Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer Projektmanagement PROJEKTPLANUNG

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1 Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer Projektmanagement PROJEKTPLANUNG

2 Übersicht Planungsschritte Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 2

3 Projektumfang festlegen Festlegung des Projektumfangs (project scope) - zu Beginn der Projektplanung - in der "Projektdefinition" (statement of work) - falls nicht schon während des Projektstarts ausreichend geschehen Review, Überarbeitung und Detaillierung der Projektdefinition Festlegen von Meilensteinen (milestone) - Dokumentation in der Projektdefinition oder - innerhalb der Aktivitätenzeitplanung oder - bei sehr großen Projekten in gesonderten Meilensteinplänen Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 3

4 Begriffsdefinition Projektstrukturplan Projektstrukturplan (PSP, work breakdown structure, WBS) - Der Projektstrukturplan ist die Darstellung der Projektstruktur, die vollständige hierarchische Anordnung aller Elemente des Projekts. (DIN ) - Eine an Liefergegenständen orientierte Anordnung von Projektelementen, die den Gesamtinhalt und umfang des Projektes strukturiert und definiert. Jede niedrigere Ebene beinhaltet eine detaillierte Beschreibung eines Projektelementes. Leistungen, die nicht im PSP stehen, sind außerhalb des Projektumfangs. Beispiele von Lieferobjekten - Dokumente - Komponenten / Module - Schulungen - weitere Dienstleistungen Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 4

5 Darstellungsformen des PSP Darstellungsformen des PSP - Strukturdiagramm (Organigramm) - Listendarstellung mit Nummerierung und Einrückungen - Mindmap Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 5

6 PSP erstellen Oberste Ebene: Gliederung nach Hauptliefergegenständen Sukzessive Zerlegung der Lieferobjekte in kleinere Einheiten - Detaillierungsgrad muss die Ableitung der zur Erzeugung der Untereinheiten notwendigen Aktivitäten erlauben - Detaillierungsgrad richtig, wenn Aufwands- und Zeitdauerschätzung für die Aktivitäten möglich ist - Bestandteile auf unterster Ebene: Arbeitspakete (work packages) Wichtig: eindeutige Identifizierung für jeden Bestandteil - PSP-Code - Vergabe bis auf die Ebene von Arbeitspaketen - zum Arbeitspaket gehörende Aktivitäten besitzen denselben PSP-Code - Referenzierung in weiteren Dokumenten Weitere Informationen im PSP - Kostenträger - Verantwortliche - Termine, Budgets Während der Erstellung des PSP getroffene Annahmen und festgestellte Rahmenbedingungen müssen dokumentiert werden Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 6

7 Beispielgliederung Arbeitspaketbeschreibung 1. ID des Arbeitspaketes 2. Beschreibung des Arbeitspaketes - verbale Beschreibung des Arbeitspaketes und der damit verbundenen Aktivitäten 3. Durchführende Personen oder Rollen - Nennung der beteiligten Personen oder Rollen und Zuordnung zu den Aktivitäten 4. Notwendige Fähigkeiten des/der Durchführenden 5. Dauer und Aufwand 6. Liefergegenstände - Nennung und kurze Erläuterung der wesentlichen Liefergegenstände des Arbeitspaketes 7. Voraussetzungen für die Durchführung 8. Voraussetzungen für eine erfolgreiche Abnahme 9. Kennzahlen zur Überprüfung der korrekten Durchführung Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 7

8 Tipps zur Erstellung eines guten PSP (1) 1. ausgewogene Strukturierung - 10x10-Matrix als Orientierungshilfe - max. ca. 10 Elemente auf der ersten Ebene mit je ca. 10 Elementen auf der zweiten Ebene 2. Für die Arbeitspakete auf der untersten Ebene gilt - handhabbar, d.h. nicht zu klein Kontrollaufwand! nicht zu groß Fortschrittskontrolle möglich Richtwert: 4-6 Wochen Zeitdauer bzw. 160 Stunden Aufwand - Verantwortlichkeiten müssen zugewiesen werden können - unabhängig bzw. abgrenzbar mit minimalen Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Elementen - schätzbar im Sinne von Aufwand, Dauer, Kosten und Zeitpunkten - messbar im Sinne einer Fortschrittsmessung Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 8

9 Tipps zur Erstellung eines guten PSP (2) 3. Vorgehen von Ebene zu Ebene - nicht ein Element der obersten Ebene bis auf Arbeitspaketebene auflösen und dann zum nächsten übergehen - führt zu Unausgewogenheit, da Tendenz zu Detaillierung klarer Zweige und zur Vernachlässigung unklarer Zweige 4. Vollständige Abbildung des Gesamtumfangs des Projektes - Arbeitspakete für Projektmanagement, Konfigurationsmanagement, Qualitätssicherung, Test - auch projektinterne (nach außen nicht sichtbare) Arbeitsprodukte, z. B. Designdokumente, Wegwerf-Prototypen, Test-Stubs, 5. Vermeiden von Strukturänderungen nach Etablierung - erneuter Planungsaufwand Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 9

10 Ableitung des Aktivitätenzeitplans aus dem PSP Schritte zur Erstellung des Aktivitätenzeitplans 1. Überführung der Arbeitspakete in Aktivitäten 2. Erstellen des Aktivitätenzeitplans durch Ausführen der Teilschritte Abhängigkeiten einbringen Aufwände einbringen Zeitdauer einbringen Ressourcen zuordnen Meilensteine einbringen Start- und Endtermine ermitteln bis die terminlichen Ziele des Projekts erfüllt werden 3. ggf. Planung nochmals optimieren iterativer Prozess 4. nochmalige Aktualisierung bzw. Verfeinerung von PSP und Aufwandsschätzung Dokumentation der festgestellten Rahmenbedingungen und Risiken sowie getroffener Annahmen Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 10

11 Überführung der Arbeitspakete in Aktivitäten Der PSP ist die Basis für den Aktivitätenzeitplan mit Aktivitäten incl. Abhängigkeiten, Ressourcen und Terminen. Dabei wird entweder - jedem Arbeitspaket genau eine Aktivität zugeordnet oder - jedem Arbeitspaket werden mehrere Aktivitäten zugeordnet (z. B. Pflichtenheft erstellen und Pflichtenheft prüfen) Tipp - Aktivitäten im Aktivitätenzeitplan im Unterschied zu den Arbeitspaketen mit Substantiv + Verb bezeichnen - Beispiel "Pflichtenheft Version 1.0 erstellen" statt "Pflichtenheft Version 1.0" Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 11

12 Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten Verknüpfung von Aktivitäten durch Anordnungsbeziehungen - Anordnungsbeziehung = Abhängigkeit zwischen zwei Aktivitäten oder zwischen einer Aktivität und einem Meilenstein Zwingende Anordnungsbeziehungen - logische Abhängigkeit von Aktivitäten Wahlfreie Anordnungsbeziehungen - Festlegung durch Projektmanagement Best Practices, Erfahrungen Externe Anordnungsbeziehungen - Beziehungen zwischen Projektaktivitäten und Aktivitäten außerhalb des Projekts Für alle Anordnungsbeziehungen können Vor- und Nachlaufzeiten erforderlich sein - z. B. 14 Tage Zeitdauer zwischen Bestellung und Benutzung eines Gerätes Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 12

13 Personaleinsatz planen Idealzustand - Planung basiert auf klar definierten Beschreibungen von Rollen und Verantwortlichkeiten - werden in der Regel nur in größeren Projekten durchgeführt Vorbereitung - Wie viel Personal der verschiedenen Qualifikationen wird wann in welchem Umfang benötigt? - Welches Personal steht zur Verfügung? - Aufwandsschätzung: Erforderliche Zeiteinheiten Personal pro Aktivität Personal zuordnen und reale Aktivitätsdauer berechnen Wichtig - Reale Arbeitszeit eines MA beträgt max. ca. 180 Tage/Jahr - max. 6 h / Tag effektive Arbeitszeit einplanen! - Ressource-Leveling führt zu Projektdauer über ursprünglichem Plan Kompromiss zwischen Terminen und Ressourcenauslastung Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 13

14 Gantt-Chart (Balkendiagramm) Die einzelnen Arbeitspakete werden durch Balken abgebildet. Meilenstein-Ereignisse werden durch ein Dreieck gekennzeichnet. Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 14

15 Verknüpfung von Arbeitspaketen Die Arbeitspakete werden verknüpft. Es entstehen Pufferzeiten, früher / später Beginn bzw. Ende. Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 15

16 Anordnungsbeziehungen (1) Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) - Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist (praktisch am häufigsten verwendet!) Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Design Codierung Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (EA) - Der Vorgänger muss begonnen haben, bevor der Nachfolger beginnen kann. Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Testlauf Ergebnisse dokumentieren Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 16

17 Anordnungsbeziehungen (2) Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) - Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beendet werden kann. Vorgang Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Locking Datenbankänderungen Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 17

18 Pufferzeiten und kritischer Pfad Pufferzeit eines Vorgangs - Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird - Freier Puffer: Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden Kritischer Vorgang - Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad - Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Nr Mai ' Mai ' Jun ' Jun '01 S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F S S M D M D F Kritischer Pfad Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 18

19 Muster-Balkenplan für ein Entwicklungsprojekt Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 19

20 Netzplantechnik Aktivitäten-ID Aktivitätenbezeichnung frühester Start Aktivitätendauer frühestes Ende spätester Start Gesamtpuffer spätestes Ende Aktivitätendauer ist nicht zu verwechseln mit Aufwand Gesamtpuffer (total float) - Differenz spätester Start frühester Start bzw. spätestes Ende frühestes Ende - gibt an, um welche Zeit die Aktivität verzögert werden kann, ohne dass sich der kritische Pfad und damit die Projektdauer ändert Erstellung des Netzplans 1. Schematische Darstellung der Beziehungen zwischen Aktivitäten 2. Eintragen der Aktivitätendauer Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 20

21 Beispiel Netzplan Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 21

22 Planungsoptimierung Methodisch - Verdichtung von Aktivitäten - Ziel: Trotzdem minimale zusätzliche Kosten - Parallelisierung In der Praxis - Planung des Personaleinsatzes revidieren evtl. zusätzliches Personal mobilisieren bzw. Überstunden anordnen - Struktur des Plans revidieren mehr parallelisieren Aktivitäten aufteilen und einen Teil vorziehen in Zeitraum mit unausgelastetem Personal (z. B. Anwenderdokumentation) - Outsourcing - Leistungsumfang revidieren - Weniger Qualität, z. B. Testen reduzieren - Endtermin / Meilensteintermine verschieben evtl. offenes Gespräch mit dem Auftraggeber Projektmanagement Projektplanung Prof. Dr.-Ing. Dagmar Meyer 22

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