Workshop. Zeitmanagement Hamburg, 24. November 2004

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1 Workshop Zeitmanagement Hamburg, 24. November 2004

2 Inhaltsverzeichnis Einführung Planen Wichtiges zuerst Tipps Fazit Zeitmanagement 2

3 Einführung Themen Begriff Zeitmanagement Ereignisse Zeitmanagement Effizient/Effektiv Zeitmanagement 3

4 Einführung Begriff Zeitmanagement wir managen keine Zeit wir managen Ereignisse denn: jeder hat die gleiche Zeit wir werden durch Zeitmanagement nicht schneller Zeitmanagement 4

5 Einführung Ereignisse es gibt kontrollierbare und nicht kontrollierbare Ereignisse das eigene Tun ist ein kontrollierbares Ereignis die Reaktionen anderer können wir nicht kontrollieren Zeitmanagement 5

6 Einführung Zeitmanagement Zeitmanagement ist Selbstmanagement wir managen Ereignisse, die wir selber kontrollieren können Ereignisse, die man nicht selber kontrollieren, denen passt man sich an Zeitmanagement 6

7 Einführung Effizient/Effektiv Effizient es richtig tun sparsamer Mitteleinsatz Zurückgewandt Effektiv das richtige tun wirksam vorwärts gewandt man darf diese Begriffe nicht gegensätzlich sehen Zeitmanagement 7

8 Planen Themen Rollen Werte Prioritäten Wochenplan Was ist wichtig? Produktivitätspyramide Zeitmanagement 8

9 Planen Rollen jeder Mensch hat mehrere Rollen man sollte sich nicht mehr als sieben Rollen geben eine Rolle ist stets "ich-selbst" unter jeder Rolle gibt es die Unterpunkte Physisch Mental Spirituell Sozial/emotional aus allen Rollen ergibt sich die Lebensaussage Zeitmanagement 9

10 Planen Werte jeder Mensch hat unterschiedliche Werte die Werte können sich im Laufe des Lebens bzw. Situationsabhängig verändern Werte sind z. B.: Sport Familie Freunde Geld Erfolg man sollte seine Werte aufschreiben und zu jedem Wert seine persönliche Bedeutung notieren außerdem sollte man die Werte in Hierarchie zueinander setzen Zeitmanagement 10

11 Planen Prioritäten Wichtig Nicht wichtig dringend Krisen, dringende Probleme, terminbezog I ene Projekte und Meetings Manche Unterbrechu ngen, III Reports, Meetings Nicht dringend Vorbereitung, vorbeugen und planen, Beziehungen II aufbauen Belangloses, Zeitverschwendung, IV Flucht- Aktivitäten man sollte so viel Zeit in den oberen beiden Quadranten verbringen Zeitmanagement 11

12 Planen Wochenplan für jede Woche sollte man einen Wochenplan erstellen pro Woche sollte man sich nicht mehr als vier Aufgaben aus dem 1. Quadranten vornehmen auf dem Wochenplan sollten auch die Rollen stets aufgeführt werden, allerdings müssen nicht alle Rollen in jeder Woche geplant werden (pro Woche bis zu 4 Rollen planen) die Rolle "ich-selbst" sollte jede Woche geplant werden Zeitmanagement 12

13 Zeitmanagement 13

14 Planen Plantools Aufgabenblock (Tagesaufgaben) Erfolgskontrolle Ideenbuch Verdienstjournal Zeitmanagement 14

15 Planen Was ist wichtig? auf Grund der eigenen Werte auf Grund der eigenen Rollen das, was einem in der nächsten Woche den größten Nutzen bringt Zeitmanagement 15

16 Planen Produktivitätspyramide täglich planen Handeln wöchentlich planen Das wichtige Planen Ziele setzen Werte identifizieren Lebensaussage Zeitmanagement 16

17 Wichtiges zuerst Themen Entscheiden Verschieben Zeitmanagement 17

18 Wichtiges zuerst Entscheiden Ziel des Zeitmanagement ist, sich für die wichtigen Dinge zu entscheiden man sollte immer nur das tun, was in der nächsten Woche den größten positiven Effekt hat gibt es zwei gleich wichtige Dinge, sollte man in Blockzeiten arbeiten (zwei Stunden Aufgabe A bearbeiten, zwei Stunden Aufgabe B bearbeiten) Zeitmanagement 18

19 Wichtiges zuerst Verschieben Ziele immer schriftliche bestimmen und den Wert des Ziels erfragen mit was warum wie es ist sinnvoll, Blockzeiten zu haben, um eine Aufgabe zu bearbeiten eine Aufgabe sollte man fertig stellen, auch wenn sie länger dauert als erwartet/geplant und dadurch andere Aufgaben verschoben werden müssen Zeitmanagement 19

20 Tipps Themen Zeitmanagement Delegationsstufen Zeitmanagement 20

21 Tipps Zeitmanagement Post, s etc. nur einmal anfassen und gleich entscheiden wegwerfen/löschen gleich bearbeiten oder delegieren (wenn z. B. die innerhalb von drei Minuten bearbeitet werden kann oder jemand anderes die Aufgabe schnell erledigen kann) später bearbeiten und gleich festlegen, wann sie bearbeitet wird und was der nächste Schritt ist (notieren); auf Wiedervorlage legen für alle Dinge immer den nächsten Schritt planen und notieren nicht überorganisieren was Menschen tun hängt davon ab, was sie fühlen über das, was sie wissen Zeitmanagement 21

22 Tipps Delegationsstufen Warte, bis ich dir sage, was zu tun ist Suche dir selber Aufgaben, erkenne selber, was zu tun ist und frag mich dann Erkenne selber, was zu tun ist, tue es und erstatte sofort Bericht Erkenne selbst, was zu tun ist, tue es und berichte periodisch Erkenne selbst, was zu tun ist, tue es und berichte gar nicht mehr Zeitmanagement 22

23 Fazit Zeitmanagement ist Selbstmanagement Um die Zeit optimal zu nutzen, muss man Sich über seine Rollen bewusst sein Seine Werte kennen Prioritäten setzen Einen Wochenplan erstellen Zeitmanagement 23

24 Danke Danke fürs Zuhören! Zeitmanagement 24

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