1. Personalarbeit organisieren und durch führen

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1 1. Personalarbeit organisieren und durch führen Prüfungsanforderungen Der Teilnehmer soll nachweisen, dass er die Personalarbeit eines Unternehmens unter den Aspekten Wirtschaftlichkeit, Qualität und Kundenorientierung organisatorisch gestalten und in diesem Rahmen mit seinen Partnern innerhalb und außerhalb der Organisation zielgerichtet kommunizieren und kooperieren kann. Qualifikationsschwerpunkte (Überblick) Krause_Krause_45339.indb Personalbereich in die Gesamtorganisation einbinden 1.2 Personalwirtschaftliches Dienstleistungsangebot gestalten 1.3 Prozesse im Personalwesen gestalten 1.4 Projekte planen und durchführen 1.5 Informationstechnologie im Personalwesen nutzen 1.6 Beraten und Fachgespräche führen 1.7 Präsentations- und Moderationstechniken einsetzen 1.8 Arbeitstechniken und Zeitmanagement anwenden :54:12

2 18 1. Personalarbeit organisieren und durchführen 1.1 Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden Begriff und Wesen der Unternehmensorganisation 01. Welche Aufgabe erfüllt die Organisation? Die Organisation legt (längerfristig oder vorübergehend) fest, wie die Faktoren Arbeitskräfte, Arbeitsmittel und Arbeitsstoffe so miteinander kombiniert werden, dass das Unternehmensziel ökonomisch und effizient erreicht werden kann. 02. Welche mehrfache Bedeutung hat der Begriff Organisation in der Betriebswirtschaftslehre? - Ein Unternehmen ist eine Organisation. - Ein Unternehmen hat eine (bestimmte) Organisation (Zustand). - Organisation ist eine zielgerichtete Tätigkeit (3. Phase im Management-Regelkreis: Ziele setzen planen organisieren realisieren kontrollieren). - Organisation ist das Ergebnis einer zielgerichteten Tätigkeit (Ergebnis). Darstellung des Management-Regelkreises: 1. Zielsetzung 5. Kontrolle 2. Planung kommunizieren, analysieren, bewerten, entscheiden. 3. Organisation 4. DurchfŸhrung Auf jeder Stufe des Management-Regelkreises sind die Alternativen zu kommunizieren, zu analysieren, zu bewerten und zu entscheiden. 03. Wie lassen sich Organisation, Disposition und Improvisation voneinander abgrenzen? - Organisation = Festlegen von Regelungen (generell oder fallweise). - Disposition = im Rahmen der fallweisen Regelung kann der Mitarbeiter/der Unternehmensbereich innerhalb vorgegebener Grenzen entscheiden er kann disponieren. Krause_Krause_45339.indb :54:12

3 1.1 Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden 19 - Improvisation = mitunter müssen Entscheidungen aus dem Stand heraus getroffen werden. Man spricht in diesem Fall von Improvisation. Inhalt: Organisation Disposition Improvisation feste Regelungen Rahmenregelungen mit Entscheidungsspielraum keine Regelungen ungleichartige, unregelmäßig auftretende Fälle nicht planbare, unvorhergesehene Ereignisse Anwendung: gleichartige, wiederholbare Vorgänge 04. An welchen Prinzipien hat sich die Organisation zu orientieren? Die (ideale) Organisation - hat sich am Unternehmensziel zu orientieren. - hat einfach (in Sprache und Bild), klar und transparent zu sein. - hat wirtschaftlich zu sein. Ihr Aufwand muss durch ihren Nutzen gerechtfertigt werden. - muss sicherstellen, dass keine Arbeit ohne Kontrolle bleibt. - soll dynamisch und flexibel sein, sodass sie sich kurzfristig geänderten Zielen oder Marktbedingungen anpassen kann. - soll Kontinuität und Stabilität des Unternehmens sichern; bewährte Grundsätze der Unternehmenspolitik kommen konsequent zur Geltung. - soll sich am Delegationsprinzip orientieren (Motivation, Initiative, Eigenverantwortung der Mitarbeiter) und weniger wichtige Entscheidungen auf nachgelagerte Führungsebenen übertragen. - soll Arbeitsvorgänge so koordinieren, dass Reibung und Leerlauf vermieden werden. - soll menschlich sein und von den Menschen im Unternehmen mitgetragen werden. dynamisch + flexibel einfach + transparent + menschlich Krause_Krause_45339.indb 19 Ausrichtung am Unternehmensziel Prinzipien der Organisation Kontinuität + Stabilität Delegation + Kontrolle Vermeidung von Reibung und Leerlauf :54:13

4 20 1. Personalarbeit organisieren und durchführen 05. Warum gibt es keine auf Dauer angelegte, ideale Organisation? Bezogen auf ein bestimmtes Unternehmen gilt: Die ideale Organisation gibt es nicht. Organisieren ist eine ständige Gratwanderung zwischen Aufwand und Nutzen, zwischen Betriebserfordernissen und den Wünschen bzw. Erwartungen der Mitarbeiter, zwischen Aufbau- und Ablauforientierung, zwischen Zentralisation und Dezentralisation, zwischen generellen und fallweisen Regelungen um nur einige Aspekte hervorzuheben. Veränderungen der Betriebsgröße, der Produktpalette, der Vertriebsstrategie, der Technologie, der gesetzlichen Rahmenbedingungen usw. führen immer wieder zu der Notwendigkeit, die bestehende Organisation zu überprüfen. 06. Welche Elemente hat das System Unternehmensorganisation? Systemelemente: Aufgaben Menschen Sachmittel Informationen Beispiele: Sachaufgaben, Führungsaufgaben Mitarbeiter, Führungskräfte Büroausstattung, Maschinen Nachrichten, Rechnungen, EDV-Ausdruck 07. Welche Beziehungen können im System Unternehmensorganisation vorliegen? Externe Beziehungen zwischen dem System und der Umwelt. Beispiele: - Die Vertriebsorganisation muss der Veränderung der Märkte angepasst werden (z. B. Übergang von der Linienorganisation zur Matrix- oder Tensororganisation). - Bei der Auftragsbearbeitung erfolgt ein Übergang von der Funktionsorientierung zur Prozessorientierung, die den Kunden in den Mittelpunkt der Betrachtungen stellt. Interne Beziehungen zwischen den einzelnen Systemelementen. Beispiele: - Die Buchhaltung verarbeitet die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. - Der Personalreferent (Auftragnehmer/Output) erstellt ein Konzept zur Datensicherung innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung aufgrund der Auftragsvorgaben der Personalleitung (Auftraggeber/Input). 08. Welchem Wandel unterliegen sozio-technische Systeme? Sozio-technische Systeme: = Systeme, in denen Menschen und Maschinen gemeinsam Leistungen erbringen. Elemente derartiger Systeme sind: - Menschen - Maschinen - Bedingungen - organisatorische Regelungen Beispiele für permanenten Wandel: - Menschen: Veränderung der Wertvorstellungen, der Leistungsbereitschaft und -fähigkeit Krause_Krause_45339.indb :54:13

5 1.1 Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden 21 - Maschinen: Verschleiß, Innovation, technische Entwicklung, Auslastungsgrad - Bedingungen: interne Bedingungen wie z. B. Finanzstruktur, Gestaltung der Arbeitsplätze, externe Bedingungen wie z. B. Absatz- und Einkaufsmärkte, Umwelteinflüsse. - organisatorische Regelungen: Festlegungen der Aufbau- und Ablauforganisation, Informationsbeziehungen. 09. Welchen Abhängigkeiten unterliegt ein sozio-technisches System? Ein Unternehmen als sozio-technisches System ist nicht autark, sondern in vielfältiger Weise von anderen Systemen abhängig und mit ihnen verbunden (vgl. dazu Frage 07. Externe Beziehungen ), z. B.: - Beziehungen zu anderen Unternehmen, - ökonomische und ökologische Umweltbedingungen, - Marktverhältnisse, - politische, rechtliche, soziale, kulturelle und technische Bedingungen. Die Kunst der Unternehmensführung besteht nun darin, die Anpassungsfähigkeit der Organisation an veränderte Umweltbedingungen in hohem Maße zu gewährleisten ohne dabei Stabilität und Kontinuität der Strukturen zu gefährden. Im Gegensatz zu früher haben dabei Komplexität und Dynamik der Veränderungsprozesse zugenommen und sind entsprechend schwieriger zu adaptieren Aufbauorganisation 01. Wie lassen sich Aufbau- und Ablauforganisation unterscheiden? Aufbauorganisation = Regelungen für den Betriebsaufbau; legt Orga-Einheiten (d. h. Stellen), Zuständigkeiten, Ebenen usw. fest. Ablauforganisation = Regelungen für den Betriebsablauf; regelt den Ablauf nach den Kriterien Ort, Zeit oder Funktion zwischen Orga-Einheiten, Bereichen usw. vgl. Abb. nächste Seite. 02. Was versteht man unter der Aufgabenanalyse? Die Gesamtaufgabe des Unternehmens (z. B. Herstellung und Vertrieb von Elektrogeräten) wird in - Hauptaufgaben, z. B. Montage, Marketing, Verwaltung, Einkauf - Teilaufgaben 1. Ordnung Vertrieb, Verkauf, Versand usw. - Teilaufgaben 2. Ordnung Versandvorbereitung, Lager - Teilaufgaben 3. Ordnung Einlagerung, Kommissionierung usw. zerlegt. Krause_Krause_45339.indb :54:13

6 22 1. Personalarbeit organisieren und durchführen Gliederungsbreite und Gliederungstiefe der Aufgaben sind folglich abhängig von der Gesamtaufgabe, der Größe des Betriebes, dem Wirtschaftszweig usw. und haben sich am Prinzip der Wirtschaftlichkeit zu orientieren. In einem Industriebetrieb wird z. B. die Aufgabe Produktion, in einem Handelsbetrieb die Aufgabe Einkauf/Verkauf im Vordergrund stehen. Organisation Aufbauorganisation Gestaltung der Strukturen Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese Elemente, z. B.: - Aufgaben - Stellen - Kompetenzen - Instanzen - Weisungssysteme - Organigramme Ablauforganisation Gestaltung der Abläufe Arbeitsanalyse und Arbeitssynthese Elemente, z. B.: - Arbeiten - Vorgänge - Vorgangselemente - Ablaufdiagramme 03. Welche Gliederungskriterien gibt es? Die Aufgabenanalyse (und die spätere Einrichtung von Stellen) kann nach folgenden Gliederungskriterien vorgenommen werden: nach der Verrichtung (Funktion): Die Aufgabe wird in Teilfunktionen zerlegt, die zur Erfüllung dieser Aufgabe notwendig sind, z. B. Personalbeschaffung: Personalplanung, -beschaffung (i.e.s.), Vertragsgestaltung usw. nach dem Objekt: Objekte der Gliederung können z. B. sein: - Produkte (Maschine Typ A, Maschine Typ B), - Regionen (Nord, Süd; Nielsen-Gebiet 1, 2, 3 usw.; Hinweis: Nielsen Regionalstrukturen sind Handelspanel, die von der A. C. Nielsen Company erstmals in den USA entwickelt wurden), - Personen (Arbeiter, Angestellte; vgl. Referentensystem, Ziffer 1.1.5) sowie - Begriffe (z. B. Steuerarten beim Finanzamt). nach der Zweckbeziehung: Man geht bei diesem Gliederungskriterium davon aus, dass es zur Erfüllung der Gesamtaufgabe (z. B. Produktion ) Teilaufgaben gibt, die unmittelbar dem Betriebszweck dienen (z. B. Fertigung, Montage) und solche, die nur mittelbar mit dem Betriebszweck zusammenhängen (z. B. Personalwesen, Rechnungswesen, DV/IT). nach der Phase: Jede betriebliche Tätigkeit kann den Phasen Planung, Durchführung und Kontrolle zugeordnet werden. Bei dieser Gliederungsform zerlegt man also die Aufgabe in Teilaufgaben, die sich Krause_Krause_45339.indb :54:13

7 1.1 Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden 23 an den o. g. Phasen orientieren (z. B. Personalwesen: Personalplanung, Personalbeschaffung, Personaleinsatz, Personalentwicklung, Personalfreisetzung). nach dem Rang: Teilaufgaben einer Hauptaufgabe können einen unterschiedlichen Rang haben. Eine Teilaufgabe kann einen ausführenden, entscheidenden oder leitenden Charakter haben. Als Beispiel sei hier die Hauptaufgabe Investitionen angeführt. Sie kann z. B. in Investitionsplanung sowie Investitionsentscheidung gegliedert werden. Mischformen: In der Praxis ist eine bestehende Aufbauorganisation meist das Ergebnis einer Aufgabenanalyse, in der verschiedene Gliederungskriterien verwendet werden. Gliederungskriterien Sachliche Formale Verrichtung (Funktion) Zweckbeziehung Objekt Phase Rang Mischformen Beschaffungsplanung Beschaffung Phase Beschaffungsrealisation Produkt 1 Objekt Produktion Produkt 2 Gesamtaufgabe des Unternehmens Werbung Verrichtung (Funktion) Absatz Vertrieb unmittelbarer Unternehmenszweck Entscheidung Rang Personal Krause_Krause_45339.indb 23 Ausführung :54:14

8 24 1. Personalarbeit organisieren und durchführen 04. Was versteht man unter der Aufgabensynthese? Aufgabenanalyse Teilaufgaben Aufgabensynthese Stellen Abteilungen Hauptaufgabe Im Rahmen der Aufgabenanalyse wurde die Gesamtaufgabe nach unterschiedlichen Gliederungskriterien in Teilaufgaben zerlegt (vgl. Frage 02). Diese Teilaufgaben werden nun in geeigneter Form in sog. organisatorische Einheiten zusammengefasst (z. B. Hauptabteilung, Abteilung, Gruppe, Stelle). Diesen Vorgang der Zusammenfassung von Teilaufgaben zu Orga-Einheiten bezeichnet man als Aufgabensynthese. Den Orga-Einheiten werden dann Aufgabenträger (Einzelperson, Personengruppe, Kombination Mensch/Maschine) zugeordnet. 05. Was bezeichnet man als Dezentralisierung (Zentralisierung) von Aufgaben im Rahmen der Aufgabensynthese? Mit Dezentralisierung bezeichnet man die Verteilung von Teilaufgaben nicht auf eine (zentrale) Stelle sondern auf verschiedene. Diese Verteilung kann dabei z. B. - nach dem Objekt (= Objekt-Dezentralisierung; z. B.: Jede Niederlassung eines Konzerns vertreibt alle Produkte.) oder - nach der Verrichtung (= Verrichtungs-Dezentralisierung; z. B.: In jeder Niederlassung eines Konzerns sind alle wesentlichen, kaufmännischen Grundfunktionen vorhanden.) vorgenommen werden. Krause_Krause_45339.indb :54:14

9 1.1 Personalbereich in die Gesamtorganisation des Unternehmens einbinden 25 In der Praxis hat sich bei Großunternehmen aufgrund der positiven Erfahrung eine zunehmende Tendenz zur Dezentralisierung herausgebildet. 06. Wie erfolgt die Stellenbildung? Eine Stelle ist die kleinste betriebliche Orga-Einheit. Die Anzahl der Teilaufgaben muss nicht notwendigerweise identisch mit der Anzahl der Stellen sein (vgl. Abb. S. 24 Aufgabensynthese). Je nach Größe des Betriebes kann eine Teilaufgabe die Bildung mehrerer Stellen erfordern, oder mehrere Teilaufgaben werden in einer Stelle zusammengefasst. Man unterscheidet u. a. zwischen - Leitungsstellen (= Anordnungsrechte und -pflichten) und - Ausführungsstellen (= keine Leitungsbefugnis). 07. Welchen Inhalt hat eine Stellenbeschreibung? Welchen Zweck verfolgt sie? Die Stellenbeschreibung (auch Aufgaben- oder Funktionsbeschreibung genannt) enthält die Hauptaufgaben der Stelle, die Eingliederung in das Unternehmen und i. d. R. die Befugnisse der Stelle. In der Praxis hat sich keine eindeutige Festlegung der inhaltlichen Punkte einer Stellenbeschreibung herausgebildet. Wichtig ist, dass die Stellenbeschreibung sachbezogen, also vom Stelleninhaber unabhängig ist, und darauf geachtet wird, dass sie wirklich nur die wichtigsten Zuständigkeiten nennt (Problem: Pflegeaufwand, Aktualisierung). Häufig enthält die Stellenbeschreibung zusätzlich das Anforderungsprofil. I. Stellenbeschreibung Beschreibung der Aufgaben: 1. Stellenbezeichnung 2. Unterstellung An wen berichtet der Stelleninhaber? 3. Überstellung Welche Personalverantwortung hat der Stelleninhaber? 4. Stellvertretung - Wer vertritt den Stelleninhaber? - Wen muss der Stelleninhaber vertreten? 5. Ziel der Stelle 6. Hauptaufgaben und Kompetenzen 7. Einzelaufträge 8. Besondere Befugnisse II. Anforderungsprofil: Fachliche Anforderungen: - Ausbildung, Weiterbildung - Berufspraxis - Besondere Kenntnisse Persönliche Anforderungen: - Kommunikationsfähigkeit - Führungsfähigkeit - Analysefähigkeit Stellenbeschreibungen werden als Instrument der Organisation sowie als personalpolitisches Instrument für vielfältige Zwecke eingesetzt, z. B.: - Kompetenzabgrenzung, - Personalauswahl, - Personalentwicklung, - Organisationsentwicklung, - Stellenbewertung, Krause_Krause_45339.indb 25 - Lohnpolitik/Gehaltsfindung, - Mitarbeiterbeurteilung, - Feststellung des Leitenden-Status, - interne und externe Stellenausschreibung :54:15

10 26 1. Personalarbeit organisieren und durchführen Beispiel einer Stellenbeschreibung: Stellenbezeichnung: Unterstellung: Überstellung: Stellvertretung: Ziel der Stelle: Hauptaufgaben: Kompetenzen: Stellenbeschreibung Gruppenleiter Lohn und Gehalt Abteilungsleiter Personalbereich 3 Sachbearbeiter Lohn und Gehalt Vertritt: unterstellte Sachbearbeiter in Krankheitsfällen Wird vertreten: vom Abteilungsleiter Personalbereich 3 Effektive und termingerechte Durchführung der Lohn- und Gehaltsbearbeitung sowie ordnungsgemäße Führung der Personalakten des Personalbereichs 3. - Überwachung der Terminvorgaben - Stichprobenkontrollen der erstellten Lohn- und Gehaltsabrechnungen - Überwachung der Führung der Personalakten - Aktualisierung der Abrechnungs-Software in Abstimmung der EDV - laufende Schulung der Mitarbeiter - laufende Beachtung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Rahmenbedingungen - Harmonisierung der Abrechnungsergebnisse mit dem Rechnungswesen Einsicht in alle Personal- und Abrechnungsdaten des Personalbereichs 3 - Zugang zu allen Personalkostendaten des Personalbereichs 3 - Vertretung des Personalbereichs 3 im ERFA-Kreis - Zugang zu allen Personalakten im Personalbereich 3 (mit Ausnahme der Leitenden Angestellten des oberen Führungskreises) 08. Wie erfolgt die Bildung von Gruppen und Abteilungen? Die in einem Betrieb gebildeten Stellen werden z. B.reichen zusammengefasst. In der Praxis ist die Zusammenfassung zu Gruppen, Abteilungen, Hauptabteilungen, Ressorts usw. üblich. 09. Was versteht man unter folgenden Begriffen: Instanz, Hierarchie, Leitungsspanne, Instanzentiefe/-breite? Instanz = eine Stelle mit Leitungsbefugnissen; Instanzen können verschiedenen Leitungsebenen (= Managementebenen) zugeordnet sein. Leitungsspanne = die Zahl der direkt weisungsgebundenen Stellen. Je höher die Ausbildung der Mitarbeiter und je anspruchsvoller ihr Aufgabengebiet ist, desto kleiner sollte die Leitungsspanne sein. Eine zu große Leitungsspanne hat zur Folge, dass die notwendigen Führungsaufgaben nicht angemessen wahrgenommen werden können. Instanzentiefe = die Anzahl der verschiedenen Rangebenen. Krause_Krause_45339.indb :54:15