Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung - Qualitätsmanagement

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1 Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung - Qualitätsmanagement

2 Qualitätsmanagement im Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung Wieso ist ein Qualitätsmanagement im Netzwerk notwendig? 1. Grundsätzliche Forderung eines QM gem. 84 SGB III i.v.m. 8 AZWV 84 Nr.4 SGB III: Zugelassen für die Förderung sind Träger, bei denen eine fachkundige Stelle festgestellt hat, dass [...] der Träger ein System zur Sicherung der Qualität anwendet. 8 (4) AZWV: Ein System zur Sicherung der Qualität nach 84 Nr. 4 des SGB III liegt vor, wenn ein den anerkannten Regeln der Technik entsprechendes systematisches Instrument zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung dokumentiert, wirksam angewendet und dessen Wirksamkeit ständig verbessert wird. Der Antrag muss insbesondere eine Dokumentation beinhalten zu [...] der Durchführung von eigenen Prüfungen zur Funktionsweise des Unternehmens HWK Erfurt = zertifiziert nach DIN ISO 9001 und AZWV Bildungsträger = AZWV- zertifiziert 2

3 Qualitätsmanagement im Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung Wieso ist ein Qualitätsmanagement im Netzwerk notwendig? 2. Notwendigkeit eines Qualitätsmanagements im Netzwerk 9 (1) AZWV: Der Träger hat das Vorliegen aller Voraussetzungen [...] in seinem Antrag in Bezug auf alle Maßnahmen, für die er die Zulassung beantragt, darzulegen. die HWK Erfurt muss als Unterzeichner des s für alle Maßnahmen das Vorliegen der Voraussetzungen nach 9 AZWV gewährleisten, z.b. Angemessenheit der Lehrgangsziele, Dauer, Inhalte des durchgeführten Lehrgangs Geeignetheit der räumlichen, personellen und technischen Ausstattung, um die Umsetzung der Lernziele zu gewährleisten Einhaltung von Rücktritts-, Kündigungs- und Urlaubsregeln Durchführung der Maßnahme unter den Grundsätzen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Geregelte Hinwirkung der Maßnahme auf einen Abschluss und Vermittlung in den Arbeitsmarkt Festgeschriebene, einheitliche Prozesse im Netzwerk zur Gewährleistung einer angemessenen und kontinuierlichen Qualität Durch die HWK Erfurt werden zukünftig jährliche, planmäßige Audits zur Überprüfung der Einhaltung des 8,9 AZWV bei den Bildungsträgern durchgeführt 3

4 Qualitätsmanagement im Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung Wie kann die Einhaltung des 8, 9 AZWV im Netzwerk bestmöglich gewährleistet werden? Einführung detaillierter, durch die HWK Erfurt gestaltete Qualitätsmanagementprozesse für das gesamte Netzwerk: Hauptprozess zur Durchführung der Nachqualifizierung im Netzwerk 4 Nebenprozesse: Prüfung der Anwesenheit und Fehlzeiten der Teilnehmer, je für die Vorschalt- und Hauptmaßnahme Regelung beim Ausfall von Dozenten - Verfahren Abrechnung Beobachtung und Kontrolle des Lernerfolgs Vorstellung der Qualitätsmanagementprozesse vor allen Netzwerkpartnern und Verweis auf deren verbindliche Einhaltung im Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung am Vorstellung des Systems des jährlich stattfindenden, planmäßigen Audits pro agierenden Netzwerkpartner durch das QM- Team der HWK Erfurt, Überprüfung der Einhaltung des 8,9 AZWV i.v.m. 85 SGB III NUN: Nach Konsultation mit dem TÜV Thüringen e.v. wurden noch kleinere Änderungen an den Prozessen vorgenommen, um durch diese noch besser die Einhaltung der Regelungen der AZWV garantieren zu können 4

5 Neuerungen = gelb markiert 5

6 6

7 Seite 1/ 1 Revisionsstand Modulare abschlussbezogene Nachqualifizierung von an - und ungelernten Erwachsenen: Prüfblatt zur Unterzeichnung des s Vom durchführenden Bildungsträger auszufüllen: Name, Vorname des Teilnehmers: - Nummer: Bildungsziel laut : Durchführender Bildungsträger: Tatsächliches Bildungsziel beim durchführenden Bildungsträger: Die Beratung des Teilnehmers bzgl. des Ziels der Maßnahme/ der Maßnahmedurchführung ist durch den durchführenden Bildungsträger und die zuständige ARGE/ AA erfolgt Das auf dem angebene Berufsziel stimmt mit dem tatsächlichen Berufsziel der durchzuführenden Maßnahme überein Der Teilnehmer ist aufgrund seiner Vorqualifikation/ Kenntnisse/ Fähigkeiten geeignet, durch eine erfolgreiche Teilnahme an der Vorschalt- und Hauptmaßnahme zur Externenprüfung des auf dem definierten Berufsziels zugelassen zu werden Datum, Ort: Stempel, Unterschrift des durchführenden Bildungsträgers: Von der HWK Erfurt auszufüllen: Die auf dem angegebene Maßnahme lt. Maßnahmenummer ist von einer fachkundiger Stelle zugelassen worden Die auf dem angegebene Verweildauer des Teilnehmers in der Maßnahme hat noch nicht begonnen Datum, Ort: 7

8 Benötigte Zuständig/ verantwortlich: AD Prüfung der Anwesenheit und Fehlzeiten der Teilnehmer (Vorschaltmaßnahme) Resultierende und 1 TN anwesend? 2 Anwesend im BBZ? Vorher bekannt? Kriterien Fehlzeit BT, 3 A Rückmeldung Betrieb an FPU Absprache mit Meldung beim? Kriterien Fehlzeit Urlaubsantrag BT, Teilnehmer BT, Teilnehmer 4 Urlaub beantragt? Krankheit des TN? Krankheit des TN? Urlaubsantrag 5 U B Krankheit des Kindes? BT, Teilnehmer BT, Teilnehmer 6 7 Nachweis/ Bescheinigung liegt vor? UE K Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen (3 WT) KK Bescheinigung des Arztes vorlegen (3 WT) Nachweis/ Bescheinigung vorlegen Grund für Befreiung vorhanden? UE BT BT Dokumentation in / Ausbildungsnachweisheft Einmal pro Monat Meldung an ARGE/ Agentur nach 3 WT Ausbildungsnachweisheft Ausbildungsnachweisheft WT - Werktag Alle weiteren Abkürzungen siehe Fehlzeitenkonzept Neuerungen = gelb markiert 8

9 Benötigte Zuständig/ verantwortlich: und AD Prüfung der Anwesenheit und Fehlzeiten der Teilnehmer (Hauptmaßnahme) 1 TN anwesend zur Qualifizierung im BBZ? Resultierende Kriterien Fehlzeit 2 A TN im Betrieb? Ausbildungsverantwortlicher Betrieb Ausbildungsverantwortlicher Betrieb, Teilnehmer Ausbildungsverantwortlicher Betrieb U A Urlaub beantragt? Absprache mit Betrieb Betriebsinterne Regelungen? Vorher bekannt? Krankheit des TN? Absprache Betrieb? Krankheit des TN? Kriterien Fehlzeit Urlaubsantrag Kriterien Fehlzeit Ausbildungsverantwortlicher Betrieb, Teilnehmer, Teilnehmer BR UE K Bescheinigung des Arztes vorlegen (3 WT) Anwendung BR Grund für Befreiung vorhanden? UE Abmahnung/ Kündigung des Arbeitsvertrages Urlaubsantrag Kriterien Fehlzeit Ausbildungsverantwortlicher Betrieb, WT - Werktag Rückmeldung Betrieb an Dokumentation in und / -Pass Einmal pro Monat Meldung an ARGE/ Agentur Alle weiteren Abkürzungen siehe Fehlzeitenkonzept Neuerungen = gelb markiert 9

10 Benötigte Zuständig/ verantwortlich: AD Regelung beim Ausfall von Dozenten Liste mit Angaben der Dozenten a bis n für die einzelnen AZWV-Maßnahmen Resultierende 1 Anwesenheit des vereinbarten Dozenten a? Erfassung in Dozentenliste nach AZWV Doz.,, Fachleiter LGO 2 Reguläre Unterrichtsdurchführung Rückgriff auf Dozentenliste nach AZWV Dozentenliste nach AZWV Übersicht über laufende Lehrgänge (Bildungsprogramm) Lernmaterialien Doz.,, Fachleiter LGO Doz.,, Fachleiter LGO, LGO, Reguläre Unterrichtsdurchführung Verfügbarkeit des Vertreters b? Reguläre Unterrichtsdurchführung Verfügbarkeit des Vertreters x...n? Teilnahme am Lehrgang (z.b. ÜLU) Verfügbarkeit von inhaltlich kompatiblen Lehrgängen? Selbstorganisiertes Lernen unter Aufsicht des s o. eines s möglich? Lernmaterialien o. Ausbildungsverantwortlicher Betrieb 8 Durchführung in Form von selbstorganisiertem Lernen Rücksprache mit dem Betrieb, Lernen am Arbeitsplatz bzw. berufliche Tätigkeit 9 Dokumentation im / -Pass Neuerungen = gelb markiert 10

11 Benötigte Modulgliederung Modultests Zuständig/ verantwortlich:, Doz.,, Doz.,, Doz., Doz., AD Beobachtung und Kontrolle des Lernerfolgs Prüfung der vorhandenen Kenntnisse und Fertigkeiten entsprechend der Module Festlegung der zu absolvierenden Module Absolvieren des (nächsten) Moduls Erfolgskontrolle (alle 14 Tage) Resultierende Modulgliederung Modultests Modultest Doz., 5 6 bestanden Dokumentation im Test der erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten Erstmaliges Nichtbestehen? nicht bestanden Modultest Modulzertifikat Modulzertifikat, 7 2. Modul in der Vorschaltmaßnahme absolviert? Besprechung der Ergebnisse 2. Nichtbestehen? Leistungsanalyse, 8 Ausfüllen der Leistungsanalyse/ Empfehlungsschreiben Wiederholung von Schwerpunkten bis zur Erreichung der erforderlichen Fähigkeiten 3. Nichtbestehen Ausfüllen der Leistungsanalyse/ Empfehlungsschreiben Leistungsanalyse Empfehlungsschreiben Empfehlungsschreiben 9 Weiterleitung an ARGE/ Agentur Neuerungen = gelb markiert 11

12 Benötigte Zuständig/ verantwortlich: AD Beobachtung und Kontrolle des Lernerfolgs Resultierende Eintritt in die Hauptmaßnahme Erfolgreiches Bestehen der Vorschaltmaßnahme? Austritt aus der Maßnahme Modulgliederung Teilnehmer Teilnehmer,, Doz., Absolvieren des (nächsten) Moduls Erfolgskontrolle (alle 14 Tage) Modulgliederung Modultests Modulzertifikat Doz.,, bestanden Dokumentation im Test der erforderlichen Kenntnisse und Fertigkeiten Erstmaliges Nichtbestehen? nicht bestanden Modultests Modulzertifikat Formular Anmeldung, Doz.,, Doz., Teilnehmer, bestanden Berufsabschluss Weiterleitung an ARGE/ Agentur Anmeldung zur Externenprüfung Ergebnis Externenprüfung? nicht bestanden Besprechung der Ergebnisse Wiederholung der Prüfung Wiederholung von Schwerpunkten bis zur Erreichung der erforderlichen Fähigkeiten 2. Nichtbestehen? 3. Nichtbestehen Dokumentation im Weiterleitung an ARGE/ Agentur Formular Anmeldung Letztes Modul laut Qualifizierungs-Plan? Qualifizierungs-Plan Qualifizierungs-Plan Gesellenbrief Gesellenbrief Neuerungen = gelb markiert 12

13 Benötigte Dokumente : Flyer, Broschüren Festlegung Berufsziel Zuständig/ verantwortlich: BT AD -Verfahren Abrechnung Beratung des TN, Festlegung Berufsziel Resultierend e Festlegung Berufsziel BT Ausstellung des s für den Kunden durch die Vermittler Prüfzettel BT Empfang Bg, Prüfung Bg unter Nutzung des Prüfblattes BT Stimmt angegebenes Bildungsziel mit tatsächlichem überein? Nein Änderung Bg durch ARGE/AA Prüfzettel Ja Durchlaufplan BT, Fachausbilder BT Erstellung des Durchlaufplanes mit angegebenen Qualifizierungszeiten Durchlaufplan Prüfzettel BT Übermittlung des s inkl. Prüfzettel und Durchlaufplan an HWK Erfurt Durchlaufplan HWK Erfurt Festlegung Maßnahmenummer, Zulassungszeitraum d. Maßnahme und Verweildauer des TN HWK Erfurt Rücksendung des s an die ARGE/Agentur, gemeinsam mit Durchlaufplan Durchlaufplan Durchlaufplan Bildungsträger Beginn der Maßnahme BT Prüfung der Anwesenheit des Teilnehmers laut Fehlzeitenkonzept Neuerungen = gelb markiert WT - Werktag A

14 Benötigte Dokumente : Zuständig/ verantwortlich: AD -Verfahren Abrechnung A Resultierend e BT Teilnehmer anwesend? BT, ARGE/ AA Meldung bis zum 3. WT des Folgemonats an die HWK Einmaliger Verstoß? BT, ARGE/ AA Sofortige Meldung an ARGE/Agentur für Arbeit Entscheidung über Maßnahmeabbruch durch ARGE/Agentur? BT, ARGE/ AA Information an: HWK Erfurt Verantwortlicher Bildungsträger Anhörung Ggf. Abmahnungen, Sanktionen Weiterführung in Maßnahme Abrechnung HWK HWK Erfurt, ARGE/ AA Eingang der Fördermittel von der Agentur für Arbeit in Raten an die HWK Erfurt, Bei Maßnahmeabbruch Weiterzahlung von maximal zwei Raten Abrechnung HWK Kooperationsvertrag Abrechnung Bildungsträger Bildungsträger, HWK Erfurt Weitergabe der Fördermittel an die Bildungsträger nach Abzug der Verwaltungspauschale durch monatliche Rechnungslegung der Bildungsträger Kooperationsvertrag Abrechnung Bildungsträger HWK Erfurt, ARGE/ AA Vierteljährliche Prüfung der Maßnahme-Umsetzung bei den Bildungsträgern hinsichtlich der Qualitätskriterien, ggf. Auflagen und Verbesserungsvorschläge Neuerungen = gelb markiert

15 Qualitätsmanagement im Erfurter Netzwerk Nachqualifizierung Wie kann die Einhaltung des 8, 9 AZWV im Netzwerk bestmöglich gewährleistet werden? Die neuen Prozesse sind ab sofort einzuhalten Bitte benutzen Sie zukünftig die beiden neuen Formblätter Feststellung Bildungsziel und Prüfblatt. Ohne diese beiden Formulare kann die HWK Erfurt den eines Teilnehmers nicht mehr annehmen! Wann werden die planmäßigen Audits der Netzwerkpartner stattfinden? Verzögerung der derzeitigen Audits aufgrund Anpassung der Prozesse Bis zum Jahresende erfolgt die Erstellung eines Audithresplanes Voraussichtlich im Februar 2011 werden die ersten Audits durchgeführt werden, die entsprechenden Netzwerkpartner werden darüber frühzeitig durch die Zusendung eines Tagesplanes informiert Ansprechpartner bzgl. QM - Themen: QM - Team der HWK Erfurt: Herr Hinz (QMB) Tel.: 0361/ Frau Guhr Tel.: 0361/ Auf der Arbeitsebene: Frau Thiering Tel.: 0361/

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