Leitfaden Kostenrechnung

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1 Inhalt 1. Kostenrechnung Aktivieren der Kostenrechnung Bei Neuanlage eines Mandanten Kostenartenrahmen / Kostenartenrahmen Servicefunktion Liste der Kostenstellen Mandantenstammblatt /Kanzleistammblatt Kontenstamm/Kontenrahmen 9 2. Buchungsliste Buchungsmaschine Anzeige der gebuchten Kostenstellen Anlage weiterer Dokumente der Kostenrechnung in der Dauerakte BAB-Rahmen Liste der Kostenstellengruppen Liste der Kostenartengruppen Liste der Mengenarten Liste der Verteilsätze Register Basisangaben : Register Basis (nur aktiv wenn Verteilart Umlageverfahren ): Register Kostenstellen : Register Kostenarten : Register Gutschrift : Register Buchungsangaben : Liste der Verteilgruppen Planungsarten Anlage der Dokumente der Kostenrechnung in der Jahresakte KOST-Buchungsliste Register Auswahl : Register Buchungsmaschine : Register Ausgabe : KOST-Journal Betriebsabrechnungsbogen (BAB) Soll-Werte (Kost) 33 Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 1 von 43

2 4.5. Soll-/Ist-Analyse (Kost) Register Abruf : Register Rahmen Register Auswahl Register Anzeige Register Druck Verteilungsübersicht Register Verteilung Register Verteilsätze Register Buchung Register Ausgabe Arbeitsweise innerhalb des Dokuments Verteilungsprotokoll Kosten- und Leistungsübersicht Kurzfristige Erfolgsrechnung Umsatz-/Kostenanalyse Register Auswahl : Register Werte : Register Buchungen : Register Ausgabe : Register Kostengruppen : Einrichtung in einer bestehenden Mandantenakte 43 Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 2 von 43

3 Glossar Folgende Symbolik und Begriffe werden in diesem Dokument verwendet: Dokument fachliche Anwendung in der Akte Dialog Bearbeitungsmaske auf einem Dokument Registerkarte Unterteilung in einem Dialog ("TAB-Reiter") Funktion Beschreibung der Funktionsweise Bitte berücksichtigen Sie, dass die Bezeichnung der Dokumente unsere Standard-Bezeichnungen sind. Die Beschreibung der fachlichen Erläuterungen ist nach der Struktur in der Akte aufgebaut: Fachbereich Sachgebiet Dokument Dialog Funktion, Registerkarte Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 3 von 43

4 1. Kostenrechnung Aktivieren der Kostenrechnung 1.1. Bei Neuanlage eines Mandanten Soll ein neuer Mandant mit Kostenrechnung eingerichtet werden, ist es sinnvoll bei der Neuanlage des Mandanten die entsprechende Aktenvorlage auszuwählen, da in dieser die Dokumente für die Kostenrechnung bereits integriert sind. Wenn die entsprechenden, für die Kostenrechnung benötigten Dokumente noch nicht in einem bereits bestehenden Mandanten vorhanden sind, müssen diese integriert/eingefügt werden Kostenartenrahmen / Kostenartenrahmen Servicefunktion Der Kostenartenrahmen innerhalb der Kostenrechnung ist vergleichbar mit dem Kontenstamm der FiBu. Bei der Erfassung wird immer auf eine Kostenstelle sowie auf eine Kostenart gebucht. In der Kostenart werden die Jahresverkehrszahlen der Kostenrechnung abgespeichert. Die einzelnen Kostenarten werden in der Kostenrechnung automatisch durch die Erfassungen innerhalb der FiBu-Buchungsmaschine angelegt. Für jedes bebuchte Konto, dessen Wert in die Kostenrechnung einfließen soll, wird im Standardfall eine Kostenart mit der gleichen Nummer und Bezeichnung angelegt. Neben diesem Verfahren der Neuanlage bei der Erfassung mit der FiBu-Buchungsmaschine können die Kosten- /Erlösarten im Dokument Kostenartenrahmen auch manuell angelegt werden. Beispiel: Konto 4210 Miete -> Kostenart 4210 Miete (Aufwand) Im Kontenstamm hat man bei einem Konto, welches in die Kostenrechnung einfließt, allerdings auch die Möglichkeit unter der Registerkarte Kostenrechnung eine Schlüsselung vorzunehmen, die es ermöglicht die Kostenart zu überschreiben. Ist diese Option aktiviert, so kann bei der Erfassung von FiBu-Buchungen mit Kostenrechnungsinformationen die Kostenart entsprechend der eigenen Vorstellung abgeändert werden. Die Verwaltung der Kostenarten erfolgt im Kostenartenrahmen. Über das Dokument Kostenartenrahmen Servicefunktion kann zum Einen von den ausgelieferten Standard-Kostenartenrahmen ein Kanzlei- Kostenartenrahmen kopiert werden. Die Vorgehensweise hierbei ist analog zum Dokument Kontenrahmen Servicefunktion. Die Dokumente Kostenartenrahmen und Kostenartenrahmen Servicefunktion können z.b. innerhalb der Mandantenakte angelegt werden. Für den Kanzlei-Kostenartenrahmen können beim Kopieren folgende Angaben vergeben werden: Kostenartenrahmen-Nummer Kostenartenrahmen-Bezeichnung Alternativ zur Kopiermöglichkeit kann man über den Menüpunkt Übernahme Kontenrahmen im Dokument Kostenartenrahmen Servicefunktion, den Kontenrahmen aus der Finanzbuchhaltung in die Kostenrechnung als Kostenartenrahmen übernehmen. Dies kann z.b. dann sinnvoll sein, wenn die Einstellungen und Namen der Kostenarten mit den Bezeichnungen und Einstellungen des Kontenrahmens übereinstimmen sollen. Nach der Anlage des individuellen Kanzleikostenartenrahmes kann dieser im Dokument Kostenartenrahmen in der Dauerakte bearbeitet werden. In den Dokumenteigenschaften muss hierzu bei den Grundeinstellungen der neu kopierte/erstellte Kanzlei-Kostenartenrahmen hinterlegt werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 4 von 43

5 1.3. Liste der Kostenstellen Als nächster Schritt ist das Dokument Liste der Kostenstellen in der Dauerakte des Mandanten zu bearbeiten. In diesem Dokument werden die Kostenstellen verwaltet. Diese werden übergeordneten frei definierbaren Kostenkreisen (Gruppierung von Kostenstellen) zugeordnet. Beispiel: Kostenkreis 1 = Kostenstellen Kostenkreis 2 = Kostenträger Kostenkreis 3 = Mitarbeiter Zur Anlage der Kostenkreise und Kostenstellen wird das Dokument Liste der Kostenstellen mit einem Doppelklick geöffnet. Durch Bestätigung des Button Neuen Kostenkreis anlegen oder über das Kontextmenü Neu kann nun ein Kostenkreis angelegt werden. Zuerst wird die Nummer des Kostenkreises vergeben und mit [OK] oder [Enter] bestätigt. Für den Kostenkreis können folgende Informationen hinterlegt werden: Bezeichnung des Kostenkreises Kurzbezeichnung Verarbeitung Variante 1: Die Kostenstelle ist beim Erfassen änderbar und muss nicht eingegeben werden. Variante 2: Die Kostenstelle ist änderbar, es besteht jedoch die Eingabepflicht einer Kostenstelle. Mit Mengenführung (zusätzlich zu den Beträgen eine weitere, genauere Auswertungsmöglichkeit). Nummernkreis der Kostenstellen innerhalb des Kostenkreises von bis (die Vergabe der Kostenstellen- Nummern kann bei den angelegten Kostenkreisen identisch sein) Differenzkostenstelle (wird herangezogen, wenn beim Eingeben oder beim Import einer Buchung keine Kostenstelleninformation übergeben wird.) Abb. 1: Eigenschaften Kostenkreis Die Eingaben können mit dem [OK] Button abgespeichert werden. Es können nun weitere Kostenkreise angelegt oder zu dem bereits bestehenden Kostenkreis die untergeordneten Kostenstellen angelegt werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 5 von 43

6 Dazu wird der Kostenkreis in der Übersicht erneut mit [OK] bestätigt oder mit dem auswählen Button ausgewählt. Kostenkreis Die Anlage der einzelnen Kostenstellen können Sie, entweder mit dem Kontextmenüpunkt Neu durchführen. [Neu] Button oder über den Für die Kostenstellen können Sie folgende Informationen hinterlegen: Die Kostenstellen-Nummer (der Kostenkreis, zu dem diese Kostenstelle gehört, wird in der Stammdatenerfassung angezeigt) Bezeichnung der Kostenstelle Kurzbezeichnung Art (Kostenstelle oder Statistik-Kostenstelle) Datum von - bis (bestimmt die Gültigkeit der Kostenstelle, Projektkostenstelle [keine Erfassung von Soll- Werten möglich]) Register Verrechnungspreise : Verrechnungspreise dienen, unabhängig von der FiBu, der separaten Leistungserfassung, welche innerhalb der Kost-Buchungsliste durchgeführt werden kann; z.b. wird im Zusammenhang mit einer Menge der Betrag automatisch durch Menge * Preis ermittelt, Bsp. Stundenzettelerfassung. Hier ist es des Weiteren über den Button [Bearbeiten] möglich, eine Preishistorie für die Kostenstelle einzurichten. Abb. 2: Eigenschaften Kostenstelle Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 6 von 43

7 Register Bankverbindung : Bankverbindung des Auftraggebers, die bei der Disposition herangezogen werden kann Abb. 3: Eigenschaften Kostenstelle/Register Bankverbindung Register Zusatzangaben : Bauträger-Anteil in %, max. 100% möglich, für Sachverhalte aufzuteilender Vorsteuer nutzbar Abb. 4: Eigenschaften Kostenstelle/Register Zusatzangaben Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 7 von 43

8 1.4. Mandantenstammblatt /Kanzleistammblatt Um mit der Kostenrechnung arbeiten zu können, muss nun im Mandanten-/Kanzleistammblatt die Hinterlegung der Grundangaben für die Kostenrechnung erfolgen. Im Register ReWe, ist der Eintrag Kostenrechnung zu finden. Unter diesem Punkt können Sie die relevanten Informationen für die Kostenrechnung hinterlegen. Hier müssen Sie Ihren Kostenrahmen und mindestens einen Kostenkreis hinterlegen. Die Neuanlage von Kostenrahmen und Kostenkreisen ist auch von dieser Stelle aus möglich. Den entsprechenden Pflegedienst erreichen Sie über den Auswahlbrowser (Button). In der Finanzbuchhaltung können Sie ausschließlich auf die hier angegebenen Kostenkreise buchen. Abb. 5: Mandantenstammblatt Buchungen in Finanzbuchhaltung Hier können Sie festlegen, ob Aufwands- und Ertragskonten in der FiBu für Buchungen mit Kostenstelleninformationen herangezogen werden sollen. Wie Aufwands- und Ertragskonten für die Kostenrechnung geschlüsselt werden, wird im nächsten Abschnitt erläutert. Die Hinterlegung der Kostenkreise kann nicht mehr geändert werden, wenn im entsprechenden Wirtschaftsjahr mit Kostenstellen-Informationen gebucht wurde. Kenner Mit Leistungsmonat Wird der Kenner Mit Leistungsmonat gesetzt, besteht in der Erfassung innerhalb der FiBu- Buchungsmaschine die Möglichkeit, die Kosten/Erlöse genau dem Abrechnungsmonat zuzuordnen, in dem sie tatsächlich angefallen sind. Nähere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Dokument Leitfaden Leistungsmonat, welches auf der SBS Rewe plus Hauptversions CD im Bereich <Dokumente I Kurzanleitungen I Kostenrechnung> zur Verfügung steht. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 8 von 43

9 1.5. Kontenstamm/Kontenrahmen Die GuV-Konten der Standard-Kontenrahmen 03 und 04 sind systemseits im Register Kostenrechnung als Aufwands- bzw. Ertragskonto geschlüsselt und fließen somit in die Kostenrechnung ein. Möchten Sie den FiBu-Kontenbereich, der beim Buchen oder beim Import in die Kostenrechnung einfließt, erweitern oder eingrenzen, so können Sie z.b. im Kontenstamm bei den entsprechenden Konten die Schlüsselung Aufwand oder Ertrag vornehmen oder diese durch den Eintrag Konto nicht in Kostenrechnung ersetzen. Abb. 6: Kontenstamm Soll bei der Erfassung die Kostenart nicht aus der Kontonummer abgeleitet werden, kann im Feld Kosten- /Erlösart eine Vorbelegung der Kostenart erfolgen. Diese Kostenart muss jedoch im Kostenartenrahmen existieren. Während der Erfassung in der Buchungsmaschine kann die Kostenart nicht geändert werden, sofern im Kontenstamm der Kenner Kostenart überschreibbar" deaktiviert ist (=Standardeinstellung). Ebenfalls können für die entsprechenden Kostenkreise bestimmte Kostenstellen fest hinterlegt werden, die bei der Buchungserfassung als Vorschlagswerte angeboten werden und hierbei, sofern gewünscht, überschrieben werden können. Über den Auswahlbrowser können Sie aus den bereits angelegten Daten auswählen. Nicht vorhandene Kostenstellen können direkt aus dem Kontenstamm angelegt werden. Wenn Sie automatische Buchungen mit Kostenstellen ausführen möchten, so kann es evt. notwendig sein die Kostenstellen im Kontenstamm vorzubelegen. Sind die Kostenstellen im Kontenstamm vorbelegt, werden diese bei der Buchungserfassung automatisch herangezogen, sofern während der Buchungserfassung keine abweichende Kostenstelle angegeben wird. Eine während der Erfassung abgeänderte Kostenstelle hat also Vorrang vor der im Kontenstamm hinterlegten Kostenstelle. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 9 von 43

10 2. Buchungsliste 2.1. Buchungsmaschine Nachdem die Schlüsselung der relevanten Stammdaten für die Kostenrechnung erfolgt ist, kann mit der Erfassung begonnen werden. Die Beschreibung der erweiterten Funktionalität der Buchungsmaschine erfolgt exemplarisch an Hand der Buchungsliste. Sie können die zusätzlichen Kostenrechnungs-Funktionen jedoch in allen Dokumenten nutzen, über die der Aufruf der Buchungsmaschine möglich ist. Wurde in der Buchung ein Konto mit Hinterlegungen für die Kostenrechnung angesprochen, erscheint das Kostenstellenbuchungs-Fenster. Abb. 7: Kostenstellenbuchungsfenster Die Erfassung ist für die im Mandantenstammblatt definierten Kostenkreise möglich. Die Kostenart und die Kostenstellen aus dem Kontenstamm werden vorgeschlagen. Die Kostenart kann nur geändert werden, wenn das Konto im Kontenstamm entsprechend geschlüsselt ist. Je Kostenkreis kann eine Kostenstellenaufteilung erfasst werden. Das Fenster Aufteilung Kostenkreis erscheint, wenn innerhalb des Eingabefeldes für die Kostenstellennummer [Strg] + [A] oder [A] eingegeben wird oder über die Schaltfläche [A]. Der Buchungsbetrag der Kostenart kann hiermit auf mehrere Kostenstellen aufgeteilt werden. Bei Erfassung des Betrages wird der Anteil ermittelt, bei Eingabe des Anteiles wird der Betrag ermittelt. Der Gesamtprozentsatz der Aufteilungen muss 100 % ergeben, wenn Pflichteingabe für den Kostenkreis geschlüsselt wurde. Der evt. nicht verteilte Restbetrag wird hierbei auf die Differenzkostenstelle gebucht, wenn diese vorhanden ist. Wenn die Kosten-/Erlösart mit Mengen geschlüsselt wurde ist keine Kostenstellenaufteilung möglich. Dies ist ebenso der Fall wenn sowohl das Gegenkonto als auch das Konto der Buchung in die Kostenrechnung einfließen. Der Buchungsbetrag und der aktuelle Jahres-Saldo der eingegebenen Kostenstelle werden im Kostenstellenfenster angezeigt. Die Kurztasten der Buchungsmaschine (Plus / Minus / Multiplikation / Division) für die Schnelleingabe werden auch im Kostenstellen-Fenster unterstützt. Nicht vorhandene Kostenstellen können Sie während der Buchungserfassung anlegen. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 10 von 43

11 Das Erfassungsfenster der Kostenstellen erscheint nur für ein Konto (Priorität: Gegenkonto vor Konto, vor Skonto) des Buchungssatzes. Sind die weiteren Konten des Buchungssatzes durch die Kontenstamm- Schlüsselung (Aufwand / Ertrag) ebenso kostenrechnungsrelevant, werden diese Konten ebenso auf die in der Buchung hinterlegte/n Kostenstelle/n gebucht, wobei die Kostenart aus der Kontenstammhinterlegung gezogen wird. Ist im Kontenstamm keine feste Hinterlegung der Kosten-/Erlösart vorhanden, so leitet sich diese aus der Kontonummer ab. Innerhalb der Korrektur eines Buchungssatzes kann das Kostenstellen-Fenster über das Kontextmenü (rechte Maustaste), [Strg S] oder über die Toolbar aufgerufen werden. Der Aufruf des Kost-Fensters ist von den Eingabefeldern Gegenkonto und Konto nicht möglich. Beachten Sie bitte die Schlüsselung des Feldes Verarbeitung im Kostenkreis: Variante 1: die Kostenstelle ist beim Erfassen änderbar und kann weggelassen werden, es erfolgt eine Buchung auf die Differenzenkostenstelle. Wurde diese nicht angegeben erfolgt keine Kostenstellenbuchung Variante 2: die Kostenstelle ist änderbar, es besteht jedoch Eingabepflicht; alle entsprechend geschlüsselten Aufwands- bzw. Ertragskonten müssen mit Kostenstellen gebucht werden Automatische Buchungen Folgebuchungen Abb. 8: Folgebuchung Kostenrechnung Im Bearbeitungsfenster der Folgebuchung können im Register Kostenrechnung unterschiedliche Varianten angewendet werden: Die kostenrechnerischen Angaben für die Folgebuchung werden aus dem Kontenstamm übernommen Die kostenrechnerischen Angaben für die Folgebuchung werden aus dem Basisbuchungssatz übernommen, von dem diese Folgebuchung ausgelöst wird. Bei mandantenbezogenen Folgebuchungen steht Ihnen zusätzlich eine weitere Variante zur Verfügung: Der Folgebuchung kann pro Kostenkreis eine Kostenstelle zugeordnet werden Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 11 von 43

12 kalkulatorische AfA Abb. 9: Kalkulatorische Abschreibung Vor dem Buchen der kalkulatorischen AfA wird festgelegt wie die Kostenstellen gebucht werden sollen. Diese Einstellung sollte unterjährig nicht geändert werden und auch die tatsächliche AfA (=Jahres-Afa) sollte gemäß dieser Auswahl gebucht werden. aus Anlagekarte in Kost-Buchungsliste Hier übernimmt das Programm die Angaben für die Kostenstellen aus dem jeweiligen Wirtschaftsgut und führt die Buchungen direkt in der Kost-Buchungsliste durch. In den FiBu-Buchungen erscheinen keine Kostenstellen-Informationen. aus Anlagekarte in FiBu-Buchungsliste Hier übernimmt das Programm die Angaben für die Kostenstellen aus dem jeweiligen Wirtschaftsgut und führt die Buchungen der Kostenstellen über die FiBu-Buchungen durch. In den FiBu-Buchungen erscheinen die Kostenstellen-Informationen. aus Abschreibungs-Konto in FiBu-Buchungsliste Hier übernimmt das Programm die Angaben für die Kostenstellen aus dem Kontenstamm und führt die Buchungen der Kostenstellen über die FiBu-Buchungen durch. In den FiBu-Buchungen erscheinen die Kostenstellen-Informationen. Buchungen aus dem Lohnprogramm Bei der Übernahme der Lohnbuchungen ergeben sich folgende Möglichkeiten: In der Transfer-Datei sind Kostenstellen-Informationen hinterlegt: Buchung der Kostenstellen erfolgt. In der Transfer-Datei sind keine Kostenstellen-Informationen hinterlegt: Die Buchung der Kostenstellen erfolgt, wenn im Kontenstamm die Kostenstellen-Informationen hinterlegt sind und im jeweiligen Kostenkreis das Feld Verarbeitung mit Eingabepflicht geschlüsselt ist. Bei Eingabepflicht für einen Kostenkreis wird bei automatischen Buchungen auf die Differenzkostenstelle des Kostenkreises gebucht, wenn keine Kostenstelle im Kontenstamm hinterlegt wurde. Enthält sowohl der Kontenstamm als auch die Transfer-Datei Kostenstellen-Informationen haben die Angaben in der Transfer-Datei Vorrang vor den Eintragungen im Kontenstamm. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 12 von 43

13 2.2. Anzeige der gebuchten Kostenstellen Die Anzeige der gebuchten Kostenstellen eines Buchungssatzes, kann auch über das Kontextmenü (rechte Maustaste) der Buchungsliste erfolgen. Wurden mehrere Konten eines Buchungssatzes mit Kostenstellen gebucht, können Sie die entsprechende Teilbuchung über ein Drop-Down-Menü auswählen: Abb. 10: Kostenstellenbuchung Im Register Ausgabe der Eigenschaften des Dokuments Buchungsliste kann weiterhin eingestellt werden, ob die Arbeitsansicht bzw. Seitenansicht/Druck ebenfalls mit Ausweisung von Kostenstellen erfolgt oder nicht. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 13 von 43

14 3. Anlage weiterer Dokumente der Kostenrechnung in der Dauerakte Um alle Auswertungen der Kostenrechnung nutzen zu können, müssen diese Dokumente, sofern noch nicht geschehen, in der Dauerakte angelegt werden BAB-Rahmen Nach der Installation des Systems ist ein Standard BAB-Rahmen vorhanden. Dieser kann nicht geändert werden, da er systemseits gepflegt wird. Um den BAB-Rahmen in der Zentralakte anpassen zu können, muss ein änderbarer Kanzlei-BAB-Rahmen vorhanden sein. Wenn kein nutzbarer Kanzlei-BAB-Rahmen vorhanden ist, kann dessen Anlage z.b. durch Kopieren des Standard-BAB-Rahmens im Dokument Auswertungen Servicefunktionen erfolgen. Das Dokument Auswertungen Servicefunktionen wird in der Dauerakte angelegt. Die Dokumentvorlage befindet sich unter dem Sachgebiet Stammdaten. Nach dem Öffnen des Dokuments Auswertungen Servicefunktionen werden alle vorhandenen Standardund Kanzleirahmen angezeigt. Der zu kopierende Standard-BAB-Rahmen kann nun ausgewählt werden und über den Button Kopieren oder über das Kontextmenü kopiert werden. Das Einfügen kann über den Button Einfügen oder über das Kontextmenü durchgeführt werden. Sie können nun eine Rahmen-Bezeichnung vergeben. Wenn Sie den angebotenen Kenner Gesperrt setzen, ist dieser Rahmen nicht mehr zu bearbeiten. Um den erstellten Kanzlei-BAB-Rahmen bearbeiten zu können, müssen Sie nun in der Zentralakte unter der Dauerakte im Register Kostenrechnung ein neues Dokument für den BAB-Rahmen anlegen. Die Dokumentvorlage für den BAB-Rahmen finden Sie unter dem Sachgebiet Stammdaten/ Rechnungswesen/Kostenrechnung. Abb. 11: BAB-Rahmen In den Dokumenteigenschaften des BAB-Rahmens kann unter der Registerkarte Allgemein der Text des Akteneintrags abgeändert werden. Unter Dokument werden zwei Registerkarten angezeigt, in denen Sie Standardeinstellungen vornehmen können. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 14 von 43

15 Unter der Registerkarte Rahmen können Sie folgende Einstellungen wählen: Auswertungsrahmen = Auswahl des Auswertungsrahmens Auswertungsart = BAB, BAB (Mengen), BAB-Vorjahresvergleich, BAB-3 Jahresübersicht Auswertungsdichte = Standard-BAB Auf der Registerkarte Druck können Einstellungen bezüglich der Seitenränder sowie die Auswahl Hochoder Querformat gewählt werden. In dem ausgewählten Kanzlei-BAB können Sie nun Ihre firmenspezifischen Anpassungen vornehmen. Die Bearbeitung des Auswertungsrahmens erfolgt analog zu den anderen Auswertungsrahmen BWA, Bilanz und Anlagenspiegel Liste der Kostenstellengruppen Kostenstellengruppen dienen der Zusammenfassung von Kostenstellen unter firmenspezifischen Gesichtspunkten. Sie können z.b. bei der Auswertung des BABs genutzt werden. Innerhalb dieser Gruppen können auch Kostenstellen aus verschiedenen Kostenkreisen zusammengefasst werden. Zur Anlage der Kostenstellengruppen wird das Dokument Liste der Kostenstellengruppen mit einem Doppelklick geöffnet. Durch Bestätigung des Neuanlage Buttons kann nun eine Kostenstellengruppe angelegt werden. Zuerst wird die Nummer der Kostenstellengruppe vergeben und mit [OK] oder [Enter] bestätigt. Im zweiten Schritt wird der Kostenstellengruppe eine Bezeichnung zugeordnet. Abb. 12: Neuanlegen von Kostenstellengruppen Unter den Verfügbaren Kostenstellen werden alle Kostenkreise und die dazugehörigen Kostenstellen aufgelistet. Die gewünschten Daten können nun mit der Maus oder über die Cursor-Tasten markiert werden und mit den Pfeiltasten in die Rubrik Zugeordnete Kostenstellen übernommen werden. Bereits zugeordnete Kostenkreise oder Kostenstellen werden aus den Verfügbaren Kostenstellen ausgeblendet um eine doppelte Einsteuerung zu vermeiden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 15 von 43

16 3.3. Liste der Kostenartengruppen Im Stammdaten-Dokument Liste der Kostenartengruppen können Kostenarten zu Gruppen zusammengefasst werden. Diese Gruppen können dann in den Dokumenten der Kostenrechnung ausgewählt werden, sodass eine selektive Auswertung für die einzelnen Kostenarten, die einer Gruppe zugeordnet sind, aufbereitet wird. Kostenartengruppen sind aktenspezifisch, d.h. die Gruppen werden ausschließlich in der jeweiligen Mandanten- und Kanzleiakte verwendet. Die eingetragenen Kostenarten sind nicht an einen Kostenartenrahmen oder an ein Wirtschaftsjahr gebunden. Die Seitenansicht und der Druck kann mit und ohne Kostenarten erfolgen. Für den Ausdruck mit Kostenarten muss in den Eigenschaften des Dokuments der Kompaktdruck aktiviert werden. Die Erfassung und Bearbeitung erfolgt im Dialog Kostenartengruppe, welcher innerhalb des Dokuments z.b. durch Auswahl des Neuanlage- oder Bearbeitungsbuttons aufgerufen werden kann. Es muss eine Bezeichnung vergeben werden und es sind die entsprechenden Kostenarten zu hinterlegen. Die zugehörigen Kostengruppen können aufgezählt oder/und als Bereich eingetragen werden. Bei der Aufzählung werden die Kostenarten mit Komma getrennt (4100,4101,4102). Ein zu erfassender Bereich wird mit Doppelpunkt getrennt (4100:4110). Bei der Eingabe ist darauf zu achten, dass Leerzeichen nicht berücksichtigt werden und dass eine mehrzeilige Eingabe erfolgen kann. Jede Zeile (außer der letzten) ist mit einem Komma abzuschließen. Die Eingabe eines Zeilenumbruchs ist nicht notwendig. Abb. 13: Neuanlage von Kostenstellengruppen Mit der Listbox Auswahl kann eine Auswahl des entsprechenden Kostenartenrahmen erfolgen. Die zu diesem Kostenartenrahmen zählenden Kosten-/Erlösarten stehen im Auswahl-Browser (Button rechts daneben) zur Verfügung. Innerhalb des Browsers können auch mehrere Kostenarten markiert und einzeln bzw. als Bereich übernommen werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 16 von 43

17 3.4. Liste der Mengenarten Soll innerhalb der Kostenrechnung mit Mengen gearbeitet werden, so müssen 3 Voraussetzungen erfüllt werden: 1. Innerhalb des Dokuments Liste der Mengenarten müssen entsprechende Mengenarten angelegt sein 2. Für die entsprechenden Kostenkreise muss die Mengenführung aktiviert werden. 3. Im Dokument Kostenartenrahmen muss für die entsprechenden Kosten- und Erlösarten eine Zuordnung der entsprechenden Mengenart erfolgen. Hier kann man zusätzlich angeben, ob eine Eingabepflicht für die Menge besteht. Abb. 14: Kostenartenmengen Die Pflege der Mengen erfolgt im Dokument Liste der Mengenarten. Es werden die Mengenart, die Bezeichnung, die Einheit und das Format eingetragen. Sollte eine Mengenart innerhalb einer Buchung verwendet worden sein, kann diese nicht mehr gelöscht werden Liste der Verteilsätze Die Umlage innerhalb der Kostenrechnung wird über Verteilsätze gesteuert. Im Dokument Liste der Verteilsätze werden die Verteilsätze verwaltet. Diese werden übergeordneten Verteilkreisen zugeordnet. Zur Anlage der Verteilsätze wird das Dokument Liste der Verteilsätze mit einem Doppelklick geöffnet. Durch Bestätigung des Neuanlage Buttons kann ein Verteilkreis angelegt werden. Zuerst wird die Nummer des Verteilkreises vergeben und mit [OK] bestätigt. Im zweiten Schritt wird dem Verteilkreis eine Bezeichnung zugeordnet. Diese Eingabe wird ebenfalls mit dem [OK] Button abgespeichert. Es können nun weitere Verteilkreise angelegt werden. Die Anlage der einzelnen Verteilsätze kann nun entweder mit dem Neu Button oder über den Kontextmenüpunkt Neu durchgeführt werden, nachdem der jeweilige Verteilkreis erneut mit [OK] bestätigt oder mit dem [Verteilkreis auswählen] Button ausgewählt wird. Es ist bei der Anlage der Verteilsätze zu beachten, dass die Nummern nicht fortlaufend, sondern z.b. in 10er Schritten vergeben werden, um einen Spielraum für neu hinzukommende Verteilsätze zu bilden, da die Verteilung (Jahresakte) Satz für Satz, beginnend bei der niedrigsten Satznummer, durchgeführt wird. Soll diese angelegte Reihenfolge geändert werden, können Sätze kopiert und an der gewünschten Stelle wieder eingefügt werden. Die Angaben innerhalb eines Verteilsatzes wurden auf verschiedene Register aufgeteilt, die hier im Einzelnen erklärt werden: Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 17 von 43

18 Register Basisangaben : Abb. 15: Verteilsatz-Pflegedienst eines Verteilsatzes Auf dieser Registerkarte legen Sie grundsätzliche Einstellungen der Verteilung fest. Zeitraum Gültigkeit ab MM.JJJJ Hier wird der Beginnzeitraum des Verteilsatzes eingetragen. MM = zweistellig Monatsangabe, JJJJ = vierstellige Jahresangabe. Ab diesem Beginnzeitraum wird der Verteilsatz in der Verteilung berücksichtigt. bis MM.JJJJ Hier wird der Endezeitraum des Verteilsatzes eingetragen. MM = zweistellig Monatsangabe, JJJJ = vierstellige Jahresangabe. Bis einschließlich dem eingetragenen Monat wird der Verteilsatz in der Verteilung berücksichtigt. Der Eintrag bis MM.JJJJ ist nur dann zu hinterlegen, wenn von vornherein feststeht, dass dieser Verteilsatz nur für einen bestimmten Zeitraum verteilt werden soll. ab Monat im Jahr Dieses Feld ermöglicht eine saisonbedingte Verteilung innerhalb eines Wirtschaftsjahres. (Beispiel Baugewerbe). Hier wird der Monat hinterlegt, ab welchem Monat innerhalb des jeweiligen Wirtschaftjahres der Verteilsatz gültig ist und dementsprechend auch in der Verteilübersicht angezeigt bzw. berücksichtigt wird. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 18 von 43

19 Beispiel: Ein Verteilsatz wird mit einem Datum Gültig ab x und leerem Feld Gültig bis angelegt. Das Wirtschaftsjahr von dem in diesem Beispiel die Rede ist, stimmt mit dem Kalenderjahr überein. In dem Feld ab Monat im Jahr wird der Monat 4 eingegeben und im Feld bis Monat im Jahr der Monat 10. Die Auswirkung ist, dass bei einem monatlichen Rhythmus der Verteilsatz nur in den Monaten April bis Oktober herangezogen wird. Da im Feld Gültig bis kein Enddatum eingegeben wurde, gilt dies ebenso für alle folgenden Jahre. Wenn in diesem Beispiel der Rhythmus vierteljährlich und gleichzeitig als Rhythmus-Beginn-Monat 1 gewählt wird, bedeutet dies, dass der Verteilsatz im Monat März nicht berücksichtigt wird und erst bei den Verteilläufen in den Monaten Juni und September angezeigt wird. bis Monat im Jahr Hier wird der Monat hinterlegt, bis zu dem innerhalb des jeweiligen Wirtschaftjahres der Verteilsatz berücksichtigt wird. Rhythmus je Wirtschaftsjahr Rhythmus Es ist möglich eine beliebige Monatsangabe innerhalb des Wirtschaftsjahres als Rhythmus einzustellen. Der Rhythmus jeden 12.Monat (jährlich) ist generell im letzten Monat des Wirtschaftsjahres fällig. Beginn-Monat Mit dem Beginn-Monat wird gesteuert in welchem Monat des Wirtschaftjahres der hinterlegte Rhythmus beginnt. Über den Informationsbutton wird grafisch dargestellt, in welchen Monaten der entsprechende Verteilsatz fällig ist und in der Verteilungsübersicht angezeigt wird. Wenn weiterhin unter Kumulierung die Einstellung Rhythmus-Zeitraum gewählt wurde, wird zusätzlich angezeigt, welche Monatswerte kumuliert werden. Beispiele für Rhythmus und Beginn-Monat: -Es wird von einem Kalender-Wirtschaftsjahr ausgegangen. Die Gültigkeit ab und bis ist nicht eingeschränkt. Weiterhin ist unter Monat im Jahr ab 2 und Monat im Jahr bis 12 eingestellt. Für den Beginn-Monat wurde 2 und als Rhythmus jeden 3. Monat (vierteljährlich) eingestellt. Dies hat zur Folge, dass der Verteilsatz in den Monaten April, Juli, Oktober in der Verteilungsübersicht berücksichtigt wird. Wurde als Kumulierung Rhythmus-Zeitraum gewählt so fließen die Werte von Februar bis April in die Verteilung im Monat April ein bzw. die Werte von Mai bis Juli in die Verteilung im Monat Juli ein usw. -Es wird von einem Kalender-Wirtschaftsjahr ausgegangen. Die Gültigkeit ab und bis ist nicht eingeschränkt. Weiterhin ist unter Monat im Jahr ab 9 und unter Monat im Jahr bis 12 eingestellt. Für den Beginn-Monat wurde 7 und als Rhythmus jeden 6. Monat (halbjährlich) eingestellt. Dies hat zur Folge, dass der Verteilsatz nur im Monat Dezember in der Verteilungsübersicht berücksichtigt wird. Wurde weiterhin als Kumulierung Rhythmus-Zeitraum gewählt, so fließen die kumulierten Werte von Juli bis Dezember in die Verteilung des Monats Dezember ein. Kumulierung Hiermit können Sie einstellen, welche Monatswerte in die Verteilung einfließen. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung. - Abrechnungswerte (ehem. nur Abrufmonat ) - Rhythmus-Zeitraum (ehem. alle Monate des Abrufzeitraums ) - Jahreswerte (Aufgelaufene Werte seit Beginn des Wirtschaftsjahres), - Monatswerte wählbar per Button (freie, nicht zusammenhängende Auswahl der Wirtschaftsjahr-Monate) - Beginn gültige Kostenstelle - Beginn Kostenstelle Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 19 von 43

20 Bei der Einstellung Abrechnungswerte werden nur die Werte des jeweiligen Abrufmonats der Verteilungsübersicht berücksichtigt. Bei der Einstellung Rhythmus-Zeitraum (ehemals "alle Monate des Abrufzeitraums ) werden alle noch nicht verteilten Werte der Rhythmus-Zeitspanne berücksichtigt und kumuliert (z.b. die kumulierten Werte der Monate 1-3 bei vierteljährlicher Verteilung mit Rhythmus Beginn-Monat 1). Wurden die Kumulierungsvarianten Beginn Kostenstelle bzw. Beginn gültige Kostenstelle gewählt, so fließen nur die Beträge der Kostenstellen ein, die ein Beginn-Datum vorweisen, und zwar seit dem Beginn-Datum oder dem Datum der letzten Verteilung. Bei der Berechnung der Beträge der gültigen Kostenstellen werden nur die Kostenstellen berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Verteilung gültig sind. Bitte beachten Sie, dass evt. vorhandene Soll-Werte (d.h. Plandaten) nur bei den Kumulierungs- Varianten Abrechnungswerte bzw. Rhythmus-Zeitraum verteilt werden. Beispiel für Kumulierung Rhythmus-Zeitraum : vierteljährliche Verteilung (d.h. jeden 3. Monat (vierteljährlich) ) Verteilung: Monat: 06.JJJJ: Rhythmus Beginn-Monat 1: Verteilung Monat 03.JJJJ wurde bereits durchgeführt: Es werden die noch nicht verteilten Werte der Monate 04., 05. und x in der Verteilung berücksichtigt. Buchungsform Hiermit ist es möglich die Buchungsformen auszuwählen, welche bei der Kumulierung der abgebenden Werte des Verteilsatzes berücksichtigt werden. Die Einstellung Buchungsform-Auswahl entspricht dem Standard-Vorgehen: Bei dieser Variante erfolgt die Verteilung im letzten Monat des Wirtschaftsjahres separat je Buchungsform. D.h. wenn im letzten Monat des Wirtschaftsjahres in der Verteilungsübersicht laufende Buchungen eingestellt sind, werden dementsprechend die Werte der laufenden Buchhaltung kumuliert und als laufende Buchungen verarbeitet. Die Werte der Abschlussbuchungen werden dementsprechend kumuliert, wenn in den Eigenschaften der Verteilungsübersicht die Buchungsform Abschlussbuchungen gewählt wurde und diese werden dementsprechend auch als Abschlussbuchungen verbucht. Bei den Einstellungen laufende Buchhaltung, laufende und Abschlussbuchungen bzw. Abschlussbuchungen fließen in die Verteilung nur die jeweiligen Buchungen ein, und zwar unabhängig von der aktuellen Buchungsform-Auswahl, die in den Dokumenteigenschaften der Verteilungsübersicht eingestellt ist. Die Verbuchung der Verteilung erfolgt allerdings gemäß der aktuell in den Dokumenteigenschaften der Verteilungsübersicht eingestellten Buchungsform-Auswahl. Wurde für die Kumulierung Beginn Kostenstelle bzw. Beginn gültige Kostenstelle gewählt und es wurden als Buchungsform laufende Buchhaltung oder laufende und Abschlussbuchungen eingestellt, so fließen generell die laufende Buchunghaltung und die Abschlussbuchungen der Vorjahre in die Verteilung ein, soweit die Vorjahreswerte noch nicht verteilt wurden. Verteilung von Beträgen Die Option ist standardmäßig gesetzt und kann nicht geändert werden, da bei der Verteilung die Beträge generell berücksichtigt werden. Mengen Diese Option ist standardmäßig nicht gesetzt. Bei den Verteilarten "anteilig, prozentual und Umlageverfahren kann die Option ausgewählt werden. Es können Alle Mengen, eine bestimmte Mengenart oder keine Menge ausgewählt werden. Das Aktivieren der Option bewirkt, dass beim Verteillauf gemäß der Verteilsatzeinstellung die Mengenwerte der abgebenden Kostenstellen ebenso berücksichtigt und verteilt werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 20 von 43

21 Verteilart Es können die Verteilungsarten fest, anteilig, prozentual und Umlageverfahren ausgewählt werden. Verteilkennzeichen Sofortverteilung Hier kann die Kennzeichnung Sofortverteilung aktiviert werden. Verteilsätze, die mit dem Kennzeichen Sofortverteilung versehen wurden, werden bei einem Verteillauf vor den Verteilsätzen, die dieses Kennzeichen nicht tragen, verteilt. Weiterhin können Sofort-Verteilsätze, sofern diese fällig sind, nicht von einem Verteillauf ausgeschlossen werden d.h. diese können in den Dokumenteigenschaften der Verteilungsübersicht nicht abgewählt werden. Pro Verteillauf erfolgt die Verarbeitung aufsteigend nach der Verteilsatznummer. D.h. pro Verteillauf werden zunächst die Sofort-Verteilungssätze in numerisch aufsteigender Reihenfolge und danach die Nicht-Sofortverteilungsätze in numerisch aufsteigender Reihenfolge abgearbeitet. Die Kennzeichnung Sofortverteilung ist notwendig, wenn das Ergebnis der Verteilung eines Verteilsatzes sofort bei den nachfolgenden Verteilsätzen des gleichen Verteillaufs berücksichtigt werden muss. Verteilung ohne Werte Mit dieser Kennzeichnung werden auf die empfangende Kostenstellen/Kostenarten Werte verteilt, unabhängig davon, ob auf den abgebenden Kostenstellen Werte vorhanden sind. Die Kennzeichnung ist nur mit der Verteilart fest möglich. Empfangende Kostenstellen und Kostenarten können durch Einzel-, Bereichs- oder Gesamtauswahl (alle) selektiert werden Register Basis (nur aktiv wenn Verteilart Umlageverfahren ): Abb. 16: Verteilsatz-Pflegedienst/Register Basis Verteilbasis Hier wird festgelegt, ob als Grundlage für die Ermittlung der Verteilbasis die gebuchten Beträge oder die Mengen dienen sollen. Bei Auswahl der Einstellung Mengen, kann lediglich eine Mengenart eingestellt werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 21 von 43

22 Verteilbasis Ermittlung Experteneinstellung Standardmäßig wird beim Umlageverfahren die Basis gemäß den Einstellungen, die für den Verteilsatz im Bereich Basisangaben Kumulierung getroffen wurden ermittelt, wobei sich die Werte auf Basis der separat je Buchungskreis gebuchten (d.h. der einzelnen Buchungskreise) Werte ergeben. Ist eine hiervon abweichende Grundlage für die Basisermittlung gewünscht, so ist die Experteneinstellung zu aktivieren, sodass die erweiterten aufgerufen und geändert werden können. Kumulierung Hiermit können Sie einstellen, welche Monatswerte für die Ermittlung der Basis herangezogen werden. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung. - Abrechnungswerte - Rhythmus-Zeitraum - Jahreswerte (Aufgelaufene Werte seit Beginn des Wirtschaftsjahres), - Monatswerte (freie, nicht zusammenhängende Auswahl der Wirtschaftsjahr-Monate) - Beginn gültige Kostenstelle - Beginn Kostenstelle Bei der Einstellung Abrechnungswerte werden zur Basisermittlung nur die Werte des jeweiligen Abrufmonats der Verteilungsübersicht herangezogen. Bei der Einstellung Rhythmus-Zeitraum werden alle noch nicht verteilten Werte der Rhythmus-Zeitspanne berücksichtigt und kumuliert. Wurden die Kumulierungsvarianten Beginn Kostenstelle bzw. Beginn gültige Kostenstelle gewählt, so fließen nur die Beträge der Kostenstellen in die Basisermittlung ein, die ein Beginn-Datum vorweisen, und zwar seit dem Beginn-Datum. Bei der Berechnung der Beträge der gültigen Kostenstellen werden nur die Kostenstellen berücksichtigt, die zum Zeitpunkt der Verteilung gültig sind. Bei der Basisermittlung werden bei dieser Kostenstellenbeginn-Variante im Unterschied zur Logik der Kumulierung der abgebenden Werte auch Zeiträume berücksichtigt, für die bereits Verteilungen gelaufen sind. Beispiel: Es wurde bereits eine Verteilung mit Kumulierung seit Beginn Kostenstelle zum Monat 08/2007 durchgeführt. Nun wird der Monat 12/2007 verteilt: In der Verteilung werden demzufolge als abgebende Werte die Monate von 09/ /2007 kumuliert. Die Ermittlung der Werte für die Basis erfolgt hierbei allerdings aufgrund der kumulierten Werte seit Beginn der Kostenstelle. Bitte beachten Sie, dass evt. vorhandene Soll-Werte (d.h. Plandaten) nur bei den Kumulierungs-Varianten Abrechnungswerte bzw. Rhythmus-Zeitraum verteilt werden. Buchungsform Hiermit ist es möglich die Buchungsformen auszuwählen, welche bei der Basisermittlung des Verteilsatzes berücksichtigt werden. Bei der Einstellung Buchungsform-Auswahl erfolgt die Basisermittlung im letzten Monat des Wirtschaftsjahres separat je Buchungsform. D.h. wenn im letzten Monat des Wirtschaftsjahres in der Verteilungsübersicht laufende Buchungen eingestellt sind, werden zur Basisermittlung die Werte der laufenden Buchhaltung herangezogen. Die Werte der Abschlussbuchungen werden dementsprechend herangezogen, wenn in den Eigenschaften der Verteilungsübersicht die Buchungsform Abschlussbuchungen eingestellt ist. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 22 von 43

23 Bei den Einstellungen laufende Buchhaltung, laufende und Abschlussbuchungen bzw. Abschlussbuchungen werden zur Basisermittlung nur die jeweiligen Buchungsformen herangezogen, und zwar unabhängig von der aktuellen Buchungsform-Auswahl, die in den Dokumenteigenschaften der Verteilungsübersicht eingestellt ist. Die Verbuchung der Verteilung erfolgt allerdings gemäß der aktuell in den Dokumenteigenschaften der Verteilungsübersicht eingestellten Buchungsform-Auswahl. Ist für die Kumulierung die Einstellung Beginn Kostenstelle bzw. Beginn gültige Kostenstelle eingestellt und es wurden als Buchungsform die Einstellungen laufende Buchhaltung oder laufende und Abschlussbuchungen gewählt, so fließen generell die laufende Buchhaltung und die Abschlussbuchungen der Vorjahre in die Basis ein. Bitte beachten Sie, dass die Basisermittlung für Sollwert-Verteilungen nur die Varianten Abrechnungswerte bzw. Rhythmus-Zeitraum unterstützt. Buchungskreise Diese Einstellungsmöglichkeit steht nur zur Verfügung, wenn in der entsprechenden Akte im Mandantenstammblatt im Bereich Wirtschaftsjahr die Option Buchungskreise aktiviert wurde. Folgende Einstellungen sind wählbar: einzelne Buchungskreise Es werden zur Berechnung der Verteilbasis nur die Beträge der Basis-Kostenarten des Buchungskreises herangezogen, welcher momentan im Dokument Verteilungsübersicht verteilt wird. Wurden in den Eigenschaften des Dokuments Verteilungsübersicht mehrere Buchungskreise ausgewählt, so werden die Werte der einzelnen Buchungskreise jeweils nacheinander separat abgearbeitet. Alle Buchungskreise Unabhängig von der Einstellung, die man in den Eigenschaften des Dokuments Verteilungsübersicht bezüglich der Buchungskreise vorgenommen hat, werden zur Berechnung der Basis die kumulierten Beträge der Basis-Kostenarten aller Buchungskreise herangezogen. Auswahl der Buchungskreise Bei der Methode Auswahl der Buchungskreise ermittelt sich die Basis aufgrund der Buchungskreise, die in den Eigenschaften des Dokuments Verteilübersicht ausgewählt wurden. Hierbei werden die Werte der Basis Kosten-/ Erlösarten der ausgewählten Buchungskreise kumuliert und dienen somit als Grundlage der Verteilung. Verteilbasis - Berechnung Die Basis-Berechung kann beim Umlage Verfahren auf unterschiedliche Art und Weise erfolgen. Es stehen folgende Berechnungsvarianten zur Verfügung: - alle Saldo-Werte: Die Basis des Umlageverfahrens wird aus allen, bei Verteilbasis angegebenen, Kostenarten ermittelt. Sind mehrere Kosten-/Erlösarten als Verteilbasis hinterlegt, so ergibt sich die Basis aus dem saldierten Wert dieser Kosten-/Erlösarten. - vorzeichengeprüfte Saldo-Werte: Bei dieser Variante werden nur die Saldo-Werte der Kostenarten, deren Vorzeichen mit dem Erfolgstyp der Kostenart (Aufwand/Ertrag) übereinstimmt, berücksichtigt. D.h. dass beispielsweise die Werte einer Erlösart, welche im Kostenartenrahmen (Link zu Kostenartenrahmen) als Ertrag geschlüsselt ist, nicht in die Basisermittlung einfließen, wenn deren Saldenwerte einen positiven Wert (=Sollsaldo) aufweist (der positive Wert wurde evtuell durch eine Gutschriftsbuchung verursacht). Die Salden der im Kostenartenrahmen als Neutral gekennzeichneten Kostenarten werden bei dieser Variante ebenfalls nicht berücksichtigt. Für die Prüfung, ob die Kostenarten einen entsprechenden Saldo aufweisen, werden pro Verteillauf ebenso die Sofortverteilsätze vor dem jeweiligen Verteilsatz berücksichtigt! Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 23 von 43

24 Mit der Variante vorzeichengeprüfte Saldo-Werte kann erreicht werden, dass jeweils nur 100% verteilt werden und es zu keinen "negativen" Verteilungen kommt. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass bei der Verteilbasis Aufwands- und Ertragskostenarten nicht gemischt werden. Verteilbasis - Kostenarten für das Umlageverfahren Hier werden die Kostenarten eingetragen, die als Verteilbasis im Umlageverfahren genutzt werden sollen. Kostenarten werden über die Schaltfläche Neu und Bearbeiten eingefügt und bearbeitet. Bei der Kostenartenzuordnung können einzelne Kostenarten oder Bereiche (z.b. 4100:4109) eingetragen werden. Das Löschen der Kostenarten erfolgt über die Schaltfläche Löschen. Eine Verteilung kann nur stattfinden, wenn die Kostenarten, die für die Basisermittlung herangezogen werden, auch auf der empfangenden Kostenstelle einen Wert beinhalten. Ist dies nicht der Fall, werden keine Werte verteilt Register Kostenstellen : Abb. 17: Verteilsatz-Pflegedienst/ Register Kostenstellen Abgebende Verteilgruppe Kostenstellen (Zugriff auf Kostenstellen, es können auch mehrere angegeben werden) Empfangende abgebende Kostenstellen: Bei den Verteilarten fest oder prozentual ist es möglich die abgebenden Kostenstellen als empfangende Kostenstellen zu definieren und einen entsprechenden Prozentsatz zu hinterlegen (z.b. zur Wertschöpfung, wenn keine Gutschrift erfolgt). Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 24 von 43

25 Verteilgruppe: Nur bei der Verteilart Umlageverfahren kann auch eine empfangende Verteilgruppe hinterlegt werden, da die zu verteilenden Beträge automatisch aufgrund der hinterlegten Basis ermittelt werden Kostenstellen: In diesem Bereich sind die empfangenden Kostenstellen zu hinterlegen. Für folgende Verteilarten werden im Standardfall diese Schlüssellungen vorgenommen: fest = Betrag je Kostenstelle anteilig = Anzahl der Anteile je Kostenstelle prozentual = Prozentangabe je Kostenstelle (Ingesamt maximal 100%) Register Kostenarten : Abb. 18: Verteilsatz-Pflegedienst/ Register Kostenarten Abgebende alle Kostenarten (gesamter Wert der abgebenden Kostenstelle/n wird verteilt) Auswahl Kostenarten (nur bestimmte Kostenarten der abgebenden Kostenstelle/n werden verteilt). Im Erfassungsfenster Kostenartenzuordnung können auch Bereiche (z.b. 4200:4250) hinterlegt werden. Empfangende Alle abgebenden Kostenarten (empfangende Kostenarten = abgebende Kostenarten) Auswahl Kostenarten (nur bestimmte Kostenart empfängt die Werte der abgebenden Kostenarten) Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 25 von 43

26 Register Gutschrift : Abb. 19: Verteilsatz-Pflegedienst/ Register Gutschriftverrechnung Gutschriftverrechnung Keine Gutschrift / Entlastung (die Werte der Kostenstelle/Kostenart, die zur Verteilung herangezogen wurden, werden nicht auf der abgebenden Kostenstelle/Kostenart gutgeschrieben -> Wertschöpfung) Gutschrift auf abgebende Kostenart (Abgabe und Gutschrift erfolgen auf der gleichen Kostenart) Gutschrift auf feste Kostenart (es wird eine feste Kostenart für die Gutschrift angegeben, auf die der Gesamt- Gutschriftsbetrag des Verteilsatzes gebucht wird) Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 26 von 43

27 Register Buchungsangaben : Abb. 20: Verteilsatz-Pflegedienst/ Register Buchungsangaben Buchungstext Belegart (wird zur Zeit nicht ausgewertet) Beleg - Nr. (für die Verteil-Buchung in der Kostenrechnung) Buchungstext (für die Verteil-Buchung in der Kostenrechnung) 3.6. Liste der Verteilgruppen Vor der Anlage der Verteilgruppensätze wird das Dokument Liste der Verteilgruppen angelegt. Verteilgruppen dienen ebenfalls der Zusammenfassung von Kostenstellen unter firmenspezifischen Gesichtspunkten. Sie vereinfachen bei den Verteilsätzen die Zuordnung der abgebenden oder empfangenden Kostenstellen. Innerhalb dieser Gruppen können auch Kostenstellen aus verschiedenen Kostenkreisen zusammengefasst werden. Zur Anlage der Verteilgruppen wird das Dokument Liste der Verteilgruppen mit einem Doppelklick geöffnet. Durch Bestätigung des Neuanlage Button kann nun eine Verteilgruppe angelegt werden. Zuerst wird die Nummer der Verteilgruppe vergeben und mit [OK] oder [Enter] bestätigt. Im zweiten Schritt wird der Verteilgruppe eine Bezeichnung zugeordnet. Die Verteilgruppen werden nach dem gleichen Prinzip wie die Kostenstellengruppen angelegt. Es werden ebenfalls alle Kostenkreise mit den dazugehörigen Kostenstellen unter Verfügbare Kostenstellen aufgelistet und können analog zu den Kostenstellengruppen mit den Pfeiltasten zu den Zugeordneten Kostenstellen übernommen werden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 27 von 43

28 3.7. Planungsarten Die Planungsarten bilden die Grundlage für die Erfassung von Planwerten (Soll-Werten). In diesem Dokument wird festgelegt, ob auf der Basis von Kostenarten oder von BAB-Positionen geplant werden soll. Die Planungsbasis kann für die Kostenrechnung der Kostenartenrahmen oder der BAB-Rahmen sein. Die Planungsarten sind jahresübergreifend und deshalb in der Dauerakte des Mandanten anzulegen. Im Dokument Planungsarten (Kost) wird zunächst nur die Planungsbasis (Kostenarten / BAB-Positionen) definiert. Die Dokumentvorlage ist unter dem Sachgebiet <Stammdaten I Rechnungswesen I Kostenrechnung> in der Dauerakte angesiedelt. Die anschließende Erfassung von Planwerten erfolgt in der Jahresakte des Mandanten im Dokument Soll-Werte (Kost). Weitere Hinweise zur Anlage und Verwaltung von Planwerten erhalten Sie in der Dokumentation Soll-/Ist-Analyse (Kost), welche Sie im Autoplay Menü der SBS Rewe plus Hauptversions-CD im Bereich <Dokumente I Kurzanleitungen I Kostenrechnung> finden. Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 28 von 43

29 4. Anlage der Dokumente der Kostenrechnung in der Jahresakte Es können nun die Auswertungen für die Kostenrechnung in der Jahresakte angelegt/gestartet werden. Es stehen das Kost-Journal, die Verteilungsübersicht, der Betriebsabrechnungsbogen, die kurzfristige Erfolgsrechnung, die Kosten- und Leistungsübersicht, die Soll-/Ist-Analyse, sowie die Umsatz-/Kosten- Analyse zur Verfügung. Die Steuerung und Funktionsweise der einzelnen Dokumente wird nachfolgend beschrieben KOST-Buchungsliste Innerhalb der Kost-Buchungsliste können separate Kost-Buchungen außerhalb der Finanzbuchhaltung durchgeführt werden. In den Eigenschaften des Dokuments können Sie auf der Registerkarte Grundangaben folgende Auswahl treffen: Abb. 21: Eigenschaften Kost-Buchungsliste Register Auswahl : Buchungstyp Einseitige Buchungserfassung (z.b. Vortragsbuchungen) Umbuchung/Zweiseitiges Buchen Buchungsform laufende Buchhaltung Vortragswerte Leistungserfassung Register Buchungsmaschine : Parameter der Buchungsmaschine Belegnummer (Beleg 1) automatisch hochzählen Erfassung mit Kommaautomatik Belegdatum > Buchungszeitraum zulassen Dokument: Leitfaden Kostenrechnung.doc Seite: 29 von 43