1.4 Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner und Kunden bekannt?

Transkript

1 SEPA-Checkliste für Unternehmen Welche Unternehmensbereiche sind betroffen? Finanzwesen Rechnungsstellung (IBAN, BIC, Formulare, Zahlungsvereinbarungen) Buchhaltung (Hinterlegung von IBAN und BIC, Pflege von Datenbanken, Anpassung von Verwendungszweckangaben (max. 140 Zeichen aus SEPA-Zeichensatz)) Personalwesen SEPA-Anpassung der Daten und Abläufe (Gehaltszahlungen) Vertrieb Geschäftskorrespondenz (Briefe, Formulare, Impressum) Aktualisierung der Zahlungsvereinbarungen (neue Verträge und Lastschriftmandate) Kundeninformation 1.2 Überprüfen Sie den Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens: Zahlungen beleghaft Zahlungen per Diskette/Datenträger/USB-Stick Zahlungen ausschließlich online SEPA-Lastschriften können künftig nur noch beleglos eingereicht werden. Die Einreichung von Belegen oder eines Datenträgers (Diskette/USB-Stick, CD) mit SEPA-Lastschriften wird nicht unterstützt. 1.3 Ist Ihre Bankensoftware bzw. Verwaltungssoftware SEPA-fähig? Unterstützt das Programm den SEPA-Zahlungsverkehr? Sind IBAN und BIC in den Stammdaten hinterlegbar? Ist die Erzeugung von XML-Dateien (anstatt DTA, DTAZV) möglich? Ist die Hinterlegung der Gläubiger ID möglich? Ist ein Mandatsservice integriert (Archivierung, Vorlauffristen für die Einreichung von Erst- und Folgelastschriften bei der Bank)? Erkennt Ihre Software ein nicht mehr gültiges Mandat nach 36 Monaten der Nicht-Nutzung? Ist eine Mandatsverwaltung vorhanden? Sollten Sie Zweifel haben, kontaktieren Sie bitte den Programmhersteller bzw. wenn Sie das Programm über die Volksbank Stuttgart eg bezogen haben - uns. Setzen Sie bisher keine Bankensoftware ein, bieten wir Ihnen zur Unterstützung Ihres elektronischen Zahlungsverkehrs unsere Banking-Software PROFIcash10 an. 1.4 Sind Ihnen IBAN und BIC Ihrer Geschäftspartner und Kunden bekannt? alle vorhanden sind teilweise vorhanden müssen noch einholt werden Gern stellen wir Ihnen auch einen sogenannten IBAN-Konverter kostenlos zur Verfügung. Bitte besuchen Sie uns unter oder sprechen Sie uns an. Übrigens: Die Zahlungsverkehrsprogramme der Volksbank Stuttgart eg unterstützen ebenfalls die automatische Konvertierung von Kontonummer und Bankleitzahl in IBAN und BIC. Seite 1 von 5 2/2013

2 1.5 Haben Sie Ihre IBAN und BIC bekannt gegeben? auf Anmeldeformularen auf Rechnungen und Briefbögen auf anderem Schriftverkehr (z. B. auf der Homepage Ihrer Hausverwaltung) Die IBAN und BIC finden Sie u. a. auf dem Kontoauszug und im Online Banking. 1.6 Haben Sie einen SEPA-Umstellungstermin festgelegt? noch nicht, am: Legen Sie frühzeitig einen SEPA-Umstellungstermin fest, spätestens zum 1. Februar 2014 werden die bisher verwendeten nationalen Überweisungs- und Lastschriftverfahren eingestellt. 2. Umstellung auf SEPA-Überweisung 2.1 Maßgebliche Veränderungen Umstellung auf IBAN und BIC auch bei ausgehenden Zahlungen Überweisungsaufträge unter Angabe von Kontonummer und Bankleitzahl dürfen nicht mehr verarbeitet werden. Ab sind nur noch SEPA-Überweisung mit IBAN und BIC (Auftraggeber und Empfänger) zulässig. Anpassung der Kennzeichen für die Überweisungsart. Die seitherigen Textschlüssel aus dem DTA-Verfahren zur automatischen Klassifizierung entfallen und sind durch die neuen 4-stelligen Purpose Codes zu ersetzen. Regelmäßige Zahlungen, wie Gehälter (SALA), Lohn (PAYR), VWL (CBFF) oder Boni (BONU), sollten daher immer mit Belegung von Purpose Code ausgeführt werden. 3. Checkliste für die Nutzung von SEPA-Lastschriften: 3.1 Prüfen Sie Ihre Verträge evtl. Angaben zu Zahlungsarten und Fälligkeiten der Beiträge erledigt noch nicht erledigt erledigt am: 3.2 Haben Sie bereits die Gläubiger-Identifikationsnummer(n)? ist/sind bereits beantragt, sie lautet ist/sind noch nicht beantragt wird erledigt am: Beantragen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) bei der Deutschen Bundesbank: Hier ist ein elektronisches Antragsformular hinterlegt. Sie benötigen hierzu eine -Adresse. Teilen uns die Gläubiger-ID auf der neuen SEPA Lastschriftvereinbarung (siehe 3.3) mit. Künftig ist eine Bearbeitung ohne SEPA-Lastschriftvereinbarung und Gläubiger-ID nicht mehr möglich. Bitte beachten Sie: Es ist je rechtlich selbständiger Person eine Gläubiger-ID zu beantragen. Seite 2 von 5 2/2013

3 3.3 Haben Sie eine Lastschriftvereinbarung mit uns, der Volksbank Stuttgart eg, abgeschlossen? bereits neu abgeschlossen (Vereinbarung umfasst auch den Einzug von SEPA-Lastschriften) vorhanden, schließt aber noch nicht den Einzug von SEPA-Lastschriften ein erledigt Sofern noch nicht geschehen, schließen Sie eine neue Lastschriftvereinbarung für den Einzug von SEPA- Lastschriften mit uns ab. Nur dann sind Lastschrifteinzüge auf SEPA-Basis möglich. 3.4 Haben Sie eindeutige Mandatsreferenznummern festgelegt? noch nicht erfolgt am: Legen Sie eine eindeutige Mandatsreferenznummer für jeden Zahlungspflichtigen fest (max. 35 alphanumerische Stellen). Mit einem logischen Aufbau der Mandatsreferenznummern erleichtern Sie sich die eindeutige, individuelle Vergabe und Zuordnung. Mit Gläubiger-ID und Mandatsreferenz ist jedes SEPA-Mandat eindeutig gekennzeichnet. 3.5 SEPA-Lastschriftmandate Einzugsermächtigungen heißen zukünftig Mandate. Empfehlung: Übernehmen Sie die Mustertexte für SEPA-Lastschriftmandate. Die Mandatstexte stellen wir Ihnen gerne zur Verfügung oder sind unter dieser Internet-Adresse abrufbar: Dieser Mandatstext muss zwingend in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein und unterzeichnet vorliegen. Der Zahlungspflichtige behält eine Kopie des Mandates für seine Unterlagen. SEPA-Basis-Lastschrift a) Bestehende Einzugsermächtigungen Liegen die Einzugsermächtigungen für jeden Lastschriftzahler unterschrieben im Original vor? nicht alle nein Überprüfen Sie, ob Sie von jedem Kunden eine unterschriebene Einzugsermächtigung im Original vorliegen haben. Nur solch eine Einzugsermächtigung ist für eine Umdeutung in eine SEPA-Basis-Lastschrift zulässig. Liegt sie nicht vor, holen Sie diese neu ein und verwenden am besten das sogenannte Kombimandat, das Einzugsermächtigung und SEPA-Basislastschrift-Mandat in einem Formular vereint. Darin sind auch bereits die Felder vorhanden, die zukünftig erforderlich sein werden: die internationale Kontonummer (IBAN) und die internationale Bankenkennung (BIC). Ihre Kunden können diese z.b. den Bankkarten bzw. Kontoauszügen entnehmen. b) Einzugsermächtigungen für neue Kunden Für neue Kunden sollten Sie ab sofort das Kombimandat verwenden (Vorlage erhalten Sie bei uns). Sobald Sie auf SEPA-Lastschriften umgestellt haben, reicht das SEPA-Basislastschrift-Mandat (Vorlage erhalten Sie bei uns) Seite 3 von 5 2/2013

4 SEPA-Firmen-Lastschrift Nutzbar nur zwischen Unternehmen (Firmenkunden B2B) a) Haben Sie von Ihren Kunden Abbuchungsaufträge vorliegen? neue SEPA-Basislastschrift-Mandate wurden vereinbart am: nein Abbuchungsaufträge können nicht wie bei Einzugsermächtigungen möglich umgedeutet werden. Es ist in jedem Fall ein neues SEPA-Firmen-Lastschriftmandat einzuholen, spätestens am Bitte beachten Sie: Ist Ihr Zahlungspflichtiger ein Verbraucher, ist es nicht gestattet, ein SEPA-Firmen-Lastschriftmandat mit ihm auszutauschen. Ist Ihr Zahlungspflichtiger ein Unternehmen, können Sie dennoch die SEPA-Basis-Lastschrift mit ihm vereinbaren. Diese Vereinbarung ist neu zu treffen. Bitte prüfen Sie daraufhin Ihre bestehenden Abbuchungsaufträge. 3.6 Was ist bei der Umdeutung einer bestehenden Einzugsermächtigung auf ein SEPA-Mandat zu beachten? Angabe im Umdeutungsanschreiben: Hinweis auf die Umdeutung Nennung Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer Mandatsreferenz Umstellungstermin Anstelle der Einholung eines separaten Mandats besteht die Möglichkeit schriftlich über den Wechsel von Einzugsermächtigungslastschriften auf SEPA-Basis-Lastschriften (siehe 3.5/a) zu informieren. Die Umdeutung in ein Mandat ist erfolgt, wenn der Zahlungspflichtige nicht widerspricht. Es ist keine explizite Zustimmung des Zahlungspflichtigen erforderlich. Der Text muss mindestens folgende Angaben enthalten: Datum der Umstellung: XX.XX.20XX *) Name des Zahlungspflichtigen: Name, Vorname Adresse des Zahlungspflichtigen: Straße, Hausnummer, PLZ und Ort Ihre Kontoverbindung: IBAN, BIC Name des Zahlungsempfängers: Name Firma Gläubiger-ID des Zahlungsempfängers: Gläubiger-ID Zahlungsart: wiederkehrende Lastschrift Mandatsreferenznummer: Nr. XY *) z.b. Wir beabsichtigen zum xx.xx.20xx die uns vorliegende Einzugsermächtigung in ein SEPA-Basislastschrift- Mandat umzuwandeln. In Zukunft werden wir Sie zudem [X] Tage vor Fälligkeit der anstehenden Lastschrift über deren Höhe informieren einen entsprechenden Hinweis werden wir zukünftig mit in die Rechnung aufnehmen. Seite 4 von 5 2/2013

5 4. Hinweise zur Durchführung von SEPA-Lastschriften: 4.1 Grundsätzlich ist ein Lastschrifteinzug rechtzeitig (mindestens 14 Kalendertage vorher eine individuelle Vereinbarung ist möglich) dem Zahlungspflichtigen mitzuteilen ( Pre Notification / Vorabinformation). Mit einer einmaligen, schriftlichen Information kann auf die jährlichen Fälligkeiten hingewiesen werden. Eine weitere Information ist dann nicht mehr notwendig. 4.2 Beachten Sie die Datei-Einlieferungszeit für SEPA-Basis-Lastschriften bei Ihrer Bank: Generell frühestens 14 Kalendertage vor Fälligkeit. Erst- und Einmallastschriften spätestens 6 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. Folgelastschriften spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit. 4.3 Eine gemischte Einreichung von Lastschriften mit unterschiedlichen Fälligkeitsterminen in einer Datei ist nicht zulässig. 4.4 Die erste SEPA-Basis-Lastschrift, die nach dem Wechsel von der Einzugsermächtigungslastschrift erfolgt, muss als Erstlastschrift gekennzeichnet werden. Im Datensatz der eingereichten Lastschriften ist das Datum der Unterschrift des Zahlers bzw. das Datum der Unterrichtung des Zahlers anzugeben. 4.5 Aufbewahrung der Original-Mandate: Die Aufbewahrungsfrist beträgt 14 Monate ab dem letzten Einzug (Ende der technischen Abwicklungsfrist für die Rückgabe von unautorisierten Lastschriften). Darüber hinaus sind die nationalen Aufbewahrungsfristen (z. B. gemäß HGB) zu beachten. 4.6 Gültigkeit der Lastschrift-Mandate: Wenn ein Mandat innerhalb von 36 Monaten nach letztem Einzug nicht in Anspruch genommen wird, ist das Mandat nicht mehr gültig. Die 36-Monatsfrist wird durch Mandatsänderungen nicht unterbrochen. Die 36-Monatsfrist beginnt mit dem ersten SEPA-Einzug. Für weitere Fragen stehen wir Ihnen gern zur Verfügung. Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenberater. Begriffserläuterung Verbraucher: 13 BGB Verbraucher ist jede natürliche Person, die ein Rechtsgeschäft zu einem Zwecke abschließt, der weder ihrer gewerblichen noch ihrer selbständigen beruflichen Tätigkeit zugerechnet werden kann. Unternehmen: 14 BGB (1) Unternehmer ist eine natürliche oder juristische Person oder eine rechtsfähige Personengesellschaft, die bei Abschluss eines Rechtsgeschäfts in Ausübung ihrer gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit handelt. (2) Eine rechtsfähige Personengesellschaft ist eine Personengesellschaft, die mit der Fähigkeit ausgestattet ist, Rechte zu erwerben und Verbindlichkeiten einzugehen. Seite 5 von 5 2/2013