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1 Umsatzsteuerinformation IST IHR UNTERNEHMEN FIT für den 1. April 2012 bzw. 1. Juli 2012? Neuregelung der UmsatzsteuerDurchführungsverordnung Änderung der Nachweispflichten bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen

2 Ihre Checkliste

3 Zum Jahreswechsel 2012 wurde durch die Zweite Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen (BGBl I, S. 2416) u.a. die Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (nachfolgend: UStDV) grundlegend geändert, was sich insbesondere auf den Buch- und Belegnachweis bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen sowie innergemeinschaftlichen Lieferungen auswirkt. Kernpunkte der Neuregelung von 9 bis 11, 13, 17 und 17a bis 17c UStDV sind das Ersetzen der bisher normierten Sollvorschriften durch Mussvorschriften, die Anpassung des Buch- und Belegnachweises für Ausfuhrlieferungen an die EU-einheitliche flicht zur Teilnahme am elektronischen Ausfuhrverfahren (sog. ATLAS-Ausfuhr ) sowie die Neustrukturierung des Belegnachweises bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen. Für viele Unternehmer führen diese neuen Bestimmungen zu einem hohen innerbetrieblichen Aufwand, der innerhalb der vorgegebenen Frist zum 1. Januar 2012 nicht umsetzbar war. Aufgrund dessen hat das Bundesministerium der Finanzen (nachfolgend: BMF) zunächst im Rahmen seines Schreibens vom 9. Dezember 2011 eine Nichtbeanstandungsfrist bis zum 31. März 2012 eingeräumt, in der sowohl für steuerfreie Ausfuhrlieferungen als auch für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen die bisherige Rechtslage weiterhin angewendet werden darf. Diese Frist wurde nun ausschließlich für die Nachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen um weitere drei Monate bis zum 30. Juni 2012 verlängert. Dennoch sollten bereits jetzt alle von der Neuregelung betroffenen Unternehmer mit der Umsetzung der formalen Kriterien des Buch- und Belegnachweises beginnen, da die neuen Bestimmungen mit einem erheblichen administrativen Aufwand verbunden sind. Um den praktischen Umgang mit der Neugestaltung der UStDV zu erleichtern, wird nachstehend die aktuelle Rechtslage überblickartig dargestellt. A. Nachweispflichten bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen in Beförderungsund Versendungsfällen Im Rahmen der aktuellen Änderung der UStDV wird bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen danach unterschieden, ob die Waren mittels elektronischen Ausfuhrverfahren ( ATLAS-Ausfuhr ) bei den Zollbehörden angemeldet werden oder nicht. Sofern das elektronische Ausfuhrverfahren Anwendung findet, ist künftig der Nachweis durch eine elektronisch übermittelte Bestätigung (sog. Ausgangsvermerk ) bzw. durch eine elektronisch übermittelte alternative Bestätigung (sog. Alternativ-Ausgangsvermerk ) der Ausfuhrzollstelle zu erbringen. In Versendungsfällen kann auf die bislang bekannte Spediteursbescheinigung zurückgegriffen werden, wenn die Ausstellung des Ausgangsvermerks bzw. Alternativ-Ausgangsvermerks nicht möglich oder zumutbar ist, allerdings muss hierbei der Beleg zusätzlich die Versendungsbezugnummer der Ausfuhranmeldung (sog. Movement Reference Number - kurz: MRN) enthalten. Bei Anmeldungen außerhalb des elektronischen Ausfuhrverfahrens findet weiterhin das Exemplar Nr. 3 der Ausfuhranmeldung sowie alle bisherigen alternativen Versendungsbelege und Speditionsbescheinigungen Anwendung. Für Ausfuhren, die nicht elektronisch angemeldet werden, weil bspw. die hierfür relevante Wertgrenze in Höhe von EUR (Warenwert) nicht überschritten wird, bleibt die Nachweisführung im Wesentlichen wie bislang erhalten. Die Ausfuhr von für den Straßenverkehr zugelassenen Fahrzeugen ist ebenfalls mittels Ausgangsvermerk nachzuweisen, jedoch mit dem Zusatz der entsprechenden Fahrzeug-Identifikationsnummer. Des Weiteren muss der leistende Unternehmer über eine Bescheinigung der Zulassung, der Verzollung oder der Einfuhrbesteuerung im Drittland verfügen.

4 I. Checkliste des Belegnachweises bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen in Beförderungsfällen 1 Der Ausfuhrnachweis erfolgt durch: Einen Ausgangsvermerk bzw. Alternativ-Ausgangsvermerk, oder - für alle Anmeldungen außerhalb des elektronischen Ausfuhrverfahrens - durch einen Beleg, der folgende Angaben enthält: y Name und Anschrift des liefernden Unternehmers, y Menge des ausgeführten Gegenstandes und die handelsübliche Bezeichnung, y Ort und Tag der Ausfuhr sowie y Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates, die den Ausgang des Gegenstandes aus dem Gemeinschaftgebiet überwacht 2. II. Checkliste des Belegnachweises bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen in Versendungsfällen Der Ausfuhrnachweis erfolgt durch: Einen Ausgangsvermerk bzw. Alternativausgangsvermerk, oder - für alle Anmeldungen außerhalb des elektronischen Ausfuhrverfahrens - durch: Einen Versendungsbeleg, insbesondere durch einen handelsrechtlichen Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist, durch ein Konnossement, durch einen Einlieferungsschein für im ostverkehr beförderte Sendungen oder deren Doppelstücke, oder eines anderen handelsüblichen Belegs als den o.g. Belegen, insbesondere mit einer Bescheinigung des beauftragten Spediteurs. Dieser Beleg hat folgende Anforderungen zu erfüllen: y Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs sowie das Ausstellungsdatum, y Name und Anschrift des liefernden Unternehmers und des Auftraggebers der Versendung, y Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) des ausgeführten Gegenstandes, y Ort und Tag der Ausfuhr/Ort und Tag der Versendung des ausgeführten Gegenstands in das Drittlandsgebiet, y Empfänger des ausgeführten Gegenstands und den Bestimmungsort im Drittlandsgebiet, y Versicherung des Ausstellers des Belegs darüber, dass die Angaben im Beleg auf der Grundlage von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftgebiet nachprüfbar sind sowie y Unterschrift des Ausstellers des Belegs. B. BuchmäSSiger Nachweis bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen und Lohnveredelungen an Gegenständen der Ausfuhr Mit der Neuregelung von 13 UStDV wurden bis auf das grundlegende Ersetzen der Sollvorschriften durch Mussvorschriften nur redaktionelle Änderungen vorgenommen, so dass grundsätzlich der Buchnachweis entsprechend der bisherigen Gesetzeslage vorzunehmen ist. Einzige Ausnahme bildet die künftig zusätzlich aufzuzeichnende Versendungsbezugnummer der Ausfuhranmeldung (MRN). Dieser Zusatz ist ausschließlich bei Ausfuhren anzuwenden, die zwar elektronisch angemeldet wurden, bei denen es dem Unternehmer allerdings nicht möglich bzw. zumutbar ist, den Nachweis mittels Ausgangsvermerk zu führen. Checkliste des Buchnachweises bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen und Lohnveredelungen an Gegenständen der Ausfuhr Aufzeichnung von: Name und Anschrift des Abnehmers oder des Auftraggebers, Menge des Gegenstandes der Lieferung/Art und Umfang der Lohnveredelung sowie die handelsübliche Bezeichnung, Tag der Lieferung/Lohnveredelung, vereinbartes (vereinnahmtes) Entgelt (und Tag der Vereinnahmung), Art und Umfang der Bearbeitung oder Verarbeitung vor der Ausfuhr sowie Angabe der MRN (sofern das elektronische Ausfuhrverfahren angewandt wird). 1 Im Rahmen der nachfolgend aufgeführten Checklisten wird auf die Buch- und Belegnachweispflichten bei Ausfuhr von für den Straßenverkehr zugelassenen Fahrzeugen sowie auf Ausfuhr im gvv und im Versandverfahren mit Carnet TIR verzichtet. 2 Ein mit Datum versehener Dienststempelabdruck der zuständigen Grenzzollstelle auf dem Exemplar Nr. 3 der Ausfuhranmeldung soll ebenfalls ausreichend sein für die Nachweiserbringung, vgl. BMF-Schreiben vom 6. Februar 2012, Abschn. 6.6 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Buchst. b Satz 2

5 C. Belegnachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen in Beförderungs- und Versendungsfällen Die Neufassung der Nachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen führt zu grundlegenden Änderungen, da zum einen die in diesem Bereich bislang geltende Unterscheidung in Beförderungen und Versendungen aufgegeben wird, zum anderen der Belegnachweis ausschließlich durch das Doppel der Rechnung und einer sog. Gelangensbestätigung zu erfolgen hat. Aufgrund des Ersetzens der bisherigen Sollvorschriften in Mussvorschriften sind künftig andere als die in 17a bis 17c UStDV n.f. genannten Nachweise (insbesondere die sog. weiße Spediteursbescheinigung ) nicht mehr zulässig. Unter der Gelangensbestätigung ist eine Bestätigung des Abnehmers zu verstehen, die nachweisen soll, dass der gelieferte Gegenstand tatsächlich in den Bestimmungsmitgliedstaat gelangt ist. Infolgedessen wird künftig der ausländische Abnehmer zur Mitwirkung bei der Nachweiserbringung für den leistenden Unternehmer gegenüber den deutschen Finanzbehörden mit eingebunden. I. Checkliste des Inhaltes der Gelangensbestätigung 3 Konkret handelt es sich bei der Gelangensbestätigung um einen Beleg, der vom Abnehmer zu erstellen ist und folgende Angaben enthalten muss: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge des Gegenstandes der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung, Tag und Ort des Erhalts des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet (im Beförderungs- oder Versendungsfall durch den leistenden Unternehmer) oder Tag und Ort des Endes der Beförderung des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftsgebiet (im Abholfall durch den Abnehmer), Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie Unterschrift des Abnehmers 4. II. Vereinfachungsregelung bei Speditionen und Kurierdienstleistungsunternehmen Für Versendungsfälle wurde in 17a Abs. 2 Satz 2 UStDV n.f. eine Vereinfachungsregelung aufgenommen, wonach die Gelangensbestätigung auch gegenüber dem Spediteur abgegeben werden kann. Im Rahmen dessen ist allerdings eine schriftliche Versicherung des Spediteurs gegenüber dem leistenden Unternehmer gefordert, aus der sich ergibt, dass sich der Beleg mit den erforderlichen flichtangaben tatsächlich in seinem Besitz befindet und kurzfristig vorgelegt werden kann. Hierbei ist anzumerken, dass der liefernde Unternehmer die Beweislast trägt und somit für ein etwaiges pflichtwidriges Verhalten des beauftragten Spediteurs einsteht. Bei der Beauftragung von Kurierdiensten sind für die Gelangensbestätigung eine schriftliche Auftragsbestätigung mit den bereits nach der bisherigen Regelung geforderten Angaben sowie eine schriftliche Versicherung des beauftragten Unternehmers, über die erforderlichen Angaben des Abnehmers zu verfügen (insbesondere über den Ort und Tag des Endes der Beförderung des Gegenstandes im übrigen Gemeinschaftgebiet und über die schriftliche Bestätigung des Abnehmers, den Gegenstand der Beförderung erhalten zu haben), ausreichend 5. III. Ergänzende Hinweise Die Gelangensbestätigung selbst kann aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben (bspw. Lieferschein und Empfangsbestätigung). Eine Übermittlung der Gelangensbestätigung auf elektronischen Weg ist ebenfalls möglich, sofern die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit des Dokuments gewährleistet ist 6. In diesem Fall ist das Kriterium der Unterschrift des Abnehmers auf der Gelangensbestätigung nicht mehr erforderlich 7. Ferner ist es nicht notwendig für jeden einzelnen Liefergegenstand eine Gelangensbestätigung zu erbringen 8. Vielmehr ist ein Bezug auf die jeweilige, mehrere Gegenstände umfassende Lieferung oder Sammelrechnung ausreichend 9. Bei dauerhaften Liefervereinbarungen kann eine Gelangensbestätigung auch über den vereinbarten Leistungszeitraum ausgestellt werden 10. IV. Fehlende Gelangensbestätigung Sofern die Gelangensbestätigung in Beförderungsfällen, d.h. wenn der leistende Unternehmer oder der Abnehmer selbst den Transport des Gegenstandes übernimmt, nicht vorliegt, kann der Nachweis der Steuerbefreiung für die innergemeinschaftliche Lieferung auch auf Grundlage objektiver Beweise geführt werden, sofern der Gegenstand tatsächlich in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist 11. Jedoch trägt auch in diesem Fall der leistende Unternehmer die Beweislast. 3 Es erfolgte eine Verbandsanhörung zum Entwurf eines BMF-Schreibens zu den ab dem 1. Januar 2012 geltenden Nachweispflicten bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen und inner gemeinschaftlichen Lieferungen, das als Anlage auch Muster für Gelangensbestätigungen in deutscher, englischer und französischer Sprache sowie ein Muster für die Gelangens bestätigung von Frachtführern und Spediteuren enthält. Das Muster der Gelangensbestätigung in deutscher Sprache sowie das Muster der Gelangensbestätigung für Frachtführer und Spediteure sind diesem Schreiben ebenfalls beigefügt. 4 Die erforderliche Unterschrift des Abnehmers kann auch von einem Bevollmächtigten (bspw. Arbeitnehmer) geleistet werden, sofern sich dessen Vertretungsberechtigung aus anderen Unterlagen (bspw. Lieferauftrag oder Bestellvorgang) ergeben, vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 5 Satz 2 bis 5. 5 Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6c. 6 Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6a Satz 7 und 8. 7 Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6a Satz 9. 8 Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6 Satz 2. 9 Vgl. MF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6 Satz 3 und Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6 Satz Vgl. BMF-Schreiben im Entwurf, Abschn. 6a.3 Abs. 6d Satz 1.

6 D. BuchmäSSiger Nachweis bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen Hinsichtlich der Buchnachweispflichten bei steuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferungen sind gegenüber der bisherigen Rechtslage keine wesentlichen Änderungen vorgenommen worden 12. Eine Anpassung erfolgt lediglich für innergemeinschaftliche Lieferungen von für den Straßenverkehr zugelassenen Fahrzeugen, bei denen künftig zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer mit aufzuzeichnen ist. E. Fazit Die neuen Buch- und Belegnachweispflichten bei steuerfreien Ausfuhrlieferungen und innergemeinschaftlichen Lieferungen, mit denen sich künftig deutsche Exportunternehmen konfrontiert sehen, stellen eine hohe logistische Herausforderung dar. Deshalb ist es notwendig rechtzeitig mit der Umstellung der innerbetrieblichen rozessabläufe bei Lieferungen ins EU-Ausland und Drittland zu beginnen. F. Muster der Gelangensbestätigung Anlage 1 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) Bestätigung über das Gelangen des Gegenstands einer innergemeinschaftlichen Lieferung in einen anderen EU-Mitgliedstaat (Gelangensbestätigung) (Name und Anschrift des Abnehmers der innergemeinschaftlichen Lieferung, ggf. -Adresse) Hiermit bestätige ich als Abnehmer, dass ich folgenden Gegenstand/dass folgender Gegenstand einer innergemeinschaftlichen Lieferung (Menge des Gegenstands der Lieferung) (handelsübliche Bezeichnung, bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer) am (Datum des Erhalts des Liefergegenstands im Mitgliedstaat, in den der Liefergegenstand gelangt ist, wenn der liefernde Unternehmer den Liefergegenstand befördert oder versendet hat oder wenn der Abnehmer den Liefergegenstand versendet hat) (Datum des Endes der Beförderung, wenn der Abnehmer den Liefergegenstand selbst befördert hat) in / nach 1) (Mitgliedstaat und Ort, wohin der Liefergegenstand im Rahmen einer Beförderung oder Versendung gelangt ist) erhalten habe / gelangt ist 1). (Datum der Ausstellung der Bestätigung) (Unterschrift des Abnehmers oder seines Vertretungsberechtigten sowie Name des Unterzeichnenden in Druckschrift) 1) Nichtzutreffendes streichen. 12 Fraglich bleibt in diesem Zusammenhang, ob die buchmäßige Verpflichtung des leistenden Unternehmers zur Aufzeichnung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Abnehmers weiterhin Bestand haben wird, vgl. Vorlage des Bundesfinanzhofes an den Europäischen Gerichtshof vom 15. Dezember 2010, Rs. C-587/10.

7 Gelangensbestätigung bei Versendung/Beförderung durch Frachtführer/Spediteure Name/Firma und Anschrift des Spediteurs oder Frachtführers (Straße, Hausnummer, ostleitzahl, Ort) Anlage 4 zum Umsatzsteuer-Anwendungserlass (zu Abschnitt 6a.3) (Ort) (Datum) Gelangensbestätigung/Bescheinigung für Umsatzsteuerzwecke bei der Versendung/Beförderung durch einen Spediteur oder Frachtführer in das übrige Gemeinschaftsgebiet ( 17a Abs. 2 Nr. 2 Satz 3 UStDV) An Firma/Herrn/Frau (als liefernder Unternehmer) 1) (als Abnehmer der Lieferung) 1) (Name) in Ich bestätige hiermit, dass mir am (Straße) (LZ, Sitz/Wohnort) von Ihnen/von der Firma/von Herrn/von Frau 2) (Straße) in (LZ, Sitz/Wohnort) die folgenden Gegenstände übergeben/übersandt 2) worden sind: ackstücke Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände Zahl Verpackungsart Zeichen und Nummern (bei Fahrzeugen zusätzlich die Fahrzeug-Identifikationsnummer) Ich habe die Gegenstände am (Datum des Erhalts der Gegenstände durch den Empfänger) nach (EU-Mitgliedstaat und Ort) an (Name und Anschrift des Abnehmers der Lieferung, wenn der Adressat dieser Bestätigung/Bescheinigung nicht der liefernde Unternehmer ist) versendet/befördert 2). Der Auftrag ist mir von in (Straße) (LZ, Sitz/Wohnort) erteilt worden. Ich versichere, über ein Doppel dieser Bestätigung/Bescheinigung und über eine schriftliche Bestätigung über den Erhalt der Gegenstände durch den Abnehmer der Lieferung zu verfügen, die im Gemeinschaftsgebiet nachgeprüft werden können. 1) Zutreffendes bitte ankreuzen 2) Nichtzutreffendes bitte streichen (Unterschrift)

8 Kontakt BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Fachbereich Umsatzsteuer Katharina-Heinroth-Ufer Berlin Telefon: Telefax: Dieses Dokument wurde mit Sorgfalt erstellt, ist aber allgemein gehalten und kann daher nur als grobe Richtlinie gelten. Es ist somit nicht geeignet, konkreten Beratungsbedarf abzudecken, so dass Sie die hier enthaltenen Informationen nicht verwerten sollten, ohne zusätzlichen professionellen Rat einzuholen. Bitte wenden Sie sich an die BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, um die hier erörterten Themen in Anbetracht Ihrer spezifischen Beratungssituation zu besprechen. BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, deren artner, Angestellte, Mitarbeiter und Vertreter übernehmen keinerlei Haftung oder Verantwortung für Schäden, die sich aus einem Handeln oder Unterlassen im Vertrauen auf die hier enthaltenen Informationen oder darauf gestützte Entscheidungen ergeben. BDO AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, eine Aktiengesellschaft deutschen Rechts, ist Mitglied von BDO International Limited, einer britischen Gesellschaft mit beschränkter Nachschusspflicht, und gehört zum internationalen BDO Netzwerk voneinander unabhängiger Mitgliedsfirmen. BDO ist der Markenname für das BDO Netzwerk und für jede der BDO Mitgliedsfirmen. 1/2012

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