Schulungsdokument. HGC Online Kundenportal

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1 Schulungsdokument HGC Online Kundenportal 2015

2 Prämisse Das HGC Online Kundenportal beinhaltet folgende Elemente Artikelkatalog Webshop Kommunikation: - Anfrage senden Dokumentenarchiv: - Rechnungen - Offene Posten - Gutschriften Benutzerverwaltung (nur MASTER-User) Kundenpflege (nur AUSSENDIENST-Mitarbeiter) Dokument: Autor: Schulung HGC Online Kundenportal A. Ferrara Datum: 5. Januar 2015 Version: 1.2 Letzte Änderung: :04: /61

3 Inhaltsverzeichnis 1. Anmeldung Das Login Benutzerkennung / Passwort Willkommen im HGC Webshop Mein erstes Login Initial Passwort verwenden Eigenes Passwort registrieren AGB akzeptieren Benutzer Online-Registrierung Die Online Registrierung öffnen Das Online-Formular Die Login-Freigabe Login Fehler Fehlerhafte Login-Eingabe Falsches Login Gesperrter Benutzer Benutzerverwaltung (MASTER) Benutzerpflege Übersicht Benutzer erfassen Selbstregistrierte Benutzer freigeben Berechtigungen erteilen/verwalten Das Kundenschreiben mit Initial-Passwort Login-Angaben am Benutzer mailen Benutzer sperren / Gesperrte Benutzer aktivieren Benutzer löschen Webshop Die Artikelsuche Der Katalog Die Suchfunktion / exakte Suche Der Filter für Artikelmerkmale Verfügbarkeit prüfen Statusanzeige Detaillierte Informationen bezüglich Verfügbarkeit anzeigen Lagerorten anzeigen Artikel in Warenkorb legen Einzelne Artikel auswählen /61

4 3.3.2 Mehrere Artikel auswählen Artikel in Multi-Warenkorb legen Statusmeldung Artikel zu persönlichen Favoriten hinzufügen Einzelner Artikel hinzufügen Mehrere Artikel hinzufügen Der Warenkorb Die Warenkorbvorschau Mehrere Warenkörbe verwalten Warenkorb öffnen Artikel aus Warenkorb zu den persönlichen Favoriten hinzufügen Warenkorb-Positionen entfernen Lieferdaten ändern Warenkorb als PDF exportieren Warenkorb in der Druckvorschau öffnen Bestellung abschliessen Weitere Funktion: In Bestellvorlage speichern Weitere Funktion: Artikel importieren/exportieren Weitere Funktion: Anfrage erstellen Weitere Funktion: Angebote Favoriten verwalten Persönliche Favoriten Alle Favoriten anzeigen Persönliche Topseller Alle Topseller zur Kundennummer Mit Bestellvorlagen arbeiten Belegübersicht Belegfilter Belegpositionen Belegfuss /61

5 1. Anmeldung 1.1 Das Login Benutzerkennung / Passwort HINWEIS: Die Benutzerkennung entspricht nicht Ihrer Kunden-Nummer. Die Benutzerkennung ist eine vom System generierte einmalige Nummer und dient als Identifikation für den angemeldeten Benutzer Willkommen im HGC Webshop Nach erfolgreicher Anmeldung steht Ihnen der Webshop zur Verfügung /61

6 1.2 Mein erstes Login Initial Passwort verwenden Beim ersten Login verwenden Sie die ihnen zugeteilte Benutzerkennung und das Initial- Passwort. => Das Kundenschreiben (Seite 25) /61

7 Das System erkennt das Initial-Passwort. Sie werden aufgefordert ein neues Passwort zu registrieren: /61

8 1.2.2 Eigenes Passwort registrieren Für die Passwortwahl müssen folgende Konventionen berücksichtigt werden: Mindestens 4 Zeichen Mindestens 1 Buchstabe /61

9 1.2.3 AGB akzeptieren Durch das Akzeptieren der AGB s werden Sie als Benutzer aktiviert und die Anmeldung abgeschlossen /61

10 1.3 Benutzer Online-Registrierung Die Online Registrierung öffnen Auf dem Anmeldefenster kann über den Link Registrierung das Online-Formular geöffnet werden /61

11 1.3.2 Das Online-Formular Für die Registrierung sind die Pflichtfelder zu beachten. Mittels dem Button werden Ihre Angaben gespeichert /61

12 1.3.3 Die Login-Freigabe Ihre Online-Registrierung muss durch Ihren Webshop-Verantwortlichen (MASTER-User) freigegeben werden. => Siehe Kapitel Selbstregistrierte Benutzer freigeben /61

13 1.4 Login Fehler Fehlerhafte Login-Eingabe Falls die Eingabe der Benutzerkennung oder das Passwort fehlerhaft ist, prüfen Sie Ihre Login- Angaben. Weitere Informationen finden sie unter: => Siehe Kapitel Initial Passwort verwenden => Siehe Kapitel Falsches Login Sollte Ihr Webshop-Zugang aufgrund mehrfach falschen Login-Versuchen gesperrt worden sein, wenden Sie sich an Ihren Webshop-Verantwortlichen (MASTER-User). Siehe Benutzer sperren / Gesperrte Benutzer aktivieren /61

14 1.4.3 Gesperrter Benutzer Ist Ihre Benutzerkennung gesperrt kontaktieren Sie Ihren Webshop-Verantwortlichen (MASTER-User). Siehe Benutzer sperren / Gesperrte Benutzer aktivieren /61

15 2. Benutzerverwaltung (MASTER) 2.1 Benutzerpflege Über das Menu Service öffnen Sie Benutzerpflege Die Benutzerverwaltung steht Ihnen zur Verfügung Übersicht In der Benutzerpflege alle registrierte Webshop-Benutzer aufgelistet /61

16 2.1.2 Benutzer erfassen Nutzen Sie das Register Benutzer anlegen, um einen neuen Benutzer zu erfassen. Die Erfassungsmaske öffnet sich. Beachten Sie die erforderlichen *Pflichtfelder Der Alias Der Alias entspricht dem Benutzername und wird im Webshop stets auf dem oberen Bildschirmrand angezeigt /61

17 Der Alias kann als Benutzerkennung beim Login verwendet werden: HINWEIS: Für den erfassten Benutzer werden die Berechtigungen des Master-Benutzers übernommen. -> Siehe Berechtigungen erteilen Das System setzt für jeden erfassten Benutzer automatisch ein initiales Passwort /61

18 Über das Register Liste kehren Sie in die Benutzerpflege zurück. Der erfasste Benutzer wird auf der Benutzerliste angezeigt /61

19 2.1.3 Selbstregistrierte Benutzer freigeben Die Webshop Registrierung kann durch den Benutzer Online erfolgen. => Siehe Kapitel Die Online Registrierung öffnen Die Freigabe eines selbstregistrierten Benutzers erfolgt durch den Versand des Initial- Passworts mittels dem Kundenschreiben Liste der registrierten Webshop-Benutzer: Über den Filter kann der selbstregistrierte Benutzer selektiert werden: Liste der gefilterten Benutzer: /61

20 Durch das Versenden des Kundenschreibens über das Icon Benutzer freigegeben. wird der selbstregistrierter => Siehe Kapitel Das Kundenschreiben mit Initial-Passwort => Siehe Kapitel,2.1.6 Login-Angaben am Benutzer mailen, Der Versand wird bestätigt /61

21 2.1.4 Berechtigungen erteilen/verwalten HINWEIS: Bei der Erfassung eines Benutzers werden die Berechtigungen des Master-Benutzers übernommen. Öffnen Sie den Benutzer im Bearbeitungsmodus: /61

22 Ein neues Register mit den Benutzerdaten öffnet sich. Nutzen sie die Lasche Berechtigungen, um die Benutzerzugriffsmöglichkeiten zu verwalten. Durch Aktivierung bzw. Deaktivierung der entsprechenden Berechtigungen können Sie die Zugriffe der Benutzer verwalten /61

23 Die Einstellungen müssen gespeichert werden. Der Benutzer wird auf der Benutzerliste angezeigt /61

24 2.1.5 Das Kundenschreiben mit Initial-Passwort Das vom System generierte Initial-Passwort wird im Kundenschreiben vermerkt. Um das Kundenschreiben zu öffnen, klicken Sie auf das Icon Kundenschreiben anzeigen /61

25 Das Kundenschreiben /61

26 2.1.6 Login-Angaben am Benutzer mailen Sie haben die Möglichkeit über die Benutzerpflege die Login-Angaben am Benutzer als zu senden. Benutzen Sie hierfür das entsprechende Icon Kundenschreiben versenden. HINWEIS: Ist in den Benutzerdaten keine -Adresse hinterlegt, wird das Icon nicht angezeigt. Nach erfolgtem Versand wird auf dem Bildschirm eine Bestätigung angezeigt /61

27 2.1.7 Benutzer sperren / Gesperrte Benutzer aktivieren Der Benutzer wird über das Icon Bearbeiten geöffnet. Mögliche Ursachen für einen gesperrten Benutzer finden Sie im Kapitel 1.4 Login Fehler /61

28 Das Flagg Gesperrt wird gesetzt, um den Benutzer zu sperren. entfernt, um den Benutzer zu aktivieren. Die Änderung muss gespeichert werden /61

29 Die erfolgte Anpassung wird bestätigt Benutzer löschen Das Löschen eines Benutzers erfolgt in der Benutzer-Liste über das Icon Löschen /61

30 Bilderübersicht Strukturbaum Schulungsdokument HGC Online Kundenportal HG COMMERCIALE 3. Webshop 3.1 Die Artikelsuche Für die Selektion eines Artikel stehen Ihnen folgende Suchmöglichkeiten offen: Strukturbaum (Katalog) Bilderübersicht (Katalog) Suchfunktion Der Katalog Der Katalog bietet über strukturierte Kategorien eine geführte Artikelselektion an. Die Artikelauswahl kann über den Strukturbaum auf der linken Fensterseite oder rechts über die Bilderübersicht vorgenommen werden /61

31 Die Navigation Die Selektionstiefe wird im Strukturbaum und auf dem Navigationspfad angezeigt. Um auf die übergeordneten Ebenen zurückzukehren benutzen Sie den Strukturbaum oder die Links auf dem Navigationspfad /61

32 3.1.2 Die Suchfunktion / exakte Suche Die Suchfunktion Im Suchfenster kann die Artikelsuche gestartet werden. Die Sortierung: Das Suchergebnis wird in Listenform angezeigt, die Reihenfolge wird standardmässig von der Relevanz bestimmt. Die Sortierung kann über die Auswahl verändert werden: Die exakte Suche Das Suchergebnis kann über die Aktivierung exakte Suche eingeschränkt werden: /61

33 3.1.3 Der Filter für Artikelmerkmale Am rechten Fensterrand werden die Artikelmerkmale (z.b. Hersteller, Bruttogewicht, Grösse usw.) angezeigt. Diese können selektiert werden, um die Artikelauswahl weiter einzugrenzen /61

34 3.2 Verfügbarkeit prüfen Die Verfügbarkeit wird auf die Preismengen-Einheit der jeweiligen Artikel geprüft. Z.B.: CHF/kg, CHF/M2, CHF/Stck., CHF/Pal. Liste der Mengeneinheiten: - TS (tausend) - KG (Kilogramm) - TO (Tonne) - SH (Sheet) - BL (Blatt) - PAL (Palett) - M1 (Laufmeter) - M2 (Quadratmeter) Statusanzeige Der Webshop ermittelt die Verfügbarkeit der Artikel am Lager der Ihnen zugeordneten Verkaufsstelle VS. Der Status wird über die Symbolfarbe angezeigt. Die Bedeutung der Farben: Farbe: Lieferart: Abholung Lieferart: Lieferung Nicht abholbereit an gewählter Nicht innerhalb des Profitcenter lieferbar VS Nur teilweise abholbereit Nur teilweise lieferbar, innerhalb des Profitcenters lieferbar Abholbereit Lieferbar /61

35 3.2.2 Detaillierte Informationen bezüglich Verfügbarkeit anzeigen Mittels Positionierung des Mauszeigers auf das Statussymbol werden die detaillierten Informationen bezüglich Verfügbarkeit angezeigt Lagerorten anzeigen Durch Klicken auf das Statussymbol erhalten Sie Angaben über die weiteren Lagerorten des Artikels. Verfügbarkeit an weiteren Lagerorten: oder /61

36 3.3 Artikel in Warenkorb legen Einzelne Artikel auswählen Um einen Artikel in den Warenkorb zu stellen, klicken Sie auf das Warenkorbsymbol Mehrere Artikel auswählen Sie haben die Möglichkeit mehrere Artikel gleichzeitig zu markieren und in den Warenkorb zu stellen. Nutzen Sie dafür das Warenkorbsymbol auf der Titelleiste /61

37 3.3.3 Artikel in Multi-Warenkorb legen Sofern Sie den Multi-Warenkorb aktiviert und mehrere Warenkörbe angelegt haben, erhalten Sie vor dem Hinzufügen des Artikels in den Warenkorb die entsprechende Auswahlmöglichkeit. Bestimmen Sie den Warenkorb: Statusmeldung Die Selektion wird mit der entsprechenden Meldung bestätigt und auf den Positionen das Warenkorb-Symbol farblich gekennzeichnet /61

38 3.4 Artikel zu persönlichen Favoriten hinzufügen Mehr zum Thema Favoriten finden sie im Kapitel 3.6 Favoriten verwalten Einzelner Artikel hinzufügen Über das Symbol hinzugefügt werden. am rechten Fensterrand kann der Artikel den persönlichen Favoriten Mehrere Artikel hinzufügen Sie haben die Möglichkeit mehrere Artikel gleichzeitig zu markieren und zu den persönlichen Favoriten hinzuzufügen. Nutzen Sie dafür das Favoritensymbol auf der Titelleiste /61

39 3.5 Der Warenkorb Die Warenkorbvorschau Der Warenkorb lässt sich im Vorschaufenster anzeigen ohne die Produktsuche oder den Katalog verlassen zu müssen. Durch Klicken des Symbols am oberen Fensterrand öffnet sich der Warenkorbvorschau. Der Warenkorb: Informationen zum Öffnen des Warenkorbes finden Sie im Kapitel Warenkorb öffnen /61

40 3.5.2 Mehrere Warenkörbe verwalten Sofern in Ihren Benutzereinstellungen die Berechtigung für den Multi-Warenkorb aktiviert ist, haben sie die Möglichkeit, Ihre Bestellung über mehrere Warenkörbe zu führen. Durch Klicken des Symbols am oberen Bildschirmrand lässt sich die Warenkorb-Verwaltung in einem neuen Fenster öffnen. Dadurch lassen sich die verschiedenen Warenkörbe verwalten ohne den Katalog verlassen zu müssen /61

41 Neuer Warenkorb hinzufügen Klicken Sie auf das Symbol um einen weiteren Warenkorb hinzuzufügen /61

42 Neuer Warenkorb anlegen Sie haben die Möglichkeit den Warenkorb zu benenn und Ihre eigene Bestellnummer zu hinterlegen, welche in den nachfolgenden Dokumenten erscheint. Sie können den Warenkorb aktivieren, indem Sie einen Doppel-Klick auf den Button ausführen. Der aktive Warenkorb wird im Kopfbereich angezeigt /61

43 3.5.3 Warenkorb öffnen Am oberen Bildschirmrand befindet sich das Warenkorb-Symbol das Symbol öffnet sich der Warenkorb.. Durch Klicken auf Der Warenkorb wird angezeigt Artikel aus Warenkorb zu den persönlichen Favoriten hinzufügen Analog wie aus dem Katalog können auch aus dem Warenkorb über das Favoritensymbol am rechten Fensterrand (einzelner Artikel) oder Titelleiste (für mehrfache Auswahl) Artikel zu den persönlichen Favoriten hinzugefügt werden. Einzelner Artikel hinzufügen Mehrfache Artikelauswahl hinzufügen /61

44 3.5.5 Warenkorb-Positionen entfernen Einzelne Artikel können über das Favoritensymbol über das Symbol auf der Titelleiste entfernt werden. am rechten Fensterrand, mehrere Artikel Einzelner Artikel entfernen: Mehrere Artikel entfernen: Lieferdaten ändern Standardmässig wird Lieferart Abholung vorgeschlagen. Wird eine andere Lieferart gewünscht, kann die entsprechende Adresse im Bestellkopf über hinterlegt werden /61

45 Lieferart ändern Es kann zwischen nachfolgenden Lieferarten ausgewählt werden: Abholung am Sofortlieferung Lieferung am (Das System schlägt den Termin in 2 Tagen vor) Komplettlieferung nach Absprache unter... Lieferanschrift ändern Sie können eine Lieferadresse aus der bestehenden Auswahl selektionieren /61

46 oder neue Lieferadresse erfassen HINWEIS: Aufgrund des hinterlegten Ortverzeichnises ist die Feld- Reihenfolge zwingend. Eigene Baustellennummer hinterlegen Unter Zusatzinformationen haben Sie die Möglichkeit, dem aktiven Warenkorb zum eigenen Zweck eine eigene Baustellennummer hinterlegen Warenkorb als PDF exportieren Für die Archivierung der Bestellung kann der Warenkorb in PDF exportiert werden /61

47 3.5.8 Warenkorb in der Druckvorschau öffnen Die Druckvorschau /61

48 3.5.9 Bestellung abschliessen Drücken Sie den Button um den Warenkorb abzuschliessen. Mit dem Button wird die Bestellung zur Übermittlung vorbereitet. Bestätigen Sie Bestellung, um den Auftrag zu erteilen /61

49 Die Auftragseingangsbestätigung wird angezeigt /61

50 Weitere Funktion: In Bestellvorlage speichern Sie haben die Möglichkeit den ganzen Warenkorb oder einzelne Artikel in einer Bestellvorlage zu hinterlegen. Wählen Sie, ob alle oder nur die markierten Artikel in die Bestellvorlage übernommen werden sollen: Benennen Sie die Bestellvorlage neu oder wählen Sie eine bestehende Vorlage aus. Der Vorgang wird bestätigt. => Kapitel Mit Bestellvorlagen arbeiten /61

51 Weitere Funktion: Artikel importieren/exportieren Zu Datenaustausch-Zwecken können die sich im Warenkorb befindlichen Artikel in eine Datei exportiert werden. Artikel exportieren Nutzen Sie in der Auswahl Weitere Funktionen die Möglichkeit Download : Bestimmen Sie das erforderliche Format: UGS = Übergabeschnittstelle CSV = Comma-separeted values Format: Textdatei Format: Textdatei (Kann für Excel verwendet werden) Mehr Informationen zu UGS-Schnittstelle: /61

52 Artikel importieren In einer Datei (UGS- oder CSV-Format) ausgelagerter Artikel können in den Warenkorb importiert werden. > Siehe Artikel exportieren Nutzen Sie in der Auswahl Weitere Funktionen die Möglichkeit Upload /61

53 Öffnen Sie den Speicherort der Datei Selektieren Sie das gewünschte File Importieren sie die selektierte Datei: /61

54 Die importierten Artikel werden auf Aktualität und Verfügbarkeit geprüft, sowie die Preise berechnet. Die Mengen sind zu prüfen, da sie standardmässig auf 1 gesetzt werden Weitere Funktion: Anfrage erstellen Wenn Sie eine Offerte wünschen, können Sie eine Anfrage platzieren /61

55 Die Anfragebestätigung wird angezeigt /61

56 Weitere Funktion: Angebote Die beantworte Anfrage finden Sie als Angebot: 3.6 Favoriten verwalten Über das Menu FAVORITEN öffnen sie den Bereich Favoriten bzw. Topseller verwalten Persönliche Favoriten Die von Ihnen im Katalog (Kapitel 3.4 Artikel zu persönlichen Favoriten hinzufügen ) oder Warenkorb (Kapitel Artikel aus Warenkorb zu den persönlichen Favoriten hinzufügen ) als Favoriten bezeichnete Artikel können im Menu Persönliche Favoriten anzeigen verwalten werden. Artikel in den Warenkorb legen Die Artikel aus den Persönliche Favoriten können über das entsprechende Symbol Warenkorb gelegt werden in den => Siehe Kapitel 3.3 Artikel in Warenkorb legen /61

57 Artikel aus den Persönlichen Favoriten entfernen Um Artikel aus den Persönlichen Favoriten zu entfernen, klicken Sie auf das Symbol Löschen. => Siehe Kapitel Warenkorb-Positionen entfernen Alle Favoriten anzeigen In dieser Übersicht werden alle favorisierte Artikel Ihres Unternehmens angezeigt. Artikel in den Warenkorb legen Die Artikel können über das entsprechende Symbol in den Warenkorb gelegt werden => Siehe Kapitel 3.3 Artikel in Warenkorb legen Persönliche Topseller Die durch ihnen im Webshop meistbestellten Artikel werden unter Persönliche Topseller aufgelistet. Artikel in den Warenkorb legen Die Artikel können über das entsprechende Symbol in den Warenkorb gelegt werden => Siehe Kapitel 3.3 Artikel in Warenkorb legen Alle Topseller zur Kundennummer Unter Alle Topseller zur Kundennummer werden die durch ihr Unternehmen im Webshop meistbestellten Artikel aufgelistet. Artikel in den Warenkorb legen Die Artikel können über das entsprechende Symbol in den Warenkorb gelegt werden => Siehe Kapitel 3.3 Artikel in Warenkorb legen /61

58 3.6.5 Mit Bestellvorlagen arbeiten Siehe Kapitel Weitere Funktion: In Bestellvorlage speichern Bestellvorlage öffnen Über das Menu FAVORITEN gelangen Sie zur den Bestellvorlagen Wählen Sie die gewünschte Bestellvorlage aus: /61

59 In Bestellvorlage filtern Über die Suchfelder können Artikel in der Bestellvorlage gefiltert werden: Artikel in den Warenkorb legen Die Artikel können über das entsprechende Symbol in den Warenkorb gelegt werden /61

60 3.7 Belegübersicht Unter Menu BELEGE finden Sie die Beleg-Historie sämtlicher Bestellungen, auch über diejenige welche nicht über den Webshop aufgegeben wurden Belegfilter Für sämtliche Belegarten steht ihnen der Belegfilter zur Verfügung: /61

61 3.7.2 Belegpositionen Für sämtliche Belegarten finden sie auf den Belegpositionen detaillierte Angaben (voraussichtliches Lieferdatum, Belegnummer, ursprüngliches Lieferdatum) Belegfuss Auf dem Belegfluss finden Sie die den gesamten Bestellablauf mit der entsprechenden Beleghistorie, von der Anfrage bis zur Rechnungserstellung /61