NTCS KORE MIT NTCS FIBU

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1 11/07/27, Steyr Wissen verbreiten, Nutzen stiften! Copying is right für firmeninterne Aus- und Weiterbildung.

2 INHALT 1. ANLAGE STAMMDATEN Anlage Firmenstamm Anlage Kostenrechnung Anlage Finanzbuchhaltung KORE FIBU Zuordnung Anlage Kostenstammdaten Anlage Konten Anlage Konten in der Finanzbuchhaltung Anlage Konten in der Kostenrechnung BUCHEN MIT KOSTENRECHNUNG ÜBERLEITUNG IN DIE KOSTENRECHNUNG /21

3 1. ANLAGE STAMMDATEN Um in der NTCS Finanzbuchhaltung mit Kostenstellen, Kostenträgern, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereichen zu buchen, sind folgende Einstellungen zu treffen Anlage Firmenstamm Die Anlage der NTCS-Firma erfolgt in den Firmenstammdaten es ist dabei egal, über welches NTCS-Paket die Firmenstammdaten aufgerufen werden: Firma Name, Straße, Vergabe einer bis zu 9stelligen, individuellen Firmennummer. Bei Steuerberatern entspricht die Firmennummer der Klienten- bzw. Mandantennummer. ACHTUNG: Existiert der Klient bereits als Kunde in der Büroverwaltung, muss die Firma über dieses Paket (Erzeuge Firma) angelegt werden! Hinterlegung Stammdaten der Firma. 3/21

4 Aktuelle FIBU Aktuelle KORE Hinterlegung der aktuellen Buchhaltung alle anderen Programme greifen auf diese FIBU und deren Stammdaten zu. Hinterlegung der aktuellen Kostenrechnung alle anderen BMDNTCS Programme greifen auf diese KORE und deren Stammdaten zu. HINWEIS: Wird in der NTCS die Jahresübernahme der Kostenrechnung und der Finanzbuchhaltung gemacht oder werden Daten importiert, werden die Felder 289-Aktuelle FIBU und 122-Aktuelle KORE automatisch korrigiert. Dabei erscheint folgende Abfrage: Die Stammdaten der jeweils aktuellen KORE (Kostenstellen, Kostenträger, ) werden dann zum Beispiel in der NTCS ER-Kontrolle angezeigt und können bebucht werden. 4/21

5 1.2 Anlage Kostenrechnung Die Anlage der Kostenrechnung erfolgt im Menü der Kostenrechnung in der rechten Bildschirmhälfte der Firmen- und KORE-Stammdaten: Firma KORE-Jahr KORE-Unternummer KORE-Name WJ-Beginn/Ende Daten aus BMD 5.5 KORE-Verzeichnis BMD 5.5 Firmennummer, unter welcher die Kostenrechnung angelegt wird. Jahr, in welchem die KORE angelegt wird. Gibt es in einem Jahr mehrere Kostenrechnungen, müssen diese mittels Unternummern getrennt werden. Name der Kostenrechnung Vorschlagswert aus Firmenname, Jahr und Unternummer. Wirtschaftsjahr der Kostenrechnung. = NEIN Kennzeichen, dass die Buchungen aus der NTCS FIBU kommen. = LEER - Daten kommen aus der NTCS FIBU. HINWEIS: Wird eine bestehende KORE mit 5.5er FIBU auf NTCS FIBU umgestellt, muss das 5.5er Verzeichnis gelöscht werden. 5/21

6 Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen, Geschäftsbereiche Definition der Kostentypen, die in der KORE verwendet werden sollen. Neben Kostenstellen und Kostenträgern können auch Abteilungen, Dimensionen oder Geschäftsbereiche frei verwendet und anschließend einzeln oder in Kombination (in Reihenfolge) ausgewertet werden. Beispiel: Verwendung der Kostentypen KST: Unternehmensabteilungen (Einkauf, Verkauf, Verwaltung, Lager, Produktion, Büro, Küche, Werkstatt, ) KTR: Produkte, Dienstleistungen, Kurse, Baustellen, Aufträge, Prozesse, Artikel, ABT: Regionen, Gebiete, Geschäftsbereiche, DIM: LKW s, Maschinen, GBR: Kunden, Lieferanten, Mengen Grenzkosten Firmen-Nr Vorjahr, KORE-Nr Vorjahr Währung Datenbesitzer Ansehen/Bearbeiten HINWEIS: Alle Kostentypen können auch alphanumerisch angelegt werden (siehe Kurzanleitung Alphanumerische Kostentypen). Kennzeichen, ob in der KORE Mengen verwaltet werden (Stunden, Kilo, Kilometer, ). Ohne dieses Kennzeichen werden Mengen, die eventuell in den Buchungen mitgegeben werden, nicht berücksichtigt. Kennzeichen, ob die Kosten mittels Variatoren in einen fixen und einen variablen Bestandteil getrennt werden. Variatoren können dann auf Konten, Kostenstellen, in Buchungen oder in einer Konto- KST-Tabelle hinterlegt werden. Hinterlegung der Vorjahres-Kostenrechnung (und der entsprechenden Firmennummer) um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Hinterlegung der Währung. Über eine Datenbesitzergruppe kann die gesamte KORE für die nicht zugeordneten User zum Ansehen und/oder Bearbeiten gesperrt werden. Hinweis Alle restlichen Felder des Kostenrechnungsstamms sind in der Doku Standardablauf KORE beschrieben. 6/21

7 1.3 Anlage Finanzbuchhaltung Nachdem die Kostenrechnung angelegt wurde, erfolgt die Anlage der Buchhaltung ebenfalls in den Firmenstammdaten ob dies über das Paket FIBU, KORE oder BILANZ geschieht, ist dabei egal: Firma FIBU-Jahr FIBU-Unternummer FIBU-Name FIBU-Verzeichnis BMD 5.5 WJ-Beginn/Ende Grundwährung Firmennummer, unter welcher die Buchhaltung angelegt wird. Jahr, in welchem die FIBU angelegt wird. Gibt es in einem Jahr mehrere Buchhaltungen, müssen diese mittels Unternummern getrennt werden (z.b. kalkulatorische Buchhaltung). Name der Buchhaltung Vorschlagswert aus Firmenname, Jahr und Unternummer. = LEER Die Daten kommen aus der NTCS FIBU. Wirtschaftsjahr der Buchhaltung. Hinterlegung der Währung. 7/21

8 Firmen-Nr Standardkontorahmen, FIBU-Nr Firmen-Nr Vorjahr, FIBU-Nr Vorjahr Firmen-Nr KORE, KORE-Nr KORE-Buchungsart Hinterlegung eines Standardkontorahmens aus dem beispielsweise Konten und Gliederungen übernommen werden können. Hinterlegung der Vorjahres-Buchhaltung (und der entsprechenden Firmennummer) um Vorjahresvergleiche zu erhalten. Hinterlegung der zur FIBU gehörigen KORE (wichtig, damit in den Suchroutinen der FIBU die entsprechenden Kostenstammdaten gezeigt werden). Fließen mehrere Buchhaltungen in eine KORE, können diese mittels Buchungsarten und damit bei KORE Auswertungen getrennt werden (z.b. kalkulatorische Buchhaltung). Die hier hinterlegte Buchungsart wirkt sich nur in der KORE und nicht in der FIBU aus. Hinweis Die hier beschriebenen Felder sind nur jene, die im Zusammenhang mit der Kostenrechnung relevant sind! 1.4 KORE FIBU Zuordnung Im Anschluss an die Anlage der Firma, der KORE und der FIBU muss die Buchhaltung der jeweiligen Kostenrechnung zugeordnet werden erst durch diese Zuordnung weiß die Kostenrechnung, aus welchen FIBU s die Buchungen und die Konten importiert werden müssen. Der Aufruf der Zuordnung erfolgt in den Firmen- und KORE-Stammdaten über den Menüpunkt Funktionen, KORE-FIBU-Zuordnung (es muss dazu die jeweilige Kostenrechnung markiert sein): Nur jene Buchhaltungen, die in der rechten Bildschirmhälfte der Kostenrechnung zugeordnet wurden, werden bei der Übernahme der Buchungen berücksichtigt. Hinweis Sollen mehrere FIBU s in die Kostenrechnung einfließen (z.b. kalkulatorische Buchhaltung), müssen diese auch zugeordnet werden. 8/21

9 1.5 Anlage Kostenstammdaten Nun können in der Kostenrechnung im Programmpunkt Kostenstammdaten die Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und Geschäftsbereiche angelegt werden. Die möglichen Einstellungen sind dabei für alle Kostentypen gleich: Kostentyp Kosten-Nummer Kosten- Bezeichnung Beginndatum Definition, ob es sich um eine Kostenstelle, einen Kostenträger, eine Abteilung, eine Dimension oder einen Geschäftsbereich handelt. Nummer des Kostentyps die Anlage kann wahlweise auch auf alphanumerisch umgestellt werden (numerische Anlage bis zu 9 Stellen, alphanumerische Anlage bis zu 20 Stellen). Bezeichnung des Kostentyps. Bei Buchungen, die vor dem Beginndatum auf den Kostentyp gemacht werden, erscheint bei der Übernahme ein Hinweis. 9/21

10 Endedatum Kost-Evidenz VJ-Saldo Fortführung Zuschlagsberechnung Auftragssumme Verantwortlicher Datenbesitzer ansehen Datenbesitzer bearbeiten Datenbesitzer auswerten Datenbesitzer buchen Bei Buchungen, die nach dem Endedatum auf den Kostentyp gemacht werden, erscheint bei der Übernahme ein Hinweis. Zusätzlich kann durch das Setzen des Endedatums der jeweilige Kostentyp im Zuge der Jahresübernahme grundsätzlich ausgeschieden werden. Nicht Auswerten: Der Kostentyp wird in den Suchroutinen gezeigt, bei den Auswertungen allerdings nicht berücksichtigt. Nicht Buchen: Der Kostentyp kann nicht bebucht werden. Nicht Auswerten & Buchen: Kombination. Nicht Anzeigen: Der Kostentyp wird in den Suchroutinen nicht gezeigt, bei den Auswertungen allerdings berücksichtigt. Nicht Auswerten & Buchen & Anzeigen: Kombination der Kostentyp ist nur mehr in den Kostenstammdaten ersichtlich. KST, ABT, DIM und GBR sind standardmäßig ohne VJ-Saldo- Fortführung, bei KTR (mehrjährige Baustellen, Projekte, ) wird der Saldo durch die Jahresübernahme vorgetragen. Gibt es in der Kostenrechnung Zuschläge (kalk. Sonderzahlungen, Material-GMK, ), werden diese grundsätzlich bei allen Kostentypen gerechnet, können hier aber wahlweise deaktiviert werden. Vor allem bei KTR kann die Auftragssumme als Information hinterlegt werden. Bei KST, KTR, kann ein Verantwortlicher hinterlegt werden, welcher dann auch mit ausgedruckt werden kann. Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostentypen einzeln für die nicht zugeordneten User zum Ansehen gesperrt werden nicht berechtigte Benutzer sehen die KST weder im Programm Kostenstammdaten noch in den Suchroutinen oder bei den Auswertungen. Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostentypen einzeln für die nicht zugeordneten User zum Bearbeiten gesperrt werden nicht berechtigte Benutzer sehen die KST zwar und können diese auch auswerten, sie können die Stammdaten aber nicht bearbeiten. Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostentypen einzeln für die nicht zugeordneten User zum Auswerten gesperrt werden nicht berechtigte Benutzer sehen die KST im Programm Kostenstammdaten und können diese auch bearbeiten, bei den Auswertungen wird die KST aber nicht berücksichtigt. Über eine Datenbesitzergruppe können die Kostentypen einzeln für die nicht zugeordneten User zum Buchen gesperrt werden - nicht berechtigte Benutzer sehen die KST, können diese auch bearbeiten und auswerten, sie sind aber für das Buchen gesperrt. 10/21

11 Kostenträger fix/vorschlag, KTR-Vorschlag Bei Kostenstellen und Kostenträgern können die jeweils anderen Kostentypen hinterlegt werden eine fixe Hinterlegung ist dabei auch rückwirkend gültig (wenn dieser Bereich noch einmal aufgerollt und übernommen wird)! HINWEIS: Tritt bei der Hinterlegung hier eine Überschneidung mit den Kontenstammdaten auf, wird beim Buchen darauf hingewiesen und die Stammdaten müssen bereinigt werden. Beispiel: Auf der Kostenstelle 1 ist fix der Kostenträger 100 und auf dem Konto 4050 ist fix der Kostenträger 200 hinterlegt. Will man nun eine Buchung mit dem Konto 4050 und der Kostenstelle 1 durchführen, wird mit einer Meldung auf die Überschneidung hingewiesen. Die Buchung kann erst gespeichert werden, wenn die Stammdaten korrigiert wurden. Pflichtfelder bei der Anlage von KST, KTR, sind lediglich die Kosten-Nummer und die Kosten- Bezeichnung. Es besteht auch die Möglichkeit, Kostenstammdaten über eine CSV-Datei in die Kostenrechnung zu importieren. Hinweis Die Anlage der Kostentypen muss nicht zwingend in der Kostenrechnung erfolgen, sondern kann auch direkt beim Buchen durchgeführt werden. 11/21

12 1.6 Anlage Konten Konten können in der Finanzbuchhaltung und in der Kostenrechnung angelegt werden, Es existieren somit getrennte Kontostammdaten. Diese Unterscheidung ist nötig, wenn z.b. mehrere Buchhaltungen mit unterschiedlichen Kontostämmen in eine Kostenrechnung übergeleitet werden. Die Kostenrechnung muss alle Konten der zugeordneten FIBU s beinhalten. Gibt es das gleiche Konto in mehreren Buchhaltungen, werden bei der Übernahme der Kontostammdaten in die Kostenrechnung die Stammdaten der letzten, hinterlegten Finanzbuchhaltung übernommen. Grundsätzlich sind auf allen Konten, die in der FIBU bebucht werden, die kostenrechnungsrelevanten Einstellungen immer auf dem FIBU-Kontenstamm zu treffen. Nur von kalkulatorischen Konten, die ausschließlich in der Kostenrechnung existieren, ist der Kontenstamm auch in der Kostenrechnung zu warten. Diese Konten werden in der Kostenrechnung für kalkulatorische Buchungen angelegt. Sie existieren in der Finanzbuchhaltung nicht und scheinen folglich auch in keinen FIBU-Auswertungen auf. Kalkulatorische Konten können bei vierstelligen Konten in der FIBU beispielsweise fünfstellig angelegt werden. So wird auch in einer Kostenrechnungsauswertung mit Konten die Herkunft des Kontos auf einen Blick deutlich. 12/21

13 1.6.1 Anlage Konten in der Finanzbuchhaltung In der Finanzbuchhaltung im Programmpunkt Konten können alle relevanten Konten angelegt oder aus einem Standardkontorahmen übernommen werden: Konto in KORE Über dieses Feld wird festgelegt, welche Konten in die KORE übertragen werden. Standard: Es werden Erfolgskonten in die KORE übergeleitet, Bestandskonten jedoch nicht. Konto in KORE: Das Konto wird in die KORE übergeleitet. 13/21

14 Beispiel: Man möchte ein Anlagekonto mit Kostenstellen, Kostenträger, buchen. Konto nicht in KORE: Das Konto wird nicht in die KORE übergeleitet. Kostenstelle, Kostenträger, Kostenstellen-Kz, Kostenträger-Kz, Beispiel: Das Konto der Sonderzahlungen soll nicht in die KORE übergeleitet werden, da diese mittels eines Zuschlags berechnet werden. Prinzipiell steht das Kostenstellen-Kz, Kostenträger-Kz, auf manuelle Eingabe. Es stehen aber noch fixe Kostenstelle, Kostenträger,, zwingende Eingabe und keine Eingabe zur Verfügung. Manuelle Eingabe: Die Kostenstelle, der Kostenträger, kann je Buchung unterschiedlich sein und wird beim Buchen erfasst. Die Eingabe ist aber nicht zwingend. Zwingende Eingabe: Der im Feld Kostenstelle, Kostenträger, eingegebene Wert wird beim Buchen vorgeschlagen, kann aber verändert werden. Wird im Feld Kostenstelle, Kostenträger, kein Vorschlag definiert, kann die Buchung ohne Kostenstelle, Kostenträger, nicht abgeschlossen werden. Fixe Kostenstelle: Der im Feld Kostenstelle, Kostenträger, eingegebene Wert wird beim Buchen vorgeschlagen und kann nicht verändert werden. ACHTUNG: Gilt auch rückwirkend! Wird dieses Feld auf fixe Eingabe umgestellt, werden alle bestehenden Buchungen dieses Kontos bei der nächsten Übernahme in die Kostenrechnung auf die hinterlegte Kostenstelle, den Kostenträger, geändert, unabhängig davon, ob in der Buchung eine Kostenstelle, ein Kostenträger, erfasst war. Keine Eingabe: Obwohl es sich um ein Erfolgskonto handelt, sollen sich die Buchungen auf diesem Konto nicht in der KORE auswirken, daher wird auch keine Kostenstelle, Kostenträger, beim Buchen abgefragt. Beispiel: Auf dem Konto Büromaterial soll immer mit einer Kostenstelle aber nie mit einem Kostenträger gebucht werden: Kostenstellen-Kz: Zwingende Eingabe Kostenstelle: Leer Kostenträger-Kz: Keine Eingabe Unterschied Feld Konto in Kore: Setzt man auf dem Konto Büromaterial das Feld auf Konto nicht in Kore kann man beim Buchen weder Kostenstelle noch Kostenträger, erfassen. 14/21

15 Menge Mengen-Kz Schlüssel Schlüssel-Kz Variator Variator-Kz Hier kann wie beim Kostenstellen-Kz die Mengenerfassung auf manuell, fix, zwingend oder keine Menge eingestellt werden. Die Menge muss in der Kostenrechnung in den Stammdaten angelegt und in den Firmenstammdaten der Kostenrechnung aktiviert werden. Einstellungsmöglichkeiten wie beim Kostenstellen-Kz mit manueller Eingabe, fixer Schlüssel und zwingende Eingabe. Der Schlüssel muss in der Kostenrechnung im Programmpunkt Kostenschlüssel als Übernahmeschlüssel angelegt werden. HINWEIS: Sollten auf einem Konto eine Kostenstelle und ein Schlüssel fixiert sein, zieht in der Kostenrechnung der Schlüssel. Als Voraussetzung muss in den Firmenstammdaten der Kostenrechnung die Grenzkostenrechnung auf JA gesetzt werden. Ansonsten gelten die gleichen Einstellungsmöglichkeiten wie beim Feld Kostenstellen- Kz. Im Feld Variator wird der variable Teil der Buchung hinterlegt. Beispiel: Als Variator wird 10 hinterlegt. 10 % der Buchung werden als variabel und 90 % als fix in die Kostenrechnung übergeben. HINWEIS: Variatoren können neben dem Konto auch noch in den Kostenstammdaten, in der Tabelle Variator pro Kostenstelle/Konto oder in der Buchung hinterlegt werden. Dabei ist folgende Hierarchie zu beachten: Variator in der Buchung (niedrigster Rang) Variator auf Konto übersteuert Variator auf Buchung Variator auf Kostenstelle übersteuert Variator auf Konto, Variator in Tabelle übersteuert Variator auf Kostenstelle, (höchster Rang) Kostkonto Hier besteht die Möglichkeit, Buchungen in der Kostenrechnung auf einer anderen Kontonummer als in der Finanzbuchhaltung ausweisen zu lassen. Das Kostkonto muss in der FIBU nicht angelegt sein. Es wird bei der Übernahme der Buchungen in die Kostenrechnung automatisch angelegt. Hinweis Die hier beschriebenen Felder sind nur jene, die für das Buchen mit Kostenstellen, Kostenträgern, relevant sind! 15/21

16 1.6.2 Anlage Konten in der Kostenrechnung In der Kostenrechnung existiert ebenfalls der Programmpunkt Konten, unter dem alle aus der Finanzbuchhaltung übergeleiteten Konten zu sehen sind und eigene kalkulatorische Konten für die Kostenrechnung angelegt werden können. Die für die Anlage relevanten Felder sind ident mit denen für die Anlage in der Buchhaltung. Nur das Feld Konto in KORE ist bei der Anlage in der Kostenrechnung nicht mehr notwendig. 16/21

17 2. BUCHEN MIT KOSTENRECHNUNG In der Buchungsmaske stehen speziell für die Kostenrechnung folgende Felder zur Verfügung. Hinweis Alle Felder, die für das Buchen benötigt werden, können über die Feldauswahl hinzugefügt werden. Diese Einstellung wird je Belegsymbol gespeichert. Das heisst, dass beim Buchen von Eingangsrechnungen andere Felder angezeigt werden können als beim Buchen der Ausgangsrechnungen oder der Bank. Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich Schlüssel Eingabe der Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension und/oder Geschäftsbereich für die Buchung. Mit F4 kann die Suchfunktion gestartet werden. Weiters kann hier auch eine neue Kostenstelle, ein neuer Kostenträger, angelegt werden. Mit + gelangt man in die Aufteilung. Diese Funktion ist nötig, wenn für eine Buchung mehrere Kostenstellen, Kostenträger, erfasst werden sollen. Im diesem Feld kann ein Übernahmeschlüssel eingegeben werden. Bei der KORE Überleitung wird auf die hinterlegten Kostenstellen, Kostenträger, aufgeteilt. HINWEIS: Wird in einer Buchung neben dem Schlüssel (in dem die Aufteilung der Kostenstellen hinterlegt ist) noch ein Kostenträger, erfasst, stehen in der KORE die Daten der Buchung sowohl auf den Kostenstellen wie auch auf dem Kostenträger. Beispiel: Im Übernahmeschlüssel werden 60% auf Kostenstelle 10 und 40% auf Kostenstelle 20 aufgeteilt. In der Buchung mit 1.000,-- wird neben dem Schlüssel noch der Kostenträger 100 erfasst. In der KORE sieht die Aufteilung folgendermaßen aus: KST ,-- KST ,-- KTR ,-- 17/21

18 KoMengenKZ, KoMenge KoPeriode MT Im KoMengenKz wird das Kennzeichen für die im Feld KoMenge erfasste Menge hinterlegt z.b. Stück, Kilometer, Stunden, Das Mengenkennzeichen kann in den KORE-Stammdaten angelegt werden. Hier kann eine abweichende Periode für die Kostenrechnung eingegeben werden. Beispiel: Ein Einkauf wird in der Buchhaltung im Jänner 2011 gebucht. In der Kostenrechnung soll dieser Aufwand aber erst im Februar berücksichtigt werden bei der KoPeriode wird eingegeben. Soll eine Buchung in der Kostenrechnung auf mehrere Monate aufgeteilt werden, kann hier der Monatsteiler erfasst werden. Beispiel: Im Juni wird eine Versicherung für die Monate Juni bis August eingebucht wenn im Monatsteiler 3 eingegeben wird, wird durch die Übernahme in die Kostenrechnung die Versicherung auf die Monate Juni, Juli und August aufgeteilt. Variator Das Feld Monatsteiler ist mit dem Feld Kostenrechnungsperiode gekoppelt. Soll z.b. die Versicherung, die im Juni eingebucht wird, für die Monate Juli - September aufgeteilt werden, so ist im Feld KoPeriode und im Feld MT 3 einzugeben. Hier kann ein Variator je Buchung erfasst werden. Beispiel: Als Variator wird 10 hinterlegt. 10 % der Buchung werden als variabel und 90 % als fix in die Kostenrechnung übergeben. Voraussetzung ist, dass in der Kostenrechnung die Grenzkostenrechnung aktiviert ist. Sollen in einer Buchung mehrere Kostenstellen, Kostenträger, Abteilungen, Dimensionen und/oder Geschäftsbereiche berücksichtigt werden, kann in den Feldern Kostenstelle, Kostenträger, mit + die Aufteilung geöffnet werden: Hier können für die Buchung mehrere Aufteilungsätze erfasst werden. Alle zuvor beschriebenen Felder wie Kostenstelle, Kostenträger, Abteilung, Dimension, Geschäftsbereich, Schlüssel, Monatsteiler, Menge, stehen auch in der Aufteilung zur Verfügung. Die benötigten Felder sind auch für Aufteilungszeilen wieder über die Feldauswahl zu laden und werden je Belegsymbol gespeichert. 18/21

19 Hinweis Es können z.b. auch je Aufteilungssatz unterschiedliche Kostperioden und Monatsteiler gebucht werden. Neben diesen Feldern steht in der Aufteilung auch noch das Feld KORE Konto zur Verfügung. Damit kann für die Kostenrechnung ein abweichendes KORE Konto eingegeben werden. Dieses muss aber nicht in der FIBU angelegt sein, es reicht die Kontoanlage in der Kostenrechnung. Im Journal und im Kontoblatt kann in der Spalte Kostenstelle die gebuchte Kostenrechnungsinformation angesehen werden. Mit einem Klick in die Spalte kann diese aufgerufen und auch nachträglich verändert werden. Eine Aufteilungsbuchung wird mit + dargestellt. 19/21

20 3. ÜBERLEITUNG IN DIE KOSTENRECHNUNG Um die Buchungen aus der FIBU in die Kostenrechnung zu übernehmen, ist eine Überleitung notwendig erst wenn alle Buchungen in der Kostenrechnung verarbeitet worden sind, können die KORE Auswertungen mit den aktuellen Daten gestartet werden. Die Überleitung der Buchungen passiert in der KORE im Programmpunkt Übernahme/Umlage und kann so oft gestartet werden wie benötigt neben den Buchungen werden dabei gleichzeitig auch neue Konten übernommen: Firma, KORE von bis Periode Datenimport Aufrollung Übernahme Zuschlagsberechnung Firma und Kostenrechnung, für welche die Daten in die KORE übernommen werden sollen. Zeitraum, für welchen die Übernahme gestartet wird. Zwingend, damit Buchungen aus der FIBU übernommen werden. Zwingend, wenn Buchungen bereits einmal in die KORE übernommen und nachträglich geändert wurden. Zwingend, damit die Daten in der KORE verarbeitet werden. Sofern es in der Kostenrechnung Zuschläge gibt (Materialgemeinkosten, kalk. Sonderzahlungen, ), müssen diese ebenfalls berechnet werden. Die Zuschlagsberechnung wird standardmäßig gleichzeitig mit der Übernahme gestartet. 20/21

21 Hinweis Wird bei einer bestehenden KORE mit 5.5er FIBU auf NTCS FIBU umgestellt, muss nach der Umstellung für das ganze Jahr die Übernahme (Datenimport, Aufrollung, Übernahme, Zuschlagsberechnung) und Umlage (Aufrollung, Umlage) gestartet werden. Im Anschluss an die Übernahme der Buchungen erscheint am Bildschirm eine LOG-Datei. Wurde die Übernahme erfolgreich durchgeführt, können Auswertungen in der Kostenrechnung gestartet werden. Weiters können im Programmpunkt Buchungen bearbeiten alle Buchungen angesehen werden. In der Spalte Verarbeitungskennzeichen wird je Buchung ersichtlich, ob diese übernommen wurde oder bei der Übernahme ein Fehler aufgetreten ist: Sollte bei einer Buchung ein Fehler aufgetreten (ist in der Log-Datei ersichtlich) oder eine falsche Kostenstelle, ein falscher Kostenträger, gebucht worden sein, dann kann dies hier korrigiert werden. Im Anschluss muss nochmals die Übernahme inklusive der Aufrollung gestartet werden. Somit stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung um Kostenrechnungsdaten nachträglich zu ändern: KORE Buchungen bearbeiten FIBU Ändern in Journal oder Kontoblatt 21/21

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