PIVOT-TABELLEN (KREUZTABELLEN)...

Transkript

1 Pivot-Tabellen Excel Fortgeschritten ZID/Dagmar Serb V.01/Mai-12 PIVOT-TABELLEN (KREUZTABELLEN)... 1 BEGRIFF PIVOT-TABELLE... 1 NUTZEN... 1 VORAUSSETZUNGEN... 1 ERSTELLUNG... 1 FILTER ANWENDEN... 5 Bereichsfilter... 5 Feldkopfzeilen-Filter... 7 Datenschnitt-Filter... 8 Filter löschen... 9 ZAHLENFORMAT DEFINIEREN GRAFIK-LAYOUT TEILERGEBNISSE GESAMTERGEBNISSE BERICHTS-LAYOUT BERECHNUNGEN PIVOT-TABELLE AKTUALISIEREN ELEMENTE EIN-/AUSBLENDEN... 16

2 S e i t e 1 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Pivot-Tabellen (Kreuztabellen) Begriff Pivot-Tabelle Die Pivot- oder auch Kreuz-Tabelle genannt, ist ein Hilfsmittel, um große Daten überschaubar zusammenzufassen und auf verschiedene Arten darzustellen. Aus dem Ergebnis kann ein Diagramm erstellt werden. Pivot-Tabellen dienen zur Abfrage, und nicht zur Vermehrung von Daten. In der Pivot-Tabelle vorgenommene Änderungen wirken sich nicht auf die zugrundeliegenden Originaldaten aus. Nutzen Daten müssen oft aus verschiedenen Blickwinkeln betrachtet werden. Während die Möglichkeiten bei herkömmlichen Tabellen begrenzt sind, können mit Pivot-Tabellen die verschiedensten (Kreuz-) Analysen durchgeführt werden. Voraussetzungen Die Daten müssen in Listenform (Überschriftenzeile) vorliegen. Sie benötigen keine Formeln oder gar Programmierkenntnisse, die Auswertung erfolgt rein durch Drag & Drop (Ziehen & Ablegen) der Datenfelder. Datenquellen können Listen und DB (Datenbaken) aus Tabellenkalkulationen sein, aber auch von externen DB-Systemen, wie etwa Access, SQL, Oracle oder mysql, stammen. Erstellung 1. Öffnen Sie die Übungsdatei Pivot-Tabellen.xlsx und gehen Sie zum Tabellenblatt Verkaufsstatistik. 2. Klicken Sie in die Tabelle. 3. Wechseln Sie zur REGISTERKARTE EINFÜGEN und klicken Sie ganz links im Menüband auf den oberen Teil der SCHALTFLÄCHE PIVOTTABLE. (Bei Klick auf den unteren Teil (Pfeil) erhalten Sie zusätzlich die Option PivotChart = Diagramm). 4. Das DIALOGFENSTER PIVOTTABLE ERSTELLEN öffnet sich. Überprüfen Sie bei der OPTION TABELLE ODER BEREICH AUSWÄHLEN, ob Excel den erwünschten Tabellenbereich bzw. Tabellennamen voreingetragen hat. Unsere Tabelle trägt den Namen Büroartikel, die Eingabe stimmt also. Sollte der Eintrag einmal nicht stimmen, berichtigen Sie dies durch Markieren der gewünschten Zellen bzw. stellen Sie eine Verbindung zur erforderlichen externen Datenquelle her. 5. Legen Sie im unteren Bereich des Dialogfensters die OPTION NEUES ARBEITSBLATT für den Ort der Pivot-Tabelle fest. Ein separates Blatt verschafft Ihnen eine bessere Übersicht!

3 6. Bestätigen Sie mit OK. Excel hat ein neues Tabellenblatt names Tabelle1 erstellt. Dieses enthält folgende Elemente: den Platzhalter für die Pivot-Tabelle, die PIVOT-TABLE-FELDLISTE, und im Menüband die PIVOTTABLE-TOOLS mit den Registern OPTIONEN und ENTWURF. PivotTable-Feldliste Platzhalter Pivot-Tabelle Felder Bereiche Beachten Sie: Um den AUFGABENBEREICH und die PIVOTTABLE-TOOLS sichtbar zu machen, muss die Pivot- Tabelle durch Anklicken aktiviert werden! Pivot-Tabellen können wie folgt erstellt werden (Aktuelles Beispiel wendet beide Varianten an): Durch Anhaken der zu verwendenden FELDER in der FELDLISTE. Diese werden dann automatisch den BEREICHEN zugeordnet. ODER Durch direktes Ziehen der FELDER in die gewünschten BEREICHE.

4 S e i t e 3 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 7. Haken Sie im AUFGABENBEREICH das FELD PRODUKT an. Alle Büroartikel - Bleistifte, Füllfedern und Radiergummi sind nun in Spalte A untereinander aufgelistet. Im Aufgabenbereich scheint das Feld Produkt jetzt im Bereich Zeilenbeschriftungen auf. 8. Haken Sie das FELD FILIALE an. Alle Filialstandorte sind jetzt direkt unter den Produkten aufgelistet. Das Feld Filiale scheint ebenfalls im Bereich Zeilenbeschriftung auf.

5 9. Haken Sie als nächstes das FELD STÜCKZAHL an. Excel verschiebt Zahlen automatisch in den Bereich Werte. In der Tabelle sind die Stückzahlen in Spalte B angeordnet und Sie erkennen, dass ein Gesamtergebnis und Zwischensummen gebildet wurden. 10. Haken Sie das FELD JAHR an. Excel ordnet das Feld Jahr ebenfalls dem Bereich Werte (Zahl!) zu, was in diesem Fall zu keinem erwünschten Ergebnis führt: Lösung: Wir verschieben das FELD JAHR in den BEREICH SPALTEN- BESCHRIFTUNGEN!

6 S e i t e 5 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 11. Ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das FELD JAHR in den BEREICH SPALTENBESCHRIFTUNGEN. Jetzt haben wir ein brauchbares Ergebnis: Filter anwenden Zur Analyse Ihrer Daten können Sie mit verschiedenen Filtern arbeiten. Wenden Sie beispielsweise zur Auswertung der Jahresumsätze den Bereichsfilter an: Bereichsfilter 12. Ziehen Sie das FELD JAHR in den BEREICH BEREICHSFILTER. Damit verschwinden die Jahre wieder aus der Pivot-Tabelle und Sie erhalten dafür einen Filter: 13. Klicken Sie auf den Pfeil des BEREICHSFILTERS und selektieren Sie in der geöffneten Liste die Jahre 2000, 2001 und 2002, deren Werte wir in der Pivot-Tabelle angezeigt haben möchten. Die Aktivierung der OPTION MEHRERE ELEMENTE AUSWÄHLEN ermöglicht diese Mehrfach-Auswahl.

7 Das Ergebnis: Eine Abbildung aller verkauften Büroartikel in den Jahren mit Untergliederung in Filialstandorten. Jetzt möchten wir wissen, wie viele Artikel im selben Zeitraum, filialunabhängig, unterteilt in Monaten, verkauft wurden: 14. Deaktivieren Sie im AUFGABENBEREICH das FELD FILIALE. 15. Aktivieren Sie im AUFGABENBEREICH das FELD MONAT. Das Ergebnis: Eine Abbildung aller verkauften Stück pro Monat in den Jahren Hinweis: Mit den Schaltflächen und können Sie die Ansichten expandieren bzw. reduzieren.

8 S e i t e 7 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Jetzt möchten wir wissen, wie viele Stück Füllfedern im gesamten Zeitraum verkauft wurden: 16. Wählen Sie im BEREICHSFILTER JAHR die OPTION ALLE. 17. Deaktivieren Sie im AUFGABENBEREICH das FELD MONAT. Feldkopfzeilen-Filter 18. Klicken Sie in Zelle A3 das ist die Feldkopfzeile Zeilenbeschriftungen auf den Pfeil für die manuelle Filterung. 19. Wählen Sie in der Liste FÜLLFEDER aus und bestätigen Sie mit OK. Das Ergebnis: Die Anzahl der verkauften Füllfedern im Gesamtzeitraum

9 Als nächstes möchten wir wissen, wie viele Bleistifte in der Filiale Leoben im März 2011 verkauft wurden: 20. Ändern Sie in Zelle A3 die Filterung auf BLEISTIFT. 21. Ändern Sie im BEREICHSFILTER JAHR die OPTION auf Datenschnitt-Filter 22. Aktivieren Sie das REGISTER OPTIONEN der PIVOTTABLE-TOOLS. 23. Klicken Sie auf den unteren Teil der SCHALTFLÄCHE DATENSCHNITT EINFÜGEN und wählen Sie dort den gleichnamigen Befehl aus. 24. Aktivieren Sie im erhaltenen Fenster die OPTIONEN FILIALE und MONAT und bestätigen Sie mit OK. 25. Sie haben zwei DATENSCHNITT-FELDER erhalten: Filtern Sie LEOBEN im DATENSCHNITT-FELD FILIALE durch Anklicken. Filtern Sie MRZ im DATENSCHNITT-FELD MONAT durch Anklicken. Hinweis: Durch Klick auf die Datenschnittfelder wird die REGISTERKARTE DATENSCHNITTTOOLS aktiviert. Damit können Sie das Layout (Größe, Farbe, Spaltenaufteilung, ) der Datenschnitt-Felder gestalten, wie nebenstehendes Beispiel darstellt.

10 S e i t e 9 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Ergebnis des Datenschnitts: In der Filiale Leoben wurden im März 2011 fünf Bleistifte verkauft. Hinweis: Dass aktuell über die Datenschnitt-Felder gefiltert wird, erkennen Sie an den färbigen Filtersymbolen und Wertfeldern. Filter löschen 26. Klicken Sie in den DATENSCHNITTFELDERN FILIALE und MONAT auf das jeweilige FILTERSYMBOL. Die Symbole sind dann wieder ausgegraut (inaktiv). 27. Aktivieren Sie in Zelle A3 den KOPFZEILENFILTER und wählen Sie den LISTENEINTRAG FILTER LÖSCHEN AUS PRODUKT aus. 28. Ziehen Sie das FELD JAHR mit gedrückter linker Maustaste aus dem BEREICHSFILTER heraus. Beachten Sie: Der Filter bei Jahr ist nach wie vor eingestellt. Er wirkt sich aber nicht in der aktuellen Pivot-Tabelle aus, da Sie das Feld soeben aus dem Bereich Bereichsfilter entfernt haben!

11 Die PivotTable sieht nach dem Deaktivieren der Filter so aus: Zahlenformat definieren Wie bei herkömmlichen Tabellen besteht auch bei Pivot-Tabellen die Möglichkeit, Zahlenformate über das Dialogfeld Zellen formatieren zu definieren. Fügen wir beispielsweise zur besseren Lesbarkeit Tausendertrennpunkte ein: 29. Aktivieren Sie zusätzlich die FELDER FILIALE, PREIS und ERGEBNIS. 30. Klicken Sie in Spalte B einen beliebigen Wert an. 31. Aktivieren Sie in den PIVOT-TABLE-TOOLS das REGISTER OPTIONEN. 32. Klicken Sie im linken Bereich des Menübandes auf die Schaltfläche FELDEINSTELLUNGEN. 33. Sie erhalten das DIALOGFELD WERTFELDEINSTELLUNGEN. Klicken Sie ganz unten auf die SCHALTFLÄCHE ZAHLENFORMAT.

12 S e i t e 11 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] 34. Wählen Sie die KATEGORIE ZAHL aus und aktivieren Sie die OPTION 1000ER- TRENNZEICHEN VERWENDEN. 35. Stellen Sie bei DEZIMALSTELLEN 0 ein 36. Bestätigen Sie zweimal mit OK. 37. Fügen Sie in Spalte C und D Tausendertrennpunkte ein. Tipp: Sie können ebenso gut ein Feld im Aufgabenbereich anklicken und so über das Kontextmenü zu den Wertfeldeinstellungen gelangen! Tausendertrennpunkte und Dezimalstellen wurden definiert

13 Tipp: Beachten Sie auch die anderen Formatierungsmöglichkeiten, welche Ihnen das DIALOGFELD ZELLEN FORMATIEREN bietet! Grafik-Layout Nutzen Sie zur optischen Gestaltung Ihrer Pivot-Tabelle die FORMATVORLAGE PIVOTTABLE- FORMATE : 38. Aktivieren Sie die PIVOTTABLE-TOOLS REGISTERKARTE ENTWURF. 39. Öffnen Sie durch Klick auf die PFEIL-SCHALTFLÄCHE den gesamten PIVOT-TABLE-FORMATE KATALOG und suchen Sie sich dort Ihr bevorzugtes Layout aus. 40. Links vom Pivot-Table Formate-Katalog befindet sich die GRUPPE OPTIONEN FÜR PIVOTTABLE-FORMATE. Hier können Sie einstellen, welche Elemente (Spalten, Zeilen und Überschriften) von der Formatvorlage betroffen sein sollen: Die Pivot-Tabelle mit geändertem Layout:

14 S e i t e 13 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Teilergebnisse Excel erzeugt bei relevantem Inhalt automatisch Teilergebnisse. Entscheiden Sie, ob und wie die Teilergebnisse angezeigt werden sollen: 41. Aktivieren Sie in den PIVOTTABLE-TOOLS das REGISTER ENTWURF. 42. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE TEILERGEBNISSE und wählen dort die gewünschte Option aus. Gesamtergebnisse Excel erzeugt automatisch Gesamtergebnisse. Entscheiden Sie, ob und wie die Gesamtergebnisse angezeigt werden sollen: 43. Aktivieren Sie in den PIVOTTABLE-TOOLS das REGISTER ENTWURF. 44. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE GESAMTERGEBNISSE und wählen Sie dort die gewünschte Option aus. Berichts-Layout Definieren Sie über die Schaltfläche Berichtslayout, welches Format die Pivot-Tabelle annehmen soll. Mit dem Kurzformat wird die Lesbarkeit optimiert, das Tabellen- und Gliederungsformat enthalten hingegen Feldkopfzeilen. 45. Aktivieren Sie in den PIVOTTABLE-TOOLS das REGISTER ENTWURF. 46. Klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE BERICHTSLAYOUT und wählen Sie dort die gewünschte Option aus.

15 Die Pivot-Tabelle im Tabellenformat: Berechnungen Daten, die sich im FELD WERTE befinden, analysiert Excel automatisch: Bei Zahlen wählt Excel die Funktion Summe, bei Texten die Funktion Anzahl. Daneben können Sie aber auch noch andere Berechnungen (z.b. Mittelwert) durchführen. Sehen wir uns beispielsweise den Monatsdurchschnitt der verkauften Stück im Jahr 2011 an: 47. Setzten Sie das FELD JAHR in den BEREICHSFILTER. Der Filterwert 2011 müsste noch aktiv sein. 48. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle in Spalte Stückzahl eine beliebige Zelle an. 49. Aktivieren Sie das REGISTER OPTIONEN der PIVOT-TABLE TOOLS und klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE FELDEINSTELLUNGEN. 50. Wählen Sie in der Drop-Down Liste den BERECHNUNGSTYP MITTELWERT aus und bestätigen Sie mit OK. Die Stückzahlen werden nun als Mittelwert dargestellt:

16 S e i t e 15 [ P i v o t - T a b e l l e n ( K r e u z t a b e l l e n ) ] [ Z I D / D a g m a r S e r b ] Berechnen wir nun die prozentuellen Anteile der Büroartikel am Gesamtergebnis 2011: 51. Klicken Sie in der Pivot-Tabelle in Spalte Ergebnis eine beliebige Zelle an. 52. Aktivieren Sie das REGISTER OPTIONEN der PIVOT-TABLE TOOLS und klicken auf die SCHALTFLÄCHE FELDEINSTELLUNGEN. 53. Aktivieren Sie im DIALOGFELD die REGISTERKARTE WERTE ANZEIGEN ALS. 54. Wählen sie im Drop-Down Menü den EINTRAG % DES GESAMTERGEBNISSES aus und bestätigen Sie mit OK. Die Füllfedern machen mit 88,06% den größten Anteil am Verkaufsergebnis aus: Pivot-Tabelle aktualisieren Wenn Sie Änderungen in der Ausgansliste vornehmen, werden diese nicht automatisch in der Pivot-Tabelle übernommen. Sie müssen die Pivot-Tabelle manuell aktualisieren, wenn Sie die Änderungen übernehmen wollen! 55. Wechseln Sie auf das Tabellenblatt Verkaufsstatistik. 56. Ändern Sie in Zelle F 301 (Stückzahl Füllfeder, Filiale Leoben) den Wert auf Kehren Sie zur Pivot-Tabelle zurück. Aktivieren Sie das REGISTER OPTIONEN der PIVOTTABLE-TOOLS und klicken Sie auf die SCHALTFLÄCHE AKTUALISIEREN. Die Stückzahl der Füllfedern in der Filiale Leoben hat sich von 6 auf 27 geändert, die Gesamt- und Zwischenergebnisse wurden ebenso neu berechnet.

17 Elemente ein-/ausblenden Die Elemente Pivot-Table-Feldliste, Schaltflächen +/- und Feldkopfzeilen können nach Bedarf einund ausgeblendet werden. 58. Aktivieren Sie das REGISTER OPTIONEN der PIVOT-TABLE TOOLS und blenden Sie das gewünschte Element durch Draufklicken ein- bzw. aus. Gefärbte Schaltflächen stehen für aktive Elemente!