2201 Einführung in das Projektmanagement

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1 Betriebswirtschaft / Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Aus- und Fortbildungszentrum Einführung in das Projektmanagement Projektdefinition Projektorganisation Projektziele Ist-Aufnahme, Sollkonzeption Risikoanalyse Rechtsfragen Mind-Managing Projektstrukturplan Aufbau- und Ablaufplanung Netzplantechnik Software-Unterstützung Ressourcen Projektsteuerung und -controlling Dozent: Torsten Hentrop Seite 1 von 126

2 Betriebswirtschaft / Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Inhalt 1. Projektmanagement Was ist Projektmanagement? Gründe für Projekte Projektbegriff Anforderungen für Projektaufträge Fehler im Projektmanagement Projektorganisation und -team Projektorganisation Auftraggeber, Kunden und Lenkungsausschuss Projektleitung Projektteam (Shareholder) Arbeitspaketverantwortliche Externe Berater Projektumfeld (Stakeholder) Kommunikation und Informationsfluss Projektmoderation Projektmarketing Initierung eines Projektes bzw. Kick-Off Projektantrag Projektziele Projektziele definieren Projekterfolgskriterien Zielfindungsverfahren und Kreativitätstechniken Ist-Aufnahme, Schwachstellen-Analyse und Soll-Konzeption Ist-Aufnahmen Schwachstellenanalyse Soll-Konzeption Sachziele und Lasten- bzw. Pflichtenheft Risiko- und Sensivitätsanalyse Risikoanalyse und -management Sensitivitätsanalyse und Szenario-Writing Rechtliche Grundlagen Vertragsrecht des BGB Inhalte eines Projektvertrages Projektplanung Aufgaben der Projektplanung Die W-Fragen eines Projektes Anwendungsbereiche der Projektplanung Aufbaustruktur mit Arbeitspaketen und Projektstrukturplänen Seite 2 von 126

3 Betriebswirtschaft / Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement 7.5. Ablauf- und Terminplanung Meilensteine Ressourcenplanung Basisplan Kostenplanung Aufgabenstellung der Kostenplanung Bezugsgrößen der Finanz- bzw. Kostenplanung Kostenarten Kostenansätze in MS-Project Netzplantechnik Ziele und Grundsätze der Netzplantechnik Graphentheorie Verfahren der Netzplantechnik Anordnungsbeziehungen Grundmodell Anordnungsbeziehungen Varianten Beziehungsarten Vorgangsknoten Vorwärts- und Rückwärtsrechnung Pufferzeiten, kritischer Weg und kritische Vorgänge Kritischer Weg Software-Unterstützung für Projektplanung Konzeptionierung eines Projektes mit Mind-Mapping Projektorganisation mit Office-Organigramm Projektstruktur erarbeiten mit Mindjet Projektrisiken mit Mind-Mapping Projektstrukturplan mit WBS Chart Pro Vorgangsliste mit Word Ablaufplanung mit Word Ablaufplanung mit PERT Chart Expert Ablaufplanung mit Visio Ablaufplanung mit Mindjet Projektplanung mit Excel Projektplanung mit einer Projektplanungs-Software Balkenplantechnik Kalenderdarstellung Projektplanungs-Software Projektsteuerung und -controlling Wesen von Projektsteuerung und -controlling Abweichungs-Analysen Berichtswesen Balanced Scorecard Meilenstein-Trendanalyse Kosten-Trendanalyse Vorteile der Netzplantechnik Seite 3 von 126

4 Betriebswirtschaft / Projektmanagement Einführung in das Projektmanagement Vorteile des Projektmanagements Projektabschluss und -dokumentation Anlagen Projektauftrag Arbeitspaketbeschreibung Vorgangsbeschreibung Vorgangsknotenbeschreibung Besprechungsprotokoll Statusbericht Murphy s Gesetz Jeder, Einer, Irgendeiner und Niemand Stichwortverzeichnis Creative Commons Licence Seite 4 von 126

5 Projektmanagement Was ist Projektmanagement? 1. Projektmanagement 1.1. Was ist Projektmanagement? Sowohl in Unternehmen als auch in der öffentlichen Verwaltung wird vielfach davon gesprochen, in Projekten zu arbeiten. Was aber unterscheidet Projekte von der üblichen Aufgabenerledigung? Letztere wird in der Regel im Rahmen der normalen Geschäftsverteilung mehr oder weniger routinemäßig durchgeführt. Diese Arbeit ist durch sich wiederholende und ähnliche Vorgänge ohne klare zeitliche Befristung gekennzeichnet. Die Bearbeitung erfolgt innerhalb der vorhandenen Arbeitsstrukturen. Die Vorgesetzten-Mitarbeiter-Beziehungen sind klar definiert. Bei der Arbeit in Projekten ist nun vieles ganz anders. Das nachstehende Schaubild zeigt bereits die Unterschiede auf. Projektziele Projektorganisation Projektteam Projektressourcen Projektführung Projektumwelt Projektplanung Projektbudget Projektcontrolling Projekte haben klar definierte Projektziele, wobei die jeweilige Kombination von einzelnen Zielen sich deutlich von der normalen Tätigkeit abhebt. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eines Projektes sind für diese Tätigkeit aus ihren sonstigen Geschäftsprozessen zumindest teilweise herausgelöst und arbeiten somit außerhalb der Linienorganisation. Häufig werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus verschiedenen Organisationseinheiten mit unterschiedlichen fachlichen Hintergründen zusammengefasst. Interdisziplinäres Arbeiten ist kennzeichnend für das Arbeiten in Projekten. Die Leitung des Projektes muss nicht in der Hand einer Person liegen, die auch sonst eine Führungsaufgabe bekleidet. Im Rahmen der Projektorganisation werden eigene Regeln zur Aufgabenerledigung, zur Verantwortlichkeit und zur Abstimmung festgelegt

6 Projektmanagement Was ist Projektmanagement? Der Begriff des Projektmanagements überspannt alle Bereiche der Arbeit in Projekten. Dazu gehören im Wesentlichen: - Teambildung und Steuerung von Gruppenprozessen, - Projektorganisation, - Verfahren zur Zielfindung, - Projektplanung, - Netzplantechnik, - Software-Einsatz, - Steuerung und Controlling. Das Projektmanagement ist ein betriebswirtschaftliches Planungsverfahren. Die methodischen Grundlagen liegen zum einen in gruppendynamischen Prozessen und zum anderen in der klassischen Netzplantechnik. Gemäß der DIN ist Projektmanagement die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und mittel für die Abwicklung eines Projektes Seite 6 von 126

7 Projektmanagement Gründe für Projekte 1.2. Gründe für Projekte Die Gründe zur Arbeit in Projekten können in Unternehmen, öffentlichen Einrichtungen und in sonstigen Institutionen sehr vielschichtig sein. Am Anfang steht zumeist die Erkenntnis, dass bestimmte Ziele nicht im Rahmen der normalen Linienorganisation zu erreichen sind. Dabei ist die Nutzung von Projektmanagement- und planungsmethoden in den verschiedenen Wirtschaftszweigen unterschiedlich entwickelt. In einigen Branchen ist die Projektarbeit grundlegender Bestandteil der Erstellung von Produkten. Hierzu zählen: - Hoch- und Tiefbau - Werften - Maschinenbau und insbesondere - Großanlagenbau. Aber auch in der öffentlichen Verwaltung und in Non-Profit-Organisationen wird zunehmend projektorientiert gearbeitet. Die Vorteile des Projektmanagements sind beispielhaft zu sehen wie folgt: - Verbesserung des wirtschaftlichen Mitteleinsatzes Projektförderung im Zuwendungsrecht Kostenreduzierung Erhöhung der Effizienz von Arbeitsprozessen Verbesserung der Konkurrenzfähigkeit Anpassung an sich verändernde Umweltbedingungen Große risikoreiche Aufträge (hoher Anteil am Jahresumsatz) - Qualitätsstandards einhalten - Abkehr von hierarchischen Strukturen Unterstützung von Kreativität und Innovation Stärkung der Konkurrenzfähigkeit Offene Lern- und Arbeitsmethode Learning by doing - Stärkung der Autonomie von Einzelnen und Gruppen Seite 7 von 126

8 Projektmanagement Projektbegriff 1.3. Projektbegriff Ein Projekt ist jeweils einmalig in seinen Zielen und seiner personellen Zusammensetzung. Was ein Projekt ausmacht, ist in der DIN festgelegt. Diese Norm beschreibt ein Projekt wie folgt: - klare Zielvorgaben, - Einmaligkeit bzw. nicht-gewöhnliche Bedingungen und Abgeschlossenheit, - zeitliche, finanzielle und personelle Begrenzungen, - Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben, - projektspezifische Organisation Für die spätere Berechnung der gesamten Projektdauer ist die zeitliche Abgeschlossenheit eine notwendige Bedingung. Nur wenn Projektanfang bzw. ende bestimmt sind, kann die Dauer des Gesamtprojektes berechnet werden. Die Merkmale eines Projektes lassen sich wie folgt beschreiben: Zielvorgabe Endlichkeit Ressourcenbegrenzung Budgetierung Einmaligkeit Quantitatives / qualitatives Ziel, dass während des Projektes noch verfeinert wird Projekt endet mit Zeitablauf Klare Abgrenzung von anderen Projekten / Aufgaben Komplexität / Schwierigkeitsgrad Organisationsform Interdisziplinär Risiko Bedeutung Umfang Relative Neuartigkeit Projekt wird durch die Diversität der Aufgaben bestimmt Temporäre teilautonome Sekundärorganisation parallel zur betrieblichen Primärorganisation Fachübergreifende ProjektmitarbeiterInnen Ein Projekt kann scheitern. Große Bedeutung für die Organisation / Firma Großer zeitlicher Umfang Aufgabenstellung enthält wesentliche neue Elemente z.b. Neue Technologien oder Umweltbedingungen Projekte unterscheiden sich daher eindeutig von alltäglichen Routinetätigkeiten als auch von einzelnen Arbeitsaufträgen, bei denen der Weg zum Ziel bereits bekannt ist. Das Projektmanagement ist zur Lösung komplexer Aufgaben hervorragend geeignet, da mit der produkt- und zielorientierten Vorgehensweise ein systematisches Denken und eine interdisziplinäre Kooperation unterstützt werden Seite 8 von 126

9 Projektmanagement Anforderungen für Projektaufträge 1.4. Anforderungen für Projektaufträge In der privaten Wirtschaft werden Projektaufträge unter kaufmännischen Aspekten vergeben. Bei Aufträgen an Lieferanten wird hierzu ein Projektvertrag geschlossen, in dem die Pflichten des Auftraggebers und Auftragnehmers klar geregelt sind. Projekte, die innerhalb eines Unternehmens vergeben werden, unterliegen einer betriebswirtschaftlichen Wirtschaftlichkeitskontrolle. Ein Unternehmen kann es sich nicht leisten, wiederholt Projekte zu beauftragen, die sich wirtschaftlich nicht rechnen. In der öffentlichen Verwaltung ist die Berücksichtigung einer wirtschaftlichen Kostenkontrolle unterentwickelt. Diese Verwaltungspraxis auch in Bremen - kollidiert jedoch mit den Anforderungen des 7 LHO, der für alle finanzwirksamen Maßnahmen eine angemessene Wirtschaftlichkeitsuntersuchung fordert. Daraus ergibt sich auch für Projektaufträge in der bremischen Verwaltung die Verpflichtung, Personal-, Sach- und Finanzressourcen unter dem Aspekt der Wirtschaftlichkeit zu prüfen. Hierzu gehört unabdingbar, die Notwendigkeit für die Vergabe eines Projektauftrages zu beschreiben und zu dokumentieren. Viele Projektaufträge haben die Erstellung einer Sollkonzeption zum Ziel. Zur Beurteilung eines Projektes gehört aber auch eine ausreichende Information über die personellen und finanziellen Folgen bei Umsetzung der entwickelten Sollkonzeption in die Praxis. Ohne den Ausblick über diese Folgen der Umsetzung ist ein Projekt nicht entscheidungsreif Fehler im Projektmanagement Zu viele Projekte scheitern, weil insbesondere in der Startphase nachlässig vorgegangen wird. Die nachstehenden Punkte gehören zu den hierfür verantwortlichen Gründen: - unklare oder zu anspruchsvolle Ziele bzw. Projektaufträge - häufige Änderungen von Zielen - fehlendes Know-How des Projektmanagements - zu wenig Zeit für die Konzeptionierung - mangelnde Kooperation mit externen Beratern - unzureichende Kommunikation - Konflikte nicht wahrnehmen bzw. sie ignorieren - unklare Verantwortungsregelungen - mangelhafte Dokumentation - Unterschätzung von Risiken Seite 9 von 126

10 Projektorganisation und -team Projektorganisation 2. Projektorganisation und -team 2.1. Projektorganisation Für ein Projekt wird eine temporäre Organisation benötigt, die auf die Besonderheiten des jeweiligen Projekts abgestimmt ist. Der Auftraggeber, die Geschäftsleitung oder der Lenkungsausschuss eines Projektes bestimmt den Projektleiter. Die Projektleitung und evtl. auch der Auftraggeber stellen das Projektteam zusammen. Bei der Auswahl der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind nicht nur die fachlichen Anforderungen, sondern auch deren Teambereitschaft und fähigkeit zu bedenken. In Projekten ist wegen der fachübergreifenden Thematik häufig ein interdisziplinäres Arbeiten üblich. In der DIN wird die Projektorganisation wie folgt beschrieben: Die Gesamtheit der Organisationseinheiten und der aufbau- und ablauforganisatorischen Regelungen zur Abwicklung eines Projekts. Auftraggeber / Kunde Lenkungsausschuss Shareholder Projektgruppe Projektleitung externe Berater Team A Team B Team C Team D Projektumfeld (Stakeholder) Seite 10 von 126

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