HV-SAP mit Records Management

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1 Handbuch HV-SAP mit Records Management für die Dienststellen/Schulen im Bereich des BMUKK erstellt von der Buchhaltungsagentur des Bundes Jänner 2013

2 Hinweis: Bei allen in dieser Schulungsunterlage verwendeten Screenshots handelt es sich um fiktive Musterbuchungen, die am HV-SAP-Testsystem erstellt wurden. Die Inhalte der Screenshots insbesondere die verwendeten Kreditoren, Debitoren, Finanzpositionen, Fonds, Finanzstellen und Sachkonten sind nur zur Veranschaulichung gedacht, bitte verwenden Sie sie daher nicht als Vorlage für Ihre reellen Eingaben. Aus Gründen der Übersichtlichkeit und leichteren Lesbarkeit sind alle personenbezogenen Bezeichnungen in einer Geschlechtsform gewählt und beziehen sich auf Frauen und Männer in gleicher Weise. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 2 von 218

3 INHALTSVERZEICHNIS 1 Einstieg in HV-SAP Einstieg über Portal Austria... 8 HV-SAP beenden... 9 Sperre bzw. Kennwort vergessen Allgemeines zum Umgang mit HV-SAP Einstiegsbildschirm Benutzermenü, SAP-Menü Favoriten Vorschlag für den Inhalt des Ordners Favoriten Daten halten Daten setzen Benutzerdaten (Pflege Adressdaten, Voreinstellungen) Hilfesysteme Hardcopy / Bildschirmabgriff Grundlagen Wichtige Begriffe Scannen von Dokumenten Scannen mit Multifunktionsgeräten Scannen bei Verwendung der Citrix-Oberfläche Nachbearbeitung von Dokumenten Allgemeines zum Scannen Welche Unterlagen müssen gescannt werden? Zuordnung des gescannten Dokuments in HV-SAP Transaktion OAWD Transaktion ZOAWD Hauptdokument im Nachhinein festlegen Neuen Vorgang klonen Nachträgliches Scannen 1. Möglichkeit Nachträgliches Scannen 2. Möglichkeit Citrix-Oberfläche (LiveLink Enterprise Scan) Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 3 von 218

4 Elektronischer Schreibtisch Status der Vorgänge im Arbeitskorb Anzeige der erweiterten Liste Elektronische Bestätigungsvermerke Laufweg des Vorgangs verändern Vorgang löschen Elektronische Bestätigungsvermerke über den Webarbeitsplatz Vertretung einrichten Anlage und Pflege von Personenkonten Allgemeines Kreditoren (Lieferanten) Transaktion ZLIF Anlage eines neuen Kreditors Ändern eines Kreditors Debitoren (Zahlungspflichtige) Transaktion ZDEBI Anlegen eines Debitors Ändern eines Debitors CPD-Konten Die einzelnen Geschäftsfälle in HV-SAP Kontieruntsableitungsregel Aufwands- und Ertragsbuchungen (Kontenklasse 4-8) Anlagenkauf (Kontenklasse 0) Bestandskontenbuchungen (Kontenklasse 1-3) Kreditorenanzahlung Debitorenanzahlung Mittelvormerkungen Mittelbindung anlegen Mittelbindung ändern Mittelbindung erledigt setzen Verbrauchsentwicklung anzeigen Mittelbindungen anzeigen Veranschlagte Einnahmen Kreditorenrechnungen Kreditorenrechnung erfassen Berechnung der Fälligkeit Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 4 von 218

5 Weiterleiten der Kreditorenrechnung an den Anordnungsbefugten Kreditorenrechnung ändern Kreditorenrechnung freigeben (genehmigen) Kreditorenrechnung ablehnen Notiz anlegen Kreditorengutschrift Kreditorengutschrift anlegen Kreditorengutschrift mit mehreren Belegpositionen Weiterleiten der Kreditorengutschrift an den Anordnungsbefugten Kreditorengutschrift ändern Kreditorengutschrift freigeben (genehmigen) Kreditorengutschrift ablehnen Debitorenrechnung Debitorenrechnung anlegen Debitorenrechnung mit mehreren Belegpositionen Weiterleiten der Debitorenrechnung an den Anordnungsbefugten Debitorenrechnung ändern Debitorenrechnung freigeben (genehmigen) Debitorenrechnung ablehnen Debitorengutschrift Debitorengutschrift anlegen Debitorengutschrift mit mehreren Belegpositionen Weiterleiten der Debitorengutschrift an den Anordnungsbefugten Debitorengutschrift ändern Debitorengutschrift freigeben (genehmigen) Debitorengutschrift ablehnen Dauerbuchungen DAUERVERPFLICHTUNG Dauerverpflichtung anlegen Weiterleiten der Dauerverpflichtung an den Anordnungsbefugten Dauerverpflichtung ändern Dauerverpflichtung freigeben (genehmigen) Dauerverpflichtung ablehnen DAUERBERECHTIGUNG Dauerberechtigung anlegen Weiterleiten der Dauerberechtigung an den Anordnungsbefugten Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 5 von 218

6 Dauerannahmeanordnung ändern Dauerberechtigung freigeben (genehmigen) Dauerberechtigung ablehnen Sachkontobuchungen Sachkontobuchung erfassen Sachkontobuchung ändern Sachkontobuchung freigeben (genehmigen) Sachkontobuchung ablehnen Zahlstellenabrechnung Spezielle Geschäftsfälle Bargeldverstärkung Nachbearbeitung der Kontoauszüge Periodengerechte Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen Zeitliche abgrenzung von Aufwendungen und ErträgeN Allgemein Abgrenzungskennzeichen in einer Kreditorenrechnung/Debitorenrechnung Abgrenzungskennzeichen in Mittelvormerkungen Mittelbindung MA anlegen Mittelbindung MA freigeben (genehmigen) Mittelbindung MA ablehnen Rückstellungen RÜCKSTELLUGEN FÜR PROZESSKOSTEN; LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN Bildung von Rückstellungen Verwendung von Rückstellungen Auflösung von Rückstellungen RÜCKSTELLUNGEN FÜR AUSSTEHENDE RECHNUNGEN Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen Verbrauch von Rückstellungen Gegenüberstellung Abschreibung Einzelwertberichtigung FORDERUNGSABSCHREIBUNG Forderungsabschreibung anlegen EINZELWERTBERICHTIGUNG Erfassen der Einzelwertberichtigung Freigeben der Einzelwertberichtigung Verbuchung der Einzelwertberichtigung Interne Verrechnung zu konsolidierende Geschäftsfälle Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 6 von 218

7 9 Infosystem Abfrage von Kreditorenkonten Spezielle Abfrage Bei welchem Bearbeiter ist der Vorgang in Bearbeitung? Abfrage von Debitorenkonten Abfrage von Sachkonten Abfrage von Sachkontensalden Ergebnishaushalt Finanzierungshaushalt Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 7 von 218

8 1 EINSTIEG IN HV-SAP 1.1 EINSTIEG ÜBER PORTAL AUSTRIA Zunächst melden Sie sich bitte im Portal Austria (PAT) an. Nach erfolgter Anmeldung sehen Sie in der Liste der verfügbaren Anwendungen den Eintrag SAP- Client. Bitte klicken Sie auf diese Anwendung. Sie werden in HV-SAP angemeldet, es erscheint der Einstiegsbildschirm: Hinweis: Möchten Sie sich außerhalb der HV-SAP-Betriebszeiten am System anmelden, erhalten Sie die Fehlermeldung Benutzer ist gesperrt (Verantwortlichen verständigen). Diese Sperre ist nicht auf eine Kennwortfehleingabe zurückzuführen. Bitte melden Sie sich innerhalb der Betriebszeiten (Mo-Fr, 6-19 Uhr) erneut an. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 8 von 218

9 HV-SAP beenden Sie beenden HV-SAP entweder durch einen Klick auf (rechts oben), aus dem Grundmenü über oder über den Menüeintrag System Abmelden. Bei jeder der drei Varianten erhalten Sie folgende Rückfrage: Mit Ja bestätigen Sie verlassen HV-SAP. Sperre bzw. Kennwort vergessen Bei einer Sperre im Portal Austria wenden Sie sich bitte an die in Ihrer Dienststelle dafür zuständigen Personen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 9 von 218

10 2 ALLGEMEINES ZUM UMGANG MIT HV-SAP Einstiegsbildschirm Sobald Sie sich in SAP angemeldet haben, sehen Sie diesen Einstiegsbildschirm: Befehlsfeld Menüleiste Titelleiste Anwendungsfunktionsleiste Statusleiste Benutzermenü, SAP-Menü In HV-SAP stehen immer zwei verschiedene Menüs zur Auswahl das Benutzer- und das SAP- Menü. Zwischen den beiden Menüs können Sie mit den Schaltflächen wechseln. Das Benutzermenü ist dabei nach verschiedenen Tätigkeiten zusammen gestellt, das SAP-Menü ist dagegen nach logischen, organisatorischen Zusammenhängen gruppiert. Im Benutzermenü stehen nur jene Transaktionen zur Verfügung, die Sie als Benutzer tatsächlich ausführen können/dürfen. Im SAP-Menü werden alle grundsätzlich zur Verfügung stehenden Transaktionen angezeigt, die Sie nur abhängig von Ihrer persönlichen Berechtigung dann auch ausführen können. Sind Sie für eine bestimmte Transaktion nicht berechtigt, erhalten Sie in der Statuszeile die Fehlermeldung Keine Berechtigung für Transaktion. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 10 von 218

11 Hinweis: Beim Einsatz von Records Management können bestimmte Transaktionen generell nur im Rahmen der definierten Geschäftsfälle ausgeführt werden (zb Ändern einer vorerfassten, noch nicht freigegebenen Kreditorenrechnung). Beide Menüs sind in einer Ordnerstruktur angelegt. In die tiefer liegende Ebene gelangen Sie mit einem einfachen Klick auf das Dreieck vor dem Ordner oder mit einem Doppelklick auf den Ordner. Auf der untersten Ebene finden Sie dann eine oder mehrere ausführbare Transaktionen, die mit dem Symbol gekennzeichnet sind. Über das Menü Zusätze Einstellungen können Sie auch optional zu einer Transaktion die technische Bezeichnung ( Transaktionscode ) einblenden. Elektronischer Schreibtisch Im Rahmen des Records Managements werden Ihnen bestimmte Vorgänge (Geschäftsfälle) zugeordnet und am elektronischen Schreibtisch zur Bearbeitung vorgelegt. Weiters wird am elektronischen Schreibtisch auch die Vertretung eingerichtet. Näheres dazu in weiterer Folge im Handbuch im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch. Arbeiten in mehreren Modi Mittels der Schaltfläche können Sie einen weiteren Modus erzeugen. Das Arbeiten in mehreren Modi ermöglicht es Ihnen, in mehreren Fenstern verschiedene Transaktionen parallel auszuführen (zb Erfassen einer Kreditorenrechnung Aufrufen eines Berichts). Sie können maximal 6 Modi parallel geöffnet halten. Zwischen den einzelnen Modi wechseln Sie, indem Sie entweder das gewünschte Feld am unteren Rand Ihres Bildschirms anklicken oder indem Sie mit der Tastenkombination Alt (gedrückt halten) Tabulator zwischen den einzelnen geöffneten Fenstern springen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 11 von 218

12 Favoriten Sie können die von Ihnen häufig benötigen Transaktionen (zb Standardtätigkeiten und Berichte) in einer eigenen, individuellen Favoritenstruktur abspeichern. Die Favoriten ermöglichen Ihnen einen schnelleren Zugriff auf ausgewählte Transaktionen. Das Anlegen von Favoriten ist alternativ über das Menü Favoriten bzw. auch von jeder Stelle des Menübaums ausgehend über das Kontextmenü (rechte Maustaste) oder mittels der gewohnten Windows-Funktion Drag & Drop in den Ordner Favoriten möglich. Vorschlag für den Inhalt des Ordners Favoriten OAWD SAP ArchiveLink: Dokumente ablegen ZOAWD Multiple Dokumentenarchivierung SCASEPS Elektronischer Schreibtisch ZDEBI Suchmechanismen für Debitoren Pfad: Pflege Personenkonten Debitorische Personenkonten pflegen Suchmechanismen für Debitoren ZLIF Suchmechanismen für Lieferanten Pfad: Pflege Personenkonten Kreditorische Personenkonten pflegen Suchmechanismen für Lieferanten FMZ1 Anlegen Mittelbindung Pfad: Auszahlungen erfassen Mittelbindung Anlegen Mittelbindung FBV3 Vorerfassten Beleg anzeigen Pfad: Monitoring Vorerfassten Beleg anzeigen FBD3 Dauerbuchung anzeigen Pfad: Dauerbuchungen (Einzahlungen/Auszahlungen) Dauerbuchung anzeigen FBD2 Dauerbuchung ändern Pfad: Dauerbuchungen (Einzahlungen/Auszahlungen) Dauerbuchung ändern Infosysteme (Abfragen) - FBL1N Kreditoren Einzelpostenliste Pfad: Info-User Infosystem Finanzwesen Kreditoren Kreditoren Posten Einzelposten Kreditoren - FBL3N Posten anzeigen/ändern Sie rufen die Transaktion FBL3N direkt über das Befehlsfeld auf. - FBL5N Debitoren Einzelpostenliste Pfad: Info-User Infosystem Finanzwesen Debitoren Debitoren Posten Einzelposten Debitoren - ZKZSF Finanzierungshaushalt Pfad: Info-User Infosystem Haushaltsmanagement Summensätze Finanzierungshaushalt - ZKZSE Ergebnishaushalt Pfad: Info-User Infosystem Haushaltsmanagement Summensätze Ergebnishaushalt Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 12 von 218

13 Daten halten Daten setzen HV-SAP bietet einige Möglichkeiten, um die Eingabe zu erleichtern. Dazu gehört auch das Halten und Setzen von Daten, die Sie über das Menü System Benutzervorgaben aufrufen können. Die Funktion Halten Daten bedeutet, dass einzelne Felder einer bestimmten Transaktion vorbelegt und fixiert werden. Es handelt sich dabei um Vorschlagswerte, ein Überschreiben ist jederzeit möglich. Mit dem Ausstieg aus HV-SAP werden die gehaltenen Daten wieder gelöst. Bei der Funktion Setzen Daten werden bestimmte Felder bis zum Beenden von HV-SAP fix vorbelegt, die Werte können nicht überschrieben werden. Erst nach dem neuerlichen Anmelden werden die befüllten Felder wieder geleert. Benutzerdaten (Pflege Adressdaten, Voreinstellungen) Über das Menü System Benutzervorgaben Eigene Daten gelangen Sie zu Ihren Benutzerdaten. In dieser Transaktion können Sie auf dem Register Adresse Ihre persönlichen Daten wie Telefonnummer, Faxnummer und -Adresse einpflegen. Die Befüllung der Adressdaten erleichtert der Buchhaltungsagentur, aber auch dem Bundesrechenzentrum die Kontaktaufnahme im Falle von Rückfragen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 13 von 218

14 Das Register Parameter ermöglicht Ihnen die Voreinstellung gewisser Werte, zb können Sie hier einen bestimmten Geschäftsbereich als Vorschlagswert hinterlegen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 14 von 218

15 Die wichtigsten dafür benötigten Parameter-ID s sind: Parameter Beschreibung BUK Buchungskreis GSB Geschäftsbereich FWS Währungseinheit XTX Kennzeichen: Steuer rechnen FIK Finanzkreis FIS Finanzstelle GJR Geschäftsjahr KOS Kostenstelle Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 15 von 218

16 Möchten Sie den Wert eines anderen Feldes vorbelegen, erhalten Sie die dafür benötigte Parameter- ID über die F1-Hilfe aus dem gewünschten Feld heraus: Beispiel Geschäftsbereich: Schaltfläche Technische Informationen anklicken: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 16 von 218

17 Hilfesysteme SAP bietet eine Reihe von Hilfesystemen an. Die gängigsten sind dabei: Die SAP-Onlinehilfe (F1-Taste): In einem beliebigen Feld in HV-SAP stehend, drücken Sie die F1-Taste. Sie erhalten in einem eigenen Fenster ( Performance Assistent ) eine Erklärung, welche Eingabe in diesem Feld erwartet wird. Beispiel: + F1-Taste: Die Wertehilfe (F4-Taste): Drücken Sie in einem beliebigen Feld die F4-Taste oder die Schaltfläche, so erhalten Sie eine sogenannte Wertehilfe angezeigt. Sie können einen darin enthaltenen Wert mit einem Doppelklick darauf in das Feld übernehmen. Beispiel: + F4-Taste: (verkürzte Darstellung) Hardcopy / Bildschirmabgriff Über das Symbol kann das lokale Layout angepasst werden. Im Kontextmenü dieser Schaltfläche befindet sich aber auch eine Möglichkeit zum Ausdruck der aktuell angezeigten Seite (ab SAP-GUI 7.10: Hardcopy ). Diese Funktionalität ist eine Unterstützung zur Erstellung einer Dokumentation (Arbeitsbehelf). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 17 von 218

18 3 GRUNDLAGEN Wichtige Begriffe Mandant Synonym für den Server im Bundesrechenzentrum: Für HV-SAP gibt es ab 2013 nur mehr einen gemeinsamen Mandanten mit der Bezeichnung 100. Buchungskreis/ Finanzkreis generell 3000 nummerische Bezeichnung für eine Untergliederung; für das BMUKK Geschäftsbereich nummerische Bezeichnung für eine Dienststelle Beispiele: 3100 SSR für Wien 3200 LSR für Niederösterreich 3230 HBLA Haag 3300 LSR für Burgenland 3319 BG Oberwart 3500 LSR für Salzburg 3600 LSR für Steiermark 3900 LSR für Vorarlberg Kreditor Zahlungsempfänger, Lieferant Debitor Zahlungspflichtiger, Kunde/Schuldner Finanzposition nummerische Kombination aus Haushaltskennzeichen und Sachkonto Beispiel: geringwertige Wirtschaftsgüter Finanzstelle nummerische Bezeichnung für eine Dienstelle in der Budgetstruktur Kostenstelle nummerische Bezeichnung für eine Dienstelle oder einen Teil einer Dienststelle in der Kosten- und Leistungsrechnung Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 18 von 218

19 4 SCANNEN VON DOKUMENTEN 4.1 SCANNEN MIT MULTIFUNKTIONSGERÄTEN Sind in Ihrer Dienststelle sogenannte Multifunktionsgeräte im Einsatz, so scannen Sie die benötigten Dokumente wie gewohnt ein und speichern diese als PDF-Dokument auf einem vorgegebenen oder von Ihnen bestimmtem Laufwerk ab. 4.2 SCANNEN BEI VERWENDUNG DER CITRIX-OBERFLÄCHE Ist in Ihrer Dienststelle die Citrix-Oberfläche im Einsatz, so starten Sie den Scanvorgang direkt aus HV-SAP heraus durch Aufrufen der Transaktion Z_SCAN. Das Programm LiveLink Archive Windows Viewer wird geöffnet. Legen Sie über die Schaltfläche ein neues Dokument an. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 19 von 218

20 Anschließend scannen Sie über die Schaltfläche die gewünschten Dokumente ein: Das gescannte Dokument wird angezeigt: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 20 von 218

21 Nachbearbeitung von Dokumenten Mit Hilfe der Symbolleiste können Sie gescannte Dokumente auch nachbearbeiten. Nachfolgend finden Sie die Beschreibung für die einzelnen Schaltflächen: Säubern Geraderücken Schwarze Ränder entfernen Glätten Drehen nach links Drehen nach rechts Drehen um 180 DPI-Prüfung Qualitätsindikator Farb-Extraktor Farb-Extr./Vorschau Graustufen Schwarz-Weiß 256 Farben 16 Mio. Farben Hinweis: Bei gleichzeitiger Verwendung des Programms Citrix sind die Funktionalitäten des Programms Livelink Enterprise Scan nur eingeschränkt verwendbar. Es ist dann nicht möglich, mehrere Dokumente gleichzeitig zu scannen und nacheinander abzuarbeiten Sie müssen in diesem Fall bitte jedes Dokument einzeln scannen und in HV-SAP einer Transaktion zuordnen. 4.3 ALLGEMEINES ZUM SCANNEN Welche Unterlagen müssen gescannt werden? Kurz zusammen gefasst kann man sagen, dass alle Unterlagen zu scannen sind, die die Grundlage für die HV-SAP-Buchung darstellen. Für Zahlungen müssen die zahlungsrelevanten Daten (Name und Adresse des Zahlungsempfängers, Bankverbindung) aus dem gescannten Dokument ersichtlich sein. Liegt der Zahlung eine Rechnung zugrunde, so wird diese lediglich mit dem Eingangsstempel versehen und gescannt. Die erforderlichen Vermerke (Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit, Inventarisierung) werden elektronisch gesetzt. Ist derjenige, der die sachliche und rechnerische Richtigkeit bestätigt bzw. die Inventarisierung vornimmt, nicht in HV-SAP tätig (Rolle ARE oder SARI), so sind die Vermerke vor dem Scannen direkt auf der Rechnung zu setzen. Wird die Anordnung auf der Rechnung erteilt (im RM-Vorgang: Auswahl Fremdfreigabe durch ), so müssen auf der Rechnung auch alle verrechnungsrelevanten Daten (Kontierungsmerkmale Fond, Sachkonto, Kostenstelle, Anlagenkennzahl bei Anlagen) vermerkt sein. Bei Zahlungen, denen ein anderer Beleg als eine Rechnung zugrunde liegt, ist sinngemäß vorzugehen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 21 von 218

22 Zuordnung des gescannten Dokuments in HV-SAP Hinweis: Die SAP-Rolle Scanuser kann einzeln vergeben werden, ist darüber hinaus aber jedenfalls in die SAP-Rolle Anweisungsreferent integriert. Nachdem Sie die von Ihnen benötigten Dokumente gescannt haben, steigen Sie in HV-SAP ein. Verwenden Sie ein direktes Scansystem (Scannen bei Verwenden der Citrix-Oberfläche), muss das am selben Arbeitsplatz geschehen, an dem das Dokument gescannt wurde. Scannen Sie dagegen mit Multifunktionsgeräten, kann die Zuordnung der gescannten Dokumente an jedem Arbeitsplatz erfolgen, von dem aus Sie auf das gespeicherte PDF-Dokument zugreifen können. Als Scanuser sind Sie zum Aufruf der Transaktion SAP ArchiveLink: Dokumente ablegen (Transaktionscode OAWD oder ZOAWD) berechtigt. Transaktion OAWD Starten Sie diese Transaktion mit einem Doppelklick Sie bekommen die Organisationsstruktur des Mandanten angezeigt: Bitte wählen Sie das Symbol aus, damit sehen Sie die einzelnen Dokumentenarten. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 22 von 218

23 Im nächsten Schritt klicken Sie bitte jene Transaktion an, die mit dem gescannten Dokument verbunden werden soll (zb Kreditorenrechnung). Dies geschieht mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung oder einem einfachen Klick auf das Symbol. Im folgenden Popup-Fenster... sehen Sie die ausgewählte Dokumentart und können eine individuelle Notiz vergeben. Diese Notiz wird dann im weiteren Verlauf am elektronischen Schreibtisch des Anweisungsreferenten angezeigt (max. die ersten 40 Zeichen). Sind in Ihrer Dienststelle Multifunktionsgeräte im Einsatz, werden Sie nun aufgefordert, die gespeicherte PDF-Datei über den Windows Explorer zu lokalisieren: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 23 von 218

24 Haben Sie keine Multifunktionsgeräte im Einsatz (Scannen bei Einsatz der Citrix-Oberfläche), wird das gescannte Dokument direkt aus dem Zwischenspeicher des Programms LiveLink Enterprise Scan abgeholt. Sie bestätigen die Auswahl mit Enter oder dem Symbol Statuszeile: und erhalten als Rückmeldung in der Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 24 von 218

25 Möchten Sie noch weitere Dokumente mit der gleichen Dokumentart ablegen, vergeben Sie eine neue Notiz und bestätigen wieder mit Enter. Über den Windows Explorer suchen Sie die entsprechende PDF-Datei aus. Möchten Sie eine andere Dokumentart auswählen, so klicken Sie auf das Symbol und wählen eine andere Dokumentart aus. Haben Sie alle gewünschten Dokumente abgelegt, verlassen Sie die Transaktion mit. Hinweis: Bei Verwendung der Citrix-Oberfläche in Verbindung mit LiveLink Enterprise Scan steht diese Funktionalität nur eingeschränkt zur Verfügung. Sie müssen jedes Dokument einzeln scannen und anschließend über die Transaktion OAWD zuordnen. Transaktion ZOAWD Über die neue Transaktion ZOAWD können mehrere Dokumente auf einmal verknüpft werden (in der Transaktion OAWD kann nur ein einziges Dokument verknüpft werden). Starten Sie diese Transaktion mit einem Doppelklick Sie bekommen die Organisationsstruktur des Mandanten angezeigt: Bitte wählen Sie das Symbol aus, damit sehen Sie die einzelnen Dokumentenarten. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 25 von 218

26 Im nächsten Schritt klicken Sie bitte jene Transaktion an, die mit dem gescannten Dokument verbunden werden soll (zb Kreditorenrechnung). Dies geschieht mit einem Doppelklick auf die Bezeichnung oder einem einfachen Klick auf das Symbol. Im folgenden Popup-Fenster... sehen Sie die ausgewählte Dokumentart und können eine individuelle Notiz vergeben. Diese Notiz wird dann im weiteren Verlauf am elektronischen Schreibtisch des Anweisungsreferenten angezeigt (max. die ersten 40 Zeichen). Mit der Schaltfläche über den Windows Explorer zu lokalisieren: werden Sie nun aufgefordert, die gespeicherten Dokumente Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 26 von 218

27 Mit der Schaltfläche Windows Explorer suchen Sie die entsprechende Datei aus. können Sie weitere Dokumente hinzufügen. Über den Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 27 von 218

28 Es muss immer ein.pdf -Dokument als Hauptdokument definiert werden ( Führ.Dok. = Führendes Dokument). Das gekennzeichnete Hauptdokument ist jenes Dokument, welches beim Öffnen des RM-Vorganges automatisch geöffnet wird. Alle anderen verknüpften Dokumente sind zwar unter Inhalte ersichtlich, werden jedoch nicht automatisch geöffnet. Über das Symbol Öffnen kann ein ausgewähltes Dokument angezeigt werden. Haben Sie alle gewünschten Dokumente zu der Transaktion abgelegt, beenden Sie diese mit der Schaltfläche. Bei keiner weiteren Ablage, verlassen Sie die Transaktion mit. Ansicht im Elektronischen Schreibtisch RM-Vorgang Inhalte Dateiname Hauptdokument im Nachhinein festlegen Die Kennzeichnung des für den Vorgang relevanten Dokumentes - wenn mehrere Dokumente mit einem Vorgang verlinkt sind - kann auch im Nachhinein über die Schaltfläche im RM-Vorgang erfolgen (nach der Verknüpfung über ZOAWD). direkt Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 28 von 218

29 Das als Hauptdokument gekennzeichnete Dokument wird beim Öffnen des RM-Vorganges automatisch geöffnet. Nach dem Betätigen der Schaltfläche Hauptdokument öffnet sich ein Fenster, in welchem das entsprechende Dokument als Hauptdokument definiert wird: Neuen Vorgang klonen Ist es erforderlich, dass ein bereits vorhandenes, gescanntes, zu einem RM-Vorgang hinzugefügtes Dokument in einem neuen RM-Vorgang abgelegt werden soll, so kann dies über die Funktion Neuen Vorgang klonen erfolgen. Beispiel: Die verrechnungsrelevante Unterlage wird gescannt, zum Vorgang hinzugefügt und ein FI- Beleg erfasst. Dann ist eine Änderung notwendig, durch die ein neuer Vorgang angelegt und der alte gelöscht werden muss (z.b. falsche Belegart). Über die neue Funktion kann nun komfortabel aus dem alten RM-Vorgang ein neuer Vorgang erzeugt werden. Anschließend kann der alte RM-Vorgang gelöscht werden. Nachträgliches Scannen 1. Möglichkeit Hier wird beschrieben, wie Sie Dokumente zu bereits erfassten Anordnungen oder Sachkontenbuchungen hinzufügen können. Scannen Sie das fehlende Dokument wie gewohnt ein. Öffnen Sie HV-SAP, um die nachgescannte Unterlage zuordnen können. Dies geschieht nicht, wie sonst üblich, über die Transaktion OAWD oder ZOAWD. Zunächst muss der betreffende FI-Beleg (Kreditorenrechnung, Sachkontobuchung, ) mittels Anzeigen aufgerufen werden. Klicken Sie dazu auf den Vorgang (wenn Sie diesen zur Änderung vorgelegt bekommen haben) oder steigen Sie direkt in die Transaktion Anzeigen über das Menü Favoriten (im SAP-Menü) ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 29 von 218

30 Sind Sie im Anzeigemodus, bekommen Sie über die Schaltfläche oder eine zusätzliche Symbolleiste eingeblendet. Wählen Sie Anlegen Business Document ablegen aus. Klicken Sie die gewünschte Dokumentart (zb Kreditorenrechnung RM ) mit Doppelklick an. Das gescannte Dokument wird der bereits bestehenden Anordnung angefügt (beim Scannen mit Multifunktionsgeräten rufen Sie an dieser Stelle die gespeicherte PDF-Datei auf). Sie können nun in der Anlagenliste kontrollieren, ob das nachträglich gescannte Dokument vorhanden ist: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 30 von 218

31 Nachträgliches Scannen 2. Möglichkeit Über diese Funktion kann ein Dokument direkt im RM-Vorgang abgelegt werden. Dazu ist unter Inhalt das noch nicht belegte Gescannte Dokument zu markieren und über die rechte Maustaste Aktivitäten die Funktion Neues Dokument ablegen auszuwählen. Alternativ kann auch der Weg über die Schaltfläche Aktivitäten gewählt werden. Citrix-Oberfläche (LiveLink Enterprise Scan) Nachdem alle Dokumente abgelegt wurden, ist der Bildschirm im LiveLink Enterprise Scan wieder leer. Sie können das Programm schließen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 31 von 218

32 5 ALLGEMEINES ZUM ELEKTRONISCHEN SCHREIBTISCH Elektronischer Schreibtisch Sie gelangen aus dem Benutzermenü heraus über den Ordner Anweisungsreferent ARE - Recordsmanagement zum elektronischen Schreibtisch. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 32 von 218

33 Die zu erledigenden Vorgänge (Geschäftsfälle) werden im linken oberen Bereich im Arbeitskorb angezeigt: Die einzelnen Vorgänge werden dabei nach verschiedenen Kategorien dynamisch gruppiert. Dynamisch bedeutet, dass nur jene Kategorien angezeigt werden, zu denen es aktuell tatsächlich Vorgänge gibt. Vorgänge neu: Ordner für neue, noch zu erledigende Aufgaben im Arbeitsvorrat Vorgänge in Bearbeitung: Ordner für jene Vorgänge, die bereits angenommen, aber noch nicht vollständig bearbeitet wurden Abgelehnt: Ordner für jene Vorgänge, die vom Anordnungsbefugten an den Anweisungsreferenten zurückgewiesen wurden Buchung abgelehnt: Ordner für jene Vorgänge, die von der Buchhaltungsagentur an den Anordnungsbefugten zurückgewiesen wurden Erneuter Durchlauf: Ordner für jene Vorgänge, die bereits zum (zumindest) 2. Mal vorgelegt werden Arbeitsvorrat aus Vertretung: Ordner für jene Vorgänge, die der Anwender als Vertreter bearbeitet Die Anzeige im Arbeitskorb ist grundsätzlich statisch. Neue Vorgänge sind erst dann sichtbar, wenn Sie die Schaltfläche Aktualisieren betätigen. Dieser Schritt ist besonders wichtig, wenn Sie sowohl über die Rolle Anweisungsreferent wie auch Anordnungsbefugter verfügen! Alternativ dazu können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) auch eine automatische Aktualisierung über den Befehl Regelmäßig auffrischen Einschalten einstellen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 33 von 218

34 Die einzelnen Kategorien im Arbeitskorb können Sie über einen Klick auf das davor liegende Dreieck öffnen. Einen bestimmten Vorgang öffnen Sie mit Doppelklick auf die Bezeichnung oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 34 von 218

35 Status der Vorgänge im Arbeitskorb bereit angenommen in Arbeit Einen Vorgang im Status bereit können Sie über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit dem Befehl Annehmen in Bearbeitung nehmen: Bitte beachten Sie, dass Vorgänge im Status angenommen oder in Arbeit nur in Ihrem Arbeitsvorrat, nicht aber bei anderen Benutzern Ihrer Organisationseinheit aufscheinen. Sollten Sie einen Vorgang irrtümlich angenommen oder in Arbeit genommen haben, können Sie den Vorgang über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit dem Befehl Zurücklegen wieder für alle Benutzer Ihrer Organisationseinheit verfügbar machen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 35 von 218

36 Anzeige der erweiterten Liste Klicken Sie einen der Ordner (zb Vorgänge neu ) doppelt an. Im unteren Bereich des Arbeitskorbes wird die erweiterte Liste angezeigt: Über die Schaltfläche Layout auswählen Layout ändern können Sie den Spaltenaufbau individuell anpassen. Im linken unteren Bereich des elektronischen Schreibtisches ( Historie ) werden die zuletzt bearbeiteten Vorgänge angezeigt: Auch die bereits abgeschlossenen Vorgänge können über das Kontextmenü (rechte Maustaste) geöffnet und angesehen werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 36 von 218

37 Elektronische Bestätigungsvermerke Die Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit erfolgt elektronisch. Ebenso wird auf die erfolgte Inventarisierung (Feld Zugangsnummer ) oder eine allenfalls noch folgende Inventarisierung (Feld Inv. erfolgt später ) verwiesen. Das Feld Zugangsnummer wird aufgrund des Eintrags im Feld Zuordnung der Kreditorenrechnung automatisch befüllt. Sobald der Vorgang geöffnet wurde, können Sie die erforderlichen Vermerke im rechten oberen Bereich des elektronischen Schreibtisches ( Attribute ) setzen: Bitte beachten Sie, dass der Vorgang erst nach erfolgter Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit vom Anweisungsreferenten an den Anordnungsbefugten weitergeleitet werden kann. Ist ein anderer Bearbeiter für den Bestätigungsvermerk vorgesehen, so verändern Sie bitte den Laufweg des Vorgangs (siehe dazu folgende Erläuterung). Laufweg des Vorgangs verändern Der Laufweg eines Vorgangs ist grundsätzlich vordefiniert. Anordnungen und Sachkontobuchungen werden zunächst dem Anweisungsreferenten, anschließend dem Anordnungsbefugten und zuletzt dem Buchhaltungsreferenten zur Bearbeitung vorgelegt. Muss aber ein weiterer Bearbeiter in den Laufweg eingebunden werden (zb Bestätigung der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit durch einen anderen Bearbeiter als durch den Anweisungsreferenten Sonderrolle SARI), so muss der vordefinierte Laufweg entsprechend angepasst werden. Dabei gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie zunächst den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Klicken Sie im rechten unteren Bereich die Schaltfläche Laufweg an. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 37 von 218

38 Nun markieren Sie den Bearbeiter, nach dem ein weiterer Bearbeiter eingefügt werden soll. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Laufweg sequentiell einfügen. Wählen Sie bitte aus, welcher Bearbeiter für den nächsten Schritt vorgesehen ist und tragen Sie die Kennung des Bearbeiters im Feld Bearbeiter-ID ein. Weiters definieren Sie bitte die erforderliche Tätigkeit (sachliche und rechnerische Prüfung oder Inventarisierungsvermerk). Bestätigen Sie mit Enter der Laufweg wurde entsprechend erweitert: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 38 von 218

39 Haben Sie sich bei der Eintragung geirrt, kann der ergänzte Bearbeiter auch wieder aus dem Laufweg gelöscht werden. Markieren Sie dazu den Bearbeiter und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen : Abschließend sichern Sie den Vorgang: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 39 von 218

40 Vorgang löschen Gelegentlich wird es passieren, dass Dokumente irrtümlich gescannt und einer SAP-Transaktion zugeordnet wurden. Sie können diese irrtümlich angelegten Vorgänge über die Schaltfläche löschen im rechten oberen Bereich entfernen. Die Sicherheitsabfrage bestätigen Sie bitte mit Ja. Haben Sie bereits einen Beleg (Kreditorenrechnung, Sachkontenbuchung) zum Vorgang angelegt, so müssen Sie zunächst den Beleg im Register Inhalt (rechter unterer Bereich des elektronischen Schreibtisches) löschen. Dazu markieren Sie den FI-Beleg und klicken Sie das Symbol an. Damit öffnen sich das Kontextmenü und wählen Sie den Befehl Löschen aus: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 40 von 218

41 Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsabfrage mit Ja : Speichern Sie anschließend mit der Diskette und gehen Sie bitte wie zu Beginn des Kapitels Vorgang löschen vor. Elektronische Bestätigungsvermerke über den Webarbeitsplatz Records Management ermöglicht es auch, sogenannte Non-SAP-User in den elektronischen Laufweg miteinzubeziehen. Dies ist notwendig, wenn die elektronischen Bestätigungsvermerke durch Benutzer gesetzt werden müssen, die nicht aktiv in HV-SAP tätig sind (HV-SAP-Rolle SARI ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 41 von 218

42 Die Non-SAP-User werden mittels verständigt, dass neue Vorgänge zur Bestätigung vorliegen: Der dem beigefügte Link verbindet Sie mit dem HV-SAP-System: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 42 von 218

43 Nach Bestätigung der Kennwortabfrage gelangen Sie zum Webarbeitsplatz. Der zu bestätigende Vorgang ist bereits geöffnet. Setzen Sie im linken oberen Bereich die erforderlichen Vermerke (sachlich und/oder rechnerisch richtig) und beenden Sie den Vorgang mittels der Schaltfläche weiter im Laufweg. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 43 von 218

44 Ihr Webarbeitsplatz ist nun leer. Der Vorgang wird innerhalb von HV-SAP um die Bestätigungsvermerke ergänzt: Vertretung einrichten Records Management ist standardmäßig so ausgesteuert, dass alle Anweisungsreferenten einer Organisationseinheit (zumeist eine Abteilung) bzw. alle Anordnungsbefugten für eine bestimmte Gruppe von Anweisungsreferenten gleichermaßen auf die zu bearbeitenden Vorgänge zugreifen können. Dennoch ist es ratsam, für eine gegebenenfalls ungeplante Abwesenheit eine Vertretung einzurichten. Sie richten eine Vertretung am elektronischen Schreibtisch ein. Klicken Sie dazu im linken oberen Bereich mit der rechten Maustaste auf den Eintrag Arbeitsvorrat aus Vertretungen und wählen den Befehl Vertreter pflegen aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 44 von 218

45 Markieren Sie zunächst Ihren eigenen Namen. Über die Schaltfläche Vertreter anlegen können Sie nach einem anderen Benutzer suchen und den gewünschten Benutzer mit Doppelklick übernehmen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 45 von 218

46 Auf der folgenden Maske legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Vertretung gültig sein soll und ob die Vertretung sofort aktiviert wird: Sichern Sie den Eintrag Sie kehren automatisch zur Vertretungsübersicht zurück: Hinweis: Achten Sie bitte darauf, dass Ihr Vertreter über die gleichen HV-SAP-Berechtigungen wie Sie selbst verfügen muss (zb hinsichtlich des Geschäftsbereiches). Andernfalls ist eine Bearbeitung Ihrer Vorgänge durch Ihren Vertreter nicht möglich! Möchten Sie eine bestehende Vertretung löschen, markieren Sie den betroffenen Benutzer und klicken auf die Schaltfläche. Im Falle einer Vertretung wählen Sie die Vorgänge aus dem Ordner Arbeitsvorräte aus Vertretungen aus: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 46 von 218

47 6 ANLAGE UND PFLEGE VON PERSONENKONTEN Allgemeines Die Personenkonten werden in Kreditoren und Debitoren unterteilt. In der Finanzbuchhaltung steht dahinter das Bestandskonto (Debitoren) bzw (Kreditoren). Eine gewissenhafte Pflege der Personenkonten ist eine wichtige Voraussetzung für eine positive Abwicklung von Zahlungen bzw. der Verbuchung von Einnahmen. Neu angelegte bzw. geänderte Personenkontenstammsätze werden innerhalb der BHAG einer besonderen Usergruppe, dem Personenkonten Competence Center (PEK-CC), im elektronischen Schreibtisch zur Prüfung vorgelegt. Solange ein Personenkontenstammsatz nicht bestätigt ist, kann dieser nicht verwendet werden. Das Suchen von Personenkonten erfolgt über die Transaktionen ZLIF (für Kreditoren) bzw. ZDEBI (für Debitoren). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 47 von 218

48 6.1 KREDITOREN (LIEFERANTEN) Transaktion ZLIF Vor dem Anlegen eines Personenkontos muss in dieser Transaktion zunächst überprüft werden, ob der Kreditor schon vorhanden ist. Dies geschieht durch Suche über alle Stammdaten und Suche über allgemeine Stammdaten oder Suche über Bankdaten. Mit einem * als Platzhalter kann auch nach Teilbegriffen gesucht werden (zb Hu* für die Suche Huber ). In den Zeilen, in denen rechts vom Eingabefeld bereits ein Häkchen gesetzt ist, wird vom System automatisch vor und hinter der Texteingabe ein * gesetzt. Die Suche über die UID-Nummer oder über die Bankdaten (Bankschlüssel und Bankkonto) bringt in der Praxis die besten Ergebnisse. Ist der gewünschte Kreditor nicht vorhanden, muss dieser neu angelegt werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 48 von 218

49 Anlage eines neuen Kreditors Scannen Sie die der Kreditorenanlage zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Bestellung) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD Kreditorenkonto RM PDF zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 49 von 218

50 Über den Button folgt ein Absprung in die Transaktion ZLIF, aus dem heraus die Anlage (Vorerfassung) des gewünschten Kontos vorgenommen werden kann. Hier besteht die nochmalige Möglichkeit vor der Anlage eines neuen Personenkontos eine Suche durchzuführen, ob ein Stammsatz bereits vorhanden ist (natürlich ist die Suche in der Transkation ZLIF immer möglich). Idealerweise sollte dies aber bereits vor dem Ablegen der Originaldokumente geschehen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 50 von 218

51 Dann betätigen Sie die Schaltfläche. Folgende Eingaben sind erforderlich: Buchungskreis 3000 Kontengruppe Auswahl der gewünschten Gruppe über die F4-Hilfe Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 51 von 218

52 Vorlage Kreditor Buchungskreis M + ausgewählte Kontengruppe (zb MFA für Anlage einer Firma) HHR2 Die im Buchungskreis HHR2 hinterlegten Musterkonten erleichtern Ihnen die Eingabe der Buchungskreisdaten (Abstimmkonto, Zahlweg, Zahlungsbedingungen, etc.), da bestimmte Felder bereits vorbelegt sind und Sie dadurch weniger Felder selbst befüllen müssen. Bezeichnung der Musterkonten: Gruppe Bedeutung Musterkonto NP Natürliche Personen MNP SK Sonstige Konten MSK AB Abrechnende Bereiche MAB FA Firmen MFA BDS Bundesdienststellen MBDS KÖR Körperschaften öffentlichen Rechts MKÖR VE Vereine MVE Nach Bestätigung der Eingabe mit Enter erscheint in der Statusleiste die Meldung: Überspringen Sie diese Meldung bitte durch neuerliches Betätigen der Taste Enter. Sie gelangen nun auf das erste Register der Kreditorenanlage. Befüllen Sie auf dieser Seite jedenfalls die Felder Name, Suchbegriff sowie die Adressdaten. Die sogenannten Mussfelder sind mit dem Symbol gekennzeichnet. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 52 von 218

53 Für die Anlage eines neuen Stammsatzes gelten bezüglich des Namens folgende Vorgaben: bei juristischen Personen: alle Angaben entsprechend dem Firmenbucheintrag, der Rechnung, o.ä. in exakter Reihenfolge (zb Dr. Franz Müller GmbH) bei natürlichen Personen: Familienname Vorname Titel (zb Müller Franz Dr.) Die Kommunikationsdaten müssen nicht befüllt werden, können aber bei der Korrespondenz mit dem Kreditor nützlich sein. An die im Stammsatz hinterlegte adresse werden die im Zahllauf allenfalls erzeugten Zahlungsavise automatisiert versandt. Mit Enter oder der Schaltfläche Blättern gelangen Sie auf die nächste Seite. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 53 von 218

54 Hier sind die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (im Feld USt-Id.Nr ) und die Firmenbuchnummer (im Feld Steuernummer 2 ) einzugeben. Sollten diese Informationen nicht auf dem der Zahlung zugrunde liegenden Beleg ersichtlich sein, ist keine Eingabe erforderlich. Hinweis: Sollten Sie das zuständige Finanzamt sowie die Steuernummer der Firma in Erfahrung gebracht haben oder aufgrund früherer Anfragen an das Finanzamt kennen, so sind zusätzlich die Felder Zuständiges Finanzamt und Steuernummer zu befüllen. Die Eintragungen in diesen Feldern werden für das Eilnachrichtenverfahren über HV-SAP (Rechnungsbetrag über 7.000,00) benötigt. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 54 von 218

55 Mit Enter oder der Schaltfläche Blättern gelangen Sie auf die nächste Seite. Hier werden alle für den Zahlungsverkehr benötigten Daten ausgefüllt: Land Bankschlüssel Bankkonto Kontoinhaber KS BTyp Referenzangabe Land, in welchem sich die Bank befindet Bankleitzahl (in Österreich 5-stellig) Girokontonummer (in Österreich max. 11-stellig) nur einzutragen, wenn nicht ident mit Wortlaut des Kreditors (z.b. Kontomitbenützung bei Ehepartnern; Rechtsanwalt Anderkonto) Kontrollschlüssel teilweise bei ausländischen Bankverbindungen erforderlich fortlaufende Nummer der Bankverbindung, 4-stellig einzutragen (0001, 0002, 0003, ) in einigen Ländern sind Zusatzangaben für die Bank nötig Hinweis: Sie können mehrere Bankverbindungen für einen Kreditor anlegen. Das Ändern oder Löschen einer bereits vorhandenen Bankverbindung ist unzulässig, da ein anderer Benutzer die Daten benötigen könnte (alle Bundesdienststellen greifen auf ein gemeinsames Personenkonten zu!). Weiters würden durch die Änderung bereits bestehende Buchungsbelege nachträglich verändert werden. Auswahl einer Bankverbindung Der einer Rechnung beigelegte Zahlschein hat bei der Auswahl der Bankverbindung immer Priorität. Zahlscheine müssen immer zur Anordnung mitgescannt werden, sofern die darauf vermerkte Bankverbindung nicht auch auf der Rechnung aufscheint. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 55 von 218

56 Seit November 2009 wird auch im Inland der Zahlungsverkehr mittels SEPA ( Single European Payment Area ) durchgeführt. Daher ist es erforderlich, zusätzlich zum Bankschlüssel und Bankkonto die internationalen Daten IBAN (International Bank Account Number) und BIC (Bank Identifier Code) einzugeben. Wenn diese Daten auf der Rechnung nicht aufscheinen, sind sie nach Möglichkeit beim Kreditor zu erheben. Können Sie die erforderlichen Daten nicht eruieren, tragen Sie bitte keinen IBAN oder BIC ein (bitte in diesem Fall den IBAN auch nicht durch HV-SAP errechnen lassen!). Bei der Eingabe des IBAN haben Sie verschiedene Möglichkeiten: 1. Sie tragen Bankschlüssel und Bankkonto ein und klicken anschließend auf die Schaltfläche IBAN generieren. Bitte kontrollieren Sie anschließend unbedingt den errechneten IBAN-Wert anhand der Ihnen vorliegenden Unterlagen! Diese Variante ist vor allem bei inländischen Bankverbindungen sinnvoll. 2. Sie klicken sofort (ohne vorangegangene Eingabe von Bankschlüssel und Bankkonto) auf die Schaltfläche IBAN generieren und geben den IBAN anhand der Ihnen vorliegenden Unterlagen manuell ein. Diese Variante ist bei ausländischen Bankverbindungen zumeist praktikabler als die zuvor beschriebene Variante 1. Im Feld Weisungsschlüssel kann definiert werden, wer die bei einer Zahlung anfallenden Bankspesen zu tragen hat. Sofern keine Eintragung erfolgt, wird die Zahlung standardmäßig mit Spesenteilung durchgeführt (der Zahlungspflichtige und der Zahlungsempfänger tragen jeweils die bei der eigenen Bank anfallenden Spesen). Bitte beachten Sie, dass die Durchführung einer spesenbegünstigten Europazahlung Spesenteilung voraussetzt. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 56 von 218

57 Mit Enter oder der Schaltfläche Blättern Buchhaltung. gelangen Sie auf die nächste Seite Kontoführung Bitte ändern Sie die Daten auf der Seite Kontoführung Buchhaltung keinesfalls ab. Das eingetragene Abstimmkonto ( Lieferverbindlichkeiten) legt fest, auf welchem Sachkonto im Hauptbuch alle Buchungen der Kreditorenbuchhaltung simultan mitgebucht werden. Der Sortierschlüssel legt fest, nach welchen Kriterien (zb Rechnungsnummer des Lieferanten) die Liste der offenen Posten sortiert wird. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 57 von 218

58 Mit Enter oder der Schaltfläche Blättern gelangen Sie auf die nächste Seite Zahlungsverkehr Buchhaltung. Auf der Seite Zahlungsverkehr Buchhaltung werden die Vorschlagswerte für die Felder Zahlungsbedingung (N003) und Zahlweg (E) übernommen. Hinweis: Bei den Zahlungsbedingungen wird in den meisten Fällen der Eintrag N003 (30 Tage netto) vorgeschlagen, da dies der Standardzahlungsbedingung des Bundes entspricht. Trifft das bei dem von Ihnen angelegten Kreditor nicht zu (weil Sie zb generell Sofortzahlung vereinbart haben), ändern Sie diesen Wert bitte entsprechend ab (zb N001 für sofort fällige Zahlungen). Bitte beachten Sie, dass sich die Änderung der Buchungskreisdaten auf den gesamten Buchungskreis BMUKK, also alle Dienststellen Ihres Ressorts, auswirkt. Die wichtigsten Zahlwege sind: B E L U für Baranweisungen für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung) sowie in den Euro- Raum bis max ,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der ,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 58 von 218

59 Über die Schaltfläche können abweichende Empfänger wie zb das zuständige Finanzamt (Steuerschuld) oder ein Zessionar (Abtretung von Forderungen) eingegeben werden. Mit Enter oder der Schaltfläche Blättern gelangen Sie auf die nächste Seite Korrespondenz Buchhaltung Das Feld Mahnverfahren wird standardmäßig mit Z001 befüllt. Dieser Wert ermöglicht innerhalb von HV-SAP das standardisierte Mahnverfahren durch die Buchhaltungsagentur. Nach Erreichen der Fälligkeit einer Forderung wird der Zahlungspflichtige im Abstand von 2 Wochen insgesamt zweimal gemahnt. Bleibt auch die 2. Mahnung erfolglos, wird die Dienststelle zur Einleitung weiterer Eintreibungsmaßnahmen verständigt. Der Sachbearbeiter Mahnung kann individuell je Mahnbereich (entspricht inhaltlich dem Geschäftsbereich) hinterlegt werden. Öffnen Sie das Zusatzfenster mittels Klick auf den Button Mahnbereiche und tragen Sie zu Ihrem Mahnbereich die erforderlichen Daten ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 59 von 218

60 Die Felder Sachb. Mahnung und Sachb. Buchh. befüllen Sie bitte in Absprache mit der für Sie zuständigen Verrechnungsabteilung der BHAG. Mittels der F4-Hilfe oder der Schaltfläche können Sie die möglichen Einträge anzeigen und den entsprechenden Sachbearbeiter auswählen. Hinweis: Bitte löschen Sie den Eintrag im Feld Mahnverfahren keinesfalls. Soll ein einzelner Kreditor nicht gemahnt werden, setzen Sie bitte entweder direkt im Stammsatz oder in der zugehörigen Forderungsbuchung eine Mahnsperre. Bitte beachten Sie in diesem Fall, dass Sie für die eventuell später erforderliche Aufhebung der Mahnsperre bzw. für das Setzen anderer geeigneter Eintreibungsmaßnahmen selbst verantwortlich sind. Abschließend sichern Sie Ihre Eingaben mit. In der Statusleiste wird angezeigt, dass der Kreditor angelegt wurde. Sie befinden sich wieder in der Starttransaktion SCASEPS bzw. ZLIF (Suchmechanismen für Personenkonten - Kreditor). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektrischen Schreibtisch zurückzukehren. In der Statusleiste wird die Anlage des Kreditors angezeigt. Der RM-Vorgang wurde an das Personenkonten Competence Center (PEK-CC) weitergeleitet. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 60 von 218

61 Hinweis: Neu angelegte bzw. geänderte Personenkontenstammsätze können zb in Mittelbindungen oder Kreditorenrechnungen nicht verwendet werden, solange diese nicht bestätigt sind! Die Bestätigung bzw Überprüfung der Personenkonten erfolgt innerhalb der BHAG durch eine besondere Usergruppe, das Personenkonten Competence Center (PEKK-CC). Das PEK-CC hat dabei im RM-Vorgang folgende Entscheidungsmöglichkeiten: Bestätigung, wenn die Anlage/Änderung korrekt ist Ablehnung, wenn die Anlage/Änderung fehlerhaft ist der RM-Vorgang wird an Sie wieder rückübermittelt Löschung, wenn die Anlage/Änderung nicht erforderlich war In allen Fällen erhalten Sie eine zum Teil automatisierte Rückmeldung über die Entscheidung des PEK-CC (z.b. Kreditor xxx wurde freigegeben ; Bitte beim Debitor yyy die Adresse entsprechend dem Beleg korrigieren ; Kreditor zzz wird zum Löschen vorgemerkt bitte bestehenden Kreditor xxx verwenden ). Rückmeldungen des PEK-CC Sie sehen nun einen neuen Vorgang in Ihrem Arbeitsvorrat (Elektronischen Schreibtisch). Beispiel 1: (Der Kreditor ist freigegeben.) Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Nehmen Sie die Freigabe mit dem Button Kreditor verwenden. zur Kenntnis und ab jetzt können Sie den Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 61 von 218

62 Beispiel 2: (Der Kreditor ist fehlerhaft.) Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Mit dem Button nehmen Sie die Korrekturen vor und überprüfen Sie den Kreditor nochmals. Abschließend sichern Sie Ihre Eingaben mit und der Vorgang wird nochmals zur Freigabe an das PEK-CC übermittelt. Beispiel 3: (Der Kreditor wird gelöscht.) Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Nehmen Sie die Löschung mit dem Button mitgeteilten Kreditor. zur Kenntnis und verwenden Sie den Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 62 von 218

63 Ändern eines Kreditors Scannen Sie die der Kreditorenänderung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Bestellung) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD Kreditorenkonto RM PDF zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 63 von 218

64 Über den Button folgt ein Absprung in die Transaktion ZLIF, aus der heraus die Änderung des gewünschten Kontos vorgenommen werden kann. Geben Sie den entsprechenden Kreditor ein und klicken Sie auf den Button. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 64 von 218

65 Führen Sie die gewünschten Änderungen durch und anschließend sichern Sie diese mit dem Button. In der Statusleiste wird angezeigt, dass die Änderung(en) durchgeführt wurde(n). Klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektrischen Schreibtisch zurückzukehren. In der Statusleiste wird angezeigt, dass das Workitem an das Personenkonten Competence Center (PEK- CC) weitergeleitet wurde. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 65 von 218

66 6.2 DEBITOREN (ZAHLUNGSPFLICHTIGE) Transaktion ZDEBI Vor dem Anlegen eines Personenkontos muss in dieser Transaktion zunächst überprüft werden, ob der Debitor schon vorhanden ist. Dies geschieht durch Suche über alle Stammdaten und Suche über allgemeine Stammdaten oder Suche über Bankdaten. Mit einem * als Platzhalter kann auch nach Teilbegriffen gesucht werden (zb Hu* für die Suche Huber ). In den Zeilen, in denen rechts vom Eingabefeld bereits ein Häkchen gesetzt ist, wird vom System automatisch vor und hinter der Texteingabe ein * gesetzt. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 66 von 218

67 Anlegen eines Debitors Die Debitorenanlage (Transaktion OAWD Debitorenkonto RM PDF ) erfolgt prinzipiell analog zur Kreditorenanlage. Die Eingabemasken sind allerdings geringfügig unterschiedlich. Bei den nachstehenden Erläuterungen wird daher nur auf die Unterschiede eingegangen: Geben Sie die Kontengruppe, Buchungskreis und als Vorlage das Musterkonto aus dem Buchungskreis HHR2 ein. Nach der Bestätigung mit Enter schließen Sie die aufscheinende Meldung ebenfalls mit Enter. Sie gelangen zur ersten Erfassungsmaske. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 67 von 218

68 Register Adresse Die korrekte Eingabe des Namens sowie der vollständigen Adressdaten ist für die erfolgreiche Durchführung des Mahnverfahrens von großer Bedeutung. Register Steuerungsdaten Geben Sie bitte die UID-Nummer ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 68 von 218

69 Register Zahlungsverkehr Bei einem Debitor muss grundsätzlich keine Bankverbindung eingegeben werden, sofern Sie die Forderung nicht mittels Einziehungsauftrag einbringen möchten oder die Rücküberweisung einer geleisteten Zahlung an den Debitor erfolgen muss. Liegt Ihnen seitens des Zahlungspflichtigen eine Genehmigung für das Einziehungsverfahren vor, so setzen Sie bei der entsprechenden Bankverbindung ein Häkchen im Feld Einzugsermächtigung. Register Marketing Hier sind keine Eingaben erforderlich. Als nächstes klicken Sie auf die Schaltfläche Register Kontoführung Die Felder Abstimmkonto und Sortierschlüssel werden aufgrund der Daten des verwendeten Musterkontos bereits automatisch befüllt. Bitte ändern Sie diese Werte nicht ab. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 69 von 218

70 Register Zahlungsverkehr Überprüfen Sie, ob die vorgeschlagene Zahlungsbedingung N002 (14 Tage netto) für den von Ihnen angelegten Debitor korrekt ist. Andernfalls ändern Sie den Vorschlagswert bitte entsprechend ab. Bitte beachten Sie, dass sich die Änderung der Buchungskreisdaten auf den gesamten Buchungskreis BMUKK, also alle Dienststellen Ihres Ressorts, auswirkt. Register Korrespondenz Das Feld Mahnverfahren wird standardmäßig mit Z001 befüllt. Dieser Wert ermöglicht innerhalb von HV-SAP das standardisierte Mahnverfahren durch die Buchhaltungsagentur. Nach Erreichen der Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 70 von 218

71 Fälligkeit einer Forderung wird der Zahlungspflichtige im Abstand von 2 Wochen insgesamt zweimal gemahnt. Bleibt auch die 2. Mahnung erfolglos, wird die Dienststelle zur Einleitung weiterer Eintreibungsmaßnahmen verständigt. Der Sachbearbeiter Mahnung kann individuell je Mahnbereich (entspricht inhaltlich dem Geschäftsbereich) hinterlegt werden. Öffnen Sie das Zusatzfenster mittels Klick auf den Button Mahnbereiche und tragen Sie zu Ihrem Mahnbereich die erforderlichen Daten ein. Die Felder Sachb. Mahnung und Sachb. Buchh. befüllen Sie bitte in Absprache mit der für Sie zuständigen Verrechnungsabteilung der BHAG. Mittels der F4-Hilfe oder der Schaltfläche können Sie die möglichen Einträge anzeigen und den entsprechenden Sachbearbeiter auswählen. Hinweis: Bitte löschen Sie den Eintrag im Feld Mahnverfahren keinesfalls. Soll ein einzelner Debitor nicht gemahnt werden, setzen Sie bitte entweder direkt im Stammsatz oder in der zugehörigen Forderungsbuchung eine Mahnsperre. Bitte beachten Sie in diesem Fall, dass Sie für die eventuell später erforderliche Aufhebung der Mahnsperre bzw. für das Setzen anderer geeigneter Eintreibungsmaßnahmen selbst verantwortlich sind. Abschließend sichern Sie Ihre Eingaben mit. Ändern eines Debitors Die Debitorenänderung erfolgt prinzipiell analog zur Kreditorenänderung (siehe Ändern eines Kreditors ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 71 von 218

72 6.3 CPD-KONTEN CPD-Konten sind besondere Personenkontenstammsätze. CPD steht für conto pro diverse ein Stammsatz kann für mehrere Personen verwendet werden. Die Verwendung von CPD-Konten ist dann empfehlenswert, wenn an die betroffene Person nur einmal oder in sehr großen Abständen gezahlt wird bzw. wenn von der Person nur einmalig eine Einzahlung zu erwarten ist. Hinweis: Übersteigt der Anweisungsbetrag 7.000,00, so muss ein eigenes Personenkonto (Kreditor) angelegt werden. Andernfalls ist die Durchführung des Eilnachrichtenverfahrens nicht möglich. Das CPD-Konto wird direkt in der Anordnung mit den konkreten Daten des Zahlungsempfängers befüllt. Im Feld Kreditor/Debitor wird die Buchstabenkombination CPD und der erste Buchstabe des Nachnamens eingegeben (zb CPDM für Herrn Muster). Für jeden Buchstaben des Alphabetes (sowie Sch und St ) ist ein eigenes CPD-Konto angelegt. Über die Schaltfläche ist es auch bei Verwendung eines CPD-Kontos möglich, die Daten IBAN und BIC zu erfassen. Befüllung der Daten des CPD-Kontos in einer Anordnung: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 72 von 218

73 7 DIE EINZELNEN GESCHÄFTSFÄLLE IN HV-SAP 7.1 KONTIERUNTSABLEITUNGSREGEL Bei der Eingabe in HV-SAP leiten sich die Inhalte gewisser Felder aus anderen Feldern ab. Nachstehend finden Sie die relevanten Kontierungsableitungsregeln. Aufwands- und Ertragsbuchungen (Kontenklasse 4-8) Die Felder Sachkonto, Kostenstelle und Finanzstelle befüllen Sie mit den entsprechenden Daten. Die Felder Finanzposition, Fonds und Geschäftsbereich werden daraus automatisch abgeleitet. Voraussetzungen für diese Ableitung sind: ein Sachkonto der Kontenklasse 4-8 keine Anzahlungsrechnung (Belegart KA / DA) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 73 von 218

74 Anlagenkauf (Kontenklasse 0) Bei einem Anlagenkauf muss der Inventarverwalter im FI-AA die richtige Kostenstelle eingeben. Sobald Sie in HV-SAP die FI-AA-Zugangsnummer eingeben, werden aus der bei der Inventarisierung verwendeten Kostenstelle der Fonds und der Geschäftsbereich ableitet: Bestandskontenbuchungen (Kontenklasse 1-3) Buchungen auf Bestandskonten betreffen den Vermögenshaushalt, in dem die Verwendung von Kostenstelle bzw. Auftrag nicht vorgesehen ist. Daher müssen die Felder Sachkonto, Finanzstelle, Fonds und Geschäftsbereich manuell befüllt werden. Die Finanzposition leitet sich vom Feld Sachkonto ab. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 74 von 218

75 Kreditorenanzahlung Bei einer Kreditorenanzahlung wird die Belegart KA verwendet. Bei einem Anlagenkauf muss das abweichende Sachkonto verwendet werden. Bei einer Anschaffung über die Kontenklasse 4 bis 7 ist das abweichende Sachkonto zu verwenden. Die restlichen Felder wie sind manuell einzugeben. Debitorenanzahlung Bei einer Debitorenanzahlung wird die Belegart DA verwendet. Bei einem Anlagenverkauf muss das abweichende Sachkonto verwendet werden. Bei einer Forderungsanzahlung über die Kontenklasse 8 ist das abweichende Sachkonto zu verwenden. Die restlichen Felder wie sind manuell einzugeben. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 75 von 218

76 7.2 MITTELVORMERKUNGEN Mithilfe einer Mittelvormerkung werden Budgetmittel ausgabenseitig als Obligo im Haushaltsmanagement reserviert. Die nachstehende Grafik erläutert Ihnen die Unterschiede zwischen den drei Arten der Mittelvormerkung (Mittelreservierung, Mittelbildung, Mittelbindung - Abgrenzung). Mittelreservierung Mittelbindung Mittelbindung- Abgrenzung Belegart MR Erfassung ohne Kreditor Unkonkrete Vorhaben, für die Mittel proforma reserviert werden sollen (Zeitpunkt und/oder Höhe der Verpflichtung unklar) Gehälter Transfers unbefristete Dauerverpflichtungen Belegart MB Erfassung mit Kreditor Dauerschuldverhältnisse Versicherungsverträge Beratungsverträge Energieleistungen Bestellungen ohne MM Reparaturleistungen Belegart MA Erfassung mit Kreditor Wenn eine Rechnung, die auf mehrere Monate zu verteilen ist, zu einem späteren Zeitpunkt einlangt. 4-Augen-Prinzip Obligo Bei der Verbuchung in HV-SAP unterscheiden sich die Mittelreservierung und Mittelbindung hauptsächlich durch die Auswahl der Belegart. Aufgrund der größten Relevanz in der Praxis wird bei den nachfolgenden Erklärungen lediglich auf die Mittelbindung eingegangen. Die Mittelbindung mit Abgrenzungskennzeichen (Belegart MA) wird im Kapitel Zeitliche Abgrenzung für Aufwendungen und Erträge beschrieben. Mittelbindung anlegen Ab einem Bestellwert von 400,00 (inkl. USt, auch bei vorsteuerabzugsberechtigten Dienststellen) ist gemäß den Vorgaben der BHV 2013 die verpflichtende Anlage einer Mittelbindung vorgesehen. Scannen Sie die der Mittelbindung zugrunde liegenden Unterlagen (zb schriftliche Bestellung) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 76 von 218

77 Automatisch öffnen sich der gescannte Beleg sowie die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. MB Mittelbindung Bund Das Belegdatum entspricht dem Datum Ihres zugrunde liegenden Beleges, also zb das Bestelldatum. Das Buchungsdatum wird mit dem Tagesdatum vorgeschlagen, lassen Sie diesen Wert bitte unverändert. Die Felder Buchungskreis und Währung sollten bereits befüllt sein. Andernfalls tragen Sie bitte die entsprechenden Daten ein. Mit Enter gelangen Sie in die Eingabemaske. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 77 von 218

78 Sie erfassen nun folgende Daten: Belegtext Betrag gesamt Sachkonto Kostenstelle Finanzposition Fonds Finanzstelle Geschäftsbereich Kreditor Fällig am Beschreibung des Inhaltes der Mittelbindung (späteres Suchkriterium!) der Betrag der Mittelbindung je Position siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Kreditorennummer des Lieferanten geplantes Endedatum der Mittelbindung (zb Lieferdatum); vor allem bei der Erfassung von Mittelbindungen für ein zukünftiges Geschäftsjahr wichtig, damit nicht das aktuelle Budget verbraucht wird Nach Eingabe der Daten können diese mit einem Klick auf die Schaltfläche überprüft werden. Bei dieser Prüfung handelt es sich lediglich um eine logische Prüfung (zb ob Sie für Buchungen im angegebenen Geschäftsbereich berechtigt sind), nicht aber um eine inhaltliche! Sind bei der Prüfung keine Fehler aufgetreten, kann die Mittelbindung mittels der Schaltfläche gebucht werden. Bitte nie verwenden diese Schaltfläche ist sinngemäß zum Zwischenspeichern gedacht, löst aber keine Buchung aus! Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 78 von 218

79 Bei der Erfassung einer Mittelbindung gibt es kein 4-Augen-Prinzip. Die Mittelbindung wird sofort als Obligo verbucht. Schließen Sie den Vorgang mit der Schaltfläche Vorgang beenden ab. Die Anlage einer Mittelbindung ist auch außerhalb des elektronischen Schreibtisches über die Transaktion FMZ1 (Mittelbindung anlegen) möglich. Mittelbindung ändern Rufen Sie bitte die Transaktion FMZ2 (Mittelbindung ändern) auf. Sie geben die Belegnummer der zu ändernden Mittelbindung ein oder rufen diese alternativ mittels der F4-Hilfe auf (siehe nachstehende Erläuterungen zu Mittelbindung anzeigen ). Nun ändern Sie die gewünschte Position bzw. das gewünschte Datenfeld (zb den Gesamtbetrag, weil eine Bestellung weniger kosten wird als ursprünglich angenommen). Haben Sie die Änderung abgeschlossen, sichern Sie bitte Ihre Eingabe mit. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 79 von 218

80 Mittelbindung erledigt setzen Eine Mittelbindung wird normalerweise im Rahmen einer Kreditorenrechnung (siehe dazu Kapitel Kreditorenrechnung ) abgeschlossen. Falls Sie bei der Kreditorenrechnung darauf vergessen haben oder Sie aus einem anderen Grund die Mittelbindung manuell erledigt setzen möchten (zb weil die Bestellung storniert wurde), steigen Sie ebenfalls mittels der Transaktion FMZ2 (Mittelbindung ändern) in die gewünschte Mittelbindung ein. Über die Schaltfläche Kopfdaten gelangen Sie in den Belegkopf. Setzen Sie im Feld Belegstatus erledigt ein Häkchen. Der offene Betrag der Mittelbindung wird auf Null reduziert. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 80 von 218

81 Verbrauchsentwicklung anzeigen Über die Schaltfläche können Sie die Verbrauchsentwicklung anzeigen. Sie sehen pro Position den ursprünglich gebuchten Betrag, allfällige vorerfasste oder bereits gebuchte Rechnungen (in diese Belege können Sie direkt verzweigen) sowie gegebenenfalls das manuelle erledigt Setzen einer Mittelbindung. Mittelbindungen anzeigen Rufen Sie die Transaktion FMZ3 ( Mittelbindung anzeigen ) auf. Um eine bestimmte Mittelbindung anzuzeigen, haben Sie nun mehrere Möglichkeiten: 1. Sie kennen die Belegnummer der Mittelbindung dann tragen Sie diese bitte im Feld Belegnummer ein. 2. Sie rufen die Mittelbindung über das Mittelvormerkungsjournal (Schaltfläche ) auf: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 81 von 218

82 Hier können Sie nach den verschiedensten Kriterien (zb die Finanzposition oder den Kreditor) Ihre Mittelbindung suchen. 3. Sie nutzen die F4-Hilfe ( Matchcode ): Hier können Sie zb anhand des von Ihnen eingegebenen Belegkopftextes die gesuchte Mittelbindung ausfindig machen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 82 von 218

83 Haben Sie mithilfe einer der drei Möglichkeiten die gewünschte Mittelbindungsnummer gefunden, so übernehmen Sie diese durch Eingabe oder mit Doppelklick aus der Trefferliste in das Detailbild Mit Enter oder der Schaltfläche gelangen Sie in die Mittelbindung. 7.3 VERANSCHLAGTE EINNAHMEN Mithilfe einer veranschlagten Einnahme werden Budgetmittel einnahmenseitig als Obligo im Haushaltsmanagement vorgemerkt. Für die Verbuchung einer veranschlagten Einnahme scannen Sie die zugrunde liegenden Belege und ordnen diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Falls Sie eine veranschlagte Einnahme ohne zugrunde liegende, scannbare Unterlagen erfassen möchten (zb Vormerkung aller geplanten Einnahmen aus Internatsbeiträgen eines gesamten Jahres), so steigen Sie bitte direkt über die Transaktion Veranschlagte Einnahme erfassen (FMV1) ein. Bei der Erfassung der veranschlagten Einnahme gehen Sie bitte analog zur Erfassung einer Mittelbindung vor. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 83 von 218

84 7.4 KREDITORENRECHNUNGEN Mithilfe einer Kreditorenrechnung werden Budgetmittel ausgabenseitig im Haushaltsmanagement reserviert. Sie benötigen Kreditorenrechnungen, um Zahlungen mittels Banküberweisung oder auch mittels Abbuchung vom Bankkonto zu veranlassen. Kreditorenrechnung erfassen Scannen Sie die der Kreditorenrechnung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun erfassen Sie bitte den Beleg klicken Sie auf die Schaltfläche die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen.. Es öffnet sich Vor der erstmaligen Erstellung einer Kreditorenrechnung sind die Anzeige von Belegart und Periode einmalig einzustellen. Über die Schaltfläche Bearbeitungsoptionen gelangen Sie in die Einstellungsmaske. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 84 von 218

85 Setzen Sie im Feld Periode anzeigen ein Häkchen und stellen Sie die Belegart-Option auf Eingabe mit Kurzbezeichnung um. Abschließend sichern Sie Ihre Änderungen mit und klicken Sie auf die Schaltfläche zurück. Sie erfassen nun folgende Daten: Register Grunddaten Kreditor Rechnungsdatum laut Rechnung Referenz Rechnungsnummer (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes Re oder Ähnliches erforderlich Buchungsdatum Datum der Lieferung/Leistung entscheidend für die korrekte periodengerechte Verrechnung; falls benötigte Buchungsperiode bereits geschlossen: Tagesdatum Periode wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 85 von 218

86 Betrag auszuzahlender Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen, Text gegebenenfalls abzüglich Skonto ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne voranstehendes * interner Vermerk Steuerkennzeichen E1 Erwerbsteuer 10 % Aktenzeichen E2 Erwerbsteuer 20 % R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig) Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 86 von 218

87 Wenn Sie dieses Symbol anklicken, gelangen Sie in die Transaktion ZLIF Kreditor anzeigen. Über die Schaltfläche kommen Sie wieder in die Kreditorenrechnung zurück. Über dieses Symbol gelangen Sie in die Einzelpostenliste des Kreditors, wo nur die offenen Posten angezeigt werden. Steuerkennzeichen: Sofern der Geschäftsfall ein Steuerkennzeichen erfordert, können Sie es in der Kreditorenposition auswählen. Nun haben Sie in der Sachkontenposition in jede Zeile das Steuerkennzeichen stehen. Sollten Sie in den einzelnen Positionszeilen unterschiedliche Steuerkennzeichen benötigen, lassen Sie das Feld am Register Grunddaten frei und geben pro Positionszeile das benötigte Steuerkennzeichen ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 87 von 218

88 Sie erfassen nun folgende Daten: Register Zahlung Basisdatum Eingangsdatum der Rechnung (Vorgabe des Rechnungshofes) siehe dazu auch nachstehende Erläuterung Berechnung der Fälligkeit ZahlBed Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) die wichtigsten Wertesind: N001 sofort fällig N Tage netto ACHTUNG: Bitte verwenden Sie nur die Netto-Zahlungsbedingungen (N***) und nicht die Skonto-Zahlungsbedingungen (S***). Die Skonto-Zahlungsbedingungen würden zu einem falschen Ergebnis im Haushaltsmanagement führen. Tage wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung aufscheinende Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein. Fällig am wird automatisch befüllt (Basisdatum + ZahlBed) Zahlweg E für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung) sowie in den Euro-Raum bis max ,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden B für Baranweisungen L für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der ,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen Zahlsperre nur dann zu befüllen, wenn der Betrag nicht zur Auszahlung gelangen soll (zb Lastschriftverfahren) Zur Zahlung gesperrt für Abbuchungsaufträge (zb Abbuchung einer Telefonrechnung vom Bankkonto) PartnBank Wählen Sie bitte aus der hinterlegten Liste (F4-Hilfe) die den Belegen entsprechende Bankverbindung aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 88 von 218

89 Register Detail Zuordn nach der Buchung der Kreditorenrechnung wird hier die Eingabe im Feld Referenz übertragen Kopftext Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich GeschBer. Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den Geschäftsbereich eintragen. Grund: Eine Auswertung in der Kreditoren- Einzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Kreditor übertragen. RefSchl 1 Abgrenzungskennzeichen (A+ Monate) wird im Kapitel Zeitliche Abgrenzungen von Aufwendungen und Erträge beschrieben Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 89 von 218

90 Sachkontenposition Bezieht sich Ihre Kreditorenrechnung auf eine vorangegangene Mittelbindung, so tragen Sie die Mittelbindungsnummer bitte jedenfalls in das Feld Mittelvormerkung ein. Die Kontierungsmerkmale der Mittelbindung (Kostenstelle, Geschäftsbereich, Fonds, Finanzstelle) werden bis auf das Sachkonto automatisch übernommen. Sie brauchen nur mehr das Sachkonto händisch eintragen. Liegt Ihrer Kreditorenrechnung keine Mittelbindung zugrunde, befüllen Sie bitte die Felder Sachkonto Betrag auszuzahlender Betrag Kostenstelle muss bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 4-8) immer manuell eingegeben werden Bei Bestandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 0-3, 9) keine Eingabe. Geschäftsbereich Wird bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich. Fonds Wird bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich. Finanzposition Wird aus dem Sachkonto abgeleitet. Für Auszahlungen 1 + Sachkonto; für Einzahlungen 2 + Sachkonto. Finanzstelle muss immer manuell eingegeben werden Mit Enter werden die Felder Finanzposition, Geschäftsbereich, Fonds abgeleitet. Kreditorenrechnung mit mehreren Belegpositionen Besteht Ihre Kreditorenrechnung aus mehreren Belegpositionen (zb aufgrund unterschiedlicher Kontierungsmerkmale), befüllen Sie die weiteren Zeilen analog zur ersten. Hinweis: Im Falle eines Anlagenkaufes siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 90 von 218

91 Berechnung der Fälligkeit Aufgrund einer Vorgabe des Rechnungshofes (Ergebnis der 9-Prüfung für das Geschäftsjahr 2006 und folgende) ist bei Berechnung der Fälligkeit einer Zahlung grundsätzlich vom Eingangsdatum der Rechnung auszugehen. Eine Rechnung mit Rechnungsdatum , eingelangt am und der Zahlungsbedingung 14 Tage netto ist daher am fällig. Davon ausgenommen sind folgende zwei Fälle: Die Zahlungsbedingung ist auf der Rechnung mit (zb) zahlbar binnen 14 Tagen ab Rechnungsdatum angegeben. Für das oben angeführte Beispiel wäre die Rechnung daher am fällig. Auf der Rechnung ist ein exaktes Fälligkeitsdatum (zb fällig am ) angegeben. In HV-SAP errechnet sich die Fälligkeit immer aufgrund der Einträge in den Feldern Basisdatum und Zahlungsbedingung. Die in obigem Beispiel angesprochene Fälligkeit erhalten Sie durch folgende Einträge: Basisdatum: Zahlungsbedingung N002 (14 Tage netto) oder Basisdatum: Zahlungsbedingung N001 (sofort fällig) oder Basisdatum: Zahlungsbedingung N001 Tage (händisch eintragen!) 16 Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 91 von 218

92 Zum Abschluss sichern Sie Ihre Eingabe vollständig mit elektronischen Schreibtisch zurück und erhalten in der Statusleiste die Rückmeldung:. Sie kehren zum Weiterleiten der Kreditorenrechnung an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Kreditorenrechnung sowie die Eintragung der Bestätigungsvermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Mit diesem Schritt sind die Tätigkeiten des Anweisungsreferenten beendet. Der Beleg wird an den Anordnungsbefugten übermittelt. Kreditorenrechnung ändern Stellt der Anordnungsbefugte bei der Prüfung der Kreditorenrechnung einen Fehler fest, so wird der Vorgang an den Anweisungsreferenten retourniert. Sie bekommen den Vorgang am elektronischen Schreibtisch nochmals vorgelegt. Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick und gehen Sie im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches auf das Register Inhalt. Wählen Sie nun im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl Aktivitäten Ändern. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 92 von 218

93 Nehmen Sie nun in der Kreditorenrechnung die erforderlichen Änderungen vor und sichern Sie den geänderten Beleg vollständig. Leiten Sie den Beleg erneut an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Kreditorenrechnung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Kreditorenrechnung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschte Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 93 von 218

94 Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch. Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 94 von 218

95 Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Kreditorenrechnung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Kreditorenrechnung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung des abgelehnten Belegs vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 95 von 218

96 Notiz anlegen Mittels einer Notiz können Informationen zwischen Anweisungsreferenten und Anordnungsbefugtem oder zwischen Anweisungsreferenten/Anordnungsbefugtem und Buchhaltungsagentur weitergegeben werden. In der Notiz können für den jeweiligen Empfänger bestimmte Anliegen und/oder Bemerkungen eingetragen werden. Eine Notiz zu einem Vorgang wird am elektronischen Schreibtisch angelegt. Klicken Sie dazu im rechten unteren Bereich auf die Schaltfläche Notizen und anschließend auf die Schaltfläche Wechseln zum SAPScript-Editor. Nachdem Sie Ihre Notiz erfasst haben, klicken Sie auf die Schaltfläche elektronischen Schreibtisch zurück. und kehren zum Mit der Schaltfläche speichern Sie Ihre Notiz. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 96 von 218

97 7.5 KREDITORENGUTSCHRIFT Mithilfe einer Kreditorengutschrift wird die Rückzahlung bereits geleisteter Ausgaben verbucht (Ersatzforderung / Gutschrift). Kreditorengutschrift anlegen Scannen Sie die der Kreditorengutschrift zugrunde liegenden Belege (zb Gutschrift) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte die Kreditorengutschrift an klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 97 von 218

98 Nutzen Sie die Funktion Beleg Vorlage aus gebuchtem Beleg, um die Daten aus der ursprünglichen Kreditorenrechnung zu übernehmen: Sie erfassen nun folgende Daten: Registerblatt Grunddaten : Belegdatum Belegart Datum des Gutschriftsbelegs KG für Gutschriften, die unmittelbar von einer auszuzahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden KE für Gutschriften, die mittels Einzahlung auf das Bankkonto beglichen werden oder erst später von einer auszuzahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden Buchungsdatum Datum der Lieferung/Leistung (wesentlich für die periodengerechte Referenz Periode Betrag Steuerkennzeichen Zuordnung); falls bereits geschlossen: Tagesdatum Gutschriftsnummer (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes GS oder Ähnliches erforderlich) wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet (Angabe des Monats) Gutschriftsbetrag entsprechend den vorliegenden Belegen, gegebenenfalls abzüglich Skonto (sofern bei der zugehörigen Kreditorenrechnung Skonto abgezogen wurde) sofern aufgrund des vorliegenden Geschäftsfalls erforderlich E1 Erwerbsteuer 10 % E2 Erwerbsteuer 20 % R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig) Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 98 von 218

99 Währung Angabe der gewünschten Währung (es sind auch Zahlungen in Fremdwährung möglich) Text ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne voranstehendes * interner Vermerk Aktenzeichen Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Haben Sie sich auf die vorangegangene Kreditorenrechnung bezogen, so wurden die Daten zum Kreditor und zur Kontierung bereits in die Kreditorengutschrift übernommen. Andernfalls befüllen Sie die entsprechenden Felder bitte manuell. Registerblatt Zahlung Basisdatum ZahlBed Zahlweg Eingangsdatum der Gutschrift Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) die wichtigsten Werte sind: N001 sofort fällig N Tage netto ACHTUNG: Bitte verwenden Sie nur die Netto-Zahlungsbedingungen (N***) und nicht die Skonto-Zahlungsbedingungen (S***). Die Skonto-Zahlungsbedingungen würden zu einem falschen Ergebnis im Haushaltsmanagement führen. muss mit dem Zahlweg jener Kreditorenrechnung übereinstimmen, von der der Gutschriftsbetrag in Abzug gebracht werden soll; bei Einzahlung der Gutschrift auf das Bankkonto ist kein Zahlweg erforderlich Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 99 von 218

100 Tage/Prozente Rechnungsbezug Partnerbanktyp wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung aufscheinende Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein. ist nur erforderlich, wenn die Gutschrift von einer zu bezahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden soll. Das Feld wird mit der Belegnummer der Kreditorenrechnung befüllt. (Verringerung der Zahlung) ist nur erforderlich, wenn die Gutschrift von einer zu bezahlenden Rechnung in Abzug gebracht werden soll. Das Feld Partnerbanktyp muss dann ident zur Kreditorenrechnung befüllt werden. Registerblatt Detail Kopftext GeschBer. Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den Geschäftsbereich eintragen. Grund: Eine Auswertung in der Kreditoren- Einzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Kreditor übertragen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 100 von 218

101 Sachkontoposition Die Bezugnahme auf eine Mittelbindung (im Feld Mittelvormerkung ) ist nur möglich, sofern die Mittelbindung noch nicht erledigt gesetzt wurde. Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Kreditorengutschrift mit mehreren Belegpositionen Besteht Ihre Kreditorengutschrift aus mehreren Belegpositionen (zb aufgrund unterschiedlicher Kontierungsmerkmale), so erfassen Sie einfach die weiteren erforderlichen Zeilen unterhalb der ersten. Sichern Sie Ihre Eingabe abschließend mit. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 101 von 218

102 Weiterleiten der Kreditorengutschrift an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Kreditorengutschrift sowie die Eintragung der Bestätigungsvermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Kreditorengutschrift ändern Stellt der Anordnungsbefugte bei der Prüfung der Kreditorengutschrift einen Fehler fest, so wird der Vorgang an den Anweisungsreferenten retourniert. Sie bekommen den Vorgang am elektronischen Schreibtisch nochmals vorgelegt. Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick und gehen Sie im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches auf das Register Inhalt. Wählen Sie nun im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl Aktivitäten Ändern. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 102 von 218

103 Nehmen Sie nun in der Kreditorengutschrift die erforderlichen Änderungen vor und sichern Sie die geänderte Kreditorengutschrift. Leiten Sie die Kreditorengutschrift erneut an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Kreditorengutschrift freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Kreditorengutschrift wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 103 von 218

104 Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch und Sie gelangen in den Anzeigemodus der Kreditorengutschrift. Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der Anordnung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 104 von 218

105 Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Kreditorengutschrift ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Kreditorengutschrift fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 105 von 218

106 7.6 DEBITORENRECHNUNG Mithilfe einer Debitorenrechnung werden Budgetmittel einnahmenseitig im Haushaltsmanagement vorgemerkt. Sie benötigen Debitorenrechnungen, um Forderungen vorzumerken, die mittels Überweisung auf das Bankkonto oder im Einziehungsverfahren beglichen werden. Debitorenrechnung anlegen Scannen Sie die der Debitorenrechnung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte den Beleg an klicken Sie auf die Schaltfläche die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen.. Es öffnet sich Sie erfassen nun folgende Daten: Register Grunddaten Debitor Rechnungsdatum Datum, das auf den Beleg Bezug nimmt Referenz Rechnungsnummer (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes Re oder Ähnliches erforderlich) oder allgemeiner Hinweis auf die Forderung Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 106 von 218

107 Buchungsdatum Datum der Lieferung/Leistung entscheidend für die korrekte, periodengerechte Verrechnung; falls benötigte Buchungsperiode bereits geschlossen: Tagesdatum Periode wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet (Angabe des Monats) Belegart DR für Debitorenrechnungen (DA für Anzahlungen) (DV für abrechnungspflichtige Vorschusszahlungen) Betrag geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen Steuerkennzeichen A0 Ausgangssteuer 0 % A1 Ausgangssteuer 10 % vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen A2 Ausgangssteuer 20 % Text ergänzender Vermerk für den Zahlungspflichtigen, sofern die Eingabe mit * begonnen wird (dieser Vermerk scheint auf dem Bankbeleg im Einziehungsverfahren bzw. auf dem Mahnschreiben auf); ohne voranstehendes * interner Vermerk Aktenzeichen Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Register Zahlung Basisdatum ZahlBed Tage Zahlweg Ausstellungsdatum der Rechnung oder des sonstigen, der Forderung zugrunde liegenden Belegs Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) die wichtigsten Werte sind: N001 sofort fällig N Tage netto wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung oder im Vertrag festgelegte Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein. nur dann zu befüllen, wenn der geforderte Betrag mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird A für Einziehungsaufträge vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 107 von 218

108 Partnerbanktyp In diesem Feld ist ein Eintrag nur erforderlich, wenn die Forderung mittels Einzug vom Bankkonto des Zahlungspflichtigen beglichen wird. Wählen Sie in diesem Fall bitte aus der hinterlegten Liste (F4-Hilfe) die den Belegen entsprechende Bankverbindung aus. Bitte achten Sie darauf, dass Ihnen eine entsprechende Genehmigung des Zahlungspflichtigen für den Bankeinzug vorliegt. Register Detail Kopftext Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich GeschBer. Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den Geschäftsbereich eintragen. Grund: Eine Auswertung in der Debitoren- Einzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Debitor übertragen. Mahnsperre nur dann zu befüllen, wenn der geforderte Betrag bei Erreichen der Fälligkeit nicht eingemahnt werden soll A für manuelle Mahnsperre RefSchl 1 Abgrenzungskennzeichen (A+ Monate) wird im Kapitel Zeitliche Abgrenzungen von Aufwendungen und Erträge beschrieben Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 108 von 218

109 Bezieht sich Ihre Debitorenrechnung auf eine veranschlagte Einnahme, so tragen Sie die Nummer der veranschlagten Einnahme bitte jedenfalls in das Feld Mittelvormerkung ein. Die Kontierungsmerkmale der veranschlagten Einnahme (Kostenstelle, Geschäftsbereich, Fonds, Finanzstelle) werden bis auf das Sachkonto automatisch übernommen. Sie brauchen nur mehr das Sachkonto händisch eintragen. Liegt Ihrer Debitorenrechnung keine veranschlagte Einnahme zugrunde, befüllen Sie bitte die Felder Sachkontenposition Sachkonto Betrag geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen Kostenstelle muss bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 4-8) immer manuell eingegeben werden; Bei Bestandsbuchungen (Konten der Kontenklasse 0-3, 9) keine Eingabe Geschäftsbereich Wird bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich. Fonds Wird bei Ertrags- und Aufwandsbuchungen aus der Kostenstelle abgeleitet. Befüllung bei Bestandsbuchungen erforderlich. Finanzposition Wird aus dem Sachkonto abgeleitet. Für Auszahlungen 1 + Sachkonto; für Einzahlungen 2 + Sachkonto. Finanzstelle muss immer manuell eingegeben werden Mit Enter werden die Felder Finanzposition, Geschäftsbereich, Fonds abgeleitet. Debitorenrechnung mit mehreren Belegpositionen Besteht Ihre Debitorenrechnung aus mehreren Belegpositionen (zb aufgrund unterschiedlicher Kontierungsmerkmale), befüllen Sie die weiteren Zeilen analog zur ersten. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 109 von 218

110 Zum Abschluss sichern Sie Ihre Eingabe mit vollständig! Weiterleiten der Debitorenrechnung an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Debitorenrechnung sowie die Eintragung der Bestätigungsvermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Mit diesem Schritt sind die Tätigkeiten des Anweisungsreferenten beendet. Der Beleg wird an den Anordnungsbefugten übermittelt. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 110 von 218

111 Debitorenrechnung ändern Stellt der Anordnungsbefugte bei der Prüfung der Debitorenrechnung einen Fehler fest, so wird der Vorgang an den Anweisungsreferenten retourniert. Sie bekommen den Vorgang am elektronischen Schreibtisch nochmals vorgelegt. Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Gehen Sie bei der Änderung der Debitorenrechnung bitte analog zum beschriebenen Prozess Kreditorenrechnung ändern vor und leiten Sie nach erfolgter Änderung den Vorgang neuerlich an den Anordnungsbefugten weiter. Debitorenrechnung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Debitorenrechnung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 111 von 218

112 Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 112 von 218

113 Debitorenrechnung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Debitorenrechnung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung des abgelehnten Belegs vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 113 von 218

114 7.7 DEBITORENGUTSCHRIFT Mithilfe einer Debitorengutschrift wird die Rückzahlung bereits beglichener Forderungen verbucht (Ersatzschuld). Debitorengutschrift anlegen Scannen Sie die der Debitorengutschrift zugrunde liegenden Belege (zb Gutschrift, Aktenvermerk) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte die Anordnung an klicken Sie auf die Schaltfläche sich die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen.. Es öffnet Über den Menüeintrag Beleg Vorlage aus gebuchtem Beleg können Sie die Daten aus der ursprünglichen Debitorenrechnung zu übernehmen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 114 von 218

115 Sie erfassen nun folgende Daten: Registerblatt Grunddaten : Belegdatum Datum des Gutschriftsbelegs Belegart DG für Gutschriften, die von einer einzuzahlenden Forderung in Abzug gebracht werden DE für Gutschriften, die an den ursprünglichen Einzahler der Forderung rücküberwiesen werden Buchungsdatum Datum der Lieferung/Leistung (wesentlich für die periodengerechte Zuordnung) Referenz Gutschriftsnummer oder ein die Zahlung kennzeichnender Vermerk (wie aus dem Beleg ersichtlich, kein vorangestelltes GS oder Ähnliches erforderlich) Periode wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet (Angabe des Monats) Betrag Gutschriftsbetrag entsprechend den vorliegenden Belegen Währung Angabe der gewünschten Währung (es sind auch Zahlungen in Fremdwährung möglich) Steuerkennzeichen A0 Ausgangssteuer 0 % A1 Ausgangssteuer 10 % vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen A2 Ausgangssteuer 20 % Text ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne voranstehendes * interner Vermerk Aktenzeichen Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Haben Sie sich auf die vorangegangene Debitorenrechnung bezogen, so wurden die Daten zum Debitor und zur Kontierung bereits in die Debitorengutschrift übernommen. Andernfalls befüllen Sie die entsprechenden Felder bitte manuell. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 115 von 218

116 Registerblatt Zahlung Basisdatum ZahlBed Tage Ausstellungsdatum der Gutschrift Zahlungsbedingung (Auswahl über F4-Hilfe) die wichtigsten Werte sind: N001 sofort fällig N Tage netto ACHTUNG: Bitte verwenden Sie nur die Netto-Zahlungsbedingungen (N***) und nicht die Skonto-Zahlungsbedingungen (S***). Die Skonto-Zahlungsbedingungen würden zu einem falschen Ergebnis im Haushaltsmanagement führen. wird aufgrund der ausgewählten Zahlungsbedingung automatisch befüllt; falls die auf der Rechnung aufscheinende Zahlungsbedingung nicht in der Werte-Hilfe (F4) hinterlegt ist, können Sie hier auch manuell die Zahlungsfrist eintragen. In diesem Fall nutzen Sie bitte die Zahlungsbedingung N001 und geben die aus der Rechnung ersichtlichen Tage bis zur Fälligkeit manuell ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 116 von 218

117 Zahlweg Rechnungsbezug Partnerbanktyp beim Abzug von einer bestehenden Forderung (Verringerung der Einzahlung auf das Bankkonto) ist kein Zahlweg erforderlich Bei Überweisung auf das Konto des ursprünglich Zahlungspflichtigen: B für Baranweisungen E für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung) sowie in den Euro-Raum bis max ,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden L für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der ,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen ist nur erforderlich, wenn die Gutschrift von einer zu bestehende Forderung in Abzug gebracht werden soll. Das Feld wird mit der Belegnummer der Debitorenrechnung befüllt. (Verringerung der Einzahlung auf das Bankkonto) ist nur erforderlich, wenn die Gutschrift an den Debitor überwiesen werden soll Registerblatt Detail Kopftext Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich (ehemaliger Belegkopftext) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 117 von 218

118 GeschBer. Ganz wichtig! Im Register Detail im Feld GeschBer. unbedingt den Geschäftsbereich eintragen. Grund: Eine Auswertung in der Debitoren- Einzelposten-Liste über das Feld Geschäftsbereich ist nicht möglich, solange die Belege vorerfasst sind (keine Auswertung möglich, wenn das Feld Geschäftsbereich keine Eintragung enthält). Ansonsten wird erst mit dem Buchen das Feld Geschäftsbereich beim Debitoren übertragen. Sachkontoposition Die Bezugnahme auf eine veranschlagte Einnahme (im Feld Mittelvormerkung ) ist nur möglich, sofern die veranschlagte Einnahme noch nicht erledigt gesetzt wurde. Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Debitorengutschrift mit mehreren Belegpositionen Besteht Ihre Debitorengutschrift aus mehreren Belegpositionen (zb aufgrund unterschiedlicher Kontierungsmerkmale), so erfassen Sie einfach die weiteren erforderlichen Zeilen unterhalb der ersten. Zum Abschluss sichern Sie Ihre Eingabe mit vollständig! Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 118 von 218

119 Weiterleiten der Debitorengutschrift an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Debitorengutschrift sowie die Eintragung der Bestätigungs-vermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Debitorengutschrift ändern Stellt der Anordnungsbefugte bei der Prüfung der Debitorengutschrift einen Fehler fest, so wird der Vorgang an den Anweisungsreferenten retourniert. Sie bekommen den Vorgang am elektronischen Schreibtisch nochmals vorgelegt. Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Gehen Sie bei der Änderung der Debitorengutschrift bitte analog zum beschriebenen Prozess Kreditorengutschrift ändern vor und leiten Sie nach erfolgter Änderung den Vorgang neuerlich an den Anordnungsbefugten weiter. Debitorengutschrift freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Debitorengutschrift wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 119 von 218

120 Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch und Sie gelangen in den Anzeigemodus der Debitorengutschrift. Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der Anordnung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 120 von 218

121 Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Debitorengutschrift ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Debitorengutschrift fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 121 von 218

122 7.8 DAUERBUCHUNGEN Mithilfe einer Dauerbuchung können Sie in einem Schritt Zahlungen, die in regelmäßigem Abstand (zb monatlich) in gleicher Höhe an den gleichen Zahlungsempfänger zu leisten sind, veranlassen. Bei Auswahl der entsprechenden Belegart werden die Budgetmittel ausgabenseitig als Obligo im Haushaltsmanagement reserviert es erfolgt eine automatische Mittelvormerkung für das laufende Geschäftsjahr. Jeweils bei Erreichen der Fälligkeit der einzelnen Zahlung wird durch die Buchhaltungsagentur ein sogenannter Echtbeleg erzeugt, der die Budgetmittel als Verpflichtung/Berechtigung des Haushaltsmanagements bindet. Bitte beachten Sie, dass bei Dauerbelegen, die über das aktuelle Geschäftsjahr hinausgehen, entsprechend den Bestimmungen der BHV 2013 die Erfassung einer händischen Mittelvormerkung für die folgenden maximal 4 Geschäftsjahre erforderlich ist. Hinweis Dauerbuchungen werden durch Zeitablauf (letzte Ausführung am) automatisch oder durch das Setzen eines Löschkennzeichens (Transaktion FBD2) im Kopf des Beleges manuell beendet. Ein Setzen des Löschkennzeichens ist im Status V erfasst und B - gebucht möglich. Wird ein Löschkennzeichen bei Status B gesetzt, so muss das Setzen dieses Löschkennzeichens nochmals durch den Genehmigungsworkflow, unabhängig davon, ob es bereits Ausführungen zu diesem Dauerbeleg gibt oder noch keine FI-Belege erzeugt wurden (= es gibt noch keine Ausführungen). Wurde ein Dauerbeleg noch nicht gebucht und wird somit ein Löschkennzeichen im Status V gesetzt, ist eine Freigabe und Buchung nicht mehr erforderlich. Der RM-Vorgang wird in diesem Fall automatisch vom System auf Status Beleg gelöscht gesetzt und abgeschlossen. Die Löschung der Dauerbelege mit Löschkennzeichen erfolgt mittels Job durch das BRZ, sofern es noch keine Ausführungen dazu gab. Dauerbelege, welche bereits Ausführungen haben, dürfen nicht mehr gelöscht werden! Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 122 von 218

123 DAUERVERPFLICHTUNG Dauerverpflichtung anlegen Scannen Sie die der Dauerverpflichtung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD - Dauerbeleg zu. Bitte beachten Sie, dass aus dem zugrunde liegenden Beleg ersichtlich sein muss, für welchen Zeitraum die Zahlungen in der angegebenen Höhe zu erfolgen haben (zb Stromrechnung Für das Jahr 2013 wird ein monatlicher Teilbetrag in Höhe von vorgeschrieben. ). Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Auf der 1. Maske gelangen Sie zur Erfassung der Kopfdaten Ausführung der Dauerbuchung Erste Ausführung am Letzte Ausführung am Abstand in Monaten Beginn der Dauerauszahlung Ende der Dauerauszahlung für unbefristete Dauerzahlung: für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 123 von 218

124 Tag der Ausführung Ausführungsplan zb 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert 31 wird bei der Erstellung des Echtbelegs automatisch der jeweilige Monatsletzte ausgewählt (zb 28 oder 29 im Februar) Ein Ausführungsplan ist für Auszahlungen in unregelmäßigen Abständen zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol und das System zeigt Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Ausführungsplänen. Ein Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden. Häkchen setzen bei Texte kopieren Informationen für den Belegkopf Belegart KD (durch Eingabe dieser Belegart wird eine automatische Mittelvormerkung für das aktuelle Geschäftsjahr erzeugt) KN (falls Sie sich auf eine bestehende händische Mittelvormerkung beziehen möchten) Referenzfeld Rechnungsnummer Belegkopftext Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich Erste Belegposition Es ist egal, ob Sie die Eingabe mit der Sachkontenzeile oder mit der Kreditorenzeile beginnen. Buchungsschlüssel: 31 Kreditorennummer 40 Sachkonto Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 124 von 218

125 Kreditorenposition Betrag Geschäftsbereich Steuerkennzeichen Zahlsperre auszuzahlender Betrag, entsprechend der beiliegenden Unterlagen sofern der Geschäftsfall ein Steuerkennzeichen erfordert: E1 Erwerbsteuer 10 % E2 Erwerbsteuer 20 % R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig) Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) Zahlsperre nur dann zu befüllen, wenn der Betrag nicht zur Auszahlung gelangen soll (zb Lastschriftverfahren) C für Abbuchungsaufträge (zb Abbuchung einer Telefonrechnung vom Bankkonto) Zahlweg B für Baranweisungen E für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung) sowie in den Euro-Raum bis max ,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden L für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der ,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 125 von 218

126 Text ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne * interner Vermerk Über den Butten ist der Partnerbanktyp einzutragen In der Nächsten Belegposition müssen Sie die Gegenbuchung erfassen. Sachkontenposition: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 126 von 218

127 Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Text Zusatzinfo zur Buchung. (z.b. Strom 01/13-12/13) Über den Button Vollständigkeit der Buchung überprüfen. werden die Buchungszeilen gegenübergestellt. Hier können Sie nochmals die Zum Abschluss sichern Sie Ihre Eingabe mit zurück und erhalten in der Statusleiste die Rückmeldung:. Sie kehren zum elektronischen Schreibtisch Weiterleiten der Dauerverpflichtung an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Dauerverpflichtung sowie die Eintragung der Bestätigungsvermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 127 von 218

128 Dauerverpflichtung ändern Die Änderung einer Dauerverpflichtung kann erforderlich sein, wenn sich zb der auszuzahlende Betrag ändert oder eine Dauerverpflichtung eingestellt wird. Die Änderung einer Dauerverpflichtung erfolgt direkt aus dem SAP-Menü heraus mittels der Transaktion F8Q3 oder FBD2. Starten Sie die Transaktion und geben Sie die Belegnummer ein. Ist Ihnen diese nicht bekannt, können Sie die Belegnummer auch mithilfe der F4-Hilfe und der Eingabe der Ihnen bekannten Daten ermitteln. Alternativ finden Sie die Belegnummer auch über die Abfrage Kreditoren- Einzelpostenliste der bereits erfolgten Einzelzahlungen (siehe dazu Kapitel Infosystem ). Überprüfen Sie bitte bei jeder Änderung zunächst, wie viele Zahlungen bereits geleistet wurden bzw. wann die letzte Zahlung erfolgt ist. Dies ersehen Sie mit dem Klick auf Springen Dauerbuchungsdaten. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 128 von 218

129 Ist zb eine Zahlung für das laufende Monat bereits vermerkt (d.h. das Datum der nächsten Ausführung liegt bereits im Folgemonat), wurde durch die Buchhaltungsagentur bereits der sogenannte Echtbeleg erzeugt. Ist der Fälligkeitstermin noch nicht erreicht und möchten Sie die Zahlung nicht durchführen, verständigen Sie bitte die Buchhaltungsagentur. Sofern die Zahlung tatsächlich noch nicht durchgeführt wurde, wird der Echtbeleg storniert, und Sie können den Dauerbeleg bereits für das laufende Monat ändern. Andernfalls wird die Änderung erst ab dem nächsten Zahlungstermin wirksam. Sie können nun die erforderliche Änderung in der Dauerverpflichtung vornehmen. Hinweis: Es ist nicht möglich, in einer bestehenden Dauerbuchung weitere Belegzeilen hinzuzufügen. Falls das erforderlich sein sollte, muss die Dauerbuchung gelöscht und neu erfasst werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 129 von 218

130 Zusätzlich können Sie auch die Dauerbuchungsdaten über Springen - Dauerbuchungsdaten ändern. Änderung der Kontierungsmerkmale Einfach mit Doppelklick in die Zeile des Kreditors oder der Sachkontenposition hineinklicken und nun können Sie die gewünschten Änderungen vornehmen. Kreditorenposition: Bei Änderung des Partnerbanktyps ist über den Button vorzugehen. Sachkontenposition: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 130 von 218

131 Änderung der Dauerbuchungsdaten Über Springen - Dauerbuchungsdaten können Sie das Datum der nächsten Ausführung, das Datum der letzten Ausführung, das Intervall zwischen den einzelnen Zahlungen sowie den Ausführungstag ändern. Soll die Dauerverpflichtung komplett eingestellt werden, setzen Sie bitte in den Dauerbuchungsdaten ein Häkchen in das Feld Löschkennzeichen : Belege in der Anlagenliste hinzufügen Die Änderung einer Dauerverpflichtung ist nicht mit der Transaktion OAWD verknüpft. Daher können allenfalls erforderliche Belege, die die Grundlage für die durchgeführte Änderung darstellen, nur direkt über die Anlagenliste der Dauerverpflichtung beigefügt werden. Bitte gehen Sie dazu entsprechend den Erläuterungen im Kapitel Scannen von Dokumenten Nachträgliches Scannen vor. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Änderung eines bestehenden Dauerbelegs die bereits erfolgte Freigabe durch den Anordnungsbefugten sowie die Buchung durch die Buchhaltungsagentur aufheben. Die Änderung des Dauerbelegs muss daher unbedingt wieder an den Anordnungsbefugten sowie in weiterer Folge an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet werden, damit die folgenden Zahlungen zeitgerecht geleistet werden können. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 131 von 218

132 Dauerverpflichtung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Dauerverpflichtung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Sie können die Dauerbuchungsdaten über Springen - Dauerbuchungsdaten anzeigen lassen. Erste Ausführung am Beginn der Dauerauszahlung Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 132 von 218

133 Letzte Ausführung am Abstand in Monaten Tag der Ausführung Ausführungsplan Ende der Dauerauszahlung für unbefristete Dauerzahlung: für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw. zb 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert 31 wird bei der Erstellung des Echtbelegs automatisch der jeweilige Monatsletzte ausgewählt (zb 28 oder 29 im Februar) Ein Ausführungsplan ist für Auszahlungen in unregelmäßigen Abständen zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol und das System zeigt Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Ausführungsplänen. Ein Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden. Belegkopft: Belegart Belegkopftext Referenzfeld Aktenzeichen KD (durch Eingabe dieser Belegart wird eine automatische Mittelvormerkung für das aktuelle Geschäftsjahr erzeugt) KN (falls Sie sich auf eine bestehende händische Mittelvormerkung beziehen möchten) Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich Rechnungsnummer Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 133 von 218

134 Anzeigen der Kontierungsmerkmale Einfach mit Doppelklick in die Zeile des Kreditors oder der Sachkontenposition hineinklicken und nun können Sie die Überprüfung vornehmen. Kreditorenposition Betrag Geschäftsbereich Steuerkennzeichen Zahlsperre auszuzahlender Betrag, entsprechend der beiliegenden Unterlagen sofern der Geschäftsfall ein Steuerkennzeichen erfordert: E1 Erwerbsteuer 10 % E2 Erwerbsteuer 20 % R2 Reverse Charge 20 % X0 Vorsteuer 0 % X1 Vorsteuer 10 % X2 Vorsteuer 20 % Y1 Erwerbsteuer 10 % (abzugsfähig) Y2 Erwerbsteuer 20 % (abzugsfähig) R4 Reverse Charge 20 % (abzugsfähig) Zahlsperre nur dann zu befüllen, wenn der Betrag nicht zur Auszahlung gelangen soll (zb Lastschriftverfahren) C für Abbuchungsaufträge (zb Abbuchung einer Telefonrechnung vom Bankkonto) Zahlweg B für Baranweisungen E für Zahlungen innerhalb Österreichs (ohne betragliche Einschränkung) sowie in den Euro-Raum bis max ,00, sofern IBAN und BIC verwendet werden L für Zahlungen außerhalb des Euro-Raums, bei Überschreiten der ,00-Grenze bzw. bei Nicht-Vorliegen von IBAN und BIC U für Zahlungen innerhalb Österreichs, wenn IBAN und BIC nicht vorliegen Text ergänzender Vermerk für den Zahlungsempfänger, sofern die Eingabe mit * begonnen wird; ohne * interner Vermerk nicht vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 134 von 218

135 Bei Anzeige des Partnerbanktyps ist über den Button vorzugehen. Sachkontenposition Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Text Zusatzinfo zur Buchung. (z.b. Strom 01/13-12/13) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 135 von 218

136 Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Dauerverpflichtung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Dauerverpflichtung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken dazu im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 136 von 218

137 DAUERBERECHTIGUNG Mithilfe eines Dauerbelegs können Sie in einem Schritt Forderungen, die in regelmäßigem Abstand (zb monatlich) in gleicher Höhe vom gleichen Zahlungspflichtigen zu leisten sind, erfassen. Jeweils bei Erreichen der Fälligkeit wird durch die Buchhaltungsagentur ein sogenannter Echtbeleg erzeugt, der die Forderung als Verpflichtung/Berechtigung des Haushaltsmanagements vormerkt. Dauerberechtigung anlegen Scannen Sie die der Dauerberechtigung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD - Dauerbeleg zu. Bitte beachten Sie, dass aus dem zugrunde liegenden Beleg ersichtlich sein muss, für welchen Zeitraum die Forderungen in der angegebenen Höhe gelten (zb Internatskosten Für das Schuljahr 2012/2013 wird ein monatlicher Teilbetrag in Höhe von vorgeschrieben. ). Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Auf der 1. Maske gelangen Sie zur Erfassung der Kopfdaten Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 137 von 218

138 Ausführung der Dauerbuchung Erste Ausführung am Letzte Ausführung am Abstand in Monaten Tag der Ausführung Ausführungsplan Beginn der Forderungsbuchung Ende der Forderungsbuchung für unbefristete Dauerforderung: für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw. zb 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert 31 wird bei der Erstellung des Echtbelegs automatisch der jeweilige Monatsletzte ausgewählt (zb 28 oder 29 im Februar) Ein Ausführungsplan ist für Forderungen in unregelmäßigen Abständen zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol und das System zeigt Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Ausführungsplänen (zb. nur für Schulmonate). Ein Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden. Häkchen setzen bei Texte kopieren Informationen für den Belegkopf Belegart Referenzfeld Belegkopftext DD Rechnungsnummer oder allgemeiner Hinweis auf die Forderung Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich Erste Belegposition Es ist egal, ob Sie die Eingabe mit der Sachkontenzeile oder mit der Debitorenzeile beginnen. Buchungsschlüssel: 01 Debitorennummer 50 Sachkonto Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 138 von 218

139 Debitorenposition: Betrag geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen Geschäftsbereich Steuerkennzeichen A0 Ausgangssteuer 0 % A1 Ausgangssteuer 10 % vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen A2 Ausgangssteuer 20 % Text ergänzender Vermerk für den Zahlungspflichtigen, sofern die Eingabe mit * begonnen wird (dieser Vermerk scheint auf dem Bankbeleg im Einziehungsverfahren bzw. auf dem Mahnschreiben auf); ohne voranstehendes * interner Vermerk In der Nächsten Belegposition müssen Sie die Gegenbuchung erfassen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 139 von 218

140 Sachkontenposition: Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition Text siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Zusatzinfo zur Buchung. (z.b. Internatskosten Name des Kindes) Über den Button Vollständigkeit der Buchung überprüfen. werden die Buchungszeilen gegenübergestellt. Hier können Sie nochmals die Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 140 von 218

141 Zum Abschluss sichern Sie Ihre Eingabe mit zurück und erhalten in der Statusleiste die Rückmeldung:. Sie kehren zum elektronischen Schreibtisch Weiterleiten der Dauerberechtigung an den Anordnungsbefugten Nachdem Sie die Dauerberechtigung sowie die Eintragung der Bestätigungsvermerke gesichert haben, leiten Sie den Vorgang über die Schaltfläche an den Anordnungsbefugten weiter. Dauerannahmeanordnung ändern Die Änderung einer Dauerberechtigung kann erforderlich sein, wenn sich zb der einzufordernde Betrag ändert oder eine Dauerberechtigung eingestellt wird. Die Änderung einer Dauerberechtigung erfolgt direkt aus dem SAP-Menü heraus mittels der Transaktion F8Q3 oder FBD2. Starten Sie die Transaktion und geben die Belegnummer ein. Ist Ihnen diese nicht bekannt, können Sie die Belegnummer auch mithilfe der F4-Hilfe und der Eingabe der Ihnen bekannten Daten ermitteln. Alternativ finden Sie die Belegnummer auch über die Abfrage Debitoren- Einzelpostenliste der bereits erfolgten Forderungsbuchungen (siehe dazu Kapitel Infosystem ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 141 von 218

142 Überprüfen Sie bitte bei jeder Änderung zunächst, wie viele Forderungen bereits gebucht wurden. Dies ersehen Sie mit dem Klick auf Springen Dauerbuchungsdaten. Ist zb eine Forderung für das laufende Monat bereits vermerkt, wurde durch die Buchhaltungsagentur bereits der sogenannte Echtbeleg erzeugt. Erkundigen Sie sich bitte in der Buchhaltungsagentur bzw. ermitteln Sie mithilfe des Infosystems, ob die Forderung bereits beglichen wurde. Abhängig vom Ergebnis ändern Sie bitte die Daten der Dauerberechtigung. Sie können nun die erforderliche Änderung in der Dauerberechtigung (analog der Änderung einer Dauerverpflichtung) vornehmen. Zusätzlich können Sie auch die Dauerbuchungsdaten über Springen Dauerbuchungsdaten ändern. Änderung der Kontierungsmerkmale Analog zur Änderung einer Dauerverpflichtung können Sie die Daten des Debitors (erforderlich bei einer Änderung der Bankverbindung, sofern die Forderung im Einziehungsverfahren beglichen wird) oder auch den Betrag verändern. Änderung der Dauerbuchungsdaten Über Springen - Dauerbuchungsdaten können Sie das Datum der nächsten Ausführung, das Datum der letzten Ausführung, das Intervall zwischen den einzelnen Forderungen sowie den Ausführungstag ändern. Soll die Dauerberechtigung komplett eingestellt werden, setzen Sie bitte in den Dauerbuchungsdaten ein Häkchen in das Feld Löschkennzeichen : Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 142 von 218

143 Belege in der Anlagenliste hinzufügen Die Änderung einer Dauerberechtigung ist nicht mit der Transaktion OAWD verknüpft. Daher können allenfalls erforderliche Belege, die die Grundlage für die durchgeführte Änderung darstellen, nur direkt über die Anlagenliste der Dauerberechtigung beigefügt werden. Bitte gehen Sie dazu entsprechend den Erläuterungen im Kapitel Scannen von Dokumenten Nachträgliches Scannen vor. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie mit der Änderung eines bestehenden Dauerbelegs die bereits erfolgte Freigabe durch den Anordnungsbefugten sowie die Buchung durch die Buchhaltungsagentur aufheben. Die Änderung des Dauerbelegs muss daher unbedingt wieder an den Anordnungsbefugten sowie in weiterer Folge an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet werden, damit die folgenden Forderungsbuchungen zeitgerecht erstellt werden können. Dauerberechtigung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Dauerberechtigung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 143 von 218

144 Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch. Überprüfen Sie die eingegebenen Daten anhand folgender Kriterien: Sie können die Dauerbuchungsdaten über Springen - Dauerbuchungsdaten anzeigen lassen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 144 von 218

145 Erste Ausführung am Letzte Ausführung am Abstand in Monaten Tag der Ausführung Ausführungsplan Beginn der Forderungsbuchung Ende der Forderungsbuchung für unbefristete Dauerforderung: für monatlich, 3 für quartalsweise, 6 für halbjährlich, usw. zb 1 für Monatsbeginn, jeder Tag möglich; bei Wert 31 wird bei der Erstellung des Echtbelegs automatisch der jeweilige Monatsletzte ausgewählt (zb 28 oder 29 im Februar) Ein Ausführungsplan ist für Forderungen in unregelmäßigen Abständen zu verwenden. Klicken Sie auf das Symbol und das System zeigt Ihnen eine Auswahl an vordefinierten Ausführungsplänen (zb. nur für Schulmonate). Ein Ausführungsplan kann nur vom BRZ angelegt werden. Belegkopf: Belegart Referenzfeld Belegkopftext DD Rechnungsnummer oder allgemeiner Hinweis auf die Forderung Datenfeld für interne Vermerke, soweit erforderlich Anzeigen der Kontierungsmerkmale Einfach mit Doppelklick in die Zeile des Debitors oder der Sachkontenposition hineinklicken und nun können Sie die Überprüfung vornehmen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 145 von 218

146 Debitorenposition Betrag geforderter Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen Geschäftsbereich Steuerkennzeichen A0 Ausgangssteuer 0 % A1 Ausgangssteuer 10 % vorsteuerabzugsberechtigte Dienststellen A2 Ausgangssteuer 20 % Text ergänzender Vermerk für den Zahlungspflichtigen, sofern die Eingabe mit * begonnen wird (dieser Vermerk scheint auf dem Bankbeleg im Einziehungsverfahren bzw. auf dem Mahnschreiben auf); ohne voranstehendes * interner Vermerk Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 146 von 218

147 Sachkontenposition Betrag Geschäftsbereich Kostenstelle Finanzstelle Fonds Finanzposition Text siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Zusatzinfo zur Buchung. (z.b. Internatskosten Name des Kindes) Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in dem Beleg überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 147 von 218

148 Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Dauerberechtigung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Dauerberechtigung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken dazu im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 148 von 218

149 7.9 SACHKONTOBUCHUNGEN Mithilfe einer Sachkontobuchung werden alle Geschäftsfälle verbucht, die nicht zu einer Auszahlung oder Einzahlung führen. Die wichtigsten Geschäftsfälle sind dabei: Zahlstellenabrechnung (Verbuchung der Geschäftsfälle im Barzahlungsverkehr) Umbuchungen (zb von einem Verwahrniskonto auf ein Schulveranstaltungskonto) Sachkontobuchung erfassen Scannen Sie die der Sachkontobuchung zugrunde liegenden Belege ein und ordnen Sie diese in der Transaktion OAWD der Transaktion Sachkontobuchung zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte die Sachkontobuchung an klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 149 von 218

150 Adaptierung der Bearbeitungsoptionen Bei der erstmaligen Anlage einer Sachkontobuchung sind die Anzeige von Belegart und Periode einmalig einzustellen. Über die Schaltfläche Bearbeitungsoptionen gelangen Sie in die Einstellungsmaske. Wählen Sie im unteren Bereich der Seite die Optionen S/H-Kennzeichen als Vorzeichen, Periode anzeigen und Belegart ist eingabebereit aus. Dann sichern Sie die Einträge. Erfassen Sie nun in der Sachkontobuchung folgende Daten: Grunddaten: Belegdatum Datum des Kontoauszuges Buchungsdatum Tagesdatum - sofern die Umbuchung in derselben Periode des Kontoauszuges erfolgt Beispiel 1: Kontoauszug vom ; Umbuchung am Buchungsdatum = Tagesdatum Periode 1 Beispiel 2: Kontoauszug vom ; Umbuchung am Buchungsdatum = Periode 1 Referenz Belegkopftext Belegart Aktenzeichen entscheidend für die korrekte periodengerechte Verrechnung; falls benötigte Buchungsperiode bereits geschlossen (am 7. des Folgemonats): Tagesdatum fortlaufende Nummer des Kontoauszuges Belegnummer vom Kontoauszug ZA Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 150 von 218

151 Sachkontenposition: Sachkonto S/H Betrag Kostenstelle Geschäftsbereich Fonds Finanzposition Finanzstelle entsprechend Ihrem Geschäftsfall aktive Bestandskonten: Erhöhung im Soll, Verminderung im Haben passive Bestandskonten: Verminderung im Soll, Erhöhung im Haben Aufwände: Erhöhung im Soll, Verminderung im Haben Erträge: Verminderung im Soll, Erhöhung im Haben aktive und passive Bestandskonten: keine Eingabe Nur bei Aufwendungen und Erträge befüllen wird bei Aufwendungen und Erträge aus der Kostenstelle abgeleitet muss bei aktiven und passiven Bestandskonten manuell eingegeben werden wird bei Aufwendungen und Erträge aus der Kostenstelle abgeleitet muss bei aktiven und passiven Bestandskonten manuell eingegeben werden wird aus dem Sachkonto abgeleitet (ausgenommen Sie haben ein abweichendes Sachkonto; zb Anlagen) ist immer manuell einzugeben Sichern Sie die Sachkontobuchung mit der Schaltfläche. Anschließend leiten Sie den Vorgang an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 151 von 218

152 Sachkontobuchung ändern Stellt der Anordnungsbefugte bei der Prüfung der Sachkontobuchung einen Fehler fest, so wird der Vorgang an den Anweisungsreferenten retourniert. Sie bekommen den Vorgang am elektronischen Schreibtisch nochmals vorgelegt. Öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick und gehen Sie im rechten Bereich des elektronischen Schreibtisches auf das Register Inhalt. Wählen Sie nun im Kontextmenü (rechte Maustaste) den Befehl Aktivitäten Ändern. Nehmen Sie nun in der Sachkontobuchung die erforderlichen Änderungen vor und sichern Sie die Änderung. Abschließend leiten Sie den Sachkontenbeleg erneut an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Sachkontobuchung freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Sachkontobuchung wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 152 von 218

153 Sie gelangen direkt in die Sachkontobuchung. Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der Sachkontobuchung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um wieder zum elektronischen Schreibtisch zu gelangen. Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Der Vorgang wird an die Buchhaltungsagentur weitergeleitet und verschwindet aus ihrem Postkorb. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 153 von 218

154 Sachkontobuchung ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Sachkontobuchung fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Anordnung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Zahlstellenabrechnung Allgemeines zur Zahlstellenabrechnung Die Aufzeichnungen über die laufenden Barbewegungen werden im Zahlstellenbuchführungsprogramm ( ZBF ) verrechnet. Sobald im ZBF ein Abrechnungszeitraum abgeschlossen wird, wird gleichzeitig eine Excel-Datei erzeugt. Der Inhalt dieser Exceldatei kann mit wenigen Schritten direkt in HV-SAP eingefügt werden. Individueller Spaltenaufbau in der Sachkontobuchung Bei der Sachkontenbuchung können Sie nicht mehr die Spalten individuell festlegen. Es gibt vorgegebene Varianten, die Sie verwenden können. Eine neue Variante kann nur mehr vom BMF erstellt werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 154 von 218

155 Zahlstellenabrechnung erfassen Scannen Sie die erforderlichen Unterlagen (Kassabuch, Kontensummenübersicht, die den Einund Auszahlungen zugrunde liegenden Belege) ein und ordnen Sie diese in der Transaktion OAWD der Transaktion Sachkontobuchung zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. In der Sachkontobuchung sind dann folgende Einträge erforderlich: Grunddaten: Belegdatum Datum der Abrechnung Buchungsdatum entsprechend dem Zeitraum der Barbewegungen (zb für die Zahlstellenabrechnung von Jänner 2013) Hinweis: Da die Buchungsperiode am 7. des Folgemonats abgeschlossen wird, sollten die Barbewegungen für das jeweilige Monat bis spätestens am 7.des Folgemonats im HV-SAP erfasst und gebucht sein. Referenz Abrechnung ZS Belegkopftext Hinweis auf die enthaltenen Belege, zb Beleg 1-2 Belegart ZA Daten aus der Excel-Datei in HV-SAP einfügen Nun markieren Sie in der Excel-Datei den Bereich B2:L* (* für letzte befüllte Zeile) und kopieren diese Daten über die Tastenkombination Strg-C in die Zwischenablage. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 155 von 218

156 In HV-SAP positionieren Sie den Cursor in der 1. Zeile in der Spalte Sachkonto und fügen den Inhalt der Zwischenablage über die Tastenkombination Strg-V ein: Alle Daten werden übernommen. Mit Betätigen der Enter -Taste werden auch die Spalten Kurztext Soll/Haben befüllt: Sichern Sie die Sachkontobuchung mit der Schaltfläche. Anschließend leiten Sie den Vorgang an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 156 von 218

157 8 SPEZIELLE GESCHÄFTSFÄLLE 8.1 BARGELDVERSTÄRKUNG Füllen Sie zunächst bitte das Formular Bargeldverstärkung aus: Schulbezeichnung Straße PLZ u. Ort Anforderung Bargeldverstärkung TT.MM.JJJJ Sehr geehrte Damen und Herren! Hiermit ersuche ich um postlagernde Bargeldanweisung an das Postamt zu Handen Frau/Herrn Frau/Herrn in der Höhe von Anordnungsbefugter Scannen Sie das unterschriebene Formular ein. Ordnen Sie das gescannte Dokument über die Transaktion OAWD als Kreditorenrechnung RM zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 157 von 218

158 Nun legen Sie bitte, wie im Kapitel Kreditorenrechnung anlegen beschrieben, die Anordnung an. Achten Sie dabei bitte auf folgende Besonderheiten: Kreditor: Der Kreditor muss im System mit der Kontengruppe AB (abrechnender Bereich) angelegt werden. In der 2. Zeile des Feldes Name tragen Sie bitte den vollständigen Namen des Rechnungsführers ein. Finanzposition: Nachdem die Kreditorenrechnung zulasten des Bargeldkontos gebucht wird, ist die Eintragung einer sogenannten technischen Finanzposition, T-30, erforderlich. Zahlweg: Bitte wählen Sie den Zahlweg B (Baranweisung) aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 158 von 218

159 Sichern Sie Ihre Eingaben abschließend mit. Verändern Sie nun die Priorität des Vorgangs am elektronischen Schreibtisch, indem Sie das Kontextmenü (rechte Maustaste) zum Vorgang öffnen und die technischen Daten anzeigen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 159 von 218

160 Klicken Sie zunächst auf das Symbol mit der Glocke und ändern Sie die Priorität auf 1 Am höchsten Expreß und setzen Sie zusätzlich ein Hakerl Priorität auf Folgeschritte propagieren. Speichern Sie die Änderung mit der Schaltfläche Veränderte Priorität speichern. Kehren Sie zum elektronischen Schreibtisch zurück. Nachdem Sie den elektronischen Schreibtisch aufgefrischt haben, ist der Vorgang rosa markiert. Nun leiten Sie die Anordnung an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weiter. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 160 von 218

161 8.2 NACHBEARBEITUNG DER KONTOAUSZÜGE Die Kontoauszüge werden durch die BHAG gebucht. Nicht zuordenbare Lastschriften werden auf dem Sachkonto verrechnet, nicht zuordenbare Gutschriften auf dem Sachkonto Ihre Aufgabe ist es, diese nicht zuordenbaren Beträge nachzubearbeiten. Gehen Sie dabei wie folgt vor: Rufen Sie zunächst die Transaktion FBL3N (Sachkonten Einzelpostenliste) auf und grenzen Sie die Abfrage über die freien Abgrenzungen auf Ihren Geschäftsbereich ein: Die auf dem Abfrageergebnis aufscheinenden B1-Buchungen sind die Buchungen der BHAG (Kontoauszugsbearbeitung). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 161 von 218

162 Mit einem Doppelklick auf eine der Zeilen wird der Buchungsbeleg geöffnet: Über die Belegübersicht Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 162 von 218

163 und die Schaltfläche Dienste zum Objekt kann die Anlagenliste aufgerufen werden: Nun öffnen Sie den Kontoauszug mit einem Doppelklick: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 163 von 218

164 Nun können die auf dem Sachkonto verrechneten Beträge (ungeklärte Lastschriften) identifiziert werden. Danach erstellen Sie bitte entweder eine Kreditorenrechnung (zb falls es sich bei der Lastschrift um einen Abbuchungsauftrag vom Bundeskonto handelt Beispiel Stromrechnung), oder Sie verrechnen die Lastschrift direkt mittels einer Sachkontobuchung. Bei der direkten Verrechnung mittels einer Sachkontobuchung befüllen Sie bitte das Feld Referenz mit der Nummer des Kontoauszugs im Format ###/JJJJ. Scannen Sie zur Sachkontobuchung bitte den unterschriebenen Umbuchungsbeleg dazu. Anschließend verfahren Sie genauso mit den ungeklärten Gutschriften, wobei Sie hier das Sachkonto abfragen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 164 von 218

165 Erstellen Sie zu den auf dem Verwahrniskonto verrechneten Beträgen (nicht zuordenbare Gutschriften) entweder eine Debitorenrechnung, verrechnen Sie die Gutschrift direkt mittels einer Sachkontobuchung oder erstellen Sie (im Falle einer erforderlichen Rücküberweisung an den Einzahler) eine Debitorengutschrift. Bei der direkten Verrechnung mittels einer Sachkontobuchung befüllen Sie bitte das Feld Referenz mit der Nummer des Kontoauszugs im Format ###/JJJJ. Scannen Sie zur Sachkontobuchung bitte den unterschriebenen Umbuchungsbeleg dazu. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 165 von 218

166 8.3 PERIODENGERECHTE ZUORDNUNG VON AUFWENDUNGEN UND ERTRÄGEN Periodengerechte Zuordnung bedeutet die Verrechnung der Aufwendungen und Erträge in jener Buchungsperiode, in der die Lieferung/Leistung erbracht wurde. Das Buchungsdatum ist so zu wählen, dass die richtige Buchungsperiode angesprochen wird. Für die periodengerechte Zuordnung gibt es in der BHV 2013 keine Betragsgrenze. Die periodengerechte Zuordnung ist bis zum 7. des auf ein Quartalsende folgenden Monats vorzunehmen ( 40 BHV 2013 sieht einen engeren Termin (den 7. des Folgemonats) vor technisch ist diese Buchung aber bis zum 7. des Monats nach einem Quartalsende möglich.). Beispiel 1: Rechnung für angekauftes Reinigungsmaterial Lieferdatum 15.9., Rechnungsdatum Wird die Rechnung bis spätestens erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im September liegendes Buchungsdatum zu verwenden. Es ist dabei nicht relevant, ob der oder max. der ausgewählt wird. Ist die Erfassung, Freigabe und Buchung der Rechnung bis zum nicht möglich (z.b. weil die Rechnung zu spät beim anordnenden Organ einlangt), so ist das bei der Erfassung vorgeschlagene Buchungsdatum (= Tagesdatum) zu verwenden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 166 von 218

167 Beispiel 2: Rechnung für angekauftes Reinigungsmaterial Lieferdatum 15.1., Rechnungsdatum Wird die Rechnung spätestens bis 7.4. erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im Jänner liegendes Buchungsdatum zu verwenden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 167 von 218

168 8.4 ZEITLICHE ABGRENZUNG VON AUFWENDUNGEN UND ERTRÄGEN Allgemein Zeitliche Abgrenzung bedeutet die Verteilung von Aufwendungen und Erträgen über mehrere Buchungsperioden. Die zeitliche Abgrenzung wird durch die Verwendung eines Abgrenzungskennzeichens im Beleg gesteuert. Dieses Kennzeichen wird in folgende Felder eingetragen: Feld Referenzschlüssel 1 in der Kreditoren-/Debitorenrechnung, (Register Detail ). Die Abgrenzung erfolgt ab dem Buchungsdatum. Feld Referenz in der Mittelvormerkung mit Belegart MA Die Abgrenzung erfolgt ab dem Belegdatum. Das Abgrenzungskennzeichen wird aus einem A und der Anzahl der abzugrenzenden Monate zusammengesetzt. Der Eintrag A12 steht beispielsweise für eine Abgrenzung auf 12 Monate. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 168 von 218

169 Ist eine aperiodische Abgrenzung erforderlich (Aufwendungen/Erträge sind in unterschiedlicher Höhe auf die betroffenen Monate zu verteilen) oder handelt es sich beim auslösenden Beleg um eine Sachkontenbuchung, so muss die zeitliche Abgrenzung manuell gebucht werden (Sachkontenbuchung anstelle des Abgrenzungskennzeichens). Für die zeitliche Abgrenzung sieht die BHV 2013 folgende Betragsgrenzen vor: unterjährig ,00 je Rechnung bzw. aufgrund anderer verlässlicher Verrechnungsunterlagen (z.b. Verträge) zwischen zwei Finanzjahren über ,00 je Konto der Voranschlagsstelle Abgrenzungskennzeichen in einer Kreditorenrechnung/Debitorenrechnung Beispiel: Rechnung für Gebäudemiete eines Jahres, Betrag über ,00, Rechnungsdatum Wird die Rechnung bis spätestens 7.4. erfasst, freigegeben und gebucht, so ist ein im Jänner liegendes Buchungsdatum in Verbindung mit dem Abgrenzungskennzeichen A12 zu verwenden. Das bewirkt eine Verteilung des Aufwandes auf 12 Monate. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 169 von 218

170 Ist die sachlich korrekte Buchungsperiode bereits geschlossen, so wird ab dem frühest möglichen Buchungsdatum auf die restliche Laufzeit abgegrenzt: Beispiel: Rechnung für Gebäudemiete eines Jahres, Betrag über ,00, Rechnungsdatum Die Rechnung wird erst am 8.4. erfasst, freigegeben und gebucht; das Buchungsdatum ist der 8.4., es wird das Abgrenzungskennzeichen A9 verwendet (zeitliche Abgrenzung auf die Restlaufzeit April bis Dezember = 9 Monate). Abgrenzungskennzeichen in Mittelvormerkungen Es ist möglich, bereits in der Mittelvormerkung (Mittelbindung mit Belegart MA) ein Abgrenzungskennzeichen mitzugeben. Das ist dann erforderlich, wenn die zugehörige Rechnung erst nach Schließung der sachlich korrekten Buchungsperiode einlangen wird. Bei der Buchung der Rechnung mit Referenzierung auf die Mittelvormerkung mit Belegart MA ist keine weitere Eintragung eines Abgrenzungskennzeichens erforderlich. Beispiel: Im Jänner erfolgt der Auftrag an ein EDV-Unternehmen für den Ankauf von Lizenzen für ein Jahr, Betrag über ,00, Rechnung wird erst Ende des Jahres einlangen Bildung einer Mittelbindung mit Belegart MA, Buchungsperiode Jänner und Abgrenzungskennzeichen A12 Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 170 von 218

171 Beim Einlangen der Rechnung Referenzierung auf bestehende Mittelbindung, kein (weiteres) Abgrenzungskennzeichen in der Rechnung erforderlich Mittelbindung MA anlegen Scannen Sie die der Mittelbindung MA zugrunde liegenden Unterlagen (zb schriftliche Bestellung) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD Mittelbindung RM abgrenzungsrelevant zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnen sich der gescannte Beleg sowie die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 171 von 218

172 Belegart MA Belegdatum Beginn des Abgrenzungszeitraum Buchungsdatum Tagesdatum Buchungskreis 3000 Mit Enter gelangen Sie in die Eingabemaske. Sie erfassen nun folgende Daten: Belegtext Betrag geändert Sachkonto Kostenstelle Finanzposition Fonds Finanzstelle Geschäftsbereich Kreditor Beschreibung des Inhaltes der Mittelbindung (späteres Suchkriterium) der Betrag der Mittelbindung siehe dazu Kapitel Kontierungsableitung Kreditorennummer des Lieferanten Weiteres ist über die Schaltfläche Kopfdaten im Feld Referenz das Abgrenzungskennzeichen einzugeben. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 172 von 218

173 Nach Eingabe der Daten können diese mit einem Klick auf die Schaltfläche überprüft werden. Bei dieser Prüfung handelt es sich lediglich um eine logische Prüfung (zb ob Sie für Buchungen im angegebenen Geschäftsbereich berechtigt sind), nicht aber um eine inhaltliche! Sind bei der Prüfung keine Fehler aufgetreten, kann die Mittelbindung mittels der Schaltfläche gebucht werden. Bitte nie verwenden diese Schaltfläche ist sinngemäß zum Zwischenspeichern gedacht, löst aber keine Buchung aus! Bei der Erfassung einer Mittelbindung MA gibt es das 4-Augen-Prinzip. Die Mittelbindung muss weiter zur Freigabe geleitet werden und vom Anordnungsbefugten freigegeben werden. Mittelbindung MA freigeben (genehmigen) Die vom Anweisungsreferenten erfasste Mittelbindung MA wird an den Anordnungsbefugten weitergeleitet. Der Anordnungsbefugte wechselt zum elektronischen Schreibtisch und öffnet den gewünschten Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 173 von 218

174 Der zur Buchung gehörende Beleg öffnet sich automatisch und Sie gelangen in den Anzeigemodus der Mittelbindung MA. Zur Anzeige des Abgrenzungskennzeichen klicken Sie auf den Button. Nachdem Sie das gescannte Dokument sowie die eingegebenen Daten in der Mittelbindung überprüft haben, klicken Sie auf die Schaltfläche, um zum elektronischen Schreibtisch zurückzukehren. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 174 von 218

175 Klicken Sie im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Freigeben. Die Mittelbindung wird sofort als Obligo verbucht und verschwindet von Ihrem elektronischen Schreibtisch. Mittelbindung MA ablehnen Ist die von Ihnen geprüfte Mittelbindung MA fehlerhaft, müssen Sie diese zur Korrektur an den Anweisungsreferenten retournieren. Sie klicken im rechten Bereich ( Attribute ) auf die Schaltfläche Ablehnen. Der Vorgang wird an den Anweisungsreferenten zurückgeschickt. Erstellen Sie gegebenenfalls eine Notiz, die die notwendigen Änderungen erläutert. Hinweis: Der Vorgang geht nur an jenen Anweisungsreferenten zurück, der die Erfassung der abgelehnten Mittelbindung vorgenommen hat. Alle anderen Anweisungsreferenten der gleichen Organisationseinheit sehen den Vorgang nur bei eingerichteter, aktivierter Vertretungsregelung (siehe dazu Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch Vertretung einrichten ). Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 175 von 218

176 Technische Abwicklung Die Buchung der zeitlichen Abgrenzungen erfolgt durch einen eigenen automatisierten Job im BRZ. Zu allen neuen Buchungen mit Abgrenzungskennzeichen wird ein sogenanntes Abgrenzungsobjekt erstellt, alle abzugrenzenden Aufwendungen/Erträge werden wöchentlich aus dem Ergebnishaushalt eliminiert ( Neutralisationsbuchung ). Weiteres werden monatlich die für das jeweilige Monat anfallenden Aufwendungen/Erträge dem Ergebnishaushalt wieder hinzugefügt ( Monatsscheiben ). Manuelle Abgrenzung mittels Sachkontenbuchung Können die Aufwendungen/Erträge nicht linear auf nacheinander liegende Monate zugeordnet werden, spricht man von einer aperiodischen Abgrenzung. Diese kann nur manuell mittels einer Sachkontenbuchung erfolgen. Der auf ein bestimmtes Monat entfallende Aufwand/Ertrag muss errechnet und eingebucht werden, solange die Buchungsperiode noch geöffnet ist (also bis zum 7. des auf ein Quartalsende folgenden Monats bzw. bis zum 15.1., falls es sich um das 4. Quartal handelt). Auch die Neutralisationsbuchung muss manuell erfolgen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 176 von 218

177 8.5 RÜCKSTELLUNGEN Rückstellungen sind zu bilden, um im Bundesrechnungsabschluss wahrscheinliche zukünftige Mittelverwendungen darzustellen. Es besteht noch keine Zahlungsgrundlage (zb in Form einer Rechnung, Abfertigungszahlung), die den genauen Zahlungszeitpunkt und deren genaue Höhe festlegt. Rückstellungen sind zu bilden, wenn - die haushaltsführende Stelle die Verpflichtung bereits vor dem Rechnungsabschlussstichtag eingegangen ist, - das Verpflichtungsereignis bereits vor dem Rechnungsabschlussstichtag eingetreten ist und die Erfüllung der Verpflichtung wahrscheinlich zu Mittelverwendungen des Bundes führen wird - die Höhe der tatsächlichen Verpflichtung nicht genau bestimmbar aber verlässlich ermittelbar ist. Rückstellungen sind auch dann zu verrechnen, wenn - der Eintritt eines künftigen Schadenfalles von zumindest überwiegender Wahrscheinlichkeit ist oder - die Verpflichtung Gegenstand eines Rechtsstreites ist oder voraussichtlich werden wird oder - wenn eine haushaltsführende Stelle Kenntnis darüber erlangt, dass eine Verpflichtung mit überwiegender Wahrscheinlichkeit (d.h. zu mehr als 50%) zum Anfall eines künftigen Nutzenabflusses führen wird. Bis zum 15. Jänner des Folgejahres können das abgelaufene Jahr betreffende Aufwendungen in die Ergebnisrechnung des abgelaufenen Jahres aufgenommen werden. Rückstellungen werden in kurzfristige und langfristige Rückstellungen untergliedert: Kurzfristige Rückstellungen (Fälligkeit bis zu einem Jahr): - Rückstellung für Prozesskosten; - Rückstellung für ausstehende Rechnungen (ab ,00). Langfristige Rückstellungen: - Rückstellungen für Abfertigungen und Jubiläen - Rückstellungen aus Haftungen - Rückstellung für die Sanierung von Altlasten Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 177 von 218

178 Rückstellungen werden auf eigenen Sachkonten abgebildet. Bei der Verbuchung einer Rückstellung muss eine Bewegungsart mitgegeben werden, um diese später für den Rückstellungsspiegel auswerten zu können (Anlage zum Bundesrechnungsabschluss). Folgende Bewegungsarten stehen zur Verfügung: Zuführung (Bildung) Rückstellung Verbrauch Rückstellung Auflösung Rückstellung RÜCKSTELLUGEN FÜR PROZESSKOSTEN; LANGFRISTIGE RÜCKSTELLUNGEN Bildung von Rückstellungen Sachkontobuchung erfassen Scannen Sie die der Sachkontobuchung zugrunde liegenden Belege ein und ordnen Sie diese in der Transaktion OAWD der Transaktion Sachkontobuchung zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte die Sachkontobuchung an klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. Erfassen Sie nun in der Sachkontenbuchung folgende Daten: Grunddaten: Belegdatum Belegtext Belegart RS für Rückstellung manuell Sachkontenposition 1.Position: Sachkonto Betrag Kostenstelle Geschäftsbereich Aufwandskonto wird aus der Kostenstelle abgeleitet Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 178 von 218

179 Fonds Finanzstelle Finanzposition wird aus der Kostenstelle abgeleitet manuelle Eingabe wird aus dem Sachkonto abgeleitet 2.Position: Sachkonto Betrag Geschäftsbereich Fonds Finanzstelle Bewegungsart Rückstellungskonto manuelle Eingabe (keine Ableitung) manuelle Eingabe (keine Ableitung) 520 Zuführung zu Rückstellungen Sachkontobuchung weiterleiten, ändern, freigeben und ablehnen Siehe dazu Kapitel Sachkontobuchungen Verwendung von Rückstellungen Eine Rückstellung darf nur für Aufwendungen herangezogen werden, für die sie ursprünglich gebildet wurde. Das Feld Bewegungsart muss mit dem Wert 540 (Verwendung von Rückstellungen) befüllt sein. Kreditorenrechnung erfassen Scannen Sie die der Kreditorenrechnung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 179 von 218

180 über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke. Geben Sie folgende Daten ein: Sachkonto Rückstellungskonto Betrag auszuzahlender Betrag entsprechend den vorliegenden Belegen Geschäftsbereich manuelle Eingabe (keine Ableitung) Fonds manuelle Eingabe (keine Ableitung) Finanzposition manuelle Eingabe (keine Ableitung, da ein abweichendes Sachkonto) Finanzstelle Bewegungsart Pflichtfeld Kreditorenrechnung weiterleiten, ändern, freigeben und ablehnen Siehe dazu Kapitel Kreditorenrechnungen Auflösung von Rückstellungen Eine Rückstellung ist aufzulösen, wenn der zugehörige Aufwand geringer als die ursprünglich gebildete Rückstellung ist oder die Rückstellung gänzlich hinfällig wird. In der zu erfassenden Sachkontenbuchung ist die Bewegungsart 560 (Auflösung von Rückstellungen) zu verwenden. Sachkontobuchung erfassen Scannen Sie die der Sachkontobuchung zugrunde liegenden Belege ein und ordnen Sie diese in der Transaktion OAWD der Transaktion Sachkontobuchung zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Sie erfassen nun folgende Daten: Grunddaten Belegdatum Belegkopftext Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 180 von 218

181 Belegart RS Sachkontenposition Position 1 Sachkonto Betrag Geschäftsbereich Fonds Finanzstelle Bewegungsart Rückstellungskonto manuelle Eingabe (keine Ableitung) manuelle Eingabe (keine Ableitung) 560 Auflösung zu Rückstellungen Position 2 Sachkonto Betrag Kostenstelle Geschäftsbereich Fonds Finanzstelle Ertragskonto wird aus der Kostenstelle abgeleitet wird aus der Kostenstelle abgeleitet Sachkontobuchung weiterleiten, ändern, freigeben und ablehnen Siehe dazu Kapitel Sachkontobuchungen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 181 von 218

182 RÜCKSTELLUNGEN FÜR AUSSTEHENDE RECHNUNGEN Ist es absehbar, dass eine Rechnung, welche erbrachte Lieferungen oder Leistungen des vergangenen Jahres betrifft, nicht bis zum 15. Jänner des Folgejahres eintreffen wird, der offene Rechnungsbetrag bekannt oder verlässlich ermittelbar ist, so ist für diese Rechnung für das abgelaufene Jahr eine sonstige Rückstellung zu bilden. Die Bildung einer sonstigen Rückstellung ist für Rechnungen über ,00 verpflichtend. Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen Die Bildung der Rückstellungen für ausstehende Rechnungen erfolgt über das vom BMF zur Verfügung gestellte Tool durch die haushaltsführenden Stellen. Dabei bilden erfasste Obligos (Mittelbindungen) die Grundlage für die Ermittlung der Rückstellungen. Öffnen Sie die Transaktion ZRUECKST Als Vorschlagswert für den Betrag der Rückstellung wird der offene Betrag der Mittelbindung übernommen. Dieser kann händisch überschrieben werden. Geben Sie im Eingabefeld Betrag Rücks den entsprechenden Betrag ein. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 182 von 218

183 Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird der Wert der Spalte Betrag Rücks gesichert. Der Status wird auf Gesichert gesetzt. Die Überschreibung des Betrages im Status Gesichert ist zulässig. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche. Mit einem Klick auf die Schaltfläche wird der Wert der Spalte Betrag Rücks zum Buchen freigegeben. Die Änderung des Betrages ist nicht mehr zulässig. Der Status des Beleges wird auf Freigegeben gesetzt. In der Statusleiste wird angezeigt, dass die Rückstellung freigegeben wurde. Das Sichern und Freigeben der betroffenen Zeilen kann technisch durch dieselbe Person vorgenommen werden. Laut BMF ist aber organisatorisch sicherzustellen, dass bei der Bildung der Rückstellungen das Vier-Augen-Prinzip gewahrt wird. Die bis zum 15. Jänner für das abgelaufene Finanzjahr freigegebene Rückstellungen werden am 16. Jänner des neuen Finanzjahres automationsunterstützt gebucht. Die Auswertung der durchgeführten Rückstellungsbuchungen kann ebenfalls über die Transaktion ZRUECKST vorgenommen werden. Die Mittelbindung wird durch die Erfassung des Rückstellungsbetrages nicht verändert! Wenn sich die Rückstellungen im Status Gesichert bzw. Freigegeben befindet, können diese im Tool ZRUECKST über die Schaltfläche Zurücknehmen zurückgenommen werden. Danach können zb Kontierungsänderungen bei der Mittelbindung vorgenommen und die Rückstellung neu erfasst werden. Eine bereits gebuchte Rückstellung kann nicht mehr zurückgenommen werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 183 von 218

184 Verbrauch von Rückstellungen Die Buchung der Rechnung hat immer auf eine Mittelbindung Bezug zu nehmen, die für die Bildung einer Rückstellung herangezogen wurde (Punkt Bildung von Rückstellungen für ausstehende Rechnungen ). Dadurch ist gewährleistet, dass die zuvor gebildete Rückstellung automatisch verbraucht bzw. aufgelöst wird. Kreditorenrechnung erfassen Scannen Sie die der Kreditorenrechnung zugrunde liegenden Belege (zb Rechnung, Vertrag) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke. Sie erfassen nun folgende Daten: Sachkontenposition Mittelvormerkung geben Sie bitte in diese Spalte die Mittelbindungsnummer ein Sachkonto Rückstellungskonto Betrag Bewegungsart 540 für den Verbrauch der Rückstellung Erledigt setzen setzen Sie die Mittelbindung auf erledigt, damit die Auflösung der Rückstellung automatisch erfolgen kann Folgende Felder werden von der Mittelbindung übernommen: Geschäftsbereich Kostenstelle Fonds Finanzposition Finanzstelle Kreditorenrechnung weiterleiten, ändern, freigeben und ablehnen Siehe dazu Kapitel Kreditorenrechnungen Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 184 von 218

185 8.6 GEGENÜBERSTELLUNG ABSCHREIBUNG EINZELWERTBERICHTIGUNG Abschreibung Uneinbringlichkeit ist sicher Vermögensrechnung: o Forderungen werden reduziert Ergebnisrechnung: o Forderungen werden reduziert Debitorenkonto: o Forderung scheint nicht mehr auf Einzelwertberichtigung Einbringlichkeit ist ungewiss Vermögensrechnung: o Forderung bleibt in voller Höhe stehen o Einzelwertberichtigung wird offen ausgewiesen (Negativposten unter den Forderungen) Ergebnisrechnung: o Forderungen bleiben unverändert o die Einzelwertberichtigung stellt einen Aufwand dar Debitorenkonto: o Forderung bleibt in voller Höhe stehen o Einzelwertberichtigung kommt als zusätzlicher Posten (umgekehrtes Vorzeichen) mit Belegart DW und Sonderhauptbuchkennzeichen E dazu Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 185 von 218

186 FORDERUNGSABSCHREIBUNG Forderungen sind auszubuchen (abzuschreiben), wenn deren teilweise oder gänzliche Uneinbringlichkeit endgültig feststeht. Die Ausbuchung ist wie eine Debitorengutschrift zu erfassen. Dabei sind die Belegart "DS Forderungsabschreibung", das abweichende Sachkonto " Abschreibung von Forderungen" sowie die Kontierungen aus der ursprünglichen Debitorenrechnung (Finanzposition, Finanzstelle, Kostenstelle etc.) zu verwenden. Forderungsabschreibung anlegen Scannen Sie die der Forderungsabschreibung zugrunde liegenden Belege (zb Verständigung der Finanzprokuratur, Erlass des Ressorts) ein und ordnen Sie diese über die Transaktion OAWD Debitorengutschrift zu. Wechseln Sie zum elektronischen Schreibtisch und öffnen Sie den Vorgang mittels Doppelklick oder alternativ über das Kontextmenü (rechte Maustaste) und den Befehl Ausführen. Automatisch öffnet sich der gescannte Beleg. Setzen Sie zunächst die elektronischen Bestätigungsvermerke (wie im Kapitel Allgemeines zum elektronischen Schreibtisch elektronische Bestätigungsvermerke beschrieben). Nun legen Sie bitte die Anordnung an klicken Sie auf die Schaltfläche. Es öffnet sich die passende SAP-Transaktion, und Sie können mit der Erfassung beginnen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 186 von 218

187 Registerblatt Grunddaten : Belegdatum Belegart Buchungsdatum Periode Betrag Text Aktenzeichen entsprechend dem der Abschreibung zugrunde liegenden Beleg DS für die Abschreibung entsprechend dem der Abschreibung zugrunde liegenden Beleg oder Tagesdatum, falls die erforderliche Buchungsperiode bereits geschlossen ist wird aus dem Buchungsdatum abgeleitet (Angabe des Monats) Abschreibungsbetrag entsprechend den vorliegenden Belegen nicht zwingend erforderlich Datenfeld für Verweis auf zb eine Genehmigungszahl Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 187 von 218

188 Registerblatt Zahlung Die Jahresangabe und die Position werden automatisch mit Enter übernommen. Rechnungsbezug Belegnummer des Ursprungsbelegs Registerblatt Detail Geschäftsbereich Sachkontoposition Sachkonto Geschäftsbereich Kostenstelle Fonds Daten des Ursprungsbelegs Finanzposition Finanzstelle Sichern Sie die Sachkontobuchung mit der Schaltfläche Beleg nicht weitergeleitet werden.. Sonst kann der Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 188 von 218

189 Forderungsabschreibung weiterleiten, ändern, freigeben und ablehnen Siehe dazu Kapitel Debitorengutschrift EINZELWERTBERICHTIGUNG Ab 2013 wird es neben der Abschreibung von Forderungen (gänzlicher oder teilweiser Forderungsverzicht) auch Einzelwertberichtigungen geben. Eine Einzelwertberichtigung ist dann zu bilden, wenn die Einbringlichkeit einer Forderung zweifelhaft ist (z.b. aufgrund eines eingeleiteten Insolvenzverfahrens). Das BMF/BRZ hat ein Tool für die Erfassung der Einzelwertberichtigungen entwickelt, das den haushaltsführenden Stellen zur Verfügung gestellt wird. Dieses Tool ist mit der Transaktion ZEWB aufrufbar. Die haushaltsführenden Stellen müssen diese Bewertung für jedes Quartal (31.03.; ; ; ) durchführen. Tool für Einzelwertberichtigungen Rufen Sie zunächst die Transaktion ZEWB auf. Buchungskreis 3000 Geschäftsbereich Stichtag EWB ,30.06.,30.09., Wurde die EWB bereits für einen Stichtag durchgeführt, ist eine neuerliche Durchführung zu diesem Stichtag nicht mehr möglich. Geschäftsjahr FI-Beleg Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 189 von 218

190 HV-SAP zieht dazu die im System vorhandenen Debitorenrechnungen als Grundlage heran. Das anordnende Organ muss je Forderung entscheiden, ob diese voll einbringlich ist oder ob eine Einzelwertberichtigung (in Höhe des ungewissen Betrags) zu bilden ist. Erfassen der Einzelwertberichtigung Geben Sie in der Spalte Betrag EWB (Betrag Einzelwertberichtigung) den Betrag, der voraussichtlich nicht einbringlich ist, ein. Markieren Sie die Zeile über das Symbol am Beginn der Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläche. Status "Gesichert": (Spalte Status gesichert, kann jedoch überschrieben werden. )Der Inhalt der Spalte "Betrag EWB" wird Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 190 von 218

191 Freigeben der Einzelwertberichtigung Die Einzelwertberichtigung muss nun von einer anderen Person freigegeben werden. Die Freigabe durch dieselbe Person, die die Einzelwertberichtigung gesichert hat, ist nicht möglich. Markieren Sie die Zeile und klicken Sie auf die Schaltfläch. Status "Freigegeben": (Spalte Status Buchen freigegeben und kann nicht mehr geändert werden. )Der Inhalt der Spalte "Betrag EWB" ist zum Verbuchung der Einzelwertberichtigung Die Buchung der freigegebenen Einzelwertberichtigungen erfolgt je Quartal automationsgestützt. Die quartalsmäßige Verbuchung wird zu folgenden Terminen vorgenommen: Quartal am 7. des Folgemonats eines Quartals 4. Quartal am des folgenden Finanzjahres Darstellung in der Debitoren-Einzelpostenliste (FBL5N) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 191 von 218

192 8.7 INTERNE VERRECHNUNG ZU KONSOLIDIERENDE GESCHÄFTSFÄLLE Der Bund erstellt einen konsolidierten Rechnungsabschluss, der mit einem Konzernabschluss vergleichbar ist (die einzelnen haushaltsführenden Stellen sind dabei mit Tochtergesellschaften eines Konzerns vergleichbar). Im konsolidierten Rechnungsabschluss dürfen Aufwendungen und Erträge sowie Forderungen und Verbindlichkeiten der einzelnen haushaltsführenden Stellen untereinander nicht ausgewiesen werden. Bei den zu konsolidierenden Geschäftsfällen handelt es sich um jene Fälle, die bisher über die Konten *** bzw *** (Vergütungen zwischen Bundesdienststellen) abgebildet wurden. Beispiel: Eine Bundesdienststelle vermietet einen leerstehenden Gebäudeteil an eine andere Bundesdienststelle. Nicht zu konsolidieren sind dagegen Geschäftsfälle, die bei nur einer der beiden beteiligten Bundesdienststellen einen Aufwand oder Ertrag darstellen. Beispiele: Auf einem Bundeskonto langt irrtümlich eine Einzahlung für eine andere Bundesdienststelle ein. Die Weiterleitung der Einzahlung auf das richtige Bundeskonto ist kein zu konsolidierender Geschäftsfall. Die Abfuhr der Erwerbsteuer an das Finanzamt ist ebenfalls kein zu konsolidierender Geschäftsfall. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 192 von 218

193 Technische Handhabung Die zu konsolidierenden Geschäftsfälle müssen auf bestimmte Kreditoren und Debitoren (Kontengruppe 19 bzw. 29) gebucht werden. Diese Personenkonten haben im Stammsatz in der Maske Steuerung das Feld Partnergesellschaft befüllt, das für die Erstellung des konsolidierten Rechnungsabschlusses herangezogen wird. Bei konsolidierenden Kreditoren ist das Abstimmkonto Über die Schaltfläche Kreditor anzeigen gelangen Sie zu den Daten des Kreditors. Die Anlage, Änderung und Freigabe dieser Personenkonten ist dem BMF vorbehalten. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 193 von 218

194 9 INFOSYSTEM Als Anwender sind Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit immer wieder mit verschiedenen Anfragen konfrontiert. HV-SAP bietet Ihnen eine Reihe von Möglichkeiten, um direkt im System Abfragen zu tätigen und so rasch eine Auskunft geben zu können. Im Folgenden werden nun die Abfrage von Kreditorenkonten, die Abfrage von Debitorenkonten, die Abfrage von Sachkonten, die Abfrage von Sachkontensalden die Abfrage des Ergebnishaushalts und die Abfrage des Finanzierungshaushalts beschrieben. Abfrage von Kreditorenkonten Mit dieser Abfrage können Sie eruieren, ob eine Zahlung an eine bestimmte Person bereits erfolgt ist bzw. ob diese bereits durch die Buchhaltungsagentur gebucht und somit zur Zahlung vorbereitet wurde. Sie starten die Transaktion FBL1N entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü Info-User Infosystem Finanzwesen Kreditoren Kreditoren Posten Einzelposten Kreditoren. Folgende Eingaben sind erforderlich bzw. möglich: Auswahl Kreditor Kreditorenkonto Eingabe der Kreditorennummer, alternativ Auswahl über die F4-Hilfe Wird hier keine Kreditorennummer angegeben, erfolgt die Abfrage über alle im Buchungskreis vorhandenen Kreditoren. Buchungskreis Auswahl über F4-Hilfe Geschäftsbereich Über die Schaltfläche freie Abgrenzungen, grenzen Sie die Abfrage auf Ihren Geschäftsbereich ein. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 194 von 218

195 Auswahl der Posten Offene Posten: Offen zum Stichtag Es werden nur jene Posten angezeigt, die zu einem bestimmten Stichtag bereits vorerfasst bzw. gebucht, aber noch nicht gezahlt wurden. Ausgeglichene Posten: Ausgleichsdatum / Es werden alle Posten angezeigt, die (in einem bestimmten Zeitraum) Offen zum Stichtag gezahlt (oder storniert) wurden bzw. zum angegebenen Stichtag gebucht waren. Alle Posten: Buchungsdatum Diese Auswahl ist als Kombination zwischen offen und ausgeglichen anzusehen, der Buchungszeitraum kann dabei eingeschränkt werden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 195 von 218

196 Art Normale Posten Vorerfasste Posten gebuchte Belege Beleg wurde erfasst und gegebenenfalls freigegeben, aber noch nicht gebucht Anmerkung: Die anderen drei Varianten (Sonderhauptbuchvorgänge, Merkposten, Debitorische Posten) werden normalerweise nicht benötigt. Listenausgabe Layout Auswahl einer bestimmten, vordefinierten Anzeigevariante (über F4- Hilfe aufrufbar) max. Anzahl Posten Einschränkung nicht sinnvoll Haben Sie alle Felder befüllt, führen Sie die Abfrage mit aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 196 von 218

197 Beispiel für ein Abfrageergebnis Ein Beleg ist im Status vorerfasst, wenn Sie die Anordnung erfasst und an den Anordnungsbefugten zur Freigabe weitergeleitet haben bzw. wenn die Anordnung von der Buchhaltung noch nicht gebucht wurde. Ein Beleg im Status gebucht nicht bezahlt. wurde von der Buchhaltung bereits gebucht, aber noch Eine bezahlte Rechnung (Status ausgeglichen ) erkennen Sie am Vorhandensein eines Belegs mit der Belegart ZP (Zahlungsprogramm). Die Belegnummer ist ident mit dem Eintrag im Feld Ausgleichsbeleg der Rechnung, das Belegdatum des ZP-Belegs gibt das Datum der Rechnungsbegleichung an: Innerhalb eines Abfrageergebnisses können Sie die Daten auf- bzw. absteigend sortieren; filtern; summieren bzw. Zwischensummen bilden. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 197 von 218

198 Wie gehen Sie dabei vor? Sie klicken zunächst in jenen Spaltenkopf, nach dem Sie sortieren, filtern bzw. summieren möchten. Dabei ändert sich die Farbe der Spaltenbeschriftung: Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche auf die Schaltfläche auf die Schaltfläche auf die Schaltfläche auf die Schaltfläche, um aufsteigend zu sortieren;, um absteigend zu sortieren;, um die Daten zu filtern;, um eine Zwischensumme zu bilden;, um die Daten zu summieren. Einrichten eines Filters Nachdem Sie die Schaltfläche geklickt haben, erscheint folgendes Zusatzfenster: Sie tragen die gewünschten Filterkriterien ein und bestätigen mit. Summe bzw. Zwischensumme Eine Summe kann nur über Spalten gebildet werden, die Beträge beinhaltet. Eine Zwischensumme ist dagegen nur bei Spalten möglich, die keine Beträge beinhalten (zb Bilden einer Zwischensumme auf Basis Belegdatum). Individuelles Layout erstellen Jede SAP-Abfrage kann nach Ihren individuellen Wünschen aufgebaut werden. Sie können dabei wählen, welche Spalten ein- bzw. ausgeblendet werden, in welcher Reihenfolge und welcher Breite die einzelnen Spalten angezeigt werden und auch welche Filter und/oder (Zwischen-) Summen automatisch gesetzt werden sollen. Dafür sind folgende Schaltflächen vorgesehen: Layout ändern: Layout auswählen: Layout sichern: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 198 von 218

199 Um das bestehende Layout anzupassen, klicken Sie auf die Schaltfläche Layout ändern. Im linken Bereich werden die Spalten angezeigt, die in Ihrem aktuellen Layout enthalten sind. Im rechten Bereich sehen Sie alle Spalten, die zusätzlich eingeblendet werden können. Sortieren Sie zunächst den rechten Bereich mithilfe der Schaltflächen alphabetisch: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 199 von 218

200 Nun können Sie leichter nach der gewünschten Spalte suchen. Markieren Sie diese mit einem Klick auf das blaue Quadrat vor der Spaltenbezeichnung: Markieren Sie nun im linken Bereich jene Spalte, vor der die neue Spalte eingefügt werden soll. Dann klicken Sie auf die Schaltfläche selektierte Felder einblenden : Die zusätzliche Spalte wird an der gewünschten Stelle eingefügt: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 200 von 218

201 Mit Übernehmen kehren Sie zum Abfrageergebnis zurück. Möchten Sie das neu erstellte Layout auch später noch verwenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Layout sichern. Vergeben Sie eine Kurz- und eine Langbezeichnung und klicken Sie auf Sichern Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 201 von 218

202 Nun steht Ihr neues Layout zur Verfügung. Wenn Sie dieses immer als Einstiegsvariante angezeigt bekommen möchten, gehen Sie über das Menü Einstellungen Anzeigevariante Verwaltung.. setzen bei Ihrem individuellen Layout ein Häkchen und klicken auf die Schaltfläche Voreinstellung. Sichern Sie abschließend Ihre Eingaben. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 202 von 218

203 Spezielle Abfrage Bei welchem Bearbeiter ist der Vorgang in Bearbeitung? Manchmal kann sich für Sie die Frage stellen, wo sich Ihre Anordnung oder Ihr Beleg gerade befindet. Dazu klicken Sie die betreffende Zeile im Abfrageergebnis doppelt an. über das Symbol Über die Schaltfläche Dienste zum Objekt und die Schaltfläche RMPS Vorgang anzeigen gelangen Sie zum elektronischen Schreibtisch. Im rechten unteren Bereich öffnen Sie im Register Laufweg das Workflow-Protokoll: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 203 von 218

204 Klicken Sie beim letzten Bearbeitungsschritt (erkennbar am Status bereit ) zweimal auf die Schaltfläche Bearbeiter : Anhand der Markierung mit dem Symbol Schreibtisch erkennen Sie nun, bei welchem bzw. welchen Bearbeiter(n) der Vorgang zur Bearbeitung liegt. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 204 von 218

205 Abfrage von Debitorenkonten Die Debitorenabfrage wird über die Transaktion FBL5N oder über das Benutzermenü Info- User Infosystem Finanzwesen Debitoren Debitoren Posten Einzelposten Debitoren aufgerufen. Die Eingaben und Abfragemöglichkeiten sind analog zur Kreditorenabfrage zu sehen. Um auch die gebuchten Einzelwertberichtigungen angezeigt zu bekommen, setzen Sie vor der Ausführung der Abfrage ein Häckchen bei Sonderhauptbuchvorgänge. Abfrage von Sachkonten Die Abfrage von Sachkonten wird zb benötigt, um die auf einem Verwahrniskonto offenen Buchungen zu überprüfen. Sie rufen die Transaktion FBL3N direkt über das Befehlsfeld auf Anstelle eines Kreditors oder Debitors geben Sie hier das gewünschte Sachkonto an und grenzen Sie die Abfrage zusätzlich über Freie Abgrenzungen auf Ihren Geschäftsbereich ein. Auch hier steht Ihnen die F4-Hilfe zur Verfügung. Sachkontenabfragen sollten keinesfalls ohne Angabe eines Sachkontos erfolgen, da die Abfrage sonst einen sehr großen Umfang annimmt (lange Laufzeit). Weiters empfiehlt sich die Einschränkung auf einen bestimmten Buchungszeitraum (über die Auswahl alle Posten Buchungsdatum von/bis ). Abfrage von Sachkontensalden Mithilfe dieser Abfrage können Sie den Saldo eines Sachkontos (zb eines Verwahrniskontos) feststellen. Weiters können Sie auf rasche Weise ermitteln, welche Beträge in einem bestimmten Zeitraum auf einem bestimmten Konto verrechnet wurden. Sie rufen diese Abfrage über den Transaktionscode FS10N über das Befehlsfeld auf. Befüllen Sie folgende Felder und führen die Abfrage anschließend mit aus: Auswahl Sachkonto Sachkonto Buchungskreis Geschäftsbereich Geschäftsjahr einzelnes Sachkonto oder Angabe eines Intervalls (über die Schaltfläche Mehrfachselektion ) Auswahl über F4-Hilfe möglich Auswahl über F4-Hilfe möglich Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 205 von 218

206 Das Abfrageergebnis ist nach Buchungsperioden (Monate) unterteilt. Pro Periode sehen Sie die Gesamtbewegungen in den Spalten Soll und Haben, weiters den Saldo der Periode und den Gesamtsaldo der aktuellen sowie der vorangegangenen Perioden ( kumulierter Saldo ). Ausgehend von jedem ausgewiesenen Betrag können Sie mit einem Doppelklick in die Sachkonten Einzelpostenliste verzweigen und die einer Summe zugrunde liegenden Buchungen ansehen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 206 von 218

207 Ergebnishaushalt Mit dieser Abfrage können Sie alle Aufwendungen und Erträge abfragen. Sie starten die Transaktion ZKZSE entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü Info-User Infosystem Haushaltsmanagement Summensätze Ergebnishaushalt aus. Für die Ermittlung der Budgetwerte ist die Eingabe des Finanzkreises erforderlich. Tragen Sie bitte folgende Daten ein: Selektionen Finanzkreis Geschäftsjahr Buchungsperiode 3000 für die gesamte UG 30 (BMUKK) Einschränkung auf ein bestimmtes Monat (Monatsabfrage) 0 bis 0 (Jahresabfrage) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 207 von 218

208 Durch einen Eintrag der Daten Fonds, Konto, Finanzstelle können Sie das Abfrageergebnis entsprechend eingrenzen. Bitte beachten Sie, dass das Abfrageergebnis abhängig von Ihren SAP-Rechten variieren kann. Auswertungsebene Hier definieren Sie, ob Aufwendungen oder Erträge mit der zusätzlichen Auswahl ohne, nur oder inklusive ausgegliederter Rechtsträger ausgewertet werden sollen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 208 von 218

209 Monatsabfrage Bei dieser Variante wird nun (beispielsweise) das Budget für den Monat Dezember abgefragt. Wurden die Selektionskriterien vollständig eingegeben, führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche aus. In der Spalte Aufwendungen sehen Sie die beim jeweiligen Fonds/Konto bereits getätigten Aufwendungen, in der Spalte Ergebnisvoranschlag Jahresverfügungsrest (EV-JVR) den noch vorhandenen Rest für das laufende Jahr ab diesem Monat. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 209 von 218

210 Möchten Sie die einzelnen Belege ansehen, klicken Sie beim gewünschten Fonds/Konto auf den Betrag der Spalte Aufwendungen. Im Ergebnishaushalt werden nur die gebuchten Belege angezeigt (Kreditorenrechnungen, Debitorenrechnungen, usw.). Möchten Sie einen Beleg näher betrachten, können Sie mittels Doppelklick auf die Belegnummer in den Beleg durchsteigen. Über die Navigationspfeile können Sie Schritt für Schritt wieder zurückgehen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 210 von 218

211 Jahresabfrage Füllen Sie die Felder wie vorgegeben aus Sie erhalten eine detaillierte Jahresauswertung. Periode 0 steht für eine Jahresabfrage. Falls gewünscht, können Sie die Abfrage auf bestimmte Finanzstellen und/oder Fonds einschränken: Führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 211 von 218

212 Abfrageergebnis: Auch bei der Jahresabfrage können Sie sich ein Belegjournal aufrufen, indem Sie auf die Beträge in der Spalte Aufwendungen klicken und sich die Belege zur jeweiligen Finanzposition im Detail ansehen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 212 von 218

213 Finanzierungshaushalt Mit dieser Abfrage können Sie alle Budgetdaten (zugewiesenes Budget; bereits verbrauchte Beträge unterschieden nach den Verbindlichkeiten/Forderungen, Verpflichtung/ Berechtigung; restliches Budget; ) abfragen. Sie starten die Transaktion ZKZSF entweder direkt durch Eingabe des Transaktionscodes im Befehlsfeld oder Sie wählen sie über das Benutzermenü Info-User Infosystem Haushaltsmanagement Summensätze Finanzierungshaushalt aus. Für die Ermittlung der Budgetwerte ist die Eingabe des Finanzkreises erforderlich. Tragen Sie bitte den Finanzkreis des BMUKK ein: 3000 für die gesamte UG 30 (BMUKK) Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 213 von 218

214 Weiters geben Sie bitte folgende Daten ein: Selektionen Geschäftsjahr Durch einen Eintrag der Daten Fonds, Finanzposition, Finanzstelle können Sie das Abfrageergebnis entsprechend eingrenzen. Bitte beachten Sie, dass das Abfrageergebnis abhängig von Ihren SAP-Rechten variieren kann. Auswertungszeitraum Wählen Sie bitte aus, ob Sie die Jahres- oder die Monatswerte angezeigt bekommen möchten. Auswertungsebene Hier definieren Sie, ob Auszahlungen, Einzahlungen oder technische Finanzpositionen mit der zusätzlichen Auswahl ohne, nur oder inklusive ausgegliederter Rechtsträger ausgewertet werden sollen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 214 von 218

215 Monatsabfrage Bei dieser Variante wird nun (beispielsweise) das Budget für den Monat Dezember abgefragt. Sie können über die MVA-Objekte alle Auszahlungen, Auszahlungen ohne Personalausgaben oder nur Personalausgaben auswählen. Wurden die Selektionskriterien vollständig eingegeben, führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche aus. In der Spalte M.Zahlung (Monatszahlung) sehen Sie die bei der jeweiligen Finanzstelle/Finanzposition bereits getätigten Auszahlungen, in der Spalte Monatsbetragsrest (MBR) den noch vorhandenen Rest für das abgefragte Monat. Die einzelnen Symbole stellen dabei dar: Monatsbetragsrest negativ Monatsbetragsrest Null Monatsbetragsrest positiv Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 215 von 218

216 Möchten Sie die Belege zur Spalte Monatszahlung einsehen, klicken Sie bei der gewünschten Finanzstelle/ Finanzposition auf den Betrag der Spalte Monats Zahlung (M.Zahlung): Im Belegjournal werden nun sämtliche Belege angezeigt (Auszahlungsbelege, Umbuchungsbelege, usw.). Möchten Sie einen Beleg näher betrachten, können Sie mittels Doppelklick auf die Belegnummer in den Beleg durchsteigen. Über die Navigationspfeile können Sie Schritt für Schritt wieder zurückgehen. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 216 von 218

217 Jahresabfrage Füllen Sie die Felder wie vorgegeben aus Sie erhalten eine detaillierte Jahresauswertung. Falls gewünscht, können Sie die Abfrage auf bestimmte Finanzstellen und/oder Finanzpositionen einschränken: Führen Sie die Abfrage mit der Schaltfläche aus. Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 217 von 218

218 Abfrageergebnis: Auch bei der Jahresabfrage können Sie sich ein Belegjournal aufrufen, indem Sie auf die Beträge in der Spalte Zahlung klicken und sich die Belege zur jeweiligen Finanzposition im Detail ansehen: Handbuch HV-SAP mit Records Management Seite 218 von 218

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