Selbstmanagement und Projektsteuerung WS 2015/2016

Transkript

1 Selbstmanagement und Projektsteuerung WS 2015/2016 Fakultät 7 Abteilung Sicherheitstechnik

2 Inhalt Einführung Motivation Arbeitsplatz Zeitmanagement Prioritäten Gesprächsführung, Kommunikation, Konflikte Schriftlichkeit Pert Diagramm und Gantt Chart Work Life Balance Pinguin Prinzip 2

3 Selbstmanagement Source: Selbstmanagement, Manschwetus, Studienbrief , 2008 Selbstanalyse Ziele Planung Entscheidung Realisierung Kontrolle 3

4 Selbstmanagement - Projektsteuerung Mehr leisten in immer kürzerer Zeit die Geschwindigkeit im Arbeitsleben hat zugenommen. Die Fähigkeit zum Multitasking und zum zeitnahen Erledigen von Aufgaben sind die Anforderungen des Internet- Zeitalters. Wie können Sie persönliche Zeitsouveränität gewinnen und schnell und strukturiert arbeiten, ohne Abstriche an der Qualität machen zu müssen? Source: Zugriff Wollen Sie das? 4

5 Selbstmanagement - Projektsteuerung Grundlagen effektiven Zeit- und Selbstmanagements Der Kreislauf des Selbstmanagements: Zielsetzung, Organisation, Planung, Realisation, Kontrolle Persönlichkeits-Check: typengerechtes Zeit- und Selbstmanagement Source: Zugriff Wollen Sie das? 5

6 Selbstmanagement - Projektsteuerung Strategien und Techniken für: Prioritäten setzen und Ballast abwerfen Zielorientiertes Delegieren Störarme und störfreie Erledigungszeiten Zeitfresser vermeiden Entspannung und gezielte Pausen zur Leistungssteigerung Unerledigtes sichtbar machen Das Tages-/Wochenprogramm und seine Planung Source: Zugriff Wollen Sie das? 6

7 Selbstmanagement - Projektsteuerung Selbstmanagement = Selbststeuerung Ich Regie Schlüsselkompetenz Selbststeuerung Source: Zugriff Manum agere - etwas im Griff haben Ist der Begriff für Sie positiv besetzt? 7

8 Was bestimmt uns? Motivation Lernstrategien Arbeitsplatzgestaltung Zeitmanagement Hemmungen, Priorisierungen? 8

9 Motivationsstruktur Sind Ihre Zielsetzungen realistisch? Überschätzen bzw. unterschätzen Sie Ihre Fähigkeiten? Wie gehen Sie mit Misserfolgen um? Ist Ihre Selbsteinschätzung realistisch? 9

10 Motivationsstruktur Wenn der Erfolg ausbleibt, woran liegt es? unrealistisches Anspruchsniveau, zu hoch, zu niedrig? mangelnde Vorkenntnisse, wie wird damit umgegangen? ungeeignete Arbeitstechniken (Lernstrategien)? falsche Zeiteinteilung und Arbeitsplanung, liegt überhaupt eine vor? 10

11 Motivationstruktur source: Zugriff

12 Motivation Source: Zugriff

13 Motivation ist da, es wird gearbeitet Arbeitsplatz - Wie sieht Ihr Arbeitsplatz aus? Haben Sie schon einmal über die Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes nachgedacht?! 13

14 Arbeitsplatz Ergonomisch sinnvoll eingerichteter und an die individuellen Bedürfnisse angepasster Arbeitsplatz - Schreibtisch - Stuhl - Regal, Fachbücher, Skripte - Ablage PC/Notebook - Stifte, Papier, Locher, Marker etc

15 Arbeitsplatz Ist Ihr Arbeitsplatz lediglich zum Lernen da? Idealerweise wird ein Arbeitsplatz ausschließlich zum Lernen genutzt. Daher sollte man an diesem Ort tatsächlich nur lernen und nicht etwa auch Briefe schreiben, Zeitung lesen, Computerspielen etc. Wichtig: Schaffen Sie einen Platz mit Sie arbeiten, lernen verbinden! Vermeiden Sie, dass Sie an diesem Platz leicht abgelenkt werden! 15

16 Arbeitsplatz Um das Lernen und vor allem das Lernbeginnen zu erleichtern, solltest man also Arbeits- und Entspannungsplätze unbedingt voneinander trennen. Was gehört auf keinen Fall an den Arbeitsplatz? Souvenirs, Briefe, Zeitschriften, das aktuelle Buch und alle Dinge, die vom Lernen ablenken und die Konzentration stören. 16

17 Arbeitsplatz Was gehört auf jeden Fall an den Arbeitsplatz? An den Arbeitsplatz solltest man alle Hilfsmittel in erreichbarer Nähe haben, unnötiges Aufstehen und Suchen vermeiden! Das sind "Fluchtmöglichkeit" vor der Arbeit. Ein Arbeitsplatz sollte möglichst ruhig sein! 17

18 Einen Arbeitsplatz haben Sie, jetzt brauchen Sie Zeit! Wie viel Zeit haben Sie für Ihr Studium? Kennen Sie das: Sie machen ganz viel auf einmal und Sie erreichen gar nichts. 18

19 Zeit Arbeitsstart Es fällt schwer mit der Arbeit zu beginnen, Sie lassen sich ablenken, zeigen Aktionismus, suchen sich ein Alibi. Schlechtes Gewissen Dieses Alibi brauchen sie, weil sie durchaus das Gefühl haben, eigentlich nicht genug zu leisten bzw. mehr leisten zu können. Dieses Gefühl peinigt sie konsequenterweise auch dann, wenn sie sich entspannen wollen und hindert sie dann zusätzlich auch noch an einer wirklich effektvollen Entspannung. So verpassen sie beides: Arbeit und Entspannung 19

20 Zeit Schritt 1: Womit verbringe ich meine Zeit? Schritt 2: Aufteilung des Lebens in verschiedene Bereiche, Zuordnung von Zeit zu den Bereichen. Schritt 3: Führen eines Zeitprotokolls z. B. eine Woche 20

21 Bachelor H Dr.-Ing. Gabriele Hoeborn Zeit-Aufgaben-Management Erfolge H H Studierende Aufgabe Aufgaben/ Beschäftigungen etc. erfassen, Schätzen: Wie viel Zeit für welche Aufgabe? Selbstbild... Zeit Zeitprotokoll Auswertung des Protokolls Veränderungspotential 21

22 Aufgabe Zeit Übung Schreiben Sie zu Hause für 7 Tage auf, was Sie gemacht haben und wie viele Zeit Sie benötigt haben Vergleichen Sie Ihre geschätzten Zeiten mit denen tatsächlichen. Welche Konsequenzen können Sie ziehen? 22

23 Zusammenfassung Motivation-Zeit Ziele setzen und reflektieren, wie setze ich das Ziel in eine Handlung um? Selbstbildnis erstellen und reflektieren Wissen über Stärken und Schwächen Probleme definieren, Lösungsansätze suchen beobachten, analysieren, modifizieren 23

24 Aufgaben Bewertung Sie haben Motivation, einen Arbeitsplatz und bemühen sich um ein Zeitmanagement. aber Sie arbeiten immer noch nicht effektiv! Daher müss Ihre Prioritätensetzung genauer betrachtet werden 24

25 Aufgaben Bewertung ToDo-Listen. Wichtiges, von Unwichtigem trennen! Schwerpunkte setzen! Die richtigen Dinge tun! 25

26 Aufgaben Bewertung Source: ABC Analyse Aufteilung: A, B, C (und D.) A: Aufgaben, die wichtig UND dringend sind (Mechanik, wöchentliche Hausübung, Klausurvoraussetzung) 26

27 Aufgaben Bewertung B: Aufgaben, die wichtig, im Moment aber nicht dringend sind (Nacharbeiten des Matheskripts, dringend erforderlich, da Lücken vorhanden; wird aber nicht kontrolliert) 27

28 Aufgaben Bewertung C: Aufgaben, die dringend, längerfristig aber nicht wichtig sind (Aufräumen, Einkaufen) (D: Aufgaben, die nicht wichtig und nicht dringend sind, diese Kategorie wird bei der Priorisierung vernachlässigt) 28

29 ALPEN Methode Source: A Aufgabe fixieren L - Länge, Dauer schätzen P Pufferzeit E Entscheidungen (Prioritäten) N Nachkontrolle (Zeitmanagement) 29

30 Zeitplanung So sollen Sie nicht aussehen! 30

31 Zeitplanung Probleme Arbeiten ohne Planung, Mangelnde Selbstdisziplin, Fehlende Orientierung fehlende Zielsetzung Tagesplanung ist Alltagsgeschäft, Ziele und Prioritäten setzen! 31

32 Arbeiten mit Planung Zeit planen und Zeitplanung kontrollieren! Zielsetzung muss Orientierung und Aktionen zur Folge haben, systematische Planung und Zeitmanagement sind erforderlich 32

33 Arbeiten mit Selbstdisziplin Motivation und Konsequenz! Positive Einstellung, unvoreingenommen an die Arbeit gehen, Belohnung für erreichte Ziele. 33

34 Arbeiten mit Orientierung Arbeitsplatz soll Orientierung erleichern! Schreibtisch aufräumen und gestalten wie besprochen - geeignetes Ablagesysteme entwickeln 34

35 Arbeiten mit Zielsetzung Ziele und Prioritäten setzen! Ziele formulieren und Prioritätensetzung Könnt Ihr Aufgaben delegieren? 35

36 Zeitmanagement Akademische Freiheit! Eigeninitiative und Selbstdisziplin. lang-, mittel- und kurzfristige Themen-Planung lang-, mittel- und kurzfristige Zeitpläne 36

37 Zusammenfasung Zeitmanagement Zeit gezielt einsetzen Lernphasen intensivieren Zwischenzielen setzen Aufgabenplanung Zeit- und Aufgabenplanung sichert Arbeitsmaterialien 37

38 Zusammenfasung Zeitmanagement Zeitplanung ist Zeitaufwand, verhindert aber Zeitfresser Planung sichert Arbeit und Freizeit vier Stunden anspruchsvolle Tätigkeiten, vier Stunden lang halb anspruchsvolle Tätigkeiten Tätigkeiten sinnvoll über den Tag verteilen. 38

39 Bachelor H Dr.-Ing. Gabriele Hoeborn Selbstkontrolle Ziele H - selbstkritisch, - Arbeit hinauszögern - Zeitmangel - Zeitprotokoll und Prioritätenliste - ehrlich sein! H Studierende 39

40 Wo stehen wir bei unserem Selbstmanagement? Motivation Arbeitsplatz Zeitmanagement Prioritätenlisten Kommunikationsregeln 40

41 Gesprächsführung und Kommunikation 41

42 Prinzipien zwischen-menschlicher Kommunikation (Watzlawick, 1990) Man kann nicht nicht kommunizieren! Jede Verhalten hat Mitteilungscharakter! Jede Botschaft ist mehrdeutig! (Inhalts-und Beziehungsaspekt) daher: Forderung nach Transparenz Kommunikation besteht aus verbalen und nonverbalen Komponenten. Bei guter Kommunikation stimmen die enthaltenden Nachrichten überein. 42

43 Dimensionen von Kommunikation explizit vs. implizit verbal vs. nonverbal eindeutig vs. mehrdeutig Auch in Abwesenheit wird eine Botschaft ausgedrückt 43

44 Alles ist Kommunikation 8&usg= yvvtepm3yd0vqt1uerudsykdzhs=&h=300&w=300&sz=17&hl=de&start=0&zoom=1&tbnid=toainqvk22s3mm:&tbnh=141&tbnw=141&ei=fjkptob7fyjp Od_puB0&prev=/search%3Fq%3Dkommunikation%26hl%3Dde%26biw%3D792%26bih%3D535%26gbv%3D2%26tbm%3Disch&itbs=1&iact=hc&vpx=509&vpy=17 1&dur=234&hovh=225&hovw=225&tx=165&ty=94&sig= &page=1&ndsp=6&ved=1t:429,r:2,s:0, Zugriff

45 Das implizite Einverständnis Wir gehen davon aus, dass wir über dasselbe reden. Wir müssen diese Annahme überprüfen, es kann zu Missverständnissen kommen. 45

46 Doppelbindung bei Nachrichten Nonverbale Botschaften können mit der verbalen, expliziten Botschaft kongruent sein oder auch nicht Zugriff Ich bin okay. Widersprüchliche Botschaften Mich belastet etwas. Lass mich in Ruhe! Handlungsaufforderung? Die eigentliche Hauptbotschaft wird oft implizit gesendet! 46

47 Empfangsvorgänge Etwas wahrnehmen: Etwas sehen oder hören Ich sehe, wie Ihnen die Augen zufallen. Ich höre, dass Sie Pause haben möchten. Etwas interpretieren: das Wahrgenommene mit einer Bedeutung versehen Ich vermute, Sie interessieren sich nicht für Fragen der Kommunikation. Etwas fühlen: auf Wahrnehmung und Interpretation mit einem Gefühl reagieren Ich freue mich, dass Sie mir interessiert zuhören. 47

48 Kommunikationsvorgänge Botschaften werden interpretiert Interpretation ist unterschiedlich, konträr Problem: Wir sprechen über Interpretationen! Daher erfolgen auch keine Korrekturen. Sender weiß nicht, ob er etwas und wenn ja, was er falsch gemacht hat Empfänger hat nicht die beabsichtigte Botschaft erhalten 48

49 Konflikte Zugriff

50 Wie gewinne ich mehr Zeit? Arbeitsmethoden - Arbeitsmaterialien Wie kann ich mehr machen aus meiner Zeit und meiner Energie? Zeit ist nicht vermehrbar Zeit besser nutzen früher aufstehen, Lesen statt Fernsehen, delegieren Dinge schneller erledigen Zeitmanagement Zeitmanagement besteht im Wesentlichen aus psychologisch wirksamen Methoden (Source Zugriff ) 50

51 Schriftlichkeit (Source Zugriff ) Schriftliches Fixieren aller Aufgabe, aller Ziele und Probleme Schriftlichkeit gibt Sicherheit! Schriftlichkeit macht den Kopf frei! Schriftlichkeit hilft beim Identifizieren mit Aufgaben und Zielen und auch Problemen! 51

52 Schriftlichkeit (Source Zugriff ) Viele Ziele werden nie erreicht, weil man sich nie überwindet, sich schriftlich darauf festzulegen. Eine Aufgabe wird nie bewältigt, wenn man nie den ersten Schritt dazu tut. Keine Arbeitsmethode funktioniert ohne den wichtigsten Schritt: Anfangen. Schriftlichkeit als erster Schritt! Eine Aufgabe, ein Ziel ein Problem werden konkret erfasst und schriftlich festgehalten. 52

53 Aufgabenteilung (Source Zugriff ) Jede Aufgabe wird soweit aufgeteilt, bis Sie zu jeder Teilaufgabe eine klare Vorstellung besitzen, wie sie zu lösen sei. Die Kunst, seine Ziele in Teilziele und seine Aufgaben in Teilschritte zu zerlegen, muss geübt werden. 53

54 Aufgabenteilung (Source Zugriff ) Psychologische Bedeutung: Wir benötigen ein Mindestmaß an Klarheit über eine Aufgabe, ein Ziel, ein Problem um bereit und in der Lage zu sein, sie zu beginnen und zu lösen bzw. zu erreichen. 54

55 Aufgaben - Ziele Jede Aufgabe dient einem Ziel. Formulieren Sie Ihre Ziele, am Anfang wenigstens die Wichtigsten, schriftlich. Das Erreichen eines Ziels muss an einem vorgegebenen Zieldatum überprüfbar sein. (Source Zugriff ) Genauso wichtig ist es, das Anfangsdatum festzulegen! 55

56 Arbeitspakete - Die Aufgaben können auch als Arbeitspakete bezeichnet werden. - Innerhalb dieser Arbeitspakete gibt es verschiedene Aufgaben. - Wichtig: Für alle Arbeitspakete und Aufgaben gibt es Verantwortliche! - Die Abhängigkeiten und Verknüpfungen der Arbeitspakete können in einem Diagramm, dem sog. PERT Diagramm dargestellt werden 56

57 Stärken und Schwächen der Einzelnen Klausuraufgaben Sprechstunden Fachschaft befragen, Empfehlunge n Verantwort- Lich: alle Auswerten V: Dennis Lernplan festlegen V: alle Zeitplan festlegen V: alle Aufzeich nungen vergleich en V: alle Verantwort - lich: Peter/ Lisa Klausuraufgaben rechnen Formelsammlung erstellen V: alle Ablegen und Bestehen der Klausur V: alle 57

58 Zeitplan GANTT Chart - Die Arbeitspakete haben jeweils einen festen Anfangs- und Endpunkt. Die einzelnen Aufgaben sind dabei berücksichtigt. - Die Arbeitspakete können graphisch in ihrem zeitlichen Verlauf dargestellt werden. - Diese zeitliche Darstellung heißt GANTT Chart! - Im Gantt Chart lassen sich zeitliche Verknüpfungen ablesen. 58

59 Woche 1 Woche 2 Woche 3 Woche 4 Woche 5 Woche 6 Woche 7 Sprech stunde Fachschaft Klausuren Lernplan Aufzeichnungen Zeitplan Klausuren Formel samml 59

60 Verschriftlichung der Zeitplanung (Source Zugriff ) Terminplaner Elektronischer Terminplaner Organizer 60

61 Wohin mit Verschriftlichung (Source Zugriff ) Wenn etwas auf einen leeren Platz gelegt wird, müssen wir uns merken, wo es liegt! Immer prüfen, ob es nicht weggeworfen werden kann! Besorgen Sie sich Hängemappen, Tischordner etc. 61

62 Dringlichkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Stephen R. Covey, 2007, Frankfurt Oft werden die Dinge erledigt, die dringend sind! Das Dringende nimmt so viel Zeit in Anspruch, dass keine Zeit mehr für Planung und Vorbereitung verbleibt! 62

63 Quadranten W I C H T I G Wichtig und dringend Nicht wichtig, dringend Wichtig nicht dringend Nicht wichtig, nicht dringend D R I N G E N D 63

64 Mehr Dinge schneller zu tun, ist kein Ersatz dafür, das Richtige zu tun. Source: Der Weg zum Wesentlichen, Stephen R. Covey, 2007, Frankfurt, S

65 Prioritäten (Source Zugriff ) Welche Kriterien haben Sie für Prioritäten? Orientieren Sie sich an Engpässen? 65

66 Prioritäten (Source Zugriff ) Das Wachstum einer Pflanze richtet sich nach dem Nährstoff, den sie am wenigsten besitzt. Wenn der Phosphor im Boden zum Engpass geworden ist, hilft kein Wasser, kein Stickstoff, kein Kalk oder was immer sonst. Erst, wenn die Pflanze Phosphor bekommt, wächst sie wieder gesund weiter. 66

67 Work-Life Balance Dr.-Ing. Gabriele Hoeborn Work-Life Balance Life-Work Balance 67

68 Work-Life Balance Dr.-Ing. Gabriele Hoeborn Was ist Work Life Balance? Beide Rollen fordern Planung!!! Bildquelle: 68

69 Work-Life Balance Resümee: Dr.-Ing. Gabriele Hoeborn Work-Life Balance nicht zu wörtlich nehmen Individuell interpretierbar Sieben Mechanismen der Work-Life Balance Die Bedürfnisse Nahestehender beachten 69

70 Veränderung führt zum Erfolg Das Pinguin-Prinzip (John Kotter) Eine Pinguin Kolonie rettet ihre Lebensgrundlage Das Pinguin-Prinzip John Kotter und Holger Rathgeber Droemer Verlag, München ISBN Original-Titel: Our iceberg is melting 70

71 Wecken Sie ein Gefühl der Dringlichkeit 71

72 Stellen Sie ein Leitungsteam zusammen tte/schritt2.html 72

73 Zielvorstellung und Veränderungsstrategie e/schritt3.html 73

74 Werben Sie um Verständnis und Akzeptanz hritt4.html 74

75 Sichern Sie anderen Handlungsfreiräume schritt5.html 75

76 Sorgen Sie für kurzfristige Erfolge tschritte/schritt6.ht ml 76

77 Lassen Sie nicht nach tt7.html 77

78 Entwickeln Sie eine neue Kultur Nachhaltigkeit sichern hritt8.html 78

79 Was ist wesentlich in Ihrem Leben? Sind Sie zufrieden mit Ihrem Leben? Wie sieht Ihre Life-Work-Balance aus? Schaffen Sie es alle Bedürfnisse Ihres Lebens in dem Maße zu berücksichtigen, in dem Sie es gern möchten? Nennen Sie mir spontan Defizite! 79

80 Uhr und Kompass Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Uhr Zusagen, Verabredungen, Zeitpläne, Ziele, Tätigkeiten Kompass Vision, Werte, Prinzipien, Leitbild, Gewissen, Orientierung 80

81 Uhr und Kompass Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Erster Schritt Zeitmanagement: Notizen, Checklisten Zweiter Schritt Zeitmanagement: Planung, Vorbereitung Dritter Schritt Zeitmanagement: Planung, Prioritätensetzung, Kontrolle 81

82 Uhr und Kompass Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Wird dabei berücksichtigt, was wir wirklich wollen? Haben Sie ein Leitbild, Prinzipien für Ihr Leben? 82

83 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt Verbesserung der Kommunikation mit Menschen 2. Bessere Vorbereitung, Planung und Organisation 3. Mehr Fürsorglichkeit mit sich selbst 4. Ergreifen neuer Chancen 5. Persönliche Entwicklung 6. Förderung der Selbstverantwortung s. S

84 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Listen Sie Dinge auf, die an erster Stelle stehen Denken Sie an die Beziehungen in Ihrem Leben, die Ihnen am wichtigsten sind! Denken Sie an Ihre Beiträge zum Allgemeinwohl! Welche Gefühle wollen Sie in Ihrem Leben haben: Frieden, Glück, Zufriedenheit, Sinn, Zugehörigkeit... Wie würde Sie die nächste Woche verbringen, wenn Sie nur noch ½ Jahr zu leben hätten? 84

85 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Nachdem Sie Ihr Leitbild schriftlich fixiert haben, denken Sie über die Rollen in Ihrem Leben nach, die Sie spielen Rolle als Tochter/ Sohn Rolle als Student/in Rolle als Freund/in Rolle als der/die, der/die sich individuell entwickelt.. 85

86 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Schreiben Sie Ihre wichtigsten Rollen (5-7) auf! Ordnen Sie jeder Rolle 3-5 Aufgaben oder Ziele zu. Beispiel: - Vorlesungsunterlagen Selbstmanagement Studentin - Klausurfragen Selbstmanagement - Mathe Klausuren - Chemieunterlagen lesen 86

87 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Zeichnen Sie einen Wochenplan wie vorgegeben und tragen Ihre Rollen, Aufgaben/Ziele sowie die damit verbundenen Termine ein. 87

88 Uhr und Kompass, Dringlichkeit und Wichtigkeit Source: Der Weg zum Wesentlichen, Covey, Stephen R., Frankfurt 2007 Fertigen Sie Ihren persönlichen Wochenarbeitsplan jeden Sonntag an und überlegen sich dabei immer, was das Wichtigste für jede Rolle in dieser Woche ist. Reflektieren Sie dabei, ob sich Ihr persönliches Leitbild im Arbeitsplan widerspiegelt. Wer sich intensiver für diesen Ansatz interessiert, kann dies in dem o. g. Buch nachlesen. 88