PMC-Cockpit. Ein effizientes Project Management Tool

Transkript

1 1 PMC-Cockpit Ein effizientes Project Management Tool

2 2 PMC-Cockpit : Einsatzmöglichkeiten PMC-Cockpit ist eine Multi-Projekt Datenbank PMC-Cockpit Daher kann sie benutzt werden für : einzelne Grossprojekte oder ein komplettes Investitionsbudget einer Fabrik mit mehreren Projekten oder Krediten Multi-Projekt Multi-Sprache Multi-Währung

3 3 PMC-Cockpit : Inhalt PMC-Cockpit fasst 3 Funktionen in der gleichen Datenbank zusammen : 1. Das globale Management von Ihren Projekten : Projektadministration Projektstrukturen (Projekt-Struktur-Plan, Bau-Kosten-Plan, usw.) Risiko-Management Kostenkontrolle Änderungsmanagement Meilenstein-Trend-Analyse Berichtswesen Aktivitätenliste, usw.

4 4 PMC-Cockpit : Inhalt 2. Das Kapital-Investitions-Management : Ursprüngliche Kostenschätzung Dokumentenverwaltung Apparatelisten Spezifikationen Instrumentenlisten Geschätzte Endkosten

5 5 PMC-Cockpit : Inhalt 3. Die Kapital-Investitions-Kontenführung : Kostenstruktur Kredit Budget Geplante Bestellungen und Bestellungen Vorauszahlungen und Rechnungen Cash-flow und Treasury forecast, usw.

6 6 PMC-Cockpit und SAP Aufgabenverteilung in SAP : Einkauf Bestellung- und Ausgabenkontrolle auf SAP I/O Ebene in PMC-Cockpit : Bestellungen und Ausgaben auf Bau-Kosten-Plan oder Apparate Ebene Möglicher Datentransfer von SAP nach PMC-Cockpit

7 7 PMC-Cockpit : Automatisierte Schnittstelle mit SAP EXPORT IMPORT PS PM Acc. Inv. Hour WBS 01 WBS 02 WBS 03 WBS 04 WBS 05 CE CE Pos SAP EXCEL PMC-Cockpit

8 8 PMC-Cockpit : Plattform PMC-Cockpit ist in MS-ACCESS geschrieben Es beinhaltet sowohl die Daten, als auch das Programm. Dies bedeutet : Dass es keine neue Anwendung" in Ihrer Umgebung ist Dass es kein IT-Personal für Installation/Administration erfordert 5 Zugriffberechtigungs-Ebenen Verwalter Projekt-Manager Projekt-Ingenieur Buchhalter Gast Alle Rechte (inklusive auf Design und Programmierung) Kann die Zugriffsberechtigungen zuteilen Kann Tabellen ändern Kann alle Funktionen der Datenbank benutzen Kann die Datenbank benutzen Ohne Rechte auf die Voreinstellungen Kann Buchhaltungskosten erfassen Leserechte Alle Einträge sind protokolliert und nachverfolgbar!

9 9 PMC-Cockpit Gesamtüberblick

10 10 PMC-Cockpit Gesamtüberblick PMC-Cockpit Alle Projektdaten in einer integrierten Datenbank! Führt zu schnelleren und besseren Entscheidungen durch Gesamtüberblick. Multiprojekt Multiwährung Multisprache Transparent - Schnell - Kostengünstig

11 11 Integriertes Projektmanagement WBS (Work Breakdown Structure) PSP (Projekt-Struktur-Plan) Aufteilung des Projektes in Arbeitspakete: Ist Basis für Auftragsvergabe, Controlling, Dokumentation... WBS Transparent - Schnell - Kostengünstig

12 12 Integriertes Projektmanagement Verbesserte Kommunikation und Dokumentation Automatische Bericht- und Diagrammerstellung Changes! Diagramme für Kostenverlauf Soll / Plan / Ist Integrierte Pendenzenliste Änderungsmanagement Transparent - Schnell - Kostengünstig

13 13 Integriertes Projektmanagement Controlling Methoden zum Überwachen des Projektfortschrittes: Meilenstein-Trend-Analyse Projekt Risiko-Management (Risiko-Katalog inbegriffen) Kostenverfolgung D N O S A J J M A M F J J F M A M J J A S O N D

14 14 PMC-Cockpit im Detail Diese Datenbank ist modular aufgebaut. Die nachfolgenden Folien beinhalten die Beschreibung der wichtigsten Module.

15 15 PMC-Cockpit im Detail Projektleiter sehen sich vielfach mit der Aufgabe konfrontiert, komplexe Investitionsprojekte mit einem eng begrenzten Budget unter grossem Termindruck und knapp bemessenen Ressourcen abzuwickeln. Der Auftraggeber oder die vorgesetzte Stelle erwartet zudem ein klar strukturiertes und aussagekräftiges Berichtswesen, um jederzeit über den Stand des Projektes informiert zu sein. PMC stellt hierzu ein erprobtes Softwarepaket zur Verfügung, mit welchem Sie Ihr Projekt stets unter Kontrolle haben und vor Überraschungen geschützt sind.

16 16 Systemvoraussetzungen Das Softwarepaket basiert auf einer Access-Datenbank und kann auf jedem PC unter Windows installiert werden. Ebenso sind Links zu gängigen Buchhaltungssoftwarepaketen möglich. Die Erfahrung hat gezeigt, dass mit dem vorliegenden Softwarepaket die Projektleiter entlastet werden, die Transparenz erhöht wird und Risiken frühzeitig erkannt werden können.

17 17 Nutzen von PMC-Cockpit Klare Festlegung von Verantwortlichkeiten, Definierte Projektstrukturen Ständiger Überblick über Projektkosten mit Hilfe von Quervergleichen und einer Vielzahl von Analysemöglichkeiten Automatisiertes Erstellen von Projektstatusberichten Automatisiertes Erstellen von Diagrammen für Kostenverlauf Soll / Ist / Plan (zusammen vergleichbar) Integriertes Änderungsantrags -Management Integrierte Pendenzenlisten Vordefinierte Checklisten zur Beurteilung von Projektrisiken Leichte Bedienbarkeit Einfache Anpassungsmöglichkeiten an Kundenbedürfnisse!

18 18 Projektstrukturplan Der Projektstrukturplan (PSP) zeigt den vollständigen Arbeitsaufwand eines Projektes und zerlegt diesen systematisch in einzelne Teile, die jeweils eine konkrete Aufgabe, ein Arbeitspaket enthalten. Durch die Projektstrukturierung erfolgt eine klare Zuordnung der Verantwortlichkeiten. PSP zeigt jedem Projektmitarbeiter, durch eine Arbeitspaketbeschreibung, wer für was zuständig ist, wodurch unter anderem eine gute Kommunikation sichergestellt werden kann.

19 19 Projektstrukturplan Die Gliederung von PSP : Das Informationsbedürfnis erfordert eine möglichst feine Untergliederung, doch steigen mit dem Detaillierungsgrad die Bearbeitungskosten. Hier gilt es, einen optimalen Kompromiss zu wählen. Auf jeden Fall ist der PSP so fein zu detaillieren, dass kritische Bauteile oder Arbeiten für eine Baugruppe genau erkannt werden können. Einflussfaktoren : Projektart Projektinhalt Projektgrösse Projektdauer Weitere Verwendung...

20 20 Projektstrukturplan PSP liefert die Basis für wichtige Aufgaben des Projektleiters, wie : Unterstützung bei der Erstellung eines Kreditantrages Aufgaben- und Stellenbeschreibungen Kostenüberwachung in kleineren Arbeitspaketen (Soll / Ist / Plan) Änderungsantragsmanagement Dokumentation, Kommunikation...

21 21 Projektstrukturplan Ziele des Projektstrukturplans : Erkennen von Unklarheiten der Zieldefinition Schaffen von Transparenz im Projekt Erkennen und Eingrenzen der Risiken des Projektes Erkennen der Schwerpunktaufgaben Zuordnung aller Aufgaben Schaffen der Voraussetzungen für eine effektive Koordination aller Beteiligten

22 Organigramm Beispiel 22

23 23 Änderungsantrag Um die Transparenz im Projekt zu gewährleisten und die Kosten nicht hinter den Planbeträgen zu verstecken, muss jede Änderung (ob es sich um Kostenmehrungen oder Kostenminderungen handelt) durch ein geregeltes Meldeverfahren erfasst werden. In dieses System werden, nach Bewilligung des Änderungsantrages, die Kosten automatisch der richtigen Kostenstelle zugewiesen.

24 Flexibler Änderungsantrag Register 24

25 Kundenspezifischer Änderungsantrag Bericht 25

26 26 Risk Management Da Projekte eine Vielzahl unbekannter Faktoren aufweisen, besteht eine wichtige Aufgabe der Projektleitung darin, in der Zukunft liegende Risiken vorauszusehen. Da sich viele Schwierigkeiten und Mängel, die zu Problemen führen, bereits im Planungsstadium beseitigen lassen, wird der Schwerpunkt der Analyse auf diese Phase gelegt. In diesem Teil werden die Risiken, die das Projektziel gefährden können, sowohl anhand von Checklisten als auch mit Hilfe des Projektstrukturplanes, systematisch bearbeitet.

27 27 Risk Management Das Gesamtrisiko, welches in einem Projekt enthalten ist, kann in vier grosse Risikogruppen unterteil werden : Technische Risiken Wirtschaftliche Risiken Engineeringfehler Fehlerhafte Materiallieferungen Fehler in der Montage, Inbetriebnahme usw. Finanzrisiken Risiken aus der Zusammenarbeit mit Kunden Risiken im Management und der Projektleitung Informationsrisiken Risiken aus der Verfügbarkeit qualifizierter Arbeitskräfte usw.

28 28 Risk Management Politische Risiken Einfluss von Interessensgruppen Vorschriften zur Beteiligung von Unternehmen Zwang zur Beschäftigung einheimischen Personals usw. Soziokulturelle Risiken Für Projekte im Ausland, muss die Unterschiedlichkeit der kulturellen- & sozialen Bedingungen beachtet werden. usw.

29 29 Meilenstein-Trend-Analyse Die Meilenstein-Trend-Analyse (MTA) ist eine wirksame Methode zur Terminverfolgung in Projekten. Sie setzt voraus, dass für das zu überwachende Projekt Meilensteine definiert sind. Meilensteine sind vordefinierte Ereignisse im Projekt, die einerseits den Projektfortschritt darstellen und andererseits zu bestimmten Terminen stattfinden sollen. Solche Ereignisse können sein: das Vorliegen von Startbedingungen für wichtige Arbeitsschritte der Abschluss wichtiger Arbeitsschritte und somit das Erreichen von Zwischen- und Endergebnissen.

30 30 Meilenstein-Trend-Analyse Nachdem die Meilensteine festgelegt sind, wird periodisch in kurzen Abständen (z.b. monatlich) geprüft, ob die gesetzten Termine eingehalten werden können, oder zu welchen früheren oder späteren Terminen die Meilensteine voraussichtlich erreicht werden. Aus der Aneinanderreihung verschiedener Schätzwerte pro Meilenstein, lässt sich ein Trend für die Terminentwicklung interpretieren. Zur Darstellung der jeweiligen Meilensteine und ihrer Termine verwenden wir ein Diagramm, dessen Ordinate und Abszisse als Zeitachsen dienen. Die Zeiteinteilung der Achsen ist gleich.

31 31 Meilenstein-Trend-Analyse Bei voraussichtlichem Terminverzug steigt der Kurvenverlauf. Werden Meilensteine voraussichtlich früher erreicht, fällt der Kurvenverlauf. Bei gleichbleibenden Schätzwerten, d.h. planmässige Termineinhaltung, erhalten wir einen horizontalen Kurvenverlauf.

32 32 Meilenstein-Trend-Analyse Nutzen der MTA: Ist einfach anzuwenden Ist schnell zu erlernen Ist auch in bereits laufenden Projekten einsetzbar Beschreibt grundsätzlich die Terminsituation des gesamten Projektes Stösst beim Management auf hohe Akzeptanz Gibt dem Projektleiter rechtzeitig Hinweise auf vorhandene Abweichungen Eignet sich prinzipiell für alle Projektarten Ist ein sehr wirksames Instrument!

33 Meilenstein-Trend-Analyse Bericht 33

34 34 Projekt-Fortschrittskontrolle Die PFK ist ein wertvolles Instrument, um den Fortschritt eines industriellen Projektes zu messen. Die PFK erkennt und beschreibt klar jedes kritische Element in der Zielvorgabe eines Projektes und ermöglicht dem Projektteam eine schnelle Erkennung von beeinflussenden Risiken. Die PFK besteht aus 3 Bereichen mit verschiedenen Kategorien, die in Elemente unterteilt sind.

35 35 Projekt-Fortschrittskontrolle Bereiche: Basis der Projekt-Entscheidung Projektbeschreibung Wertanalyse Front-End-Beschreibung Werk Prozess Konstruktion Apparate und Maschinen Bau Infrastruktur MSR / Elektro

36 36 Projekt-Fortschrittskontrolle Projekt-Durchführungsstrategie Einkaufs / Beschaffungsstrategie Zu erstellende Unterlagen Projektkontrolle Projekt Durchführungsplan Bewertet werden die einzelnen Elemente mit den folgenden Bewertungsmöglichkeiten: 0 nicht relevant / nicht anwendbar 1 vollständige Definition 2 kleinere Mängel 3 einige Mängel 4 grosse Mängel 5 unvollständige Definition

37 37 Projekt-Fortschrittskontrolle Was sagt die PFK aus: Ein tiefer Punktwert zeigt eine gut definierte Projektbeschreibung an und ist in der Regel ein Indiz für ein gut laufendes Projekt. Höhere Werte zeigen, dass gewisse Elemente innerhalb der Projektbeschreibung Mängel aufweisen oder nicht genügend beschrieben sind. Möglicherweise müssen diese Elemente nochmals überarbeitet werden. Die Projektbearbeitung wird mit der PFK besser und früher bewertbar!

38 Fortschrittsmessung Bericht 38

39 39 Integriertes Projektmanagement Verbesserte Kommunikation und Dokumentation: Automatische Bericht- und Diagrammerstellung Kostenverlauf Soll / Plan / In Diagramm- und Listenform (verdichtbar) Integrierte Aktivitätenliste Änderungsmanagement

40 40 Cash Flow Diagramm Beispiel EUR EUR cum Cash Flow Cash Flow cum

41 Flexibler Kostenbericht 41

42 Flexibler Kostenbericht 42

43 Mannstunden Diagramm Beispiel 43

44 44 Vertrieb und Support Project Management & Controlling GmbH Zuberweg 26 CH Thun PMC +41(0) B. Lucas +41(0) V. Kiefer +41(0)