Wissensmanagement in Projekten. Dr. Harald Voigt Bad Homburg

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1 Wissensmanagement in Projekten Dr. Harald Voigt Bad Homburg 15. / 16. September 2010

2 Projekte = Hot Spots des Wissensmanagements Stakeholder Vorprojekte Beteiligte Projekt Ergebnisse Kompetenz Auswirkungen Werkzeuge Zeit 2010 BearingPoint, Inc. 2

3 Wissensmanagement in Projekten Erwartungen und Hürden Erwartungen: Wissen gezielt zur Lösung der Fragestellung heranziehen Fehlendes Wissen beschaffen oder generieren Vorhandenes Wissen nutzen keine Mehrfacherfindungen Wissensmanagementinstrumente unterstützen Kooperation, Koordination und Kommunikation im Projekt Hürden: Projektziel immer unvollständig, bewegliches Ziel Wissen verschiedener Quellen nicht konsistent, Transfer schwierig Interdisziplinäre Arbeitsfähigkeit schwer zu erreichen Instrumente t werden nicht (wie geplant) akzeptiert t und genutzt t 2010 BearingPoint, Inc. 3

4 Schritte einer genaueren Betrachtung Passende Begriffe (Daten Informationen Wissen Projekte) Anforderungen in den einzelnen Projektphasen Ein Blick auf Instrumente Exkurs: Beratungsprojekte 2010 BearingPoint, Inc. 4

5 Daten Informationen Wissen Projekte

6 Daten Informationen - Wissen Daten Dokumente, Bilder, Töne Informationen a difference which makes a difference (Gregory Bateson) Wissen Handlungsleitende l d Erwartungsmuster t individuell oder systemisch aber immer personengebunden 2010 BearingPoint, Inc. 6

7 Informationen und Wissen in Projekten Projektbeteiligte gewinnen aus denselben Daten ganz unterschiedliche Informationen Quelle von Missverständnissen bis hin zu Konflikten Quelle von Kreativität und Innovation Das Wissen der Projektbeteiligten ist meist komplementär Nutzung des Gesamtwissens schwierig (Entscheidungen, Koordination) Arbeitsteilung ist einfacher als wirkliche Kollaboration Gemeinsames Wissen ( Selbstverständlichkeiten ) aufzubauen benötigt Zeit und Kontakt 2010 BearingPoint, Inc. 7

8 Wissensmanagement und Wissensmanagement und Projektphasen

9 Das Wissensmanagement von Projekten betrifft auch Vorphase und Nutzungsphase Vorphase Projektergebnis Nutzungs -phase Projektauftrag Projekt 2010 BearingPoint, Inc. 9

10 Vorphase Projektidee entwickelt sich in iterativem Prozess Wissen von Wissensträgern aus verschiedenen Bereichen führt zu neuen Perspektiven, Fragen und Anpassungen des Projektziels Vergleichbare Erfahrungen : Klassifizierung, Suche und konstruktiver Transfer Instrumente und Prozesse: Wissensmanagement der Organisation Ergebnis der Vorphase: Projektdefinition bzw. Auftrag Beginn der Projektkultur (Qualitätsstandards, Routinen, Tools) Eventuell erforderlich: Wissenstransfer von den Inkubatoren auf das Projektteam 2010 BearingPoint, Inc. 10

11 Projektdurchführung Standardprozesse des Standardinstrumente Projektmanagements Ablagesysteme Kick Off DMS, Whiteboards, Netmeeting Austausch MS Project, etc. Kollaboration Koordination Potenziale (virtuelle Projekte!) Abschluss und Übergabe News / Logbücher / Chat Oft unbeachtetes WM: Diskussionsforen Lernen im Projekt Anbindung an WM-Systeme Partizipation der Organisation / Umwelt Informelles 2.0-Denken für Projektteam und die anderen Stakeholder Nebenprodukte 2010 BearingPoint, Inc. 11

12 Nutzungsphase Wissen über das Projekt Verfügbarkeit und Auswertung der Projekthistorie Projekt als Projektvorbild Rückwirkungen auf das abgeschlossene Projekt Change Requests und Erweiterungen: Fähigkeit zur Pflege? Innovation durch Nutzer: Wer lernt daraus anstatt des (beendeten) Projektes? Wie lassen sich dauerhaft aktive bzw. aktivierbare Adressaten und Experten zum Projekt sichern? 2010 BearingPoint, Inc. 12

13 Ein Blick auf Instrumente

14 Anmerkungen zu Instrumenten Instrument = gelebte Praxis Tool + Prozess + Content + Kultur + Motivation + Qualifikation Ein Instrument t einführen heißt: gelebte Praxis ändern Zeit für Entwicklungs- und Reifungsprozesse einräumen Anfangen! Nutzen! Reflektieren! Gemeinsam (!) anpassen Anforderungen an Instrumente für Wissensmanagement in Projekten Einbettung in das WM der Organisation Zugang und Vertrautheit für alle (!) Nutzergruppen Informelle Räume, Kontakterleichterung, Identifikation Keine Zeit für Schulung und Customizing 2010 BearingPoint, Inc. 14

15 Instrumentenbeispiel 1: Informationssystem Ausgangslage: Komplexes Projekt Internetpräsenz des Projektes Informationen 9 Organisationen Kontaktmöglichkeiten 7 Teilprojekte 200 Beteiligte Deutlich mehr Stakeholder Identifikation durch gemeinsamen Rahmen Login für Projektbeteiligte Projekt - Intranet Informationen, Resultate Planung Absprung zu Teilprojekten und Gremien Räume für Teilprojekte / Gremien Informationen Konsistente t News / Logbuch / Diskussionsforum / Kalender Informationen Ergonomie Arbeitsbereiche Ergebnisse 2010 BearingPoint, Inc. 15

16 Instrumentenbeispiel 2: Funktion News News als Projektlogbuch in virtuellen Projekten Projekthistorie Austausch statt Newsletter Informeller Charakter möglich Aufmerksamkeit erhalten: always on Alerts / RSS Mail und link Organisatorische Regel 2010 BearingPoint, Inc. 16

17 Instrumentenbeispiel 3: Funktion Diskussionsforum Diskussion anstrengend Informelles abbilden (insb. für virtuelle Projekte) Talk Fragen Hilfe Zeitlich begrenzte Themenvorgaben (anschließend auswerten) Feedback sicherstellen: Verknüpfen mit etablierter Projektkommunikation Nutzung durch Projektleitung Ggf. schließen / kategorisieren / sortieren 2010 BearingPoint, Inc. 17

18 Exkurs: Beratungsprojekte

19 Wissensmanagement und Beratungsprojekte Bandbreite von Beratungsprojekten bzgl. der Rollen von Berater und Klient Ressourcen Kompetenz Verantwortung Marginaler Wissenstransfer Kompletter Wissenstransfer Weniger Aufwand für Klienten Projekte fangen immer wieder bei 0 an, weil kein Rückgriff auf frühere Projektergebnisse Risiko: dauerhafte Abhängigkeit von spezifischem Berater, teure Pflege Berater: Chance auf Pflegeprojekte Klient baut die Kompetenz auf, das Projekt selbst durchzuführen Ressourcenbindung beim Klienten Berater: Chance auf dauerhafte Partnerschaft; Entwicklung der eigenen Kompetenz; qualitativ höherwertige Anschlussprojekte 1) Wissensmanagement der Organisation und ihrer Projekte 2) Auftrags- und Rollenklärung mit Beratern 3) Verankerung des Wissenstransfers in Beratungsprojekten 2010 BearingPoint, Inc. 19

20

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