Serienbrief-Modul. Anwendungsdokumentation Horizont 4. horizont 4 Soziale Arbeit dokumentieren auswerten managen - abrechnen

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1 horizont 4 Soziale Arbeit dokumentieren auswerten managen - abrechnen Serienbrief-Modul Anwendungsdokumentation Horizont 4 NTConsult GmbH Lanterstr. 9 D Dinslaken Tel Fax

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Übersicht Modul aktivieren, spezielles Aufrufrecht und Aufruf-Icon Start des Moduls Anwendungsdetails Klientenorientierte oder Adressorientierte Adresswahl Klientenorientierte Adresswahl Adressorientierte Adresswahl hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 2 von 11

3 1 Allgemeines 1.1 Übersicht Das Modul "Serienbrief" erzeugt Excel97-Dateien, die als Serienbriefquelle für Winword oder zur Verarbeitung in anderen Anwendungen genutzt werden kann. Das Serienbriefmodul erlaubt die Auswahl von Adressdaten aus Horizont 4. Adressdaten können Klientenadressen, globale Adressen, zum Klienten zugeordnete persönliche Adressen und zum Klienten zugeordnete globale Adressen sein. Generell können aus einer erfolgten Auswahl von Adressen die jeweils relevanten Adressen per Checkbox markiert werden und per Button in die Ergebnisliste übernommen werden. Durch dieses Verfahren können verschiedene Ergebnismengen in einer Ergebnisliste zusammengefasst werden. Jede eindeutige Adresse kommt in der Ergebnismenge nur einmal vor. Die Adressauswahl kann über eine an den ausgewählten Klienten orientierte Unterauswahl (Tabulator Klientenorientiert) erfolgen oder direkt aus den jeweiligen Adressdaten (Tabulator Adressorientiert). hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 3 von 11

4 1.2 Modul aktivieren, spezielles Aufrufrecht und Aufruf-Icon Das Modul Serienbrief kann via Menüpunkt Administration --> Menüpunkt Optionen --> Tabulator Tabulatoren/Module aktiviert werden. Für die Funktion wird unter dem Anwendungsfolder "Kommunikation" ein Icon Serienbrief angelegt, über die das Modul gestartet werden kann, sofern der Benutzer die entsprechenden Rechte für die zugeordnete Rolle in der Rechteverwaltung (Anwenderrechte) hat. WICHTIG : Das Modul wird als eigenständige Anwendung gestartet, daher muss der Serienbrief über das zugehörige X-Symbol geschlossen werden. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 4 von 11

5 1.3 Start des Moduls Das Modul lädt bei Start alle Adressen des Mandanten inkl. der Klientendaten, der zugeordneten Adressdaten und alle globalen Adressen. Da dieser Ladevorgang bei einer größeren Adressmenge je nach Rechner- und SQL-Datenbankperformance bis zu mehreren Minuten dauern kann, wird in dieser Zeit ein Fortschrittsbalken angezeigt. Nach dem Start erscheint folgendes eigenständiges Fenster über dem Anwendungsfenster von Horizont. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 5 von 11

6 Über die Tabulatoren des Fensters kann der Anwender entscheiden, ob er Adressen auswählen will, die einen Bezug zum Klienten haben oder ob er Adressen aus den jeweiligen Adresssammlungen haben will. Über Checkboxen der ausgewählten Adressbereiche wählt der Anwender die jeweils in Frage kommenden Adressen aus. Über die grünen Pfeile werden dann die mit der Checkbox markierten Adressen in den Export-Bereich übernommen (Pfeil nach unten) oder die im "Exportbereich" mit Checkbox markierten Adressen aus der Auswahl entfernt (Pfeil nach oben). Durch dieses Verfahren sind mehrfach unterschiedliche Adressauswahlen möglich, die in einer gemeinsamen Export-Datei übergeben werden können. Die Summe aller Adressauswahlen im Export-Bereich enthält jedoch jede Adresse nur einmal, selbst wenn Sie durch die mehrfache Auswahl in der Auswahl mehrfach ausgewählt sind. Ist die Auswahl im Export-Bereich zusammengestellt können diese via Button Excel-Export nach Excel exportiert werden. Es werden alle Adressen mit markierter Checkbox im Exportbereich exportiert. Die Verarbeitung der Daten als Serienbrief erfolgt über die "normale" Serienbrieffunktion von Word. Zielgerichtete Hinweise, wie man in den einzelnen Office-Versionen Serienbriefquellen wie Excel als Datenquelle nutzen können, finden Sie in der jeweiligen Wordhilfe oder nutzen Sie das Internet. Bei Eingabe folgender Suchbegriffe in Google oder andere Suchmaschinen erhalten Sie eine umfangreiche Liste mit Tutorials oder sogar YouTube Video-Anleitungen Stichwortliste: serienbrief excel office word Falls Sie auch die Office-Version, also z.b. Office 97 oder Office 2003 eingeben, dann erhalten Sie auch detaillierte Angaben zu älteren Office Versionen hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 6 von 11

7 2 Anwendungsdetails 2.1 Klientenorientierte und Adressorientierte Adressenwahl Über die beiden Tabulatoren Klientenorientiert und Adressorientiert können zwei verschiedene Adressausgaben angesteuert werden: Über den Tabulator Klientenorientert werden Adressdaten ausgewählt, die einen Bezug zu dem jeweils ausgewählten Klienten haben. Dabei wird neben den ausgewählten Daten der zugehörigen Adressen zusätzlich der Klientenname in die Exportdatei übergeben, Über den Tabulator Adressorientiert werden die jeweiligen Adressdaten ohne weitere Beziehung ausgewählt. Dies umfasst die Adressdaten: Globale Adressdaten Klientenadressen Zugeordnete persönliche Adressdaten Zugeordnete globale Adressdaten Die jeweils im unteren Export-Bereich" ausgewählten Adressmengen beinhalten alle Daten der jeweiligen Adressangabe inkl. der Angaben zum Adresstyp (Globale, Klienten,...) sowie Angaben zur Adressgruppe und Adressuntergruppe der jeweiligen Adresse. Da die Exportadressen über einen Klick auf den jeweiligen Spaltentitel sortiert werden können besteht die Möglichkein dann via Checkbox nur die geeigneten Adressen auszuwählen oder alle Adressen nach Excel zu exportieren und dort die Auswahl zu treffen. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 7 von 11

8 2.2 Die Klientenorientierte Adressenwahl Über den linken Auswahlbereich Klientenauswahl können die Klienten ausgewählt werden, zu denen Bezugsadressdaten exportiert werden sollen. Die angezeigte Auswahl kann über die bereits bekannten Auswahlfilter eingeschränkt werden. Zur Auswahl der in Frage kommenden Klienten markieren Sie jeweils die Checkbox vor den einzelnen Klientennamen. Für die Auswahl aller Klienten der Tabelle markieren Sie die Checkbox des Spaltentitels. Durch das Markieren erscheinen die zu dem Klienten zugeordneten persönlichen Adressen in der Tabelle der Zugehörigen Adressen und Personen in der Tabelle des Tabulators Zugeordnete persönliche Adresse. Unter dem Tabulator Zugeordnete Globale Adressen erscheinen die jeweils zugehörigen Globalen Adressen der ausgewählten Klienten. Diese Adressen enthalten in der ersten Spalte der Ergebnisauswahl auch den Namen und das Geburtsdatum des jeweils zugehörigen Klienten. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 8 von 11

9 Über die entsprechende Checkbox des Spaltentitels können alle Auswahlen auch aufgehoben werden. Vorsicht: Werden die Klientenauswahlen über diese Funktion aufgehoben, dann verschwinden alle ausgwählten Ergebnisse aus der Tabelle der Zugehörigen Adressen und Personen. In der Tabelle der zugehörigen Adressen können nun die jeweils gewünschten Ergebnismengen mit der Checkbox in der Tabelle ausgewählt werden und mit den grünem Pfeil nach Unten in die Exportliste übernommen werden. Nun können Sie eine neue Auswahl treffen. Die Ergebnisse der letzten Auswahl bleiben in der Exportmenge erhalten, bis Sie die mit der Checkbox lt. markierten Auswahl via grünem Pfeil nach Oben aus der Auswahl entfernen. Über den Button Excel Export werden die mit Checkbox lt. markierten Einträge der Ergebnismenge nach Excel exportiert. Das System fragt nach dem Dateinamen und gibt eine Erfolgsmeldung nach dem Export aus. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 9 von 11

10 2.3 Die Adressorientierte Adressenwahl In dem Adressorientierten Tabulator kann der Benutzer die einzelnen Adressdatenbereiche via Tabulator auswählen. Es werden sofort alle Adressen zu dem jeweiligen Bereich angezeigt. Die Spaltentitel können zum Sortieren der Tabelle genutzt werden. Durch Auswahl der jeweiligen Adressen via Checkbox und Nutzung des grünen Pfeils nach Unten werden die Adressen in die Exportliste übernommen. Dabei werden die Adressen hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 10 von 11

11 um Angaben zum gewählten Adresstyp und der Adressgruppe bzw. Adressuntergruppe ergänzt. Die restliche Funktionalität entspricht den unter dem Punkt 2.2. Adressorienteierte Klientenauswahl beschriebenen Möglichkeiten. hz4 Anwendungsdoku Serienbrief-Modul Seite 11 von 11