Praxistag Elektronische Rechnung

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1 Kooperationspartner: Praxistag Elektronische Rechnung 28. November 2013 GS1 Germany Knowledge Center

2 Elektronische Rechnungsstellung weiterhin in Bewegung Welche Erfahrungen gibt es mit den Erleichterungen durch das neue Umsatzsteuergesetz? Welche Anforderungen werden heute an die Rechnungsarchivierung gestellt? Wie können Anwender technische und rechtliche Neuerungen zügig und gewinnbringend umsetzen? Antworten erhalten interessierte Teilnehmer auf dem 14. Praxistag Elektronische Rechnung. Die Veranstaltung bietet einen Überblick über aktuelle Trends bei elektronischen- Rechnungen und vermittelt Tipps zur praktischen Anwendung. Wie bereits in den Jahren 2011 und 2012 organisiert GS1 Germany den Fachkongress gemeinsam mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD). Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ist die nationale Plattform von Verbänden, Ministerien und Unternehmen zur Förderung der elektronischen Rechnung in Deutschland. Das Forum soll geeignete Maßnahmen zum raschen und einfachen Einsatz elektronischer Rechnungen vorbereiten, koordinieren und umsetzen. Das Forum ist als Projektgruppe bei der AWV (Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.) angesiedelt. Ihr Veranstalter Im Mittelpunkt der diesjährigen Veranstaltung steht neben den Erfahrungen mit dem neuen Umsatzsteuergesetz und der elektronischen Archivierung das Thema ZUGFeRD. ZUGFeRD steht für Zentraler User Guide für elektronische Rechnung Deutschland und stellt eine Kombination aus PDF und strukturierten XML-Daten dar. ZUGFeRD basiert auf globalen und europäischen Empfehlungen und ergänzt als Kernrechnung in vielen Bereichen die klassischen EDI-Prozesse. Der neue branchenübergreifende Standard soll im B2B-Bereich, aber auch in der öffentlichen Beschaffung eingesetzt werden. Über Hintergründe und Herausforderungen berichten auf dem Praxistag namhafter Referenten. Zielgruppe: Der Praxistag richtet sich an alle, die mit elektronischen Rechnungen arbeiten oder diese zukünftig einsetzen wollen: Geschäftsführer IT-Entscheider Dienstleister Umsetzer GS1 Germany hilft Unternehmen aller Branchen dabei, moderne Kommunikations- und Prozess-Standards in der Praxis anzuwenden und damit die Effizienz ihrer Geschäftsabläufe zu verbessern. Unter anderem ist das Unternehmen in Deutschland für die weltweit überschneidungsfreie Globale Artikelnummer GTIN zuständig die Grundlage des Barcodes. Darüber hinaus fördert GS1 Germany die Anwendung neuer Technologien zur vollautomatischen Identifikation von Objekten (EPC/RFID) und bietet Lösungen für mehr Kundenorientierung (ECR Efficient Consumer Response). Zur Umsetzung und Verbreitung der beschriebenen Services bietet GS1 Germany als Veranstalter zahlreiche branchenspezifische und -übergreifende Konferenzen und Trainings an. aus Handel und Industrie etabliert. Unter einem Dach konzentriert sich hier das gesamte Spektrum des GS1-Angebots: So vermitteln Trainings und Seminare das notwendige Rüstzeug, um Geschäftsprozesse auf der Basis international gültiger Standards effizienter und kundenorientierter zu gestalten. Vertreter namhafter internationaler Unternehmen beraten über die Herausforderungen der Zukunft; Tagungen und Kongresse bieten ein Forum für den Dialog zwischen Anwendern in den unterschiedlichen Branchen. Das GS1 Germany Knowledge Center Seit Eröffnung im Mai 2009 hat sich das GS1 Germany Knowledge Center als Plattform für die Zusammenarbeit und den Austausch von Unternehmen 2

3 Programm 09:00 Begrüßung durch die Veranstaltungspartner Klaus Förderer, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, Stefan Engel-Flechsig, Rechtsanwalt und Leiter FeRD -empfänger ermöglicht. Dies wird erreicht durch die Kombination der bildhaften Darstellung mit den Rechnungsdaten in einem PDF/A-Dokument. Der neue Standard wirft damit aber auch Fragen zur Ordnungsmäßigkeit auf, z. B. die Frage nach dem Original der elektronischen Rechnung (Rechnungsbild oder Rechnungsdaten?). Im Vortrag werden diese Fragestellungen sowie darüber hinausgehende umsatzsteuerrechtliche Zweifelsfragen und Lösungsansätze zu elektronischen Rechnungen behandelt. 10:15 ZUGFeRD Struktur und Funktion des neuen branchenübergreifenden Rechnungsstandards 09:15 Grußwort des Bundesministeriums für Wirtschaft und Technologie Dr. Friedrich Wilhelm Haug, Ministerialrat, Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) 09:30 Neue Möglichkeiten für elektronische Rechnung durch das neue Umsatzsteuergesetz: Was ist zu beachten? Georg Bögerl, Teamleiter Entwicklung Belegwesen online und Kooperationen, DATEV eg Dr. Christoph Swart, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner, PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft WPG StBG Wesentlicher Vorteil des vom Forum für elektronische Rechnung (FeRD) entwickelten neuen Rechnungsdatenformats ZUGFeRD ist, dass es erstmals optimierte elektronische Rechnungsprozesse ohne weitere bilaterale Absprachen zwischen Rechnungsversender und Andreas Pelekies, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, Dr. Bernd Wild, Geschäftsführer, intarsys consulting GmbH Der neue Rechnungsstandard ZUGFeRD wurde zur CeBIT 2013 von BMWi, BMI und BITKOM vorgestellt. Er bietet branchenübergreifenden elektronischen Rechnungsdatenaustausch und ermöglicht den Einsatz ohne vorherige Abstimmung und unabhängig von der Unternehmensgröße. Das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelte Format basiert auf internationalen Standards. Die Integration von strukturierten XML-Daten in ein PDF gemäß ISO-Standard PDF/A-3 kombiniert sowohl die visuelle als auch die datentechnische Darstellung der Rechnung. Es wird gezeigt, wie eine ZUGFeRD-kompatible Rechnung aufgebaut ist: Neben der Darstellung der Strukturen im PDF und in XML wird insbesondere auch die Erzeugung, Validierung und Verarbeitung solcher elektronischen Rechnungen dargestellt. 11:00 Kaffeepause und Marktplatz 3

4 11:30 ZUGFeRD in der Umsetzung neue Möglichkeiten Werner Brinkkötter, Vice Head of Bookkeeping, August Storck KG ZUGFeRD ist ein echter End-to-End-Prozess, der sich einfach und für kleines Geld realisieren lässt. Wir haben uns eine zügige Integration vorgenommen. In einem ersten Schritt haben wir den Rechnungseingang per bereits umgesetzt. Hier geht es um eine europaweit genormte Option, wo an der Rechnung eine kleine XML-Datei hängt und dadurch die Prozesskette (Belegerfassung) mit einfachen Mitteln geschlossen wird. Außerdem werde ich auf die Umsatzsteuerbefreiung mittels Gelangensbestätigung und IBAN-only kurz eingehen. Zwei einfache Optionen mit einem hohen Ertragswert. 12:00 ZUGFeRD bei GS1 Germany Erfahrung aus der Umsetzung Thomas Happel, Leiter IT & Organisation, GS1 Germany zeigt hier in der Rolle als mittelständisches Unternehmen, wie ZUGFeRD im eigenen Haus umgesetzt wird und welche Punkte beachtet werden müssen. 12:15 Mittagspause und Marktplatz 13:15 Rechtsgrundlagen zur Rechnungsarchivierung Anforderungen, Mythen und Legenden Bernhard Zöller, Geschäftsführer, Zöller & Partner GmbH Der Vortrag erläutert die Anforderungen zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und anderer aufbewahrungspflichtiger Dokumente, räumt mit einigen anscheinend unausrottbaren Dauermythen auf und geht auf das aktuelle Thema elektronischer PDF-Rechnungseingang ein. 13:45 Elektronische Kostenrechnung in der hessischen Justiz Patrik Wagner, Regierungsdirektor, Hessisches Ministerium der Justiz, für Integration und Europa Der elektronische Rechtsverkehr hat in Hessen nicht nur in den unmittelbaren gerichtlichen Verfahren Einzug gehalten. Auch die Querschnittsdienste wurden betrachtet. Elektronische Rechnungsabwicklung und elektronische Bezahlung standen hierbei im Fokus. Mit der elektronischen Rechnungsversendung an alle Kunden, die das Elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP) als Standardversendeprozess nutzen, und mit der Einbindung eines E-Paymentverfahrens wurde hierbei bundesweit Neuland betreten. Der Vortrag zeigt auf, wie die hessische Justiz und ihre Kunden von elektronischen Rechnungen und E-Payment profitieren. 4

5 14:10 ZUGFeRD in der Praxis Aspekte einer ganzheitlichen Umsetzung Referent angefragt Die Einführung elektronischer Rechnungen hat Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen. Erst wenn alle Zahnräder ineinander greifen, kann der größtmögliche Nutzen erzielt werden. Neben der technischen Umsetzung stehen dabei insbesondere auch rechtliche und organisatorische Aspekte im Vordergrund. Der Vortrag zeigt auf, wie Unternehmen die elektronische Rechnung ganzheitlich einführen können. Methode bei der Rechnungsstellung sein wird. Das Zusammenspiel zwischen klassischem EDI und neuen Lösungsansätzen wird beleuchtet. 16:00 Aktuelles aus der Finanzverwaltung Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Neue Vorgaben bei der Rechnungsstellung, Vertrauensschutz und Umsatzsteuerhaftung, multilaterales Frühwarnsystem bei innergemeinschaftlichen Lieferungen sowie rechtliche Konsequenzen fehlerhafter Voranmeldungen. 14:30 Kaffeepause und Marktplatz 15:00 Diskussionsrunde und Fragen 16:45 Zusammenfassung und Fazit Klaus Förderer, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, Moderation: Klaus Förderer, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, 17:00 Ende der Veranstaltung Georg Bögerl, Teamleiter Entwicklung Belegwesen online und Kooperationen, DATEV eg Bernhard Lindgens, Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) Andreas Pelekies, Senior-Projektmanager EDI/eBusiness, Dr. Christoph Swart, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater, Partner, PKF FASSELT SCHLAGE Partnerschaft WPG StBG Bernhard Zöller, Geschäftsführer, Zöller & Partner GmbH In der Diskussionsrunde wird dieses Jahr ein Blick in die Zukunft der elektronischen Rechnung geworfen, die in einigen Jahren die vorherrschende 5

6 . Sponsoren Comarch AG Comarch ist ein weltweit tätiger Anbieter von IT-Lösungen und in Deutschland, Österreich und Schweiz mit rund 300 Mitarbeitern an 14 Standorten präsent. Unser Angebotsportfolio umfasst Business-Software (ERP, Financials, ECM/DMS, EDI, BI CRM&Marketing, IT-Services) für mittelständische Unternehmen und die Branchen Telekommunikation, Banken & Versicherungen, Handel & Dienstleistungen. EDI InterCom Mit der EDI InterCom als Partner vertrauen Sie einem erfahrenen internationalen EDI- Dienstleister. Wir zeichnen uns aus durch einen einfachen EDI-Einstieg ohne Fachwissen Ihrerseits sowie durch faire & transparente EDI-Preise insbesondere für Kleinunternehmen. Nach Anbindung an unser Hochverfügbarkeitsnetzwerk z. B. per SFTP, AS2 oder SMTP verfügen Sie über EDI-Verbindungen zu jeglichen Handelspartnern weltweit sowie über umfassendes Verkehrsmonitoring per WebBrowser, rechtskonforme Rechnungsarchivierung, digitale Signaturdienste u. v. m. intarsys consulting GmbH intarsys consulting GmbH ist auf sichere Softwarelösungen und Technologien für qualifizierte und fortgeschrittene elektronische Signaturen, Zeitstempel und Langzeitarchivierung PDF/A spezialisiert. Gleichzeitig zählt intarsys zu den führenden Herstellern von Software rund um den Dokumentenstandard PDF/A und arbeitet aktiv im FeRD an der Entwicklung und Umsetzung des ZUGFeRD-Standards. OPTIMAL SYSTEMS GmbH OPTIMAL SYSTEMS entwickelt Softwarelösungen für Enterprise Content Management (ECM). Die OPTIMAL SYSTEMS-Unternehmensgruppe wurde 1991 in Berlin gegründet und beschäftigt zurzeit ca. 316 Mitarbeiter. Mit seiner ECM-Suite bietet OPTIMAL SYSTEMS eine zentrale Informationsmanagement-Plattform mit Lösungen für digitale Archivierung, Dokumentenmanagement und Business Process Management. stratedi Daten-Clearing unabhängig von Standards, Normen, Software oder bestehenden Prozessen automatisieren wir Ihre Geschäftsprozesse. Sie arbeiten in der Cloud, eine System-Installation ist nicht nötig. Daten rein, Erfolg raus. Lieferantenintegration wollen Sie Ihre Lieferanten in ein bestehendes System integrieren, übernehmen wir den kompletten Prozess. Auf Wunsch inklusive qualifiziertem Signaturcenter. Beratung ob Software-Auswahl, Stammdatenmanagement oder RFID-Implementierung: Wir bieten Beratung rund um EDI. TRUBIQUITY GmbH Trubiquity stellt global für über Kunden im Handel (und Einzelhandel), in der Konsumgüterindustrie, Automobilindustrie, Luft- und Raumfahrt, Fertigungsindustrie & Produktion Managed File Transfer (MFT)-Lösungen und Applikationen für die Geschäftsprozessintegration zur Verfügung ob als SaaS (Software-as-a-Service)- oder Enterprise-Lösung oder eine Kombination aus beiden. Medienpartner. Kooperationspartner 6

7 Anmeldung per Fax Datum 28. November 2013 Veranstaltungsort GS1 Germany Knowledge Center Stolberger Straße 108 a Köln Teilnahmegebühr 549, Euro zzgl. der gesetzl. MwSt. Praxistag Elektronische Rechnung Praxistag Elektronische Rechnung Fax Branchen: Beratungsunternehmen Industrie Logistikdienstleister Verband Handel IT-Dienstleister Presse Zulieferer Ermäßigte Teilnahmegebühr 495, Euro zzgl. der gesetzl. MwSt. bei Buchung bis zum 17. Oktober Weitere Teilnehmer aus einem Unternehmen erhalten einen Rabatt von 100, Euro. In der Teilnahmegebühr sind Tagungsunterlagen, Mittagessen und Pausengetränke enthalten. Veranstalter Maarweg Köln Gitta Weirauch T F E weirauch@gs1-germany.de Hotel Zur Buchung eines Hotelzimmers wenden Sie sich bitte an: H.U.T. Hotelreservierungs- und Tagungsmanagement GmbH Sarah Braun T F E sarah.braun@hut-gmbh.net Teilnahmebedingungen Die Teilnehmerzahl ist begrenzt. Anmeldungen werden in der Reihenfolge des Eingangs berücksichtigt. Nach Eingang Ihrer Anmeldung erhalten Sie eine Bestätigung und die Rechnung. Die Teilnahmegebühr ist nach Erhalt der Rechnung fällig. Eine kostenfreie Stornierung ist bis 30. Oktober 2013 möglich; sie muss schriftlich erfolgen. Bei Absagen nach dem 30. Oktober 2013 wird die gesamte Teilnahmegebühr fällig. Ein Ersatzteilnehmer kann selbstverständlich gestellt werden. Programmänderungen aus dringlichem Anlass behält sich der Veranstalter vor. Datenschutzhinweis GS1 Germany nutzt Ihre Daten über die Vertragserfüllung hinaus auch zur Werbung für eigene Zwecke. Sie können der Verarbeitung oder Nutzung Ihrer Daten für Zwecke der Werbung jederzeit bei der Maarweg Köln T F E widerspruch@gs1-germany.de (verantwortlich i. S. d. BDSG) widersprechen. Spezifizierung der Branche GLN (falls vorhanden) Name Vorname Position Abteilung Firma Institution Straße Nr. PLZ Ort Telefon Fax Ich melde mich unter Anerkennung der Teilnahmebedingungen verbindlich an. Datum Stempel Unterschrift 7

8 Maarweg Köln T F E info@gs1-germany.de Köln, 9/2013