Nutzerhandbuch. Nutzerhandbuch. 1WS Web Portal 09/2012. Herausgeber: 1WorldSync GmbH. Maarweg 165, Cologne

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1 Nutzerhandbuch Nutzerhandbuch 1WS Web Portal 09/2012 Herausgeber: Maarweg 165, Cologne

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3 Allgemeines Inhaltsverzeichnis Nutzerhandbuch... 4 Allgemeines 4 Über dieses Dokument... 4 SA2 Web Portal Nutzerhandbuch... 4 Systemvoraussetzungen... 4 Grundfunktionen und Bedienelemente 6 Gestaltung... 6 Einstellungen... 7 Suche... 8 Nutzung des Filters Versionen... 8 Suchbegriff(e) (Stichwortsuche)... 8 Erweiterte Suche... 9 Konfiguration einzelner Suchkriterien... 9 Begrenzen des Suchergebnisses Gespeicherte Suche Trefferliste Detailansicht Freigegebene Versionen Arbeitsversion Artikelpass konfigurieren Artikelpasslayout speichern Gespeichertes Layout benutzen Layout löschen Layout freigeben Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms 16 SA2 Worldsync WebForms Einführung An- und abmelden, Passwort ändern An- und abmelden Passwort ändern Einstieg in SA2 Worldsync WebForms durch das SA2 Portal Bedienelemente Eingabehilfen Anzeigen im Editor Anzeigen am Eingabefeld Strukturierte Attribute Schaltflächen am Anzeigefeld Anzeige an Attributbezeichnung Hinzufügen neuer Artikeldaten Hinzufügen neuer Artikeldaten anhand eines leeren Formulars GLN des Datenverantwortlichen zuordnen Hinzufügen neuer Artikeldaten mittels Kopieren Neuer Artikel von Vorlage Hinzufügen von Verpackungen Seite 1

4 Allgemeines Prüfen, speichern, freigeben, publizieren Prüfen Speichern Aufbau des Protokolls Freigeben Registrieren Publizieren Publizieren an GLN An Zielmarkt publizieren Abnehmerspezifische Daten publizieren Artikeldaten bearbeiten Erzeugen neuer Versionen Prüfen Versionierung Als Vorlage speichern Arbeiten mit Hierarchien Artikelebene Grundprinzipien von Hierarchien im GDSN Hierarchieansichten bearbeiten Hierarchien bearbeiten Artikel hinzufügen Verpackung von leerem Formular hinzufügen Verpackung von Vorlage hinzufügen Suchen und hinzufügen bestehender Verpackungen Einheit aus Hierarchie löschen Ausgangspunkt der Hierarchie ändern Vorlagen erstellen und bearbeiten Artikeldaten exportieren Import Hinweise für den Excel Upload Grundfunktionen des WebCatalogs 54 Artikelpass öffnen Artikeldaten exportieren Artikeldaten als pdf exportieren Artikeldaten als Excel exportieren Track and trace 62 Erste Schritte Besonderheiten in der Nachrichtenverarbeitung Suche Nach Nachrichten suchen Nach Nachricht oder Transaktions-ID suchen Nach Datum suchen Absender oder Empfänger suchen Nach Nachrichtentyp suchen Nach Bewegungskennzeichen suchen Nach Kommunikationskanal suchen Filteroptionen Trefferliste Treffer Ansicht konfigurieren Nutzeransicht Seite 2

5 Allgemeines Nachrichtensicht Typische Arbeitsabläufe Suche nach Transaktions-ID im Protokoll Suche nach Fehlerursache Reporting 82 WebSubscription 84 Neue Subskription anlegen Nach einer Subskription suchen Index 87 Änderungshistorie 89 Seite 3

6 Allgemeines Allgemeines Über dieses Dokument SA2 Web Portal Nutzerhandbuch Hinweis: Titelblatt und Layout dieses Dokuments sind bereits der neuen Corporate Identity der Firma angepasst. Der Text wird zu einem späteren Zeitpunkt überarbeitet. Alle Inhalte dieses Dokuments bezieht sich nur auf das System der ehemaligen SA2 Worldsync GmbH und gelten nicht für Systeme der 1SYNC, Inc. Das SA2 Worldsync Web Portal Nutzerhandbuch beschränkt sich auf die Beschreibung der Funktionalitäten SA2 Worldsync Portal (WebCatalog, WebForms, WebSubscription, Track & Trace). Dieses Dokument bietet weder eine Erläuterung des Regelwerkes des Datenaustausches noch eine technische Beschreibung oder Erläuterung einzelner Datenelemente. Hierfür verweisen wir auf die GDSN Dokumentation in englischer Sprache, die unter und zu finden sind. Systemvoraussetzungen Betriebssystem Eingabegeräte Empfohlene Client- Hardware Internetverbindung Keine Einschränkungen Tastatur und Maus erforderlich Intel Pentium 1,4GHz Mindestens 1 MBit DSL Browser Internet Explorer ab Version 7.0 Firefox ab Version 2.0 Javascript zulassen Cookies zulassen CSS zulassen Popups zulassen Bilder zulassen Erforderlich Erforderlich Erforderlich Erforderlich Erforderlich Bildschirmauflösung mind. 1024*768 Verwendung auf Mac- Systemen Nutzung durch Firewall Ja Ja Bitte beachten Sie, dass der Internet Explorer 6 nicht zur Anwendung empfohlen wird, da es bei seiner Verwendung zu Performanceproblemen kommen kann. Sollten Sie dennoch den Internet Explorer 6 verwenden, wird Ihnen empfohlen, die Frontend Validierungen abzuschalten (siehe Einstellungen). SA2 Seite 4

7 Allgemeines Worldsync empfiehlt für die Benutzung aller Anwendung im Portal den Browser Mozilla Firefox. Der Browser steht auf der nachstehenden Internetseite kostenlos zum Download zur Verfügung. Seite 5

8 Grundfunktionen und Bedienelemente Grundfunktionen und Bedienelemente Gestaltung Die Gestaltung des SA2 Worldsync Web Portals ist zur besseren Übersicht in verschiedene Bereiche unterteilt, die fixe oder variable Inhalte enthalten können: Hauptmenü Das Haupt-Menü besitzt fixe Links, die von jeder Seite in SA2 Worldsync Web Portal angewählt werden können Dieser Link führt zur Startseite des Portals. Nehmen sie hier verschiedene benutzerspezifische Einstellungen vor. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Einstellungen. Wählen Sie mit Hilfe dieses Links die Online-Hilfe aus (wird zu einem späteren Zeitpunkt integriert). Um sich vom Portal abzumelden, benutzen Sie bitte diesen Link. Es erscheint ein Abmeldefenster, das ein sofortiges Neuanmelden, eventuell als ein anderer Benutzer, ermöglicht (siehe An- und abmelden). Topmenü Das Topmenü enthält die Haupt-Funktionalitäten der Artikelpflege. Contentmenü Das Contentmenü enthält Unter-Funktionalitäten, die innerhalb eines bestimmten Bereichs von überall angewählt werden können, z.b. innerhalb von ' Hinzufügen' in WebForms. Seite 6

9 Grundfunktionen und Bedienelemente Einstellungen Allgemein Die Einstellungen ermöglichen es Ihnen, die Spracheinstellung für die GUI zu bestimmen. Wählen Sie im Aufklappmenü die gewünschte Sprache für die Anzeige im Portal aus Artikelpass Layout: Nehmen sie hier die Konfiguration des Artikelpass vor (siehe Artikelpass konfigurieren). Begrenzen des Suchergebnisses Die Funktion 'Anzahl gleichzeitig sichtbarer Elemente in der Trefferliste' ermöglicht es Ihnen, das Suchergebnis zu begrenzen. Bitte geben Sie eine Zahl zwischen 1 und 999 ein und klicken zum Bestätigen auf die Schaltfläche 'ändern'. Validierungen In den Einstellungen ist es ebenfalls möglich z.b. zur Verbesserung der Ladezeiten der einzelnen Seiten die Online (d.h. Frontend) Validierungen abzuschalten. Sollten Sie die Validierungen dennoch einschalten wollen, verfahren Sie bitte wie unten beschrieben. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung von Internet Explorer 6 diese Option als Standardeinstellung auf ' ja' gesetzt wird. Das Deaktivieren der Online-Validierung bedeutet nicht, dass die Konsistenz Ihrer Daten nicht überprüft wird. Auch bei abgeschalteter Online-Validierung werden die Daten beim Speichern und bei der Poolfreigabe geprüft, so dass nur valide, fehlerfreie Daten in den Pool übernommen werden. Bitte beachten Sie, dass diese Option auch Auswirkung auf die Eingabemaske von WebForms hat (siehe Eingabehilfen). Allerdings werden die entsprechenden Fehler- bzw. Warnhinweise angezeigt, wenn Sie den Artikel speichern oder validieren. Anzeige der Codelistenwerte Es ist möglich, für die Anzeige der Werte bei Codelistenfeldern zu bestimmen, wie diese dargestellt werden. Die folgenden Optionen stehen zur Auswahl: Code (Anzeige des reinen Codewertes), Code- Beschreibung (Codewert gefolgt vom Klartext), Beschreibung (Code) (Klartext gefolgt von Codewert). Um die Einstellungen für die Anzeige in der Trefferliste vorzunehmen, wählen Sie bitte die gewünschte Anzeige unter 'Setzt die Reihenfolge der Codelistenwerte in der Trefferliste' aus und betätigen die 'Ändern' Schaltfläche. Um die Einstellungen für die Anzeige im Artikelpass und der Editormaske vorzunehmen, wählen Sie bitte die gewünschte Anzeige unter 'Setzt die Reihenfolge der Codelistenwerte im Editor oder Artikelpass' und betätigen die 'Ändern' Schaltfläche. Bitte beachten Sie, dass sich die Einstellungen durch alle Bereiche der GUI ziehen. Seite 7

10 Grundfunktionen und Bedienelemente Suche Voraussetzung für das Ausführen verschiedener Funktionalitäten wie z.b. alle Funktionen unter 'Bearbeiten' oder das Kopieren eines Artikels unter 'Hinzufügen' ist das Erzeugen einer Trefferliste. Benutzen Sie dafür die Funktion 'Suche' im Modulbereich des 'Hinzufügen' bzw. 'Bearbeiten' -Modus: Bitte beachten Sie, dass die Suche in SA2 Worldsync WebForms nur in den Daten der GLN mit der der Nutzer am Portal angemeldet ist, gesucht wird. In der WebCatalog hingegen wird im gesamten Datenbestand gesucht. Nutzung des Filters Versionen Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie für Ihre Suche die korrekte Version mittels des Filters ausgewählt haben. Die Auswahl einer falschen Version kann zu falschen oder gar keinen Ergebnissen führen. Aktuelle Artikel Findet den neuesten Stand (Speicherdatum) der aktuell gültigen und futurisierten Versionen von Artikeln bzw. Verpackungseinheiten. Bitte beachten: Eine Version ist hierbei gekennzeichnet durch ein unterschiedliches Gültig-ab Datum. Im Fall einer nicht freigegebenen Korrektur, die das Gültig-ab Datum der Ausgangsversion überschreibt, wird bei Suchkriterium 'Aktuelle Artikel' nur die Korrekturversion angezeigt. Die freigegebene Ausgangsversion findet man unter Suchkriterium 'Freigegebene Artikel' Freigegebene Artikel Dieses Suchkriterium findet alle im SA2 Stammdatenpool gespeicherten Versionen von Artikeldaten und Verpackungseinheiten. Die gefundenen Datensätze können in der Detailansicht geöffnet werden, sie können aber nicht bearbeitet werden. Diese Version wird vor allem zu Recherchezwecken empfohlen. Nicht freigegebene Artikel Hier werden alle Arbeitsversionen eines Artikels, die in WebForms, aber noch nicht im Stammdatenpool gespeichert sind, gefunden. Die Arbeitsversionen können direkt weiter bearbeitet werden Suchbegriff(e) (Stichwortsuche) Voraussetzung für das Bearbeiten von schon existierenden Artikeln oder Verpackungseinheiten in WebForms ist das Erzeugen einer Trefferliste. Die Attribute der Trefferliste können als Suchkriterien im Feld ' Suchbegriff(e)' angegeben werden. Geben Sie Ausprägungen folgender Suchkriterien (z.b. eine bestimmte GTIN) unter ' Suchbegriffe' an: GTIN Datenverantwortlicher Name des Datenverantwortlichen Kurzbeschreibung Seite 8

11 Grundfunktionen und Bedienelemente Artikelstatus und klicken danach auf Um eine Suche über einen größeren Bereich vorzunehmen, kann das '*' Zeichen als Platzhalter benutzt werden. Bei der einfachen Suche spielt Groß- und Kleinschreibung keine Rolle. Erweiterte Suche Die erweiterte Suche bietet die Möglichkeit, verschiedene Kriterien zu kombinieren bzw. bei der Datumssuche über einen Bereich zu suchen. Es stehen verschiedene Kriteriensätze zur Auswahl, die über das Aufklappmenü ausgewählt werden können. Bitte beachten Sie, dass bei der erweiterten Suche Groß-und Kleinschreibung beachtet wird. Nachdem sie die gewünschten Suchkriterien eingegeben haben, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche um die Suche zu starten. Konfiguration einzelner Suchkriterien Innerhalb der Erweiterten Suche sind bestimmte Suchkriterien unterschiedlich konfiguriert, da nicht für alle Suchbegriffe z.b. eine Bereichssuche oder eine Mehrfachauswahl sinnvoll ist. Suchbegriffe nur mit einfacher Suche Hierbei handelt es sich ausschließlich um Textfelder. Es steht keine Bereichssuche zur Verfügung. Es kann mit Platzhalter * gearbeitet werden. Suchbegriffe mit Bereichssuche Diese Suchfunktion besteht u.a. für alle Datumsfelder, z.b. Gültig-ab Datum. Hier kann ein Wert in das Feld ' von' und/oder ' bis' eingegeben werden. Als Trennzeichen bei Suchkriterien, bei denen eine Mehrfachauswahl möglich ist (z.b: GTIN oder Alter der Zielgruppe, dient das Pipezeichen. Seite 9

12 Grundfunktionen und Bedienelemente Wünschen Sie nur Ergebnisse für ein Kriterium, z.b. alle Artikel mit Klassifizierungscode , geben Sie den Wert in das Feld 'von' ein, das Feld 'bis' muss leer gelassen werden. Suchbegriffe mit einem Aufklappmenü Diese Funktion besteht für alle ja/nein Felder und Felder mit Codelisten. Reset Beim Betätigen des Reset Knopfes werden die für die Suchkriterien eingetragen Werte zurückgesetzt, die Suchkriterien selbst werden nicht zurückgesetzt. Die Suchkriterien können über das Aufklappmenü zurückgesetzt werden. Begrenzen des Suchergebnisses Bitte beachten Sie, dass es sich zur besseren Bedienbarkeit der Trefferliste häufig empfiehlt, das Suchergebnis zu begrenzen. Im SA2 Worldsync Portal lässt sich die angezeigte Anzahl der Treffer pro Seite individuell bestimmen. Die Werte können unter dem Menüpunkt 'Einstellungen' konfiguriert werden. Gespeicherte Suche Nachdem Sie eine individuelle Suchkriterienkombination in der erweiterten Suche angelegt haben, kann diese abgespeichert und direkt aus der ' Suche-Funktion heraus aufgerufen werden: Geben Sie vor dem Aktivieren der erweiterten Suche den gewünschten Namen für Ihre individuelle Suchkombination in das Feld oben rechts neben dem Auswahldialog für den Kriteriensatz ein und speichern Sie diesen per Klick auf das Diskettensymbol ab: Ab sofort lässt sich Ihre individuelle Suche im Aufklappmenü unter 'Gespeicherte Suche ' aufrufen. Zum Ausführen der Suche auf den Button 'Aktivieren' klicken. Gespeicherte Suchen können per Auswahl und Klick auf die Schaltfläche 'Löschen' aus dem Aufklappmenü wieder gelöscht werden. Trefferliste Das Aktivieren einer Suche generiert eine Trefferliste aller den Suchkriterien entsprechenden Artikelbasis- und Verpackungseinheiten. Seite 10

13 Grundfunktionen und Bedienelemente Die Trefferliste bietet eine Reihe von Informationen über die gefundenen Artikel, u.a. die GTIN, Datenverantwortlicher, Kurzbeschreibung, Artikelstatus sowie Datum und Zeit der letzten Änderung. Zusätzlich ist es möglich, mit einem Klick auf die Artikelbestätigung (item confirmation) zuzugreifen. Klicken sie hierzu auf die Schaltfläche. Keine Treffer Ermittelt die Suche kein Ergebnis, kann dies verschiedene Ursachen haben: Das Suchkriterium oder die Kombination der angegebenen Suchkriterien ist in den Artikeldaten nicht enthalten. Stichwortsuche: Keine Angabe von Suchkriterien. Das Feld ' Suchbegriff(e)' darf nicht leer bleiben. Stichwortsuche: Suchkriterium gehört nicht zu den Attributen der Trefferliste. Blättern in der Trefferliste Als Standardeinstellung werden zehn Treffer pro Seite angezeigt. Falls Sie die Anzahl der pro Seite angezeigten Treffer ändern möchten, verfahren Sie bitte wie unter Einstellungen beschrieben. Ist die Trefferanzahl größer als auf einer Seite angezeigt werden kann, benutzen Sie bitte die 'Weiterblättern' -Funktion, um andere Treffer anzeigen zu lassen: Zurück zur ersten Seite Eine Seite zurück Eine Seite vor Vor zur letzten Seite Sortierung Sortieren sie Spaltenweise mit Hilfe der Schaltflächen: absteigende Sortierung, höchster Wert zuerst aufsteigende Sortierung, niedrigster Wert zuerst Seite 11

14 Grundfunktionen und Bedienelemente Markieren von Datensätzen Um die verschiedenen Funktionalitäten vor allem im Bearbeiten-Modus nutzen zu können, muss mindestens ein Artikeldatensatz in der Trefferliste ausgewählt werden. Markieren Sie dazu die Artikeldaten in der Trefferliste, die Sie für eine bestimmte Aktion auswählen möchten, indem Sie in das Kästchen am Anfang der Zeile einen Haken setzen: Für die Funktionalitäten 'Löschen' und 'Als Vorlage speichern' kann nicht mehr als ein Artikeldatensatz in der Trefferliste markiert werden. Falls Sie alle auf der angezeigten Seite sichtbaren Artikeldaten markieren wollen, klicken Sie bitte in das Kästchen 'Alles': Bitte beachten Sie bei der Export Funktion: Um die komplette Trefferliste zu exportieren, darf kein Datensatz markiert sein. Wählen Sie nur das gewünschte Format aus der Menüleiste. Klicken Sie nach dem Markieren von Datensätzen in der Trefferliste auf die gewünschte Aktion in der Menüleiste oberhalb der Trefferliste. Bitte beachten Sie, dass bei mehrseitigen Trefferlisten Folgendes gilt: Werden mehrere Treffer auf unterschiedlichen Seiten markiert, greift die gewählte Aktion (z.b. Bearbeiten) jeweils nur für das zuletzt markierte Ergebnis. Detailansicht In der Detailansicht werden alle Attribute des Artikels oder der Verpackungseinheit angezeigt. Die Detailansicht öffnet sich im Editor. Seite 12

15 Grundfunktionen und Bedienelemente Freigegebene Versionen Eine freigegebene Version ist für eine weitere Bearbeitung gesperrt. Neue Versionen können mit dem Bewegungskennzeichen erzeugt werden. Arbeitsversion Nicht für den SA2 Stammdatenpool freigegebene Daten sind Arbeitsversionen. Die nicht identifizierenden Daten einer Arbeitsversion können bearbeitet und gespeichert werden. Artikelpass konfigurieren Die WebCatalog ermöglicht es Ihnen, Ihren Artikelpass individuell zu konfigurieren. Um das Layout des Artikelpasses zu bearbeiten, klicken Sie bitte auf der Startseite der WebCatalog auf 'Einstellungen' bzw. wählen diesen Punkt aus dem Hauptmenü aus. Nun klicken Sie bitte auf den Reiter 'Artikelpass Layout'. Seite 13

16 Grundfunktionen und Bedienelemente Es werden nun die zur Verfügung stehenden Datenelemente angezeigt. Über die Symbole können Datenelemente im Artikelpass ein- und ausgeblendet werden. Soll ein Datenelement im Artikelpass erscheinen, versichern Sie sich, dass neben der Bezeichnung ein + steht. Um Datenelemente im Artikelpass auszublenden, markieren Sie das Datenelement in der Liste und klicken den Button X an. Mit den Pfeiltasten erscheinen. kann die Reihenfolge bestimmt werden, in der die Datenelemente im Artikelpass Markieren Sie das Datenelement, dessen Position verschoben werden soll, in der Liste und klicken Sie auf, wenn es nach unten verschoben werden soll bzw. auf, wenn es nach oben verschoben werden soll. Bitte beachten Sie, dass sich das Datenelement jeweils nur um eine Position nach oben oder unten verschieben lässt. Um es um drei Positionen nach oben zu verschieben, bedarf es somit drei Klicks. Artikelpasslayout speichern Wenn Sie alle gewünschten Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Artikelpass-Layout zur weiteren Verwendung speichern. Geben Sie in das Speichern Fenster rechts oben einen Namen für das Layout ein und klicken auf das Diskettensymbol. Ihr Layout ist nun gespeichert und kann für alle zukünftigen Suchen verwendet werden. Seite 14

17 Grundfunktionen und Bedienelemente Gespeichertes Layout benutzen Führen Sie eine Suche aus. Neben der Trefferliste wird Ihnen unterhalb des Suchfensters der Dialog 'Artikelpass-Layout' angeboten. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü das gewünschte Layout aus und markieren Sie dann den gewünschten Artikel aus der Trefferliste. In der Detailansicht wird nun der Artikelpass in dem von Ihnen gewünschten Layout angezeigt. Der Artikelpass kann nun exportiert, gespeichert bzw. gedruckt werden. Layout löschen Wird ein gespeichertes Layout nicht mehr benötigt, kann es gelöscht werden. Um ein Layout zu entfernen, klicken Sie auf der Startseite der WebCatalog oder im Hauptmenü auf ' Einstellungen' und wählen den Reiter 'Artikelpass-Layout' aus. Wählen Sie nun aus dem Aufklappmenü 'Benutze Layout' das zu löschende Layout aus und klicken auf das rote X neben dem Fenster. Das Layout ist nun gelöscht. Layout freigeben Sie können ein individuell konfiguriertes Layout allen Nutzern einer GLN zur Verfügung stellen, indem Sie das Kätschen 'Layout freigeben' anklicken und durch Anklicken des Diskettensymbols speichern. Es ist nun allen Nutzern dieser GLN zugänglich und kann unter 'Benutze Layout' ausgewählt und ggf. auch bearbeitet werden. Bitte beachten Sie, dass nur Nutzer mit der Rolle Sachbearbeiter Layouts freigeben können. Seite 15

18 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms SA2 Worldsync WebForms Einführung SA2 Worldsync WebForms ist ein Datenerfassungsprogramm, mit dem sich Artikeldaten online anlegen, bearbeiten und in den SA2 Stammdatenpool einstellen lassen. SA2 Worldsync WebForms bietet durch seine Online-Verfügbarkeit einen installations- und wartungsfreien Zugang zur bequemen und schnellen Artikeldatenerfassung. Während der Online-Tätigkeit mit SA2 Worldsync WebForms wird die Übertragung der Artikeldaten mittels https abgesichert. Die Anwendung selbst lässt einen Zugriff nur per Eingabe von Benutzername und Kennwort zu. An- und abmelden, Passwort ändern An- und abmelden Anmelden Nach dem Einstieg in SA2 Worldsync WebForms erscheint das Anmeldefenster. Bitte geben Sie die nötigen Daten ein. Benutzername Seite 16

19 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Geben Sie hier den Ihnen schriftlich übermittelten Benutzernamen an. GLN Tragen Sie hier die GLN Ihres Unternehmens ein. Passwort Geben Sie hier das Ihnen schriftlich übermittelte Passwort an. Klicken Sie dann auf 'Login' oder betätigen sie die 'Enter' -Taste. Abmelden Bei Anklicken des Links ' Logout' im Haupt-Menü (siehe Gestaltung) erscheint das Logout-Fenster, von dem aus ein erneutes Anmelden möglich ist. Passwort ändern Das Passwort für die Anmeldung im SA2 Portal kann jederzeit geändert werden. Klicken Sie auf der Einstiegsseite des SINFOS Portals auf das Symbol Administration: Klicken Sie dann auf das Symbol 'Benutzer': Wählen Sie nun den Benutzer aus, dessen Passwort Sie ändern möchten und wählen aus dem Menü oben rechts auf dem Bildschirm die Funktion 'Bearbeiten' aus: Nun können Sie das neue Passwort eingeben. Seite 17

20 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Speichern Sie die Änderung anschließend durch Klick auf das Diskettensymbol. Einstieg in SA2 Worldsync WebForms durch das SA2 Portal Nach der Anmeldung sehen Sie zunächst die Startseite des SA2 Portals: Um zu WebForms zu gelangen, klicken Sie bitte auf das WebForms Symbol oder den Schriftzug auf der Startseite. Sie erhalten danach die WebForms Startseite. Seite 18

21 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Wählen Sie nun die gewünschte Funktion aus.. Seite 19

22 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Bedienelemente Zwecks einer verbesserten Übersichtlichkeit sind in der Detailansicht die Attribute eines Artikels bzw. einer Verpackungseinheit in inhaltlich zusammenhängende Attributgruppen zusammengefasst. Zwischen den unterschiedlichen Attributgruppen kann man sich entweder mittels Anklicken verschiedener Reiter oder verschiedener Flex-Bars bewegen. Reiter Klicken Sie auf den Reiter, um eine neue Attributgruppe anzeigen zu lassen: Flex-Bars Klicken Sie auf eine Flex-Bar, um eine neue Attributgruppe zu öffnen: Jede Extension hat eine eigene Flex-Bar. Als Extension (Erweiterung) wird eine Gruppe von zusätzlichen Attributen bezeichnet, die als notwendig für Geschäftsprozesse identifiziert worden sind, aber über die in den Kernartikeldaten enthaltenen Attribute hinausgehen. Eingabehilfen Bitte beachten Sie, dass bei ausgeschalteten Validierungen die Eingabehilfen erst erscheinen, wenn sie die Neuanlage einmal gespeichert haben. Um zu speichern müssen mindestens GTIN und Gültig-ab Datum eingegeben werden. Anzeigen im Editor Rot markierte Flex-Bars und Reiter signalisieren, dass Mussangaben innerhalb der Attributgruppe fehlen: In der Attributgruppe existiert ein Warnhinweis: Attributgruppe ist fehlerfrei: Anzeigen am Eingabefeld Die Dateneingabe wird schon während des Eingabevorgangs geprüft. Sobald Sie den Cursor in das nächste Eingabefeld bewegen, erscheint im Falle eines Fehlers neben dem Eingabefeld eines der folgenden Symbole: Fataler Fehler Weder Speicherung noch Poolfreigabe der Daten sind möglich Fehlermeldung Speichern der Daten ist möglich, jedoch keine Poolfreigabe Seite 20

23 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Warnung Speichern und Poolfreigabe der Daten ist trotzdem möglich Fahren sie mit dem Cursor über das Symbol und es erscheint ein Tool tipp mit der entsprechenden Fehlermeldung: Mussangabe Hier muss eine Angabe gemacht werden, damit die Daten fehlerfrei geprüft werden können. Optionale Angabe Diese Angabe kann frei bleiben, ohne dass eine Fehlermeldung erzeugt wird. Allerdings sind die Informationen möglicherweise für Geschäftsprozesse relevant. Es wird empfohlen, die Stammdaten möglichst vollständig bereitzustellen. Bedingte Angabe Diese Angabe ist abhängig vom Wert in einem referenzierten Attribut. Bedingte Angaben sind in den Extensions zu finden. Als Standardeinstellung werden alle Attribute in einer Extension als bedingte Angaben angezeigt. Sobald die Extension auf ja ('true') gesetzt wird, werden in der GUI die Attribute als Muss bzw. bedingte Angaben angezeigt. Strukturierte Attribute Strukturierte Attribute sind mehrfach wiederholbare Attribute, die Anzahl der möglichen Wiederholungen kann der Zahl hinter dem Schrägstrich in der Kopfzeile des Attributes entnommen werden. Für die Eingabe von strukturierten Attributen stehen drei Funktionen zur Verfügung: Neu, kopieren und löschen. Benutzen Sie die Symbole auf der Flex-Bar, um diese Funktionen zu bedienen. Benutzen Sie um neue Attribute hinzuzufügen, um ein Attribut zu kopieren oder um ein Attribut zu löschen. Bei der Eingabe von Texten in mehr als einer Sprache gehen Sie bitte wie nachfolgend beschrieben vor: Wählen Sie die erste gewünschte Sprache aus dem Auswahlmenü aus Seite 21

24 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Wenn Sie die Sprache ausgewählt haben, klicken sie auf den 'hinzufügen' Knopf Vorgang für jede weitere Sprache, die sie hinzufügen möchten.. Wiederholen Sie den Die Texte können nun in die jeweiligen Felder eingegeben werden. Schaltflächen am Anzeigefeld Datumsauswahl Die Auswahl öffnet sich durch Klicken auf das Kalendersymbol. Wählen Sie das gewünschte Datum mit der Maus aus. Auswahl / Suche Codeliste Mit Hilfe der Codelistensuche können Sie die Codeliste anzeigen lassen und dann den gewünschten Wert auswählen. Klicken Sie auf dieses Symbol neben dem Eingabefeld Geben Sie einen Suchbegriff ein und klicken auf Seite 22

25 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Wird das 'Suchen'-Feld leer gelassen oder nur mit dem Platzhalter * befüllt, wird die gesamte Codeliste angezeigt, vorausgesetzt die Codeliste enthält nicht mehr als 150 Einträge. Hat die Codeliste mehr als 150 Einträge, werden nur die ersten 150 angezeigt. Wählen Sie aus dem Aufklappmenü den gewünschten Wert und klicken Sie auf Codewerte können auch direkt eingegeben werden. Anzeige an Attributbezeichnung Um möglichst schnell genauere Informationen zu einem in der Detailansicht aufgeführten Attribut zu erhalten, fahren Sie bitte mit dem Cursor auf folgendes Symbol vor dem Attributnamen: Es öffnet sich ein Informations-Tool tipp mit einer Definition des betreffenden Attributes: Alle erläuterten Eingabehilfen werden im Modulbereich als Legende aufgeführt: Seite 23

26 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Hinzufügen neuer Artikeldaten Hinzufügen Um neue Artikeldaten anzulegen, klicken Sie bitte auf das Symbol 'Hinzufügen' oder wählen die Funktion im Top-Menü aus. Für das Anlegen neuer Artikeldaten bietet SA2 Worldsync WebForms je nach Bedarf verschiedene Varianten an. Seite 24

27 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Hinzufügen neuer Artikeldaten anhand eines leeren Formulars Falls Sie noch keine Artikeldaten in SA2 Worldsync WebForms eingepflegt haben, müssen Sie für Ihre ersten Daten ein leeres Formular befüllen. Diese Vorgehensweise bietet sich ebenfalls an, wenn es sich um inhaltlich stark abweichende Artikeldaten handelt und das Kopieren eines schon vorhandenen Datensatzes keine Erleichterung bietet. Hinzufügen von Artikeldaten mittels Kopieren Existiert bereits ein ähnlicher Artikel, sollten Sie diesen Artikel kopieren, um dann in der Kopie nur die wenigen abweichenden Angaben zu ändern. Hinzufügen von Artikeldaten mittels Kopieren einer Vorlage Bei vielen ähnlichen Artikeldaten empfiehlt es sich, eine Vorlage zu erstellen, auf deren Basis je Einzelartikel Änderungen eingefügt werden können. Für das Erstellen einer Vorlage bietet SA2 Worldsync WebForms verschiedene Verfahren an. Hinzufügen neuer Artikeldaten anhand eines leeren Formulars Neu Eine Möglichkeit, neue Artikeldaten anzulegen ist das Erzeugen eines neuen Formulars mit leeren Artikelattributen. Dieses Verfahren empfiehlt sich für das erste Einpflegen von Artikeldaten oder wenn es sich um inhaltlich stark abweichende Artikeldaten handelt. Klicken Sie auf das Icon ' Neu' oder auf den Link ' Neu' im Content-Menü: GLN des Datenverantwortlichen zuordnen Unter ' Artikelzuordnung' müssen nun verschiedene Zuordnungen vorgenommen werden: Diese Funktion ist vor allem für die Konzern-Mandanten-Regelung relevant. Bei Unternehmen ohne Konzern-Mandanten-Regelung wird automatisch die GLN der Anmeldung eingeblendet, andere GLN sind nicht auswählbar Die GLN des Datenverantwortlichen gehört zur Artikelidentifizieurng und kann später nicht mehr geändert werden. Wenn sie die Neuanlage einer GLN zugeordnet haben, muss als nächster Schritt bestimmt werden, ob es sich um einen Basisartikel oder eine Verpackung handelt. Nehmen Sie die gewünschte Zuordnung vor, indem sie zunächst durch Klick auf das + Zeichen das Menü aufklappen und danach auf den Text klicken. Seite 25

28 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Nun erscheint die Eingabemaske für eine Neuanlage. Hinzufügen neuer Artikeldaten mittels Kopieren Kopieren Existiert bereits ein ähnlicher Artikel, sollten Sie diesen Artikel kopieren, um dann in der Kopie nur die abweichenden Angaben zu ändern. Suchen Sie dafür zuerst den zu kopierenden Artikel mit Hilfe der 'Suche' In der Trefferliste muss nun der zu kopierende Artikel ausgewählt werden: Seite 26

29 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Nun öffnet sich die Kopie des ausgewählten Artikels. GTIN, Gültig-ab Datum und Zielmarkt: Ländercode müssen nun für die neuen Artikeldaten eingetragen werden Als Bewegungskennzeichen ist automatisch 'Add' (Neuanlage) ausgewählt. Nehmen Sie bitte die Änderungen in der Kopie vor, die dem neuangelegten Artikel entsprechen, und führen Sie das Prüfen, Speichern und Freigeben für den Pool so durch, wie im entsprechenden Kapitel beschrieben (Prüfen, speichern, freigeben). Neuer Artikel von Vorlage Bei vielen ähnlichen Artikeldaten empfiehlt es sich, eine Vorlage zu erstellen, auf deren Basis einzelne Änderungen eingefügt werden können. Für das Erstellen einer Vorlage bieten sich verschiedene Verfahren an, die im Kapitel Vorlagen erstellen und bearbeiten beschrieben werden. Eine erstellte Vorlage wird folgendermaßen für die Neuanlage von Artikeldaten verwendet: Wählen Sie bitte im Modul 'Vorlagenauswahl' im Aufklappmenü die gewünschte Vorlage aus und klicken Sie auf 'Hinzufügen' : Seite 27

30 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Die Vorlage öffnet sich nun und kann bearbeitet werden. Hinzufügen von Verpackungen Beim Anlegen einer Verpackung verfahren Sie wie unter Hinzufügen neuer Artikeldaten beschreiben. Bei der Zuordnung der Artikel wählen Sie bitte GDSN Verpackungen. Befüllen Sie die Eingabemaske mit allen notwendigen Daten. Um die nächstniedrigen Einheiten hinzuzufügen, wählen Sie bitte Nächstniedrige Einheiten unter der Flex-Bar Kernartikel aus: Um eine nächstniedrige Einheit hinzuzufügen, geben Sie entweder die GTIN direkt in das Feld GTIN ein oder führen eine Suche nach einem der zur Verfügung stehenden Kriterien aus. Es ist auch möglich, sich alle zur Verfügung stehenden Artikel anzeigen zu lassen. Um sich alle Artikel anzeigen zu lassen, lassen Sie alle Suchfelder leer und klicken auf die 'Suche' Schaltfläche. Seite 28

31 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Um einen Artikel hinzuzufügen, setzen Sie bitte einen Haken in das Kästchen neben der GTIN und klicken auf den nach untern zeigenden Pfeil gemacht werden.mit dem nach oben zeigenden Pfeil kann die Auswahl rückgängig Wenn Sie die Anzahl ändern möchten, in der die nächstniedrigere Komponente enthalten ist, tragen Sie die gewünschte Zahl unter Anzahl ein. Wenn Sie die Anzahl für alle Artikel ändern möchten, tragen Sie die gewünschte Zahl unter 'für alle ändern' ein und betätigen die 'Ändern' Schaltfläche. Wenn alle gewünschten Artikel hinzugefügt wurden, speichern Sie den Artikel. Prüfen, speichern, freigeben, publizieren Prüfen Um einen Artikel prüfen zu können, muss er zunächst einmal gespeichert werden. Speichern Sie den Artikel durch das Anklicken des Diskettensymbols. Erst nach dem Speichern werden die anderen Schaltflächen aktiviert. Artikel prüfen Die Artikeldaten können während der Eingabe oder Änderung geprüft werden. Das Abprüfen der Artikeldaten beinhaltet auch die Konsistenzprüfungen zu zugehörigen Artikeldaten im WS2 Datenpool. Validierungsbericht anzeigen Es ist möglich, sich während der Neuanlage oder der Bearbeitung der Daten den Validierungsbericht anzeigen zu lassen. Betätigen Sie hierzu die Schaltfläche Validierungsbericht anzeigen. Ob die von Ihnen angegebenen Artikeldaten eine Speicherung bzw. Poolfreigabe zulassen, erfahren sie aus dem Protokoll: Seite 29

32 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Falls das Prüfen der Daten ein Fehlerprotokoll erzeugt, kann mit Hilfe des ' Zurück' -Symbols der letzte Bearbeitungsschritt rückgängig gemacht werden. Ebenso ist es möglich, einen rückgängig gemachten Bearbeitungsschritt per 'Wiederholen' -Button wiederherzustellen: Ein Bearbeitungsschritt zurück Ein Bearbeitungsschritt vor Speichern Eingegebene Daten können per Anklicken des Diskettensymbols gespeichert werden. Auch in diesem Fall werden die Daten geprüft und ein Fehlerprotokoll erstellt. Fehlerhafte Artikeldaten werden gespeichert, solange es sich bei den Fehlern nicht um so genannte 'Fatale Fehler' handelt. Beim Speichern wird der Validierungsbericht automatisch angezeigt. Das in SA2 WebForms geöffnete Protokoll enthält Links, die direkt in den fehlerhaften Datensatz und in die fehlerhafte Angabe verzweigen. Klicken sie auf den Namen des im Protokoll aufgeführten Attributs und korrigieren Sie die inkorrekten Angaben. Lassen Sie das Protokoll während des Korrekturvorganges geöffnet, bis alle Fehlermeldungen im Protokoll bearbeitet wurden. Um das Fehlerprotokoll zu drucken, klicken Sie bitte auf das Druckersymbol. Werden während des Speicherprozess fatale Fehler gefunden, können die eingegebenen Daten nicht gespeichert werden. Versuchen Sie deshalb, zumindest die fatalen Fehler zu beseitigen, um den Datensatz abspeichern zu können. Andernfalls gehen beim Schließen der Detailansicht die gesamten neuen bzw. geänderten Angaben der Datenversion verloren. Aufbau des Protokolls 1. Versionsidentifizierung Zu jeder geprüften Datenversion werden die identifizierenden Angaben aufgeführt: Seite 30

33 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms 2. Übernahme- bzw. Fehlerinformation 3. Typ Die im Protokoll aufgeführten Fehlermeldungen sind nach verschiedenen Schweregraden klassifiziert: Fataler Fehler Weder Speicherung noch Poolfreigabe der Daten sind möglich Fehlermeldung Speichern der Daten ist möglich, jedoch keine Poolfreigabe Warnung Speichern und Poolfreigabe der Daten ist trotzdem möglich 4. Attribute Attribut, das den Fehler verursacht hat. Das in der Fehlermeldung aufgeführte Attribut ist mit dem fehlerhaften Datensatz verlinkt. Bei Klick auf den Attributnamen öffnet sich der fehlerhafte Datensatz und kann direkt korrigiert werden 5. Beschreibung Fehlertext 6. ID Fehlernummer 7. Bereich Freigeben Konnten die angegebenen Artikeldaten ohne Fehler abgespeichert werden, können sie für den Stammdatenpool freigegeben werden. In einem ersten Schritt erfolgt zunächst die interne Freigabe. Ein Artikel kann erst dann bei der Global Registry registriert oder publiziert werden, wenn er bereits freigegeben wurde. Nach Klick auf den Release Knopf, erhalten Sie folgende Meldung: Seite 31

34 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Bitte wählen Sie die gewünschte Funktion aus und betätigen die Schaltfläche 'ok'. Ein freigegebener Artikel kann nicht mehr bearbeitet werden. Die Schaltflächen für die Bewegungskennzeichenunterstützung sind dementsprechend inaktiv. Registrieren Damit ein Artikel bei der Global Registry registriert wird, muss im Kätschen neben Global Registry ein Haken gesetzt sein. Der SA2 Worldsync Datenpool registriert die entsprechend gekennzeichneten Artikel im Auftrag des Datenverantwortlichen bei der Global Registry. Durch die Registrierung wird die Eindeutigkeit des Datensatzes innerhalb des GDSN sichergestellt. Der SA2 Worldsync Pool generiert bei der Registrierung eine Register Catalogue Item Message (RCI), die an die Global Registry übermittelt wird. Seite 32

35 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Publizieren Um einen Artikel zu publizieren, muss im Kästchen neben Publication ein Haken gesetzt sein. Mit der Publizierung kann der Datenverantworliche bestimmen, welche Datenempfänger berechtigt sind, Artikeldaten zu erhalten. Bitte beachten Sie, dass nur in der Global Registry registrierte Artikel publiziert werden können. Vergewissern Sie sich, dass beide Kästchen angekreuzt sind, sonst erhalten Sie folgende Fehlermeldung: Sie können einen Artikel wahlweise an eine und/oder mehrere GLN oder einen Zielmarkt publizieren. Publizieren an GLN Um einen Artikel an eine GLN zu publizieren, muss die GLN im Reiter Private Informationen unter Kernartikel eingegeben werden. Sie erhalten nun folgendes Menü: Um eine GLN hinzuzufügen, geben Sie entweder die komplette GLN im Feld neue GLN ein oder geben einen Teil der GLN oder des Firmennamens in die entsprechenden Felder ein und betätigen die Schaltfläche suchen. Seite 33

36 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Die Suchergebnisse werden unter verfügbar angezeigt, um sie zu aktivieren, klicken Sie die GLN an und betätigen die Schaltfläche. Um die Auswahl rückgängig zu machen, betätigen Sie die Schaltfläche. Um alle GLN zu verschieben, benutzen Sie die Schaltflächen bzw.. Nachdem Sie alle gewünschten GLN hinzugefügt haben, speichern Sie den Artikel. Klicken Sie nun auf das Symbol Publizieren in der Menüleiste. Sie erhalten nun den folgenden Dialog, in dem die ausgewählten GLN schon angegeben sind. Setzen Sie bei Publication einen Haken, um die Artikel für die genannten GLN zu publizieren. An Zielmarkt publizieren Um einen Artikel an einen Zielmarkt zu publizieren, muss der gewählte Zielmarkt Ländercode Zielmarkt unter Kernartikel ausgewählt werden. Seite 34

37 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Sobald der Artikel gespeichert ist und Sie auf die Schaltfläche Publizieren geklickt haben, erhalten Sie folgenden Dialog Bei Klick auf die Schaltfläche ok wird der Artikel an den angegeben Zielmarkt publiziert. Bitte beachten Sie, dass der gewählte Zielmarkt nicht gesondert aufgeführt wird. Abnehmerspezifische Daten publizieren Bestimmte Informationen können für einzelne Datenabnehmer mit unterschiedlichen Werten belegt werden. Die Eingabemaske für diese Datenelemente haben ein Eingabefeld für den neutralen Wert und zusätzlich die Möglichkeit, GLN zur Übermittlung abnehmerspezifischer Daten hinzufügen. Um Daten an alle ausgewählten Empfänger zu übermitteln, geben Sie den gewünschten Wert in das Feld Neutral ein. Um Daten für eine oder mehrere bestimmte GLN zu übermitteln, geben Sie die GLN entweder direkt in das Feld ein Seite 35

38 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Oder öffnen durch Anklicken des Symboles neben dem Eingabefeld die Suche Sie können entweder nach Namen oder GLN suchen. Es müssen mindestens drei Zeichen eingegeben werden, als Platzhalter kann * benutzt werden. Ihre Suchergebnisse werden in Auswahlmenü angezeigt. Wählen Sie die gewünschte GLN aus und betätigen die Auswählen Schaltfläche. Um Daten für die GLN eingegeben zu können, betätigen Sie bitte das grüne Pluszeichen neben der GLN und es erscheint in der UI ein weiteres Feld, in der die abnehmerspezifischen Werte eingegeben werden können. Geben Sie nun den gewünschten Wert ein. Wiederholen Sie den Vorgang, um weitere GLN hinzuzufügen. Um eine GLN zu löschen, wählen Sie sie aus dem oberen Menü aus und klicken auf das rote X neben der GLN. Neutrale Werte Neutrale Werte sind für alle Nutzer, an die der Artikel publiziert wird, sichtbar. Wird ein neutraler Wert nicht befüllt und nur abnehmerspezifische Werte eingegeben, so erhalten nur die ausgewählten GLN Informationen zu diesem Datenelement. Für alle anderen Nutzer wird das Datenelement als nicht befüllt angezeigt. Wenn abnehmerspezifische und neutrale Werte übermittelt werden, erhalten die ausgewählten GLN die für sie bestimmten abnehmerspezifischen Informationen, alle anderen Empfänger erhalten die neutralen Werte. Seite 36

39 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Artikeldaten bearbeiten Im 'Bearbeiten'-Modus finden sich diverse Funktionalitäten rund um das Arbeiten mit schon existierenden Datenbeständen. Grundlage für das Bearbeiten von Artikel- und Verpackungsdaten ist das Erzeugen einer Trefferliste, mit deren Hilfe die zu bearbeitenden Daten aufgerufen werden können. Eine Trefferliste wird in SA2 WebForms über die Suche-Funktion erzeugt. Um möglichst genau die gewünschten Daten zu ermitteln, kann mit Hilfe der Stichwortsuche und der Erweiterten Suche differenziert innerhalb großer Datenbestände selektiert werden. Beachten Sie bitte für den Umgang mit 'Suche' und 'Trefferliste' die ausführlichen Erläuterungen in Kapitel Suche und Trefferliste. Bearbeiten Um z.b. neue Versionen von Artikeldaten bzw. Verpackungseinheiten einer bestimmten GTIN zu erzeugen, klicken Sie bitte auf der SINFOS WebForms Startseite auf das 'Bearbeiten' -Symbol oder wählen Sie 'Bearbeiten' im Top-Menü aus: Zum 'Bearbeiten'-Modus gehört vor allem das Erzeugen neuer Versionen anhand der Bewegungskennzeichen: Änderung Korrektur Zusätzlich stehen die folgenden Funktionen zur Verfügung: Prüfe Poolfreigabe Als Vorlage speichern Ermitteln Sie dann mit Hilfe der 'Suche' die zu bearbeitenden Daten und wählen Sie diese per Markierung in der Trefferliste aus. Seite 37

40 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Erzeugen neuer Versionen Nachdem Sie die gewünschten Artikel aus der Trefferliste ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche bearbeiten. Der Datensatz öffnet sich nun in der Detailansicht. Mit der Bewegungskennzeichenunterstützung können nun neue Versionen erzeugt werden: Änderung Korrektur Falls das Erzeugen einer neuen Version in einer bestimmten Konstellation nicht erlaubt ist, ist das entsprechende Bewegungskennzeichen-Symbol nicht aktiv und es kann keine neue Version angelegt werden. Folgende Regeln z.b. werden durch die Bewegungskennzeichen-Unterstützung abgedeckt: Änderungen, Korrekturen, Löschungen, Vorgezogene Neuanlagen und Reaktivierungen können nur auf schon existierende Artikeldaten erfolgen. Auf eine nicht freigegebene Neuanlage oder Änderung kann keine Korrektur erfolgen. Wählen Sie per Klick auf das entsprechende Symbol das Bewegungskennzeichen der zu erzeugenden Datenversion aus. Es öffnet sich die Detailansicht der neuen Version, das ausgewählte Bewegungskennzeichen ist voreingestellt. Seite 38

41 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Das neue Formular ist eine Kopie der schon existierenden Artikel- bzw. Verpackungsversion mit neuem Bewegungskennzeichen und leerem Gültig-ab-Datum. Tragen Sie in die neue Detailansicht das Gültig-ab Datum ein, ab dem die neue Version gültig sein soll. Dies ist bei einer Korrektur nicht notwendig, da das Gültig-ab Datum nicht verändert werden darf. Eine Korrektur ersetzt nach erfolgreicher Speicherung die schon existierende Artikel- bzw. Verpackungsversion. Nehmen Sie nun die gewünschten Änderungen oder Korrekturen in der neuen Version vor. Die neue Datenversion kann nun geprüft, gespeichert und bei erfolgreicher Prüfung freigegeben werden (siehe Prüfen, speichern, freigeben). Prüfen Eine weitere Funktionalität im 'Bearbeiten' -Modus ist das 'Prüfen' einer größeren Anzahl von Stammdatenversionen in der Trefferliste. Für das Erzeugen der Trefferliste beachten Sie bitte die Erläuterungen in den Kapiteln Suche und Trefferliste. Nur Stammdatenversionen, die erfolgreich auf Vollständigkeit, Format und Konsistenz der Daten geprüft sind, können freigegeben werden. Arbeiten Sie in der Detailansicht der Artikel bzw. Verpackungsversion, die Sie gerade erfasst, geändert oder korrigiert haben, sollten Sie die Prüfroutine gleich von dort aufrufen, indem Sie die Schaltfläche 'Prüfen' aktivieren, die in allen Masken der Detailansicht angeboten wird. Die 'Prüfen' -Funktion bietet sich an, wenn längere Zeit nicht mit SA2 WebForms gearbeitet wurde und Arbeitsversionen auf ihren Korrektur-Status geprüft werden sollen. Zu Ausführen der 'Prüfen'-Funktion markieren Sie bitte die zu prüfenden Artikel- und/oder Verpackungsversionen in der Trefferliste und aktivieren Sie den Link 'Prüfen' im Content-Menü Die gefundenen Fehler werden im Fehlerprotokoll nach GTIN geordnet aufgeführt, das Protokoll kann wie alle anderen Protokolle per Klick auf das 'Drucken' -Symbol ausgedruckt werden. Versionierung In der Detailansicht werden im Modulbereich die 'Versionen' des Artikels oder der Verpackungseinheit angezeigt: Seite 39

42 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Es handelt sich dabei um die aktuell gültige und um alle futurisierte Versionen. Historisierte Versionen, d.h. Artikelversionen die vor einer aktuell gültigen Version liegen, werden gelöscht, sobald eine futurisierte Version das aktuelle Tagesdatum erreicht hat. Die Kürzel der Bewegungskennzeichen sind wie folgt: ADD Neuanlage COR Korrektur CHN Änderung Als Vorlage speichern Führen Sie zunächst eine Suche aus und markieren Sie den gewünschten Artikel in der Trefferliste. Wählen Sie dann 'als Vorlage speichern' aus dem Menü aus. Es öffnet sich eine Kopie des markierten Artikels in der Detailansicht und Sie können den Namen der Vorlage eingegeben. Bitte beachten Sie, dass Sie mindestens einen Namen und den Zielmarkt angegeben müssen, um die Vorlage speichern zu können. Klicken Sie abschließend auf das Diskettensymbol, um die Vorlage zu speichern. Seite 40

43 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Arbeiten mit Hierarchien Hierarchien werden in WebForms in einem Hierarchiebaum abgebildet, der sich auf der linken Seite des Bildschirms befindet. Es gibt zwei verschiedene Sichten: Verpackungshierarchie Komponentenhierarchie Die Verpackungshierarchie zeigt alle höheren Verpackungen des ausgewählten Artikels an. Ist dieser ein Basisartikel, werden von ihm ausgehend alle Verpackungen angezeigt, in der die Basis enthalten ist. Die Komponentenhierarchie beginnt bei der höchsten Verpackungsebene (meist eine Palette oder ein Karton) und zeigt die gesamte Hierarchie in absteigender Folge an. Diese Ansicht entspricht der Philosophie des GDSN und zeigt alle Artikel auf, die in dem ausgewählten Artikel enthalten sein können. Die folgenden Informationen werden in beiden Hierarchiesichten angezeigt, wenn Sie mit dem Cursor über die Artikel fahren: Seite 41

44 GLN des Datenverantwortlichen Artikelebene: Code GTIN Zielmarkt: Ländercode Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Pro Artikel wird die folgende Information angezeigt: Anzahl der nächstniedrigen Einheiten GTIN GLN des Datenverantwortlichen Zielmarkt: Ländercode Artikelebene Das Feld Artikelebene beschreibt die Hierarchieebene der GTIN. Weiterführende Informationen zum Gebrauch des Feldes (Trade item unit descriptor) und Hierarchien im GDSN finden Sie in der neuesten Version des GDSN Implementation Guides. Im Hierarchiebaum wird jede Artikelebene durch ein Logo gekennzeichnet. Die Logos und die Artikelebenen entnehmen Sie bitte der untenstehenden Tabelle. Bitte beachten Sie, dass die Bezeichnung der einzelnen Hierarchieebenen durchgehend Englisch ist. Artikelebene Definition Mixed Mod(ule) Eine Einheit, die mehrere eindeutige GTINs ODER eine verkaufsfertige Palette enthält. Diese kann eine oder mehrere eindeutige GTIN enthalten und ist dafür bestimmt, direkt in den Verkauf zu gehen. Inklusive box pallet. Eine Einheit, die eine einzelne GTIN enthält, die nicht verkaufsfertig ist. Inklsuive box pallet. Pallet Abbkür Logo zung MX PL Seite 42

45 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Artikelebene Definition Display/ Shipper Eine Versandeinheit, die ein Display ist (kann eine GTIN Instanz oder mehrere eindeutige GTIN Instanzen enthalten) ODER ein Karton, der mehrere eindeutige GTIN Instanzen enthält. Schließt ½ oder ¼ Palette und ½ oder ¼ box pallet und prepack ein. Case Eine Standardversandeinheit. Schließt ½ oder ¼ Palette und eine ½ oder ¼ box pallet ein. CA Pack/ Innerpack Möglicherweise eine logistische Einheit zwischen einem Karton und einem Stück- mit oder ohne Strichcode-, die eine oder mehrere GTIN Instanzen ODER eine Konsumenteneinheit, die eine nächstniedrigere GTIN enthält. Üblicherweise strichcodiert. Möglicherweise eine logistische Einheit zwischen einem Karton und einem Stück- mit oder ohne Strichcode-, die mehrere Instanzen einer eindeutigen GTIN ODER eine Konsumenteneinheit, die mehrere Instanzen niedrigerer GTINs enthält und üblicherweise strichcodiert ist. Niedrigste Stufe der Artikelhierarchie; für den Einzelverkauf vorgesehen oder ausgezeichnet. Schließt Multipack ein. Ein Multipack ist eine Gruppe von Artikeln (entweder gleiche oder unterschiedliche Kinder), die als eine Konsumenteneinheit am POS abgegeben werden sollen. (Besipiel,Dreierpack weißer Herren T-Shirts oder ein 12teiliges Gläserset). Die enthaltenen Artikel sind nicht für den Einzelverkauf vorgesehen. Die enthaltenen Artikel können strichcodiert sein oder nicht. Jeder unterschiedlicher Multipack von identischen Artikeln (z.b. Dreierpack Sportsocken vs. Sechserpack Sportsocken) muss mit einer eigenen GTIN ausgezeichnet sein. Jede unterschiedliche Multipack GTIN muss ebenso ein eigene Artikelfarbkennzeichnung oder Größenkennzeichnung aufweisen. Diese Produktart ähnelt der Artiklebasis oder dem Stück. PK Assorted Pack/ Setpack Each Multipack Abbkür Logo zung DS AP EA MP Grundprinzipien von Hierarchien im GDSN Artikelebene ist eine Mussangabe in der GDSN CIN. Das Attribut bestimmt ebenfalls welche Attribute auf welcher Ebene relevant sind. So ist zum Beispiel Ursprungsland für die Artikelebene EACH relevant. Bevor ein Artikel publiziert wird, bestimmt der Hersteller mit der Artikelebene die Eltern/Kind Beziehung der GTINs zueinander. Der Begriff GTIN Kind bezieht sich hierbei auf die nächstniedrigere Einheit, die in der Artikelhierarchie enthalten ist. Seite 43

46 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Nachstehend eine Übersicht über die GTIN Hierarchieebenen im GDSN. Produkt Abkürzung Mögliche Eltern Mögliche Instanzen Mögliche Kinder Mögliche Instanzen Mixed Module MX MX, PL Mehrfach Mehrfach Pallet PL MX, PL Mehrfach Display/ Shipper DS MX, PL, DS Mehrfach Case CA MX, PL, DS, CA Mehrfach Assorted Pack/ Setpack AP MX, PL, DS, CA Mehrfach Pack/ Innerpack PK Multipack MP Base Unit/ Each EA MX, PL, Mehrfach DS, CA, AP MX, PL, Mehrfach DS, CA, PK MX, PL, Mehrfach DS, CA, PK MX, PL, DS, CA, PK, EA, MP, AP MX, PL, DS, CA, PK, EA, MP, AP DS, CA, PK, EA, MP, AP DS, CA, PK, EA, MP, AP DS, CA, PK, EA, MP, AP DS, CA, PK, EA, MP, AP./../. Einfach Mehrfach Mehrfach Mehrfach Mehrfach Mehrfach Einfach Hierarchieansichten bearbeiten Beide Hierarchien können mit den Pfeilen auf- bzw. zugeklappt werden. Ebenso können die einzelnen Artikel in der Hierarchie mit den Plus- und Minuszeichen aus- bzw. eingeblendet werden. Seite 44

47 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Hierarchien bearbeiten Bitte beachten Sie, dass nur Artikel, die noch nicht freigegeben wurden, hinzugefügt werden können. Bitte wählen Sie die entsprechende Hierarchie aus, die Sie bearbeiten möchten. Artikel hinzufügen In der Verpackungshierarchie stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl, um eine Verpackung hinzuzufügen von einem leeren Formular, einen bestehenden Artikel suchen und hinzufügen oder von Vorlage hinzufügen. Die Komponentenhierarchie bietet nur die Möglichkeit, eine bestehende Verpackung hinzuzufügen. Verpackung von leerem Formular hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche Verpackung von leerem Formular hinzufügen. Nun öffnet sich die Eingabemaske. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie den Artikel. Er wird automatisch in die Hierarchie eingefügt. Die nächstniedrigeren Einheiten sind bereits unter dem Reiter Nächstniedrigere Einheit en angezeigt. Als Anzahl ist hier der Wert 1 voreingestellt. Um die Anzahl der enthaltenen niedrigeren Einheiten zu ändern, geben Sie eine andere Zahl unter Anzahl ein und speichern den Artikel. Verpackung von Vorlage hinzufügen Klicken Sie auf die Schaltfläche Verpackungen von Vorlage hinzufügen. Sie erhalten nun eine Liste der verfügbaren Vorlagen, wählen Sie die gewünschte Vorlage aus. Seite 45

48 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Nun öffnet sich die Vorlage. Geben Sie die gewünschten Daten ein und speichern Sie den Artikel. Er wird automatisch in die Hierarchie eingefügt. Die nächstniedrigeren Einheiten sind bereits unter dem Reiter Nächstniedrigere Einheiten angezeigt. Als Menge ist hier der Wert 1 voreingestellt. Um die Anzahl der enthaltenen niedrigeren Einheiten zu ändern, geben Sie eine andere Zahl unter Anzahl ein und speichern den Artikel. Suchen und hinzufügen bestehender Verpackungen Klicken Sie auf die Schaltfläche suchen und hinzufügen bestehender Verpackungen. Nun öffnet sich die Suchmaske. Seite 46

49 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Es können nur Artikel hinzugefügt werden, die noch nicht freigegeben wurden. Als Filter ist nicht freigegebene Artikel vorgeblendet; es kann kein anderer Filter ausgewählt werden. Führen Sie eine einfache oder erweiterte Suche aus. Die Ergebnisse werden in einer Trefferliste angezeigt. Markieren Sie die gewünschten Artikel und klicken auf Hinzufügen. Der ausgewählte Artikel wird nun zu der Hierarchie hinzugefügt. Er wird automatisch in die Hierarchie eingefügt. Die nächstniedrigeren Einheiten sind bereits unter dem Reiter Nächstniedrigere Einheit angezeigt. Als Menge ist hier der Wert 1 voreingestellt. Um die Anzahl der enthaltenen niedrigeren Einheiten zu ändern, geben Sie eine andere Zahl unter Anzahl ein und speichern den Artikel. Einheit aus Hierarchie löschen Um einen Artikel (Verpackung oder Komponente) aus der Hierarchie zu löschen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche aktuelle Komponente bzw Verpackung aus der Relation löschen. Sie erhalten nun folgende Meldung: Bestätigen Sie mit Ja, um den Löschvorgang fortzusetzen. Bitte beachten Sie, dass nur der Artikel aus der Relation gelöscht wird, der Artikel selbst wird nicht aus der Datenbank entfernt. Es wird nicht nur der ausgewählte Artikel gelöscht sondern auch seine höheren Verpackungseinheiten. Seite 47

50 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Ausgangspunkt der Hierarchie ändern Um den Ausgangspunkt der Hierarchie neu zu bestimmen, markieren Sie den Artikel, den Sie zum Ausgangspunkt machen möchten und klicken auf die Schaltfläche Aktuelle Einheit aktualisieren und zum Ausgangspunk für beide Hierarchiebäume machen. Die Hierarchieansicht wird entsprechend geändert. Bitte beachten Sie, dass die Einheit für beide Hierarchieansichten zum Ausgangspunkt gemacht wird, Seite 48

51 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Vorlagen erstellen und bearbeiten Vorlagen ermöglichen ein schnelles Hinzufügen von neuen Stammdaten, wenn diese viele ähnliche Informationen enthalten. Vorlagen können für Artikel sowie für Verpackungseinheiten erstellt werden. Es können beliebig viele Vorlagen angelegt werden. Klicken Sie entweder auf den Link WebTemplates im Top Menü oder wählen die Funktion von der Startseite aus. oder. Um eine Vorlage zu erstellen, wählen Sie hinzufügen Sie haben nun die Wahl zwischen einer Neuanlage oder der Kopie einer bestehenden Vorlage Wählen Sie neu, um eine neue Vorlage zu erstellen. Vorlage zuweisen Unter 'Vorlagenzuordnung' müssen nun verschiedene Zuordnungen vorgenommen werden. Diese Funktion ist vor allem für die Konzern-Mandanten-Regelung relevant. Bei Unternehmen ohne Konzern-Mandanten-Regelung wird automatisch die GLN der Anmeldung eingeblendet, andere GLN sind nicht auswählbar. Als nächster Schritt erfolgt die Auswahl der Hierarchie. Seite 49

52 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Nehmen sie die gewünschte Zuordnung durch Klick auf den Text vor. Sie haben nun die Möglichkeit in der Detailansicht die neue Vorlage zu erstellen. Geben Sie der Vorlage einen eindeutigen und sprechenden Namen und machen Sie die entsprechenden Angaben im Formular. Für das Befüllen des leeren Formulars beachten Sie bitte die Erläuterungen unter Hinzufügen neuer Artikeldaten und/oder die Information in der Legende. Wenn alle gewünschten Angaben gemacht wurden, kann die Vorlage geprüft und gespeichert werden. Die Vorlage kann nun durch den Klick auf das Diskettensymbol gespeichert werden. Wenn die Vorlage keine Fehler enthält, erhalten Sie die folgende Meldung: Die Vorlage steht nun zur Auswahl zur Verfügung. Vorlage hinzufügen mittels Kopieren Existiert bereits eine ähnliche Vorlage, sollten Sie diese kopieren, um dann in der Kopie nur die abweichenden Angaben zu ändern. Suchen Sie dafür zuerst die zu kopierende Vorlage mit Hilfe der Suche. Wählen Sie dann in der Trefferliste (siehe Trefferliste) die zu kopierende Vorlage aus. Seite 50

53 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Wählen Sie in der Trefferliste (siehe Trefferliste) die zu kopierende Vorlage aus und wählen dann die Funktion Kopieren aus dem Menü. Die Vorlage wird nun in der Detailansicht geöffnet. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor und speichern sie unter einem neuen Namen ab. Artikeldaten exportieren Artikeldaten können aus WebForms im MS Excel Format exportiert werden. Bitte führen Sie zunächst eine Suche aus und markieren die zu exportierenden Artikel in der Trefferliste. Bitte beachten Sie, dass der Excel Export nur für freigegebene Artikel verfügbar ist. Bitte vergewissern Sie sich, dass der Versionenfilter für die Suche auf freigegebene Artikel gesetzt ist. Um Artikel in Excel zu exportieren, wählen Sie bitte Excel-Export aus dem Menüleiste über der Trefferliste aus. Seite 51

54 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Die Datei kann nun gespeichert oder geöffnet werden. In der Datei befinden sich die Artikeldaten in den Zeilen 10 und tiefer. Bitte beachten Sie, dass das Excel Template, das die Daten enthält, nur auf Englisch zur Verfügung steht. Import Daten können im Excel sowie XML Format in den Worldsync Pool importiert werden. Um zur Importfunktion zu gelangen, wählen Sie bitte von der WebForms Startseite den Menüpunkt Import. Sie gelangen nun zum Importdialog. Seite 52

55 Typischer Arbeitsablauf in SA2 Worldsync WebForms Wählen Sie das gewünschte Format aus und klicken Sie auf Durchsuchen, um eine Datei hochzuladen. In einem ersten Schritt wird die Datei hochgeladen, der Nutzer erhält eine Nachricht über den erfolgreichen Import der Datei. In einem zweiten Schritt wird der Validierungsprozess durchlaufen. Als Ergebnis erhält der Nutzer entweder eine GDSNException oder eine EANUCCResponse. Hinweise für den Excel Upload Wenn Sie Daten im Excelformat übermitteln möchten, benutzen Sie bitte das Excel Maste Template, das unter dem Link im Importdialog herunterladen können. Das Template enthält im Tabllenblatt Release Notes Informationen zum Befüllen der Daten, den technischen Voraussetzungen sowie dem Uploadprozess. Bitte lesen Sie diese Hinweise vor dem Upload sorgfältig. Bitte beachten Sie, dass nur die folgenden Versionen von MS Excel unterstützt werden: Microsoft Excel 97, 8.0 Microsoft Excel 2000, 9.0 Microsoft Excel 2002 (MS Office XP), 10.0 Microsoft Excel 2003, 11.0 Falls Sie eine abweichende Version von MS Excel benutzen, speichern Sie die Datei vor dem Hochladen bitte in einer der unterstützten Versionen ab. Seite 53

56 Grundfunktionen des WebCatalogs Grundfunktionen des WebCatalogs Wählen Sie aus dem angebotenen Menü auf der Start-Seite des SA2 Worldsync Portals den Menüpunkt 'WebCatalog' aus. Sie erhalten nun die Startseite der WebCatalog. Durch Anklicken von Detailansicht öffnet sich die Suchseite, die Ihnen die Suche nach Artikeln im Stammdatenpool nach verschiedenen Kriterien ermöglicht. Führen Sie entweder eine einfache Suche durch Eingabe eines Suchbegriffes aus Seite 54

57 Grundfunktionen des WebCatalogs oder öffnen die erweiterte Suche. Eine Beschreibung der Suchfunktion finden Sie im Kapitel Suche. Im Gegensatz zu WebForms werden bei der Suche im WebCatalog die Daten aller SA2 Teilnehmer selektiert. Die Sichtbarkeit der im Pool gespeicherten Informationen hängt von den vom Datenverantworlichen beim Publizieren gewählten Empfängern ab. Bitte vergewissern Sie sich, dass Ihre Suchkriterien so präzise wie möglich formuliert sind, da eine unstrukturierte Suche zu einem deutlichen Performanceverlust führen kann. Die Suchergebnisse werden in einer Trefferlistedargestellt. Artikelpass öffnen Um einen Artikelpass in der Detailansicht zu öffnen, markieren Sie den gewünschten Artikel und wählen aus dem oberen Menü 'Detailansicht' aus. Der Artikelpass wird nun im Browser geöffnet.. Seite 55

58 Grundfunktionen des WebCatalogs Sie haben die Option, sich alle Felder anzeigen zu lassen oder nur die befülllten Felder. Die Auswahl kann über das Menü über der Trefferliste ausgesteuert werden. Die Verpackungshierarchie und die Versionen werden auf der linken Seite des Bildschirms neben dem Artikelpass angezeigt. Die Informationen können durch Klick auf die Pfeile geöffnet oder geschlossen werden. Die Artikelversion zeigt immer Datum und Uhrzeit der letzten Änderung inklusive des Bewegungskennzeichens. Seite 56

59 Grundfunktionen des WebCatalogs Artikeldaten exportieren Artikeldaten können in Format Excel oder pdf aus der Detailansicht heraus exportiert werden. Führen Sie zunächst eine Suche aus, markieren die gewünschten Artikel und klicken das Menü Export an. Artikeldaten als pdf exportieren Um Artikeldaten im pdf Format zu exportieren, markieren Sie den gewünschten Artikel in der Trefferliste und klicken dann auf Export. Seite 57

60 Grundfunktionen des WebCatalogs Es öffnet sich nun der Exportdialog, der Ihnen die Wahl bietet, den exportierten Artikel zunächst zu speichern oder direkt zu öffnen. Seite 58

61 Grundfunktionen des WebCatalogs Wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Wenn Sie öffnen wählen, öffnet sich der Artikelpass in einem neuen Fenster. Seite 59

62 Grundfunktionen des WebCatalogs Artikeldaten als Excel exportieren Um Artikel in Excel zu exportieren, markieren Sie bitte die gewünschten Artikel in der Trefferliste und klicken danach auf Suchergebnis nach SA2 Worldsync Excel Die Datei kann nun geöffnet oder gespeichert werden. In der Datei befinden sich die Artikeldaten in den Zeilen 10 und tiefer. Bitte beachten Sie, dass das Excel Template, das die Daten enthält, nur auf Englisch zur Verfügung steht. Seite 60

63 Grundfunktionen des WebCatalogs Seite 61

64 Track and trace Track and trace Die Track and Trace Funktionalität ermöglicht die Suche und Detailansicht von GDSN Nachrichten. Das Modul bietet eine Übersicht über alle Transaktionen, die vom System verarbeitet wurden. Nutzer haben hierbei nur Zugriff auf Informationen, die ihr eigenes Unternehmen betreffen. Es werden nur Nachrichten angezeigt, für die die GLN mit der Nutzer angemeldet ist, als Empfänger oder Absender angegeben ist. Es ist möglich, den Status der Nachrichtenverarbeitung einzusehen. Nach dem Versand einer Nachricht, kann diese im Track and Trace gesucht werden und der Status der Verarbeitung eingesehen werden. Eine grüne Anzeige steht hierbei für eine fehlerfreie Verarbeitung. Eine rote Anzeige gibt an, dass bei der Verarbeitung ein Fehler aufgetreten ist und eine GDSNException verschickt wurde. Im Falle einer fehlerhaften Verarbeitung kann die Fehlerbeschreibung in der Detailansicht der Nachricht gefunden werden (siehe screenshot unter Track&Trace Functionalities). Die Nachrichten werden vom System 90 Tage vorgehalten, nach Ablauf dieser Frist steht nur noch die user view für einige Nachrichten zur Verfügung. Bitte beachten Sie, dass das Modul zurzeit nur auf Englisch zur Verfügung steht. Erste Schritte Um auf die Track and Trace Funktionalität zuzugreifen, klicken Sie bitte auf der Einstiegseite auf 'Track & Trace'. Seite 62

65 Track and trace Sie sehen nun die Suchmaske mit der Trefferliste, wie im Screenshot unten angezeigt. Alle Nachrichten mit Ihrer GLN als Absender werden automatisch in der Trefferliste geladen. Nachrichten werden zu Transaktionen gruppiert. Um sich alle Nachrichten anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf group transactions. Die Nachrichten werden mit Nachrichten ID, Transaktions-ID, Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger, Nachrichtenart, Kommunikationsprotokoll und Status angezeigt. Die Nachrichten können mit Doppelklick auf die angegebenen Kriterien sortiert werden. Durch einen weiteren Doppelklick wird die Sortierung wieder aufgehoben. Besonderheiten in der Nachrichtenverarbeitung Bitte beachten Sie, dass je nach Übermittlungsweg Unterschiede im Nachrichtenprozess bestehen. Nachrichten, die per oder Datei übermittelt werden, erhalten automatisch eine Transaktions- ID. Dagegen wird die Transaktions-ID beim Excel Upload systemseitig gesetzt. Die Transaktions-ID kann dem Protokoll entnommen werden, das dem Nutzer nach erfolgter Verarbeitung zugeht. Für die Zukunft ist geplant, die Transaktions IDs von Absender und der Global Registry aufeinander abzustimmen, so dass die Verbindung in der Trefferliste klar zu erkennen ist. WebForms Nutzer Bei Daten, die mittels WebForms übermittelt werden, sieht der Nutzer in der Spalte Kommunikationsprotolkoll WEB. Bitte beachten Sie, dass die Nachrichten, die per WebForms übermittelt werden, weder eine Transaktions- noch eine Nachrichten ID erhalten Für diese Nachrichten ist keine Detailansicht verfügbar, die Nachrichten könne aufgrund der fehlenden Transaktions-ID nicht gemappt werden. Seite 63

66 Track and trace Suche Nach Nachrichten suchen Der Filter in der linken Bildschirmhälfte ermöglicht die gezielte Suche nach Transaktionen. Die einzelnen Kriterien, mit denen das Suchergebnis eingeschränkt werden kann, werden in den nachfolgenden Abschnitten beschrieben. Seite 64

67 Track and trace Nach Nachricht oder Transaktions-ID suchen Um nach einer Nachrichten oder Transaktions-ID zu suchen, geben Sie die ID in das Suchfeld ein und betätigen die Update Schaltfläche Es kann kein Platzhalter benutzt werden, geben Sie die ID immer vollständig in das Suchfeld ein. Die Transaktions-ID ist eine kohärente Zeichenkette, die vom Absender vergeben wird. Eine Abstimmung mit der Transaktions-ID, die von der Global Registry vergeben wird, ist in Vorbereitung. Seite 65

68 Track and trace Nach Datum suchen Um ein Datum oder einen Zeitraum anzugeben, muss die Datumsangabe über die Kalenderfunktion ausgewählt werden. Die Funktion öffnet sich durch Anklicken des Kalendersymbols. Bitte beachten Sie, dass die Detailansicht der Nachricht nur 90 Tage zur Verfügung steht. Wenn Sie nach Nachrichten suchen, die älter als 90 Tage sind, steht nur die Nutzersicht zur Verfügung. Daten können nicht per Hand eingegeben werden. Absender oder Empfänger suchen Um einen Absender zu suchen, muss die GLN in das entsprechende Feld eingegeben werden. Bei dieser Suche kann ein Platzhalter benutzt werden, z.b. findet die Eingabe 060* alle GLN die mit diesen Ziffern beginnen. Der Platzhalter kann nur für die hinteren Ziffern der GLN benutzt werden, d.h. die Eingabe *17 führt zu keinem Ergebnis. Seite 66

69 Track and trace Nach Nachrichtentyp suchen Bitte wählen Sie aus dem Menü den gewünschten Nachrichtentyp aus. Es stehen folgende Typen zur Auswahl: BasicPartyRegistration, CatalogItemConfirmation, CatalogItemNotification, CatalogItemPublication, CatalogItemRegistrationResponse, CatalogItemSubscription, EANUCCResponse, GDSNException, PartyRegistrationResponse, RegistryCatalogItem, RegistryPartyDataDump und RequestForCatalogItemNotification. Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Nachrichtentypen finden Sie unter type of messages. Seite 67

70 Track and trace Nach Bewegungskennzeichen suchen Es ist möglich nach Bewegungskennzeichen z.b. ADD, CORRECT, DELETE etc. zu suchen. Diese Suche wird nur aktiviert, wenn Catalogue Item Notification oder Request for Catalogue Item Notification bei der Suche nach Nachrichtenart ausgewählt wurde Seite 68

71 Track and trace Nachdem Sie die gewünschten Kriterien ausgewählt haben, betätigen Sie bitte die Schaltfläche Update. Die Ergebnisse werden im rechten Fenster angezeigt. Seite 69

72 Track and trace Nach Kommunikationskanal suchen Der Kommunikationskanal ist ein weiteres Kriterium, nach dem gesucht werden kann. Er gibt an, auf welchem Weg die Daten übermittelt wurden. Zur Übermittlung stehen folgende Kanäle zur Verfügung: AS2 Verbindung, , HTTPS, Datei, WEB oder Upload. WEB bedeutet hier, dass die Daten über WebForms übermittelt wurden. Upload als Kommunikationskanal gibt an, dass die Daten per Excel Upload übermittelt wurden. In der Spalte der Trefferliste findet sich die Angabe XLS. Filteroptionen Seite 70

73 Track and trace Ihre Suchkriterien können mit Save als gespeichert werden. Geben Sie in dem sich nun öffnenden Fenster einen Namen an, unter dem Ihre Suche gespeichert wird, Danach steht Ihre Suche unter dem Reiter Filter zur Verfügung. Sie kann dort aus dem Menü Save filter ausgewählt werden. Bitte beachten Sie, dass Sie nach der Auswahl die Schaltfläche Update anklicken müssen, damit die Suche aktiviert wird. Seite 71

74 Track and trace Trefferliste Treffer Der Nachrichtenstatus ist farblich gekennzeichnet: - grün bedeutet fehlerfreie Verarbeitung, - rot bedeutet eine Exceptio. In der Fußzeile des Fensters wird die Gesamtzahl der Nachrichten angezeigt. Falls mehr als zehn Nachrichten vorhanden sind, können die Pfeile zur Navigation benutzt werden. Die Nachrichten werden nach Transkationen gruppiert. Wenn Sie alle Nachrichten, die zu Ihrer GLN gehören, anzeigen wollen, klicken Sie bitte einmal auf Group Transactions. Es werden nun alle Nachrichten angezeigt. Durch einen weiteren Klick auf Group Transactions wird die Auswahl zurückgesetzt. Wenn Sie die einzelnen Nachrichten, die zu einer Transkation gehören, anzeigen wollen, klicken Sie auf den blauen Ordner in der ersten Spalte. Nach dem Klick werden alle Daten, die in einer Nachricht oder Transkation übermittelt werden, angezeigt. Seite 72

75 Track and trace Um zurück zur vorherigen Ansicht zu gelangen, klicken Sie bitte auf back und die Default Einstellung wird geladen. Dies kann einige Sekunden dauern. Ansicht konfigurieren Sie können die Trefferliste konfigurieren. Wie unten gezeigt, kann jede Spalte auf-oder absteigend sortiert werden, indem Sie auf die Pfeile klicken oder mit der Maus rechts klicken. Mit rechtem Mausklick öffnet sich ein Menü, das es Ihnen ermöglicht, Spalte ein- oder auszublenden. Seite 73

76 Track and trace Seite 74

77 Track and trace Um die Suchmaske auszublenden, doppelklicken Sie wie unten beschrieben auf deren Begrenzung. Mit einem Klick auf den Pfeil wird die Suchmaske wieder eingeblendet. Nutzeransicht Die untere Hälfte des Bildschirms liefert weitere Informationen über die einzelnen Nachrichten. Wenn Sie Informationen über eine bestimmte Nachricht einblenden möchten, markieren Sie die Nachricht in der Seite 75

78 Track and trace Trefferliste und die Detailinformationen werden automatisch n der Nutzeransicht (Reiter User viel) angezeigt. Zusätzlich zur Nachrichten- und Transaktions-ID, Datum, Zeit, Absender und Format wird hier auch der Text und die GTIN, die in der Nachricht enthalten sind, angezeigt. Die Nutzeransicht ist eine zusammenfassende Darstellung der Nachricht. Eine detaillierte Ansicht findet sich in der Nachrichtenansicht. Nachrichtensicht Um sich die ganze Nachricht im Detail anzeigen zu lassen, klicken Sie auf Message view. Zusätzlich zur Ansicht im Browser kann die Nachricht als XML Datei heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Um die Datei herunterzuladen, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Download. Seite 76

79 Track and trace Die Nachricht wird in einer XML Struktur angezeigt, einige Kurzinformationen sind in dem unteren Bild gekennzeichnet Die Informationen System log und Process view sind zwei weitere Ansichten, die in Zukunft zur Verfügung stehen werden. Seite 77

80 Track and trace Typische Arbeitsabläufe Dieses Kapitel zeigt einige typische Arbeitsabläufe im Track and Trace Modul auf. Der erste Fall beschreibt die Suche nach einer Transkations-ID im Kommunikationsprotokoll. Der zweite Fall behandelt die Suche nach der Fehlerursache beim Excel Upload, der zu einer GDSNException geführt hat. Fehler, die zu einer GDSNException führen, können mit der Nachrichtensuche gefunden und behoben werden. Suche nach Transaktions-ID im Protokoll Eine Nachricht wurde per Excel Upload Funktion in WebForms hochgeladen und vom System verarbeitet. Der Nutzer erhält nun auf dem von Ihnen definierten Kommunikationsweg das Protokoll. Nachstehend das Beispiel eines pdf Protokolls: Seite 78

81 Track and trace Die Transaktions-ID wird automatisch vom System vergeben. Die Transaktions-ID kann als Suchkriterium in der Suchmaske eingegeben werden. Sie kann aus dem Pdf kopiert werden. Sie erhalten nun die Suchergebnisse in der Trefferliste angezeigt. Durch Anklicken des blauen Ordnersymbols in der ersten Spalte werden alle abhängigen Nachrichten wie in diesem Beispiel die EANUCCResponse von der Global Registry- angezeigt. Suche nach Fehlerursache Die Nutzer übermittelt Daten per Excel Upload, hierzu benutzt er das Excel Template., in dem alle Pflichtfelder befüllt sind. Nach dem Upload erhält der Nutzer eine Fehlermeldung, die GDSNException erscheint in der Track&Trace Trefferliste, wie unten angezeigt. Seite 79

82 Track and trace Um die Details der Nachricht einzusehen, muss die Nachricht in der Trefferliste markiert werden Nun sollte die Message view ausgewählt werden Der falsche Code ist in der Message view als Fehler aufgeführt. Somit können Fehler einfach identifiziert und entsprechend korrigiert werden. Im untenstehenden Beispiel ist bei der GPC der falsche Code angegeben. In diesem Beispiel wäre der korrekte Code für Soap, Lotion and Dispensers fixed. Seite 80

83 Track and trace Seite 81

84 Reporting Reporting Statistiken und Berichte über Datenlieferanten auf dem SA2 Worldsync Pool sowie andere angeforderte Statistiken können unter Reporting abgerufen werden. Um zu den Berichten zu gelangen, klicken Sie auf der Einstiegsseite des Portals bitte auf Reporting Gegenwärtig steht der Item Status Report zur Verfügung. Um sich den Report anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Namen des Reports. Der gewählte Report wird im Browserfenster angezeigt und kann als PDF, Excel oder CSV Datei heruntergeladen oder direkt geöffnet werden. Seite 82

85 Reporting Seite 83

86 WebSubscription WebSubscription Im Modul WebSubscription können definierte Artikelstammdaten selektiert und die Artikel eingesehen werden, die Ihnen in einer Subskription übermittelt wurden. Um zu diesem Modul zu gelangen, klicken Sie bitte auf WebSubscription auf der Startseite. Auf der rechten Seite wird die Liste mit den Treffern angezeigt, die Ihre GLN betreffen. Die Ansicht kann je nach Belieben eingestellt werden. Einzelne Spalten können ausgeblendet werden, hierzu den rechten Rand des Feldnamen anklicken. Durch Klick auf den erscheinenden Pfeil öffnet sich ein Drop-down Menü. Alternativ können die Spalten durch Ziehen mit dem Slider vergrößert oder verkleinert werden. Neue Subskription anlegen Wenn Sie eine neue Subskription anlegen wollen, klicken Sie bitte auf den Add Button über der Ergebnisanzeige. Folgendes Menü wird geöffnet: Seite 84

87 WebSubscription Wählen Sie zunächst in der Maske den Nachrichtentyp - CIS oder RFCIN- aus. Geben Sie danach den Recipient Data Pool sowie die GLN des Subscribers an. Weiterhin muss mindestens eins der folgenden Kriterien angegeben sein: Zielmarkt (Target Market), Datenverantwortlicher (Information provider), GTIN oder die GPC. Die drei Mussangaben bestehen nachdem aus Recipient Data Pool, GLN des Subscribers und einem weiteren der oben genannten vier Kriterien. Alle Angaben zu füllen ist zudem möglich. Bitte beachten Sie das für die Felder Target Market und GPC der entsprechende Code eingegeben werden muss (z.b. Target Market= 840 für USA und GPC Code für Cheese/Cheese Substitutes). Um die Subskription abzuschicken, klicken Sie auf submit. Um die Subskription abzuschicken und direkt eine neue anzulegen, klicken Sie auf submit and new. Um die Aktion ohne Speichern abzubrechen, klicken Sie bitte auf cancel. Nach dem Absenden der Subskription wird diese an die Global Registry geschickt, diese wiederum schickt die Subskription an einen Datenpool, bei dem Artikel gespeichert sind, die den angegeben Kriterien entsprechen. Nach einer Subskription suchen Die Maske auf der linken Seite erlaubt es Ihnen gezielt nach einer Subskription zu suchen. Seite 85

88 WebSubscription Mindestens ein Kriterium muss gefüllt sein, um eine Suche auszuführen. Bitte beachten Sie, dass für die Felder GPC und Target Market der entsprechende Code eingegeben werden muss (z.b. Target Market 840 für USA und als GPC-Code: for Cheese/Cheese Substitutes). Wir empfehlen die Eingabe einzugrenzen oder präzise zu definieren, um nicht zu große und daher unübersichtliche Suchergebnisse zu erhalten. Um die Suche zu aktivieren klicken Sie bitte auf search um die Suche abzubrechen, klicken Sie bitte auf reset. Seite 86

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