Prof. Dr. Holger Günther FH Köln, Fachbereich Informatik. Agenda Projektmanagement Basisschulung

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1 Projektmanagement Prof. Dr. Holger Günther FH Köln, Fachbereich Informatik mindfact Prof. Dr. interaktive Holger Günther, medien FH ag Köln, Fakultät f. Informatik e-projektmanagement Seite 1 Agenda Projektmanagement Basisschulung Block 1 - Organisation Organisation des Projektes..., Projektgründung Methoden/Techniken: Zielfindung, Informationsgewinnung Block 2 - Planung Phasen, Project Life Cycle Phasenmodelle, Planungsmethodik Projektmanagement-Prozesse Projekt Integration Management Projekt Scope Management Projekt Zeit Management Schätzen Fallstudie Block 3 - Kontrolle Projektkontrolle, Projektsteuerung, Fortschrittsüberwachung Kosten-, Risiko-, Kommunikations-, HR-, Qualitäts-Management... der Projektleiter Methodik/Hilfsmittel Spezialthemen e-projektmanagement Seite 2

2 Block 2 - Planung Einleitung Phasen, Project Life Cycle Phasenmodelle, Planungsmethodik Fallstudie - Projektplan Projektmanagement-Prozesse Projekt Integration Management u.a. Änderungsverfahren Projekt Scope Management u.a. Work Breakdown Structure, Versionskontrolle Projekt Zeit Management u.a.netzplantechnik, Schätzen Fallstudie - Projektplan der Weg zum Projektplan Entwicklung eines Projektplanes für ein CMS-Projekt Ressourcenmanagement Abschluss-Diskussion e-projektmanagement Seite 3 Systematik der Planung Projektplanung Tätigkeiten Bedingungen Einsatzmittel Kosten Termine Wann? Wieviel? Womit? Wie? Was? e-projektmanagement Seite 4

3 Projektmanagement - Planungsaufgaben Projekt planen Wieviel Zeit benötigt eine Aktivität? Wie stellt sich die effizienteste Folge der Aktivitäten dar? Wieviel Ressourcen werden benötigt? Plan durchführen Ressourcen dann verfügbar, wenn benötigt Fortschritt überwachen Schnell reagieren auf Änderungen Schätzungen ständig überprüfen und Werte aktualisieren Projekt in time and money? Ressourcen-Verfügbarkeit/Nicht-Verfügbarkeit erkennen und reagieren Verzögerungen abfangen, Gesamtprojekt-Verzögerungen? Änderungen bei Reihenfolge/Dauer von Aktivitäten handhaben e-projektmanagement Seite 5 Projektmanagement Planungsaufgaben (Forts.) Kommunikation mit Projektbeteiligten Informationen, Projektstatus verfügbar machen Pläne für Projektmitarbeiter erstellen Projektfortschritt Management und Kunden kommunizieren Verzögerungen im Projekt feststellen, vertreten, handhaben Erkenntnisse aus Projekt auswerten und Erfahrung konsolidieren Erkenntnisse bzgl. Schätzung, Planung generell auswerten Zeit-/Ressourcen-Verbrauch ermitteln Verbesserungs-Erkenntnisse für Folgeprojekte Einsatz von Methoden/Hilfsmitteln/Tools e-projektmanagement Seite 6

4 Warum Projektphasen Verantwortung des Projektleiters Projekt so planen, daß Umfang und Inhalt der Arbeiten jederzeit klar ersichtlich und kontrollierbar Überblick über Status des Projektes gewährleistet Möglichkeit, in Problemsituationen schnell und wirksam steuernde Maßnahmen einzuleiten Phasenmodell, um Projekt zu organisieren Projektablauf in Etappen bzw. Zeitabschnitte unterteilen definiert durch Phasen-Endergebnisse (Meilensteine) Meilensteine produktbezogene Prüfung (inhaltliche Richtigkeit, Komplettheit) projektspezifische Prüfung (Zeit-, Kosten- und Personalrahmen) Kontrollmechanismen / steuernde Maßnahmen einleitbar Projekt-Stop möglich (weitere finanzielle Einbußen vermeiden) e-projektmanagement Seite 7 Projekt Phasen / Project Life Cycle Jede Projekt-Phase liefert eine oder mehrere Deliverables Deliverable greifbares, verifizierbares Arbeitsprodukt (work product) z.b. feasibility study, detail design, working prototype Abschluss einer Phase endet mit Review der Deliverables Review der Projekt-Performance Sicherstellen Übergang des Projekts in die nächste Phase entscheiden kosten-effektives Erkennen und Korrigieren von Fehlern Project Life Cycle definiert Anfang und Ende des Projektes und seine Phasen definiert den Link zu vorangehenden und nachfolgenden Operationen e-projektmanagement Seite 8

5 Beispiel eines generischen Life Cycles Cost and Staffing Level Intermediate Phases (one or more) Initial Phase Final Phase Start Time Finish e-projektmanagement Seite 9 Phasenmodell - Phasenergebnisse Aufwand Anforderungskatalog Phase 1 Systementwurf Detaillierte Systembeschreibung zur Erinnerung: alte, kommerzielle Welt Programme Handbücher Erstausbildung Daten, Programme und Wartungsunterlagen * Studie Bedarfsanalyse und Lösungsentwurf Phase 2 Detailorganisation Phase 3 Technische Entwicklung Phase 4 Einführung und Übergabe Änderungskontrolle Projektmanagement Übergang zum neuen System Betreuung Qualitätssicherung * Initialisierung Zeit Projektstart Systemüberprüfung Abnahme Projektende Projekt-Reviews e-projektmanagement Seite 10

6 Software Development Life Cycle (Munch) e-projektmanagement Seite 11 Phasenmodell ( interaktive Medien ) Phasen Initialisierung (Akquisition) Analyse Lösungskonzept Realisierung Übergabe/ Einführung Kundenanalyse und Strategie-Entwicklung Konzept Entwicklung Anforderungsaufnahme System Analyse & Design Inhaltlich redaktionelles und grafisches Design Technologische Implementierung & Integration Workflows Inhaltlich redaktionelle und grafische Produktion Test Planung & Administration Management Strategic Level Project Level Consulting: Geschäftsprozess-Entwicklung Kommunikation & Design Technologie e-projektmanagement Seite 12

7 Phasen und Meilensteine Initialisierung Machbar? Profitabel? Analyse Aktuelle Projekt Situation? Integration Mgmt. Lösungskonzept Wie? Realisierung Vollständig? Übergabe/ Einführung Fertig? Analyse der Geschäftsprozesse, Strategie entwickeln Analyse der kommunikativen Situation, Strategie entwickeln Analyse der technischen Situation, Strategie entwickeln Analyse der Organisation des Kunden Analyse der kommunikativen Projektparameter Analyse der technischen Projektparameter Entwicklung des kommunikativen Konzepts Entwicklung des kommunikativen Konzepts, der Informationsarchitektur, Design der funktionalen Anforderungen Detaillierung funktionale und nicht-funkt. Anforderungen, Entwicklung Systemarchitektur, Test-/Auslieferungspläne Detailierung Design, Produktion Content (Inhalt), Test Detaillierung Design, kodieren, integrieren, testen Evaluierung Korrektur von Problemen, Evaluierung Auslieferung, Test, Korrektur Probleme, Evaluierung Projektmanagement Pflegen der Kundenbeziehungen, Initiierung der Projekte Etablieren des Projektes Entwicklung des detailierten Projektund Auslieferungs- Plans Kontrollieren, priorisieren, handhaben von Änderungen Handhaben des Auslieferung, evaluieren e-projektmanagement Seite 13 Projekt-Ergebnisse ( Deliverables ) Entscheidung Entscheidung Entscheidung Entscheidung Initialisierung Analyse Lösungskonzept Realisierung Übergabe/ Einführung Projekt Integration Analyse Mgmt. Projekt Geschäfts-Strategie Scope Mgmt. Kommunikative Strat. Technische Strategie Kunden-Beschreibung Kommunikative Anal. Technische Analyse Projekt Beschreibung Projekt Handbuch Auslieferungs-Plan Kommunikatives Konzept Skizzen (Sketches) Informations Architektur User-Interface Prototypen Funktionale Spezifikation Ergänzende (technische) Spezifikation System Architektur Verteilungs- (Roll-Out) Plan Test-Plan Architektur-Basis Trainings-Material Benutzerhandbuch Technische Dokument. Beta Version Finaler Report Evaluierung Release Version Andere Projekt Ergebnisse e-projektmanagement Seite 14

8 Beleuchtung im Detail - neue Welt... und jetzt kommen die auch noch extreme... XP - extreme Programming was hat das Hubble-Teleskop damit zu tun? Extreme Programming - Buzzwords : User Stories The Planning Process Small Releases Metaphor Simple Design Testing Refactoring Pair Programming Collective Ownership Continuous Integration 40-hour Week On-site Customer Coding Standard e-projektmanagement Seite 15 Beleuchtung im Detail - neue Welt XP - extreme Programming e-projektmanagement Seite 16

9 extreme Programming e-projektmanagement Seite 17 extreme Programming e-projektmanagement Seite 18

10 extreme Programming e-projektmanagement Seite 19 extreme Programming e-projektmanagement Seite 20

11 Beleuchtung im Detail - neue Welt XP - extreme Programming Welche Auswirkungen haben solche Ansätze auf die Integration des Projektes in die Hierarchie des Kundenunternehmens? e-projektmanagement Seite 21 Projekt Management Prozesse...Project Management is an integrative endeavor... Aktionen/Fehler in einem Bereich beeinflussen andere Bereiche Projekt Management ist... eine Menge untereinander in Beziehung stehender Prozesse Projekt Management Prozesse verantwortlich für die Beschreibung und Organisierung der Arbeit innerhalb des Projektes Produkt-orientierte Prozesse verantwortlich für die Spezifizierung und Generierung der Projekt- Produkte (Deliverables) Überschneidung Projekt Management Prozesse und Produkt-orientierte Prozesse überlappen und interagieren während des Projektes z.b.: Definition des Projekt-Scopes nicht möglich ohne ein Verständnis, wie das Produkt zu generieren ist. e-projektmanagement Seite 22

12 Prozess-Gruppen einer Phase Initiierungs-Prozesse Erkennen, dass Projekt oder Phase beginnen sollte; Commitment Planungs-Prozesse Entwicklung und Wartung eines Arbeitsschemas, um die Ziele und Anforderungen (business needs) zu erreichen Ausführungs-Prozesse Koordinierung von Menschen und anderen Ressourcen, um den Plan durchzuführen Kontroll-Prozesse Durch Monitoring- und Mess-Prozesse sicherstellen, dass Projekt- Ziele erreicht werden; bei Bedarf korrigierende Aktionen einleiten Abschluss-Prozesse Akzeptanz des Projektes/der Phase formalisieren und zu einem ordentlichen Ende bringen. e-projektmanagement Seite 23 Verbindung von Prozess-Gruppen einer Phase Initiierungs- Prozesse Planungs- Prozesse Kontroll- Prozesse Ausführungs- Prozesse Abschluss- Prozesse Der Link zwischen den Prozess-Gruppen entsteht durch ihre Ergebnisse!!! e-projektmanagement Seite 24

13 Überlappung der Prozess-Gruppen in einer Phase Ausführungs- Prozesse Aktivitäts- Level Init. Prozesse Planungs- Prozesse Kontroll- Prozesse Abschluss- Prozesse Phasen- Start Time Phasen- Ende e-projektmanagement Seite 25 Interaktion zwischen den Phasen Design-Phase Initiierungs- Prozesse vorherige Phasen... Kontroll- Prozesse Planungs- Prozesse Abschluss- Prozesse Ausführungs- Prozesse Implementierungs-Phase Initiierungs- Prozesse Kontroll- Prozesse Planungs- Prozesse Abschluss- Prozesse Ausführungs- Prozesse... nachfolgende Phasen e-projektmanagement Seite 26

14 Prozess-Interaktionen Beschreibung der Prozesse durch Input Dokumente, die die Basis für Aktionen darstellen Tools und Techniken Mechanismen, die auf den Input angewendet werden, um den Output zu generieren Output Dokumente als Ergebnisse der Prozesse e-projektmanagement Seite 27 Interaktionen der Initierungs-Prozesse Initierungs-Prozesse Initiierung Zu den Planungs- Prozessen die Organisation auf den Beginn der nächsten Phase des Projektes verpflichten e-projektmanagement Seite 28

15 Interaktionen der Planungs-Prozesse Planungs-Prozesse Kern-Prozesse von den Initiierungs- Prozessen von den Kontroll- Prozessen Ziele beschreiben Arbeitspakete definieren Aktivitäten definieren Ressourcen planen Abhängigkeiten definieren Dauer schätzen Kosten schätzen Zeitplan erstellen Budgetplan erstellen Gesamtprojektplan erstellen zu den Ausführ.- Prozessen Hilfs-Prozesse e-projektmanagement Seite 29 Interaktionen der Planungs-Prozesse Planungs-Prozesse Kern-Prozesse von den Initiierungs- Prozessen Qualitäts- Planung Kommunikations- Planung Risiko- Identifizierung Hilfs-Prozesse Risiko- Quantifizierung Risiko- Reaktion Entwicklung zu den Ausführ.- Prozessen von den Kontroll- Prozessen Organisations- Planung Team- Acquisition Beschaffungs- Planung Planung Einkauf (Produkte, Quellen) e-projektmanagement Seite 30

16 Interaktionen der Ausführungs-Prozesse Ausführungs-Prozesse von den von den Kontroll- Prozessen Informations- Verteilung Planungs- Prozessen Projektplan- Ausführung Hilfs-Prozesse Team- Entwicklung Qualitätssicherung zu den Kontroll- Prozessen Einkauf (Angebote einholen) Auswahl Anbieter Scope Verifizierung Vertrags- Administration e-projektmanagement Seite 31 Interaktionen der Kontroll-Prozesse Kontroll-Prozesse Performance Reporting Globale Änderungskontrolle zu den Planungs- Prozessen von den Ausführungs- Prozessen Hilfs-Prozesse zu den Ausführungs- Prozessen Scope Änderungskontrolle Projektplan Kontrolle Kosten Kontrolle Qualitäts- Kontrolle Risiko Reaktions- Kontrolle zu den Abschluss- Prozessen e-projektmanagement Seite 32

17 Interaktionen der Abschluss-Prozesse von den Ausführungs- Prozessen Vertrags- Abschluss (Close-out) Abschluss-Prozesse Administrativer Abschluss e-projektmanagement Seite 33 REMEMBER!! Project Scope Management Project Time Management Project Integration Management Project Human Resource Management Project Cost Management Project Management Project Procurement Management Project Communications Management Project Risk Management Project Quality Management e-projektmanagement Seite 34

18 REMEMBER!! Project Integration Management Project Plan Development Project Plan Execution Overall Change Control Project Cost Management Resource Planning Cost Estimating Cost Budgeting Cost Control Project Management Project Scope Management Initiation Scope Planning Scope Definition Scope Verification Scope Change Control Project Quality Management Quality Planning Quality Assurance Quality Control Project Time Management Activity Definition Activity Sequencing Activity Duration Estimating Schedule Development Schedule Control Project Human Resource Management Organizational Planning Staff Acquisition Team Development Project Communications Management Communications Planning Information Distribution Performance Reporting Administrative Closure Project Risk Management Risk Identification Risk Quantification Risk Response Development Risk Response Control Project Procurement Management Procurement Planning Solicitation Planning Solicitation Source Selection Contract Administration Contract Close-out e-projektmanagement Seite 35 Management Prozesse / PM-Disziplinen Projekt Integration Management Projekt Scope Management Projekt Zeit Management e-projektmanagement Seite 36

19 Management Prozesse / PM-Disziplinen Projekt Integration Management Projekt Scope Management Projekt Zeit Management e-projektmanagement Seite 37 Projekt Integration Management Projektplan-Entwicklung Übernahme der Ergebnisse anderer Planungsprozesse in ein konsistentes, kohärentes Dokument Projektplan-Ausführung Durchführen der im Projektplan enthaltenen Aktivitäten Globale Änderungskontrolle Koordinierung von Änderungen im gesamten Projekt e-projektmanagement Seite 38

20 Projekt Integration Management Projektplan Entwicklung Projekt Plan für Projekt-Durchführung leiten Annahmen zur Projektplanung dokumentieren Entscheidungen zur Projektplanung bei Auswahl aus Alternativen dokumentieren Kommunikation der Stakeholders erleichtern Key-Reviews bzgl. Inhalt, Ausweitungen und Timing definieren Basis für Fortschrittsmessung und Projektkontrolle bereitstellen e-projektmanagement Seite 39 Projekt Integration Management Input Projektplan-Entwicklung Output anderer Planungen Historische Informationen Organisatorisches/Politik Einschränkungen Annahmen Tools und Techniken Projekt-Planungs Methodik Skills und Wissensstand der Stakeholder PM Informations-System (PMIS) Output Projektplan Unterstützendes Material e-projektmanagement Seite 40

21 Projekt Integration Management Projektplan enthält Projekt Auftrag Beschreibung des Projekt Management Ansatzes/der Strategie Scope Statement (Projekt Deliverables und Projekt-Ziele) Work Breakdown Structure (bis zur Ebene der Kontrollausübung) Kostenschätzungen, geplanter Beginn, Verantwortlichkeiten (s. WBS) eine Basis für die Leistungsmessung für Zeitplan und Kosten Haupt-Meilensteine und jeweils das Zieldatum Wichtige Schlüsselressourcen Risiken, inkl. Beschränkungen und Annahmen, sowie geplante Reaktionen nebengeordnete Management-Pläne, z.b. Scope Management Plan, Zeit Management Plan, etc. Offene Punkte und Entscheidungen e-projektmanagement Seite 41 Projekt Integration Management Projektplan-Ausführung Der primäre Prozess für die Umsetzung des Projektplanes. Ein Großteil des Budgets wird für diesen Prozess ausgegeben. In diesem Prozess koordinieren und dirigieren der Projektmanager (-leiter) und das PM-Team die verschiedenen technischen und organisatorischen Schnittstellen. Das Projekt-Produkt wird hier geschaffen. e-projektmanagement Seite 42

22 Projekt Integration Management Projektplan-Ausführung Input Projektplan Unterstützendes Material Organisatorisches/Politik Korrigierende Aktionen Tools und Techniken Generelle Management Skills Produkt Skills und Wissen Arbeits-Authorisierungs-System Status Review Meetings PM Informations System (PMIS) Organisatorische Prozeduren Output Arbeitsergebnisse Änderungsanträge e-projektmanagement Seite 43 Projekt Integration Management Globale Änderungskontrolle Einflussnahme auf die Faktoren, die Änderungen generieren - um sicherzustellen, dass diese sinnvoll und nutzbringend sind. Erkennen, dass eine Änderung anliegt (Änderungswunsch) Managen der aktuellen Änderungen, wenn diese anliegen erforderlich Integrität der Basiswerte (Zeitplanung und Kosten) für die Performance Messungen erhalten alle abgenommenen Änderungen werden im Projektplan reflektiert, aber nur Änderungen am Projekt Scope betreffen die Basiswerte Sicherstellen, dass Änderungen am Produkt Scope in der Definition des Projekt Scopes reflektiert werden Koordination von Änderungen über die Disziplinen hinweg. z.b. eine Zeitplan-Änderung wird meistens auch Kosten, Risiken, Qualität und Staffing betreffen. (Remember: konkurrierende Faktoren!) e-projektmanagement Seite 44

23 Projekt Integration Management Globale Änderungskontrolle Input Projektplan Performance Reports Änderungsanträge Tools und Techniken Änderungskontroll-System Konfigurations-Management Performance-Messungen Zusätzlich erforderliche Planungen PM Informations System (PMIS) Output Projektplan Aktualisierungen Korrigierende Aktionen Lessons learned e-projektmanagement Seite 45 Projekt Integration Management Performance Reporting Globale Änderungskontrolle Nebenläufige Änderungskontrolle Scope-Änderungskontrolle Zeitplan-Änderungskontrolle Kosten-Änderungskontrolle Qualität-Änderungskontrolle Risiko-Änderungskontrolle Vertrags-Administration e-projektmanagement Seite 46

24 Einschub Änderungsverfahren Änderungskontrolle Änderungsverfahren Änderungs-Formular e-projektmanagement Seite 47 Änderungskontrolle Kontrollmechanismus Kontrollmechanismus, bewahrt Projekt vor ständigen Störeffekten von außen (und innen) Änderungskontrolle offiziell vorgeschrieben und allen Beteiligten geläufig Änderungen am Konzept können bis Ende Elaboration-Phase generell eingebracht werden ab Beginn Production-Phase nach Abstimmung und Freigabe der fachlichen Deliverables unterliegen Änderungen den Vorschriften des Änderungsverfahrens Änderungen an den Anforderungen unterliegen bereits in der Elaboration-Phase dem Änderungsverfahren Schriftlicher Änderungsantrag an den PL PL nimmt Änderungsantrag entgegen und bewertet ihn Entscheidung über Änderungen liegen beim PA Berücksichtigung der Konsequenzen (zeitl.verzögerung, Kosten, Personal) PL arbeitet Aufwände für Änderungen in Projektplan ein e-projektmanagement Seite 48

25 Änderungsverfahren (Ablauf) Fachabteilung Organisation Programmierung Testteam gesetzl. Vorschriften Änderungsvorschläge Aufwand schätzen Entscheidungsgremium weiterleiten Projektleiter Änderungsauftrag Änderung genehmigt Projektleiter Änderungsauftrag neues Release Pläne ändern abgelehnt Personalplan Projektplan Kostenplan Terminplan e-projektmanagement Seite 49 Identification 1 Customer <Customer> Project <Project Name> CR Number CR Type Problem/Enhancement Title Date submitted <dd/mm/yy> Priority Problem/Enhancement 2 Originator Description Conditions under which the problem occur Operating System Browser Resolution Proposed Change 3 Action Project Impacts Approval 4 Approved Disapproved Deferred Resolution 5 Estimated Cost Implementer Actual Time to Implement Change Defect Number Änderungsverfahren e-projektmanagement Seite 50

26 Management Prozesse / PM-Disziplinen Projekt Integration Management Projekt Scope Management Projekt Zeit Management e-projektmanagement Seite 51 Projekt Scope Management Initiierung Entscheidung der Organisation für den Start der nächsten Phase Scope Planung Entwicklung eines Scope-Dokumentes als Basis für zukünftige Projekt-Entscheidungen Scope Definition Untergliederung der übergeordneten Projekt Deliverables in kleinere, handhabbare Komponenten Scope Verifizierung Formalisieren der Akzeptanz des Projekt Scope Scope Änderungskontrolle Kontrolle der Änderungen am Projekt Scope e-projektmanagement Seite 52

27 Projekt Scope Management Produkt Scope Features und Funktionen die im Produkt oder Service enthalten sein müssen. Qualität/Vollständigkeit wird gemessen gegen die Anforderungen Projekt Scope durchzuführende Arbeit, um das Produkt mit seinen spezifizierten Features und Funktionen auszuliefern. Qualität/Vollständigkeit wird gemessen gegen den Plan e-projektmanagement Seite 53 Projekt Scope Management Initiierung Entscheidung der Organisation für den Start eines Projektes oder den Start der nächsten Phase Authorisierung für ein neues Projekt folgt i.d.r. aus: Marktanforderung Geschäftliche Anforderung (Umsatzsteigerung..) Kundenanforderung Technologische Entwicklungen Gesetzliche Anforderungen = Stimuli Probleme Opportunities business requirements e-projektmanagement Seite 54

28 Projekt Scope Management Initiierung Input Produkt Beschreibung Stategischer Plan Projekt Auswahlkriterien Historische Informationen Tools und Techniken Projekt Auswahl-Methoden Expertenmeinung Output Projekt Auftrag Identifizierter/benannter Projekt Manager Beschränkungen Annahmen e-projektmanagement Seite 55 Projekt Scope Management Scope Planung Entwicklung eines Scope-Dokumentes (Scope Statement) als Basis für zukünftige Projekt-Entscheidungen Scope Statement ==> schriftlicher Projekt-Auftrag Basis für die Zusammenarbeit zwischen Projekt Team und Kundenteam identifiziert die zu bewältigenden Aufgaben und die zu erzeugenden Produkte (Deliverables) liefert Projekt-Rechtfertigung (geschäftliche Anforderungen) Produkt (kurze Beschreibung des Produktes) Projekt-Deliverables (Menge aller Teil-Produkte) Projekt-Rahmenbedingungen (inkl. Kosten, Zeitplan, qualitativ messbare Kennzahlen) e-projektmanagement Seite 56

29 Projekt Scope Management Scope Planung Input Produkt Beschreibung Projekt Auftrag Beschränkungen Annahmen Tools und Techniken Produkt Analyse Kosten/Nutzen Analyse Identifizierung von Alternativen Expertenmeinung Output Scope Statement (schriftlicher Projekt Auftrag) Unterstützendes Material Scope Management Plan e-projektmanagement Seite 57 Projekt Scope Management Scope Definition beinhaltet die Unterteilung der Haupt-Produkte (major deliverables) in kleinere, leichter handhabbare Komponenten Verbesserung der Schätzungen von Kosten, Zeit und Ressourcen Definition einer Basis für Performance-Messungen und -Kontrolle Erleichterung für eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten e-projektmanagement Seite 58

30 Projekt Scope Management Scope Definition Input Scope Statement Beschränkungen Annahmen Andere Planungs-Outputs Historische Informationen Tools und Techniken Work Breakdown Structure Templates Dekomposition Output Work Breakdown Structure e-projektmanagement Seite 59 Projekt Scope Management Work Breakdown Structure Eine WBS ist eine Ergebnis (deliverable) - orientierte Gruppierung von Projekt-Elementen, die den gesamten Scope des Projektes organisiert und definiert. Arbeit, die hier nicht enthalten ist, gehört auch nicht zum Scope des Projektes. die WBS wird oft verwendet, um ein allgemeines Verständnis des Projekt Scopes zu entwickeln und zu definieren. Jede absteigende Ebene repräsentiert eine zunehmend detailliertere Beschreibung der Projekt-Elemente Work Breakdown Structure Templates WBS eines vorangegangenen Projektes kann als Template für ein neues Projekt dienen. Bei gleichen oder ähnlichen Projekt Life Cycles möglich, da Deliverables der einzelnen Phasen ähnlich sind. e-projektmanagement Seite 60

31 Projekt Scope Management - WBS Aircraft System Einleitung, ProjectPhasen Management Training Data Air Vehicle Support Equipment Facilities Test and Evaluation Projekt Systems Integration Mgmt. Engineering Management Supporting PM Activities Equipment Facilities Technical Orders Engineering Data Airframe Engine Organizational Level Intermediate Level Construction Maintenance Mock-ups Operational Test Services Management Data Communication Depot Level Developmental Test Navigation Test Fire Control e-projektmanagement Seite 61 Projekt Scope Management Dekomposition Unterteilung der Haupt-Projekt Ergebnisse (Deliverables) in kleinere, besser handhabbare Komponenten Unterteilung solange, bis die Deliverables genügend detailliert definiert sind, um zuküftige Projektaktivitäten zu ermöglichen (Planung, Ausführung, Kontrolle, Abschluss) e-projektmanagement Seite 62

32 Projekt Scope Management JA Dekompositions-Schritte 1. Haupt-Elemente des Projektes identifizieren Projekt Deliverables Projekt Management Haupt-Elemente reflektieren, wie das Projekt gemanaged wird, z.b.: Phasen des Projekt Life Cycles als erste Ebene der Dekomposition mit den Deliverables auf der zweiten Ebene (Beispiel 1) organisatorisches Prinzip eines jeden Zweiges der WBS kann variieren (Beispiel 2) 2. Entscheidung, ob Kosten und Aufwände auf diesem Level adequat geschätzt werden können NEIN 3. Bestandteile der Deliverables identifizieren greifbar, verifizierbar? ==> Performance-Messungen erleichtern! sowohl Service als auch Produkte 4. Korrektheit der Dekomposition verifizieren low-level Bestandteile: notwendig? ausreichend? klar definiert? planbar? budgetierbar? einer organisatorischen Einheit zuzuordnen? e-projektmanagement Seite 63 Projekt Scope Management Software Product Release x.0 Beispiel 1: WBS - organisiert nach Phasen Project Management Product Requirements Detail Design Construction Integration and Test Planning Software Software Software Software Meetings User Documentation User Documentation User Documentation User Documentation Administration Training Program Materials Training Program Materials Training Program Materials Training Program Materials e-projektmanagement Seite 64

33 Projekt Scope Management... frühere Phasen Design Project Management Civil Drawings Waste Water Treatment Plant Construction Beispiel 2: WBS - variierendes org. Prinzip der Zweige Project Management Headworks... spätere Phasen Architectural Drawings Structural Drawings Mechanical Drawings HVAC Drawings Aeration Basin Effluent Pumbing Station Air Handling Building Sludge Building Plumbing Drawings Instrumentation Drawings Electrical Drawings e-projektmanagement Seite 65 Projekt Scope Management Scope Verifizierung Prozess der Akzeptanz des Projekt Scope durch die Stakeholders (Sponsoren, Kunde, etc.) formalisieren Abnahme erfordert Review (Inspektion) der Produkte und Ergebnisse, um Korrektheit und Vollständigkeit sicherzustellen Unterschied/Gemeinsamkeit zur Qualitäts-Kontrolle bei Scope Verifizierung geht es in erster Linie um die Akzeptanz der Arbeitsergebnisse Bei Qualitäts-Kontrolle geht es in erster Linie um die Korrektheit der Arbeitsergebnisse. e-projektmanagement Seite 66

34 Projekt Scope Management Scope Verifizierung Input Arbeitsergebnisse Produkt-Dokumentation Tools und Techniken Inspektion Output Formale Akzeptanz (Abnahme) e-projektmanagement Seite 67 Projekt Scope Management Abnahme eigentliche Abnahme der Phase und des Produktes durch formale schriftliche Bestätigung durch FB und PA nach Übergabe der erforderlichen Dokumentationen und Bedienerhandbücher nach Abnahme Nachkalkulation Gründe für Planabweichungen analysieren ==> Aufbau von Erfahrungswerten (Planung und Schätzung!) e-projektmanagement Seite 68

35 Projekt Scope Management Scope Änderungskontrolle Kontrolle der Änderungen am Projekt Scope (a) Einflussnahme auf die Faktoren, die Änderungen generieren - um sicherzustellen, dass diese sinnvoll und nutzbringend sind. (b) Erkennen, dass eine Änderung anliegt (Änderungswunsch) (c) Managen der aktuellen Änderungen, wenn diese anliegen Integration in die anderen Kontrollprozesse erforderlich Zeit-Kontrolle Kosten-Kontrolle Qualitäts-Kontrolle etc. e-projektmanagement Seite 69 Projekt Scope Management Scope Änderungskontrolle Input Work Breakdown Structure Performance Reports Änderungsanträge Scope Management Plan Tools und Techniken Scope Änderungskontroll-System Performance Messungen Zusätzlich erforderliche Planungen Output Scope Änderungen Korrigierende Aktionen Lessons Learned e-projektmanagement Seite 70

36 Einschub: Die Versionskontrolle Forderung keine Störung des Test- oder Produktionsbetriebes Einsatz bei Test- und Wartungsarbeiten Einbau von Änderungen und Zusätzen in bereits getestete oder in Produktion befindliche Programme Maßnahmen Trennung von Prod- und Test-Bibliotheken alle Änderungen in Modul- oder Programmkopien bei Einbau in Produktions-Module ==> Störungen, Zusammenbruch Test und Freigabe durch Fachbereiche erforderlich danach Module/Programme in entsprechende Original-Libraries zurückübertragbar Führen der Versions-Nr. in Modulen, Masken, Messages, usw... e-projektmanagement Seite 71 Einschub: Die Versionskontrolle Produktion Test Auszug der zu ändernden Module/... aus Prod-LIB 1 Prod- LIB Selektion Test- LIB Korrekt. Änderg. geschützt 2 TEST Fehlermeldg. Fehler? 3 Testabnahme (mit Fachabteilung) neue Version 4 Prod.- LIB Rückspielen Module,... Test- LIB e-projektmanagement Seite 72

37 Management Prozesse / PM-Disziplinen Projekt Integration Management Projekt Scope Management Projekt Zeit Management e-projektmanagement Seite 73 Systematik der Planung Projektplanung Tätigkeiten Bedingungen Einsatzmittel Kosten Termine Wann? Wieviel? Womit? Wie? Was? e-projektmanagement Seite 74

38 Projekt Zeit Management Definition der Aktivitäten Spezifischen Aktivitäten identifizieren, die zur Erstellung der verschiedenen Projekt Deliverables durchgeführt werden müssen. Festlegung der Abhängigkeiten/Reihenfolge der Aktivitäten Identifizierung und Dokumentation der Abhängigkeiten zwischen den Aktivitäten. Schätzung der Dauer der Aktivitäten Schätzen der Anzahl an Arbeitseinheiten, die zur Erledigung der individuellen Aktivitäten benötigt werden. Entwicklung des Zeitplans Analyse der Aktivitäts-Sequenzen, der Dauer der Aktivitäten und der erforderlichen Ressourcen, um den Projekt-Zeitplan zu erstellen. Kontrolle des Zeitplans Kontrolle von Änderungen am Projekt-Zeitplan. e-projektmanagement Seite 75 Projekt Zeit Management Definition der Aktivitäten Spezifische Aktivitäten identifizieren, die zur Erstellung der verschiedenen Projekt Deliverables (erkennbar aus der WBS) durchgeführt werden müssen. In diesem Prozess ist implizit die Anforderung enthalten, die Aktivitäten so zu definieren, dass die Ziele des Projektes erreicht werden können. e-projektmanagement Seite 76

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