Start. Ergebnisorientiert durch Goal Directed Project Management GDPM Präsentation beim SPIQ Jour Fixe 13.Sept in Freiburg.

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1 Start Ergebnisorientiert durch Goal Directed Project Management GDPM Präsentation beim SPIQ Jour Fixe 13.Sept in Freiburg Wilfried Lötters 1 GDPM Präsentation SPIQ

2 Video GDPM Einführung Romantische Vorstellungen von PM: JIT Tatsächlich gibt es XP, Agile, Aber Projekte umfassen mehr und müssen organisiert sein Dazu gibt es viele Hilfsmittel 2 GDPM Präsentation SPIQ

3 Warum noch mehr zum Thema PM? Summit D Iterative Development 3 GDPM Präsentation SPIQ

4 Weil die dominante Fokussierung auf Aufgaben vom Ziel ablenkt Das kennt jeder Projektmanager... Wie plant und steuert man die Zielerreichung?... hier geht es weiter mit 2000 Aufgaben und Unteraufgaben... Die Dynamik eines Projektes verhindert die Lebbarkeit eines komplexen Aufgabenplans... 4 GDPM Präsentation SPIQ

5 GDPM Päsenation Zielsetzung Die Teilnehmer haben ein Verständnis der Grundidee und von den Prozessen des Goal Directed Project Managements (GDPM).... verstehen den entscheidenden Unterschied aber auch die Ergänzung von GDPM zu klassischen PM-Methoden. Ablauf: 1. Einführung in GDPM 2. Wie funktioniert GDPM 3. Reflexionen über GDPM 5 GDPM Präsentation SPIQ

6 Teilnehmer-Vorstellung Name Firma, Standort, Abteilung Rolle, Position, Aufgaben Wie auf die Veranstaltung aufmerksam geworden? Welche Erfahrungen mit PM-Methoden? Erwartungen von der Veranstaltung 6 GDPM Präsentation SPIQ

7 1. Einführung in GDPM 7 GDPM Präsentation SPIQ

8 Projektdefinition Ein Projekt ist... eine einmalige Aufgabe (<> Prozess)... dazu da, ein spezifisches Ergebnis hervorzubringen... erfordert verschiedene Mittel und Menschen... ist zeitlich begrenzt (klarer Anfang und eindeutiges Ende) Ein Projekt... erfordert neue und unbekannte Aufgaben (= Risiko, => Planungsunsicherheit)... führt zu Veränderungen (PSO: People, System, Oraganisation)... bringt Leute zusammen, die vorher noch nicht miteinander gearbeitet haben Ein Prozess ist planbar ein Projekt ist ein Abenteuer... 8 GDPM Präsentation SPIQ

9 Typische Projektprobleme Projekt kaum steuerbar Grund: Zeit und Budget zum grössten Teil nur steuerbar über Aufgaben. => komplexe WBS Projekt ist selten im Plan Grund: Glaube an den vollständigen Plan => starr und unflexibel Wenig Unterstützung von den Linienorganisationen Grund: Projekt ist ein Exot für die Linienorganisationen Stakeholder nicht im Boot Keine transparente Kommunikation über den Projektstatus Projektziele werden verfehlt Grund: Ziele nicht bekannt oder verstanden oder damit einverstanden Kreative Zielfindung wurde nicht gefördert Projektziele haben keine Verbindung zu Unternehmenszielen Status der Zielerreichung unbekannt Das erstellte System ist fertig, aber die Akzeptanz ist nicht da Grund: die Veränderungs-Aspekte neben der Systemerstellung (PSO) wurden nicht berücksichtigt 9 GDPM Präsentation SPIQ

10 Die Projekt-Klimakurve als Quelle für Probleme, wenn man sie nicht versteht + unbewusste Unkenntnis unbewusste Kenntnis Projekterfolg Begeisterung Euphorie Konzept -krise Tal der Tränen bewusste Kenntnis Erwartungen des Durchbruchs Katastrophenphantasien Umsetzungskrise t - Turnaround bewusste Unkenntnis 10 GDPM Präsentation SPIQ

11 Projekt in den Wolken, Realisierung auf der Erde als Quelle für Probleme, wenn man die Unterschiede nicht berücksichtigt unstrukturiert Politik Management-Befindlichkeiten Zielvorstellungen Auftraggeber-Interessen Auftragnehmer-Interessen Absichten GDPM PM strukturiert Plan Standards Richtlinien/Vorgabe Technische Umsetzung klassische PM-Methoden 11 GDPM Präsentation SPIQ

12 2 parallele Prozesse als Quelle für Probleme, wenn man sie nicht auseinander hält Produkt-Idee Projekt Projekt-Idee Produkt Benutzer-Anforderungen Projekt-Plan Projekt-Design Meilenstein-Plan Aktivitäten-Pläne Funktionale-Spezifikation Produkt-Design Realisierung Benutzeranforderungen dürfen nicht mit Projektanforderungen verwechselt werden 12 GDPM Präsentation SPIQ

13 Positionierung des Projektes als Quelle für Probleme, wenn man nicht integriert Projekt separat zwischen den Organisationen Fachabteilung/ Auftraggeber Projekt IT Linien- Organisation Demokratischer Planungsprozess durch GDPM ermöglicht Projekt als gemeinsames Vorhaben der Organisation Fachabteilung/ Auftraggeber Projekt IT Linien- Organisation 13 GDPM Präsentation SPIQ

14 Veränderungsebenen als Quelle für Probleme, wenn man sie ausser Acht lässt personelle Aktivitäten Personal Systeme Organisation technische Aktivitäten organisatorische Aktivitäten Projekte verändern nicht nur die technische Dimension des Unternehmens. 14 GDPM Präsentation SPIQ

15 Typische Projektprobleme und ihre Ursachen Projekt kaum steuerbar: Grund: Zeit und Budget zum grössten Teil nur gesteuert über Aufgaben. => komplexe WBS Projekt ist selten im Plan: Grund: Glaube an den vollständigen Plan => starr und unflexibel Wenig Unterstüzung von den Linienorganisationen, (es klemmt): Grund: Projekt ist ein Exot für die Linienorganisationen Stakeholder nicht im Boot Keine transparente Kommunikation über den Projektstatus Projektziele werden verfehlt: Grund: Ziele nicht bekannt oder verstanden oder damit einverstanden Kreative Zielfindung wurde nicht gefördert Projektziele haben keine Verbindung zu Unternehmenszielen Status der Zielerreichung unbekannt Das erstellte System ist fertig, aber die Akzeptanz ist nicht da: Grund: Die Veränderungs-Aspekte neben der Systemerstellung (PSO) wurden nicht berücksichtigt Die Regel ist: Schlechte Projektergebnisse fallen immer auf den Projektleiter zurück 15 GDPM Präsentation SPIQ

16 Problemfelder Alle Ursachen der Projektprobleme lassen sich 3 Problemfeldern zuordnen: 1. Kompetenz 2. Projekt Set-up 3. Führung GDPM zielt vor allem auf den Projekt-Set-up und liefert Führungsunterstützung 16 GDPM Präsentation SPIQ

17 GDPM als Lösungsansatz GDPM adressiert alle diese möglichen Projektprobleme durch eine bestimmte Art ein Projekt zu starten (demokratisch, Planungs-Workshop mit Stakeholder, Verantwortlichkeitsmatrix) eine spezielle Methode der Meilensteinplanung, strukturierte Planung der Ergebnisse Unterscheidung der Meilenstein-Planung/Steuerung von der Aktivitäten- Planung/Steuerung 17 GDPM Präsentation SPIQ

18 Lösung: Planung und Steuerung unterschiedlich adressieren Planung und Steuerung der Ziele und Meilensteine mit Management und Line (Auftraggeber und Auftragnehmer Planung und Steuerung der Aufgaben mit Projektteam unstrukturiert Politik Management-Befindlichkeiten Zielvorstellungen Auftraggeber-Interessen Auftragnehmer-Interessen Absichten GDPM PM strukturiert Plan Standards Richtlinien/Vorgabe Technische Umsetzung klassische PM-Methoden 18 GDPM Präsentation SPIQ

19 Lösung: Hierarchische Planung und Steuerung Meilensteinplan Politik Management-Befindlichkeiten Projektziele Zielvorstellungen und -umfang Ergebnisplanung Organisation Meilensteine inhaltliche Bereiche (Ergebnispfade) logische Abfolge & Abhängigkeiten Zieltermine Auftraggeber-Interessen Auftragnehmer-Interessen Projektverantwortlichkeits-Matrix Aufwände Balkenplan (Dauer, Termine) betroffene Abteilungen/Funktionen Verantwortlichkeiten verdichteter Fortschrittsbericht Absichten externe Projektdokumente Auftraggeber Detailplanung Aktivitäten zur Erreichung des jeweiligen Meilensteins Aktivitätenplan Balkendiagramm mit Dauern, Terminen & Aufwänden Plan Standards Verantwortlichkeitsmatrix auf Aktivitätenebene Fortschritttsbericht interne Projektdokumente Projektleiter Richtlinien/Vorgabe Technische Umsetzung Projektteam 19 GDPM Präsentation SPIQ

20 Referenzen zu GDPM Wikipedia GDPM/ZGPM: Grundlage dieser Vorgehensweise bilden statistische Untersuchungen, die belegen, dass die meisten Plan-Abweichungen in Projekten in den frühen Phasen bei der Zielsetzung, der Planung und/oder der Projektorganisation ihren Ursprung haben. In dieser Planungsphase eines Projekts entstehen mehr als 80% aller Probleme, die durch die konsequente Anwendung einer Projektmanagementmethodik vermieden werden können. Buch in 9 Sprachen seit 25 Jahren auf dem Markt Exemplare, neue Version in Englisch wird vorbereitet Methode wird von PwC eingesetzt, vor allem in Skandinavien sehr verbreitet. Bekannter Anwender in der Schweiz: CERN Genf Lehrinhalt einiger Universitäten in Skandinavien Goal Director Lizenzen: über die Jahre einige tausend 20 GDPM Präsentation SPIQ

21 Background von GDPM GDPM community: GDPM tool: GDPM book: Definition GDPM ist eine Management Philosophie verbunden mit einer Palette von Werkzeugen und Methoden zur Planung, Steuerung und Organisation von Projekten. GDPM ist bekannt für seinen pragmatischen und psychologischen Ansatz mit der Fokussierung auf das Projektteam und die vereinbarten Ziele. Historie: Norwegen, Buch 1984, 2005 Kristoffer V. Grude, Erling S. Andersen, Tor Haug, Norwegen Eine Methoder der PwC Sehr verbreitet in Skandinavien CERN, Genf benutzt GDPM seit vielen Jahren Kennzeichen: Europäischer Ansatz: demokratische Planung, 21 GDPM Präsentation SPIQ

22 2. Wie funktioniert GDPM 22 GDPM Präsentation SPIQ

23 Goal Directed Project Management 23 GDPM Präsentation SPIQ

24 Projektziele Projektziele sind S.M.A.R.T spezifisch messbar angemessen, (achievable) realistisch terminiert priorisiert widersprechen sich nicht Die Frage muss beantwortet werden: Wie erkennt man, dass das Projekt abgeschlossen ist? 24 GDPM Präsentation SPIQ

25 Projektziele Beispiel Warum kommen wir jetzt erst zum Zielverständnis, nachdem das Projekt schon so lange läuft? 25 GDPM Präsentation SPIQ

26 GDPM Mission Break Down Structure (MBS) Prozess Zweck/Mission des Projektes: Problem, welches zu lösen ist Gelegenheit zur Verbesserung Vorteil für das Unternehmen Mission Mission: Beschreibung des neuen Zustands als Ergebnis des Projektes unter Berücksichtigung der PSO Submission1 Submission2 Submission3 MBS beinhaltet auch Aspekte der Linien-Organisation Diejenigen Elemente aus der MBS, die zum Projektumfang gehören, bestimmen die Projektziele. Projektziele Projektziel: Lieferobjekte (qualitativ und quantitativ) Ergebnis, was den Zweck/die Mission erfüllt 26 GDPM Präsentation SPIQ

27 Beispiel zu GDPM Mission Break Down Structure Gute Kontrolle der Finanzsituation Gutes SW System ist verfügbar Mitarbeiter beherrschen die Finanzkontrolle Verantwortlichkeiten der Finanzkontrolle sind klar MA sind in Finanzkontrolle geschult MA sind im Umgang mit Finanz SW trainiert MA sind motiviert Finanzkontrolle auszuüben SW System ist entsprechend der Anforderungen implementiert SW System ist im täglichen Gebrauch Ein Finanzkontroll-System eingeführt, das die Anforderungen erfüllt, von allen betroffenen MA erfolgreich eingesetzt wird und GDPM Präsentation SPIQ

28 Beispiel zu GDPM Mission Break Down Structure aus einem WS 28 GDPM Präsentation SPIQ

29 Projekt-Meilensteine Was ist ein Projekt- Meilenstein? Deadline? Phasenende? Entscheidungspunkt? Was sagt MS-Project? Aktivität ohne Dauer 29 GDPM Präsentation SPIQ

30 Meilensteine Meilensteine sind... von Projektzielen abgeleitet sind Überprüfungspunkte, die sicherstellen, dass das Projekt auf dem richtigen Kurs ist und zum Endziel führen beschreiben erreichte Zustände oder eingetretene Bedingungen zu einem gewissen Zeitpunkt und beschreiben nicht: Vorgänge, Aufgaben, Aktivitäten (also wie es zu erreichen ist) Meilensteine werden von allen Projektteilhabern verstanden und akzeptiert Meilensteine sind zeitlich gleichmässig über die Projektdauer verteilt Beispiel: Etappenplanung 30 GDPM Präsentation SPIQ

31 Was ist ein Meilenstein? Was z.b. Toms Morgen Wie M1 M2 M3 Wenn Tom wach ist Wenn Tom nicht hungrig ist Wenn Tom für die Arbeit bereit ist Um M2 zu erreichen kann Tom: Rösti am Morgen essen Nur eine Tasse Kaffee trinken In ein Frühstücksrestaurant gehen Nichts essen Meilensteine sind... von Projektzielen abgeleitet sind Überprüfungspunkte, die sicher stellen, dass das Projekt auf dem richtigen Kurs ist und zum Endziel führen beschreiben erreichte Zustände oder eingetretene Bedingungen zu einem gewissen Zeitpunkt 31 GDPM Präsentation SPIQ

32 Meilensteine 1. Im klassischen PM sind Meilensteine... Deadlines Endpunkte einer Projekt-Phase eine Aktivität mit Null Aufwand und Null Zeitraum terminliche Vorgaben, die unabhängig von der Entwicklung des Projektplans gesetzt wurden sind sequenziell aufgereiht sind kritische Entscheidungspunkte, verstärkt am Anfang und Ende des Projektes entstehen unabhängig vom Projekt als Management-Vorgaben 2. Bei GDPM sind Meilensteine... Abschlüsse von zielführenden Aktivitäten Messkriterien für den Grad der Projektzielerfüllung in einem demokratischen Prozess von den Projektverantwortlichen festgelegt sind mit logischer und zeitlicher Abhängigkeit in Ergebnispfade aufgeteilt sind über die gesamte Projektdauer gleichmässig aufgeteilt am Anfang des Projektplanungsprozesses festgelegt 3. Im klassischen PM stehen die Aufgaben im Mittelpunkt Im klassischen PM existiert die Prämisse, dass die Erfüllung aller Aktivitäten automatisch das zu erreichende Projektergebnis bringen wird 4. GDPM ist Meilenstein getrieben Meilensteine bestimmen eine ergebnisorientierte Ausrichtung, Planung und Steuerung des Projektes 32 GDPM Präsentation SPIQ

33 Meilensteinformulierung Fängt an mit: Wenn... Ist präzise in der Beschreibung eines Zustandes weitere Inhalte und Kommentare dienen später als Checkliste für die Aktivitätenplanung Beinhaltet Messkriterien und Zeitpunkt der Erfüllung 33 GDPM Präsentation SPIQ

34 Ergebnispfade im Meilensteinplan Ergebnispfad A Ergebnispfad B Ergebnispfad C Meilenstein C1 Aktivitäten für Meilensteine C2 und C3 Meilenstein C2 Aktivitäten für Meilenstein C3 Meilenstein C3 Ideal: 3 12 MS pro Ergebnispfad 3-6 Ergebnispfade gleichmässig verteilt Die Meilensteine sind nach inhaltlichen Bereichen zu gruppieren (z.b. PSO) -> Ergebnispfade Die Ergebnispfade reflektieren den spezifischen Charakter des Projektes: Problembereiche, Schwerpunkte, Risikogebiete, Dimensionen,... Die Meilensteine sind entsprechend dem logischen und zeitlichen Ablauf vertikal angeordnet Ein Meilenstein muss erreicht sein, bevor die folgenden Meilensteine erreicht werden können Aktivitäten können ausgeführt werden, bevor der vorangehende Meilenstein erreicht ist 34 GDPM Präsentation SPIQ

35 Beispiel: Projektmeilensteinplan 35 GDPM Präsentation SPIQ

36 Beispiel: Projektmeilensteinplan 36 GDPM Präsentation SPIQ

37 Meilensteinplan (MSP) Der Meilensteinplan ist eine Entwicklungsstrategie und zeigt die Zwischenprodukte/Teilziele, die zur Erfüllung des Projektziels führen ist ein stabiles Projekt-Rahmenwerk und zeigt allen Beteiligten die gemeinsame Zielrichtung und Vision auf ist ein überschaubares Kommunikationswerkzeug für alle Beteiligten (Management, Linie und Team) beinhaltet eine Serie von Bedingungen und Zuständen strukturiert Meilensteine in parallelen Ergebnispfaden beschreibt was zu erreichen ist, aber noch nicht wie erlaubt die Planung von verschiedenen Ergebnistypen erlaubt eine schrittweise Planung der Aufgaben (Arbeitszyklen) mit Projektfortschritt 37 GDPM Präsentation SPIQ

38 Verantwortlichkeitsmatrix Prinzipien und Politik der Zusammenarbeit, Meilensteine Gesellschaften, Abteilungen Managementfunktionen Arten von Ressourcen, Boards Regeln: Vermeide D/P (E/F) (wg. Gewaltenteilung) Genau ein P (F) pro Zeile P/X (F/A) ist möglich, meist PM I (I) Einbezug (Einbahnstr.) z.b. Executives A (V) nicht übergehen wie z.b. Buchhalter, PMO C (B) Rat holen, auch wenn keine Entschdbefugn. T (L) transfer of knowledge Verfügbare Rollen sind... Engl. X - executes job D - Decides alone d - decides jointly deutsch A - führt Arbeit aus E- Entscheidet alleine e - entscheiden gemeinsam Rollen und Verantwortlichkeiten, um Prinzipien und Politik der Zusammenarbeit aufrecht zu erhalten oder Meilensteine zu erreichen P - manages Progress T - Tuition on job C - must be Consulted I - must be Informed A - available for Advice avoid D/P F - kontrolliert Aufgaben-Fortschritt L - Leitet an B - muss angefragt/beteiligt werden I - muss aktiv Informiert werden V - für Unterstützung Verfügbar, vermeide E/F 38 GDPM Präsentation SPIQ

39 Beispiel Verantwortlichkeitsmatrix 39 GDPM Präsentation SPIQ

40 Beispiel Verantwortlichkeitsmatrix auf MSP 40 GDPM Präsentation SPIQ

41 Aktivitäten Planung Zu jedem Meilenstein gibt es einen eigenen Aktivitätenplan Aktivitäten zielen nur auf die Erfüllung ihres Meilensteines Abhängikeiten von Aktivitäten ausserhalb des Meilensteins gehen nur über den MSP (Denormalisierung/Redundanz ist besser als zu komplexe und kritische Abhängigkeiten => Entkopplung) Zum Aktivitätenplan gehört auch eine Responsibilitymatrix (PM + Team) Die Aktivitäten zu späteren Meilensteinen werden auch später geplant. Der Rahmen (Zeit und Zustände/Ziel) dazu ist bereits im MSP definiert (Flexibilität des WIEs) Aktivitätenpläne können auch mit MS-Projekt oder anderen Methoden und Mitteln erstellt und gesteuert werden 41 GDPM Präsentation SPIQ

42 Beispiel: Aktivitätenplan mit Verantwortlichkeitsmatrix 42 GDPM Präsentation SPIQ

43 Vollständiger Planungsprozess von GDPM 1 Übergeordnete Geschäftsziele Projektziele und -umfang Leistung / Arbeit und Ausnahmen / Änderungen überprüfen und raportieren GDPM-Projekt- Planungs-Workshop Aktivitätenplanung 2 Schritt 1 Endmeilenstein verstehen und vereinbaren Meilensteinplanung Schritt 4 Gegenseitige Abhängigkeiten und Logik analysieren 4 5 Projektaktivitäten Aktivitäten je Meilenstein auf Terminplan definieren und legen und planen Verantwortlichkeiten bestimmen Schritt 2 Meilenstein Brainstorming Schritt 3 Meilensteine sortieren und verfeinern, Ergebnis-pfade definieren Schritt 5 Meilensteine prüfen und Plan finalisieren 3 Verantwortlichkeitsmatrix erstellen 43 GDPM Präsentation SPIQ

44 Der GDPM Project Delivery Process Vermehrt demokratisch (Vorbereitung) Projekt Team Vermehrt autokratisch (Durchführung) Veränderungs -bedarf Ziele Meilensteinplanung Organisation & Aktivitätenplanung Projektdurchführung Ergebnisse Veränderung Prozesse Stakeholder Analysis Mandate, P-Definition Principle Chart Meilensteinplan Verantwortlichkeitsmatrix Aktivitätenpläne Milestone Report Activity Report GDPM Prozess Dokumente 44 GDPM Präsentation SPIQ Verantwortlichkeitsmatrix 1.Principle: PM, Boards 2.MSP: Linienorgan. + PM 3.Activity: PM + P-Team

45 Die hierarchische Gliederung erlaubt auch Konsolidierung Ebene Ziele Ziele Setzen Setzen der der Gesamtziele Gesamtziele und und des des Umfangs Umfangs (in/out) (in/out) Abstimmen Abstimmen Projektplan Projektplan mit mit Geschäftszielen Geschäftszielen Budgetierung Budgetierung Festlegung Festlegung der der Leitlinien Leitlinien für für Planung, Planung, Organisation Organisation und und Steuerung Steuerung Planung Projektdefinition Was Steuerung Meilensteine Meilensteine Setzen Setzen kontrollierbarer kontrollierbarer Zwischenziele Zwischenziele für für Zeit, Zeit, Kosten Kosten und und Qualität Qualität Definition Definition der der Ressourcenarten Ressourcenarten und und der der wesentlichen wesentlichen Beteiligten Beteiligten Aktivitäten Aktivitäten Festlegung Festlegung der der Vorgehensweisen Vorgehensweisen zum zum Erreichen Erreichen der der Ziele Ziele Quantifizierung Quantifizierung und und Benennung Benennung der der Ressourcen Ressourcen Meilensteinplan mit Verantwortlichkeitsmatrix Wie Aktivitätenplan Ziele Meilensteine Aktivitäten Meilensteinplan Aktivitätenplan 45 GDPM Präsentation SPIQ

46 Auffangen typischer Projektprobleme durch den GDPM-Ansatz Zu Beginn: Kreatives und demokratisches Definieren und Planen der Projektziele und Meilensteine (Zustände) Planung auf zwei Ebenen (ergebnisorientiert als Meilensteinplan und umsetzungsorientiert als Aktivitätenpläne) Entflechten der Komplexität durch klare Aufteilung der Aufgaben in Ergebnispfade Klare Festlegung und Vereinbarung der Rollen und Verantwortlichkeiten (Verantwortlichkeitsmatrix) Durchführung: Konzentration auf die Erreichung der gemeinsam definierten Meilensteine bei flexibler Handhabung der Lösungswege Fortschrittsberichte beziehen sich auf der operativen Ebene auf die Erreichung jeweiliger Meilensteine und auf der strategischen Ebene auf die Gesamtsicht aller Meilensteine und die Erfüllung der Projektziele 46 GDPM Präsentation SPIQ

47 3. Reflexionen über GDPM 47 GDPM Präsentation SPIQ

48 Vorteile von GDPM Kreative Projektplanung, die sich auf das WAS (Ergebnisse) konzentriert, statt zu früh auf einschränkende WIEs (Ausführung) Vollständigkeit der notwendigen Ergebnisse Gemeinsames Verständnis und Zustimmung aller durch demokratischen Planungsprozess (Ziele, Meilensteine, Verantwortlichkeiten) Später weniger Konflikte oder Auseinanderdriften Klare kommunizierte Verantwortlichkeiten Später weniger Konflikte zwischen Linie und Projekt Hierarchische Planung und Steuerung Reduktion der Komplexität, Struktur der Ziele und Ergebnisse Messbare Zwischenergebnisse Weniger Überraschungen am Ende, besseres Gegensteuern, Messen des Grads der Zielerreichung, statt allein des Verbrauchs der Ressourcen und des Budgets Übersichtlichkeit auf einem Blatt A4 für Team und Management: Was wollen wir? Wo stehen wir? Rapportierung auf Plan Transparenz Entflechtung der Aktivitäten: Planung und Steuerung der Aktivitäten je Meilenstein Flexibel in der Zielerreichung Programm- und Portfoliosteuerung Übersicht 48 GDPM Präsentation SPIQ

49 GDPM und die Komplexität des Projektes Klassisch: Komplexität der Aufgabenstruktur GDPM: Strukturierte Komplexität Mission Submission1 Submission2 Submission3 Mission Breakdown Structure WBS Milestone Plan Activity Plan 49 GDPM Präsentation SPIQ

50 Klassisches Projektmanagement und GDPM Planung Durchführung Ziel klassisch Wenig Konflikt & Kommunikation Wie? Viel Arbeit & Konflikte & Planungsunsicherheiten GDPM Mehr Konflikte & Kommunikation Was? Effiziente Arbeit, Planungstreue Gewinn! Wie? Bei GDPM nimmt man sich mehr Zeit für die Abstimmung der Ziele und den Einbezug der Schlüsselpersonen 50 GDPM Präsentation SPIQ

51 Einsatz von Vorgehensmodellen in Unternehmen 51 GDPM Präsentation SPIQ

52 Positionierung von GDPM gegenüber anderen Methoden und Vorgehensmodellen Viele PM-Methoden liefern gute Mechanik für die Planung und Kontrolle. Einbezug der umgebenen Organisationen (Responsibility Matrix, demokratischer Planungsprozess) und Steuerung über Inhalte (Ziel/Meilensteine) fehlt meist. Vorgehensmodell Methode, Tool MS- Project RUP V- Modell XT Netz Plan Agile Development Hermes PRINCE 2 PMBoK GDPM 52 GDPM Präsentation SPIQ Aktivitäten-Steuerung Ergebnis-Steuerung

53 Themenabdeckung PMBoK vs. GDPM PMBoK Project Stakeholder, Orga. influence SW life cycle process Project as process/phase Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project HR Management Project Communication Mgmnt. Project Risk Management Project Procurement Management Program Management Sub Programs No Forms GDPM Stakeholder assessment n/a flexible, outlined individual in MSP Plan Process Project Definition / Mandate creation Milestone Plan and Activity Schedule belongs to Project Definition process is embedded in PM and project principal Responsibility Charts not explicit Uncertainty Analysis (during MSP) not explicit covered by MSP covered by MSP Forms 53 GDPM Präsentation SPIQ

54 Warum Werke wie PMBoK und Prince2 nicht einfach sein dürfen 2 Hindernisse für Vereinfachung: 1. Durchschnittliche Akademiker mögen keine Vereinfachungen, weil das ihren Wert untergräbt 2. Ein Konsens durch Komitees kann nicht einfach sein, denn der Konsens muss alle zufrieden stellen Wen kümmert es, wenn das vom Komitee entwickelte Kamel mehrere Höcker hat. Je mehr Höcker desto mehr Sitze und desto mehr Rückenlehnen, an denen man sich ausruhen kann. Zitat: Max Wideman in Kommentar zu PMBOK Guide and PRINCE Compared by Colin Bentley. 54 GDPM Präsentation SPIQ

55 Unterscheidung von Guides, Frameworks, Best Practices/Methods und Tools PMBoK ist be-schreibend (descriptive) Begriffe, Prozessbeschreibungen Prince 2, V-Modell u.a. sind vor-schreibend (prescriptive) Phasen, Vorlagen, Abläufe Catalyst, GDPM u.a. sind auf-geschriebene (scripted) bewährte Praktiken (best practices) Kategorien, Beispiele, Mustervorlagen, Methoden PM Tools wie MS-Project, Goal Director u.a. sind Werkzeuge zum rein-schreiben (inscribe) Workflows, DBs, Templates, Schedules, Budget, Resource Management 55 GDPM Präsentation SPIQ

56 GDPM Ergänzung zu Unternehmens-Projekt-Vorgehens-Modellen (UPVM) Projektmanagement mit GDPM: Politik Management-Befindlichkeiten Zielvorstellungen Projektziel- Planung Projektmeilenstein- Planung Projektmeilenstein -Steuerung Stakeholder Analyse Projektergebnis- Statusberichte MS Trendanalyse Steuerung Auftraggeber-Interessen Auftragnehmer-Interessen Absichten Projektmanagement mit UPVM: Projektdefinition Q-Management Risk-Management Budget Management Verträge Aufwandschätzungen Aktivitäten-Planung Aktivitäten-Steuerung Projektdurchführung mit UPVM: Projektphasen Analyse Anforderungen Spezifikationen Scope Change Management Change Management Kommunikation Abnahmen Lieferobjekte Tests Realisierung 56 GDPM Präsentation SPIQ

57 Praxistauglichkeit von Vorgehensmodellen Vorgehensmodell Policy über Projektabwicklung und Projekt-Lebenszyklus Vorlagen Werkzeuge Methoden Definierte Prozesse Beispiele definierte Interaktion versus Organisation Gelebte Prozesse Mitarbeiter gelebte Prozesse Einfache und klare Modelle wie GDPM lassen sich leichter leben 57 GDPM Präsentation SPIQ Nach Praxistauglichkeit von Vorgehensmodellen Roland Petrasch (Shaker Verlag Aachen 2003) S17

58 GDPM als Musterbruch GDPM beschreibt einen Musterbruch: Zielplanung statt Aufgabenplanung Buch: Musterbrecher, Führung neu leben Ein Kapitel heisst: Vertrauter Kontrolle misstrauen Was kontrollieren wir eigentlich wirklich?! Bekannte Muster brechen heisst, nicht einfach nur das Gegenteil tun Message ist: leben in und mit Paradoxien Pole: Kreativität/Freiheit versus Planung/Kontrolle Intergration beider ist: Das WAS in den Vordergrund, danach das WIE Zielerreichungsmessung statt Aufgabenerfüllungskontrolle Der demokratische Stil in der Set-up Phase ist etwas typisch skandinavisches und nicht so verbreitet in der autokrativ gesteuerten westlichen Wirtschaft. Und stellt damit einen weiteren Musterbruch dar. Ein MSP-WS einzuberufen bedarf etwas Mut und Entschlossenheit. 58 GDPM Präsentation SPIQ

59 Angebote der SYNSPACE Veranstaltungen: 1-Tages GDPM Kurs in ZH ( ) 2-Tages GDPM Kurs mit Workshop firmenintern Services: Projektmanagement Projektmanager Coaching GDPM Einführung Goal Director (GDPM Tool) Kontakt: +41 (0) GDPM Präsentation SPIQ

60 Wenn Sie bisher nicht in allem folgen konnten - das sollten Sie mitnehmen: Ein Projektleiter konzentriert sich auf das Erreichen von Zielen mehr als nur auf die Kontrolle erledigter Aufgaben 60 GDPM Präsentation SPIQ

61 SYNSPACE AG CH Basel Tel: (41) SYNSPACE GmbH D Freiburg i.br. Tel: (49) SYNSPACE SA CH Genève Tel: (41) GDPM Präsentation SPIQ

62 Back up 62 GDPM Präsentation SPIQ

63 Aufbau Goaldirector department & role definition project (name, mandate) 1:1 project (name, mandate) project principle chart project principle chart 1:1 1:n project milestone chart milesstone report 1:1 project responsibility chart 1:n 1:n milesstone activity schedule activity report 1:1 activity responsibility chart project milestone chart project responsibility chart milesstone activity schedule 63 GDPM Präsentation SPIQ

64 Goal Director Goal Director deckt alle GDPM Elemente ab, dennoch empfehlen wir zum einfacheren Einstieg und Konzentration auf die wesentlichen Elemente von GDPM mit Excel-Sheets zu beginnen Goal Director hat eine C/S Architektur mit DB (Access, Oracle, SQL-Server) Goal Director kann als firmenweite Anwendung oder auch als stand-alone- Anwendung eingesetzt werden Reports sind als pdf verfügbar In der Serverumgebung können Pläne aus- und eingecheckt werden Es werden MSP und Unter-MSP unterstützt (grosse Projekte, Programme, Projektportfolio) Goal Director Lizenzen können bei SYNSPACE erworben werden 64 GDPM Präsentation SPIQ

65 Programm- & Portfoliomanagement sind mit GDPM möglich Sup-Milestoneplan Sup-Milestoneplan 65 GDPM Präsentation SPIQ

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