Schlanke Planung und Steuerung für kleinere Projekte: PM light Webinar: Andreas Goldschmid, Anton Lorenz Primas CONSULTING

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1 Schlanke Planung und Steuerung für kleinere Projekte: PM light Webinar: Andreas Goldschmid, Anton Lorenz Primas CONSULTING Primas CONSULTING GmbH 1

2 Ihre Webinar Trainer Andreas Goldschmid Anton Lorenz Primas CONSULTING GmbH 2

3 Die Themen heute. Webinar Bedienung und Ablauf Die 4 Planungsansätze Die Ausgangssituation für PM light Mögliche Lösungen Summary Ausblick Primas CONSULTING GmbH 3

4 Ausgangssituation Planungsansätze Unsere Werkzeuge sind zu aufwändig zu bedienen! Wie komme ich zu einer sinnvollen Planung? Niemand hat einen Überblick über den Projektstatus! Projektmanagement heißt: Werkzeuge und Methoden an spezifische Aufgabenstellung anpassen Meta Planung, Projektmanagementplan Warum haben Sie die Planung so strukturiert? Wie würden Sie es in einer ähnlichen Situation anders machen? Primas CONSULTING GmbH 4

5 Übersicht 4 Planungsansätze PS Navigator: integriertes System Smart Pro: Komplexe, arbeitsintensive Projekte mit Office Produkten managen PM light: schlanke, flexible PM Strukturen Project2Go: kleine Projekte, vereinfachter, aber vollständiger PM Ansatz Primas CONSULTING GmbH 5

6 Project2Go Ausgangssituation: Projektleiter sind mit dokumentieren beschäftigt oder lassen Projektmanagement gleich ganz undokumentiert Komplexität/Volumen: projektähnlich, klein Projektarten: alle (spez. Veranstaltungen, kleine Umbauten, Übersiedelung, ) Perspektive: Auftragnehmer und geber Schwerpunkt: einfach, geringer Dokumentationsaufwand, dennoch professionelle Vorgangsweise Primas CONSULTING GmbH 6

7 PM light Ausgangssituation: große Zahl unterschiedlicher kleinerer Projekte. Benötigen Mindestmaß an Strukturierung, Überblick über Aufgaben und Zuständigkeiten. Anteil Projektmanagement am Gesamtaufwand niedrig halten. Komplexität/Volumen: kleinere Projekte Projektarten: alle flexiblen (Entwicklung, Beratung, ) Perspektive: Auftragnehmer und geber Schwerpunkt: kreative, inkrementelle Vorgangsweise, viele Änderungen, klassische Projektstruktur (Teilbereiche flexibel/agil), Primas CONSULTING GmbH 7

8 Smart Pro Ausgangssituation: Projekt mit einigen tausend Arbeitsstunden, Abweichungen früh erkennen und mit wie vielen Stunden ein Projekt abschließen wird. Oft individuelle Tools. Komplexität/Volumen: komplex Projektarten: arbeitsintensive Projekte (Anlagenbau, Softwareentwicklung) Perspektive: Auftragnehmer Schwerpunkt: Komplexe, arbeitsintensive Projekte mit Office Produkten managen, Überblick über Stunden, Budgeteinhaltung Primas CONSULTING GmbH 8

9 PS Navigator Ausgangssituation: Viele beteiligte Gewerke, unterschiedliche Art der Projektkalkulation, SAP als führendes System. Wie können in einem Projekt auf Seiten der investierenden Organisation die Vielzahl von externen Arbeitspaketen terminlich und kostenmäßig abgeschätzt werden? Komplexität/Volumen: komplex Projektarten: Investitionsprojekte Perspektive: Auftraggeber Schwerpunkt: integriertes System, Überblick über beteiligte Leistungen und Lieferanten, Einkaufsoptimierung, Kostenverfolgung Primas CONSULTING GmbH 9

10 Die Ausgangssituation PM light Youtube: yh8w8 Tools wie MS Project zu groß und aufwändig Zumindest Projektmanagement Basis Know How verfügbar Vorgangsweise am Projektbeginn nur grob festlegbar, der Prozess erfordert Flexibilität (sehr neuartige, dynamische Aufgabenstellung) Z.B. Entwicklungsprojekte: Iterative, inkrementelle Vorgangsweise Z.B. Organisationsentwicklungsprojekte: Aufgaben und Termine müssen flexibel gehandhabt werden, gemeinsame Sichtweise steht im Vordergrund Primas CONSULTING GmbH 10

11 2 Werkzeuge für PM light (Beispiele) WBStool Mindjet Primas CONSULTING GmbH 11

12 WBStool7 tool.net Einfach zu bedienendes, intuitives Tool Bewusst simpel gehaltener Funktionsumfang Kein vernetzter Balkenplan möglich Schlanke Programmierung (Windows) Export und Importschnittstelle über.xml Primas CONSULTING GmbH 12

13 WBStool7 PM methodische Aspekte: Entspricht dem Entwickeln eines Projektstrukturplans (PSP) mithilfe von Post It s (einfaches Ergänzen, Verschieben) Elegante Animation des Übergangs vom grafischen in tabellarischen PSP Einfaches Grundwerkzeug für Aufgaben, Termine, Verantwortliche, Kosten, Ressourcen Fortschritts Verfolgung mit Methode Primas CONSULTING GmbH 13

14 WBStool Primas CONSULTING GmbH 14

15 WBStool Primas CONSULTING GmbH 15

16 WBStool Primas CONSULTING GmbH 16

17 WBStool Primas CONSULTING GmbH 17

18 WBStool Primas CONSULTING GmbH 18

19 WBStool Primas CONSULTING GmbH 19

20 WBStool Primas CONSULTING GmbH 20

21 WBStool Primas CONSULTING GmbH 21

22 WBStool Primas CONSULTING GmbH 22

23 WBStool Primas CONSULTING GmbH 23

24 WBStool Primas CONSULTING GmbH 24

25 WBStool7 Vergleichbare Tools: WBS Chart Pro (Windows) SG Project sketcher (ipad) (Webbasierend) Primas CONSULTING GmbH 25

26 MindJet (vormals Mindmanager) Mindmapping Software der ersten Generation seit 1994 Die letzten Releases brachten den Nutzern u.a. auch Projektmanagement Funktionen Kann für Projekte i.s. von PM light sinnvoll eingesetzt werden Viele Export und Importfunktionen bieten Anschluss an andere Programme Primas CONSULTING GmbH 26

27 MindJet : Typische Schritte 1. Brainstorming Finden von Projektaufgaben 2. Brainstorming Gedanken gruppieren 3. Weiter Aufgaben ergänzen; Meilensteine definieren Struktur ist definiert 4. Erfassung von Eckterminen und Aufgabenverantwortlichkeiten 5. Letzer optischer Schliff 6. Erfassung des Projektfortschritt 7. Zusätzliche Nutzung der Informationen Primas CONSULTING GmbH 27

28 Eine neue Map anlegen Primas CONSULTING GmbH 28

29 1. Brainstorming Finden von Projektaufgaben Primas CONSULTING GmbH 29

30 Brainstorming PSP Design anwenden Primas CONSULTING GmbH 30

31 2. Brainstorming Gedanken gruppieren Primas CONSULTING GmbH 31

32 3. Aufgaben ergänzen; Meilensteine definieren Primas CONSULTING GmbH 32

33 Neues Arbeitspaket einfügen Primas CONSULTING GmbH 33

34 Struktur des PSP ist vollständig Primas CONSULTING GmbH 34

35 Optische Gestaltung Teil Primas CONSULTING GmbH 35

36 4. Ecktermine und Verantwortlichkeiten Primas CONSULTING GmbH 36

37 5. Letzter optischer Schliff Primas CONSULTING GmbH 37

38 Darstellung Mindmap & Balkenplan Primas CONSULTING GmbH 38

39 6. Erfassung Projektfortschritt Primas CONSULTING GmbH 39

40 7. Zusätzliche Nutzung der Informationen Primas CONSULTING GmbH 40

41 7. Zusätzliche Nutzung z.b. HTML Export Primas CONSULTING GmbH 41

42 7. Zusätzliche Nutzung z.b. HTML Export Primas CONSULTING GmbH 42

43 Mindmapping für Projekte Optisch ansprechende Aufgabenstrukturen kombiniert mit einfachen Aufgaben und Ressourcenplanungsfunktionen sind möglich Weitere Darstellungen (Balkenplan) sind vorhanden Viele Exportfunktionen machen die Informationen vielseitig nutzbar Primas CONSULTING GmbH 43

44 Mindmapping für Projekte Mindjet (www.mindjet.de) steht für Kaufsoftware mit vielen Funktionen weitere ähnliche Produkte: imindmap unter Concept Draw Mindmap bzw. als Suite (Mindmap, Draw, Project) unter Viele Produkte gibt es für Windows und Mac, sowie in Form von Apps für Smart Devices (der Funktionsumfang kann aber variieren) Primas CONSULTING GmbH 44

45 Summary Zwischen Projektplanung mit mächtigen Tools wie MS Project oder Projektplanung über Protokolle oder Notizen gibt es eine Vielzahl von einfachen Werkzeugen. Professionelles Projektmanagement schließt die Wahl der passenden Tools mit ein Primas CONSULTING GmbH 45

46 Be part of future Project Management! Der Primas Projektmanagement Blog Primas CONSULTING GmbH 46

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