Bestellwesen. Modulbeschreibung. Bestellwesen Modulbeschreibung. Software-Lösungen. Stand: Seite 1

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2 Inhalt Einleitung / Übersicht...3 Funktionsweise...3 Einkaufs-Informationen im Artikelstamm...4 Einkaufskonditionen...5 Bestellvorschlag...6 Zusatzmodul Chaotischer Wareneingang...7 Seite 2

3 Einleitung / Übersicht Mit dem INKS- handhaben Sie Ihren Wareneinkauf. Mit dem INKS- stehen Ihnen zusätzlich die Belegarten Lieferanten-Anfrage, Bestellung und Wareneingangsbeleg zur Verfügung. Mit der Bestelldisposition können Sie ermitteln lassen, welche Artikel bestellt werden müssen und, wenn Sie wollen, automatisch Bestellungen an Ihre Lieferanten erzeugen lassen. Natürlich können diese Bestellungen vor dem Versenden nachbearbeitet, geändert und ggf. auch wieder gelöscht werden. Wenn Sie außerdem das INKS-Modul Fertigung / Stücklisten einsetzen, können sich diese automatisch erzeugten Bestellungen auch auf die Bestandteile Ihrer Stücklisten, also auf Ihre Einkaufs-Artikel beziehen. Funktionsweise Mit dem INKS- stehen Ihnen die drei zusätzlichen Belegarten Lieferanten- Anfrage, Bestellung und Wareneingangsbeleg zur Verfügung. Die Erfassung und Bearbeitung dieser Belege entspricht der von Angeboten, Kunden-Aufträgen usw. Außerdem stehen Ihnen die gleichen Funktionen zum Weiterverarbeiten von Belegen wie im Verkauf zur Verfügung, wie z. B. das Duplizieren von Lieferanten-Anfragen, das Zusammenfassen mehrerer Bestellungen beim gleichen Lieferanten zu einer Sammelbestellung und das Wandeln von Bestellungen beim Wareneingang in mehrere Teillieferungen. Im Artikelstamm werden durch das Erfassen und Bearbeiten von Bestellungen und Wareneingängen die Einkaufsdaten und die Bestände aktualisiert. Im Artikelstamm können für den Einkauf Informationen wie Mindestbestände, Mindestbestellmengen, Losgrößen, Standard-Lieferanten usw. hinterlegt werden. Wie im Verkauf für die Kunden besteht auch im Einkauf für die Lieferanten in den Adress-Artikel-Konditionen die Möglichkeit, Lieferantenspezifische Einkaufskonditionen mit Sonder- und Staffelpreisen sowie rabatten zu hinterlegen. Die Bestellvorschlagsliste ermittelt aus den aktuellen Artikel-Beständen, den vorhandenen Kunden-Aufträgen sowie bereits ausgelösten Bestellungen den aktuellen Bedarf und erzeugt optional automatisch Bestellungen bei den Lieferanten, wobei die bei den Lieferanten hinterlegten Einkaufs-Konditionen berücksichtigt werden. Mit dem Zusatzmodul Chaotischer Wareneingang wird beim Wareneingang nur die tatsächliche eingegangene Ware erfasst. Die Aktualisierung der entsprechenden Bestellungen bei den Lieferanten führt INKS dann automatisch durch. Seite 3

4 Einkaufs-Informationen im Artikelstamm In der INKS-Benutzerverwaltung kann eingestellt werden, dass beim Aufruf von Artikelstammdaten die für den Einkauf relevanten Angaben zusammengefasst unter einem zusätzlichen Reiter angezeigt werden und bearbeitet werden können. Abb.: Zusammenfassung der wichtigsten Daten für den Einkauf im Artikelstamm Im Artikelstamm können je Artikel ein Mindestbestand und eine (Mindest-) Bestellmenge hinterlegt werden, die in der Bestellvorschlagsliste oder auch beim manuellen Erfassen von Bestellungen an Lieferanten berücksichtigt werden. Der letzte Einkaufspreis und das letzte Einkaufsdatum (Feld am unter dem letzten Einkaufspreis in der oben abgebildeten Bildschirmmaske) werden normalerweise beim Wareneingang ebenso automatisch aktualisiert wie ggf. die Lieferanten-Liste. Über die Beleginfo bzw. die Einkaufshistorie können Sie nachvollziehen, ob der Artikel ggf. von weiteren Lieferanten bezogen worden ist. Seite 4

5 Einkaufskonditionen Wie für den Verkauf können in INKS auch für den Einkauf Konditionen wie Staffelpreise oder Rabatte hinterlegt werden. Entsprechend den Festlegungen für den Verkauf kann auch hier mit bis zu 3 oder mit bis zu 18 Staffelmengen gearbeitet werden. In den Konditionen können auch je Lieferant Mindestbestellmengen und Losgrößen definiert werden, um z. B. günstigere Stückpreise zu erzielen. Abb.: Lieferanten-bezogene Einkaufskonditionen Seite 5

6 Bestellvorschlag Abb.: Auswahlmaske für die Bestellvorschlagsliste Wenn Sie in der Auswahlmaske für den Bestellvorschlag keinerlei Eingrenzungen treffen bzw. keinerlei Änderungen vornehmen, ermittelt das Programm für alle Artikel, ob etwas bestellt werden muss, um die definierten Mindestbestände aufrechtzuerhalten bzw. alle vorhandenen Kundenaufträge ggf. terminiert bis zu einem von Ihnen vorgebbaren Lieferdatum bedienen zu können. Der gelbe Button Bestell-Liste bearbeiten und bestellen wird erst angezeigt, nachdem Sie die Bestellvorschlagsliste auf dem Bildschirm angezeigt bekommen oder gedruckt haben. Nach Anklicken des gelben Buttons können Sie die zur Bestellung vorgeschlagenen Mengen, die vorgeschlagenen Lieferanten usw. noch ändern. Seite 6

7 Abb.: Bearbeitungsmaske für den automatischen Aufbau von Bestellungen Mit Anklicken des Buttons Bestellungen aufbauen erzeugt INKS automatisch Bestellungen, die Sie dann nur noch ausdrucken bzw. an Ihre Lieferanten übermitteln müssen. Mit den EDI-Schnittstellen ist auch eine Übermittlung der Bestellungen auf elektronischem Weg möglich. Zusatzmodul Chaotischer Wareneingang Mit dem Zusatzmodul Chaotischer Wareneingang vereinfacht man sich die Arbeit beim Wareneingang noch weiter. Wenn Ware vom Lieferanten eintrifft, erfasst man - ohne auf vorhandene Bestellungen zu achten einen Wareneingangsbeleg über die gelieferte Ware, und INKS vermindert beim Speichern automatisch die vorhandenen Bestellungen um die nun erhaltenen Artikelpositionen bzw. vermindert bei Teillieferungen die bestellten Mengen in den übrig bleibenden Bestellungen und im Artikelstamm um die Anzahl, die bereits geliefert worden ist. Seite 7

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