Anleitung. projekthandbuch.xl. Allgemeine Informationen zur Anleitung

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1 Anleitung Allgemeine Informationen zur Anleitung» Diese Anleitung ist eine Erläuterung zum Umgang mit dem Excel-Sheet, welches ein Hilfsmittel zur Unterstützung kleiner und mittlerer Projekte ist (x-large projects, im Gegensatz zu projektähnlichen Aufgaben für die das projekthandbuch.xs entwickelt wurde).» Die Anleitung basiert auf folgender Software: - Microsoft Excel 2000 (oder höher) - Visual Basic (in MS Office inkludiert)» Das Copyright verbleibt sowohl für die Anleitung als auch das Produkt selber bei der next level holding. Soweit keine spezielle Nutzungsvereinbarung getroffen wurde, dürfen keine next level logos oder Schriftzüge entfernt oder verändert werden. Detaillierte Informationen zum Nutzungsrecht finden Sie im Internet, Sie können sich aber auch an unsere Mitarbeiter wenden. next level holding GmbH Sieveringer Strasse 72 A-1190 Wien +43/1/ /1/

2 Inhaltsverzeichnis Zentrale User Informationen 5 Zentrale Administrator Informationen 7 Symbolleiste installieren / deinstallieren 9 Step 1: Deckblatt 11 Step 2: Inhalte 12 Step 3: Projektabgrenzung und Projektauftrag 13 Step 4: Projektkontext 14 Step 5: Ergebnisplan 15 Step 6: Leistungsplanung 16 Step 7: Projektorganisation 19 Step 8: Terminplanung 21 Exkurs: Netzplantechnik 23 Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung 24 Step 10: Kostenplanung 26 Step 11: Projektkommunikation und -spielregeln 29 Step 12: Projektrisiko 31 Step 13: Planung abschließen 32 Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling 34 Step 15: Fortschrittsbericht 37 Step 16: TO-DO Liste 38 Step 17: Abschlussbericht 39 Customizing des durch next level consulting 40 Seite 2 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

3 Quick Introduction der Schnelleinstieg PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Der Schnelleinstieg eignet sich nur für erfahrene Projektmanager, die sowohl ein fundiertes PM-Methoden Wissen, als grundlegende PC-Kenntnisse (vor allem MS-Excel) haben. Der Schnelleinstieg hilft jedoch auch dem Einsteiger sich Überblick über die wesentlichsten Elemente und das grundsätzliche Vorgehen zu verschaffen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Das nutzt VBA (Visual Basic for Applications). Daher müssen die Makros beim Öffnen aktiviert werden.» Im ist die Vorlagenstruktur mit den Projektdaten verbunden. Dies hat den Vorteil, dass grundsätzlich keine spezifische Software installiert werden muss, jedoch den Nachteil, dass eine unsachgemäße Anwendung die Funktionalität der Vorlage beeinträchtigen kann. Es dürfen daher keine gesamten Zellen gelöscht werden (auch nicht durch Verschieben von Zellenblöcken mittels Maus). Zur Steigerung der Usability kann eine spezifische Symbolleiste installiert werden.» Grundsätzlich werden Eintragungen in den mit schwarzer Schrift hinterlegten Feldern vorgenommen. Die Farbe grün bezieht sich tendenziell auf den Basisplan.» Tragen Sie am Deckblatt die zentralen Informationen ein. Falls Sie die Importfunktion des projektportfolio.xs nutzen, ist vor allem der eindeutige Projektcode bedeutsam. Ebenso hat das Datum mehrere Konsequenzen: hinsichtlich automatischer Ressourcenverteilung, Fortschrittsbericht oder To-Do Liste. Am Deckblatt kann auch ein Projekt-Logo eingefügt werden.» Im Tabellenblatt Content können Sie die Methoden, die in Ihrem Projekt relevant sind auswählen, danach unnötig gewordene Tabellenblätter werden ausgeblendet.» Hinterlegen Sie im Projektauftrag relevante Abgrenzungsinformationen. Beachten Sie jedoch, dass Termine, Hauptaufgaben und Kosten von den Basisplan-Daten der Detailplanung übernommen werden. Die Projektteammitglieder und Projektmitarbeiter werden im Tabellenblatt Organisation hinterlegt.» Analysieren Sie den zeitlichen, sachlichen und sozialen Projektkontext in den Tabellenblättern Context1 und Context2. Entsprechend der Bewertung werden Projektumwelten auch farblich differenziert. Klicken Sie bei Bedarf den Button Refresh um die Projektumwelt-Grafik zu aktualisieren und neue Leerzeilen zu erhalten.» Starten Sie im Tabellenblatt Data mit der Leistungsplanung, indem Sie in die vorhandene Struktur Phasen und Arbeitspakete einarbeiten. Nutzen Sie zum einfügen, löschen und verschieben von Arbeitspaketen die spezifische Symbolleiste. Spezifizieren Sie bei Bedarf entsprechende Arbeitspakete im Tabellenblatt WPs (wird das Layout deaktiviert, stehen 20 AP-Spezifikationen zur Verfügung).» Definieren Sie im Tabellenblatt Organisation welche Personen, welche fest definierten Rollen wahrnehmen und welchen Ressourcenarten diese zugeordnet sind. Klicken Sie bei Bedarf den Button Refresh um das Organigramm zu aktualisieren.» Weisen Sie über das Funktionendiagramm im Tabellenblatt Data den einzelnen Arbeitspaketen die entsprechenden Funktionen der jeweiligen Rollen zu. Vergeben Sie pro Arbeitspaket ein V für die Verantwortlichkeit und M für die Mitarbeit. Über die Zuordnung der Personen zu den Ressourcenarten kann das nun erkennen, bei welchen Ressourcenarten Aufwände zu erwarten wären.» Editieren Sie die Termine der Arbeitspakete im Tabellenblatt Data. Meilensteine werden getrennt im Tabellenblatt Milestones verwaltet. Die Meilensteine erhalten ihre Termine automatisch, sofern sie über den PSP-Code auf ein Arbeitspaket oder eine Phase Bezug nehmen. Der Meilenstein-Bezug lässt sich auch im Projektstrukturplan darstellen.» Editieren Sie die Aufwände und Kosten im Tabellenblatt Data. Die Aufwände sind auf die definierten Ressourcenarten, die Kosten auf die definieren Kostenarten aufzuteilen (wobei die automatischen Kos- Seite 3 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

4 tenarten sich über die definierten Aufwände und hinterlegten Kostensätze berechnen. Die Planaufwände und -kosten werden zunächst in die Spalte Aktuell eingetragen (davon lässt sich später ein Basisplan speichern).» Durch das Aktualisieren des Layouts wird auch eine automatische Ressourcenverteilung berechnet. Die Ressourcenverteilung erfolgt linear, differenziert nach Ist- und Restaufwänden auf AP-Ebene. In den Tabellenblättern Personnel und Costs finden sich diverse Auswertungen. Während die Ressourcenverteilung automatisch erfolgt, müssen die Kosten bei Bedarf manuell am Deckblatt verteilt werden.» Weiters sollen die Kommunikationsstrukturen im Tabellenblatt Communication definiert werden.» Das Tabellenblatt Rules dient zur Dokumentation projektspezifischer Regeln hinsichtlich Verhalten und Dokumentation. Zu den Spielregeln lassen sich auch passende Grafiken importieren. Klicken Sie einfach auf die erste Spalte der entsprechenden Spielregel und den Button Icons uploaden.» Im Tabellenblatt Risk lässt sich das Projektrisiko kompakt analysieren. Über Risikokosten und Eintrittswahrscheinlichkeit wird ein Risikobudget berechnet. Diese findet jedoch keine weitere Berücksichtigung (das Risikobudget müsste manuell in die Kostenstruktur übernommen bzw. verknüpft werden).» Wurde die Projektplanung abgeschlossen und mit allen Beteiligten abgestimmt, sollte einerseits das Layout aktiviert und ein Basisplan gespeichert werden. Da der Button Layout Views mehrere Aktionen auslöst (Ausblenden von Leerzeilen oder nicht belegten Ressourcenarten, automatische Ressourcenverteilung, Aktualisierung mehrere Darstellungen) sollte das Layout nach der Eingabe von neuen Projektdaten jedenfalls aktualisiert werden. Grundsätzlich differenziert sich nur das Layout OFF vom aktivierten Layout. Die verschiedenen Layouts haben sonst nur eine Konsequenz für die Darstellung der Inhalte im Projektstrukturplan.» Speichern Sie einen Basisplan durch Klicken auf den Button Save Base Plan bei der Auswahl save. Dadurch werden aktuelle Termine, Ressourcen und Kosten in die entsprechenden Basiswerte kopiert.» Das basiert nicht auf einer Datenbank und kann daher lediglich einen Basisplan in Bezug auf Termine, Ressourcen und Kosten hinterlegen. Sind Zwischenberichte relevant müssen diese ausgedruckt und physisch abgelegt oder unter einem anderen Dateinamen elektronisch abgelegt werden. Im Controlling werden nämlich die aktuellen Werte aus der Planung bzw. des letzten Controllingzyklus überschrieben.» Das Projektcontrolling erfolgt primär im Tabellenblatt Data, soweit sich nicht Ziele oder die Projektorganisation verändern. Die aktuellen Werte bei den Terminen (Start und Ende), Ressourcen und Kosten werden einfach überschrieben (soweit es Veränderungen gibt). Bei den Ressourcen und Kosten sollten zusätzlich die tatsächlich angefallenen Aufwände und Kosten in den Ist-Werten erfasst werden.» In Bezug auf Leistungen empfiehlt es sich neue Arbeitspakete ans Ende der Phase zu stellen und bei nicht mehr erforderlichen Arbeitspaketen einfach den Content zu löschen. Zusätzlich kann ein Leistungsfortschritt und ein Ampelstatus je Arbeitspaket definiert werden, wobei diese Informationen auch grafisch im Projektstrukturplan deutlich sichtbar dargestellt werden.» Es empfiehlt sich bei der Veränderung der Projektdaten jedenfalls wieder das Layout zu aktualisieren. Vergessen Sie auch nicht den Stichtag am Deckblatt zu aktualisieren. Es wird automatisch ein Fortschrittsbericht erstellt und bei Bedarf kann auch eine erweiterte TO-DO Liste verwaltet werden.» Für den Projektabschluss steht das Tabellenblatt Close Down zur Verfügung. Im Abschlussbericht finden sich Reflexionen zu den Betrachtungsobjekten des Projektmanagements, wobei bei den Zielen die Zielerreichung 4-stufig analysiert werden kann. Im Abschlussbericht findet sich auch eine Listung der Restaufgaben. Der Abschlussbericht sollte inhaltlich mit dem letzten Fortschrittsbericht ergänzt werden.» Viel Erfolg beim Anlegen Ihres ersten Projekts im. Seite 4 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

5 Zentrale User Informationen PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Das verwendet VBA-Routinen. Die Makro-Sicherheitsstufe in MS-Excel muss auf mittel oder niedrig gesetzt sein. In MS-Excel XP ist diese standardmäßig auf hoch gesetzt. Um das sinnvoll nutzen zu können, müssen die Makros aktiviert werden. Die Sicherheitsstufe der Makros finden Sie in MS-Excel 2000 unter Extras / Makro / Sicherheit / Sicherheitsstufe, in MS-Excel 2002 und 2003 unter Extras / Optionen / Sicherheit / Makrosicherheit / Sicherheitsstufe. Zeigen im mehrere Zellen den Wert "#Name?" an, ist dies ein typischer Indikator dafür, dass die Makros deaktiviert sind. Das enthält viele komplexe Bezüge, Formeln und VBA-Routinen. Um die Funktionalität zu gewährleisten, sind daher die diversen Tabellenblätter grundsätzlich geschützt und der User kann technisch nur dort Daten eingeben, wo dies von der Anwendung her vorgesehen ist. Obwohl technisch editierbare Zellen identischer Struktur mit der Maus verschoben werden können, dürfen keine Zellen manuell verschoben werden (nur mittels Symbolleiste oder Copy-Paste). Durch das manuelle Verschieben verliert das seine Bezüge und ist eventuell nicht mehr funktionsfähig. Diese unsachgemäße Bedienung macht sich beispielsweise durch #### in der Spalte PSP-Code im Tabellenblatt Data bemerkbar. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Das wurde konzipiert um kleine und mittlere Projekte mit geringem Personalaufwand und Softwareeinsatz IT-seitig zu unterstützen.» Systemgrenzen des (nur durch Customizing veränderbar):» 10 Ziele (und 10 Nicht-Ziele)» 10 Phasen» 25 Arbeitspakete pro Phase (wobei diese nicht weiter strukturiert werden können, die APs müssen sich direkt unter den Phasen befinden)» 1 Projektauftraggeber (Interner Projektauftraggeber, sowie ein Projektauftraggeber-Gremium mit bis zu 5 Mitgliedern)» 1 Projektleiter (keine Subteamleiter, jedoch 1 Projektassistent und 1 Projektcoach möglich)» 12 Projektteammitglieder» 12 Projektmitarbeiter» 20 Meilensteine» 2 Jahren Durchlaufzeit» 15 Ressourcenarten» 10 Kostenarten (wovon 3 automatisch über Kostensätze der Ressourcen berechnet werden)» Ressourcenverteilung über die Zeit erfolgt fest nach Monaten (linear, nach definiertem Modell)» 34 Projektumwelten» 50 Projektrisken» TO-DO Liste mit 250 TO-DOs» Leistungsfortschrittsmessung in 5 Stufen (0%, 25%, 50% 75%, 100%)» Statusdefinition in 3 Stufen (grün, gelb, rot)» 1 Basisplan speicherbar (keine Zwischenpläne, Basisplan kann jedoch überschrieben werden)» Eintragungen werden auf den, mit blauer Schrift hinterlegten Felder vorgenommen. Grundsätzlich werden redundante Eintragungen vermieden und Informationen werden tendenziell in den Blättern wo Sie Seite 5 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

6 erstmalig auftauchen editiert (Ausnahme: teilweise bezieht der Projektauftrag Informationen aus anderen Blättern).» Je nach erwarteter Information, können Felder frei editiert werden oder sind beschränkt (z.b.: kann nur eine Zahl eingetragen werden oder ein Wert aus einer Drop-Down Liste).» Das ist grundsätzlich eine professionelle Vorlage mit entsprechenden Bezügen und grafischer Datenaufbereitung. Neben der Erweiterung der Excel-Funktionen gibt es jedoch auch wenige Buttons die über VBA-Routinen Grafiken aktualisieren und Kalkulationen durchführen. Ebenso lässt sich optional eine Symbolleiste installieren die entsprechende VBA-Routinen ansteuert. Nach diversen Dateneingaben lassen sich daher einzelne PM-Methoden/Blätter einzeln aktualisieren bzw. nach Abschluss der Detailplanung das Gesamtlayout neu aufzubauen (siehe Step 13: Planung abschließen).» Obwohl das grundsätzlich multilingual ist, werden nur Feldbezeichnungen und Überschriften umgewandelt. Der zu editierende Text, Blatt- und Iconbeschriftungen, Eingabe- und Fehlermeldungen stehen nur in Englisch zur Verfügung. In der Standardversion sind lediglich "deutsch" und "englisch" hinterlegt, über einfache Vokabeltabellen können jedoch jederzeit weitere Sprachen ergänzt werden.» Das schließt nicht alle potentiellen Anwendungsfehler von Usern aus bzw. nimmt nur teilweise logische Prüfungen vor (z.b.: einem Arbeitspaket mit Terminen in der Zukunft können trotzdem Ist-Aufwände zugewiesen werden). Es muss daher bei der Dateneingabe auf Schlüssigkeit geachtet werden. Überprüfen Sie auch bei nicht zuordenbaren Fehlermeldungen, die Datenqualität (z.b.: sind zentrale Parameter korrekt definiert, finden sich bei Aufwänden und Kosten Zahlen, bei Terminen Datumsinformationen, usw.).» Im ist tendenziell eine What you see is what you get -Systematik implementiert. Trotzdem sind die Buttons (mit Ausnahme des Tabellenblatts Data ) im Ausdruck nicht sichtbar. Ebenso dient das Tabellenblatt Data primär zur detaillierten Dateneingabe, je nach Wunsch kann der Ausdruck der detaillierten, umfangreichen Informationen auch entfallen. Seite 6 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

7 Zentrale Administrator Informationen Administrator >> WICHTIG << >> WICHTIG << Das verwendet VBA-Routinen. Die Makros müssen daher aktiviert sein (siehe Zentrale User Informationen). Sollte das in einer VBA-Routine unvorhergesehen "stecken bleiben", kann diese mittels "ESC"-Taste abgebrochen werden. Da dies jedoch einen unsachgemäßen Abbruch darstellt, sollte dies wirklich nur in entsprechenden Ausnahmesituationen erfolgen. Je nach Funktion und Computerleistung können manche Aktionen nahezu eine Minute in Anspruch nehmen. Achten Sie bei einem unsachgemäßen Abbruch vor allem darauf, dass die automatische Berechnung in MS-Excel wieder aktiviert ist. Sollte scheinbar die gesamte Applikation "stecken bleiben", schließen Sie MS-Excel (speichern das File gegebenenfalls) und öffnen Sie das File erneut. Tauchen auch dann noch unvorhergesehene Informationen wie "####" oder "'#Name?" auf, empfiehlt es sich beispielsweise kurz die Sprache unter der Tabellenblatt "Cover" zu verändern und wieder zurückzusetzen um eine umfangreiche Neuberechnung aller Felder auszulösen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Das wird durch next level innovation mit einem definierten Passwort geschützt bereitgestellt. Die Excel-Tabellenblätter lassen sich mittels des Buttons "Lock / Unlock" sperren bzw. entsperren. Während die Sperrung einfach mittels Klick auf den Button erfolgt, ist eine Entsperrung nur mittels Passworteingabe möglich.» Wurde das entsperrt, ist dies durch den Status "next level consulting, unlocked" zu erkennen. In diesem Zustand sind zwar weiterhin alle Tabellenblätter gesperrt, jedoch ohne Passwort. Weiters taucht das Tabellenblatt "Master Data" auf, mit welchem die Stammdaten editiert werden können. Wird eine erneute Sperrung vorgenommen, erfolgt diese mit dem zuletzt festgelegten Passwort.» Im entsperrten Zustand kann das Passwort auch manuell geändert werden. Bei Klick auf den Button "Change Password" muss zunächst das alte Passwort und dann zweimal das neue Passwort eingegeben werden. Die Maskenfelder können mittels "Next"-Button oder mittels Mausklick gewechselt werden.» Die Stammdaten sollten primär nur bei der Erstkonfiguration verändert werden. Sollte dennoch später eine Adaption erforderlich sein, sollte sich der Administrator über die Konsequenzen bewusst sein. Eine einheitliche Stammdatenverwaltung ist vor allem für das Zusammenspiel mit dem projektportfolio.xs relevant.» In den Stammdaten sind vor allem die Kategorien und deren Ausprägungen, sowie die Ressourcen- und Kostenarten relevant. Die Ressourcenarten sind mit einheitlichen Kostensätzen hinterlegt und es stehen 3 Kostenarten zur Verfügung, unter welchen die mit Kosten bewerteten Aufwände berechnet werden. Lediglich die 15te Ressourcenart ist mit einem durch den User frei editierbaren Kostensatz hinterlegt. Seite 7 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

8 » Das kann technisch nicht mit veränderlichen Stammdaten umgehen (z.b.: ändert sich der Kostensatz einer Ressource im Projektverlauf, können trotzdem nur alle Aufwände mit einem einheitlichen Kostensatz hinterlegt werden). Diesbezüglich sind daher organisatorische Regelungen zu treffen (vor allem bei laufenden Projekten).» Obwohl die gesamten Stammdaten des projektportfolio.xs auch im abgebildet sind, haben einige Stammdaten für das Projekthandbuch auf Einzelprojektmanagement-Ebene keine Bedeutung (z.b.: Freie Formeln werden direkt im projektportfolio.xs unabhängig berechnet). Seite 8 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

9 Symbolleiste installieren / deinstallieren Administrator» Optional lässt sich die nlc_phb_xl Symbolleiste in MS-Excel installieren. Dies ist für das intensive Arbeiten mit dem empfehlenswert. Nach der Installation und ordnungsgemäßer Einrichtung, kann die Symbolleiste nach Bedarf ein- oder ausgeblendet werden.» Speichern Sie dazu das "nlc_phb_xl.xla" File an einen beliebigen Ort auf der Festplatte. Wobei die MS- Excel Add-ins üblicherweise unter "C: \Dokumente und Einstellungen \USER \Anwendungsdaten \Microsoft \AddIns \" abgelegt werden.» Gehen Sie dann in das Menü "Extras/Add-Ins..." um zum Dialogfenster des AddIn-Managers zu gelangen. Setzen Sie dort bei dem verfügbaren Add-Ins "Nlc_Phb_Xl" einen Haken bzw. klicken Sie auf den Button "Durchsuchen..." und wählen den entsprechenden Pfad zu der Datei "nlc_phb_xl.xla", welche Sie auf der Festplatte gespeichert haben.» Dadurch ist das Add-In aktiviert und wird automatisch mit MS-Excel gestartet. Durch entfernen des gesetzten Hakens wird das Add-In wieder deaktiviert. Mit dem Aktivieren des Add-Ins sollten auch die Symbolleisten nlc_phb_xl_navigation und nlc_phb_xl_data erschienen sein. Positionieren Sie durch Verschieben mit der Maus die Symbolleisten an einen passenden Platz (z.b.: rechts von den anderen Symbolleisten).» Die Symbolleisten sind nun aktiv und Sie können die Applikation MS-Excel schließen. Die neuen Symbolleisten können nur im Zusammenhang mit dem oder projekthandbuch.xs verwendet werden.» Die Symbolleiste "nlc_phb_xl_navigation" beinhaltet lediglich eine Ansteuerung der meisten Tabellenblätter. Die Symbolleiste " nlc_phb_xl_data" beinhaltet spezielle Aktionen zum Bearbeiten der Arbeitspakete bzw. zur Aktualisierung des Layouts im Tabellenblatt Data (Details siehe bei den einzelnen Anwendungsgebieten). Seite 9 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

10 » Wenn Sie die Symbolleiste sauber entfernen wollen, empfehlen wir die folgende Vorgehensweise: Wählen Sie das Menü Extras/Add-Ins aus und entfernen Sie den Haken bei Nlc_Phb_Xl. Danach gehen Sie im Menü Extras/Anpassen auf das Blatt Symbolleisten und löschen die 2 Symbolleisten nlc_phb_xl_data und nlc_phb_xl_navigation mit dem Button Löschen aus der Liste. Die Symbolleisten sind jetzt entfernt und verschwinden vom Bildschirm. Um den Vorgang allerdings sauber zu beenden empfehlen wir die Festplatte nach der Datei nlc_phb_xl.xla zu durchsuchen und diese ebenfalls zu löschen. Wenn Sie jetzt die Applikation MS-Excel neu starten, abermals ins Menü Extras/Add-Ins gehen und versuchen den Haken bei Nlc_Phb_Xl zu setzen wird Sie Excel darauf hinweisen, dass er die Add- In Datei nicht finden kann und ob das Add-In aus der Liste entfernt werden kann. Bestätigen Sie die Frage mit Ja und die Symbolleiste ist entgülitg gelöscht. Seite 10 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

11 Step 1: Deckblatt PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Es empfiehlt sich die IT-technischen Schritte in der angeführten Reihenfolge durchzuführen. Wobei die Erarbeitung der Inhalte eventuell vorab in anderer Reihenfolge erfolgt. Trotzdem gibt es einige Features die ebenso zu einem anderen Zeitpunkt sinnvoll genutzt werden können (z.b.: der Upload eines Projekt-Logos). >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Die zentralen Daten des Projekts werden am Deckblatt eingegeben. Wechseln Sie daher zuerst auf das Tabellenblatt Cover". Die Navigation kann über die Karteikarten-Reiter oder über die Symbolleiste "nlc_phb_xl" erfolgen. Editieren Sie am Deckblatt folgende Informationen:» Projektcode (Eindeutiger Schlüssel für das Projekt, bei Nutzung der Importfunktion des projektportfolio.xs ein Pflichtfeld, das im Projektverlauf nicht verändert werden sollte)» Kurzbezeichnung des Projekts (Kurze aber prägnante Bezeichnung für das Projekt, welcher bei vielen Projektmanagement-Methoden genutzt wird, entspricht im projektportfolio.xs dem Systemnamen).» Projektname (Ausführliche Bezeichnung des Projekts, um bereits am Deckblatt zu erkennen, um was es in dem spezifischen Projekt geht)» PSP-Code des Projekts (Führende Stelle im PSP-Code, Standard: 1)» Art des Vorhabens (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Programm, Projekt, Maßnahme)» Projektart (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Produktentwicklung, Informationstechnologie, Infrastruktur, Sonstiges)» Konkretisierung (Freie Kategorie, hier mit den Ausprägungen: Konzeption, Realisation)» Projektauftraggeber (Rolle des internen Projektauftraggebers, Nachname oder Kürzel der Person)» Projektleiter (Rolle des Projektleiters, Nachname oder Kürzel der Person)» Version (freies Textfeld um die Version kennzeichnen zu können)» Datum (dient in weiterer Folge als Stichtag für Projektmanagement-Methoden und den Fortschrittsbericht, sowie die Aktualität der Daten im projektportfolio.xs)» Sprache (siehe Zentrale User Informationen)» Am Deckblatt lässt sich auch ein Projekt-Logo einfügen. Klicken Sie einfach auf den Button Import Logo und wählen Sie ein entsprechende Grafikdatei (im JPG, BMP oder GIF Format). Achten Sie auf die Dateigröße, die Grafik wird zwar entsprechend Ihrer Dimensionen angepasst, die Dateigröße bleibt jedoch erhalten (was zu einer entsprechenden Erhöhung der Dateigröße des führt). Seite 11 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

12 Step 2: Inhalte PHB-USER» Wechseln Sie nun auf das Tabellenblatt Content um die Methoden der Projektgröße anzupassen.» Sie finden nun hier alle möglichen Methoden aufgelistet und daneben die Notwendigkeit dieser in einem Projekt und in einem Kleinprojekt. M steht hier für verpflichtend und O für Optional. Ist nichts eingetragen, besteht keine Notwendigkeit diese Methode anzuwenden. Mit grün gekennzeichnete Methoden sind essenziell und es müssen Eintragungen vorgenommen werden, hingegen dunkelblaue Methoden Ihre Inhalte selbstständig generieren. choose project choose small project show / hide contents» Unter der Tabelle finden Sie 3 Buttons. Mit dem Buttons choose project und choose small project können Sie die vorgeschlagenen Methoden für Projekt bzw. Kleinprojekt in die Auswahl übernehmen. Sie können diese Auswahl noch ergänzen indem Sie selbstständig in der Spalte Auswahl mittels x die wichtigen Methoden kennzeichnen. Natürlich steht es Ihnen frei die Auswahl auch komplett selbstständig zu treffen.» Haben Sie Methoden ausgewählt, können Sie mit dem Button show / hide contents die ausgewählten Methoden anzeigen lassen. Die Tabellenblätter der nicht ausgewählten Blätter verschwinden (sie können jederzeit wieder angezeigt werden). Sie können direkt auf Tabellenblätter wechseln indem Sie die Methodennamen anklicken. Seite 12 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

13 Step 3: Projektabgrenzung und Projektauftrag PHB-USER» Wechseln Sie danach auf das Tabellenblatt "Assignment". Der Projektauftrag ist bzgl. der dargestellten Informationen die komplexeste Maske. Manche Texte sind fix (z.b.: die Bezeichnung der PM-Methode "Auftrag"), manche Felder werden projektspezifisch gefüllt (z.b.: Projektleiter-Name vom Deckblatt oder die Phasen aus der folgenden Detailplanung) und manche Felder basieren auf den hinterlegten Stammdaten (z.b.: die Kostenarten). Mit blauer Schrift hinterlegte Felder lassen sich editieren (z.b.: Ziele) und mit grüner Schrift hinterlegte Felder basieren auf Basisplan-Informationen (z.b.: Projektstart-Termin).» Legen Sie zuerst das Projektstart- u. -endereignis fest.» Als nächster Schritt folgt die Eingabe der Ziele und Nicht-Ziele. Bei der Eingabe stehen jeweils vordefinierte Bereiche zur Verfügung (z.b.: 10 zweizeilige Ziele, das Feld ist in Breite und Höhe statisch, auch wenn der Text kürzer oder länger sein sollte).» Während Projektauftraggeber und Projektleiter vom Deckblatt übernommen werden, müssen die Projekt- Teammitglieder sowie -Mitarbeiter mit ihren Organisationseinheiten im Tabellenblatt Organisation definiert werden.» Die Eingabe der Hauptaufgaben ist nicht notwendig, da diese aus dem Tabellenblatt "Data" generiert werden (Ebene 2 des Projektstrukturplans).» Der Start- und Endtermin, sowie Aufwände und Kosten auf dem Tabellenblatt Assignment sind nicht editierbar. Diese Informationen sind in grün hinterlegt und füllen sich später mit Sicherung des Basisplans. Der Projektauftrag soll sich letztendlich nicht laufend verändern, sondern die gemeinsame Sichtweise von Projektauftraggeber, Projektleiter und Projektteam zu Projektstart darstellen (siehe Step 13: Planung abschließen).» Während alle anderen Ressourcenarten in den Stammdaten mit festen Kostensätzen hinterlegt sind, kann für die 15te Ressourcenart noch ein projektspezifischer Kostensatz eingegeben werden. Sollen die Aufwände der letzten Ressourcenart nicht mit Kosten bewertet werden, müssen Sie einfach den Kostensatz auf 0,- setzen.» Rechts neben dem Projektauftrags-Formular findet sich auch eine Kostenverteilungs-Tabelle. Diese dient der manuellen Kostenverteilung auf Projektebene, nach Kostenarten und Jahren (siehe Step 10: Kostenplanung). Seite 13 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

14 Step 4: Projektkontext PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Aus Performance-Gründen werden manche Darstellungen nicht laufend aktualisiert, sondern müssen durch einen Button angestoßen werden. Die zu den entsprechenden Grafiken passenden Buttons finden sich am selben Tabellenblatt. Es werden jedoch über das Aktivieren des Layouts durch den Button am Tabellenblatt Data (bzw. in der Symbolleiste) immer alle Grafiken aktualisiert bzw. die Ressourcenverteilung neu berechnet. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Context1 um den zeitlichen Projektkontext zu editieren.» Editieren Sie die Vor- oder Nachprojektphase, indem Sie einen der 15 bzw. 10 zur Verfügung stehenden zweizeiligen Aufzählungspunkte nutzen. Das Tabellenblatt hat bis auf den Projektnamen keine Bezüge zu anderen PM-Methoden.» Wechseln Sie danach auf das Tabellenblatt Context2 um den sozialen (bzw. sachlichen) Projektkontext zu editieren. Die Projekt-Umweltanalyse dient primär zur Identifikation kritischer sozialer Projektumwelten um entsprechende Maßnahmen ableiten zu können, hier können jedoch auch sachliche Projektumwelten (wie andere Projekte) ergänzt werden.» Tragen Sie alle relevanten Umwelten in der ersten Spalte unter der Projektumwelt-Grafik ein. Die Spalte Bewertung ist optional. In der Spalte Beziehung wird die Beziehung zwischen Projekt und Umwelt beschrieben. In der Spalte Maßnahme wird die konkrete Maßnahme bzw. die zu setzenden Maßnahmen hinterlegt. Für jede Maßnahme sollte eine Verantwortlichkeit und ein Termin definiert werden (es sind jedoch auch abweichende Informationen, wie der Verweis auf ein Arbeitspaket zulässig).» Wird die Bewertung auf unterstützend gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später grün hinterlegt» Wird die Bewertung auf neutral gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später gelb hinterlegt» Wird die Bewertung auf kritisch gesetzt, wird die Umwelt in der Grafik später rot hinterlegt» Bleibt die Bewertung frei, wird die Umwelt in der Grafik später blau hinterlegt» Reichen die vorhandenen Zeilen nicht aus, oder wollen Sie die Grafik einfach aktualisieren, klicken Sie auf den Button Refresh. Dadurch wird die Projektumweltgrafik neu berechnet und dargestellt (Umwelten werden ein- bzw. ausgeblendet und farblich differenziert) und es werden 3 neue Leerzeilen ergänzt. Die Anzahl an Projektumwelten ist jedoch auf 34 limitiert. Seite 14 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

15 Step 5: Ergebnisplan PHB-USER Das zu liefernde Gewerk lässt sich in einem Objektstrukturplan darstellen. Der Objektstrukturplan bietet die Möglichkeit einer Planungstiefe von 4 Ebenen. Die entsprechenden Betrachtungsobjekte oder Teilergebnisse können einfach beschriftet werden. Wählen Sie dazu einfach die entsprechende Zelle aus und editieren Sie den Text. Um in die 1 Ebene zu gelangen, markieren Sie auf dem Tabellenblatt OSP (O) das Rechteck mit dem entsprechenden Projekt und wählen den Butten vertiefen. Verfahren Sie nach diesem Schema um eine weitere Ebene hinzuzufügen (bis zu 4 Ebenen sind möglich). Um ein weiteres Betrachtungsobjekt auf derselben Ebene einzufügen wählen markieren Sie die entsprechende Zelle und drücken Sie den Button einfügen. Durch diesen Schritt wird ein neues Betrachtungsobjekt unterhalb der zuvor markierten Zelle eingefügt. Der Button entfernen bietet Ihnen die Möglichkeit entsprechende Betrachtungsobjekte zu löschen. Dies ist jedoch nur möglich, wenn das zu löschende Objekt keine tieferen Verzweigungen mehr aufweist (aus diesem Grund müssen allfällige Teilergebnisse zuerst gelöscht werden bevor ein Betrachtungsobjekt entfernt wird) Seite 15 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

16 Step 6: Leistungsplanung PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Zerstören Sie keinesfalls die Struktur des. Verliert die Vorlage Ihre Bezüge muss unter Umständen das Projekthandbuch vollkommen neu angelegt werden. Löschen Sie daher keine Zeilen oder fügen Sie neue Zeilen hinzu. Verschieben Sie auch keinesfalls Zellinhalte einfach mit der Maus. Das ist technisch auf 10 Phasen mit jeweils 25 Arbeitspakete beschränkt. Innerhalb dieser Grenzen unterstützt Sie die Symbolleiste "nlc_phb_xl" zur einfacheren Handhabung (siehe Step 13: Planung abschließen). >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Wechseln Sie zum Tabellenblatt Data. In diesem Blatt wird nahezu die gesamte Detailplanung des Projekts editiert (Planung & Controlling). Das Blatt ist vor der Aktivierung eines Layouts recht unübersichtlich, die Informationen werden jedoch abhängig von der Projektkomplexität später reduziert.» Definieren Sie die Phasen und Arbeitspakete entsprechend der Projektstruktur. Orientieren Sie sich hierzu an der vorhandenen tabellarischen Struktur (graue Zeilen sind für das Projekt und die 10 Phasen reserviert, die weißen Zeilen stehen für jeweils 25 Arbeitspakete pro Phase zur Verfügung.» Bei der Eingabe einer Phase bzw. Arbeitspaketes wird automatisch ein PSP-Code generiert. Dieser ist von der Position abhängig und zu einem spezifischen Stichtag innerhalb eines Projekts eindeutig (nicht jedoch im Projektverlauf, wenn Arbeitspakete entfernt, ergänzt oder verschoben werden). Der PSP-Code ist standardisiert, die führende Stelle kann jedoch am Deckblatt editiert werden (z.b.: für ein Programm "A1", zur vollständigen Anzeige ist diese jedoch auf 3 Stellen begrenzt).» Ergibt sich in der Planung oder auch später im Projektverlauf der Bedarf Arbeitspakete zu ergänzen, zu entfernen oder zu verschieben/kopieren, unterstützt Sie die Symbolleiste "nlc_phb_xl" oder Sie verwenden einfach die Buttons im Kopf des Tabellenblattes (Die Funktionalität ist identisch!). Es stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung:» AP ergänzen (Soweit innerhalb der 25 Arbeitspakete einer Phase die letzten Arbeitspakete noch unbelegt sind, kann an einer beliebigen Stelle ein Arbeitspaket ergänzt werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets vor dem das neue Arbeitspaket eingefügt werden soll. Klicken Sie dann auf das Icon "Insert WP". Technisch werden die folgenden Zeilen nach unten verschoben und die letzte Leerzeile innerhalb der Phase verschwindet, darüber wird dadurch jedoch eine neue Zeile frei. Durch Markieren von mehr aufeinander folgenden Zeilen können übrigens in einem Schritt auch mehrere Zeilen eingefügt werden.)» AP entfernen (Innerhalb einer Phase können ein oder mehrere Arbeitspaket entfernt werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets welches Sie löschen wollen. Klicken Sie auf das Icon "Delete Seite 16 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

17 WP". Technisch wird der gesamte Content der Zeile inklusive Basisplan entfernt und die darunter liegenden Arbeitspakete rücken nach. Dadurch tauchen weitere Leerzeilen auf.)» AP Content kopieren (Innerhalb einer Phase können ein oder mehrere Arbeitspakete in eine spezifische Zwischenablage kopiert werden. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets, welches Sie komplett kopieren wollen. Klicken Sie auf das Icon "Copy WP". Technisch wird der gesamte Content der Zeile bzw. der Zeilen in die Zwischenablage kopiert. Auf diese Weise können ähnliche Arbeitspakete dupliziert werden, in Kombination mit Entfernen oder Leeren können so auch Arbeitspakete verschoben werden.)» AP Content einfügen (Innerhalb einer Phase kann sich der in der spezifischen Zwischenablage befindliche Content auch wieder eingefügt werden. Achtung: Es werden durch diese Funktionalität keine neuen Zeilen angelegt, es wird lediglich der Content aus der Zwischenablage in die aktive Zeile bzw. die darauf folgenden zurück geschrieben. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets von wo aus Sie den vorhandenen Content überschreiben wollen. Klicken Sie auf das Icon "Paste WP". Technisch wird der gesamte Content der Zwischenablage zurück geschrieben. Wurden daher zuletzt 3 Zeilen kopiert, wird die markierte Zeile und die beiden folgenden Zeilen mit dem Content der Zwischenablage überschrieben. Soll kein vorhandener Content überschrieben werden, müssen Sie einfach zuvor 3 Arbeitspakete ergänzen. Die Aktion wird übrigens nur durchgeführt, wenn der Content der Zwischenablage voll zurück geschrieben werden kann, also ausreichend Zeilen vorhanden sind.)» AP Content leeren (Mit dieser Funktion können auch über Phasen hinweg zusammenhängende Arbeitspakete "geleert" werden. Im Unterschied zum "AP entfernen" bleiben die Zeilen bestehen, es wird lediglich der Content entfernt. Markieren Sie die Zeile oder eine Zelle der Zeile des Arbeitspakets welches Sie leeren wollen. Klicken Sie auf das Icon "Clear WP-Content". Technisch werden alle Inhalte der markierten Arbeitspakete entfernt.)» Beachten Sie, dass durch die "nlc_phb_xl" Symbolleiste (oder die Buttons) ausgelöste Aktionen nicht durch die MS-Excel Funktion "Rückgängig" zurückgesetzt werden können (Speichern Sie Ihr projektspezifisches Projekthandbuch daher laufend, um bei massiven Problemen zu einem vergangenen Status zurückkehren zu können). Berücksichtigen Sie auch, dass das Entfernen oder Ergänzen von Arbeitspaketen voraussichtlich eine Aktualisierung des Layouts erfordert.» Bereits mit der Eingabe der Leistungen wird ein entsprechender Projektstrukturplan im Tabellenblatt WBS generiert. Vor der Layoutierung eignet sich diese Darstellung jedoch nur beschränkt zur Visualisierung.» Sie können bereits nach Eingabe der Leistungen erstmals das Layout aktivieren. Wählen Sie beispielsweise das Layout "simple" aus der Drop-Down-Liste und drücken Sie danach den "Layout Views"- Button. Nach den restlichen Planungsschritten ist es jedoch erforderlich das Layout zu aktualisieren, da sonst nur wenige Wochen des Balkenplans angezeigt werden oder nicht alle Ressourcen- und Kostenarten erscheinen. Um die ausgeblendeten Zeilen wieder einzublenden muss in der Drop-Down-Liste off gewählt und der Button "Layout Views" erneut geklickt werden (siehe Step 13: Planung abschließen). Seite 17 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

18 » Bei Bedarf können auch bis zu 20 Arbeitspakete spezifiziert werden. Wechseln Sie dazu auf das Tabellenblatt WPs. Um neue Arbeitspaket-Spezifikationen anzulegen muss das Layout deaktiviert sein (da sonst die unbelegten AP-Spezifikationen ausgeblendet werden).» Wählen Sie in einer freien AP-Spezifikation links oben den PSP-Code des gewünschten Arbeitspakets. Dadurch befüllen sich die Informationen aus der Detailplanung wie Arbeitspaket-Bezeichnung, Verantwortlichkeit, Termine, Ressourcen und Kosten automatisch.» Nun lassen sich in den AP-Inhalten und AP-Ergebnissen 10 Aufzählungspunkte hinterlegen. Die Aufzählungspunkte sind einzeilig. Optional lässt sich auch der AP-Fortschritt entsprechend der 5 möglichen Fortschrittsstatus beschreiben (hier sollte auf die AP-Ergebnisse Bezug genommen werden).» Die AP-Spezifikationen bestehen aus festen Inhalten. Im Falle einer Verschiebung von Arbeitspaketen im Tabellenblatt Data und daher Veränderung des PSP-Codes, muss dieser in den AP-Spezifikationen manuell adaptiert werden.» Werden nachträglich weitere Arbeitspakete spezifiziert, sollten diese am Ende der Liste ergänzt werden, da AP-Inhalt, AP-Ergebnis und AP-Fortschritt an einer festen Position im Tabellenblatt verankert sind und nicht am eigentlichen Arbeitspaket hängen. Soll eine AP-Spezifikation unbedingt eingeschoben werden, müssten die jeweiligen Contents manuell kopiert werden (auch in diesem Fall dürfen keinesfalls ganze Zellenblöcke mit der Maus verschoben werden). Seite 18 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

19 Step 7: Projektorganisation PHB-USER» Wechseln Sie danach zum Tabellenblatt Organisation. Hier werden alle Projektrollen personell spezifiziert und Ressourcenarten zugewiesen.» Die Rollen sind fest definiert und quantitativ beschränkt:» Projektauftraggeber: max. 1 Person, Name bereits am Deckblatt definiert, erforderlich» Projektauftraggeber-Gremium: max. 5 Personen, optional» Projektleiter: max. 1 Person, Name bereits am Deckblatt definiert, erforderlich» Projektassistent: max. 1 Person, optional» Projektteammitglieder: max. 12 Person, erforderlich» Projektmitarbeiter: max. 12 Personen, optional» Projektcoach: max. 1 Person, optional» Den Personen sollten die definierten Ressourcenarten (z.b.: Abteilungen) zugewiesen werden. Technisch sind auch abweichende Informationen (z.b.: externes Unternehmen) zulässig, eine korrekte Zuordnung unterstützt jedoch in der Ressourcenplanung (siehe Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung).» Über die Zuordnung von Ressourcenarten zu den Personen werden später für dieses Projekt nicht benötigte Ressourcenarten völlig ausgeblendet und über das Funktionendiagramm wird auf Arbeitspaket-Ebene erkannt, von welchen Ressourcenarten Aufwände erwartet werden.» Klicken Sie den Button Refresh um das Projektorganigramm zu aktualisieren. Da das Projektorganigramm auf maximal 33 Personen ausgelegt ist, wirkt die Grafik bei kleineren Projektorganisationen e- ventuell etwas leer.» Wechseln Sie danach zum Tabellenblatt Data. Hier ist auch ein Funktionendiagramm integriert. Wurden neue Personen im Organigramm ergänzt, sollte das Layout aktualisiert werden.» Rechts von den bereits eingetragenen Phasen und Arbeitspaketen finden sich die 26 zur Verfügung stehenden Rollen (alle Rollen bis auf Projektauftraggeber-Gremium, Projektassistenz und Projektcoach) bzw. nach Aktivierung des Layouts, nur noch die mit Personen hinterlegten Rollen. Seite 19 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

20 » In den Kreuzungspunkten der Arbeitspakete und Personen können nun Zuständigkeiten verteilt werden. Pro Arbeitspaket sollte es genau einen Arbeitspaket-Verantwortlichen geben. Jene Person wird durch ein "V" gekennzeichnet und auch in der Spalte "Verantwortlichkeit" dargestellt. Weiters können noch "M" für Mitarbeit, "E" für Entscheidung und "I" für Information verteilt werden.» Das Funktionendiagramm dient zur detaillierten organisatorischen Zuordnung von Zuständigkeiten, als auch als Basis zur Identifikation des AP-Verantwortlichen (welcher auch im Projektstrukturplan dargestellt wird) und der Identifikation der Ressourcenarten, wo Plan- und Ist-Aufwände erwartet werden.» Obwohl es pro Arbeitspaket exakt einen Verantwortlichen geben sollte, ist eine Zuordnung mehrerer V pro Arbeitspaket technisch möglich. Seite 20 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

21 Step 8: Terminplanung PHB-USER» Wechseln Sie erneut auf das Tabellenblatt Data. In den Spalten Start und Ende der Aktuellen Termine können die zum Stichtag geplanten Termine pro Arbeitspaket festgelegt werden.» Ist das Layout nicht aktiviert ( OFF ), dann sind auch noch die nicht editierbaren "Basis Termine" sichtbar. Die Terminplanung kann bereits mit aktiviertem Layout erfolgen, nach Eingabe der Termine sollte das Layout jedoch erneut aktualisiert werden (siehe Step 13: Planung abschließen).» Die terminliche Lage des Projekts und der Phasen ergibt sich aus den zugeordneten frühesten und spätesten Arbeitspaketen. Die Termine der Arbeitspakete werden über die Eingabe von Start- und Endterminen manuell bestimmt.» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Milestones. Auf diesem Blatt sind Meilensteine manuell anzulegen, die Termine berechnen sich jedoch automatisch über Verknüpfungen zu den Leistungen.» Einer Phase oder einem Arbeitspaket kann ein Meilenstein zugewiesen werden. Dies erfolgt durch die Zuordnung des entsprechenden PSP-Codes (Achten Sie darauf, dass Veränderungen in der Projektstruktur auch Anpassungen der Meilenstein-Bezüge erfordern). Anschließend erfolgt die Benennung des Meilensteins, welche individuell durchgeführt werden kann (ereignisbezogene Formulierung).» Bei der Abhängigkeit besteht die Möglichkeit aus folgenden Optionen zu wählen:» Anfang» Ende» Fix» Wird die Abhängigkeit Anfang oder Ende zugewiesen, wird der Aktuelle Termin aus der Detailterminplanung des zugeordneten Arbeitspakets vom Tabellenblatt "Data" übernommen.» Wurde die Option Fix ausgewählt, kann in der Spalte manueller Fixtermin ein frei definierbares Datum eingegeben werden, welches jedoch innerhalb der zeitlichen Projektabgrenzung liegen muss. Seite 21 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

22 » Die "Basis-Termine" werden automatisch eingetragen, sobald der Basisplan abgespeichert wurde. Die Spalte Ist-Termine wird automatisch über Referenz zum Stichtag befüllt (siehe Step 13: Planung abschließen).» Die Meilensteine werden grundsätzlich mit M bei den jeweiligen Arbeitspaketen im Projektstrukturplan gekennzeichnet. Diese Darstellung kann verändert werden, es empfiehlt sich jedoch nur ein Zeichen zu verwenden. Aus Performance-Gründen müssen die Termine im Meilensteinplan, sowie die Darstellung der Meilensteine im Projektstrukturplan mit dem Button "Refresh" aktualisiert werden.» Auf Basis der eingegeben Daten generiert sich automatisch ein einfacher Balkenplan. Im Tabellenblatt "Gantt" werden Balken für die Phasen und Arbeitspakete, sowie am Ende des Plans Rauten für die Meilensteine dargestellt. Die Zeitskala ist monatlich und wöchentlich untergliedert und lässt sich manuell nicht verändern. Seite 22 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

23 Exkurs: Netzplantechnik Profi PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Obwohl im kein Kalender definierbar ist, kann bei Bedarf ansatzweise Netzplan-Technik eingesetzt werden. Dies erfolgt mit der von MS-Excel bereitgestellten Systematik relativer Zellbezüge. Generell ist beim Einsatz von Formeln zu beachten, dass beim Einsatz der Symbolleiste "nlc_phb_xl" (oder der gleichwertigen Buttons im Kopf des Tabellenblattes Data ) die Formeln durch den Wert ersetzt werden (AP ergänzen, entfernen, einfügen). Es wird also die Formel "=2+2" durch den Wert "4" ersetzt, was für die erforderlichen Bezüge in der Netzplan-Technik zu ungewünschten Effekten führt. Es empfiehlt sich daher beim Einsatz von Netzplantechnik neue Arbeitspakete immer an das Ende einer Phase zu stellen und bei zu entfernenden Arbeitspaketen nur den Content zu löschen. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Will man das Ende nicht manuell editieren, sondern über die Dauer eines Arbeitspakets berechnen lassen, erstellt man eine einfache Formel "=START+DAUER-1"; auf diese Weise ist natürlich nicht ausgeschlossen, dass das Ende auf einen SA, SO oder Feiertag fällt.» Alternativ kann auch die spezifische Funktion genutzt werden. Durch die Formel =PHB_D(START;DAUER) lässt sich das Ende über die Dauer in Werktagen berechnen. TS_D steht hierbei für TimeSchedule_Duration und hat einen Kalender hinterlegt, wo nur MO-FR gearbeitet wird (1 Woche entspricht daher 5 Arbeitstagen Dauer).» Soll ein Arbeitspaket direkt nach dem Abschluss eines anderen Arbeitspakets erfolgen (Normalfolge) oder parallel starten (Anfangsfolge), erstellt man eine einfache Formel wie "=ENDE+1" oder "=START").» Alternativ kann auch die spezifische Funktion genutzt werden. Durch die Formel =PHB_RS(ENDE;LAG;FOLGENART) lässt sich zb. eine Normalfolge auch auf Basis des MO-FR Kalenders erstellen. Es gibt folgende Folgenarten: FS : Normalfolge, SS Anfangsfolge und FE Endfolge. Bei einem LAG von 0 und FS als Folgeart startet der Nachfolger einen Werktag nach dem Ende des Vorgängers (Endet der Vorgänger am FR, startet der Nachfolger daher am MO).» Soll sich ein Arbeitspaket über mehrere Vorgänger berechnen, sind komplexere Formeln erforderlich "=MAX(ENDE;ENDE;ENDE)" oder "=MAX(MIN(START;START);MAX(ENDE;ENDE))"; es empfiehlt sich die Berechnungen jedenfalls nachvollziehbar zu gestalten. Es sind auch Formelverschachtelungen mit den spezifischen Funktionen möglich (z.b.: =PHB_RS(MAX(ENDE;ENDE;ENDE);LAG;FOLGENART) ).» Während bei der Dauer nur positive Werte akzeptiert werden, kann mittels eines negativen LAGs auch eine Überlappung konstruiert werden. Ein positives LAG steht für eine Verzögerung in Werktagen (des MO-FR Kalenders). Seite 23 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

24 Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung PHB-USER» Wechseln Sie erneut zum Tabellenblatt Data. Pro Ressourcenart steht eine Spalte mit dem "Aktuellen Personalaufwand" zum Stichtag zur Verfügung. Da alle Ressourcenarten identisch behandelt und auch konsolidiert werden, sollten mit dem grundsätzlich nur Personalressourcen geplant werden.» Je nachdem ob das Layout aktiviert ist oder nicht, sind alle Ressourcenarten jeweils mit den Spalten "Basis", "Ist" und "Aktuell" eingeblendet oder nur die projektspezifisch benötigten Ressourcenarten mit den Spalten "Ist" und "Aktuell". Für die Planung wird zunächst nur die Spalte "Aktuell" benötigt, hier werden pro Arbeitspaket die Gesamtaufwände pro Ressourcenart eingegeben.» Wurde den Personen ordnungsgemäß eine Ressourcenart zugewiesen und das Funktionendiagramm befüllt, sollten pro Arbeitspaket jene Ressourcenarten weiß hinterlegt sein, wo Aufwände erwartet werden (also alle Ressourcenarten, bei denen mindestens eine Person dieser Ressourcenart ein V oder ein M zugewiesen wurde). Technisch sind sowohl die weiß, als auch grau hinterlegten Ressourcenarten auf Arbeitspaket-Ebene editierbar.» Die Summen auf Projekt- und Phasenebene, sowie die Gesamtaufwände über alle Ressourcenarten berechnen sich automatisch. Sollten die Summen auf Projektebene nicht korrekt sein, deaktivieren Sie nochmals das Layout und überprüfen Sie, ob Arbeitspakete ohne Bezeichnung, aber mit zugewiesenen Aufwänden existieren.» Die Aufwände bilden die Basis für die Kalkulation der 3 automatisch berechneten Kostenarten (siehe Step 10: Kostenplanung).» Auf dem Tabellenblatt "Personnel" werden auf zwei Seiten diverse Personalauswertungen übersichtlich dargestellt. Während auf der ersten Seite tendenziell auf Projektstruktur basierende Auswertungen dargestellt sind, finden sich auf der zweiten Seite Ressourcenarten-basierende Auswertungen. Sofern noch kein Basisplan gespeichert wurde und keine Ist-Aufwände vorliegen, haben einige Auswertungen jedoch nur eine geringe Aussagekraft.» Die auf der Projektstruktur basierenden Auswertungen sind im Detail:» Gesamtprojektstatus (grafisches Balkendiagramm, es werden die Gesamtaufwände aller Ressourcenarten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung) Seite 24 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

25 » Projekt- und Phasenstatus (tabellarische Matrix, es werden für alle 10 potentiellen Phasen die Gesamtaufwände aller Ressourcenarten in 5 Spalten dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)» Phasenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtaufwände aller Ressourcenarten pro Phase im Verhältnis zueinander dargestellt)» Ressourcenartenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Projektaufwände pro Ressourcenart im Verhältnis zueinander dargestellt)» Fortschrittsstatus (grafisches Kreisdiagramm, es werden die Ist-Aufwände im Verhältnis zu den Rest- Aufwänden dargestellt, diese Information ist eigentlich auch aus diversen Tabellen und Balkendiagrammen ersichtlich)» Die auf der Ressourcenarten basierenden Auswertungen sind im Detail:» Detaillierte Ressourceninformationen (grafisches Balkendiagramm, es werden pro Ressourcenart die Gesamtaufwände in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)» Verteilung aktuelles Personal (grafisches Histogramm, es werden die Gesamtaufwände pro Ressourcenart und Monat dargestellt, die Verteilung der Aufwände über die Zeit erfolgt linear)» Die lineare Ressourcenverteilung wird über die Aktivierung des Layouts neu berechnet. Die Berechnung erfolgt auf Ressourcenart- und Arbeitspaket-Ebene linear. Dazu müssen jedem Arbeitspaket Start- und Endtermine und Aufwände zugewiesen werden. Ist-Aufwände werden vom AP-Starttermin zum Stichtag linear aufgeteilt, Rest-Aufwände vom Stichtag zum AP-Endtermin hin. Die lineare Verteilung erfolgt auf Kalendertags-Basis (SA, SO und Feiertage werden bei der Kalkulation wie Werktage gewertet). Überprüfen Sie daher die Kombination aus Stichtag (am "Cover"-Tabellenblatt), Terminen, Ist- und Aktuellen Aufwänden (am "Data"-Tabellenblatt). Seite 25 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

26 Step 10: Kostenplanung PHB-USER» Wechseln Sie erneut zum Tabellenblatt Data. Pro Kostenart steht eine Spalte mit den "Aktuellen Kosten" zum Stichtag zur Verfügung. Da alle Kostenarten identisch behandelt und auch konsolidiert werden, kann im nur mit einer Währung (Standard: ) gearbeitet werden.» Unabhängig vom gewählten Layout, sind immer alle Kostenarten dargestellt. Bei aktiviertem Layout sind die Spalten "Basis", "Ist" und "Aktuell", bei deaktiviertem Layout nur die Spalten "Ist" und "Aktuell sichtbar. Für die Planung wird zunächst nur die Spalte "Aktuell" benötigt, hier werden pro Arbeitspaket die Gesamtkosten pro manueller Kostenart eingegeben.» Sind in den Stammdaten die automatischen Kostenarten und Kostensätze ordnungsgemäß zugewiesen sollten sich die ersten 3 Kostenarten automatisch berechnen. Aus diesem Grund sind die ersten 3 Kostenarten auch nicht editierbar. Die restlichen Kostenarten (max. 7) können manuell befüllt werden (siehe Step 9: Ressourcen- bzw. Personaleinsatzplanung und Zentrale Administrator Informationen).» Die Summen auf Projekt- und Phasenebene, sowie die Gesamtkosten über alle Kostenarten berechnen sich automatisch. Sollten die Summen auf Projektebene nicht korrekt sein, deaktivieren Sie nochmals das Layout und überprüfen Sie, ob Arbeitspakete ohne Bezeichnung, aber mit zugewiesenen oder berechneten Kosten existieren.» Im Tabellenblatt "Costs" werden auf zwei Seiten diverse Kostenauswertungen übersichtlich dargestellt. Ähnlich zu den Ressourcenauswertungen sind auf der ersten Seite tendenziell auf Projektstruktur basie- Seite 26 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

27 rende Auswertungen dargestellt und auf der zweiten Seite Kostenarten-basierende Auswertungen. Sofern noch kein Basisplan gespeichert wurde und keine Ist-Kosten vorliegen, haben einige Auswertungen jedoch nur eine geringe Aussagekraft.» Die auf der Projektstruktur basierenden Auswertungen sind im Detail:» Gesamtprojektstatus (grafisches Balkendiagramm, es werden die Gesamtkosten aller Kostenarten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)» Projekt- und Phasenstatus (tabellarische Matrix, es werden für alle 10 potentiellen Phasen die Gesamtkosten aller Kostenarten in 5 Spalten dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)» Phasenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtkosten aller Kostenarten pro Phase im Verhältnis zueinander dargestellt)» Kostenartenverteilung (grafisches Kreisdiagramm, es werden die aktuellen Gesamtkosten pro Kostenart im Verhältnis zueinander dargestellt)» Fortschrittsstatus (grafisches Kreisdiagramm, es werden die Ist-Kosten im Verhältnis zu den Rest-Kosten dargestellt, diese Information ist eigentlich auch aus diversen Tabellen und Balkendiagrammen ersichtlich)» Die auf der Kostenarten basierenden Auswertungen sind im Detail:» Detaillierte Kosteninformationen (grafisches Balkendiagramm, es werden pro Kostenart die Gesamtkosten in 5 Balken dargestellt: Basis, Ist, Rest, Aktuell, Abweichung)» Verteilung aktueller Kosten (grafisches Histogramm, es werden die Gesamtkosten pro Kostenart und Jahr dargestellt, die Verteilung der Kosten über die Zeit muss manuell erfolgen) Seite 27 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

28 » Die manuelle Kostenverteilung erfolgt auf Projektebene pro Kostenart und Jahr am Tabellenblatt "Assignment". Zunächst werden alle Kosten dem Jahr zugewiesen, in dem das Projekt startet. Bei der Verteilung erfolgt keine logische Überprüfung (es können daher ressourcenbasierende Kostenarten auch vollkommen anders verteilt werden oder Kosten in ein Jahr verteilt werden in dem das Projekt gar nicht mehr läuft). Es werden immer 3 Jahre angezeigt (da das auf 2 Jahre Projektdurchlaufzeit ausgelegt ist).» Wie bei anderen Anwendungsgebieten, kann auch bei der manuellen Kostenverteilung die von MS-Excel bereitgestellte Systematik relativer Zellbezüge eingesetzt werden (Es müssen jedoch Zirkelbezüge vermieden werden). Sollen beispielsweise die Hälfte der Kosten auf das zweite Jahr verteilt werden, kann dies durch eine einfache Formel "=AKTUELL*0,5" gelöst werden. Seite 28 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

29 Step 11: Projektkommunikation und -spielregeln PHB-USER >> WICHTIG << >> WICHTIG << Da das eine auf MS-Excel basierende Vorlage ist, können Features wie Zellbezüge oder Zoom genutzt werden, es gibt jedoch auch entsprechende Einschränkungen wie der erforderlichen Reservierung von Zellengrößen. Wollen Sie innerhalb einer Zelle einen Zeilenumbruch in MS-Excel einfügen, müssen Sie ALT+ENTER eingeben. Wollen Sie Aufzählungszeichen einführen, empfiehlt es sich ein Leerzeichen vor ein Minus oder Plus zu setzen, damit diese Zeichen nicht als Formeln missinterpretiert werden. >> WICHTIG << >> WICHTIG <<» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Communication um die Kommunikationsstrukturen im Projekt zu definieren.» Da die Kommunikationsstrukturen auf 5 Sitzungen beschränkt sind, sollten an dieser Stelle nur die mehrmalig stattfindenden Kommunikationsstrukturen hinterlegt werden. Definieren Sie die Bezeichnung der Sitzung, die Inhalte und Teilnehmer der Kommunikationsstruktur, sowie konkrete Termine und Orte.» Eine Kommunikationsstruktur kann sechszeilig beschrieben werden. Das Tabellenblatt hat bis auf den Projektnamen keine Bezüge auf andere PM-Methoden.» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Rules um spezifische Regeln im Projekt in Bezug auf Verhalten und Dokumentation zu definieren.» Tragen Sie in der linken Spalte eine Kurzbezeichnung für die Regel bzw. den Themenpunkt ein. Wollen Sie jedoch nachträglich eine Grafik einfügen, sollte diese nur einzeilig sein.» Listen Sie in der rechten Spalte die genauen Regeln in Bezug auf Verhalten, Protokolle, Verbote, Dokumentenablage, Namenskonventionen, Zugriffsrechte, etc. Die Regeln können mittels Beistrichen oder manuellen Aufzählungszeichen gegliedert oder in Sätzen durchgehend formuliert werden. Seite 29 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

30 » Pro Spielregel kann auch ein Icon (eine Grafik) importiert werden. Die Funktionalität ist ähnlich des Uploads eines Projekt-Logos (siehe Step 1: Deckblatt).» Markieren Sie in der ersten Spalte die gewünschte Spielregel und Klicken Sie dann auf den Button Icons uploaden. Wählen Sie ein entsprechende Grafikdatei (im JPG, BMP oder GIF Format). Achten Sie auf die Dateigröße, die Grafik wird zwar entsprechend Ihrer Dimensionen angepasst, die Dateigröße bleibt jedoch erhalten (was zu einer entsprechenden Erhöhung der Dateigröße des führt). Seite 30 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

31 Step 12: Projektrisiko PHB-USER» Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Risk um das spezifische Projektrisiko zu analysieren, gegebenenfalls entsprechende Maßnahmen und ein Risikobudget zu definieren.» Legen Sie die Projektrisken zeilenweise in der Risikotabelle an, indem Sie dem Risiko einen Titel geben und das Risiko beschreiben. Bewerten Sie das potentielle Risiko hinsichtlich Risikokosten, Verzögerung und einer Eintrittswahrscheinlichkeit ab.» Kategorisieren Sie optional das Risiko hinsichtlich den Betrachtungsobjekten und der Priorität. Definieren Sie präventive (vorbeugende) und korrektive Maßnahmen.» Das berechnet ein Risikobudget, welches jedoch in der Projektkostenstruktur nicht automatisch berücksichtigt wird (dieses muss bei Bedarf manuell in der Projektkostenplanung übernommen oder verknüpft werden).» Risken haben teilweise höchst unterschiedlich Konsequenzen. Splitten Sie bei Bedarf ein Risiko in zwei Zeilen, achten Sie jedoch auch darauf das dieselben Risken nicht redundant erfasst und daher zu einem höheren Risikobudget führen.» Im können maximal 50 Risken verwaltet werden. Reichen die Zeilen der Risiko- Tabelle nicht aus, müssen Sie den Button Refresh klicken damit diese um 5 Zeilen erweitert wird. Seite 31 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

32 Step 13: Planung abschließen PHB-USER» Nachdem die gesamte Planung abgeschlossen ist, sollte das Layout aktiviert bzw. aktualisiert werden. Dabei werden nicht benötigten Zeilen und Spalten ausgeblendet, diverse Darstellungen (Meilensteinplan, Projektorganigramm, Projektumweltgrafik) aktualisiert und die Ressourcenverteilung neu berechnet.» Hierfür steht der Button "Layout Views" zur Verfügung. Sofern dies nicht bereits laufend bei diversen Planungsschritten erfolgt ist, wählen Sie aus der Drop-Down-Liste das entsprechende Layout für die Arbeitspakete Ihres Projektes. Beim Layout wird grundsätzlich zwischen zwei Stati unterschieden: OFF (Layout deaktiviert) und ON (Layout aktiviert).» Während sich für das Anlegen bzw. das Verändern des Projektstruktur das deaktivierte Layout eignet, sollte zumindest vor dem Versenden oder Drucken das Layout aktiviert werden. Die unterschiedlichen Layouts differenzieren sich nur in der Projektstrukturplan-Darstellung.» Während "min" den Mindestinhalt eines Arbeitspakets im Projektstrukturplan darstellt (AP-Bezeichnung, PSP-Code, AP-Verantwortlicher), wird bei "max" der Maximalinhalt angezeigt (AP-Bezeichnung, PSP- Code, AP-Verantwortlicher, Starttermin, Endtermin, Gesamtaufwand, Gesamtkosten, Ampelstatus, Fortschritt). Klicken Sie den "Layout Views" Button um die Formatierung zu starten bzw. zu aktualisieren. Das bereits voreingestellte Layout kann auch über die Symbolleiste "nlc_phb_xl" aktualisiert werden. Die Formatierung kann bis zu einer Minute in Anspruch nehmen.» Nachdem die Planung mit allen Projektbeteiligten abgestimmt wurde, kann der Basisplan gesichert werden. Das bietet die Möglichkeit einen einzigen Basisplan zu hinterlegen (dieser soll grundsätzlich den Planungsstatus abbilden, der Basisplan kann jedoch auch zu einem späteren Zeitpunkt mit aktuellen Daten überschrieben werden).» Das Sichern des Basisplans ist für den Projektauftrag und den Fortschrittsbericht unbedingt erforderlich. Jedoch auch Balkenplan, Meilensteinplan, Personaleinsatzplan und Kostenplan referenzieren auf die Werte des Basisplans.» Auf dem Tabellenblatt Data aus der Drop-Down-Liste der Basisplan-Funktionalität save wählen und den "Save Base Plan"-Button klicken. Seite 32 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

33 » Damit wird die Projektplanung abgeschlossen und die betreffenden Datenfelder in die zugeordneten Spalten (wie z.b. in die Spalte Basistermin des Tabellenblatts Milestones ) übernommen.» Der Balkenplan "Gantt" stellt nun pro Phase und Arbeitspaket zwei Balken dar. Der blaue Balken beim Arbeitspaket und der schwarze Balken bei der Phase stellen weiterhin die aktuellen Termine dar. Zusätzlich wird nun ein grauer Balken für den Basisplan angezeigt. Sind Basistermine und aktuelle Termine ident, wird ein grau-blau schraffierter Balken dargestellt (Achtung, da der Kalender auf Wochenebene fest eingestellt ist, bedeutet ein Basistermin am MO und ein Aktueller Termin am SO derselben Woche grafisch trotzdem deckungsgleiche Daten, dass beide Termine in der selben Woche liegen (siehe Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling). Bei den Meilensteinen sind die aktuellen Termine mit einer roten Raute und die ursprünglichen Plantermine mit einem grauen Kreis dargestellt (ein roter Kreis bedeutet, dass Basistermin und Aktueller Termin ident sind).» Auch in den Personaleinsatz- und Kostenauswertungen tauchen nun der Basisplan-Balken auf und es wird eine Abweichung zwischen aktuellen Werten (Aufwänden, Kosten) und Basiswerten berechnet.» Ein Basisplan kann bei Bedarf auch gelöscht werden. Wählen Sie dazu "delete" aus der Drop-Down- Liste und klicken Sie erneut auf den "Save Base Plan"-Button. Damit Sie nicht irrtümlich durch drücken des Buttons vorhandene Basisplan-Werte überschreiben, gibt es die Option lock, welche die Funktionalität des "Save Base Plan"-Buttons sperrt.» Drucken Sie das mit den editierten Daten aus, indem Sie die entsprechenden Tabellenblätter markieren und diese gemeinsam ausdrucken (werden die Tabellenblätter einzeln ausgedruckt ist sonst die Gesamtseitenanzahl inkorrekt, entscheiden Sie selbst welche Blätter Sie ausdrucken wollen). Seite 33 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

34 Step 14: Leistungs-, Termin-, Ressourcen- u. Kostencontrolling PHB-USER» In jedem Controllingzyklus sollte zuerst der Stichtag des Controllings aktualisiert werden. Dieser findet sich im am Tabellenblatt "Cover" relativ weit unten.» Wechseln Sie erneut auf das Tabellenblatt Data. Grundsätzlich erfolgt die Neuplanung im Projektcontrolling ähnlich wie die Erstplanung. Es werden einfach die aktuellen Werte der Detailplanung verändert und zusätzlich der Projektfortschritt editiert.» Bevor Sie die aktuellen Werte ändern, überprüfen Sie sicherheitshalber nochmals ob der Basisplan, auf den Sie sich später referenzieren wollen, gespeichert wurde (siehe Step 13: Planung abschließen).» Bei Bedarf können im Rahmen des Leistungscontrollings Arbeitspakete hinzufügt, entfernen oder verschoben werden. Diesbezüglich ist eventuell die Symbolleiste "nlc_phb_xl" hilfreich oder das Deaktivieren des Layouts erforderlich (siehe Step 6: Leistungsplanung)» Der Leistungsfortschritt wird in fünf Stufen gegliedert, welcher über Drop-Down-Liste den einzelnen Arbeitspaketen in der Spalte "Status" zugewiesen werden kann.» Im Projektstrukturplan werden noch nicht begonnene Arbeitspakete (leer oder 0%) weiß, begonnene Arbeitspakete (25%, 50%, 75%) gelb und bereits abgeschlossene Arbeitspakete (100%) grün dargestellt. Seite 34 von 40 Wien Salzburg Graz Bonn

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