, Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen - GWB - und dem Runderlass des Finanzministeriums NRW zur Rückforderung von Zuwendungen wegen Nichtbeachtung des Vergaberechts. Die zugrundliegende Zuwendung wird gemäß den 23, 44 LHO regelmäßig im Rahmen einer Projektförderung ausgezahlt. Die Allgemeinen Nebenbedingungen zum Zuwendungsbescheid (ANBest) sind zu beachten. Die Regelungen zum Vergaberecht finden Sie auch unter Das Ziel des Vergaberechts ist es, das Beste (= wirtschaftlichste) Angebot zu finden und Chancengleichheit für die Bieter herzustellen. Jeder soll die Möglichkeit haben, Aufträge aus öffentlichen Mitteln zu erhalten. Jeder einzelne Auflagenverstoß kann zum vollständigen, regelmäßig aber zu einem Teil-Widerruf (auch für die Vergangenheit) gemäß 49 f. Verwaltungsverfahrensgesetz NRW führen. Vergabevorschriften ja oder nein? Da Sie eine Zuwendung ausschließlich aus Landesmitteln oder zusätzlich noch aus Mitteln der Pflegekassen erhalten, richtet sich die Frage der Anwendung der Vergabevorschriften nach der Höhe der Zuwendung. Sollte die Fördersumme bis Euro betragen, so gilt für alle Ausgaben das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit. Die strengeren Vergaberegelungen gelten nicht. Allerdings bedeutet dies nicht, dass Sie jede Ausgabe frei nach eigenem Gutdünken tätigen können. Bei jeder Ausgabe über 500 Euro haben Sie der Bewilligungsbehörde im Verwendungsnachweis zu belegen, dass die Ausgabe wirtschaftlich und sparsam war. Der Nachweis hat über Unterlagen, Marktrecherche, Leistungsbeschreibungen etc. -wie auch bei der Vergabe zu erfolgen. Entscheidend ist, dass die Bewilligungsbehörde anhand von Unterlagen und eines Vermerks nachvollziehen kann, dass Sie das wirtschaftlichste Angebot gewählt haben.

2 Häufige Fehler/ Verstöße gegen das Gebot der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Behauptung: Eine schriftliche Bestätigung, dass das gewählte Angebot das wirtschaftlichste war, reicht nicht. bekannt und bewährt : Die Referentin/ der Referent wird immer genommen und man hat gute Erfahrungen gemacht. Dies ist eine grobe Verletzung des Wirtschaftlichkeitsgebots, da nicht recherchiert wurde, ob es nicht andere, genau so gute Anbieter gibt. Kein Beauftragungsvermerk vorhanden. Sollte die Fördersumme mehr als Euro betragen, so sind die geltenden und Vergaberegelungen zwingend zu beachten. Häufige Fehler/ Verstöße gegen das Vergaberecht Folgende Beispiele sollen die Auswirkung von Fehlern beim Einkauf mit öffentlichen Mitteln zeigen (die Auflistung ist nicht abschließend): Falsche Vergabeart: falsche Schätzung des Auftragswerts ( 3 Abs.1 Vergabeverordnung - VgV), Teilung von Aufträgen: Eine Teilung der Auftragspositionen wird fälschlicherweise vorgenommen, obwohl zusammenhängende Ausstattungsgüter (z.b. Mobiliar = Schränke, Tische, Stühle) als ein Auftragswert zu sehen sind. Die Vergabeart richtet sich nach dem Beschaffungsziel: wenn das eine ohne das andere keinen Sinn macht, gehört es in einen Auftrag. Was zusammengehört, muss grundsätzlich auch zusammen ausgeschrieben werden, ggf. in Losen, ( 3 Abs. 2 VgV, 2 Abs.2 Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen - VOL/A). Fehlende Dringlichkeit: Die ggf. endende Frist für den Abruf der Fördermittel ist nicht als Tatbestand der besonderen Dringlichkeit zu sehen ( 3 Abs.5 g VOL/A). Nachbestellung von Ersatzteilen/ Zubehör beim gleichen Hersteller ( 3 Abs.5 d VOL/A): Dies ist bis zu 20 % vom ursprünglichen Wert desselben Auftrags zulässig.

3 Zu wenig Recherche nach weiteren, bundesweiten Anbietern: Es gäbe nur ein Unternehmen, Verstoß gegen Wettbewerbsgrundsatz, ( 3 Abs.5 l VOL/A). Chancengleichheit missachtet, bspw. Bevorzugung ortsansässiger Bieter, 2 Abs.1 VOL/A Wertungsfehler ( 16 VOL/A): nachträgliche Verhandlung/ Änderung der Angebote oder Preise ( 15 VOL/A), nachträgliche Herausnahme von Leistungen aus den Angeboten ( 7 VOL/A), fehlende oder mangelhafte Wertung von zugelassenen Nebenangeboten/ Änderungsvorschlägen ( 16 VOL/A), sonstige vergabefremden Erwägungen. Veröffentlichung der Ausschreibung ( 20 VOL/A): Reicht auf der firmeneigenen Homepage nicht aus, Empfehlung: Vergabemarktplatz auf oder nutzen Mängel in der Dokumentation/ Vergabevermerk: Vergabevermerk fehlt oder ist unvollständig Fehler bei der Vergabe Auflagenverstoß keine Fördermittel! Wie geht s richtig? Was können Sie tun, damit Ihre Zuwendung nicht gekürzt wird? Schritt 1: Bei der Vergabe die Wertgrenzen beachten (siehe Tabelle Seite 4) und je nach Auftragswert die richtige Vergabeart wählen (Verwaltungsvorschriften - VV - zu 55 Landeshaushaltsordnung NRW - LHO).

4 a. Öffentliche Ausschreibung viel Wettbewerb b. weniger Wettbewerb c. Freihändige Vergabe kaum Wettbewerb TIPP: Der Vorteil bei der Wahl der richtigen Vergabeart liegt in der Rechtssicherheit. Im Vorfeld haben Sie mit einer öffentlichen Ausschreibung vielleicht mehr Arbeit, dafür müssen Sie im Nachhinein mit weniger Unsicherheit und einer geringeren Wahrscheinlichkeit einer Rückforderung von Mitteln rechnen. Im Zweifel kann man die nächsthöhere Vergabeart wählen. Bei der Erstellung des Leistungsverzeichnisses sollte man sich exakt an den Beschaffungsplan (und das Gutachten) halten. Wird davon abgewichen, sollte dies ausführlich begründet werden. Bei der Auswertung der Angebote muss darauf geachtet werden, dass die Bieter keine Formfehler begangen haben. Zu beachten ist, dass nach Angebotsabgabe keine Nachverhandlungen bzgl. der Preise und Modalitäten mit den Bietern stattfinden. Eine freihändige Vergabe ist möglich, wenn die Voraussetzungen des 3 Abs. 5 VOL/A vorliegen. Im Vorfeld kann diese Vergabe weniger Arbeit bedeuten, jedoch ist die Gefahr möglicher Vergabefehler relativ hoch. Hinzu kann der Aufwand für die Begründung bei einem drohenden Widerruf kommen, der seinerseits leider häufig fehleranfällig ist. Das Verwenden öffentlicher Gelder für eigene Maßnahmen erfordert neben einer sparsamen Vorgehensweise auch eine gründliche Planung, detaillierten Beschreibung der Leistung und eine nach objektiven Gesichtspunkten fairen Bieterauswahl. Dadurch erhalten alle Bieter die Chance, einen öffentlichen Auftrag zu erhalten.

5 Auftragsinhalt Wertgrenze[1][2] Art der Vergabe gem. VV zu 55 LHO Stand: Jan Liefer- und Direktkauf bis 500 Dienstleistungen ( 3 Abs. 6 VOL/A) bis freihändige Vergabe mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern bis OHNE öffentlichen Teilnehmerwettbewerb mindestens sechs Bewerber zur Angebotsabgabe auffordern bis MIT öffentlichen Teilnehmerwettbewerb bis Öffentliche Ausschreibung ab Beachtung des EU-Vergaberechts (VgV und GWB) Bauleistungen bis freihändige Vergabe 3 Vergleichsangebote (möglichst unter den Bewerbern wechseln) bis für Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik) Landschaftsbau, Straßenausstattung bis für alle übrigen Gewerke OHNE öffentlichen Teilnehmerwettbewerb ( 3 Abs. 3 VOB/A): mehrere, im Allgemeinen mindestens 3 geeignete Bewerber auffordern und möglichst unter den Bewerbern wechseln ( 3 Abs. 3 Nr. 1 VOB/A) bis für Ausbaugewerke (ohne Energie- und Gebäudetechnik) Landschaftsbau, Straßenausstattung bis für alle übrigen Gewerke bis ab MIT öffentlichen Teilnehmerwettbewerb ( 3 Abs. 3 Nr. 1 VOB/A) Öffentliche Ausschreibung Beachtung des EU-Vergaberechts (VOB/A Abschnitt 2) Schritt 2: Eine präzise und ausführliche Dokumentation ist zu jedem Schritt und jedem Angebot zu schreiben. Dieser Vergabevermerk ist Pflicht und als Nachweis für mögliche Nachfragen der Bezirksregierung (= Anhörung) geeignet. Schritt 3: Darf die Bezirksregierung beraten? Nein, wer prüft, darf nicht beraten. Die Verantwortung für die Einhaltung des Zuwendungsrechts liegt beim Zuwendungsempfänger. Hinweise: Diese Handreichung stellt eine Empfehlung dar. Sie ist keine rechtsbindende Erklärung.