COMPUTERIA VOM SERIENBRIEFE UND ETIKETTENDRUCK

Transkript

1 COMPUTERIA VOM SERIENBRIEFE UND ETIKETTENDRUCK WAS SIND SERIENBRIEFE? Bei einem Serienbrief handelt es sich um eine Art Word Vorlage, bei der das gleiche Dokument mehrmals gedruckt werden muss, aber bestimmte Felder (z.b. Anrede, Name, Adresse) sich jedesmal ändern. Diese Felder werden aus einer anderen Datei (Tabelle) oder Datenbank eingelesen. D.h. die variablen Felder befinden sich nicht im Word Dokument selber. Verwendet werden Serienbriefe hauptsächlich für Dokumente die an viele Empfänger verschickt werden und dabei den Anschein eines "persönlichen" Anschreibens erwecken. Verschickt man die Serienbriefe per Post, dann kann man aus der gleichen externen Liste von Adressen Etiketten erstellen und diese dann auf einen Etikettenbogen mit Etikettenklebern drucken. Diese Kleber kann man dann einfach abziehen und auf das Couvert kleben. Durch diese 2 Hilfsmittel ist es mit relativ geringem Aufwand möglich an sehr viele Empfänger einen personalisierten Brief zu schicken. GRUNDPRINZIP BEIM VORGEHEN Um einen Serienbrief zu erstellen geht man grundsätzlich in 2 Schritten vor: 1. Briefvorlage erstellen 2. Adressliste erstellen 3. Seriendruck-Assistent starten 4. Adressliste auswählen 5. Felder zuordnen (Adressblock und Anrede) 6. drucken Die Adressliste kann auf viele verschiedene Arten erstellt werden: 1. Tabelle in Excel erstellen (beste Lösung) 2. Word-Dokument mit einer Tabelle erstellen 3. Adressen im Seriendruck-Assistenten eingeben (Nachteil: muss immer wieder neu eingegeben werden, ab 5 Adressen unpraktikabel) 4. Outlook Kontakte importieren 5. etc etc In dieser Anleitung gehen wir von einer separaten Excel Tabelle aus, die wir dann auch für die Etiketten brauchen. Wenn man eine Tabelle erstellt ist es wichtig zu beachten dass man die 1. Zeile für Spaltenüberschriften verwendet. Dies erleichtert dann den Schritt 5 - Felder zuordnen enorm. D.h. in der Spalte mit den Vornamen sollte auch als Überschrift "Vorname" stehen. 1

2 SERIENBRIEF VORLAGE ERSTELLEN Das Menu für Seriendruck findet man in der Lasche "Sendungen". Nun gibt es 2 Möglichkeiten: 1. Man verwendet den Assistenten der einem Schritt für Schritt anleitet 2. Man macht die Schritte selbst durch Es ist am einfachsten wenn man sich an den Assistenten hält: Im rechten Bereich kann man nun die Fragen des Assistenten beantworten: Wir wählen nun "Briefe", später werden wir dann Etiketten anwählen. Nun können wir uns entscheiden ob wir mit dem aktuell offenen Dokument loslegen wollen, ob wir eine Vorlage verwenden wollen, oder ein anderes Dokument öffnen wollen. Wir wählen nun die 3. Option, da wir von einem fertigen Brief ausgehen werden. Nun können wir das Dokument mit dem Brief auf der Festplatte suchen und öffnen. möchte und klicken auf OK. Jetzt müssen wir die Empfängerliste auswählen. Wir wählen "Vorhandene Liste verwenden" und klicken auf Durchsuchen. Nun suchen wir die Excel Tabelle mit den Adressen auf der Festplatte und wählen diese aus. Wir werden nun gefragt welche Tabelle man verwenden Da wir ja Spaltenüberschriften verwenden, lassen wir das Häkchen unten links stehen. Nun werden uns die Adressen angezeigt und wir könnten noch einzelne Empfänger aussortieren. Wir lassen es so wie es ist und klicken auf OK und dann auf Weiter. 2

3 Nun kommt der schwerste Teil. Wir müssen festlegen wo die Empfängeradresse (Adressblock) hingehört und wo die Anrede (Grusszeile) hingehört. Wir klicken auf Adressblock und es öffnet sich ein Fenster: Wenn in der Vorschau die Adresse nicht so erscheint wie sie sollte, dann müssen wir auf "Felder wählen..." klicken und die Felderzuordnung anpassen. Anscheinend wurde die Spalte mit der Strasse nicht richtig erkannt. Man sollte also statt Strasse eher als Überschrift "Adresse" wählen, dann würde Word die Strasse miteinbeziehen. Verwendet man die gängigen deutschen Bezeichnungen (Anrede, Vorname, Name, Adresse etc) dann kann Word die Felderzuordnung automatisch machen. Nun stimmt die Adress und wir wählen OK. Nun wurde ein sog. "Seriendruckfeld" eingefügt mit der Bezeichnung <<Adresse>>. Will man sich anschauen wie die Adresse im Druck 3

4 ausschauen würde, klickt man auf "Vorschau Ergebnisse". Man kann nun mit den blauen Pfeilen durchblättern und überprüfen ob die Adressen richtig eingefügt würden und auch richtig formatiert sind (Schriftart, Zeilenabstand etc). Nun müssen wir im Assistenten noch auf Grusszeile klicken: Wird in der Vorschau alles gut angezeigt beim durchblättern klicken wir auf OK. Nun wir ein weiteres Seriendruckfeld eingefügt mit dem Namen <<Anrede>> Nun ist der Serienbrief im Prinzip fertig. Wir klicken auf "Fertig stellen und zusammenführen" und haben nun 3 Möglichkeiten: 1. Wir können die Serienbriefe in einem neuen Word Dokument nacheinander zusammenführen und dann drucken. 2. Wir können den Serienbrief direkt drucken 3. Wir können den Serienbrief als versenden (Als Anhang oder im Text) ETIKETTENDRUCK Beim Erstellen eines Etikettenbogens starten wir wie beim Serienbrief, nur wählen wir im Assistenten den Eintrag Etiketten: Danach wählen wir Etikettenoptionen Je nach Etikettenbogen den man gekauft hat, muss man nun den Hersteller und die Etikettennummer auswählen. Kenn Word diesen Etikettentyp nicht, ist man gezwungen die Masse selbst einzutippen, was relativ mühsam ist. 4

5 Nun muss man wie beim Serienbrief eine Empfängerliste auswählen. Danach fügen wir den Adressblock ein wie beim Serienbrief. Eine Grusszeile braucht es bei Etiketten normalerweise nicht. Wir können nun noch formatieren, z.b. den namen fett machen etc. Dann klicken wir auf "Alle Etiketten aktualisieren" um die Vorschau zu sehen. Nun sehen wir die Adressen nebeneinander und können diese auf den Etikettenbogen ausdrucken. Tip: Am besten zuerst auf ein normales A4 Papier drucken und dann mit dem Etikettenbogen gegen das Licht halten um zu testen ob die Adressen richtig auf den Etikettenklebern platziert werden. So spart man Bögen falls etwas falsch eingestellt ist. 5