Erfahrungen aus 60 Records-Management- Beratungsprojekten im kantonalen, kommunalen und privatwirtschaftlichen Umfeld

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1 Erfahrungen aus 60 Records-Management- Beratungsprojekten im kantonalen, kommunalen und privatwirtschaftlichen Umfeld Fachtagung 2013 der CM Informatik Andreas Steigmeier, Geschäftsführer Docuteam GmbH, Baden 1

2 Docuteam GmbH, Baden und Biel: Leistungsspektrum Records Management Archivinformatik Archivbewirtschaftung Analyse, Konzeption und Umsetzung von Information Lifecycle Management (Records Management, GEVER) Beratung Konzeption von digitalen Langzeitarchiven Entwicklung und Integration von Software für Langzeitarchive Beratung/Informatik Bewertung und Erschliessung von Archiven, analog und digital Bewirtschaftung von Archiven in Dauermandaten Praktische Archivarbeit Wir decken den ganzen Lebenszyklus von Unterlagen ab und sind in der Lage, analoge und digitale Unterlagen gleichberechtigt zu behandeln. Docuteam wurde 2003 gegründet, wird geführt von den Gründern und Inhabern Andreas Steigmeier und Tobias Wildi und hat 20 Mitarbeitende (16 Vollstellen), davon 7 in der Records-Management-Beratung. 2

3 Records Management to sell what nobody wants? Klassische Mythen zu Records Management «Ich finde meine Unterlagen immer!» «Wir haben viele Teilzeitkräfte. Da kann man nicht auch noch Records Management machen.» «Bei uns ist alles so komplex. Da ist es besser, wenn jeder selbst zu seinen Unterlagen schaut.» «Wir brauchen kein Records Management, wir haben ja eine Volltextsuche!» «Warum Daten strukturieren, Speicherplatz wird doch immer billiger!» 3

4 Nur, wenn alle dahinter stehen Records Management gelingt nur, wenn Sie als Chefin oder Chef dieses Projekt wirklich wollen und darin den betriebswirtschaftlichen Nutzen erkennen; Sie die Unterstützung Ihrer Kolleginnen und Kollegen aus der Geschäftsleitung gewinnen können; die politischen Behörden das Vorhaben unterstützen; (Anmerkung: Politiker kommen nicht im Traum auf die Idee, die Verwaltung könnte die Unterlagen nicht im Griff haben. Sie erwarten das von der Verwaltung.) die Kader aller Stufen dafür gewonnen werden können; durch ein geschicktes Projektmarketing auch den Mitarbeitenden vermittelt werden kann, dass sie bei ihrer Arbeit davon profitieren werden selbst wenn sie neue Regeln einüben müssen. 4

5 Die Einführung eines Geschäftsverwaltungssystems ist primär ein Organisationsprojekt Der Stadtschreiber von Bern zur Einführung von Axioma: «Wir wussten, dass es mit einem grossen Anfangsaufwand verbunden sein wird. Uns war auch klar, dass gut 80% des Aufwands organisatorischer Natur ist». (Quelle: Newsletter CMI, März 2013) Sie sollten aber auch die IT-Aspekte des Projekts nicht getrennt von den organisatorischen betrachten. Eine Zusammenarbeit ist unerlässlich. 5

6 Das Modell «Docuteam 3 x 3» für Records-Management-Projekte Projekt Betrieb Analyse M M M Konzeption Umsetzung Betrieb, Controlling Strategische Ebene Operative Ebene Technische Ebene M: Meilenstein (Genehmigung bzw. Abnahme von Lieferobjekten) 6

7 Zumindest bei der strategischen Konzeption den ganzen Lebenszyklus in den Blick nehmen 7

8 Sie brauchen gute Ablagestrukturen Die meisten Registratur- bzw. Aktenpläne stammen aus dem 20. Jh. und sind thematisch aufgebaut, oft sogar von A = Abstimmungen bis Z = Zivilstand. Sie haben auf der ersten Ebene Positionen, was den Überblick erschwert. Die thematische Gliederung macht den Plan unklar: Heisst die Position jetzt Kehricht oder Entsorgung? Oft führt dies zu Mehrfachablagen. Es ist wenig sinnvoll, mit einem veralteten und ungeeigneten Registraturplan und einem top-modernen Geschäftsverwaltungssystem arbeiten zu wollen. 8

9 Moderne Ordnungssysteme I orientieren sich an den Prozessen (und nicht an der Organisation, die ändern kann, oder an Themen, die Unklarheiten schaffen). 9

10 Moderne Ordnungssysteme II enthalten nicht nur eine Struktur, sondern weitere beschreibende Daten (Metadaten), welche den Umgang mit den unter einer Position liegenden Geschäften regelt. Viele davon kann man in CMI Axioma oder CMI Konsul importieren. sind damit eigentliche Managementsysteme für die Steuerung von Unterlagen (ISO 30300). 10

11 Sie brauchen Regeln Wie verteilen sich Verantwortlichkeiten und Kompetenzen? Wer hat die Federführung wofür? Wo wird das Masterdossier geführt, wo allenfalls Nebendossiers oder Handakten? Was ist ein Geschäft? Wie benenne ich ein Geschäft? Welche Unterlagen sind geschäftsrelevant und folglich in das Geschäftsdossier abzulegen? Welche s sind ins Geschäftsdossier abzulegen? Auf welchem Weg? Wie benenne ich ein Dokument? Welchen Dateinamen trägt ein Dokument, wenn es das Haus verlässt? Wie benenne ich ein Traktandum? Wie, wann und durch wen werden Geschäfte abgeschlossen? Ohne Regeln benützt jeder das System anders. Das behindert auch die Suche. 11

12 Das Dossierprinzip ist fundamental Das Dossier ist in der Schweiz ein gut verankerter Begriff. Und dennoch hat die Verwaltung teilweise das Wissen verloren, wie man Dossiers bildet. Noch im Papierzeitalter sind viele Verwaltungen dazu übergegangen, chronologisch abzulegen, ohne Dossierbildung (sogenannte Glattablage). CMI Axioma und CMI Konsul setzen konsequent auf die Bildung von Geschäften. Ein Geschäft = ein Dossier. Aber die Mitarbeitenden müssen lernen, was ein Geschäft ist. Bereits bei der Erarbeitung des Ordnungssystems muss darauf geachtet werden, dass die Abgrenzung zwischen Ordnungssystem = statische Struktur und Dossiers/Geschäften = dynamische Ebene klar ist. 12

13 Ordnungssystem = Möbel (statisch, kann nicht von jedermann verändert werden) 13

14 Definieren Sie das Geschäft ganz genau Ziel ist es, Geschäfte sauber abschliessen zu können. Schaffen Sie Regeln, die «ewige» Geschäfte verhindern. Sie könnten in solchen Geschäften den Überblick verlieren, Sie können sie nicht abschliessen und auch nicht archivieren. Ein Geschäft ist ein Arbeits- oder Entscheidungsvorgang mit Anfang und Ende. Ein Projekt ist beispielsweise immer ein Geschäft. Sollte bei einem Geschäft kein Ende in Sicht sein, muss es künstlich in Perioden abgebrochen werden: Jahresdossiers bilden (z.b. Stadtbildkommission, Protokolle 2013) Phasengliederung als geschäftsbildendes Element: Vorprojekt, Projekt, Ausführung usw. Eine Person oder eine Infrastruktur können allein kein Geschäft bilden. Muster Peter, geb , Steuerentscheid (und nicht: Hans Muster) Pilgerstrasse, Sanierung 2014 (und nicht: Pilgerstrasse) Bahnhofstrasse 40, Baulinie (und nicht: Bahnhofstrasse 40) Limmattalbahn, Vorprojekt, Verkehrführung Zentrum (und nicht: Limmattalbahn) 14

15 Klären Sie, welche Dokumente geschäftsrelevant und daher abzulegen sind Relevanzstufe Dokumentenbeispiele Anweisung Kenntnisrelevanz Prozessrelevanz Rechtlich-administrative Relevanz Mails CC und zur Info Einladungen Protokollkopien Angebote Bewerbungen Zeitpläne Mails mit Abmachungen Rechnungen und Belege Arbeitsverträge Nicht ablegen; aus dem Posteingang löschen Ablegen; wenn nicht mehr aktuell, aus dem Dossier löschen, spätestens bei Dossierabschluss Ablegen; bleiben im Dossier. Aufbewahrungsfrist und Archivwert nach OS 15

16 Die Umsetzung ist die Herausforderung Schulung am neuen System reicht nicht: Die neuen Regeln und Strukturen müssen ebenso sorgfältig eingeführt werden. Prozessorientierte Ordnungssysteme sind in der Regel intuitiv und werden gut angenommen. Trotzdem braucht es in den ersten Tagen und Wochen ein Coaching: «Wo muss ich das jetzt ablegen», ist die meistgehörte Frage. Es braucht auch nach der Umsetzung/Systemeinführung noch einen Effort: Controlling! Empfohlen: Ein Marschhalt mit Korrekturen einige Monate nach Einführung. 16

17 Auf einen Blick Nur, wenn alle dahinter stehen Primär ein Organisationsprojekt Konzeptionell den ganzen Lebenszyklus von Unterlagen in den Blick nehmen Ordnungssysteme sind heute prozessorientiert und enthalten Metadaten zur Steuerung des Lebenszyklus von Unterlagen. Es braucht Regeln: zu den Verantwortlichkeiten, zur Ablage und Benennung von Dokumenten und speziell von s, von Geschäften und Traktanden sowie zur Gliederung und zum Abschluss von Geschäften. Über die Frage, was ein Geschäft ist, muss ein kollektives Wissen herangebildet werden. Ebenso darüber, was geschäftsrelevant ist und abgelegt werden muss. Die Umsetzung ist die Herausforderung in einem Records-Management-Projekt. Es hört nach der Einführung nicht auf. Der Betrieb von Records Management erfordert ein Controlling. 17