Stadt Witten Die Bürgermeisterin Stadtkämmerer/Stadtbaurat

Transkript

1 Stadt Witten Die Bürgermeisterin Stadtkämmerer/Stadtbaurat VERWALTUNGSVORLAGE öffentlich Nr. 0181/V 15 Beratungsfolge (voraussicht.) Sitzungstermin Haupt- und Finanzausschuss Rat Kurzbezeichnung Zukünftige Organisation der technischen Betriebe Beschlussvorschlag: Der Rat beauftragt die Verwaltung, die Gründung der "Technischen Betriebe Witten" als rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts (AöR) gemäß 114a GO NRW zum vorzubereiten. Vor einem Gründungsbeschluss sind insbesondere die Satzung, die Zustimmung der Kommunalaufsicht, der Abschluss eines Personalüberleitungsvertrages sowie die wirtschaftlichen Grundlagen (Vermögens- und Schuldenzuordnung, Wirtschaftsplan) vorzulegen. Finanzielle Auswirkungen: S. Sach- und Rechtslage Sach- und Rechtslage: 1. Verfahrensstand Auf der Grundlage der entsprechenden HSK-Vorschläge hatte der BVA in seiner Sitzung am die Vergabe eines Beratungsauftrags zur Erstellung eines Grobkonzeptes zur organisatorischen Optimierung von Aufgaben im Betriebsamt, beim Tiefbauamt und bei ESW beschlossen. Die Ergebnisse wurden im Haupt- und Finanzausschuss am , im Betriebsausschuss ESW am und im Rat der Stadt am beraten. Der Rat hat einstimmig auf der Basis des Grobkonzeptes zur Reorganisation von Betriebsamt,

2 Tiefbauamt und ESW beschlossen: "Die Verwaltung entwickelt ein Konzept zur Bildung einer neuen Organisationseinheit,Flächenmanagement aus den Bereichen 66, ESW und Dieses Konzept beschreibt die zukünftige Organisation, die wirtschaftlichen Grundlagen und beinhaltet einen Vorschlag zur künftigen Rechtsform. Dabei sind vorrangig die Rechtsform der Anstalt des öffentlichen Rechts und des Eigenbetriebs zu prüfen. ( )" Darüber hinaus hatte der Rat die Verwaltung beauftragt, das Betriebsamt, Reinigung und Entsorgung (StA. 70.1) als Regiebetrieb mit zwei wesentlichen Optimierungen - Einführung eines effizienten Fuhrparkmanagements - Bündelung der Aufgaben für Stadtsauberkeit weiterzuführen. In seiner Sitzung am hat der Rat beschlossen, das vorliegende Grobkonzept zur organisatorischen Optimierung unter Mitwirkung der GMO Management Consulting GmbH, Düsseldorf/Dresden im Sinne eines Feinkonzeptes weiter auszuformulieren. Das Feinkonzept liegt nunmehr vor. 2. Feinkonzept Technische Betriebe Witten AöR 2.1 Zielsetzung und Vorgehensweise Die Ziele des Projektes waren, - ein organisatorisches Feinkonzept zu entwickeln mit Detailstrukturen, einem Vorschlag darüber, welche kaufmännischen Aufgaben von den TBW selbst erbracht, welche von anderen Verwaltungseinheiten bezogen oder von Dritten eingekauft werden, - auf dieser Grundlage über die Rechtsform - Eigenbetriebsähnliche Einrichtung oder Anstalt öffentlichen Rechts (AöR) - zu entscheiden, - die Integration des Betriebsamtes Reinigung und Entsorgung (St.A. 70.1) in die Technischen Betriebe nochmals auf den Prüfstand zu stellen, - konkrete wirtschaftliche Effekte zu benennen. Das beauftragte Unternehmen GMO hat das Projekt in zwei Arbeitspakete gegliedert: Die beiden Arbeitspakete (AP1: Technische Bereiche und AP2: Kaufmännische und technische Verwaltung) beinhalten jeweils Prozess-, Aufgaben-, Struktur- und Personalkonzept. In beiden Arbeitspaketen sind in Interviews, Workshops und Sitzungen Führungskräfte wie Mitarbeiter unterschiedlicher Ebenen intensiv beteiligt worden. Eine enge Rückkoppelung mit der aus den beiden Beigeordneten, den Leitern der Bereiche sowie Vertretern des Personal- und Organisationsamtes bestehenden Lenkungsgruppe war stets gewährleistet. Vertreter des Personalrates haben an den entscheidenden Lenkungsgruppensitzungen als Gäste teilgenommen. 2.2 Bezeichnung und Rechtsform des Unternehmens Als Bezeichnung des Unternehmens wurde im Rahmen einer Lenkungsgruppensitzung aus verschiedenen Alternativen einvernehmlich der Vorschlag Technische Betriebe Witten ausgewählt. Zur Entscheidung über die künftige Rechtsform wurde ein Vergleich zwischen der eigenbetriebsähnlichen Einrichtung und der Anstalt öffentlichen Rechts durchgeführt. Die Rechtsform einer GmbH war ausgeschlossen. Eine Bewertung anhand der Kriterien Besonderheiten bei HSK-Kommunen, Flexibilität/Handlungsfähigkeit, Anreize zu Seite: 2/5

3 unternehmerischem Handeln und Mitarbeitermotivation ergab eindeutige Vorteile auf Seiten der AöR. Vor diesem Hintergrund wurde im Rahmen einer Lenkungsgruppensitzung einvernehmlich die Rechtsform der AöR präferiert. 2.3 Organisationsstruktur Die Vorteile der Rechtsform AöR führten zu einer nochmaligen Prüfung der Integration des Betriebsamtes Reinigung und Entsorgung (St.A. 70.1) mit folgendem Ergebnis: - Keine kurzfristig nutzbaren Synergieeffekte im gewerblichen Bereich - Deutliche Vorteile im Bereich der neuen kaufmännischen Verwaltung durch Größenvorteile ( Selber machen lohnt sich ) und Synergieeffekte bei Buchhaltungs- und Einkaufs-know-how - Synergieeffekte durch Vertretungsmöglichkeiten im Bereich der technischen Verwaltung - Effizientere Zusammenarbeit bei der Stadtsauberkeit Insgesamt bedeutet das, keine Nachteile bzw. leichte Vorteile für St.A und deutliche Vorteile für das neue Unternehmen. Vor diesem Hintergrund wird die Integration von St.A in die Technischen Betriebe Witten empfohlen. Bei der Entwicklung der neuen Organisationsstruktur wurden fünf Grundsätze stringent angewendet: (1) Die heutigen Aufgabenbereiche sollen für Bürger und Mitarbeiter weiterhin klar erkennbar sein. (2) Alle Funktionen und Aufgaben sollen nach einem einheitlichen Grundprinzip organisatorisch getrennt werden in: - Planungs-/Kontrollfunktionen - Ausführende Funktionen - Administrative Funktionen (3) Alle gewerblichen Mitarbeiter sollen in einem Bereich zusammengefasst werden. Eine Ausnahme davon bildet St.A. 70.1, der wird als eigener Bereich übergeleitet. (4) Zwischen den Planungs-/Kontrollfunktionen und den Ausführungsfunktionen soll ein stringentes Auftraggeber-/Auftragnehmerverhältnis eingerichtet werden. (5) Die TBW soll eine eigene Verwaltung erhalten, bestehend aus - kaufmännischen Funktionen - technischen Funktionen. Das Feinkonzept sieht vor, unter einer einheitlichen Leitung (Vorstand) und perspektivisch an einem Standort folgende sechs Bereiche zu bilden: - Bereich Straßen, der Planungs-, Kontroll- und Bauleitungsaufgaben wahrnehmen sowie sich um die technische Straßenausstattung kümmern soll - Bereich Grün, der neben Planungsaufgaben die Kontrollen an Grünanlagen, Sportplätzen, Spielplätzen, Bäumen und im Forst durchführen soll - Bereich Kanal, der Planungs-, Kontroll- und Bauleitungsaufgaben wahrnehmen soll - Bereich Entsorgung/Stadtsauberkeit, dem die gewerblichen Mitarbeiter (des Bereiches 70.1) sowie das Fuhrparkmanagement und die Kfz-Werkstatt zugeordnet werden sollen - Bereich Ausführung, in dem die gewerblichen Mitarbeiter von St.A. 70.2, St.A. 66 und von ESW zusammengefasst werden sollen - Bereich Verwaltung, in dem die kaufmännischen und technischen Verwaltungsfunktionen gebündelt werden sollen. Seite: 3/5

4 Einer der entscheidenden Faktoren für den künftigen Erfolg der TBW war die Frage, ob die kaufmännischen Aufgaben von den TBW selbst erbracht, von anderen Verwaltungseinheiten bezogen oder von Dritten eingekauft werden sollen. Im Ergebnis wird auch aufgrund der Integration von St.A eine Kombination aus Eigenleistung und Zukauf aus der Kernverwaltung vorgeschlagen. Controlling, Preiskalkulation, internes und externes Rechnungswesen sollen vollständig in Eigenleistung erbracht werden. Personalwirtschaftliche Leistungen, IT und Beschaffung sollen zu großen Teilen von der Kernverwaltung eingekauft werden. Es werden mit Ausnahme des Entwässerungsgebühreneinzugs keine Leistungen mehr von den Stadtwerken Witten GmbH bezogen. 2.4 Einsparungen Die vorgeschlagene neue Organisationsstruktur in der Rechtsform der AöR hat u.a. folgende Vorteile: - Der Leitungsaufwand wird deutlich reduziert. - Die Kommunikation mit dem Bürger wird an einer Stelle gebündelt und damit transparenter und effizienter. - Aufgabenerledigung und Haushaushaltsmittel werden unter Vermeidung von Parallelarbeiten priorisiert und optimiert. - Die einheitliche Leitung der gewerblichen Mitarbeiter gewährleistet in Kombination mit einer flexibleren Arbeitszeit einen optimierten Einsatz insbesondere bei jahreszeitlichen Auslastungsschwankungen und bei den Adhoc-Einsätzen. - Verwaltungsaufgaben werden gebündelt und Vertretungsmöglichkeiten geschaffen. - Durch die einheitliche Leitung des Unternehmens werden Zuständigkeitsprobleme minimiert. - Schnittstellen entfallen. - Das vorgesehene übergreifende Fuhrpark- und Gerätemanagement kann seine steuernde Wirkung voll zur Geltung bringen. - Durch den Entfall des Betriebsführungsvertrages bei ESW werden Haushaltsmittel für die Finanzierung von anderen kaufmännischen Leistungen frei. - Wirtschaftliches Denken und Handeln wird gefördert. - Identifikation und Motivation der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen wird gestärkt. Insgesamt können durch die Umsetzung der Vorschläge Einsparungen von rd Euro jährlich an Personal- und Sachaufwand erzielt werden. 3. Weitere Vorgehensweise Die Technischen Betriebe Witten in der Rechtsform der AöR werden wie im organisatorischen Feinkonzept vorgeschlagen zum gegründet. Dazu sind u.a. folgende Maßnahmen durchzuführen: - Stellenbesetzung vornehmen - Gründungskonzept entwickeln und umsetzen - Organisatorisches Feinkonzept umsetzen - Betriebswirtschaftliches Konzept entwickeln und umsetzen - Standortkonzept entwickeln und umsetzen - Fuhrparkmanagement entwickeln und umsetzen Seite: 4/5

5 Die Schwerpunkte der Stellenbesetzung liegen bei der Bestellung des Vorstands, der Besetzung der zweiten und dritten Führungsebene sowie bei der personellen Ausgestaltung der beiden neuen Organisationseinheiten kaufmännische und technische Verwaltung. Im Rahmen des Gründungskonzeptes geht es insbesondere um die Besetzung des Verwaltungsrates, die Überleitung des Personals, die Regelung der Personalvertretung, die Vermögenszuordnung/Eröffnungsbilanz sowie die erforderliche Zustimmung der Kommunalaufsicht. Ein weiterer Schwerpunkt der erforderlichen Arbeiten liegt in der Umsetzung des organisatorischen Feinkonzeptes. Hier sind insbesondere zu nennen: Die optimierten Prozesse mit veränderten Schnittstellen zur Kernverwaltung, die neuen kaufmännischen Aufgaben und Prozesse sowie der Bereich Ausführung mit den neuen Führungs-, Planungs- und Abstimmungsprozessen sowie den Auftraggeber- /Auftragnehmerbeziehungen. Im betriebswirtschaftlichen Konzept geht es um das externe Rechnungswesen (Kontenplan, GuV, Bilanz, Wirtschaftsplan), das interne Rechnungswesen (Produktgliederung, Kosten- und Leistungsrechnung, Stundenaufschreibungen, Verrechnungssätze und Preisen), die Auswahl und Einrichtung einer kaufmännischen Software und um die Einführung eines effizienten Berichtswesens/Controllings. Eine Voraussetzung für den umfassenden Erfolg der TBW ist die räumliche Konzentration. Vor diesem Hintergrund kommt dem Standortkonzept eine besondere Bedeutung zu. Wesentliches Element des übergreifenden Fuhrparkmanagements ist die Abwicklung der Beschaffung und die Bewirtschaftung des Fahrzeug- und Großgerätebestands an einer Stelle für alle nutzenden Ämter, um so auf der Basis übergreifender Bedarfsmeldungen eine optimierte Kapazitätsplanung durchführen zu können. Aufgrund der zahlreichen, grundlegenden Veränderungen und der Heterogenität der Umsetzungsfelder ist die weitere Vorgehensweise wie folgt geplant: - Mit den erforderlichen Umsetzungsarbeiten noch im Juli 2010 zu beginnen - Einen Softstart der Technischen Betriebe Witten zum 01. Juli Den Echtstart der Technischen Betriebe Witten zum 01. Januar Die Umsetzung in Form eines Projektes weiterzuführen, d.h. mit Lenkungsausschuss und speziellen Umsetzungsteams - Ggf. externe Unterstützung bei der zeitlichen und inhaltlichen Koordination der Umsetzungsmaßnahmen sowie bei der Entwicklung bestimmter Konzepte wie insbesondere steuerrechtliche Prüfung oder Wirtschaftsprüfung gez. Kleinschmidt gez. Dr. Bradtke Seite: 5/5