Projektmanagement Vorlesung 14/ 15: Risikomanagement. Prof. Adrian Müller, PMP, PSM-1, CSM FH Kaiserslautern

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1 Projektmanagement Vorlesung 14/ 15: Risikomanagement Prof. Adrian Müller, PMP, PSM-1, CSM FH Kaiserslautern phone: /

2 Planung im Projektverlauf Feinplanung kick-off Planung Inhaltliche Ausführung Übergabe Testplanung Deliverables Auftrag schriftlich Projektidee, Bedingungen Form. Ende Vorgehensmodell Netzplan Resourcenplan Lastenheft Pflichtenheft Statusberichte Earned Value Reporting Vorstudien Comebacks Basisplan Change Requests

3 Themen Risikomanagement Definition Risiko Risikomanagement: vier Phasen Risikoanalyse Risikobewertung Risikoabsicherung Risikoeintrittsmanagement Quantitative vs. Qualitative Risikoanalyse Rückbehalte (containment, contingency) Fallstudie: Risikomanagement in einem IT Projekt Arbeitsmaterial Risikoanalyse (qualitativ) Kwik-i-Test

4 Risikomanagement ist Projektmanagement für Erwachsene. Quelle: Bärentango, Autoren: demarco,lister

5 Was ist ein Risiko? Def.: Ein Risiko hat drei Komponenten Ein Ereignis (event) Die Wahrscheinlichkeit (probability) seines Eintretens Die Auswirkung bzw. die Höhe des Schadens (impact) Ereignisse meint: spezifisch, diskret Beispiele für Risiken? Gegenbeispiele? Risiken können ein Projekt positiv oder negativ beeinflussen Risiken können die Projektziele verfehlen lassen Achtung: Alle Projekte bergen Risiken. Wenn man diese ignoriert, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt fehlschlägt oder weniger erfolgreich sein wird.

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7 Warum Risikomanagement? Sicherung von Kosten (cost), Zeitplanung (schedule), Resourcen Beispiele für Risiken und passende Methoden Überrascht-werden vermeiden prevent management by crisis Eskalation von Problemen vermeiden Richtige Lösungen beim ersten Auftreten Was sind die Aufgaben des Projektmanagers

8 Definition: vier Phasen des Risikomanagements Risikoanalyse (risk identification) mögliche Risikoidentifizierung Risikobewertung (risk evaluation) mögliche Schäden aus den möglichen Risiken werden bewertet Personen-, Sach-, Image-, Produktschäden,..) Quantitativ vs. Qualitativ Risikoabsicherung, -minderung (risk mitigation),) Maßnahmenplanung: Je nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadenshöhe müssen Maßnahmen geplant werden zur Risikoverhinderung bzw. Risikominderung Risikoeintritts-mgmt., -kontrolle (risk monitoring) Kontrolle und Steuerungsinstanz Störungsmanagement bzw. Krisenmanagement

9 Risikoanalyse (Risiken identifizieren) Input Output Hist. Daten von Projekten ähnlicher Natur WBS (optimal für eine strukturierte Analyse) Verträge Feld, Marktinformation Annahmen zum Plan Earned-Value Daten Zeitplan Review Reports Ungeordnete Liste aller identifizierten Risiken Formen Ziel-orientiert Szenarien-orientiert Taxonomie-basiert Allgemeine Risiken Techniken Brainstorming Experten befragen Strukturierte Q&A Dekomposition Lessons-Learned Sensitivity Analysis Assumption Analysis

10 Beispielergebnis Risikoanalyse Nr Source Risk Event Architect review 2 WBS review test lead UCD Analysis incomplete - > UI problems insufficient time to perform product verification 3 WBS not all Elements integrated for final build 4 contractual requirement s 5 company objectives no test suites to meet open system standard use of new product development process

11 Individuelle Präferenzen Risiko/Nützlichkeit (Utility Theory) Utility Geld

12 Bewertung eines Risikos als qualitative Funktion seiner Komponenten Hohe Wahrscheinlichkeit Probability hohes Risiko Niedrige Wahrscheinlichkeit niedriges Risiko Ereignis geringer Schaden Impact hoher Schaden

13 Risikobewertung 1. Analysiere Wahrscheinlichkeit des Eintretens Schaden (= Bedeutung des Eintretens) Wahrscheinlichkeit * Schaden = Schwere (Severity) des Risikos 2. Sortieren (rank) nach Schwere Wichtige Risiken werden zuerst beachtet

14 Severity Matrix (Beispiel) Impact Low Medium High Probability High Medium Medium Low High High Unacceptable High Low Low Medium Medium

15 Risikoliste aus Risikoanalyse Arbeitsmaterial 1. Schätzen Sie den Impact (qualitativ) Nr Source Risk Event Prob. Impact Severity Rank 1 Architect review UCD Analysis incomplete - > UI problems Low Longer skill adaption:..medium.. 2 WBS review test lead insufficient time to perform product verification High users reject system:.. 3 WBS not all Elements integrated for final build Low $5000, 1 week delay in time to market: 4 contract: requirements no test suites to meet open system standard Medium 6 weeks delay in verification. 5 company objectives use of new product development process Low (in prev. projects) $ for training + 2 weeks more:

16 Quantitative Expected Monetary Risikoanalyse: Value EMV = Höhe des Schadens * Wahrscheinlichkeit Risiko Bedingte Wahrscheinlichkeiten: UND A p1 p2 B C Sei: p1 = 0.5 p2 =0.6 Wahrscheinlichkeit des Eintretens C : 0.5*0.6 Wie wird das im EMV umgesetzt?

17 Risikoabsicherung (mitigation) Fünf Strategien Vermeiden (avoid) Ignorieren/Akzeptieren (ignore/accept) Einarbeiten (containment) Risikovorbehalt (contingency) Transferieren (transfer)

18 Beispiel: Risiko-Minderung Rank Source Risk Event Mitigation Action required 1 WBS review test lead insufficient time to perform product verification - overtime work for this team - negotiate with client / sponsor for more time Check calender... 2 contract: requirements no test suites to meet open system standard - hire testing firm to validate OS standards; give special contract incl. penalties for failure 3 Architect review UCD Analysis incomplete -> UI problems - force usage of dedicated design technique - build protoype 4 company objectives use of new product development process - training of staff /cancel leave - hire outside expert for coaching 5 WBS not all Elements integrated for final build - no specific means taken yet

19 Risikovorsorge: Einarbeiten vs. Rückbehalte (Containment vs. Contingency) Summe Contingency ist typ. kleiner als Containment. Warum? Containment: Contingency: Etat in separaten Konten andere, oder zusätzliche Tasks in WBS Eliminieren, reduzieren von Risiko Gesamt-Risiko Niveau sinkt Abgeschätzt, geplant, hat Preis Kosten mitverwalten! Variante 1: gesamtes Projektrisiko (prozentual) absichern Variante 2: spez. Risiken absichern, falls sie auftreten

20 Zwei Formen von Contingency Project Manager s Reserve (contingeny reserve) Höhe abgeschätzt, Zeitpunkte unklar Bsp: rework, Unsicherheiten Planung known unknowns Management Reserve Initial nicht vorhersehbar / zukünftige Ereignisse sind nicht Teil des Projektplanes (cost und/oder schedule baseline) unknown unknowns

21 Risikokontrolle (monitoring) Etablieren und Befolgen des sog. risk management plan Projektstatus kontinuierlich kommunizieren; worauf muss geachtet werden Iterieren aller vier Phasen (incl. neue Suche, wenn Änderungen am Projekt und den Randbedingungen vorliegen) Evaluieren bestehender Risiken, incl. wiederkehrender Check der gewählten Risikoabsicherung Dokumentation des bisherigen Risikoverlaufs und der Contingency Kommunikation mit key stakeholdern Nebeneffekt: Kreiere lessons-learned Datenbank