Microsoft Excel MTA 2009/2010. Das Anwendungsfenster. MS Excel. Menüleiste. Symbolleisten. Bearbeitungsleiste. Tabellenbereich

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1 Microsoft Excel MTA 2009/2010 Frank Papendorf, Hannover Das Anwendungsfenster Menüleiste Symbolleisten Bearbeitungsleiste Tabellenbereich Zugriff auf Tabellenblätter Statusleiste Aufgabenbereich MTA 2009/2010 Seite: 2

2 Navigation im Tabellenblatt Zellenwechsel in Zeilenrichtung -> Taste TAB Zellenwechsel (allgemein) -> Pfeiltasten Erste Zelle der aktuellen Zeile -> Taste POS1 Erste Zelle des Tabellenblatts -> Tasten STRG+POS1 Letzte Zelle des Tabellenblatts -> Tasten STRG+ENDE MTA 2009/2010 Seite: 3 Eingabe und Bearbeitung von Daten Eingabe von Daten Aktivieren der jeweiligen Zelle Eingabe direkt in Zelle oder über die Bearbeitungsleiste Korrekturen während der Eingabe Cursor bewegen über Pfeiltasten, POS1, ENDE Zeichen löschen über Tasten ENTF bzw. BACKSPACE Nachträgliche Änderung von Zellinhalten Doppelklick in zu ändernde Zelle Änderungen über o.g. Tasten vornehmen Löschen von Zellinhalten Einfacher Klick in zu löschende Zelle Taste ENTF MTA 2009/2010 Seite: 4

3 Arbeitsmappe abspeichern Beim erstmaligem Speichern wird der Speicherort (Ordnerhierachie) und der Dateiname abgefragt später mittels Menüpunkt "Datei / Speichern unter" Richtlinien für die Benennung von Dateien Maximale Länge von 255 Zeichen Darf nicht die folgenden Zeichen enthalten: / *? : ; \ < > Empfehlung: Sollte keine Umlaute oder Sonderzeichen außer dem Bindestrich und dem Unterstrich enthalten Automatische Zwischenspeicherung über Menüpunkt "Extras / Optionen / Speichern" einstellbar MTA 2009/2010 Seite: 5 Arbeitsmappen öffnen Menüpunkt: Datei / Öffnen Excel-Arbeitsmappen tragen die Dateinamenserweiterung *.xls Mehrere Arbeitsmappen können gleichzeitig geöffnet werden Jeweils Schaltfläche in der Windows Task-Leiste Umschalten auch über den Menüpunkt Fenster Vergleichsdarstellung über Menüpunkt Fenster / Alle anordnen MTA 2009/2010 Seite: 6

4 Markierung von Zellen / Zellbereichen Vor dem Aufruf von Befehlen zur Bearbeitung von Zellinhalten (Kopieren, Verschieben, etc.) müssen die jeweiligen Zellen bzw. Zellbereiche markiert werden Markierungen können mit der Maus oder der Tastatur vorgenommen werden Markierungen größerer Bereiche über "Erweiterungsmodus" (Taste F8) Markierte Zellen werden farbig markiert und umrahmt Befehle werden automatisch auf alle markierten Zellen angewandt Entfernung einer Markierung durch Anklicken einer beliebigen Zelle MTA 2009/2010 Seite: 7 Kopieren / Verschieben von Zellebereichen Per "Drag & Drop" Markierung des gewünschten Zellbereichs Bereich mit der linken Maustaste an der Umrandung "anfassen" und verschieben Bereich mit der linken Maustaste an der Umrandung "anfassen" und bei gedrückter STRG-Taste kopieren Per Zwischenablage Markierung des gewünschten Zellbereichs Bereich über das Menü "Bearbeiten" in die Zwischenablage kopieren bzw. ausschneiden Mit Menüpunkt "Bearbeiten / Einfügen" an neuer Position einfügen MTA 2009/2010 Seite: 8

5 Spezielle Ausfüllfunktionen Besondere Ausfüllfunktionen können die Datenerfassung beschleunigen Kopieren von mehrfach vorkommenden Inhalten Bildung von Datenreihen, Aufzählungen etc. Arbeitsschritte: Zu vervielfältigende Zelle(n) anklicken, so dass das sog. "Ausfüllkästchen" am unteren rechten Zellenrand angezeigt wird Das "Ausfüllkästchen" mit der Maus in die gewünschte Richtung ziehen Bestimmung der konkreten Ausfüllfunktion über das jeweils eingeblendete kontextsensitive Smarttag "Auto-Ausfülloptionen" MTA 2009/2010 Seite: 9 Zellformatierung Symbolleiste Format Schriftart und -grad, Schriftschnitt, Schriftfarbe Ausrichtung Einfache Rahmengestaltung Verbindung von Zellen (z.b. für Überschriften) Menüpunkt Format / Zellen Weitere (spezielle) Schriftattribute Automatischer Zeilenumbruch (innerhalb einer Zelle) Erweiterte Rahmengestaltung und Schattierungen Zellinhalte drehen MTA 2009/2010 Seite: 10

6 Zellenformate Das jeweils eingestellte Zellenformat beeinflusst ebenfalls die (automatische) Verarbeitung eingegebener Werte Standard Zahl (Dezimalstellen, 1000er Trennzeichen) Währung (Symbol, Dezimalstellen) Datum Uhrzeit Prozent (Dezimalstellen) Text Benutzerdefiniert MTA 2009/2010 Seite: 11 Helferlein für die Zellformatierung Erstellte Formatierungen übertragen 1. Markierung des zu übertragenden Formats 2. Schaltfläche "Format übertragen" (u.u. doppelt) anklicken 3. Zielbereich(e) anklicken (u.u. mit Schaltfläche beenden AutoFormate zuweisen 1. Markierung des zu formatierenden Bereichs 2. Menüpunkt "Format / Autoformat" anklicken 3. Muster sowie zu übernehmende Formate auswählen MTA 2009/2010 Seite: 12

7 Bearbeitung des Tabellenformats Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Spalten bzw. Zeilen einfügen oder löschen Zellen einfügen oder löschen MTA 2009/2010 Seite: 13 Ausdruck von Tabellen Seitenlayout Papierformat, Ausrichtung Kopf- und Fußzeilen Seitenränder Druckoptionen Markierung / Ausgewählte Blätter / Alles Änderung der Einstellungen über Menüpunkt "Datei / Seite einrichten", "Datei / Seitenansicht" oder Druckvorschau MTA 2009/2010 Seite: 14

8 Daten suchen bzw. automatisiert ersetzen Der Menüpunkt "Bearbeiten / Suchen" ruft ein Dialogfenster mit Suchoptionen auf Durchsuchen der aktuellen Spalte bzw. des gesamten Objekts Vergleich mit gesamten Feldinhalt bzw. Teilen davon Suchrichtung ("aufwärts"/"abwärts) kann vorgegeben werden Platzhalterzeichen ("*","?") können verwendet werden Automatisierte Inhalts-Ersetzungsfunktion über Menüpunkt "Bearbeiten / Ersetzen" MTA 2009/2010 Seite: 15 Daten sortieren Vorherige Markierung der zu sortierenden Tabelle Ausnahme "Excel-Standardtabelle" Schnelle alphanumerische (auf- bzw. absteigende) Sortierung über Symbolleisten-Schaltflächen Erweiterte Sortierkriterien über Menüpunkt "Daten / Sortieren" MTA 2009/2010 Seite: 16

9 AutoFilter - Funktion Beim Filtern werden nur diejenigen Datensätze angezeigt, die bestimme Filterkriterien erfüllen Aktivierung über Menüpunkt "Daten/ Filter/ AutoFilter" Spaltenüberschriften werden zu "Listenfeldern" Top 10 AutoFilter: Die zehn höchsten/niedrigsten Werte Benutzerdefininierter AutoFilter: Zwei Suchkriterien möglich Schnelle Filterung nach Zellwerten über AutoFilter-Symbol Der Menüpunkt "Daten / Filter / Alle anzeigen" macht die Filterung von Datensätzen rückgängig MTA 2009/2010 Seite: 17 Diagramme Mit Diagrammen können Zahlenwerte visualisiert, also graphisch dargestellt werden Diagramme erstellen Markieren des darzustellenden Tabellenbereichs (inklusive der Spalten- und Zeilenüberschriften) "Sofortdiagramm" -> Funktionstaste F11 Diagrammassistent -> Menüpunkt "Einfügen / Diagramm" MTA 2009/2010 Seite: 18

10 Diagrammassistent 1. Diagrammtyp festlegen 2. Diagrammquelldaten festlegen 3. Diagramm gestalten 4. Diagramm platzieren MTA 2009/2010 Seite: 19 Ausgewählte Diagrammtypen Säulen- / Balkendiagramme Gestapelte Säulen- / Balkendiagramme Vergleich von Einzelwerten in Bezug auf einen Gesamtwert Liniendiagramme Darstellung von Zeitverläufen, Trends etc. Kreisdiagramme Auswertung einer Datenreihe MTA 2009/2010 Seite: 20

11 Formeln Mit Formeln können Berechnungen durchgeführt werden Eine Formel beginnt immer mit einem Gleichheitszeichen Direkte Eingabe in Zelle oder über die Beabeitungsleiste In einer Formel können u.a. Zellbezüge, Konstanten und mathematische Operatoren (+-*/^) benutzt werden Nach jeder Änderung der Tabelle werden Formeln automatisch neu berechnet Beim Kopieren einer Formel werden (standardmäßig) die enthaltenen Zellbezüge relativ zur Ausgangsposition angepasst MTA 2009/2010 Seite: 21 Funktionen Funktionen sind spezielle vorgefertigte Formeln Grundlegender Aufbau eines Funktionsaufrufs: Funktionsname(Argument1;Argument2; ) Beispiel: SUMME(Zahl1[;Zahl2; ]) SUMME(22;2;8) SUMME(B5;B9) SUMME(A1:A7) MTA 2009/2010 Seite: 22

12 Funktionsargumente Anzahl und Art der Argumente sind für jede Funktion genau festgelegt Die Argumente müssen direkt im Anschluss an den Funktionsnamen in runden Klammern eingetragen werden Mehrere Argumente müssen jeweils mit einem Semikolon voneinander getrennt werden Mögliche Argumenttypen: Zahlen, Zellbezüge, Formeln, Textkonstanten, Wahrheitswerte, Funktionen, etc. MTA 2009/2010 Seite: 23 Eingabe von Funktionen Direkt in Bearbeitungszeile wenn Syntax bekannt Funktionsassistent in Bearbeitungszeile Eingabe von = Schnelle Auswahl über Funktionsschaltfläche Eingabe der Funktionsargumente Dialogfenster Funktion einfügen Übersicht über verfügbare Funktionen nach Kategorien Direkte Hilfe zur ausgewählten Funktion MTA 2009/2010 Seite: 24

13 Einfache Funktionen MITTELWERT(Zahl1[;Zahl2; ]) MIN(Zahl1[;Zahl2; ]) MAX(Zahl1[;Zahl2; ]) RUNDEN(Zahl;Stellenzahl) ANZAHL(Zahl1[;Zahl2; ]) JETZT() MTA 2009/2010 Seite: 25 Vergleichsoperatoren / Platzhalterzeichen Vergleichsoperatoren: = ist gleich <> ist ungleich < ist kleiner > ist größer <= ist kleiner oder gleich >= ist größer oder gleich Beispiele: A1<100 Wert ist kleiner 100 A1<=100 A1<M Wert ist 100 oder kleiner Text beginnt mit den Buchstaben A bis L Platzhalterzeichen:? ein beliebiges Zeichen * beliebige Zeichen oder kein Zeichen ~? das Zeichen "?" ~* das Zeichen "*" ~~ das Zeichen "~" A1=Meier* Text beginnt mit "Meier" A1=Meier? Text beginnt mit "Meier" und es folgt ein Zeichen A1< Datum liegt vor dem MTA 2009/2010 Seite: 26

14 Absolute und relative Zellbezüge Relative Zellbezüge werden beim Kopieren automatisch an die neue Position angepasst, dabei werden Spalten- und Zeilenreferenzen entsprechend geändert Beispiel: B9 Absolute Zellbezüge bleiben beim Kopieren von Formeln mit den ursprünglichen Spalten- und Zeilenreferenzen erhalten Beispiel: $B$9 MTA 2009/2010 Seite: 27 Fehlermeldungen nach Funktionsaufrufen #BEZUG! #DIV/O! #NAME? #NULL! #WERT! #ZAHL! #NV Ungültiger Zellbezug Es wurde eine Division durch 0 durchgeführt Text innerhalb einer Formel wurde nicht erkannt Zellbezüge können nicht gefunden werden Datentyp eines Funktionsarguments nicht korrekt Erlaubte Zahlenbereiche nicht eingehalten Bezüge auf leere Zellen vorhanden MTA 2009/2010 Seite: 28

15 Funktionskategorien Mathematische Funktionen Statistikfunktionen Datums- und Uhrzeitfunktionen Logische Funktionen Textfunktionen IST-Funktionen MTA 2009/2010 Seite: 29 Mathematische Funktionen ABS / GANZZAHL RUNDEN / AUFRUNDEN / ABRUNDEN POTENZ / WURZEL PRODUKT SUMME / SUMMEWENN MTA 2009/2010 Seite: 30

16 Statistikfunktionen MIN / MAX MITTELWERT MEDIAN / QUARTILE ANZAHL / ANZAHL2 ANZAHLLEEREZELLEN ZÄHLENWENN MTA 2009/2010 Seite: 31 Datums- und Uhrzeitfunktionen HEUTE / JETZT JAHR / MONAT / TAG WOCHENTAG STUNDE / MINUTE / SEKUNDE DATWERT / ZEITWERT TAGE360 MTA 2009/2010 Seite: 32

17 Logische Funktionen WENN UND ODER NICHT MTA 2009/2010 Seite: 33 WENN - Funktion Syntax: WENN(Prüfung;Dann_Wert;Sonst_Wert) Prüfung ist ein beliebiger Ausdruck, der WAHR oder FALSCH sein kann Vergleichsoperatoren: = / <> / < / > / <= / >= Dann_Wert / Sonst_Wert wird ausgeführt, wenn Prüfausdruck wahr bzw. falsch ist kann einen Wert, eine Formel oder eine Funktion enthalten Schachtelung von WENN-Funktionen möglich MTA 2009/2010 Seite: 34

18 Textfunktionen LINKS / RECHTS SUCHEN / FINDEN LÄNGE GLÄTTEN / GROSS / GROSS2 VERKETTEN ERSETZEN / WECHSELN MTA 2009/2010 Seite: 35 IST - Funktionen ISTLEER ISTZAHL ISTTEXT ISTGERADE ISTUNGERADE MTA 2009/2010 Seite: 36

19 Pivot - Tabellen Mit Pivot-Tabellen lassen sich umfangreiche Datenmengen schnell und interaktiv zusammenfassen von pivoter (franz. = drehen) Gruppierung von Spalten und Zeilen einer Datenliste auch externe Daten auswertbar Einfache Erstellung von Diagrammen auf Basis von Pivot- Tabellen MTA 2009/2010 Seite: 37 Pivot Tabellen: Der Assistent 1. Menüpunkt Daten / Pivot-Table und Pivot- Chart-Bericht 2. Angabe der Datenquelle (intern/extern) sowie des gewünschten Zielformats (Tabelle/Diagramm) 3. Auswahl des auszuwertenden Bereichs 4. Angabe des Zielorts (sinnvoll: Neues Arbeitsblatt) MTA 2009/2010 Seite: 38

20 Pivot Tabellen: Arbeitsumgebung Anordnung der Datenfelder bestimmen: Pivot-Tabelle Symbolleiste Feldliste MTA 2009/2010 Seite: 39 Pivot Tabellen: Bestandteile Seitenbereich Einschränkung der Datenfeldauswahl für die gesamte Pivot-Tabelle mittels Listenfeldern Zeilen- bzw. Spaltenbereich Datenlayout der Zeilen / Spalten mit Teilergebnissen Datenbereich Zusammenzufassende Datenfelder MTA 2009/2010 Seite: 40

21 Pivot Tabellen: Anforderungen Kopfzeile mit Spaltennamen (ohne Sonderzeichen) Auszuwertende Daten sind in einem abgegrenzten Bereich abgelegt Keine Leerzeilen oder Zwischensummen Datentyp-Homogenität pro Datenspalte Mehrfach-Einträge in mindestens einer Spalte (TIPP: AutoFilter bei mind. einer Spalte anwendbar) MTA 2009/2010 Seite: 41 Pivot Tabellen: Wissenswertes Vordefinierte AutoFormate Menüpunkt Format / Autoformat Quelldaten eines Datenfelds anzeigen ( Drilldown ) Menüpunkt Daten / Gruppierung und Gliederung / Detail einblenden Pivot-Tabellen seitenweise anzeigen Symbolleiste Pivot-Tabelle - Schalfläche Pivot-Tabelle - Menüpunkt: Seiten anzeigen Aktualisierung der Datengrundlage nicht automatisch Menüpunkt "Daten / Daten aktualisieren" MTA 2009/2010 Seite: 42

22 Pivot Tabellen: Diagramme Menüpunkt Einfügen / Diagramm Diagramm auf Basis der markierten Pivot-Tabelle in neuem Arbeitsblatt Interaktive Möglichkeiten bleiben dabei erhalten Auswahl von Zeilen / Spaltenfeldern Einschränkung über Seitenfelder Gestaltung / Formatierung erfolgt analog zu normalen Excel-Diagrammen MTA 2009/2010 Seite: 43