Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record Archivierung im Stadtarchiv Winterthur

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1 Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record Archivierung im Stadtarchiv Winterthur Kundenveranstaltung ruf: Gever in den Kantonen Thurgau und Zürich Winterthur, Marlis Betschart, Stadtarchivarin

2 Was ist ein Archiv? Das Wort Archiv leitet sich aus dem griechischen Wort für Behörde, Amtsstelle ab. Archivgut entsteht aufgrund der Verwaltungstätigkeit einer Behörde Die Gemeinden sind verpflichtet, Archive mit dauernd aufzubewahrenden Akten der öffentlichen Organe zu führen. Diese Archive dienen gemäss Archivgesetz ZH der Bewahrung, Vermittlung und Erschliessung von schriftlichen oder elektronischen Aufzeichnungen zu rechtlichen, administrativen, kulturellen und wissenschaftlichen Zwecken. Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 2

3 Gesetzliche Grundlagen Kanton Zürich Archivgesetz vom 24. Sept Archivverordnung vom 9. Dez Gesetz über die Information und den Datenschutz (IDG) 12. Feb (Einführung des Öffentlichkeitsprinzips) Verordnung über die Information und den Datenschutz (IDV) 28. Mai 2008 Wichtigste eidgenössische Erlasse mit Bezug auf die Aktenführung Obligationenrecht Art Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) 24. April 2002 Mehrwertsteuergesetz (MwstG) 2. Sept Spezialgesetze (z.b. für das Zivilstandswesen) Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 3

4 Grundsätze für die Aktenablage der öffentlichen Organe (Archivverordnung ZH 7-10) Führen von Registraturplänen und Verzeichnissen Ablage: vollständig, verlässlich, jederzeit nachvollziehbar, Ordnung nach eindeutigen, geeigneten Kriterien Original wird archiviert Verwendung von alterungsbeständigen Informationsträgern und Beschreibstoffen Angebotspflicht ans Stadtarchiv (gemäss IDG spätestens 10 Jahre nach Abschluss) Definition einer verantwortlichen Person für die Aktenablage (Zusammenarbeit mit dem Stadtarchiv) Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 4

5 Umsetzung der Angebotspflicht im digitalen Zeitalter Datenverlust unausweichlich? Nicht gepflegte Papierablage nach 30 Jahren: Kontext/Inhalt kann in nützlicher Frist erkannt werden Nicht gepflegte Elektronische Ablage nach 30 Jahren: physisch / technisch unzugänglich, Interpretation kann nicht bewältigt werden. Löschungen sind einfach Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 5

6 Konzepte: Life Cycle Management, Records Management und digitale Archivierung Strukturierte Verwaltung der geschäftsrelevanten Aufzeichnungen während des gesamten Lebenszyklus: Definition eines verbindlichen Ordnungssystems (Retention Schedule) mit Sicht auf Aufgaben und Prozesse, Bildung von Geschäftsdossiers Festlegen von Aufbewahrungsfristen mit Zeitpunkt des Übergangs ins Archiv oder der Vernichtung. Definition und Einhaltung von Prozessen der digitalen Langzeitarchivierung gemäss anerkannten Standards und Empfehlungen von Fachorganisationen (z.b. der KOST Koordinationsstelle für die dauerhafte Archivierung elektronischer Unterlagen Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 6

7 Ablage- und Archivierungslandschaft Stadt Winterthur - Modell Legende Physische u. edossiers erecords Daten(-Records) Records-Fluss Zugriffe Kassation Prozess Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 7

8 Retention Schedule: Aufbau Ordnungssystemstrang Zugriffsberechtigung Ordnungssystem Lebenszyklus Mgmt Kernaufgaben Support & Ressourcen Aufgaben Führungsaufgaben Org. Einheit Gruppe Fixe obligatorische Stufen 0 max. 7 Untergruppen Untergruppe Variable optionale Stufen Vertraulichkeit IDG / IDV Status Rubrik Aktenbildende Stelle Aussonderungsart Aufbewahrungsdauer Aufbewahrungsdauer im ERMS Ordnungssystemstrang Auslöser Dossierabschluss Rubrik Rolle n Rolle 12 Rolle 11 Rolle 10 Rolle 9 Rolle 8 Rolle 7 Rolle 6 Rolle 5 Rolle 4 Rolle 3 Rolle 2 Rolle 1 Ordnungssystempositionen Dossier Fixe obligatorische Stufen Bemerkungen Dossiertyp Sub-Dossier Records Variable optionale Stufen Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 8

9 Dossierbildung unabhängig von Quellsystemen Post Papier Records v.a. ein gehende Post Metadaten aus Applikationen mit Bezug zu physischen Records erecords & Metadaten aus DMS-Appl. (z.b. ARTS, igeko) erecords & Metadaten aus Scanning, Mail, Office o. Bezug zu (DMS) Appl. Daten(-Records) aus Appl. ohne Bezug zu (e)records (DB s, Host) Gruppe Untergruppe Rubrik / Dossier Gebündeltes Dossier Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 9

10 Phasen rund um Ablage- und Archivierung Aktive Phase Semiaktive Phase Inaktive Phase Erstellen, ablegen aufbewahren archiviert Bezeichnung der Aufbewahrung physisch Ablage Verwaltungseinheiten Archiv StAW Ablageort Xls-Listen, logische Ablage Scope Hilfsmittel RM; Verzeichnung Dokument (veränderbar) Record aktiv (nur versionierbar) Record semiaktiv (nur versionierbar) Record inaktiv Erstellen, speichern, ablegen aufbewahren archiviert Bezeichnung der Aufbewahrung elektronisch Repository (hohe Verfügbarkeit) Repository (niedrige V.) ELAR Speicherort EDMS, GEVER EDMS, GEVER ERMS Scope Hilfsmittel RM; Verzeichnung Dokument / Recordaufnahme ins ERMS Abschluss Dossier (Trigger Event) Aussonderungsvorgang Übergabe ELAR; vernichten Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 10

11 Records Management: Output (aus: ELAR-Studie Stadt Winterthur von P. Toebak) Rationelle Dokumentenverwaltung mit Lebenszyklus-Management. Bereits an der Quelle wird entschieden, wie lange welche Dokumente aufbewahrt werden. Es wird vermieden, dass am Schluss des Fliessbands ein kostspieliger Rückstau bzw. Datenfriedhof entsteht. Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 11

12 Und was soll für immer erhalten bleiben?: Archivwürdigkeit gemäss Archivverordnung Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit der Amtsstelle Sicherung der Interessen Betroffener und Dritter wertvoll für das Verständnis der Gegenwart und der Geschichte wertvoll für Gesetzgebung, Verwaltungstätigkeit und Rechtssprechung wertvoll für Wissenschaft und Forschung STAW C 2: Vermessungsplan Ganter/Erb 1868 mit offener Eulach im Gebiet des Bahnhofs Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 12

13 ..und so kann hoffentlich dank umsichtiger digitaler Aktenführung und Archivierung der Historiker des 25. Jahrhunderts auch noch etwas über unsere Zeit herausfinden. Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 13

14 Kontakt Stadtarchiv Winterthur Marlis Betschart Stadthaus Postfach 8402 Winterthur Tel: Internet: Stadtarchiv Winterthur, Von der Pergamenturkunde zum elektronischen Record (Marlis Betschart) 14

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