codia DMSforum 2015 in Aschaffenburg

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1 Die Akzeptanz von Digitalisierung und elektronischen Akten in einer Kommunalverwaltung Ein Anwenderbericht aus der Stadtverwaltung Brandenburg an der Havel

2 Gliederung Themen: Die eakte in der. Warum die eakte kein Lieblingsprojekt der Mitarbeiter ist. Die Rolle des Chefs. Die Schwierigkeit mit dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit. Wesentliche Erfolgsfaktoren für die eakte. Warum der Datenschutz ein Helfer sein kann.

3 Brandenburg an der Havel Kreisfreie Stadt im Bundesland Brandenburg Ca Einwohner Ca Mitarbeiter (50% älter als 53 Jahre) 7- stufige Hierarchie (OBM 3 Beigeordnete 9 Fachbereiche 40 Fachgruppen Sachgebiete Teams Sachbearbeiter) Ca. 170 Mio. Kassenkredite Keine Prozess- und IT-orientierte Organisation Keine zentrale Poststelle für die Digitalisierung d.3 basis 250 cc user d.3 search d.3 batch OCR d.classify d.ecs flow 1 x d.capture batch

4 Thesen Thesen: Ohne ECM keine rechtssichere Aufbewahrung elektronischer Dokumente. Ohne ECM keine datenschutzgerechte Aufbewahrung personenbezogener elektronischer Dokumente. Ohne ECM keine Digitalisierung und damit kein durchgängig medienbruchfreies E-Government. Das ECM ist eine Basis-IT-Infrastruktur-Komponente.

5 Die eakte in der Klein anfangen und wachsen - Lizenzkauf nach Bedarf - Umsetzung nach Bedarf und Leistungsfähigkeit 1998: Easyarchiv für Listen aus dem Finanzwesen und Lohnkonten aus SAP (COLD) 1999: Elektronische Steuerakte : Digitalisierung DDR-Verwaltungsarchiv 2004: Umstellung Elektronische Steuerakte auf codia saperion 2006: Virtuelles Bauamt mit der conject Plattform (ITeBau) 2008: Migration Steuerakte und DDR-Archiv auf codia d : eakten für MESO, AUSO, IKOL-KFZ, IKOL-FS, ProBaug (kein ITeBau mehr) 2013 heute: Elektronische Rechnungskontierung und freigabe mit fortgeschrittener Signatur 2015: immer noch kein Aktenplan

6 Warum die eakte kein Lieblingsprojekt der Mitarbeiter ist. Angst vor/keine Bereitschaft zur Veränderung (Alter?) Neue Hard- und Software -> Lernen Persönliche Bearbeitungszeiten steigen - Bauanträge und Baupläne - Messen - Annotationen Elektronischer WFL unflexibler als analoger WFL mit Papier Rechnungskontierung: - Papiervorlagen erleichtern Kontierung auf Papier - Mitarbeiter müssen mehr Daten erfassen bzw. prüfen - Verlagerung der Datenerfassung zum Sachbearbeiter: Jetzt müssen wir die Arbeit der Geschäftsbuchhaltung machen! Wirtschaftlichkeit kann nur durch Einsparung von Arbeitszeit nachgewiesen werden. 2 Bildschirme verschaffen Linderung

7 Die Rolle des Chefs. Beispiel Steuerakte: - Projektinitiierung durch die Leiterin der Steuerabteilung - 3 Mitarbeiter schieden aus dem Dienst aus - 4 Wochen zur Ablage der Papiersteuerbescheide benötigt - Papierakte suchen bei telefonischer Auskunft - Ziel: Arbeitsoptimierung Virtuelles Bauamt: - Projektinitiierung durch die Oberbürgermeisterin - Beschluss der Beigeordnetenberatung - Ziel: Baugenehmigungsverfahren beschleunigen Elektronische Rechnungskontierung und freigabe: - Projektinitiierung durch die IT - Beschluss der Beigeordnetenberatung - Ziel: Einsparung von Personal- und Sachkosten

8 Die Schwierigkeit mit dem Nachweis der Wirtschaftlichkeit. BRB: 170 Mio. Kassenkredit, Haushaltssicherungskonzept Neue Projekte nur nach Vorlage einer Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Kosten für Hard- und Software, Dienstleistungen, Schulungen und Pflegegebühren vs. Papier-, Kopier-, Porto- und Platzeinsparung Ohne Personalabbau bzw. Nachweis der Reduzierung von Arbeitszeit kein Nachweis der Wirtschaftlichkeit -> das ist nicht im Interesse der betroffenen Organisationseinheiten und deren Führungskräfte!

9 Wesentliche Erfolgsfaktoren für die eakte. Gesetzliche Notwendigkeit (Bund ab ) Innovative Führungskräfte / Chefsache Datenschutz Veränderung: Fachverfahren, Personalreduzierung Wirtschaftlichkeit: Rechnungswesen, OWI Mit Fallakten (Fachverfahren) statt Sachakten (Aktenplan) beginnen Projektmanagement, klare Verantwortlichkeiten, qualifiziertes Personal für das Scannen Vorherige Prozessanalyse und Optimierung Einbindung aller Beteiligter inkl. RPA, Personalrat, Stadtarchiv Festlegungen treffen, wie Aufbewahrungsfristen 2 Monitore, einfache Scanmöglichkeit Technologie: DMS, Archivierung, Workflow, Schnittstellen, kompetente und leistungsfähige Fachfirma

10 Warum der Datenschutz ein Helfer sein kann. Am Beispiel von MESO. Zuerst Ablage der Passbilder und Unterschrift im Dateisystem (Fileserver) -> unbemerkter Austausch der Dateien möglich! Dann Ablage in der Datenbank -> sehr große Datenbank, bei Datenbankabsturz sehr langes Recovery -> Bürgerservice geschlossen Jetzt Ablage in d3 -> revisionssicher, protokolliert, MESO funktioniert bei Ausfall von d3 auch ohne d3

11 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

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