Collaboration in Projekten

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1 Collaboration in Projekten SPOL - Social Event Frühling 2008 Meinrad Lay / Kevyn Eva Norton Business Strategy Consulting Microsoft Corporation

2 Ziele Bedürfnisse an Collaboration transparent Fragen zum Thema sind beantwortet Übersicht zu SharePoint gewonnen

3 Der Schmerz Die Theorie Agenda Die Realität Die Lösung

4 Der Schmerz Die Theorie Agenda Die Realität Die Lösung

5 Der Schmerz Prozess, Unternehmens Applikationen & Daten Submit Idea Portfolio Fit? Define Scope Create WBS Plan Define Assign Resources Schedule Assess Define Risks Cost GO/ NO- GO Track Plan Disenga Disengange Portfolio and Project Management Solution / ERP 5

6 Der Schmerz Reale Information Work Create WBS Draft Unstructured Get scope meeting notes Validate specs with Tech Specialists Assess Resource Availabilitiy Validate Approach with Team Finalize WBS and Schedule Distribute Plan for approval Submit Idea Portfolio Fit? Define Scope Create Plan Assign Resource s Assess Risks GO/ NO- GO Track Plan Disengange Portfolio and Project Management Solution / ERP 6

7 Der Schmerz Ein Tag im Leben eines PM Nach PMI: Die Arbeit eines Projektleiters ist 90% Kommunikation Main Capabilities Required 30 % & IM Effective Communication Effective & Task Management 20 % Meetings Effective Meetings 20 % Phone calls & Conversations Effective Communication 20 % Create Documents & Reports Effective Authoring and Sharing Effective Planning and Sharing Effective online interaction 10 % Reviewing and Analyzing information Effective Versioning and Workflows Effective Reporting Effective Find, Use & Share Information

8 Der Schmerz Die Theorie Agenda Die Realität Die Lösung

9 Management Collaboration Die Theorie Collaboration überall Geschäftsnutzen Priorisierung Kennzahlen und Zielgrössen Controlling Unternehmensresourcen Methodik Strategische Ausrichtung Umsetzung via Programme und Initiativen Workflows Team Spaces Blogs, WIKIs, Information Portale Benachrichtigugen Status Updates Projectpläne Terminpläne Aufgaben Ist-Daten Ausführung in Projekten

10 Die Theorie - Communication Landscape SYNCHRONOUS COMMUNICATION TOOLS WHITE BOARDING INSTANT MESSAGING VIDEO CONFERENCING COLLABORATIVE WHITE BOARDING ONLINE AUDIO CONFERENCING CONFERENCING AUDIO CALLS 1:1 LOW TECH IN-PERSON GROUP MEETINGS TEXT MESSAGING HIGH TECH IN PERSON 1:1 MEETINGS S DOCUMENT SHARE PRINT DOCUMENT SHARING HANDWRITTEN NOTES ASYNCHRONOUS COMMUNICATION TOOLS

11 Die Theorie Nützliche Werkzeuge Web 2.0 Instant Messaging Collaborative Content Tools Integrated Search Tools Unified Communications Wikis Mashups Ajax-powered Web Portals RSS Feeds Blogs with Partners or Customers Presence Awareness Business Social Networks Click-to-Call Communication Blogs Among Employees % der Antworten 0% 20% 40% 60% 80% Quelle: Information Week - February 26, 2007

12 Der Schmerz Die Theorie Agenda Die Realität Die Lösung

13 Die Lösung - Die Lücke schliessen Unstrukturiert Office Applications Collaborations Lösungen Koordination und Wissens Sharing Geschäftsanwendungen Leichter bedienbar Finden von Kollegen und Informationen Dokumente aktuell und einfach zu managen Ablösung papier-getriebene Abläufe Einfache Daten Visualisierung Unstrukturiert ERP Project Tool x HR Strukturiert

14 Die Lösung - Werkzeuge Spektrum Prozess Reife Dynamisch Standardisiert Koordiniert Ad Hoc Individuelle Produktivität (ad hoc, Office Tools) Teamwork (unmanaged: Groove, SharePoint) Strukturierte Projekt Collaboration (Rollen spezifisch: Office SharePoint System) Portfolio Mgmt, PM und Collab (integriert: EPM und SharePoint) Collaboration Scope Individuen Teams* Firmenweit* *Firmen- und Geographieübergreifend

15 Die Lösung Werkzeugkasten von Microsoft Möglichkeiten Groove Hosted SharePoint In-House SharePoint Hosted EPM Live In-House MS EPM Live Meeting Datei Sharing Versionierung / Check-in / Check-Out Task Management / Online Kalender Outlook Synchronization Listen und Formulare (Risks, Issues, Surveys) Präsenz Information ( ) Real-time Collaboration (Whiteboarding, etc) Workflows ( ) MS Project workflows Rollen, Personalisierung, Single Sign On ( )

16 Der Schmerz Die Theorie Agenda Die Realität Die Lösung

17 Die Realität - Beispiele In-House Sharepoint Server Team Space kombiniert mit EPM / ERP Daten Project Team Space Dokumenten Management Listen, Umfragen, Diskussionen Live Meeting

18 In-House Sharepoint Team Space Portal Listen für Risiken, Pendenzen mit Benachrichtigungen, Filtern, etc Personalisierte Ansichten KPIs manuell oder aus ERP ausgelesen Publizierte Excel Reports und Konsolidiert Infoprmationen aus Projektplänen/ERP/EPM Links und Dokumente 18

19 Best Practice Templates Beispiel Standard Team Space Web Parts: Blog, Wiki, Q&A, Announcements Konfigurierbare Menüs Dokumente Präsenz Information

20 Live Meeting / Online Interaktion Online Interaktion Beispiel Umfragen, Whiteboard, Annotationen Video und Audio Kommunikation Chat, Q&A, Meeting Notes, Aufnahmen Präsenz Information

21 Dokumenten Managment One Stop Shop Klassifizierung inkl. Kontent Typen Dokument gebundene Tasks Metadaten und Filter

22 Dokumenten Managment Archivierung und Records Mgmt Dokument gebundene Tasks und Rechte

23 Community Elemente Diskussionen vs. Schlachten Diskussions Themen Diskussions Historie

24 Ordnung in die Daten Listen vs. Multiple Dateien Simpel, Visualisierung Schwellwerte

25 Ad Hoc Workflows User getrieben Interaktives Design und Vordefinierte Standard WFs

26 Informationen aggregieren Ad Hoc Umfragen Umfragen und Auswertungen

27 Was bringt es? One Stop Shop Einfach Share Point Eine Wahrheit Erlösung

28 Links zu weiteren Informationen Microsoft Links Windows Sharepoint Services: Microsoft Office Sharepoint Server: MS Project & Enterprise Project Management: Live Meeting: Groove: Hosted Sharepoint: GreenDisk: Swisscom TeamNet: Genotec: EPM Live:

29

30 2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft, Windows, Windows Vista and other product names are or may be registered trademarks and/or trademarks in the U.S. and/or other countries. The information herein is for informational purposes only and represents the current view of Microsoft Corporation as of the date of this presentation. Because Microsoft must respond to changing market conditions, it should not be interpreted to be a commitment on the part of Microsoft, and Microsoft cannot guarantee the accuracy of any information provided after the date of this presentation. MICROSOFT MAKES NO WARRANTIES, EXPRESS, IMPLIED OR STATUTORY, AS TO THE INFORMATION IN THIS PRESENTATION.

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