Kostenrechnung im Unternehmen

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1 Kostenrechnung im Unternehmen Aufbau und Umsetzung eines Kostenrechnungssystems von Manuel Rüschke, Portus Corporate Finance GmbH Die Kostenrechnung ist ein wichtiges Instrument des Controllings. Ihr Ziel ist es, Auskunft darüber zu geben, welche Kosten im Unternehmen wo und wofür angefallen sind. Ihr Einsatzgebiet ist dabei vielfältig. So kann sie als Grundlage von Angebotskalkulationen oder zur Festlegung und Überprüfung von Budgets verwendet werden. Dabei wird die Kostenrechnung sowohl zukunfts- als auch vergangenheitsorientiert eingesetzt. Ursprünglich wurde die Kostenrechnung für Produktionsunternehmen mit einem homogenen Produktangebot konzipiert. Es ist aber möglich, sie auf Unternehmen aus dem Dienstleistungsbereich, Forschungs- und Entwicklungsbereich oder auf Unternehmen mit einem heterogenen Produktangebot zu adaptieren. Somit kann die Kostenrechnung auch für Unternehmen aus der Roten Biotechnologie interessant sein. Aufbau der Kostenrechnung Die Kostenrechnung gliedert sich in die Bereiche: Kostenartenrechnung, Kostenstellenrechnung und Kostenträgerrechnung. Diese drei Bereiche bauen aufeinander auf, dabei ist die Kostenartenrechnung der Ausgangspunkt der Kostenstellenrechnung und diese wiederum der Ausgangspunkt der Kostenträgerrechnung. Kostenträger sind dabei Produkte oder Dienstleistungen, die das Unternehmen anbietet oder Produkt-Kandidaten, die sich noch in der Entwicklung befinden. In der Kostenartenrechnung werden die im Unternehmen angefallenen Kosten ermittelt und gegliedert. Somit gibt sie Auskunft darüber, welche Kosten im Unternehmen angefallen sind. Da die Aufwendungen in einem Unternehmen bereits in der Finanzbuchhaltung erfasst werden, stellen diese in der Praxis die Grundlage der Kostenartenrechnung dar. Die Daten der Finanzbuchhaltung werden dabei geringfügig angepasst. So werden die Aufwendungen um Einmaleffekte wie Sonderabschreibungen oder Abfindungszahlungen korrigiert. 44 Biotechnologie 11/12 MANUEL RÜSCHKE

2 Anschließend werden die ermittelten Kosten dahingehend gegliedert, ob diese einem Kostenträger direkt (Einzelkosten) oder nicht direkt (Gemeinkosten) zurechenbar sind. Direkt zurechenbar sind dabei zum Beispiel die Materialkosten eines Kostenträgers. Eine genaue Abgrenzung zwischen den direkt und den nicht direkt zurechenbaren Kosten ist in der Praxis oft schwierig. Sollte es im Unternehmen eine Zeiterfassung geben, welche die angefallenen Zeiten für jeden Kostenträger ermittelt, können die Lohnkosten direkt dem jeweiligen Kostenträger zugerechnet werden. Allerdings stellt sich dann die Frage, wie mit Krankheits- und Urlaubstagen zu verfahren ist. In der Kostenstellenrechnung wird ermittelt, welche Kosten der interne Leistungserstellungsprozess verursacht. Hier wird also geklärt, wo die Kosten angefallen sind. Dazu werden die nicht direkt zurechenbaren Kosten auf die einzelnen Abteilungen (Kostenstellen) des Unternehmens verteilt. Die Verteilung der Kosten, die für mehrere Abteilungen anfallen, bereitet in der Praxis immer wieder Schwierigkeiten. So ist die Verteilung der Mieten noch einfach, da hier die von der jeweiligen Abteilung genutzte Fläche zugrunde gelegt werden kann. Aber bei zum Beispiel Kommunikationskosten ist die Verteilung schon nicht mehr so leicht. Aus Vereinfachungsgründen werden deshalb die meisten Gemeinkosten anhand der Mitarbeiteranzahl auf die einzelnen Abteilungen verteilt. Sollten Arbeitnehmer in mehreren Abteilungen arbeiten, können Zeiterfassungen bei der Zuordnung der Löhne helfen. Zum Abschluss der Kostenstellenrechnung werden die Gemeinkosten der jeweiligen Abteilung ins Verhältnis zu den gesamten Einzelkosten gesetzt, wodurch sich die Zuschlagssätze ergeben, die Grundlage der Kostenträgerrechnung sind. In der Kostenträgerrechnung wird ermittelt, wofür die Kosten angefallen sind. Dazu werden zunächst Kostenträger definiert. Anschließend werden jedem dieser Kostenträger die in der Kostenartenrechnung ermittelten direkten Kosten zugeordnet. Mit Hilfe von Zuschlagssätzen, die in der Kostenstellenrechnung ermittelt wurden, werden dann die nicht direkt zurechenbaren Kosten auf die einzelnen Kostenträger verteilt. Die direkt und nicht direkt zurechenbaren Kosten eines Kostenträgers ergeben in Summe dessen Selbstkosten. Die Selbstkosten geben an, wie hoch die Kosten im Unternehmen waren, um die entsprechende Leistung zu erzeugen. Stellt man den Selbstkosten die entsprechenden Nettoerträge gegenüber, ergeben sich die Nettoerlöse. Systeme der Kostenrechnung Die Kostenrechnung kann unter anderem als Ist- oder als Planrechnung konzipiert werden. Die Istkostenrechnung betrachtet den Leistungserstellungsprozess im Nachhinein. Sie wird vor allem zur Nachkalkulation der Kostenstellen und Kostenträger eingesetzt. KOSTENRECHNUNG Biotechnologie 11/12 45

3 Die Plankostenrechnung prognostiziert die Kosten des künftigen Leistungserstellungsprozesses und ist somit zukunftsorientiert. An der Plankostenrechnung wird vor allem kritisiert, dass die Zukunft aufgrund hoher Unsicherheitsfaktoren nicht planbar ist. Auch wenn diese Kritik zunächst plausibel erscheint, so greift sie zu kurz. Erst das Planen ermöglicht es, die Unsicherheitsfaktoren, die in der Zukunft liegen, zu bestimmen. So können mit Hilfe der Plankostenrechnung Faktoren ermittelt werden, deren Entwicklung in der Zukunft ungewiss ist, die aber einen hohen Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens haben. Durch einen regelmäßigen Abgleich der Plan- und Istwerte wird das Unternehmen in die Lage versetzt, auf Veränderungen zeitnah zu reagieren. Somit kann die Plankostenrechnung auch das Risikomanagement unterstützen. Anwendungsgebiete Kostenrechnungen können als Grundlage für Angebotskalkulationen verwendet werden. Dazu werden die erwarteten Selbstkosten ermittelt, die um Gewinnzuschläge ergänzt, den Verkaufspreis ergeben. Darüber hinaus lässt sich die Kostenrechnung zur Identifizierung von Einsparpotentialen in der Leistungserstellung verwenden. Hier werden die Kosten der einzelnen Kostenstellen analysiert, um anschließend mögliche Einsparungen zu identifizieren. Die Kostentreiber in der Leistungserstellung lassen sich ebenfalls durch eine genaue Analyse der Kostenstellen und der Kostenträger identifizieren. Aber auch zur Erstellung und Überprüfung von Budgets kann die Kostenrechnung verwendet werden. Hier werden für jede Kostenstelle und jeden Kostenträger Planwerte festgelegt, deren Einhaltung durch einen regelmäßigen Plan-Ist-Abgleich überprüft wird. Durch die Variation von Kostenpositionen können Szenario- und Sensitivitätsanalysen auf Basis der Kostenrechnung vorgenommen und die Auswirkungen auf die einzelnen Kostenstellen und Kostenträger ermittelt werden. Konzeptionierung und Implementierung Da die Kostenrechnung ein Instrument des Controllings ist, wird diese üblicherweise vom Controlling verantwortet. Die Konzeption eines Kostenrechnungssystems beginnt zunächst mit der Analyse der Kostenstruktur und des Leistungserstellungsprozesses. Die Identifizierung von Kostenstellen erfolgt dabei anhand des Firmenorganigramms. Hier wird zunächst geprüft, ob verschiedene Abteilungen in der Kostenrechnung als eine Einheit betrachtet werden sollten, um so die Komplexität 46 Biotechnologie 11/12 MANUEL RÜSCHKE

4 zu reduzieren. Ebenso können auch einzelne Bereiche weiter aufgeteilt werden, um die Aussagefähigkeit zu erhöhen. Dabei ist es wichtig, die Verantwortlichen der Abteilungen einzubeziehen, um die Akzeptanz der Kostenrechnung im Unternehmen zu gewährleisten. Sind die Kostenstellen identifiziert, so müssen in einem nächsten Schritt die Verteilungsschlüssel ermittelt werden, mit deren Hilfe die nicht direkt einem Kostenträger zurechenbaren Kosten auf die jeweilige Kostenstelle verteilt werden sollen. Auch hier ist es wichtig, mit den jeweiligen Abteilungsleitern zusammenzuarbeiten. So wird ein Abteilungsleister das Kostenrechnungssystem als Ganzes in Frage stellen, wenn zum Beispiel seine Büromiete voll seiner Kostenstelle zugerechnet wird, auch wenn diese aufgrund von räumlichen Gegebenheiten wesentlich höher ist als die eines vergleichbaren Abteilungsleiters. Zur Ermittlung und Analyse der im Unternehmen angefallenen Kosten ist die Buchhaltung eng einzubeziehen, da sie einen vollständigen Überblick über die im Unternehmen angefallenen Ausgaben hat. Um sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos erfolgt und dem Controlling alle wesentlichen Informationen zeitnah und verlässlich zur Verfügung stehen, sollten auch in dieser Phase die Verantwortlichen der Kostenstellen und der Buchhaltung eingebunden werden. Durch die enge Zusammenarbeit mit der Buchhaltung ist es möglich, dass diese die ihr vorliegenden Daten so aufbereitet, dass sie den Anforderungen des Kostenrechnungssystems entsprechen. Die dafür notwendigen Informationen können der Buchhaltung dabei gleich bei der Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen mitgeteilt werden. Dies kann z.b. durch Anhänge an die jeweilige Eingangsrechnung geschehen, auf denen vermerkt wird, um welche Kostenposition es sich handelt und welcher Kostenstelle bzw. welchem Kostenträger die Rechnung zu zuordnen ist. Auf Grundlage der weitergegebenen Informationen wird die Buchhaltung in die Lage versetzt, brauchbare Auswertungen für die Kostenrechnung zu liefern. Dadurch lässt sich nicht nur die Implementierungszeit sondern vor allem die regelmäßige Pflege des Kostenrechnungssystems verkürzen. Wichtig ist, dass die Ziele des Kostenrechnungssystems im Unternehmen klar kommuniziert werden. So wird sichergestellt, dass das Kostenrechnungssystem im Unternehmen nicht nur akzeptiert sondern auch gelebt wird. Fazit Die Kostenrechnung ist ein umfangreiches und vielfältig einsetzbares Instrument des Controllings, das an jedes Unternehmen individuell angepasst werden muss. Der Aufbau eines Kostenrechnungssystems ist teilweise mit erheblichem Zeitaufwand verbunden, was vor allem der zunächst notwendigen Analyse des internen Leistungserstellungsprozesses geschuldet ist. KOSTENRECHNUNG Biotechnologie 11/12 47

5 Die Konzeptionierung und Implementierung eines Kostenrechnungssystems bedarf spezieller Expertise, um möglichst aussagekräftige und brauchbare Informationen zu erhalten. Durch das Hinzuziehen von externem Know-how in die Konzeptionierungs- und Implementierungsphase können Unternehmen schnell und effizient ein eigenes Kostenrechnungssystem aufbauen. 48 Biotechnologie 11/12 MANUEL RÜSCHKE

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