NAchweisbar (wer ist verantwortlich) oder Akzeptabel (stehen Sie hinter diesen, glauben Sie an diese)

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1 Zeitmanagement Zeitmanagement ist ein kontinuierlicher Prozess des Abwägens, was eine Person innerhalb ihrer Aufgaben und Grenzen mit ihrer Zeit tun will und kann, und was für diese Person die beste Weise ist, dies zu erreichen. Irrtümer über die Zeit Wahrheiten über die Zeit 1. Zeit verfliegt. 1. Zeit besitzt eine konstante Geschwindigkeit. 2. Zeit sparen. 2. Zeit kann man nicht sparen. 3. Zeit einholen. 3. Einmal aufgewendet, dann unersetzbar. 4. Zeit geht vorbei. 4. Wir gehen, Zeit bleibt. 5. Zeit ist unser Feind. 5. Wir selbst sind unser Feind. 6. Die Zeit ist gegen uns. 6. Die Zeit ist mit uns, vorausgesetzt sie wird eingeteilt. 7. Zeit hat man niemals genug 7. Nehme so viel Zeit wie es gibt, aber plane. 1. Die Rolle einer guten Zeitplanung Eine gute Zeitplanung sorgt für eine höhere Produktivität, Zufriedenheit und Freiheit und wirkt stressmindernd. Eine geringere Produktivität verringert Ihre Zufriedenheit und die Ihres beruflichen Umfeldes. Weniger Zufriedenheit führt zu weniger Freiheit (Zwangsgefühl ich muss noch so viel erledigen ) und weniger Freiheit führt zu mehr Stress. Aber all dies beginnt mit dem Haben von klaren Zielen und einer guten Philosophie, an denen Sie die beruflichen Tätigkeiten überprüfen können. Sind Ihre Zielstellungen SMART? Spezifisch (deutlich, klar) Messbar (in Zeit, Geld, Anzahl der Stunden etc.) NAchweisbar (wer ist verantwortlich) oder Akzeptabel (stehen Sie hinter diesen, glauben Sie an diese) Realistisch (durchführbar, bezahlbar, herausfordernd) ZeiTgebunden (wann und innerhalb welcher Zeit) Wenn Sie Ihre eigene Zeit in den Griff bekommen wollen, ist es unerlässlich, dass Sie ein klares Bild Ihrer Ziele vor Augen haben. Sowohl im Privaten, als auch in Bezug auf Ihre Arbeit. Arbeiten Sie von

2 oben nach unten, um ein deutliches Bild von dem zu erhalten, was Sie erreichen wollen und wie Sie mit Ihrer Zeit umgehen wollen. MEINE ZIELSTELLUNGEN SIND Lebensentwurf Ziele: Philosophie: Mehrjahresplan Ziele: Philosophie: Jahresergebnis Jahresplan: Quartalsergebnis: Quartalsplan: Monatsergebnis: Monatsplan: Wochenergebnis: Wochenplan: Tagesergebnis: Tagesplan: Kontrolle:

3 2. Durchschnittlicher Zeitaufwand pro Woche Eine viel gehörte Aussage lautet: ich habe zu wenig Zeit. Ein erfahrener Zeitmanager wird antworten: Zeit genug, aber Sie planen zu viel. Deswegen ist anzuraten einmal den durchschnittlichen Zeitaufwand pro Woche (168 Stunden) von jemandem mit einem durchschnittlichen Vollzeitjob zu betrachten: schlafen 33% ungefähr 55 Stunden persönliche Pflege inkl. Mahlzeiten 10% ungefähr 17 Stunden frei (Studium, Hobby, Familie, soz. Verpflichtungen) 14% ungefähr 24 Stunden Haushalt, Einkaufen, Instandhaltung des Hauses/ Gartens 10% ungefähr 17 Stunden Arbeiten (inkl. Fahrtzeit, exkl. Essenszeit) 33% ungefähr 55 Stunden 3. Lösungsansätze für Zeitmangel Bei psychologischem Zeitmangel: Ihre Motivation verbessern Nein sagen können die Wichtigkeit und Vorteile der Freiheit erkennen Ihr persönliches Zeitempfinden verändern Bei quantitativem Zeitmangel: härter arbeiten vergrößern des Arbeitszeitanteils verkleinern des Aufgabenpakets Bei qualitativem Zeitmangel: besser planen besser Prioritäten setzen Dringlichkeit und Wichtigkeit feststellen verbessern Ihrer Arbeitsorganisation und Ihrer Arbeitsmethodik

4 4. Phasen beim Auflösen des Zeitmangels Wir gehen nun eben davon aus, dass ein jedermann kontinuierlich damit beschäftigt ist, seine Zeit besser verwalten und nutzen zu können. Wir haben bereits konstatiert, dass eine gute Zeitplanung dasjenige ist, worum sich alles dreht. Phase 1: Bei einer guten Zeitplanung müssen wir bei 100% Zeit die folgende Zeiteinteilung handhaben (natürlich hängt dies oft auch mit der Tätigkeit zusammen, ein Feuerwehrmann kennt eine andere Zeiteinteilung als ein Chirurg): 60% geplante Aktivitäten für meine Tätigkeit ideal sind: % jetzt bin ich bei % 20% unerwartete Aktivitäten für meine Tätigkeit ideal sind: % jetzt bin ich bei % 20% ad hoc Aktivitäten für meine Tätigkeit ideal sind: % jetzt bin ich bei % Phase 2: Nachdem wir eine gute Zeiteinteilung als Basis genommen haben, gehen wir nun zum besseren Planen der Aktivitäten über. Dabei können wir folgende Hilfsmittel zur Planung verwenden: To-Do-Liste (= Gedächtnisstütze und Übersicht) inklusive Agendasystem (= chronologische Struktur) inklusive Prioritätenkennzeichnung (= Dringlichkeit & Wichtigkeit) Phase 3: Nach dem besseren Planen der Aktivitäten beginnen wir nun mit der Durchführung der Aktivitäten. Hierbei müssen wir Folgendem besondere Aufmerksamkeit schenken: eine gute Arbeitsvorbereitung Wer vergisst sich vorzubereiten, bereitet sich vor vergessen zu werden. Zeitverpflichtungen berücksichtigen wahrzunehmende Sitzungen eingehende Telefonate, s, WhatsApps etc Besucher Fehlkommunikation durch Andere Inkompetenz von Anderen Bürokratie durch Andere Undeutlichkeit von Anderen soziale Kontakte mit Anderen

5 Vermeiden von Zeitvergeudern deutlichere Zielstellungen verwenden besser planen besser organisieren schwierige Konzentrationsarbeit am Morgen einplanen einfache Routinearbeiten am Mittag einplanen regelmäßiger zwischenzeitlich evaluieren besseres Setzen von Prioritäten besser delegieren rechtzeitig um Hilfe bitten ausreichend Entspannung einbauen besser archivieren keine unnötige Papierarbeit clean-desk-policy handhaben Entscheidungen zu treffen verbessern Nein zu sagen verbessern keine unnötigen Unterbrechungen gestatten keine unnötige Korrespondenz keine unnötige Perfektion keine unerreichbaren Deadlines vereinbaren bessere Wahl von Kommunikationsmitteln besser kommunizieren nicht in negativer Stimmung und Einstellung versinken Phase 4: Nach der Durchführung der Aktivitäten ist es wichtig, um über eine Evaluation eine Bilanz zu ziehen. Hierbei müssen wir Folgendem Aufmerksamkeit schenken: den quantitativen Aspekten o Was ist fertig? o Was ist liegen geblieben? o Was können wir tun, um dies in der Zukunft zu vermeiden? o Welchen Aktionsplan erstellen wir dafür? den qualitativen Aspekten o Was ist gut verlaufen? o Was ist schlecht verlaufen? o Warum ist es schlecht verlaufen? o Was können wir tun, um dies in der Zukunft zu vermeiden? o Welchen Aktionsplan erstellen wir dafür? o Prioritäten setzen

6 Viele Menschen haben Mühe damit Prioritäten zu setzen. Ein Mensch ist von Natur aus ein bequemes Tier. Daher tun wir lieber schöne Dinge, als weniger Schöne. Darum beginnen wir oft mit den schönen Dingen und schieben die weniger Schönen vor uns her. Zu lernen auf ehrliche Weise Prioritäten zu setzen, ist ein Mittel besser mit der obenstehenden, menschlichen Schwäche umzugehen. Beim Setzen von Prioritäten hat Eisenhower uns die folgenden Messwerte in seinem Quadranten mitgegeben: dringend und wichtig = Priorität 1 dringend, nicht wichtig = Priorität 2 wichtig, nicht dringend = Priorität 3 nicht wichtig, nicht dringend = Priorität 4 Um Prioritäten setzen zu können, haben Sie Ziele nötig. Denn dann können sie einfacher bestimmen, ob etwas dringend und/oder wichtig ist. Auftrag: Erstellen Sie jede Woche eine Planung für die kommende Woche, indem Sie eine To-Do-Liste anfertigen. Diese To-Do-Liste hat zum Ziel das Zeit- und Hektikempfinden in die wirkliche Zeit und die wirkliche Hektik umzusetzen (das Umsetzen des Gefühls in Fakten).

7 Schauen Sie am Ende der Woche, wie Ihre Planung ausgesehen hat und wie diese tatsächlich verlaufen ist. Ziehen Sie Schlussfolgerungen und erstellen Sie einen neuen Plan für die folgende Woche. Auf diese Weise werden Sie ein Ass im Zeitmanagement!

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