Die E-Vergabe in der Stadtverwaltung Cottbus Zentrales Vergabemanagement

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1 Die E-Vergabe in der Stadtverwaltung Cottbus Zentrales Vergabemanagement Zentrales Vergabemanagement Neumarkt 5, Cottbus Tel.:

2 Definition: Ziel: Alles elektronisch! E-Vergabe Warum? Elektronische Abwicklung bzw. Durchführung von Verfahren zur Vergabe öffentlicher Aufträge - Nutzung eines geeigneten elektronischen Mediums / einer Plattform zur Bekanntmachung mit vorgegebenen Rubriken und der Möglichkeit des Hinterlegens von Vergabeunterlagen - Schnelle Weiterleitung an andere Veröffentlichungsplattformen - Schnelle Kommunikation zwischen Wettbewerbsteilnehmern und Vergabestellen - Schnelle Korrekturen - Angebotsöffnung (Zukunft: nur noch elektronisch) (Herunterladen der elektronischen Angebote) - automatische Dokumentation: Bewerber (Freischaltungen), Bieterliste, Kommunikation (Thema: Vergabedokumentation) - Formularservice und Statistiken

3 Vergabemarktplatz Brandenburg 1. Durch gemeinsamen Erlass der Ministerien für Wirtschaft, Finanzen und Inneres wird das Ausschreibungsblatt des Landes am auf die elektronische Vergabeplattform, den Vergabemarktplatz Brandenburg (VMP), umgestellt. Die Dienststellen des Landes MÜSSEN Ausschreibungen auf dem VMP veröffentlichen. Kommunen KÖNNEN dies tun. 2. Die Veröffentlichung auf dem VMP ist KOSTENFREI, sowohl für die Dienststellen des Landes als auch für die Kommunen. 3. Anzahl der registrierten Unternehmen: ca Anzahl der Vergabestellen (Mandanten): ca. 580 (Nutzer ca ) 5. Unternehmen können den VMP zur Recherche, zum Download von Unterlagen KOSTENFREI nutzen. Recherche und Benachrichtigungsdienst für die Unternehmen ist über den sog. CPV-Code möglich. 6. Elektronische Angebotsabgabe (soweit von den Vergabestellen zugelassen) ist möglich.

4 Vorteile E-Vergabe Vorteile der E-Vergabe für Vergabestellen und für Wettbewerbsteilnehmer: Rechtsicherheit für Vergabestellen Garantie für die Einhaltung der Vergabegrundsätze erleichterter Zugang zu Vergabeverfahren schnellere und einfachere Kommunikation schnellere und leichtere Angebotsabgabe ( Tatort Küchentisch auch am Sonntag Abend ) erhebliche Einsparungen an Papier, Porto, Toner usw. erleichterte Wertung (automatische Wertungsmatrix) Dokumentation nicht mehr händisch Ersparnis: Kosten, Zeit, Personal

5 Geschichte der Cottbuser Vergabestruktur Vorgeschichte: Sachgebiet Beschaffung / Ausschreibung (Zuordnung zum Verwaltungsbereich) - VOL-Verfahren und kleinere VOL-Beschaffungen (4 SB / 1 Leiter) - VOB-Verfahren verblieben in den Baubereichen! Aber: Mit Ausschreibungen grundsätzlich sollen nicht Personen befasst sein, die an der Planung und Beschreibung der Leistung, als auch an der Vertragsabwicklung, beteiligt sind Bildung der Zentralen Ausschreibungsstelle (ZA) - VOL-Verfahren ab 5.000,00 und VOF-Verfahren - 2 SB für ca. 100 Verfahren im Jahr (zeitweise nur 1 SB) Zuordnung zum Büro des Oberbürgermeisters Forderung: sowie weit wie möglich unabhängig von Fachbereichen Ab 2008 jetzt erfolgen Veröffentlichungen auf dem VMP! Schritt 1 zur E-Vergabe!

6 Das Zentrale Vergabemanagement (ZVM) Und dann: Projektstart 2010 Zentrales Vergabemanagement - Bildung ZVM zum aufgrund E-Vergabe; Zuordnung Büro OB (Forderung des OB: zentrale Stelle im Haus; unabhängig von fachlichen Zuständigkeiten) - ZVM zuständig für alle VOL-Verfahren ab brutto 5.000,00 und alle EU-Verfahren sowie VOB-Ausschreibungen ( noch keine Freihändigen VOB-Verfahren), aber Ziel (2016 bis ): alle Verfahren ab 5.000,00 (brutto) - Personelle Ausstattung: *lt. Projekt 5 SB (inkl. Leiter); *Umsetzung 2011: 6/ SB ZVM; 11/ SB ZVM (inkl. Leiter); *zusätzlich 2014: 1 SB Brandenburger Vergabegesetz + 1 SB ZVM (inkl. Leiter) *Ist-Stand: 4 SB ZVM + 1 SB Vergabegesetz (inkl. Leiter); *ggf. zusätzlich 1 SB ab

7 Warum Bildung einer Zentralen Struktur ZVM? Zentrales Vergabemanagement (ZVM) = zentrale Einheit, die für die Verfahrensdurchführung verantwortlich ist. a) Grund für die Zentralisierung: 1. Alles in einer Hand! zentrale Führung eines Verfahrens 2. Garantie von Gleichbehandlung aller Wettbewerbsteilnehmer 3. Entbindung der Fachbereiche von formellen Aufgaben (Vergaberecht wird schwieriger.) 1. Gewährleistung des Mehr-Augen-Prinzips - keine unzulässigen Einflüsse, da der formelle Bereich selten fachlichen Kontakt zu Auftragnehmern und weniger Einflussmöglichkeiten auf fachliche Bereiche - Vermittlerfunktion zwischen Fachbereich und Bieter 5. E-Vergabe sollte immer zentral organisiert sein.

8 Organisation des Vergabeprozesses zwischen Vergabestellen und ZVM Aufgaben des ZVM b) Zentrales Vergabemanagement formell zuständig - Beratung der Vergabestellen (Fachbereiche) zu Vergabeverfahren /Vergaberecht - Kontrolle Leistungsverzeichnisse z. B. auf Einhaltung Produktneutralität und / oder formeller Vorgaben - Erstellen der Vergabeunterlagen für das VMS - bei Verfahren ohne öff. Teilnahmewettbewerb Begleitung der Unternehmensauswahl (Gewährleistung der Gleichbehandlung, Wechsel) - Veröffentlichung / Weiterleitung an andere Veröff.medien / Einladungen - Wettbewerbsbegleitung / Kommunikation mit Unternehmen (Abstimmung FB) - Angebotsöffnung - Prüfung der Angebote auf Vollständigkeit, formelle Wertungsprüfung, Vorbereitung für Genehmigungsinstanzen - ZVM sichert die E-Vergabe, setzt um und entwickelt weiter! Achtung: Die Angebote werden gesondert - weder bei den Vergabestellen, noch im ZVM - gesammelt (Angebotssammelstelle).

9 Organisation des Vergabeprozesses zwischen Vergabestellen und ZVM Was ist fachliche Aufgabe und was formelle Arbeit? Aufgaben der Fachbereiche (Vergabestellen) a) Fachbereiche (FB) fachlich zuständig Fachbereiche stellen den Bedarf fest, kalkulieren die voraussichtlichen Kosten, beschreiben die Leistung, legen Bedingungen fest (z. B. wonach am Ende das wirtschaftlichste Angebot ermittelt werden soll), werten die Angebote hinsichtlich der Eignung der Bieter und ermitteln das wirtschaftlichste Angebot; erteilen und kontrollieren den Auftrag z. B. FB Immobilien oder Grün- und Verkehrsflächen alle Bauverfahren der Stadt und Dienstleistungen; Feuerwehr für die Beschaffung von Feuerwehrtechnik und Feuerwehrfahrzeugen; Verwaltungsmanagement für die Beschaffung von Papier, Mobiliar und Büromaterial aber auch Leasing von Personenkraftwagen; EDV-Bereiche für die Beschaffung von IT-Leistungen usw.

10 Geschichte der E-Vergabe in der Stadtverwaltung Cottbus das VMS - seit 2008 Veröffentlichungen auf dem VMP (alle Verfahren) : Erwerb des Vergabemanagementsystems von der Cosinex GmbH VMS - (nach umfangreicher Marktrecherche, Testen verschiedener Anbieter und Wettbewerb) - Herbst 2010: Konfiguration der Rollen und Rechte, Einweisung und Schulung der Mitarbeiter - ab : Nutzung des VMS für Veröffentlichungen, Hinterlegen von Vergabeunterlagen, Einladungen von Unternehmen, erste elektronische Auswertungen - ab (Bildung ZVM im Juni 2011): weitere Nutzung des VMS und schrittweiser Übergang zur kompletten Nutzung als E- Vergabe-Plattform für den internen Betrieb - ab kein Briefversand der Vergabeunterlagen mehr

11 Das Vergabemanagementsystem (VMS) Stadtverwaltung Cottbus Vorteile eines Vergabemanagementsystems (elektr. Programm): begleitet und strukturiert den Vergabeprozess nach den Vorgaben der Verwaltung, ermöglicht an das Vergaberecht gebundenen Einrichtungen die elektronische Abwicklung des Beschaffungsprozesses von der Bedarfsermittlung bis zur Zuschlagserteilung auf der Grundlage einer elektronischen Vergabeakte, die Struktur der Software und die Nähe zur klassischen Vergabeakte erhöhen die Akzeptanz und senken den Einführungsaufwand, erlaubt Verantwortlichen und Controllern einen Überblick über vergangene, laufende und geplante Vergabeaktivitäten Die Stadtverwaltung Cottbus hat im Herbst 2010 das Vergabemanagementsystem (VMS) der Cosinex GmbH erworben und kann seitdem alle Vergabeakten elektronisch anlegen. (Wertungsmatrix u. Dokumentation elektronisch; vereinfachte Kommunikation, Abbildung des kompletten Beschaffungsprozesses, automatisches Erstellen der Statistiken usw.) Aber E Vergabe macht nur mit einer gut durchdachten Verwaltungsstruktur bezogen auf die Durchführung von Vergabeverfahren Sinn: Zentrales Vergabemanagement

12 . wie weiter zur vollständigen E-Vergabe Seit 2013 nach und nach Branchen, bei denen nur noch elektronische Angebote zugelassen wurden (VOL): - Reinigungsleistungen - Sicherheitsleistungen - IT-Leistungen - Miete von Multifunktionsgeräten (Kopiergeräte) - Satz, Druck und Verteilung Amtsblatt und geplant im Verlauf des Jahres 2016 auch - Leasing oder Kauf von Personenkraftwagen - Mobiliar - Büromaterial - Papier Achtung: Bei VOB-Verfahren sind derzeit noch Papierangebote zuzulassen!

13 Einsparungen durch die E-Vergabe 1. Keine Versendung der Vergabeunterlagen in Papier Früher: je Bewerber bei VOL-Verfahren ca. 30 Seiten (bei VOB sogar oft über 100 Seiten) = pro Jahr bei ca. 400 Verfahren im Jahr (werden ab ca. 800 bis Verfahren) und durchschnittlich 20 Bewerbern (bei freihändigen Verfahren ca. 5 bis 8 Wettbewerbsteilnehmer): derzeit pro Jahr weit über Blatt Papier - Einsparung von mehr als ca ,00 2. wenig Verbrauch an Tonern - Einsparung von ca. 600,00 3. kein Porto je Bewerber pro Brief: derzeit 1,05 RPV oder 1,45 bei DP Einsparung pro Jahr ca ,00 bisherige Einsparungen (nur Papier/Toner/Porto): ca ,00 Zahlen, die überzeugen!

14 Aber: weitere Einsparungen, die nicht in Geld umgerechnet werden können: 4. durch die E-Vergabe haben Bieter mehr Zeit zur Angebotserstellung Der Postweg fällt weg (ca. 6 Tage) da die Vergabeunterlagen sofort zur Verfügung stehen und Angebote auf schnellstem Weg zum Auftraggeber kommen. 5. schnellere Kommunikation und Korrekturen Antworten zu Bieteranfragen sowie auch Informationen und Korrekturen müssen nicht auf dem Postweg versendet werden, sondern stehen sofort im Projektraum zur Verfügung. 6. Personal Die Sachbearbeiter im ZVM haben mehr Zeit für inhaltliche Tätigkeiten, da nicht mehr kopiert und der Postausgang überwacht werden muss. 7. zügigeres internes Handeln möglich Bei einem gute Vergabemanagement arbeiten Kollegen aus den Vergabestellen und Genehmiger in einem Vergabeprogramm zusammen in einem projektraum und können so intern ihren Aufgaben schnell und unkompliziert nachkommen.

15 Und wie kommen wir nun zu E-Vergabe-Bietern? Was tun wir, um zu helfen? Antwort: Zeigen! z. B. bei der Angebotsöffnung: Angebote werden im Submissionsraum geöffnet. Dabei lernen die Bieter neben der Information über die - Anzahl der Wettbewerbsteilnehmer, die eingegangen Angebote und Angebotspreise auch den Vergabemarktplatz Brandenburg kennen. - Dieser ist während der Submission im entsprechenden Projektraum für alle im Raum sichtbar über bzw. am Monitor zu sehen. - Sind elektronische Angebote eingegangen, die zuerst im Projektraum geöffnet werden, erfahren sie gleichzeitig, dass die Angebotsabgabe über das Bietertool leicht zu bewältigen ist. - Sie werden darüber hinaus auch immer wieder auf das zu erwartende Erfordernis der ausschließlichen elektronischen Angebotsabgabe und den Signaturen hingewiesen. - Im Übrigen werden den Vergabeunterlagen auch regelmäßig Informationen über den Vergabemarktplatz Brandenburg, die Rubrik Kommunikation und das Bietertool beigelegt.

16 Organisatorische Feinheiten und Probleme auf beiden Seiten. Es ist nicht einfach und es gibt eine ganze Reihe von Vorurteilen und Hindernissen. Ist man in kleinen Dingen nicht geduldig, bringt man die großen Vorhaben zu Scheitern! Strategie: 1. Internes Miteinander organisieren (ZVM Vergabestellen) 2. Mitnehmen der Unternehmen - Konferenz E-Vergabe 05/ Informationsschreiben / Informationen in Vergabeunterlagen und vorab von Verfahren - Informationen während Submissionen ( Zeigen des VMP) - Überzeugungsarbeit (Telefonate, persönliche Gespräche, Veranstaltungen z. B. bei und mit IHK und Handwerkskammer, Flyer, Informationstafel) 3. Räumliche Organisationen (ZVM räumlich getrennt von FB, Submissionsraum mit Monitor, Angebotssammelstelle) 4. Interne Schulungen / einzelne Einweisungen 5. geplant: auch Eigenbetriebe / Eigengesellschaften überzeugen und einbinden

17 Cottbuser Erfahrungen bei der Umsetzung der Struktur und E-Vergabe Negativ / schwierig Positiv 1. Die neue Struktur des ZVM und der E-Vergabe wurde durch die Behördenleitung unzureichend kommuniziert. Die Mitarbeiter im ZVM waren auf sich allein gestellt. 2. Durch die Personalsituation im ZVM konnte intern und extern nicht ausreichend Überzeugungsarbeit geleistet werden. 3. Die Vorteile der E-Vergabe wurden und werden leider von den Vergabestellen wenig oder gar nicht erkannt (wenig interne Unterstützung) 4. Die Unternehmen müssen sich auf zu vielen Veröffentlichungsmedien anmelden. 5. Wenig Unterstützung durch Ministerien und Wirtschaft sowie Vergabeausschüsse 6. Vergabekammern (und z. B. ILB) halten wenig von E-Vergabe 1. Im Laufe der Zeit hat sich eine gute Arbeitsstruktur entwickelt. Da das VMS seit 2011 genutzt wird keine Probleme hinsichtlich neuem Vergaberecht 2. Die E-Vergabe spart Zeit und Geld!!!! Elektronische Akten stellen gesamte Vergabeverfahren dar 3. Vergaberechtliche Unterstützung z. B. Wahl der Vergabeart, Fristenmanager, Verfahrensschritte 4. Dokumentation (früher Vergabevermerk ) automatisch 5. Statistiken müssen nicht mehr händisch erstellt werden 6. Bei voller Nutzung des VMS komplette Archivierung möglich 7. Formulare erstellen sich selbst (z. B. Absagen, Aufträge) 8. internes Miteinander der Bereiche ist leichter

18 Und zum Schluss E Vergabe ist keine Hexerei! E Vergabe hilft im Vergabeprozess! E Vergabe spart enorm! E Vergabe unterstützt den Wettbewerb und die Wirtschaft! (E Vergabe kann sogar Spaß machen!) Ich danke für Ihre Aufmerksamkeit!

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