Terminologiearbeit Luxus oder Notwendigkeit? Doku+Medien Forum, Hamburg, Prof. Dr. Klaus-Dirk Schmitz FH Köln, Fakultät 03/IIM.

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1 Terminologiearbeit Luxus oder Notwendigkeit Doku+Medien Forum 2010 Hamburg Klaus-Dirk Schmitz Fakultät 03 ITMK Fachhochschule Köln Übersicht Terminologiearbeit im Informationsprozess des Unternehmens Wie mache ich es richtig, z.b. Gute Benennungen bilden Termbank konfigurieren Werkzeug auswählen Kosten vs. Nutzen: ROI Fazit + Antwort Language Supply Chain (in Anlehnung an Sturz 2008) Informationsentwicklung Der Konstrukteur hat eine Idee, die er dem Technischen Redakteur vermittelt; dieser erstellt eine (übersetzungsgerechte) Dokumentation, die er dem Übersetzungsmanager zur Verfügung stellt; dieser sucht einen (muttersprachlichen) Übersetzer aus, der seine Übersetzung nach Fertigstellung an den Kundenlektor weitergibt; nach Überprüfung und Abnahme geht s weiter an den DTP-Experten, der das Produkt dann fertig stellt. Entstehung Vertextung Lokalisierung Übersetzung Terminologie Management Terminologie für den Zieltext Terminologie muss innerhalb eines zielsprachlichen Dokuments einheitlich definiert und verwendet werden: Nur eine Benennung für einen Begriff (keine Synonyme!) Nur einen Begriff für eine Benennung (keine Homonyme!) Terminologiemanagement im Übersetzungsprozess notwendig! Schmitz (2008) nach ASTM F

2 Terminologie für den Zieltext Entstehung Vertextung Übersetzung Terminologie Management Bert Esselink: 2000 Terminologie bei der Softwarelokalisierung Die Auswahl und Festlegung sowie die konsistente und korrekte Verwendung von Fachwörtern (Terminologie) sind Grundvoraussetzungen für eine erfolgreiche Lokalisierung: meist innovative Fachgebiete und Themen große Projekte mit mehreren Mitarbeitern durchgängige Terminologie in allen Produkten Vorgeschriebene Terminologie (Umgebung, Gesetze und Richtlinien, Corporate Language) Terminologie bei der Softwarelokalisierung Gerade bei der Lokalisierung von Software muss die Terminologie schon vor dem Übersetzungsprozess festgelegt werden. Terminologie für den Ausgangstext Entstehung Hinzu kommt, dass oft schon mit der Lokalisierung begonnen werden muss, bevor der Ausgangstext fertig gestellt ist, um eine gleichzeitige Auslieferung der Software (simship) in mehreren Märkten sicherzustellen. Vertextung Übersetzung Terminologie Management 2

3 Terminologie für den Ausgangstext Susanne Murawski, 2005 Die Auswahl und Festlegung sowie die konsistente und korrekte Verwendung von Fachwörtern (Terminologie) sind eine Grundvoraussetzungen für die Informationsentwicklung Gute Terminologie im Ausgangstext unterstützt entscheidend den Übersetzungs-/Lokalisierungsprozess (Fehler im as Text, Nachfrage beim Autor) Terminologiemanagement im gesamten Informationserstellungs- und Übersetzungsprozess notwendig! Medtronic Terminology Workflow BA Commitment Development Evaluation Product Planning Engineering Key Term Identification Term Development Term Localization Multilingual Project Glossary L English Project Glossary Software Development Software Localization A U User Documentation Development User Documentation Localization N C Feature Naming Trademarking H Mkg. Comm. Planning & Key Message Development Mkg. Comm. & Education Development Mkg. Comm. & Education Localization Uwe Muegge, Medtronics 2005 Launch Planning Launch Prep Dieter Gust in edition 2/2006 Terminologie für den gesamten Prozess Entstehung Vertextung Terminologie Management Übersetzung SDL Trados 3

4 Terminologie im Unternehmen Traditionelle Unternehmensstruktur Terminologie im Unternehmen Abtrennung der Terminologie Management Vertragswesen Konstruktion Produktion Marketing Einkauf Verkauf Unterstützungsbereiche QM DV TD ÜS Terminologie Entwicklung Projektplanung Konstruktion Dokumentation Übersetzung Terminologie Terminologie im Unternehmen Moderne Unternehmensstruktur Informationsmanagement Terminologie im Unternehmen Erfundenes Beispiel Klingelrassel (Matthias Schulz 2001): Neues Modell für eine Babyrassel mit Glocke Qualitätsmanagement Datenverarbeitung Lokalisierung Terminologie TechDoku. Integrierte Systeme Übersetzung Entwicklung: Rassel 127 Marketing: Ringel Technische Redaktion: Klingelrassel, Glockenrassel, Rasselklingel, Rasselglocke Verkauf: Rappel Und jetzt kommt die Übersetzung! Terminologie im Unternehmen Oft findet man in Unternehmen: Verwendung verschiedener Benennungen im Unternehmen Festlegung der Benennungen durch verschiedene Redakteure Freigegebene Terminologie: keine Zuständigkeiten/keine Verwaltung Folgen: Inkonsistente Dokumente Frustrierte Kunden Beschädigtes Marken- und Kundenimage Verzögerungen und Zusatzkosten beim Lokalisierungsprozess Probleme beim Einsatz einer automatischen Übersetzungslösung (Sophie Hurst SDL 2008) Vergabe von Benennungen Schmitz/Straub: tekom-tms-studie erscheint 2010 Technische Dokumentation 79,7% Forschung / (Software-) Entwicklung / Konstruktion 79,7% Marketing 63,5% Produktmanagement / Portfoliomanagement 61,3% Übersetzung / Lokalisierung 40,4% Vertrieb / Sales 39,3% Service / Kundendienst / After Sales 30,7% Schulung / Training 28,4% Geschäftsführung 26,3% Unternehmenskommunikation / Public Relations 24,4% Qualitätssicherung / Qualitätsmanagement 16,3% Einkauf / Beschaffung 12,3% Montage / Montageplanung / Produktion 12,3% Instandhaltung / Wartung 8,2% IT-Service 6,7% 4

5 Produkt-Planung und -Entwicklung Produkt- Vermarktung Produkt-Nutzung Produkt-Wartung F&E & Produktmanagement Produktspezifikationen F&E Verfahrensanweisungen Prozessdokumentation zur Produktentwicklung CAD-Grafiken / 3D-Modelle zum Produkt Laborhandbuch F&E & Softwareentwicklung Softwareoberflächen / Bedienmenues F&E & TD & Marketing Bilder zum Produkt F&E & TD Datenblätter Stücklisten F&E& Marketing Verpackungsaufdrucke / Produktaufkleber QM Qualitätsdokumentationen F&E& Produktmanagement Informationen zum Produkt-Releasewechsel Marketing & Produktmanag. Produktinfo-Blätter für Pre-Sales Marketing Marketingmaterial Kundenpräsentationen Vertrieb & Marketing & TD Produktkataloge Preiskataloge Vertragsunterlagen Unternehmenskommunikation Presseinformationen TD Montage- u. Installationsanleitung Inbetriebnahmeanleitung Bedienungs- u. Gebrauchsanleitung, Handbuch Montage- u. Installationsanleitung Onlinehilfen Training & TD Schulungsunterlagen Marketing & TD Multimedia / Simulationsprogramme TD & F&E & Softwareentw. Benutzeroberfläche / Softwarebeschreibungen F&E Bedienelemente und Beschriftungen TD Wartungshandbuch / Wartungsanleitungen TD & Service Reparaturanleitungen Ersatzteilkatalog Terminologie-Pobleme 84,2 % erleben oft bis ständig, dass verschiedene Unternehmensbereiche bzw. Mitarbeiter für das Gleiche unterschiedliche Bezeichnungen verwenden 70,7 % der Befragen stellen oft bis ständig fest, dass in verschiedenen Dokumenten für das Gleiche unterschiedliche Bezeichnungen verwendet werden 47,1 % der Mitarbeiter können oft oder ständig Bezeichnungen nicht sofort verstehen Schmitz/Straub: tekom-tms-studie erscheint ,1 % der Mitarbeiter müssen oft oder ständig nachfragen, wie die korrekten Bezeichnungen lauten Terminologie im Unternehmen Terminologie im Unternehmen (Sophie Hurst SDL 2008) (Sophie Hurst SDL 2008) Terminologie- vs. Wissensmanagement Terminologiemanagement spielt bei der Wissensidentifikation, -schaffung, -speicherung und -verbreitung als Explizierungsinstrument eine Schlüsselfunktion. Daher: Terminologiemanagement ist als Voraussetzung für Wissensmanagementprozesse unerlässlich Terminologiemanagement ist eine spezialisierte Form des Wissensmanagements Ana Arandan (2008) in Anlehnung an das SECI- Modell nach Nonaka/Takeuchi (1997) 5

6 Terminologie für int. Dokumentation Welche Texte werden in der Praxis erstellt und übersetzt? Bedienungsanleitungen, Systembeschreibungen, Spezifikationen, wiss./techn. Berichte + Vorträge, Normen, Patente, Verträge, Angebote, Geschäftsberichte, Zeugnisse etc. Sitzungsprotokolle, Werbetexte, Korrespondenz vorwiegend auf dem Gebiet der Technik so gut wie keine Belletristik oder allgemeinsprachlichen Texte Mark Childress SAP hohe Frequenz von Fachtermini! Informationsentwicklung und Dokumentationsprozess Quelle: Matthias Heyn, Trados, DTT-Symposion 2004 Informationsentwicklung und Dokumentationsprozess Quelle: Sophie Hurst - SDL, GIM-Konferenz 2008 Terminologiearbeit richtig gemacht Die dargestellten Anforderungen und Probleme lassen sich nur durch ein systematisches Terminologiemanagement erfüllen bzw. lösen. Terminologie-Workflow im Unternehmen Methoden der Terminologiearbeit (z.b. Benennungen) Datenmodellierung und Konzeption einer Termbank Auswahl und Implementierung eines Tools Terminology for software localization TMM as a function of QA (Quality Assurance) management TMM and QA upstreamed to planning stage Proactive TMM Terminology Management Workflow diagram Keiran Dunne 2005 Sue Ellen Wright

7 Medtronic Terminology Workflow BA Commitment Development Evaluation Informationsentwicklung und Übersetzungsworkflow Quelle: Susanne Göpferich, DAISY-Projekt, DTT-Symposion 2004 Bilderstellung Schadensschlüssel festlegen und dokumentieren Teile dokumentieren Product Planning Key Term Identification Term Development Engineering Term Multilingual Project Localization Glossary L Produktinformationen übernehmen Reparaturtiefe/ Aufteilungstiefe bestimmen Andere Infoarten Dokumententiefe bestimmen Teile festlegen Reparaturmethode festlegen Reparaturmethode dokumentieren Zeiten dokumentieren Peripherie Infoarten dokumentieren Dokumentation freigeben Übersetzung Gesamt- Freigabe English Project Glossary Software Development Software Localization A U Planungsphase Festlegung Andere Infoarten dokumentieren Dokumentation Freigeben Übersetzen Freigeben User Documentation Development User Documentation Localization N C Feature Naming Trademarking H Anfrage : Benennungen vorhanden? nein ja Mkg. Comm. Planning & Key Message Development Mkg. Comm. & Education Development Mkg. Comm. & Education Localization Antrag Neuaufnahme oder Änderung Deutsche Version abstimmen Übersetzuung veranlassen Datensatz freigeben Ggf. weitere Begriffe beantragen Uwe Muegge, Medtronics 2005 Launch Planning Launch Prep Thesaurus Benennungsbildung (neue Termini) Neue Dinge werden erfunden und entwickelt; neue Begriffe entstehen und müssen mit Benennungen versehen werden, damit man darüber schreiben und sprechen kann. Werden Produkte und Dienstleistungen lokalisiert, so liegen zwar Benennungen im Ursprungsland vor, fehlen aber (oft noch) im Zielland. Welche Methoden der Benennungsbildung gibt es? Rachel Herwartz (TermSolutions) Schöpfung neuer Terminologie Schöpfung neuer Terminologie Segway Freiraum-Utensilien Multifunktionsbesteck??? Segway Personal Transporter Segway PT Selbstbalance-Roller Gyropode (fr) 7

8 Schöpfung neuer Terminologie ribbon Ribbon Band Multifunktionsleiste Schöpfung neuer Terminologie Welche linguistische Verfahren zur Wortbildungen sind für die Benennungsbildung nutzbar: Komposition Menüleiste, Bildschirmpräsentation Derivation Vorlage, Auflösung Konversion Layout layouten Terminologisierung / Umterminologisierung Lineal, Fenster Virus, Strategie Entlehnung Zoom, Frame, Add-in Kürzung Info, Tabstopp, AutoText ruban (FR) Urschöpfung simsen, sitt (als Pendant zu satt) Oft wird Terminologie nicht einheitlich verwendet; es existieren zu viele Benennungen für den gleichen Begriff (Synonyme) oder zu viele unterschiedliche Schreibvarianten. Zur Vereinheitlichung der Terminologie in Texten, bei Produkten oder in Unternehmen (Corporate Language) muss eine Benennung ausgewählt werden, und zwar möglichst die beste. Welche Kriterien zur Bewertung von Benennungen gibt es? Anforderungen an Benennungen! USB-Stick USB-Speicher USB-Speicher-Stick Speicherstift Datenzäpfchen Flash-Drive Memorystick Pen-Drive Flash-Memory etc. Genauigkeit und Eineindeutigkeit Die Beziehung zwischen Begriff und Benennung soll eineindeutig sein, d.h. - Nur eine Benennung für einen Begriff (keine Synonyme!) - Nur einen Begriff für eine Benennung (keine Homonyme!) Sollte innerhalb eines Dokumentes, eines Produktes und eines Unternehmens angestrebt werden! Besonders wichtig bei Software(lokalisierung)! Beachte: Neubildung durch Terminologisierung führt (gesamtsprachlich) zu Mehrdeutigkeiten Transparenz und Motivation Durchscheinen der Merkmale eines Begriffs in der Benennung Den Begriff hinter der Benennung kann man leicht (ohne Definition und Erklärung) erfassen Man unterscheidet: - morphologische Motivation - semantische Motivation - phonetische Motivation Beachte: Transparente und motivierte Benennungen entstehen meist durch Komposition und Derivation 8

9 Transparenz und Motivation Morphologische Motivation Inhalt des repräsentierten Begriffs ergibt sich direkt aus den Bestandteilen der Benennung Transparenz und Motivation Semantische Motivation Bestandteile einer Benennung werden eher im übertragenen Sinn verwendet Bildschirmpräsentation, Zwischenablage, Fehlermeldung, serielle Schnittstelle Kopfzeile, Fensterrahmen, Maus, Computervirus, infizierte Datei Beachte: Neubildung durch Terminologisierung führen oft zu einer semantischen Motivation Transparenz und Motivation Phonetische Motivation Benennung werden eher lautmalerisch gebildet klicken, zippen (über das Englische und semantisch) Beachte: Wird in den Fachsprachen sehr selten verwendet Transparenz und Motivation Bei der (semantischen und auch morphologischen) Motivation ist darauf zu achten, dass - die Beziehungen zwischen den Kompositateilen erkennbar und eindeutig bleibt Schweineschnitzel, Jägerschnitzel, Kinderschnitzel Kinderarmut, Schrankwand Gummi-Schuhsohle, Mädchen-Handelsschule network printing device setup - die Semantik für alle erkennbar ist firewall Beachte: Bei der Übersetzung z.b. in romanische Sprachen muss die Beziehung explizit werden Transparenz, Motivation: fire wall Transparenz, Motivation: fire wall 9

10 Transparenz, Motivation: fire wall Angemessenheit Die Benennung soll - dem Leser vertraut und geläufig sein - keine Verwirrung oder Unsicherheit erzeugen - keine negativen Konnotation hervorrufen (z.b. geschlechtsneutral, politisch korrekt, nicht diskriminierend) Fehler im Anwendungsprogramm (statt Anwenderfehler) barrierefreier Zugang (statt behindertengerechter Zugang) Bedienoberfläche (statt Bediener- oder Benutzeroberfläche) Client-Server-Architektur (statt Master-Slave-Architektur) Entwickler-Handbuch (statt Programmier-Bibel) Angemessenheit Angemessenheit Ableitbarkeit Erleichterung der weiteren Bildung neuer (verwandter) Benennungen nach dem Prinzip der Derivation oder Konversion Semantik (statt Bedeutungslehre) semantisch, Semantiker etc. Afghanisch (statt Paschtu) afghanisch vs. paschtunisch Beachte: Wichtig im Deutschen und Englischen, da hier häufig Derivation und Konversion als Wortbildungsverfahren genutzt werden Sprachliche Ökonomie Knappheit der Benennung Termbank (statt Terminologie-Datenbank-System) Ultrakurzwellenüberreichweitenfernsehrichtfunkverbindung Beachte: Gerade motivierte Benennungen komplexer Begriffe sind häufig nicht sprachlich ökonomisch 10

11 Sprachliche Korrektheit und Sprechbarkeit Benennung entspricht den grammatischen, besonders den morphologischen und phonetischen Regeln der jeweiligen Sprache TerminologieSystem, Terminologie System, Susi s Frisiersalon, Übersetzungs-Dienstleistungen, Microsoft Windows-Betriebssystem upgedatet, geupdated, inputten getrocknete Tomatencreme, fünfköpfiger Familenvater Arbeitsbereich (statt Arbeitbereich) Kilkenny (statt Smithwick s) Beachte: automatische Verfahren, Termextraktion Bevorzugung der eigenen Muttersprache Benennung in der Muttersprache sind transparenter sowie leichter verständlich und sprechbar als Entlehnungen aktualisieren (statt updaten) Startseite (statt Homepage) Eingabe und eingeben (statt Input und inputten) Zwischenablage (statt Clipboard) Multifunktionsleiste (statt Ribbon) Gute Wörter schlechte Wörter Weitere Anforderungen Konsistenz verwandte Benennungen gleich bilden Verbreitung etablierte und gebräuchliche Benennungen lassen sich leichter durchsetzen Gesetzes- und Normenkonformität vorgegebene Benennungen beachten (Internationalität) Benennungen mit griechischen oder lateinischen Elementen erleichtern die Verständlichkeit über Sprachgrenzen hinweg Konzeption einer Terminologielösung The wardrobe model Geplante Nutzergruppen, Zweck Übersetzung, Lokalisierung, Terminologiearbeit, Technische Redaktion, Sprachplanung, Normung, WB-Erstellung, Unterstützung von Experten etc. Sprachen Datenkategorien und Eintragsstruktur Generelle Konzeption und Arbeitsweise Kooperation mit anderen Anwendungen Editoren, TM, MÜ, Term-Extraktion, CMS, etc. Werkzeuge From unorganized chaos 11

12 The wardrobe model Data modelling for termbanks to useful structured organization Data modelling for termbanks Datenkategorien (ISO 12620:1999) A part of speech NONADMITTED TERM1: grammatical category NONADMITTED TERM2: word class DESCRIPTION: A category assigned to a word based on its grammatical and semantic properties. PERMISSIBLE INSTANCES: Examples of parts of speech commonly documented in terminology databases can include: a) noun b) verb c) adjective d) other Datenkategorien (Typologie I) Datenkategorien Komplexe Datenkategorien Offene Datenkategorien (open data categories) Inhalt der Datenkategorien ist frei und nicht vorhersehbar. Benennung, Definition, Anmerkung Geschlossene Datenkategorien (closed data categories) Inhalt der Datenkategorien besteht aus vorbestimmbaren festgelegten Wertemengen Genus, geographischer Gebrauch, Fachgebiet? Einfache Datenkategorien (simple data categories) Sind die elementaren Werte geschlossener Datenkategorien. (Können theoretisch geschlossene DatCats mit JA/NEIN sein.) Maskulinum, CH, Biologie Offene DatCats Text Geschlossene DatCats Picklist Einfache DatCats Boolean 12

13 Datenkategorien Datenkategorien (Typologie II) Begriffsbezogene Datenkategorien Sprach-(Locale-)bezogene Datenkategorien Benennungsbezogene Datenkategorien Verwaltungstechnische Datenkategorien Spezielle Datenkategorien Datenkategorien (MT7-Vorschläge) Lexikographischer Eintrag Terminologischer Eintrag Bedeutung Wort Bedeutung Benennung Begriff Benennung Bedeutung Bedeutung Benennung Benennung Bedeutung Bedeutung Benennung Benennung Deskriptive Terminologiearbeit 13

14 Terminologischer Eintrag Lexikographischer Eintrag Benennung (Benennung) Begriff Benennung Benennung (Benennung) Benennung Präskriptive (normende) Terminologiearbeit Terminologischer Eintrag Terminologischer Eintrag Eintragsmodellierung + Prinzipien Eintragsmodellierung + Prinzipien Begriffsorientierung Alle terminologische Information zu einem Begriff einschließlich aller Benennungen in allen Sprachen sollen in einem Eintrag verwaltet werden können. Daraus folgt: Alle Synonyme, Abkürzungen, Äquivalente müssen in einen Eintrag (tauchen alle im Index auf) Alle Homonyme / Polyseme müssen in verschiedene Einträge (tauchen im Index mehrfach auf) 14

15 Eintragsmodellierung + Prinzipien Eintragsmodellierung + Prinzipien Eintragsmodellierung + Prinzipien Meta-Model aus ISO Eintragsmodellierung + Prinzipien Benennungsautonomie Alle Benennungen zu einem Begriff sollen als autonome Blöcke von Datenkategorien verwaltet und mit allen notwendigen Datenkategorien dokumentiert werden können (ohne Bevorzugung einer bestimmten Benennung) Daraus folgt: Alle Synonyme, Abkürzungen, Varianten etc. können mit Genus, Wortklasse, Quelle, Kontext, Firmencode etc. versehen werden. Auch verbotene Benennungen sollten aufgenommen werden (markiert als abgelehnt oder no term ) Eintragsmodellierung + Prinzipien 15

16 Eintragsmodellierung + Prinzipien Eintrag Begriff repräsentiert durch ID-Nr. und/oder Klassifikation/Notation o.ä. Sprache 1 Sprache 2 Sprache 3... Benennung 1 + Begleitinfo Benennung 2 + Begleitinfo Benennung 1 + Begleitinfo Benennung 2 + Begleitinfo Benennung 3 + Begleitinfo Benennung 1 + Begleitinfo Konsistenz der Terminologie Konsistenz der Terminologie bei Erarbeitung: Automatisch kodierte Datenkategorien Vorgegebene Wertelisten (Picklist) Validierungsroutinen (bei Eingabe) Filter zur gezielten Validierung Konsistenz der Terminologie bei Verwendung: Direkter Zugriff bei Erstellung von Dokumentation und Übersetzungen, automatisches Nachschlagen Cut-and-Paste Integration in Autoren-/CAT-Umgebungen Terminologiekontrolle im Zieltext (masch. Lektorat) Sonstige Qualitätsaspekte Nur gut dokumentierte Terminologie kann hohe Qualitätsansprüche erfüllen: gute Strukturierung und Modellierung der terminologischen Daten notwendig. Nur (schnell) gefundene Terminologie kann genutzt werden: ausgefeilte und schnelle Suchmöglichkeiten mit definierbaren Einschränkungen (Filtern) notwendig. Terminologieverwaltungssysteme Datenbankdefinition (Datenkategorien, Datenmodell, Sprachen, Zeichensätze etc.) Benutzerverwaltung (versch. Nutzer, Zugriffsrechte) Layoutverwaltung (unterschiedliche Layouts) Datenbankverwaltung (mehrere Datenbanken, lokal / LAN / Web, vorhandene Wörterbücher) Retrieval (Wildcards, Fuzzy-Suche, Volltextsuche, Filter) Dateneingabe (Templates, Standardwerte, Picklisten, Konsistenzkontrolle, Kontrolle der Nutzerrechte) Datenaustausch (Import, Export, Drucken, TBX) Konnektivität (TermExtract, Editor, TV, TM, MÜ-WB, Terminologie-Kontrolle, CMS) LREC 2002, May 2002 Prozesse, Tools und Ressourcen Kosten vs. Nutzen: ROI Doku-Erstellung Editor / DTP Autoren-System masch. Lektorat Übersetzung Editor / DTP CAT-System MÜ-System AM CMS WB TM WBs Philosophie! Term- Manag. TB Term- Extract Wir haben eigentlich gesehen, dass Terminologiearbeit und Terminologie-Management eine Grundvoraussetzung für die Unternehmenskommunikation und den gesamten Informationsprozess im Unternehmen ist. Es ist auch klar, dass eine definierte Terminologie die Technische Redaktion und den Übersetzungsprozess positiv beeinflussen. Aber warum ist es so schwer, Entscheidungsträger davon zu überzeugen (in Terminologiearbeit zu investieren)? LREC 2002, May

17 Why do initiatives fail? Janaina Wittner WhP tekom 2008 Janaina Wittner WhP tekom 2008 Costs and ROI (Case Study Sample) Operations & CFO: different mindset Corporate image, customer satisfaction, improved communication... It sounds good What is the ROI in 1-3 years? How much does it cost? Defined internal Terminology customers Development team Documentation Training Marketing Help desk and support But also Finance Defined need Web application: simple workflow, user-friendly interface, flexible Ongoing maintenance: moderator, linguistic, technical Competitive price Janaina Wittner WhP tekom 2008 Costs and ROI (Case Study Sample) Focused on ROI Identification of measurable (setup costs, time spent) Estimation of actual time spent in $ Make assumptions on % of time spent less Compare assumptions with actual after x months Subtract project costs from profit, not gross revenue ROI = [(Profit - Investment)/Investment)]*100 Janaina Wittner WhP tekom 2008 Costs and ROI (Case Study Sample) Identified metrics Time spent on terminology-related matters Collection of information for a month Analysis of the Results Translation: 5%, Review: 25% Help Desk: 5% Technical writing: 3% Training Department: 2% Corporate Information Services: 2% SW/Web Development: >1% Legal Department: <1% 5% 2h/week Financial Department: <1% Janaina Wittner WhP tekom 2008 Costs and ROI (Case Study Sample) 10 technical writers at $80/hour each spending 5 hours less/month on terminology research = $ engineers at $80/hour each spending 2 hours less/month on terminology research = $ Initial setup costs $ (3 years) = $ Fixed costs (maintenance, sw updates) = $ Average profit margin = 50 % [(Profit - Investment)/Investment)]*100 [( )/ )] * 100 = 38.5 % ROI = 38.5 % Kosten-Nutzen-Analyse Nutzen-Kennzahlen: z.b. Kosten für Änderungen in der Anleitung Kosten für Rückfragen der Übersetzer Kosten für Korrekturen in der Zielsprache Matchraten im TMS ohne def. Termininologie Evaluation und Vergleich Nutzen Grad der Notwendigkeit Rahmenbedingungen für optimalen Nutzen Alternativen mit def. (ohne def. Termininologie Termininologie) Vergleichswerte aus Benchmark oder Schätzung Daniela Straub / Klaus-Dirk Schmitz (tekom 2009) Art der Probleme Ausmaß der Folgen z.b. Anzahl Sprachen z.b. Übersetzungsumfänge z.b. Einsatz eines TMS z.b. Anzahl Mitarbeiter TD Kosten-Kennzahlen: z.b. Investionskosten für System, Schulung MA Laufende Kosten für Terminologiearbeit, System-Wartung mit def. Termininologie Evaluation und Vergleich Kosten 17

18 Costs and ROI Costs and ROI modification of a term using single-source-publishing ORIGINA L MODEL 1 MODEL 2 MODEL 3 MODEL 4 MODEL 5 Fastened by a steel 3-1/2 threaded bolt ebxml Fastened by an aluminum 3-1/2 threaded bolt cxml CD-ROM Costs and ROI Costs and ROI ORIGINAL MODEL 1 MODEL 2 MODEL 3 MODEL 4 MODEL 5 example for cost calculation: ENGLISH FRENCH GERMAN DUTCH FINISH ebxml cxml Ben Martin (JD Edwards, TAMA2001) average costs to correct one term throughout all documents: 1, US $ per language average costs to create one terminological entry: US $ CD-ROM Rachel Herwartz (2009) Mark Childress (Multilingual 2006) Kosten vs. Nutzen: ROI Kosten vs. Nutzen: ROI 18

19 Keiran J. Dunne (Multilingual 2007) Mark Childress (2007) Kosten vs. Nutzen: ROI Kosten vs. Nutzen: ROI Keiran J. Dunne (Multilingual 2007) Kosten vs. Nutzen: ROI Noch einmal! Gute Terminologiearbeit ist zeitaufwendig (teuer). Je mehr Personen/Anwendungen die Ergebnisse der Terminologiearbeit nutzen, desto eher rechnet sich der Aufwand. Interdisziplinär: alle involvieren! Je früher Terminologiearbeit betrieben wird, desto effizienter wird der Produkt-/Informationsentwicklungs-/Übersetzungsprozess. Proaktiv: wenn Begriffe entstehen! Fazit 2 Die Konzeption und Einrichtung einer Terminologieverwaltung/Terminologiedatenbank sollte sehr sorgfältig geplant werden, besonders in den Bereichen: Auswahl/Realisierung der Datenkategorien Modellierung des terminologischen Eintrags Auswahl des entsprechenden Tools Fehler sind später kaum oder nur mit recht hohem Aufwand reparierbar! Testbetrieb in täglicher Praxis und Neuanfang Fazit 3 Ein unternehmensweites und -einheitliches Terminologiemanagement führt zu einer sauberen Unternehmenssprache bringt Produkte schneller auf den Markt unterstützt auch im heimischen Markt die Nutzerfreundlichkeit der Produkte und Dokumentation ( Nicht-Muttersprachler ) reduziert den Aufwand und die Kosten bei der Übersetzung / Lokalisierung reduziert die Fehler und erhöht die Qualität bei Dokumentation, Übersetzung und Lokalisierung K.-D. Schmitz,! IIM, FH Köln 19

20 Fazit 4 Terminologieprobleme kommen in sehr vielen Unternehmen vor Nicht alle Nutzen-Faktoren sind leicht zu quantifizieren Ob sich Terminologiearbeit auch rechnet, ist von verschiedenen Rahmenbedingungen abhängig Und zum Abschluss: Tipps von Teilnehmern der tekom-studie: Nicht nur den Einsparungseffekt im Auge haben, sondern Terminologiemanagement muss gelebt werden. Terminologiearbeit muss sehr stark beworben und die Vorteile unentwegt gepriesen werden. Terminologiearbeit ist kein Luxus, Terminologiearbeit ist eine Notwendigkeit! und das kann anhand von Zahlen gezeigt werden Weiteres in der neuen tekom-terminologie-studie (erscheint Anfang 2010) sowie in der tekom-studie 101 Kennzahlen für die TD. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Prof. Dr. Klaus-Dirk Schmitz Fachhochschule Köln Fakultät 03 - ITMK/IIM Mainzer Str Köln 20

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