GOBD. Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverwaltung

Transkript

1 GOBD Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und Datenverwaltung

2 Das Rad wurde nicht neu erfunden! Wen geht es an? - Jeden der nach gesetzlichen Vorschriften Bücher führen muss. - Also auch Aufzeichnungen, die nach anderen Gesetzen als Steuergesetzen und Handelsgesetzbuch geführt werden müssen.

3 Anwendungsbereich Unternehmensbereiche i. d. betbl. Abläufe DV gestützt abgebildet werden. DV System: Hardware Software Hauptsystem incl.schnittstellen Vor- und Nebensysteme

4 Objekt.Anwendungsbereich Finanzbuchhaltung, Anlagebuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Kassensystem, Warenwirtschaftssystem, Zahlungsverkehrssystem, Taxameter, Geldspielgeräte, elektronische Waagen, Materialwirtschaftsysteme, Fakturierung, Zeiterfassung, Archivsystem, Dokumenten Managementsystem.

5 Subjekt.Anwendungsbereich Steuerl. Buchführungs- u. Aufzeichnungspfl. 90(3), AO, 22 UStG, 4(3),(4a),(7), 41EStG Begriff Bücher: - Handelsbücher d. Kaufleute 238 ff HGB, als auch - Entsprechende Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen der Nichtkaufleute. Insbes. 145 (2)AO betrifft alle zu Besteuerungszwecken ges. geford. Aufzeichnungen.

6 Subjekt.Anwendungsbereich 145 AO Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.

7 Subjekt.Anwendungsbereich 146 AO Buchungen u. sonst. erforderl. Aufzeichnungen sind: - vollständig, - richtig, - zeitgerecht, - geordnet, vorzunehmen.

8 Subjekt.Anwendungsbereich 146 AO Kasseneinnahmen, Kassenausgaben, sollen täglich festgehalten werden. sollen heißt in der Begriffswelt der Finanzverwaltung müssen!!!

9 Subjekt.Anwendungsbereich Die GOBD wurden ausgedehnt auf: Einnahme- Überschussrechner Unternehmer ohne Gewinneinkünfte Ob dies ggfs. Auch auf andere Steuerpflichtige gilt ist nicht geklärt.

10 Einzelaufzeichnungspflicht vollständig und lückenlos! jede Betriebseinnahme und jede Betriebsausgabe jede Einlage und jede Entnahme Inhalt des Geschäfts und Namen des Vertragspartners. Der Umstand der sofortigen Bezahlung rechtfertig keine Ausnahme.

11 Einzelaufzeichnungspflicht Kommen zulässiger Weise - PC Kassen ohne Kundenverwaltung zum Einsatz, wird dies nicht beanstandet. Auch beim Taxiunternehmen werden Daten zum Kunden im Taxameter nicht erfasst. Keine Beanstandung

12 Einzelaufzeichnungspflicht Sanktionen: - Verzögerungsgeld - Schätzungen müssen sich aus dem Gesetz ableiten lassen und können nicht davon abhängig gemacht werden, welche Aufzeichnungen tatsächlich geführt werden. Aber alle Aufzeichnungen unterliegen dem Zugriff!

13 Einzelaufzeichnungspflicht Die vom BFH 1966 genannten Vereinfachungsgründe gelten auch heute noch. Einzelaufzeichnungspflicht von Bareinnahmen, bedeutet nicht, dass auch eine Verpflichtung besteht, diese einzeln zu buchen.

14 Einzelaufzeichnungspflicht Von der Aufbewahrung der Einnahmeursprungsaufzeichnungen kann nur dann abgewichen werden, wenn deren Inhalt unmittelbar nach Auszählung der Tageskasse in das, in Form aneinandergereihter Tageskassenberichte, geführte Kassenbuch übertragen wird.

15 Zeitgerechte elektr. Erfassung Kasseneinnahmen u. ausgaben taggenaue Erfassung Generelle Erfassung unbarer Geschäftsvorfälle innerh. v. 10 Tagen in Grundaufzeich. z.b. Rechnungseingangs- oder Rechnungsausgangsbuch Kreditoren; innerhalb von 8 Tagen oder einer dem üblichen Geschäftsbetrieb entsprechenden Zeit.

16 Zeitgerechte Erfassung u. Buchung Periodenweise Erfassung der Geschäftsvorfälle ist nicht zu beanstanden wenn: - erfasst bis zum Ablauf des Folgemonats - durch organisatorische Vorkehrungen der Verlust der Unterlagen verhindert wird. z.b. lfd. Belegnummerierung, gesonderte Mappen oder Ordner, elektronische Grundaufzeichnungen.

17 Zeitgerechte Erfassung u. Buchung Bei zeitlichen Abständen zwischen Erfassung und Buchen, die über den Ablauf des Folgemonats hinausgehen, sind die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung nur bei vorheriger vollständiger und richtiger Führung von Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern erfüllt.

18 Zeitgerechte Erfassung u. Buchung Zeitliche Reihenfolge: => Entstehung des Geschäftsvorfalls => zeitger.erfassung i.grundaufzeichnung => Grundsatz der Unveränderbarkeit beachten => Erfassung im Hauptsystem bis z. Ablauf des Folgemonats

19 Verfahrensdokumentation Die Verfahrensdokumentation entspricht dem IKS von Großunternehmen. (internes Kontrollsystem) Als Muster ist ein Entwurf der Bundessteuerberaterkammer als Anlage dem Handout beigefügt.

20 Verfahrensdokumentation Gem. 146 AO hat der Steuerpflichtige Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren z. B.: - allgemeine Beschreibung (aller Prozesse) - Anwenderdokumentation (wer macht was) - techn. Systemdokumentat. (Bedienungsanl.) - Betriebsdokumentation (Rz.153 GOBD)

21 Verfahrensdokumentation Eine Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen des Buchführungsprozesses. Sie soll die Nachvollziehbarkeit der digitalen Buchführung sicher stellen. Ist die Nachvollziehbarkeit, Nachprüfbarkeit auch ohne oder ungenügende Dokumentation möglich, liegt kein Mangel vor.

22 Zertifizierung! Die Zertifizierung der Software durch Dritte entfaltet gegenüber der Finanzverwaltung keine Wirkung. Für die Ordnungsmäßigkeit der elektronischen Buchführung und der eingesetzten Software ist der Steuerpflichtige verantwortlich!

23 Fazit In einigen Punkten werden die GOBD über den gesetzlichen Rahmen hinaus gedehnt. Das wird im Rahmen von steuerlichen Außenprüfungen zu nicht unerheblichen Diskussionen führen, die im Zweifel vor den Finanzgerichten enden.

24 Bei weiteren Fragen, rufen Sie uns an: / / 80290